Rapport etter selskapskontroll

Transkript

1 Viva IKS Rapport etter selskapskontroll Lier kommune Januar

2 Forord Etter vedtak i kontrollutvalget i Lier kommune har KPMG gjennomført en selskapskontroll rettet mot Vestviken interkommunale vei-, vann- og avløpsselskap (Viva) IKS. Denne rapporten er svar på kontrollutvalgets bestilling av selskapskontroll av Viva IKS. Oppbygging av rapporten Våre konklusjoner og anbefalinger fremgår av rapportens sammendrag. Kapittel 1 har en innledning til rapporten. Her blir bakgrunn, formål, problemstillinger, evalueringskriterier og metode presentert. I kapittel 2 er fakta og vurderinger presentert. I kapittel 3 blir uttalelser i forbindelse med høringen av rapporten tatt inn. Takk til Viva og kommunen for god hjelp til oss i vårt arbeidet med selskapskontrollen. Bergen, 13. januar 2017 Ole Willy Fundingsrud Direktør LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL ii

3 Sammendrag Formålet med selskapskontrollen er å undersøke om Lier kommunes 13 eierskapsprinsipper etterleves for Viva IKS. Lier kommune eier deler av Viva IKS. Kommunens eierskapsprinsipper er derfor ikke felles prinsipper for alle eierkommunene. I lys av at andre eierkommuner kan ha andre eierskapsprinsipper for Viva, er det derfor ikke gitt at selskapet kan gjennomføre eierskapsprinsippene fullt ut. Kontrollen som er gjort med selskapets etterlevelse av Lier kommunes eierskapsprinsipper i denne rapporten, må sees i lys av dette. Konklusjon Kommunens eierinteresser utøves i all hovedsak for Viva IKS i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det vises til at eierskapsprinsippene til Lier kommune etterleves i all hovedsak for selskapet. Se tabellen under som gir en oppsummering av etterlevelsen av hvert prinsipp. Selskapskontrollen har avdekket noen forbedringspunkter i forhold til fem av prinsippene: Prinsipp nr. 4, om at retningslinjer for utpeking av kandidater til styret skal benyttes, er i det alt vesentlige fulgt. Retningslinjene for styresammensetning legges til grunn og følges med hensyn til retningslinjen pkt. 1-3 og 5-7. Det er ikke dokumentert at retningslinjen pkt. 4 og anbefalingen om at en "beskrevet styreprofil" skal ligge til grunn for vurderingen av de individuelle kandidatene til styret er fulgt. Det vises til at det i representantskapets sak hvor ett styremedlmemmer ble valgt ikke fremgår av protokoll eller saksframlegg at det er lagt fram en beskrevet styreprofil som grunnlag for vurderingen av kandidaten. Prinsipp nr. 5, om at alle styremedlemmer utpekt av kommunen skal motta kommunens veileder, er ikke fulgt. Vi viser til at styrets medlemmer ikke har mottatt Lier kommunes veileder for styremedlemmer. Selskapskontrollen gir ikke grunnlag for å ta stilling til om dette har hatt noen merkbare negative følger med hensyn til etterlevelse av prinsippene for styrearbeid nedfelt i Lier kommunes veileder. Veilederen er basert på alminnelige prinsipper nedfelt i lov og anbefalinger (NUES, KS) for styrearbeid. Styreleder har opplyst at styret i praksis har arbeidet i tråd med alminnelige regler og prinsipper for styrer. Prinsipp nr. 7, om at det skal være retningslinjer for informasjonsutveksling, er i det alt vesentlige fulgt. Det er en innarbeidet praksis for informasjonsutveksling mellom hhv. kommunestyret, formannskapet (eierorganet) og ordfører (kommunens representant i representantskapet). Det er etablert et kontaktutvalg for selskap og kommune for avklaring av eierrelaterte spørsmål mellom representantskapsmøter. Formuleringen av prinsipp nr. 7 indikerer gjennom bruk av begrepet "retningslinjer" at det bør være skriftlige/formelle retningslinjene for informajsonsutveksling. Per nå foreligger ikke skriftlig, formelle retningslinjer, men kommunen har til vurdering om retningslinjene bør formaliseres. Prinsipp nr. 8, om at det skal være en klar og presis eierstrategi for selskapet, følges til en viss grad. Det foreligger en eierstrategi. Eierstrategien er forankret hos styrets medlemmer både ved at styret har gjennomgått den, men også gjennom arbeid med selskapstrategi og årsrapport for selskapet, som blant annet evaluerer selskapets oppnåelse av målene i eierstategien. Eierstrategien redegjør for selskapets formål, roller, oppgaver og handlingsrom, samt selskapets forvaltnings-, bestiller- og utførerfunksjon. Samtidig viser intervjuer at eierstrategien ikke oppleves som tilstrekkelig klargjørende. Det er eksempler på uklarheter og ulik forståelse mht. hva som er selskapets ansvar og oppgaver. Det er behov for avklaringer og det er satt i gang tiltak for å få avklaringer mellom Lier kommune og selskapet, noe som er positivt. Det synes som det er viktig at avklaringer gjøres på flere nivåer i kommune og hos selskap; hos eier, administrativ ledelse og ansatte. Avklaringer bør være skriftlige, forankres og kommuniseres. Arbeidet med selskapets LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL iii

4 strategiske plan i 2017 vil være et viktig virkemiddel for å sikre at selskapet utvikler seg i en retning som er i samsvar med eiernes formål med selskapet. Prinsipp nr. 11, om at informasjon fra selskap til eier skal skje gjennom selskapsledelsen, følges delvis. Det er rutiner for informasjon og kommunikasjon. Formell informasjon fra selskap til eierkommunen gis gjennom daglig leder, styre og representantskap. Øvrig kommunikasjonen mellom eierkommunene (inkl. Lier) og selskap følger ikke alltid kommunikasjonsrutinene. Eierkommunene og selskapet er kjent med dette, og har iverksatt tiltak for å forbedre kommunikasjonen. I representantskapsmøte ble tema kommunikasjonen tatt opp, og det ble enighet om når, hvor og hvordan kommunikasjonens skal skje. Der hvor tiltak ikke alt er satt i verk, så anbefaler vi at det i verksettes tiltak for å gjøre utbedringer på nevnte forbedringsområder. Tabellen gir en kort oppsummering av etterlevelse av eierskapsprinsippene til Lier kommune: Nr Prinsipp Etterlevelse 1 Før en mulig selskapsdannelse skal det foreligge en analyse av hva eier kan oppnå ved å opprette et selskap, fremfor å drive aktiviteten innenfor en kommunal virksomhet, samt en vurdering av selskapsformen. Ja 2 Formannskapet er Lier kommunes eierorgan. Ja 3 4 Det tilstrebes at alle selskap hvor kommunen er eier oppretter en egen valgkomité. Eierorganet velger en egen valgkomité bestående av tre medlemmer som så langt det er mulig bør reflektere eierorganets politiske sammensetning. Denne, eller de som valgkomiteen oppnevner, er eierorganets representant(er) i selskapenes valgkomiteer der kommunen er invitert til slik deltakelse Ved utpeking av kandidater til selskapenes styrende organer skal valgkomiteen benytte de gjeldende retningslinjer Ja I all hovedsak 5 Alle styremedlemmer oppnevnt av Lier kommune skal motta kommunens veileder for styremedlemmer. Nei 6 Vedtektene i selskapene skal være utformet slik at tilstrekkelig eierstyring sikres. Ja 7 Alle selskaper skal ha retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierorganet og eierorganets representant. I all hovedsak Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap, godt forankret hos det enkelte styremedlem. For å sikre hensiktsmessige kontroll- og evalueringssystemer for selskapene og selskapenes styrer, stiller kommunestyret ved behandling av økonomiplan og årsbudsjett, ressurser til disposisjon for gjennomføring av kontrollutvalgets plan for selskapskontroll. Kommunalt eide selskaper skal legge til rette for åpenhet om sitt selskap i alle forhold, som av konkurransemessige hensyn ikke er unntatt offentlighet. Informasjon fra selskap til eier skal skje gjennom selskapsledelsen. Delvis Ja Ja Delvis 12 Utøvelsen av kommunens eierskap skal vurderes hvert år av eierorganet med utgangspunkt i kommunens mål med selskapene, fastsatt i eierstrategiene og vedtektene. Ja 13 Eierskap skal være godt forankret i kommunestyret gjennom vedtak og meldinger. Ja LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL iv

5 Innhold 1. Innledning Bakgrunn Formål Problemstillinger Evalueringskriterier Metode 2 2. Oppfølging av eierskapsprinsippene Prinsipp 1: Selskapsdannelse Prinsipp 2: Eierorgan Prinsipp 3: Valgkomite Prinsipp 4: Retningslinjer for valgkomite Prinsipp 5: Veileder til styremedlemmer Prinsipp 6: Vedtekter Prinsipp 7: Informasjonsutveksling Prinsipp 8: Eierstrategi Prinsipp 9: Kontroll- og evalueringssystem Prinsipp 10: Åpenhet Prinsipp 11: Informasjon til eier Prinsipp 12: Årlig vurdering Prinsipp 13: Forankring av eierskap Høring Uttalelse fra Viva 14 Vedlegg 1 Dokumentasjon 15 LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL v

6 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget har bedt KPMG gjennomføre en selskapskontroll av Vestviken interkommunale vei-, vann- og avløpsselskap (Viva) IKS. Viva IKS er et interkommunalt selskap som eies av kommunene Lier, Røyken og Hurum. Selskapet ble etablert i april Ved etableringen av selskapet ble sentrale tjenesteområder for eierkommunene tatt ut av eierkommunene og plassert hos selskapet. Ved etableringen av Viva ble eierkommunens kompetanse på vann-, avløp- og veitjenester overført til selskapet. Selskapets formål er å utføre offentlige tjenester for sine eiere innenfor vei, vann og avløp. Eierkommunene forplikter seg til å kjøpe tjenester som omfattes av avtalen med selskapet. Selskapet skal ikke eie infrastruktur knyttet til selvkostområdet eller veier, men skal forvalte kommunaltekniske anlegg for vei, vann og avløp i eierkommunene, og har ansvaret for alle oppgaver knyttet til forvaltning, planlegging, utbygging, drift og vedlikehold av offentlige vann- og avløpsanlegg i eierkommunene. Viva IKS er delegert forvaltningsmyndighet innenfor selskapets formål. 1.2 Formål Formålet med eierskapskontrollen er å undersøke om Lier kommunes 13 eierskapsprinsipper i eierskapsmeldingen etterleves for Viva IKS. Det er også et formål å foreslå forbedringstiltak, dersom kontrollen avdekker mangler og forbedringsområder. 1.3 Problemstillinger Selskapskontrollen gir svar på følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger? 2. Hva er årsaker til eventuell manglende etterlevelse? 1.4 Evalueringskriterier Evalueringskriterier er de krav og normer som tilstand og/eller praksis i selskapet og kommunen måles mot. Kilder for å utlede evalueringskriterier har vært: Kommunestyrets vedtak av eierskapsprinsippene (sak 68/2009) Kommunestyrets vedtak av eierskapsprinsippene (sak 102/2015) Kommunestyrets vedtak av Veileder i styrearbeid for selskaper eid av Lier kommune (sak 78/2014) Det er beskrivelsen av eierskapsprinsippene, slik de er gjengitt i sak 102/2015, som er lagt til grunn for rapporten. Eierskapsprinsippene utgjør revisjonskriteriene, og disse er det redegjort nærmere for i kapittel 2. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 1

7 1.5 Metode Selskapskontrollen er gjennomført i samsvar med kravene i RSK001 Standard for forvaltningsrevisjon 1 og basert på veileder "Selskapskontroll fra A til Å" 2. For å svare på problemstilllingene er følgende teknikker brukt for å samle inn data: Dokumentinnsamling og analyse Intervjuer Til grunn for rapporten ligger en gjennomgang og analyse av sentrale dokumenter opp mot evalueringskriteriene. Liste over mottatt dokumentasjon er inntatt i vedlegg 1. Det er gjennomført 5 intervjuer. Intervju har vært en sentral informasjonskilde, og utvalget av personer er basert på forventet informasjonsverdi, personenes erfaring og formelt ansvar i forhold til selskapskontrollens formål og problemstillinger. Formålet med intervjuene har vært å få utfyllende og supplerende informasjon til dokumentasjonen vi har mottatt fra kommunen og selskapet. I Viva har vi snakket med: Styreleder Konstituert daglig leder, økonomisjef og avdelingsleder (fellesintervju) I Lier kommune har vi snakket med: Ordfører (kommunens eierrepresentant i selskapet) Rådmann Kommunalsjef for konserntjenester og styring Datainnsamlingen ble avsluttet Rapport er sendt på høring til selskapet, kommunens eierrepresentant og rådmannen. 1 Norges Kommunrevisorforbund, Norges Kommunerevisorforbund, 2010 LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 2

8 2. Oppfølging av eierskapsprinsippene 2.1 Prinsipp 1: Selskapsdannelse Prinsippet Prinsipp 1 lyder: Fakta Før en mulig selskapsdannelse skal det foreligge en analyse av hva eier kan oppnå ved å opprette et selskap, fremfor å drive aktiviteten innenfor en kommunal virksomhet, samt en vurdering av selskapsformen. I sak 17/2014 vedtok kommunestyret etableringen av Viva IKS. I saksframlegget fremgår det at kommunene Hurum, Lier og Røyken i 2012 igangsette et utredningsprosjekt. Utredningsprosjektet ble gjennomført i løpet av våren 2013 og prosjektet leverte sin innstilling til politisk nivå i de tre kommunene før sommeren Prosjektet anbefalte etablering av samarbeid i form av et interkommunalt selskap for utførelse av kommunenes oppgaver inne vei-, vann og avløp. Hovedbegrunnelsen for etablering av VIVA er gjengitt i prosjektrapporten fra utredningsprosjektet i 2013: Det anbefales å etablere et interkommunalt selskap organisert som IKS, som overtar alle oppgaver med produksjon av vann-, avløps- og veitjenestene fra kommunene. [ ] Hovedbegrunnelsen for anbefalingen om samarbeid er de store utfordringene som spesielt VA-sektoren står overfor. Dette vil kreve betydelig ingeniørkompetanse. En større, mer spesialisert og profesjonell virksomhet har bedre mulighet til å rekruttere kompetanse og løse framtidsutfordringene enn kommunene hver for seg. Selv om det er utfordringene på vann- og avløpssektoren som er driveren for å etablere samarbeidet, anbefales det at oppgavene med drift og investering på veiområdet også overføres til selskapet. Veiområdet trenger mye av den samme kompetansen som VA og det er stordriftsfordeler i samarbeid om planlegging, prosjektering, drift og bruk av maskiner og utstyr med VA. I intervju er opplyst at selskapsformen IKS ble valgt fordi eiere av Viva IKS ville være kommuner. Selskapsformen IKS er særlig tilpasset selskap med bare kommuner som eiere Vurdering Prinsipp nr. 1 er fulgt. Det er gjennomført et utredningsprosjekt før kommunstyret vedtok å etablere selskapet. I utredningsprosjektet ble grunnene for selskapsdannelsen gjenomgått. Valg av IKS formen er fundert på at selskapet kun har kommuner som eiere. 2.2 Prinsipp 2: Eierorgan Prinsippet Prinsipp 2 lyder: Fakta Formannskapet er Lier kommunes eierorgan. Det er vedtatt av kommunestyret som del av det politiske reglement (Formannskapets ansvarsområder) at formannskapet er kommunens eierorgan. Det vises blant annet til kommunestyre sak 102/2015. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 3

9 I "Veileder i styrearbeid for selskaper eid av Lier kommune" fremgår det også: Kommunestyret er den formelle eieren av kommunens selskaper eller eierandeler i selskaper. Ved vedtak av 14. desember 2009 (sak 68/2009) har kommunestyret utpekt formannskapet som eierorgan på sine vegne. I praksis betyr det at alle saker som skal behandles av eieren legges frem for formannskapet til behandling, og i hovedsak også for endelig avgjørelse. Det kan dreie seg om eierens forberedelse til generalforsamling/representantskap, kommunens eierstrategi for det aktuelle selskapet, prinsipielle problemstillinger oversendt fra selskapet til eierne for avklaring osv. I spørsmål som kjøp og salg av aksjer, etablering av nye selskap, vedtektsendringer av prinsipiell betydning mv. vil likevel kommunestyret være vedtaksmyndighet. Formannskapet blir i slike tilfeller forberedende organ som fremmer forslag (innstilling) til vedtak." Formannskapet behandler saker som gjelder eierskapet, blant annet ved behandling av årsrapport fra selskapet og ved å få orienteringer fra ordfører om møter i representantskapet Vurdering Prinsipp nr. 2 er etterlevd. Det vises til at formannskapet opptrer som kommunens eierorgan. 2.3 Prinsipp 3: Valgkomite Prinsippet Prinsipp 3 lyder: Fakta Det tilstrebes at alle selskap hvor kommunen er eier oppretter en egen valgkomité. Eierorganet velger en egen valgkomité bestående av tre medlemmer som så langt det er mulig bør reflektere eierorganets politiske sammensetning. Denne, eller de som valgkomiteen oppnevner, er eierorganets representant(er) i selskapenes valgkomiteer der kommunen er invitert til slik deltakelse Valgkomiteen i Viva IKS er ensbetydende med representantskapet. Protokoll fra møte den i representantskapet i Viva IKS, sak 23-15, gjelder oppretting av valgkomite for valg til nytt styre i mai Protokollen viser at de tre ordførerne i representantskapet utgjør valgkomiteen Vurdering Prinsipp nr. 3 er etterlevd. Representantskapet i selskapet utgjør valgkomiteen. Valgkomiteen består av 3 medlemmer, som reflekterer representantskapets politiske sammensetning ved at hver av de tre eierkommunene Lier, Hurum og Røyken er representert. 2.4 Prinsipp 4: Retningslinjer for valgkomite Prinsippet Prinsipp 4 lyder: Ved utpeking av kandidater til selskapenes styrende organer skal valgkomiteen benytte de gjeldende retningslinjer. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 4

10 2.4.2 Fakta Kommunestyret i Lier har , i sak 52, vedtatt retningslinjer for styresammensetning for kommunalt eide selskaper. Retningslinjene ligger som vedlegg til kommunens "Veileder i styrearbeid for selskaper eid av Lier kommune." Det fremgår av saken at i den utstrekning det er formelt og praktisk mulig legges retningslinjene til grunn også ved rekruttering av styremedlemmer i selskaper der Lier kommune ikke er majoritetseier. Retningslinjene er: 1. Styrets sammensetning skal til enhver tid hensynta selskapets situasjon og utfordringer basert på en analyse foretatt av valgkomitéen. 2. Styrets egenevaluering vurderes av valgkomitéen og vektlegges i beskrivelsen av ønsket kompetanse og egenskaper hos styremedlemmene. 3. Ved rekruttering av styremedlemmer skal valgkomitéen alltid sikre at styrets samlede kompetanse innen flg. områder er vurdert: a. Økonomiforståelse og økonomistyring b. Selskapsrett og ev. særskilte juridiske emner ut fra selskapets egenart c. Marked og konkurranseforhold d. Samfunnsansvar og omdømme 4. Valgkomitéen innhenter forslag til kandidater og foretar en individuell vurdering av dem basert på en beskrevet styreprofil. 5. Valgkomitéen sikrer at det ved behov gjennomføres samtaler med kandidater til styreverv for vurdering av kompetanse og egenskaper. Unntaksvis kan ekstern bistand benyttes ved slik vurdering. 6. Valgkomitéen skal sikre kjønnsbalanse i styrene gjennom sine forslag til kandidater. 7. Medlemmer av kommunestyret, utvalg eller råd skal ikke oppnevnes som kandidater til verv i selskapsstyrer. I sak 24/15 valgte representantskapet ett nytt styremedlem. Av protokollen i sak 24/15 fremgår det hvem som fratrer og hvem som ble valgt. Saksframlegget til sak 24/15 er etterspurt. Det er opplyst fra selskapet at det ikke er registrert et eget sakframlegg til sak 24/15. Styre består per i dag av 6 medlemmer, hvor 1 medlem er valgt blant de ansatte og 5 er valgt av representantskapet.. Av styrets medlem valgt av representantskapet er 3 menn og 2 kvinner, slik at kjønnsbalanse sikres. Ingen av styrets medlemmer er medlemmer av kommunestyret eller øvrige politiske utvalg i Lier kommune. I intervju er det opplyst om at retningslinjene for styresammensetning legges til grunn for valg av styremedlemmer og at praksis i selskapet for valg av styremedlemmer oppleves å fungere godt. Sentralt for valgkomiteen er styrets egenevaluering, og orienteringen som styreleder gir til valgkomiten vedrørende styrets kompetanse og behov for eventuelle endringer i styresammensetningen Vurdering Prinsipp nr. 4 er i det alt vesentlige fulgt. Retningslinjene for styresammensetning legges til grunn og følges med hensyn til retningslinjen pkt. 1-3 og 5-7. Det stilles spørsmål ved om retningslinjen pkt. 4 og anbefalingen om at en "beskrevet styreprofil" skal ligge til grunn for vurderingen av de individuelle kanidatene til styret, er fulgt. Det vises til at det i sak hvor ett styremedlmemmer ble valgt ikke fremgår av protokoll eller saksframlegg at det er lagt fram en beskrevet styreprofil som grunnlag for vurderingen av kandidaten. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 5

11 2.5 Prinsipp 5: Veileder til styremedlemmer Prinsippet Prinsipp 5 lyder: Fakta Alle styremedlemmer oppnevnt av Lier kommune skal motta kommunens veileder for styremedlemmer. Lier kommunestyret har vedtatt en "Veileder i styrearbeid for selskaper eid av Lier kommune (sak 78/2014). Av intervju går frem at styrets leder og medlemmer ikke har mottatt veilederen fra kommunen. Etter oppstart av denne selskapskontrollen har styrets leder innhentet og gjennomgått veilederen fra kommunen. Veilederen i styrearbeid bygger blant annet på lov om interkommunale selskaper og alminnelige anerkjente prinsipper for styrearbeid (NUES, KS). Selv om ikke selve veiledningsdokumentet har vært gjennomgått tidligere, så er det opplyst i intervju at praksis for styrets arbeid i selskapet ikke avviker fra de premisser som fremgår av veilederen. I sak 102/2015 gis det en status mht oppfølging av eierskapsprinsippene. Ift prinsipp nr. 5 fremgår det at "Styrelederne i de heleide selskapene har bekreftet at alle styremedlemmene har mottatt veilederen." Tilsvarende bekreftelse er ikke gitt for selskaper hvor Lier kommune er deleier, slik som i Viva Vurdering Prinsipp nr. 5 er ikke fulgt. Vi viser til at styrets medlemmer ikke har mottatt veilederen. Selskapskontrollen gir ikke grunnlag for å ta stilling til om dette har gitt noen merkbare negative følger med hensyn til etterlevelse av prinsippene for styrearbeid nefelt i Lier kommunes veileder. 2.6 Prinsipp 6: Vedtekter Prinsippet Prinsipp 6 lyder: Fakta Vedtektene i selskapene skal være utformet slik at tilstrekkelig eierstyring sikres. Viva er et interkommunalt selskap og det er i lov om interkommunale selskaper ikke stilt krav om at det skal fastsettes vedtekter for slike selskap. Det er heller ikke laget vedtekter for selskapet. Selskapet har imidlertid en selskapsavtale, som er lovpålagt i lov om interkommunale selskaper 4. Selskapsavtalen 5 innebærer at representantskapet er selskapets øverste organ. I representantskapet sitter ordførere fra de tre eierkommunene. Selskapsavtalen 6 innebærer at representantskapet velger styret for selskapet, som igjen ansetter daglig leder. Representantskapet behandler og vedtar selskapets budsjett og regnskap, samt følger opp selskapets eierstrategi. Det er vedtatt en eierstrategi for selskapet, som fastsetter hvordan den formelle eierstyringen skal skje og at eierstrategien skal revideres hvert 4 år ved starten av en ny valgperiode for å sikre politisk behandling av denne. Eierstrategien stiller krav til rapportering til representantskapet, slik at representantskapet får informasjon og underlag for å treffe beslutninger. Eierstrategien stiller også krav om at selskapet skal ha en selskapsstrategi, som er forankret i eierstrategien og som skal vedtas av representantskapet. Selskapet skal årlig rapportere på måloppnåelse i en eiermelding. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 6

12 2.6.3 Vurdering Prinsipp nr. 6 får ikke direkte anvendelse på interkommunale selskap som Viva som er et IKS og som derfor ikke har formelle vedtekter. Samtidig er intensjonen med prinsipp nr. 6, å sikre eierstyringen, også relevant for interkommunale selskaper. Selskapsavtalen sikrer at Lier sine eierinteresser kan ivaretas i selskapet, gjennom at kommunens eierrepresentant sitter i representantskapet, og at denne er med å velge styre for selskapet, samt fastsette økonomiske betingelser for drift og investeringer i selskapet. Etter vår vurdering legger selskapsavtalen, eierstrategien og selskapsstrategien, samt kravene om rapportering, til rette for at Lier sine eierinteresser kan ivaretas i selskapet: Kommunens ordfører er kommunens eierrepresentant i representantskapet, som er det øverste organet i selskapet. Eierrepresentanten er gjennom deltakelse i valgkomite og representantskapet med å velge styre for selskapet, samt fastsetter de økonomiske rammene for drift og investeringer i selskapet. Styret ansetter daglig leder og følger opp denne. Kommunestyret har, sammen med øvrige eiere, lagt føringer og krav på selskapet gjennom eierskapsstrategien Representantskapet har vedtatt mål for selskapet gjennom selskapstrategien. Målene skal være konistent med/ forankret i eierstrategien. Selskapet rapporterer årlig på mål til representantskap og eierkommunene. Oppsummert har Lier derfor lagt til rette for en styringsstruktur fra kommunestyre, via representantskapet, styret og dalig ledelse i selskapet, som etter vår vurdering gir tilstrekkelig eierstyring. 2.7 Prinsipp 7: Informasjonsutveksling Prinsippet Prinsipp 7 lyder: Fakta Alle selskaper skal ha retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierorganet og eierorganets representant. Informasjonsutveksling om selskapene mellom formannskapet (eierorganet) og ordfører (eierorganets representant) må tilpasses hvert selskap. Dette fordi kommunens eierandeler i selskapene og hvem de øvrige eierne er varierer fra selskap til selskap. Det foreligger ikke formelle retningslinjer for informasjonsutveksling mellom formannskapet og ordfører som eierrepresentant vedrørende Viva IKS. Retningslinjer for informasjonsutveksling har vært tema i formannskapet. Der er behovet drøftet og det ligger nå til vurdering i administrasjonen for hvordan man kan tilrettelegge for en formell retningslinje. Det er uavhengig av formelle retningslinjer praksis for informasjonsutveksling mellom hhv. kommunestyret og formannskapet og ordfører som eierrepresentant. Ordføreren, orienterer gjennom ordførerens informasjonskvarter på hvert kommunestyremøte om ulike aktiviteter og møter hun har deltatt på. Herunder informeres det også om deltakelse i representantskapsmøter for Viva IKS når det er aktuelt. Formannskapet har et fast vår- og høstseminar som fungerer som informasjonsutvekslingspunkt. Kommunen ser behov for enda bedre informasjonsutveksling og har begynt å jobbe med dette. Et tiltak er å sette av nok tid til høst- og vårseminar for formannskapet. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 7

13 I starten av formannskapsmøter informerer ordfører om hvilke representantskapsmøter hun har deltatt på og hva som har blitt drøftet der dersom det antas å ha større interesse. Ordfører informere om hvilke selskaper hun skal møte i fremover. Årsrapporten fra Viva behandles i formannskapet og kommunestyret. Årsrapporten brukes som grunnlag for mer formell informasjon mellom selskapet og eierorganet og inkluderer en drøfting og evaluering av selskapet. Ordfører har også dialog med styreleder i selskapet. At det bør være rutiner for informasjonsutveksling mellom selskapet og eierkommunen fremgår av "Veileder i styrearbeid for selskaper eid av Lier kommune" pkt 7.4 bokstav g). Her står det at ved utarbeidelse av eierstrategien for det enkelte selskap skal et av hovedpunktene vurderes å være "Rutiner for informasjon mellom selskap og eierorgan." Viva sin eierstrategi stiller i Del 2 Styringsdialog og kommunikasjon krav om at dialog skal skje igjennom selskapets administrasjon og dialogmøtene med politisk og administrativt nivå i kommunen. Dialogmøtene skal sikre utstrakt grad av kommunikasjon og informasjonsflyt mellom selskapets administrative nivå og politisk og administrativt nivå i kommune. Selskapet har etablert kontaktutvalg og har også her en "kanal" for gjensidig informasjon/kontakt mellom eierkommunene og selskapet på administrativt nivå. Kommunalsjef konserntjenester og styring deltar i kontaktutvalget og er ansvarlig på rådmannens vegne Vurdering Prinsipp nr. 7 er i det alt vesentlige fulgt. Det er en innarbeidet praksis for informasjonsutveksling mellom hhv. kommunestyret, formannskapet og ordfører. Det er etablert et kontaktutvalg for selskap og kommune for avklaring av eierrelaterte spørsmål mellom representantskapsmøter. Formuleringen av prinsippet gjennom bruk av begrepet " retningslinjer" indikerer at det bør være skriftlige/formelle retningslinjene for informajsonsutveksling. I dag foreligger det ikke skriftlige, formelle retningslinjer. Kommunen har til vurdering om retningslinjene bør formaliseres. 2.8 Prinsipp 8: Eierstrategi Prinsippet Prinsipp 8 lyder: Fakta Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap, godt forankret hos det enkelte styremedlem. Det foreligger en eierskapsstrategi for selskapet, vedtatt av alle eierkommunen, herunder av kommunestyret i Lier kommune Eierskapsstrategien inneholder: Del 1- Generell del; formålet med eierskapet, selskapets rolle, oppgaver og handlingsrom og forholdet til selskapsavtalen Del 2- Styyringsdialog, rapportering, årshjul Del 3- Eierens mål for selskapet Det fremgår av eierskapsstrategien Del 1, under overskriften Selskapsstrategi: Som grunnlag for styringsdialogen mellom eierne og selskapet, forventes selskapet å etablere en selskapsstrategi, forankret i relevante nasjonale og lokale ambisjoner og føringer, eierstrategien og selskapsavtalen. Selskapsstrategien skal angi: Visjonen for selskapet Rammer for selskapets virksomhet LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 8

14 Status for selskapets virksomhet Strategiske utfordringer for selskapet Strategiske mål og ambisjoner for selskapets virksomhet Selskapets strategiske og operative virkemidler Selskapsstrategien skal rulleres minst en gang pr. valgperiode og formelt vedtas av representantskapet. Det fremgår av eierskapsstrategien Del 1, under overskriften Årlig eiermelding: Selskapet skal årlig levere eiermelding, som behandles av representantskapet, og fremlegges for eierkommunene. Meldingen skal rapportere forhold til gjeldende eierstrategi og selskapsstrategi. Eiermeldingen skal primært vise i hvilke grad selskapet oppfyller eiernes forventinger til selskapets egne mål, gi informasjon om planlagte endringer som er av vesentlig betydning tjenestetilbudet, samt vesentlige endringer i kostnadsnivået for selskapet. Det er laget en strategisk plan i selskapet i Strategisk plan skal revideres i første halvår i Styremedlemmene har kjennskap til eierstrategien og strategisk plan gjennom behandling av dokumentene i styret. Styrer behandler også eiermeldingen, som bla viser status for etterlevelse av mål i den operative virksomheten i selskapet. Intervjuer tegner gjennomgående et bildet av at det ikke fullt ut er avklart mellom eierkommunene og Viva hva som er eierens krav og forventninger til selskapet og hva som dermed er selskapet ansvar og oppgaver overfor eierne. Eierkommunenes formål med eierskapet er ikke fullt ut sammenfallende og eierkommunene har ulike behov for leveranser fra selskapet. I forkant av etableringen ble det gjort en jobb på å klargjøre roller og ansvar på overordnet nivå, blant annet ved å gjøre et tydelig skille mellom strategisk styring og operative bestillinger som skal gjøres i selskapet. Det ble i etableringsarbeidet ikke fokusert på klargjøring av roller og ansvar nedover i organisasjonen i eierkommunene og i selskapet for oppgaver/avdelinger som har grensesnitt mellom eierkommuner og Viva; f.eks. planavdelingen og økonomiavdelingen. Viva er et nytt selskap, etablert i De utfordringer som oppstår ved at selskapet er i en konsolideringsfase, preger både selskapet og kommunen. Det tar tid før selskapets organisasjon får "satt seg" og selskapet og eierkommunene finner gode måter å jobbe på. Det er tiltak for å få til avklaringer på utfordringer nevnt over. Blant annet har forvaltningsavtalen som styrer hva Viva har ansvar for blitt redigert. Selskapet har gjort en stor jobb med saksbehandlingsrutiner og har fått ansvar for å utarbeide samhandlingsrutiner med kommunen. Lier kommune har også startet et arbeid med å avklare rolle- og ansvarsfordeling med flere selskaper som kommunen eier, for å definere og avklare bestiller- og eierrollene. Viva vil også bli invitert inn i dette arbeidet. Kontaktutvalget for Viva og eierkommunene er orientert om kommunens prosjekt med å avklare rolle- og ansvarsfordeling, og ønsker å høre mer om dette. Oppsummert tegner intervjuer et bildet av at det er behov for å klargjøre roller, ansvar og oppgaver mellom eierkommuner og selskapet. Det er fremheves både fra eierkommuner og selskap at det bør gjøres ytterligere forventningsavklaring mht. ansvar og oppgaver selskapet skal ha, og at dette må gjøres på flere nivåer i eierkommunene og i selskapet. Når det gjelder den forestående kommunesammenslåingen så reiser den spørsmål ift hva som skal skje med selskapet og hvordan dette påvirker eierkommunenes mål med selskapet. I intervju er det opplyst at selskapet er i dialog med eierkommunene for å diskutere og enes om håndtering av dette Vurdering Prinsipp nr. 8 følges til en viss grad. Det foreligger en eierstrategi. Eierstrategien er forankret hos styrets medlemmer både ved at styret har gjennomgått den, men også gjennom arbeid med selskapsstategi og årsrapport for selskapet, som blant annet evaluerer selskapets oppnåelse av målene i eierstategien. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 9

15 Eierstrategien redegjør for selskapets formål, roller, oppgaver og handlingsrom, samt selskapets forvaltnings-, bestiller- og utførerfunksjon. Samtidig viser intervjuer at eierstrategien ikke oppleves som tilstrekkelig klargjørende. Det er eksempler på uklarheter og ulike forståelse mht. hva som er selskapets ansvar og oppgaver. Det er satt i gang tiltak for å få avklaringer mellom Lier kommune og selskapet, noe som er positivt. Det synes som det er viktig at avklaringer også gjøres på flere nivåer i kommunen og selskap; hos eier, administrativ ledelse og ansatte. Avklaringer bør være skriftlige, forankres og kommuniseres. 2.9 Prinsipp 9: Kontroll- og evalueringssystem Prinsippet Prinsipp 9 lyder: For å sikre hensiktsmessige kontroll- og evalueringssystemer for selskapene og selskapenes styrer, stiller kommunestyret ved behandling av økonomiplan og årsbudsjett, ressurser til disposisjon for gjennomføring av kontrollutvalgets plan for selskapskontroll Fakta I kommunestyret sak 102/2015 er det gjort rede for status vedrørende oppfølgingen av kommunens eierskapsprinsipper. For prinsipp nr. 9 er det uttalt følgende: "Kontrollutvalget drøftet i møte 24. september 2015 omfanget av mulige kontroller i relevante selskaper, og hvilke beløp det kan være snakk om i løpet av Utvalget har meldt et samlet ressursbehov på kr , men kontrollutvalget ønsker å understreke at en ny plan for selskapskontroll kan medføre fornyet vurdering av ressursbehovet." For perioden er kontrollutvalgets vurdering at det er behov for kr for å gjennomføre plan for selskapskontroll. I planen er fem selskaper prioritert for kontroll i perioden For 2016 har kontrollutvalget et budsjett på kr , hvor av ca kr er disponert for selskapskontroll av to selskaper, bestilt i kontrollutvalgssak 32/ Vurdering Prinsipp nr. 9 er fulgt. Kommunestryet har stilt til rådighet for kontrollutvalget et budsjett som muliggjør gjennomføring av planlagte selskapskontroller i Prinsipp 10: Åpenhet Prinsippet Prinsipp 10 lyder: Fakta Kommunalt eide selskaper skal legge til rette for åpenhet om sitt selskap i alle forhold, som av konkurransemessige hensyn ikke er unntatt offentlighet. Selskapet har kommunikasjonsstrategi. Her fremgår mål for selskapets kommunikasjon og strategier for å oppfylle målene: Kommunikasjonsmål for våre målgrupper: Innbyggere: God og presis informasjon til enhver tid Ansatte og fremtidig ansatte: God og konstruktiv kommunikasjon fra lederen, dialog på tvers Media: Bygge omdømme, omtales med presis informasjon, spre våre budskap LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 10

16 Strategi: Leverandører: Informasjon om våre betingelser og krav? Vårt ansikt utad og våre ambassadører Samarbeidspartnere: Informasjon om krav til våre leveranser, oppdatert informasjon, samarbeid på tvers, våre ambassadører Lier, Røyken og Hurum kommuner: Informasjon om våre leveranser, drift, struktur, organisasjon. Tett dialog og god informasjonsflyt. Kommunikasjonsstrategien bygger på vår selskapsstrategi, vår visjon og vårt verdigrunnlag, overordnede mål og styringsdokumenter Våre verdier, samspill, kvalitet og gjennomføringskraft, legger føringer for vår kommunikasjon og gjennomsyrer alt vårt kommunikasjonsarbeid. Kommunikasjonsmål : Vårt overordnede mål vil være: Å sørge for at våre målgrupper får lett tilgang til korrekt, relevant og forståelig informasjon om våre leveranser Kommunikasjonsarbeidet tar utgangspunkt i våre utfordringer og skal bidra til å: Skape engasjement og interesse hos våre eierkommuner Gjøre innbyggerne kjent med vårt tjenestetilbud Gi innbyggerne realistiske forventninger til Viva og våre leveranser Bidra til at vi oppleves som en attraktiv arbeidsplass Viva skal vektlegge og praktisere gode og presis intern kommunikasjon Lytte aktivt i relevante kanaler for å fange opp viktige tilbakemeldinger Etablere rutiner for håndtering av henvendelser og tilbakemeldinger Selskapet publiserer informasjon om selskapets organisering, oppgaver og aktiviteter på nettsiden Selskapet deler også informasjon på selskapets Facebook side. Selskapet har et IKT-basert system for arkiv/journal (Ephorte). Selskapet har en offentlig journal for inn- og utgående saksdokumenter. Selskapet har en ambisjon om å publisere postlister på internett i Vurdering Prinsipp 10 følges. Selskapet har mål og strategier for kommunikasjon og deler informasjon via flere kommunikasjonskanaler. Selskapet må som heleid offentlig selskap følge offentlighetsloven. Et av kravene her er at selskapet skal ha en postliste/journal, slik at enhver kan få innsyn i saker i selskapet. Selskapet har en slik postliste/journal Prinsipp 11: Informasjon til eier Prinsippet Prinsipp 11 lyder: Informasjon fra selskap til eier skal skje gjennom selskapsledelsen Fakta Formell rapportering skjer gjennom årsregnskap og -beretning til representantskapet og gjennom selskapsrapport (årlig eiermelding) til kommunene via representantskapet. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 11

17 Styreleders kontakt med eier skjer i møtene i representantskapet ved at gis en generell orientering om relevante forhold i den daglig drift. I forkant av hvert representantskapsmøte møtes leder av representantskapet og styreleder for å forberede møtene (dagsorden mm). Styreleder orienterer kommunenes eierorganer på forespørsel. Daglig leders kontakt med eier er regulert av eierstrategien. Daglig leder rapporterer og mottar styring fra selskapets styre. Daglig leder deltar sammen med styrets leder i møter med representantskapet. Det er etablert et kontaktutvalg med en administrativ representant for hver av eierne og daglig leder og fast stedfortreder for daglig leder. Styreleder og daglig leder holdes hverandre gjensidig orientert om innhold i ovennevnte kontakter. Intervjuer tegner et bilde av at kommunikasjonslinjene mellom eierorgan, eierrepresentant, kommuneadministrasjonen og selskap er klarlagte, men at de ikke fullt ut følges i praksis: Kommunikasjonslinjene er illustrert i prosjektrapporten fra etableringen av selskapet. Kommunikasjonslinjene i prosjektrapporten kjennes ikke/brukes ikke av alle internt eller i kommunene. Administrasjonen i selskapet kontaktes direkte med politiske innspill som burde vært tatt gjennom samarbeidsorganer eller ordfører. Det skjer at rådmann eller ordfører tar direkte kontakt med daglig leder eller saksbehandler. Selskapet opplever at kommunen ikke alltid videreformidle beslutninger som gjelder selskaper. Utfordringene er tatt opp med ledelsen i kommunene. Selskapet har opprettede en ny avdelingen "Planlegging og styring", som all kommunikasjon mellom administrasjonen i eierkommunene og selskapet skal gå igjennom. Det er også igangsatt revisjon av samhandlingsrutinene. Disse gjennomgås av kontaktutvalget i desember Vurdering Prinsipp nr. 11 følges delvis. Det er rutiner for informasjon og kommunikasjon. Formell informasjon fra selskap til eierkommunen gis gjennom daglig leder, styre og representantskap i selskapet og så til eierkommuner. Øvrig kommunikasjonen mellom eierkommuner og selskap følger ikke alltid avklarte kommunikasjonrutiner. Eierkommuner og selskapet er kjent med dette, og har iverksatt tiltak for å forbedre og klargjøre kommunikasjonen Prinsipp 12: Årlig vurdering Prinsippet Prinsipp 12 lyder: Fakta Utøvelsen av kommunens eierskap skal vurderes hvert år av eierorganet med utgangspunkt i kommunens mål med selskapene, fastsatt i eierstrategiene og vedtektene. Kommunestyret har vurdert kommunens eiersskap i sak 102/2015 Resultatene av Lier kommunes eierskap (E). Tilsvarende behandlet kommunstyret i 2014 en sak om kommunes eierskap. I saksutredningen, som ligger til grunn for vedtaket i sak 102/2015, er det redegjort genrelt for status i forhold til alle selskapene kommunen eier: Nøkkeltall for selskapene Eierskapsprinsippene og status vedrørende oppfølging av disse Begrunnelse for kommunalt eierskap i selskapene LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 12

18 Eierskapsstrategi Kommunens eierposter i selskapene Resultat av eierskapet basert på regnskapstall 2014 En oppsummering av resultatene av eierskapet generelt (her omtales ikke Viva særskilt) Presentasjonen gir en omtale av formålet med selskapet, innholdet i eierstrategien, økonomisk resultat, styresammensetning, styregodtgjørelse, samt en vurdering av den økonomiske situasjonen i selskapet. I tertialrapporteringen i kommunen er nøkkeltall for selskaper kommunen eier inkludert i rapporteringen. Styret i Viva utarbeider årlig en selskapsrapport (årsrapport), som oversendes kommunen. Selskapsrapporten rapportere på måloppnåelse ift eierens mål med selskapet. Rapporten blir lagt frem for og behandlet i formannskapet og kommunestyret. Det vises til kommunestyrets sak 38/16, melding nr Vurdering Prinsipp nr. 12 følges. Kommunestyret gjør en felles vurdering av eierskapet for alle selskap (felles sak) hvert år. Kommunestyret gjør vurderingen ut fra eierskapsprinsippene, og basert på regnskapstall for selskapene. Formannskapet og kommunestyret får i tillegg forelagt seg årsrapport fra selskapet, hvor selskapet rapportere på oppnåelse av eiernes mål Prinsipp 13: Forankring av eierskap Prinsippet Prinsipp 13 lyder: Fakta Eierskap skal være godt forankret i kommunestyret gjennom vedtak og meldinger. Kommunestyret har vurdert kommunens eierskap i sak 102/2015. Saken gir en omtale av nøkkeltall i selskapet. Formannskap og kommunestyret får seg også forelagt årsrapport fra selskapet. Opprettelsen av selskapet er behandlet og vedtatt i kommunestyret i sak 17/ Vurdering Prinsipp nr. 13 følges. Både etableringen av Viva IKS og meldinger om selskaper er lagt fram for og forankret i kommunestyret. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 13

19 3. Høring Rapportutkastet har vært på høring til styreleder i selskapet, ordfører i kommunen og rådmannen i kommunen. Rapporten ble sendt på høring den Høringsfristen var Styreleder i Viva har noen kommentarer til rapporten som er vist under. I forhold til kommentaren i pkt c) har vi presisert styrelederspoeng i sammendraget av rapporten. 3.1 Uttalelse fra Viva Som styreleder i VIVA IKS har jeg fått utkast til «Rapport etter selskapskontroll, Hurum kommune, januar 2017» og «Rapport etter selskapskontroll, Lier kommune, januar 2017 til gjennomsyn. Fremstillingene fremstår for meg som systematisk og oversiktlig og jeg har ingen kommentarer utover det som fremkommer nedenfor. Lier kommune a) Pkt Jeg kan ikke se at det har hatt noen negative konsekvenser at styrets medlemmer ikke har mottatt veilederen. Prinsippene er generelle og godt i samsvar med det som blir praktisert. b) Jeg nevner dog at mht rapportens pkt vil gjeldende selskapsavtale ha samme innhold til ev. vedtekter ville hatt. Jeg kan derfor ikke se behovet for vedtekter. c) For øvrig har jeg en generell betraktning til din refleksjon og evt. justering av innholdet. Generelt vil det være et naturlig bakteppe for kontrollen at eierskapsprinsippene man skal kontrollere oppfølgingen av, ikke er felles prinsipper for alle de fire eierne. Prinsippene er rett nok relativt almene, men i mangel av felles prinsipper for eierne må Lier kommune ikke forledes til å tro at Liers prinsipper kan gjøres gjeldende fullt ut. Prinsippene må i minoritetsposisjon anvendes med skjønn og i samråd med de øvrige eierne. Jeg kan dog ikke se at dette innebærer noen praktiske problem for utøvelsen av virksomheten i selskapet. Min vurdering er at eiere, styret og administrasjon er samordnet i syne synspunkter på dette punkt. Både punkt 4 og 5 er eksempler på dette poenget. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 14

20 Vedlegg 1 Dokumentasjon Stilling, navn, e-post og tlf. til kommunens eierrepresentanter i VIVA IKS og Glitrevannverket IKS, samt informasjon om hvilke selskapsorganer de sitter i. Dokumentasjon på at det før selskapsdannelse av VIVA IKS og Glitrevannverket er gjort en vurdering av selskapsformen vurderes. Inkl. dokumentasjon på at det er gjort en analyse av hva eier kan oppnå ved å opprette et selskap fremfor å drive aktiviteten innenfor en kommunal etatsorganisering. Informasjon om formannskapet er Lier kommunes eierorgan, eller om andre organ/enheter har denne funksjonen Dokumentasjon på valgkomite opprettet for VIVA IKS og Glitrevannverket IKS, informasjon om hvem som har valgt valgkomiteen og informasjon om sammensetning av valgkomiteen (antall, navn, kontaktinformasjon, politisk tilhørighet) Vedtektene til VIVA IKS og Glitrevannverket IKS, og informasjon om hvordan utformingen av vedtektene sikrer tilstrekkelig eierstyring Retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierorganet og eierorganets representanter i VIVA IKS og Glitrevannverket IKS Eierstrategi for VIVA IKS og Glitrevannverket IKS, og informasjon om hvordan eierstrategien er forankret hos det enkelte styremedlem i de to selskapene. Dokumentasjon på at utøvelsen av kommunens eierskap er vurdert hvert år av eierorganet med utgangspunkt i kommunens mål med VIVA IKS og Glitrevannverket IKS, fastsatt i eierstrategiene og vedtektene. Dokumentasjon på retningslinjer som skal benyttes av valgkomiteen ved utpeking av kandidater til styrende organer i VIVA IKS og Glitrevannverket IKS Dokumentasjon på at det er opprettet hensiktsmessige kontroll- og evalueringssystemer for VIVA IKS og Glitrevannverket IKS, og de to selskapenes styrer. Informasjon om hvordan disse systemene også ivaretar hensynet til så vel selskapenes egne valgte revisor som kommunens eget kontrollutvalg. Dokumentasjon på at eierskap er tatt opp og behandlet i kommunestyret, gjennom f.eks. vedtak og meldinger som gjelder VIVA IKS og Glitrevannverket IKS. Selskapets vedtekter Eierstrategi for selskapet Dokumentasjon på kontroll- og evalueringssystemer for selskapene og selskapenes styrer. Dokumentasjon på hvordan disse systemene skal ivareta hensynet til selskapenes egen valgte revisor og kommunens kontrollutvalg. Dokumentasjon på hvordan selskapet legger til rette for åpenhet om sitt selskap i alle forhold, som av konkurransemessige hensyn ikke er unntatt offentlighet. Dokumentasjon på eller informasjon om hvordan det sikres at informasjon fra selskapet til eier skjer gjennom selskapsledelsen. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 15

21

22 Kontakt oss Ole Willy Fundingsrud Direktør T E ole.willy.fundingsrud@kpmg.no kpmg.no 2017 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. This proposal is made by KPMG AS, a limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative, and is in all respects subject to the negotiation, agreement, and signing of a specific engagement letter or contract. KPMG International provides no client services. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member firm.