Styremøte i Finnmarkssykehuset HF Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: 9/2018 Beate Juliussen, 900 38 119 Hammerfest, 18.09.2018 Saksnummer 68/2018 Saksansvarlig: Beate Juliussen, administrasjonssjef Møtedato: 26. september 2018 Referatsaker Styret i Finnmarkssykehuset HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret i Finnmarkssykehuset HF tar referatsakene til orientering: 1. Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 17. september 2018 2. Referat fra FAMU 17. september 2018 3. Referat fra Brukerutvalgsmøte 18. september 2018 Eva Håheim Pedersen Administrerende direktør Vedlegg: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 17. september 2018 - Referat fra FAMU 17. september 2018 - Referat fra Brukerutvalgsmøte 18. september 2018
Referat Informasjons- og drøftingsmøte Dato: 17.9. 2018 kl. 09.00 11.00 Sted: Telematikk: Hammerfest, Kirkenes og Alta Arbeidstaker Organisasjon Tilstede Alf Martin Eriksen Norsk psykologforening x Andreas Ertesvåg Rest Akademikerne Meldt forfall Arnt Johannessen Den norske legeforening - overleger Ikke møtt Eivor Rasmussen Norsk Ergoterapeut forbund Meldt forfall Espen Kummeneje NITO x Judith Fjeldberg Utdanningsforbundet Meldt forfall Kristina E. Nytun Norsk sykepleierforbund x Rebecca Frøen Den norske legeforening yngre leger Ikke møtt Marit Rakfjord Delta x Ole I. Hansen Fagforbundet x Randi Berglund Norsk Fysioterapeutforbund Meldt forfall Rita Sørum Fellesorganisasjonen Ikke møtt Stein Åge Hølvold Norsk Radiograf forbund Ikke møtt Vakant Akademikerforbundet/Forskerforbundet/Presteforeningen Vernetjenesten Tilstede Runa Leistad Foretakshovedverneombud x Arbeidsgiver Anne Grethe Olsen Astrid Balto Olsen Eirik Palm Eva Håheim Pedersen Lena E. Nielsen Lill-Gunn Kivijervi Leif Arne Asphaug-Hansen Stilling Kvalitets- og utviklingssjef Administrasjonssekretær / Referent Kommunikasjonssjef Administrerende direktør HR-sjef Økonomisjef Samhandlingsleder Sak nr: Sakens navn: Ansvar 51-2018 Godkjenning innkalling og saksliste LEN Innkalling og saksliste godkjennes uten merknader. Informasjonssaker Sak nr: Sakens navn: Ansvar 52/2018 Eksterne tilsyn 2. tertial AGO Kvalitets- og utviklingssjef Anne Grethe Olsen innleder i saken. Det er en rekke eksterne tilsynsinstanser som fører tilsyn med spesialisthelsetjenesten. Slike tilsyn kan være besluttet på lokalt, regionalt eller nasjonalt nivå. Det kom ikke spørsmål til saken.
Side 2 Drøftingssaker Sak nr: Sakens navn: Ansvar 53-2018 Mandat for overordnet organisering av samiske helsetjenester EHP Administrerende direktør Eva Håheim Pedersen innleder i saken. Finnmarkssykehuset HF har gjennom oppdragsdokumentet ansvaret både for nasjonale og lokale tjenester til den samiske befolkningen. I dag er dette ikke tydeliggjort i den overordnede organiseringen av Finnmarkssykehuset HF. Det er viktig å styrke den samiske kompetansen i foretaksledelsen for å bidra til at den samiske befolkningen får et likeverdig spesialisthelsetjenestetilbud, som er tilrettelagt samiske pasienters språklige og kulturelle bakgrunn. Spørsmål og kommentarer fra arbeidstakere: - Det er veldig bra at saken om organisering av samiske helsetjenester kommer opp. Det er på tide å samle psykiatri og somatikk. Hvordan skal organiseringen finansieres? Kommer det friske midler fra eier? - Kostnader til organiseringen vil øke ved etablering av klinikk. Det må ansettes stab til klinikksjefen. Arbeidsgiver svarer: - Organiseringen finansieres med midler internt. Det er pr i dag ikke søkt om midler eksternt. - Kommer ikke noen stillinger til klinikksjefens stab. I dag har SANKS ansatte i staben. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 54-2018 Virksomhetsrapport 8/2018 Finnmarkssykehuset HF LGK Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi innleder i saken. Det økonomiske resultatet i august var 1,7 MNOK som er 0,3 MNOK dårligere enn budsjett. Hittil i år er resultatavviket -21 MNOK. Resultatet i august viser en stor forbedring fra forrige måned og tidligere måneder. Kvalitetsindikatorene viser fortsatt en positiv utvikling, og er bedre enn måltall på de fleste områder. - Den gjennomsnittlige ventetiden 55 dager pr. august. - I psykisk helsevern barn er ventetiden pr. august på 49 dager. - Både somatikken og psykisk helsevern og rus er innenfor måltallene på ventetid i pr. august 2018. - Fristbruddene er fortsatt færre enn fjoråret, med et snitt på 1,4% i 2018 mot 2% i 2017. Fristbrudd totalt er 23 i Finnmarkssykehuset. - Det er en forbedring i epikrisetider i somatikken pr. august, selv om ikke måltallet på 100% nås. Klinikk psykisk helsevern og rus ligger på samme andel som for 2017. Tiltaksgjennomføringen er 31% pr. august. Av planlagte tiltak på 68 MNOK er tiltak for 20,9 MNOK gjennomført. Tiltaksplanene er gjennomgått og realismen i, og effekt av tiltak er justert ned til 52,6 MNOK. Mede en prognose på -63 MNOK i kjernevirksomheten må det utarbeides konkrete og realistiske tiltak for ytterligere 10 MNOK. Sykefraværet i juli 2018 var 8,1%, dette er en reduksjon fra juni med 0,7%-poeng. Gjennomsnittlig sykefravær i 2018 er 8,5%, noe som er en nedgang på 0,5%-poeng fra samme periode i 2017. Måltallet for sykefravær er 7,5%.
Side 3 I 2017 er det en del feilregistreringer i psykiatrien på aktivitet. Dette er rettet opp. Dette har ingen innvirkning på inntekter, kun aktivitet. Spørsmål og kommentarer fra arbeidstakere: - Hva ligger i feilene i psykiatrien, har disse økonomiske konsekvenser? - Selv om tiltaksgjennomføringen kun er på 31% så gjøres det mye bra i foretaket når man ser hvilken press de ansatte jobber under. - I Klinikk Hammerfest er det kostnader på 10 MNOK til innleie byrå. Er det laget noen planer for å redusere dette? - Er det planer om å gjøre noe ekstra med rekruttering av leger utover legerekrutteringsprosjektet? - Fristbrudd pasienter i psykiatrien koster foretaket mye. De private utnytter situasjonen. Arbeidsgiver svarer: - Det er registrert aktivitet på e-post korrespondanse og telefonisk kontakt som ikke skal registreres som aktivitet. Dette har ingen økonomisk konsekvens da klinikken har fått de inntektene som tilfaller i slike saker. Dette gjelder kontakt mot eksterne institusjoner. - Rekrutteringssituasjonen i klinikk Hammerfest innen radiologi er utfordrende. Her kommer klinikken til å bruke vikarbyrå til det er ansatt radiologer fast. - Rekruttering foregår kontinuerlig. Det utdannes for få legespesialister nasjonalt. Siden legerekrutteringsprosjektet startet i 2005 har spesialist dekningen økt fra 20% - 70%. - Kostnaden for fristbruddspasienter er på rundt 10 MNOK. Klinikken jobber mot HELFO for denne gruppen. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 55-2018 Utviklings- og byggeprosjekter 2. tertial LGK Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi innleder i saken. Byggefase Nye Kirkenes sykehus SD-anlegg i B03 er skiftet og ferdigstiller i 2 faser. Fase 1) som er nødvendig for å kunne starte opp sikker, klinisk drift og fase 2) resterende arbeid med SD-anlegg, herunder romkontroll. Fase 2 kan pågå etter brukstillatelse er gitt. Prosjektorganisering er styrket for å ivareta ferdigstillelsen med hensyn til fremdrift, testing og dokumentasjon. I sluttfasen er det mange aktiviteter som skal koordineres og ferdigstilles i rekkefølge. Ved å styrke prosjektorganisasjonen vil risikoen for forsinkelser av planlagt ferdigstillelse reduseres ved tettere oppfølging av entreprenører samt overlevering til driftsorganisasjonen. Økonomi; Til grunn for kostnadsrapporten er en kostnadsramme på 1.485 MNOK. Forventet sluttkostnad er i dag 1.574 MNOK. Prognosen inkluderer ikke B03 sine krav i sluttfaktura, og heller ikke Finnmarkssykehuset sine krav mot entreprenør i forbindelse med sluttoppgjør. Alta Nærsykehus, byggfasen Status 2. tertial: Ny Ambulansestasjon, opsjon utløst innenfor budsjett. Avklaring av samarbeid mellom Sykehusinnkjøp HF og Sykehusbygg HF for utstyrsanskaffelser. Møte vedrørende avtaler med Alta kommune/alta omsorgssenter, gjennomført med enighet. Opparbeidelse av p-plass og ambulanseutkjøring under utarbeidelse. HMS; Ingen skader på byggeplass registrert. Det er god oppfølging av helse, miljø og sikkerhet (HMS) og sikker jobb analyse (SJA). For øvrig:
Side 4 Fremdrift: Overtakelse er satt til medio oktober 2019. Dette er i henhold til tidligere rapportert fremdriftsplan. Økonomi: Avvik på -17,0 MNOK. Samisk helsepark: Status 2.tertial: Rammetillatelse for grunn og fundamenteringsarbeider er gitt av Karasjok kommune. Arkitekten jobber med å utarbeide detaljtegninger og romplaner hvor medisintekniskutstyr tegnes inn. Fasadene er bearbeidet for å skape et mer lokalt preg på bygget. Fremdrift og økonomi: Er i henhold til plan. Den økonomiske prognosen for prosjektet er i henhold til plan, men krever streng økonomisk styring. Nye Hammerfest sykehus «Kick-off» for forprosjektfasen for Nye Hammerfest sykehus ble gjennomført med et «kick-off» med medvirkningsgruppene, OTG og samarbeidspartnerne Hammerfest kommune og UiT den 23 og 24 august. I 2. tertial har det pågått en rekke aktiviteter som forberedelse til forprosjektfasen. Utlysning, evaluering og innstilling av entreprenør/rådgivergruppe for forprosjektfasen med opsjon på bygging. Karensperiode avsluttet uten klager. Møter om OU-prosess, forankring og eierskap til OU prosessen gjennomgått med brukere. Fremdrift og økonomi: Prosjektet vil levere innenfor rammen. OU-prosjektene OU-Kirkenes får økte kostnader pga. utsatt innflytting. OU-Prosjekt Alta nærsykehus sluttrapportene er ferdig bortsett fra 2 delprosjekter DP05 Virksomhetsoverdragelse DP08 ClockWork Fremdrift og økonomi iht. fremdriftsplan. OU-Samisk helsepark har prosjektkontroll i tråd med plan. OU-Nye Hammerfest sykehus Den pågående OU-prosessen med mandat i forhold til å vise effektiviseringsgevinst er blitt tilføyd en ny oppgave knyttet til oppstart av forprosjektfasen, hvor en rekke funksjoner i NHS må avklares. Oppgavene styres fra OTG. Prosjektet er innenfor budsjettrammen. Spørsmål og kommentarer fra arbeidstakere: - Det fremkommer i media at Nye Kirkenes sykehus ikke har plass til alle ansatte og at det er leid lokaler på gamle Kirknes sykehus. Er det noen planer for å få plass til disse i NKS? - Blant ansatte er det blitt positiv stemningen for nå ser de lys i tunellen. Arbeidsgiver svarer: - Det er kjent at sykehuset er bygd for lite. Dette vil foretaket komme tilbake til, men foretaket må gjennomføre alle bygge og utviklingsprosjekter som er i gang. NKS er bygd slik at det er mulig å utvide i fremtiden. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 56-2018 Bærekraftsanalyse 2018-2026 LGK Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi innleder i saken. Bærekraftsanalysen er revidert etter utsendelse til drøftingsmøtet. I siste versjon ligger det en uløst omstilling på 14 MNOK som det må finnes løsning i budsjettarbeidet. Det er tatt ned på tiltak med 10 MNOK til 52 MNOK. Tiltaksarbeid er prioritert fremover. Foretaket har endret på hvordan nye tiltak skal vurderes.
Side 5 Foretaksovergripende tiltak er redusert til 3 MNOK i 2019. Dette arbeidet er forsinket på grunn av forsinkelser i NKS. Foretaket skal gjøre en grundig jobb med disse tiltakene. Likviditet er forverret siden april hvor prognosen var et resultat i balanse. Nå blir prognosen redusert til +9 MNOK mot +24 MNOK. Det er budsjetter salg av eiendom i Hammerfest i 2018 som ikke gjennomført. Salg forventes gjennomført i 2019. Spørsmål og kommentarer fra arbeidstakere: - Det er ønskelig med opplæring til foretakstillitsvalgte for å bedre være i stand til å lese budsjett/økonomisaker. - Endring i inntektsfordelingsmodell psykiatri med reduksjon av 20 MNOK. Har skjønt at foretaket har hatt møte med Helse Nord RHF om saken. I styresaken i Helse Nord kommer det frem at de har forståelse for at foretaket har utfordringer med å klare dette. Stemmer det? - I budsjett brev 2 kommer det frem at lønns- og prisvekst er satt til 2,6%. Hvorfor ligger det i budsjettsaken at dette er satt til 0. I budsjett brevet kommer det også frem at foretaket skal identifisere tiltak med effekter og risikovurdering for blant annet om de har konsekvenser for pasienter og ansatte. Dette kommer ikke frem i saken. Arbeidsgiver svarer: - Arbeidsgiver har registrert ønske om opplæring. - Det er laget tiltak på 52 MNOK som er risikovurdert. Det mangler fortsatt tiltak for 14 MNOK. Denne saken viser hele utfordringsbildet. Store bygge prosjekter for liten foretak. Foretaket får mye til. Der er noen utfordringer. - Foretaket har hatt møte med Helse Nord RHF om inntektsfordelingsmodell for PHR. Der er felles forståelse for utfordringsbildet. Endelig svar på dette er etter at statsbudsjettet legges frem. - Risikovurdering for ansatte og pasienter kommer ikke tydelig nok frem i saken. Dette vil vi skrive tydeligere inn. Lønns- og prisvekst er satt som 0 fordi foretaket får dekt dette fra Helse Nord RHF. Estimatet fra budsjettbrev 2 på 2,6% pris og lønnsvekst blir kommentert i saksfremlegget. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 57-2018 Rapportering Oppdragsdokumentet 2018 2. tertial AGO Kvalitets- og utviklingssjef Anne Grethe Olsen innleder i saken. Oppsummering av innhold og overordnet risikovurdering innen: Gjennomsnittlig ventetid avviklede pasienter < 50 dager innen 2021 Det skal ikke være fristbrudd Pakkeforløpene skal være gjennomført innen normert tid Gjennomsnittlig sykefravær skal være < 7,5 % og korttids sykefravær skal være < 2 %. Økonomisk resultat i tråd med plan Sammedagsepikrise >80% AML brudd skal reduseres med 10% i forhold til 2017 Innkjøp 80% av anskaffelsene skal skje gjennom Clockwork Spørsmål og kommentarer fra arbeidstakere: - Har foretaket fått kommentarene fra klinikksjefene siden det ikke kommer frem i rapporten. - Noe tekst er sladdet. Er dette noe som skal holdes skult? - Utdanning av samisk tolk. Er det ikke bedre å gi opplæring i samisk språk til ansatte.
Side 6 Arbeidsgiver svarer: - Kommentarene er kommet og saksbehandler jobber fortsatt med rapporten før utsending til styret. - Tekst er sladdet fordi dette er tekst fra forrige tertial som ikke er bekreftet om det skal stå i denne rapporten. Dette skal være borte i endelig versjon. - Det er avsatt midler til utdanning av tolk. Det er også gitt støtte til utdanning i samisk språk til ansatte. Det er flere som har tatt utdanning på høyskolenivå. Arbeidsgiver vil vurdere dette innspillet i det videre. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 58-2018 Høring - Regional utviklingsplan 2035 Helse Nord RHF AGO Kvalitets- og utviklingssjef Anne Grethe Olsen innleder i saken. I det nasjonale foretaksmøtet 10. januar 2017 ble de regionale foretakene bedt om å utarbeide regionale utviklingsplaner innen 31. desember 2018. Dette fordi HOD ønsker regionale utviklingsplaner som grunnlag for neste nasjonale helse- og sykehusplan. Utkast til regional utviklingsplan for Helse Nord er nå lagt ut til høring, med høringsfrist 15. oktober 2018. Høringsutkastet er omfattende, og Helse Nord ønsker spesielt tilbakemeldinger på: Samarbeidet mellom kommune- og spesialisthelsetjenesten Forutsetninger og behov for kapasitet i helsetjenesten Behov for helsepersonell og hvordan dette kan løses Teknologi Spørsmål og kommentarer fra arbeidstakere: - Det er viktig med desentralisert sykepleierutdanning. Turnover på spesialistsykepleiere er satt lavt med kun 2%. En stor prosent av spes sykepleiere som er 50+. - Egen samisk sykepleierutdanning bør ikke vurderes, men heller at det blir en sykepleierutdanning hvor samisk språk og kulturforståelse blir obligatorisk. - Var et godt høringssvar og likte spesielt det om oppgavedeling mellom sykepleier og helsefagarbeider Videre står det at somatikk og psykiatri bør slås sammen hvor dette er hensiktsmessig, henger denne uttalelsen sammen med bærekraftsanalysen i og med at det står der at foretaket må jobbe videre med de utfordringene knyttet til 20 mill? Det er masse gode innspill som er realistiske i saken. Under rekruttering må også psykologspesialister tas med. - For at samisk spesialisthelsetilbud skal bli enda bedre må alle skjema oversettes til samisk. - Hvilke bidrag er det forventet i forebygging av overvekt? - Er det korrekt at helsefagarbeidere/hjelpepleiere skal ut av sykehusenes bemanning? Arbeidsgiver svarer: - Teksten rundt desentralisert sykepleierutdanning endres slik at det kommer tydeligere frem. - Samisk sykepleierutdanning har foretaket ikke vurdert å legge inn. - Bærekraftsaken og høringen henger ikke sammen i utgangspunktet. - Bruker dette til foretakets utviklingsarbeid innen behandlinger. - Foretaket har lærlinger innen helsefagarbeid, men ikke mange nok stillinger ved endt utdanning. Det jobbes med i klinikkene med egne prosjekter rundt oppgaveglidning. Foretaket vil komme tilbake med svar på dette når prosjektene har gitt oss erfaringer.
Side 7 Sak nr: Sakens navn: Ansvar 59-2018 Eventuelt Ingen saker til eventuelt. Møtet avsluttet kl. 10.50
Referat FAMU 17.09.2018 Arbeidstakerrepresentant Organisasjon Til stede Ole I. Hansen FTV Fagforbundet X Kicki Nytun FTV NSF X Espen Kummeneje FTV NITO Forfall Linn Tjønsø FTV YLF Permisjon Runa Leistad FHVO X Marit Rakfjord FTV Delta 1. vara X Mariana Bergman HTV NSF 2. vara X Arbeidsgiverrepresentant Stilling Til stede Eva Håheim Pedersen Adm. dir. X Lena Nielsen HR-sjef X Vivi Bech Klinikksjef Hammerfest X Inger Lise Balandin Klinikksjef PHR X Ole Martin Olsen Drift- og eiendomssjef X Andre Stilling Til stede Andreas Ertesvåg HMS-leder (referent) X Inga Siri Hemis BHT Forfall Saksnr: Sakens navn Ansvarlig 66/18 Innkalling og saksliste EHP Vedtak: FAMU godkjenner innkalling og saksliste. 67/18 Referat forrige FAMU Rettelse til sak 63/18: Dette omhandler ikke bare DPS Midt/SANKS, men gjelder også enhetene i Hammerfest. EHP Vedtak: FAMU godkjenner referatet. Referatet oppdateres med rettelse som kom på møtet. 68/18 Styresaker FAMU behandler styresakene i et HMS-perspektiv. EHP På møtet kom det innspill om følgende: - Det er viktig å fortsatt holde fokus på sykefraværet. Tillitsvalgte og vernetjenesten bør involveres mer enn i dag. - Det er viktig med fortsatt fokus på å ivareta de ansatte, spesielt når det er økonomiske utfordringer. - Medvirkning er viktig i prosesser. - Klinikk psykisk helsevern og rus vil ha særlig fokus på oppfølging av ansatte med høyt sykefravær framover. Vedtak: FAMU tar styresakene til informasjon med merknader som fremkom på møtet. Side 1 av 4
69/18 Statusrapport AKAN-utvalget AKAN-utvalget har planlagt ett møte i 2018. Det er ikke planlagt kurs i år. Til neste år planlegger utvalget to møter og å organisere kurs om rusmidler og spilleavhengighet, og kurs via AKAN kompetansesenter. KG/AE Foretaket har tre AKAN-kontakter. Det er to pågående AKAN saker i foretaket som følges opp. På møtet kom det spørsmål om hvordan foretaket jobber med å rekruttere flere AKAN-kontakter, og om tillitsvalgte kan bidra. AKANkontakter er rekruttert gjennom informasjon på intranett, via vernetjenesten, tidligere AKAN-kontakter og informasjon i klinikkene. Tillitsvalgte og andre oppfordres til å informere om AKAN-utvalget og rollen som AKAN-kontakter. Interesserte kan henvende seg til leder i AKAN-utvalget, Kenneth Grav, for mer informasjon. Vedtak: FAMU tar saken til orientering. 70/18 Årsrapport FHVO FHVO utarbeider årlig en årsrapport med status for vernetjenesten. Med unntak av klinikk prehospital som holder på å velge nytt HVO, har alle klinikkene HVO på plass. HVO har generelt en oversikt over sine verneområder. Størst utfordringer det i klinikk Hammerfest der det er manglende regelmessige møter i vernetjenesten. FHVO følger opp HVO. RL I 2018 er det ikke verneombudssamling, men det har vært HVO-samling, der HR-sjef og HMS-leder har deltatt. FHVO har utarbeidet handlingsplan med arbeidsoppgaver som følges opp. Kir/ort-saken har vært særlig krevende det siste året. FHVO melder et ønske om å få et eget budsjett til eksempelvis betale lunsj ved samlinger, kjøp av oppmerksomheter ved behov og småkjøp ved større samlinger. Innspill fra møtet: - HVO i klinikk psykisk helsevern og rus (PHR) er ikke ansatt i DPS Tana. HVO har samarbeidsavtale med klinikksjef. - Klinikksjef PHR tilrettelegger for at HVO skal kunne besøke avdelingene i klinikken. I tillegg til samling på Kvamdagene. - Det er få avvik meldt fra vernetjenesten. Praktisk avviksbehandling og saksbehandling er viktig læring, i tillegg til kurs. - Tillitsvalgt fra NSF etterlyser mer involvering fra verneombud, særlig i forsvarlighetsvurdering av arbeidsplaner. Verneombud må også få opplæring i arbeidsplanlegging. - Hvordan er status får verneombud SDE i Hammerfest? Tidligere deltok disse i verneombudsmøter med klinikk Hammerfest. Det er ønskelig å fortsette med dette. - Det kom spørsmål om også tillitsvalgte skal få opplæring i, og bruke ephorte. HR-sjefen tar tilbakemeldingen med seg. FHVO tar med seg tilbakemeldingene og får bistand fra HMS-leder til å revidere teksten i årsrapporten. Side 2 av 4
Vedtak: FAMU tar saken til orientering, med innspillene som kom på møtet. 71/18 Status oppfølgingsarbeid ForBedring FAMU ble oppdatert på status for oppfølging av ForBedring. 80% av enhetene melder nå at rapporten fra ForBedring er gjennomgått med de ansatte, og det er utarbeidet skriftlig handlingsplan. AE På møte kom det spørsmål om foretaket har gode nok rutiner for å sikre dokumentasjon på hvordan oppfølging er gjennomført. Forlag til vedtak: FAMU tar rapporten til orientering. FAMU er fornøyd med at klinikkene har fokus på oppfølging, og ber klinikksjefene følge opp de resterende enhetene. Vedtak: FAMU tar rapporten til orientering. FAMU er fornøyd med at klinikkene har fokus på oppfølging, og ber klinikksjefene følge opp de resterende enhetene. På bakgrunn av diskusjon i møtet ber FAMU om at Personal og organisasjon jobber med hvordan oppfølgingen skal dokumenteres bedre. 72/18 Status vedtak FAMU FAMU går regelmessig igjennom status på vedtakene. Det er god kontroll på oppfølging av oppgaver. Vedtak: FAMU tar saken til orientering. 73/18 Orienteringssaker 1. Orientering oppfølging av bekymringsmelding bemanning intensiv/mottak, medisinsk og kirurgisk avdeling klinikk Kirkenes (muntlig v. Rita Jørgensen) Alle bekymringsmeldingene går på opplevd for liten bemanning. Intensiv/mottak Enheten har jobbet siden 2017. Det har vært flere møter. Enhetsleder har i samarbeid med tillitsvalgte laget forslag til turnus. Det jobbes med bemanning i forbindelse med budsjettprosess. Det er gjort kartlegging av bemanning sammenlignet med typen pasienter. AE EHP RJ Medisin: Saken startet med bekymringsmelding fra overlege sendt i april. Bekymringen gjelder særlig «slagenheten» ved medisinsk sengeenhet. Saken ble deretter behandlet i Kvamgruppen, som ba avdelingsleder sende bekymringsmelding til klinikksjef. Klinikksjef har hatt møte med leder, tillitsvalgt og verneombud. Enheten ser på bemanningsfaktor. Det er laget handlingsplan og gjort kartlegging av arbeidsstrukturer. Utfordring på medisinsk sengeenhet med høyt sykefravær. Det er gitt fullmakt til å leie inn flere, men samtidig utfordrende å få vikarer. Parallelt har Fylkesmannen opprettet tilsynssak på bakgrunn av bekymringsmelding. Denne har klinikken svart ut. Kirurgisk sengeenhet: Klinikksjefen tror utfordringen vil løse seg ved flytting til NKS. Der opprettes fem-dagers tun. Det har vært uttrykt bekymring rundt Side 3 av 4
bemanning på natt, med en person på tun. Totalt er bemanningen styrket ved sengeenhetene. Samt at det prøves ut ny «nattover»- stilling. Endringene vil evaluere tiltak etter innflytting. NSF kommenterer at vi må se hvordan det fungerer etter flytting til NKS, og ber om ny status etter innflytting. 2. Orientering bemanningssituasjon indremedisinsk avdeling leger, klinikk Hammerfest (muntlig v. Vivi Bech) Det er nå fire vakante overlegestillinger av åtte. Klinikken jobber med å rekruttere fast ansatte, men har ikke kommet i mål. Det er lagt en tjenesteplan fram til jul. Tre av tolv LIS-stillinger er ledige. Stillingene har vært lyst ut. En kvalifisert søker trakk seg. Stillingene lyses ut på nytt. VB Avdelingsleder medisin har til nå også vært enhetsleder for medisinske leger. Dette gjøres nå om til egen enhetsleder, kombinert med overlegestilling. Klinikken har samarbeidet med sykehus sørpå for å kunne rekruttere via deres kanaler. Det er også samarbeid med UNN. Gjennom dette arbeidet har klinikken fått på plass tjenesteplanen fram til jul med korttidsvikarer. Det jobbes videre med mål om å få ansatt fast ansatte. 3. Referat Kvamråd klinikk Psykisk helsevern og rus 28.06.18 4. Referat Kvamråd SDE 03.09.18 5. Referat Kvamråd klinikk Kirkenes september avviksbehandling Vedtak: FAMU tar orienteringssakene til orientering. 74/18 Eventuelt Forbruk på overtid, v. Kicki Nytun FAMU får rapporter på AML-brudd. Hva med å også utarbeide en rapport på hvor mye som brukes på overtid? På bakgrunn av dette kan et mulig prosjekt være å bruke overtidsmidler til å øke grunnbemanning. Vedtak: FAMU ber Personal og organisasjon og økonomi utarbeide en sak til FAMU sitt møte i desember. 74/18 Saker til neste møte - Styresaker EHP EHP Side 4 av 4
Brukerutvalgsmøte Finnmarkssykehuset HF REFERAT 18. september 2018 Beate Juliussen 18.09.2018
Side 2 Kjell Magne Johansen Leder Til stede Bernt Johan Berg Nestleder Til stede Forfall, vara ikke mulighet Bjørnar Leonardsen Medlem Til stede Solbjørg Henningsen Medlem Til stede Per Olav Kjørsvik Medlem Til stede Vara Turid Janita Lehto Tove Hardersen Medlem Til stede Tom-Kristian Tommen Hermo Medlem Til stede Tor-Magne Olsen Medlem Til stede Else Marie Isaksen Medlem Til stede Fra administrasjonen møtte: Beate Juliussen Elisabeth Joks Administrasjonssjef, referent Rådgiver Andre: Mette Eriksen Pasient- og brukerombud
Side 3 Sak 21/2018 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling til Brukerutvalgsmøte (BU) i Finnmarkssykehuset HF Det innkalles herved til Brukerutvalgsmøte i Finnmarkssykehuset HF i henhold til vedtatt møteplan tirsdag 18. september 2018 kl. 10.00 15.00 på Telematikkstudio IT på Hammerfest sykehus. Sakstype Saksnummer Sakens navn Ansvarlig Tid til behandling Beslutning 21/2018 Godkjenning av innkalling og saksliste KMJ 5 min Beslutning 22/2018 Godkjenning av referat fra møtet i KMJ 5 min Brukerutvalget 6. juni 2018 Referatsak 23/2018 Referat AU-møte 20.08.2018 KMJ 5 min Vedlegg Orientering 24/2018 Status fra arbeid i styrings- og arbeidsgrupper med deltakelse fra BU KMJ 30 min Muntlig orientering fra de som har vært i møter i styrings- og arbeidsgrupper Orientering 25/2018 Pasient- og brukerombudet. Årsrapport 2017 og informasjon om fokusområder fremover ME 60 min Vedlegg Orientering 26/2018 Styresaker styremøte Finnmarkssykehuset HF BJ 30 min Muntlig orientering. Styresakene finnes på denne nettsiden. Orientering 27/2018 Offisiell åpning av nye Kirkenes sykehus 12. oktober 2018 KMJ 10 min Muntlig orientering Beslutning 28/2018 Møteplan 2019 BJ 10 min Vedlegg Orientering 29/2018 Henvendelser til Brukerutvalget KMJ 10 min Fellesmøte regionalt brukerutvalg og lederne for brukerutvalgene i de enkelte helseforetakene. Brukermedvirkningskurs i regi av FFO Finnmark og Troms Melding om politisk vedtak Finnmarkssykehuset Hammerfest servicetilbud for pårørende og pasienter 30/2018 Eventuelt Vedtak Innkalling og saksliste ble enstemmig vedtatt.
Side 4 Sak 22/2018 Vedtak: Referatet godkjennes Godkjenning av referat fra møtet i Brukerutvalget 6. juni 2018 Sak 23/2018 Referat AU-møte 20.08.18 Vedtak: Brukerutvalget tar referatet til orientering. Sak 24/2018 Status fra arbeid i styrings- og arbeidsgrupper med deltakelse fra BU Representanter som har deltatt i styrings- og arbeidsgrupper orienterte om arbeidet som gjøres i de ulike gruppene. Leder av Brukerutvalget, Kjell Magne Johansen ønsker tilbakemelding fra resten av Brukerutvalget på innspill til overordnet tverrgående gruppe for nye Hammerfest sykehus. Utkast til et dokument sendes ut til Brukerutvalget, med en svarfrist til 5. oktober 2018. Det sendes ut en egen mail på dette. Vedtak: Brukerutvalget tar informasjonen til orientering. Sak 25/2018 Pasient- og brukerombudet. Årsrapport 2017 og informasjon om fokusområder fremover Pasient- og brukerombud, Mette Eriksen presenterte årsrapport 2017 og gav informasjon om fokusområder for pasient- og brukerombudet fremover. Vedtak: Brukerutvalget tok informasjonen til orientering. Sak 26/2018 Styresaker styremøte Finnmarkssykehuset HF Administrasjonssjef Beate Juliussen orienterte om styresakene som skal opp i styremøtet i Finnmarkssykehuset HF 26. september. Vedtak: Brukerutvalget tar informasjonen til orienteringen.
Side 5 Sak 27/2018 Offisiell åpning av nye Kirkenes sykehus 12. oktober 2018 Leder av brukerutvalget, Kjell Magne Johansen informerte om at han som leder av Brukerutvalget skal holde en hilsningstale på åpningen av nye Kirkenes sykehus på vegne av Brukerutvalget. Vedtak Brukerutvalget tar informasjonen til orienteringen. Sak 28/2018 Møteplan 2019 Administrasjonssjef Beate Juliussen presenterte møteplanen for 2019. Vedtak: Brukerutvalget vedtar møteplanen for 2019. Sak 29/2018 Henvendelser til Brukerutvalget Leder av Brukerutvalget, Kjell Magne Johansen orienterte om henvendelser til Brukerutvalget. Fellesmøte regionalt brukerutvalg og lederne for brukerutvalgene i de enkelte helseforetakene Brukermedvirkningskurs i regi av FFO Finnmark og FFO Troms Melding om politisk vedtak Finnmarkssykehuset Hammerfest servicetilbud for pårørende og pasienter Vedtak: Brukerutvalget tar henvendelsene til orientering, og støtter forslaget fra Rådet for likestilling av funksjonshemmede vedrørende tidspunkt for middagsservering og åpningstider for kantina på Hammerfest sykehus. Sak 30/2018 Eventuelt Administrasjonssjef Beate Juliussen orienterte om at alle varamedlemmer til Brukerutvalget nå er på plass. Brukerutvalget består da av: Brukerutvalget 2018-2020 Organisasjon Medlem Varamedlem SAFO Kjell Magne Johansen Erik Lemika FFO Bernt Johan Berg Bernt Tande FFO Bjørnar Leonardsen Bjarne Hammervoll FFO Mental Helse Solbjørg Henningsen Ken Roger Gjøvik FFO Mental Helse Per Olav Kjørsvik Turid Janita Lehto Kreftforeningen Tove Hardersen Sissel Wollmann RIO Tom Kristian Hermo Torvald Tretteskog Eldrerådet Tor-Magne Olsen Astrid Daniloff Samisk Representant Else Marie Isaksen Issát Ánde Jovnna Eira Administrasjonssjef Beate Juliussen orienterte om møte med FFO Finnmark 29.08.18.
Side 6 Etter innspill er det ønskelig å utnevne en vararepresentant til overordnet tverrgående gruppe Samisk helsepark fra Brukerutvalget. Else Marie Isaksen sa seg villig til å stille som vararepresentant dersom det er ønskelig fra overordnet tverrgående gruppe Samisk helsepark. Det er ønskelig at de største paraplyorganisasjonene kommer til brukerutvalget og forteller om hva de jobber med, eksempelvis FFO, SAFO og RIO. Kjell-Magne Johansen Leder Brukerutvalget Godkjent i etterkant av møtet