Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Astrid Balto Olsen, Hammerfest, 3. februar 2015

Transkript

1 Styremøte i Finnmarkssykehuset HF Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Astrid Balto Olsen, Hammerfest, 3. februar 2015 Saksnummer 13/2015 Saksansvarlig: Astrid Balto Olsen, administrasjonssekretær Møtedato: 12. februar 2015 Referatsaker Administrerende direktørs forslag til vedtak: Styret i Finnmarkssykehuset HF tar referatsakene til orientering: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 2. februar Referat fra FAMU 2. februar Kvalitetsrapport desember Sertifikat NS-EN ISO 14001:2004 Torbjørn Aas Administrerende direktør Vedlegg: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 2. februar Referat fra FAMU 2. februar Kvalitetsrapport desember Sertifikat NS-EN ISO 14001:2004

2 Referat Informasjons- og drøftingsmøte Dato: 2. februar 2015 kl Sted: Telematikk: Hammerfest, Kirkenes, Tana og Alta Arbeidstaker Organisasjon Espen Kummeneje NITO Evy C. Adamsen Norsk sykepleierforbund Kristian Espeland Den norske legeforening Deltok til sak 3 Lene Langsæter Norsk Fysioterapeutforbund Marit Rakfjord Delta Ole I. Hansen Fagforbundet Runar Solem Rest Akademikerne Hilde Lund Akademikerforbundet/Forskerforbundet/Presteforeningen Grete Tørres Norsk Ergoterapeut forbund Vernetjenesten Solveig Nilsen Arbeidsgiver Astrid Balto Olsen Ivar Greiner Jørgen Nilsen Ole-Martin Olsen Ranvei Sneve Stein Erik Breivikås Vivi Brenden Bech Aina Olsen Foretaksverneombud Stilling Administrasjonssekretær / Referent Kommunikasjonssjef Klinikk Prehospitale tjenester Administrasjonssjef/Foretakscontroller Fung. Klinikksjef Klinikk Kirkenes Økonomisjef Klinikksjef Klinikk Hammerfest Prosjektleder Prosjekt Alta Nærsykehus 1 Godkjenning innkalling og saksliste OMO Arbeidstager siden vil ha sak om nye rutiner for reisebestilling som drøftingssak i Seniorpolitikk er meldt inn som eventuelt sak. 2 Styresaker til styremøte OMO (Informasjonssaker) Styresak 11 Styrevedtak 2014: Ole Martin informerte om oppfølging av styrevedtak Saken tas til orientering. 3 Nye rutiner for reisebestilling OMO Drøftingssak Økonomisjef Stein Erik Breivikås innledet i saken. Reiser skal bestilles via nettet på VIA Egencia og betaling skal skje med kredittkort faktura kommer inn til foretaket årlig. Dette fører til stor arbeidsbelastning for økonomiavdelingen. Behandling pr. faktura koster ca. 150 NOK + arbeidstid på økonomiavdelingen. Med 5000 faktura i året så utgjør dette ca NOK. Ønske om å bruke disse pengene på pasienter framfor gebyrer. Innføring av bestilling av

3 Side 2 reiser og betaling med kredittkort vil spare foretaket for kostander og forenkle håndteringen av reiseregninger. Spørsmål og innspill fra arbeidstager organisasjoner - Merkelig at arbeidsgiver pålegger arbeidstagere å bruke/anskaffe kredittkort og at dette kortet også kan brukes privat. - Ikke ideelt at familieøkonomi skal innberettes for å få tildelt kort som benyttes på jobbreiser. - Bedre opplæring i bruk av VIA Egencia portalen etterlyses - Kortet må ikke oppfordres til å bli brukt privat. - Det er ikke alle som kan få kredittkort pga. av dårlig økonomistyring privat hva med dem? - Kan privat kredittkort brukes og får man da «Book Now Pay Later»? - Blir avbrutt reise dekket av foretaket? - Kan faktura fortsatt brukes hvis ansatte ikke ønsker kredittkort? - Hvis kortet blir stjålet/misbrukt er den ansatte ansvarlig for kortbruken. Er den ansatte ansvarlig for misbruk? - Hva skal ansatte som ikke får kredittkort gjøre? - Er det fortsatt mulig å få reiseforskudd? - Dette er en policy fra Helse Nord og Finnmarkssykehuset at kredittkort skal brukes - Juridisk kan vi ikke pålegge, men det er iht. personalhåndboken og økonomihåndboken. - Foretaket kan sjekke med Eurocard om det er mulighet for å ikke ta med ektefelle/partner i søknadsprosessen. - Det er mulighet til å få hjelp fra VIA Egencia ved opprettelse av profil. - Arbeidsgiver tar bort tekst om privat bruk av kortet i formidlingen av rutiner. - Hvis arbeidstaker ikke får kredittkort kan økonomiavdelingen være behjelpelig med andre løsninger tilpasset den enkelte arbeidstakers behov. - «Book Now Pay Later» må være en del av tilbudet fra kortselskapet. Alle kort har ikke dette. - Foretaket dekker kostnader av avbrutt reise. - Foretaket vil at alle skal bruke kredittkort og ikke faktura. Det er mulig å inngå andre ordninger med økonomiavdelingen hvis en ansatt ikke får kredittkort 4 Styresaker til styremøte 12. februar OMO (Drøftingssaker) Sak 6/2015 Prosjektdirektiv Alta Nærsykehus / utvikling av spesialisthelsetjenesten i Alta / Vest-Finnmark Prosjektleder Prosjekt Alta Nærsykehus Aina Olsen innledet i saken Dette er en prosjektdirektiv for «Forprosjekt fasen» som ble lagt frem for styringsgruppen 8. januar Forprosjektet skal være ferdig i oktober Prosjekt Alta Nærsykehus er en utbygging av Klinikk Hammerfest. Forprosjekt rapport kommer i september som skal styrebehandles i september. - Hvor finner man faggruppe for bioingeniører/radiologi? - I kapitell 4.3 pkt. 4 står det: «Det forutsettes at det innen rammen av legerekrutteringsprosjektet i Finnmark prioriteres spesialistutdanningstilbud for indremedisiner og radiolog i Alta fra og med 2015.» Vil dette gå på bekostning av de somatiske klinikkene i Hammerfest og Kirkenes? - Hvem betaler for sykestuesengene? - I sammensetningen av styringsgruppen mangler psykiatri. Hvis ikke det er plass

4 Side 3 til flere i gruppen må psykiatrien tas inn ved behov. - Bioingeniør og radiologi blir ivaretatt i de 4 arbeidsgruppene som er opprettet - Dette er vedtatt i styrene for Helse Nord RHF og Finnmarkssykehuset at det skal legges til rette for utdanning av spesialister innenfor indremedisin og radiologi med tanke på rekruttering av disse til Alta. - Alta kommune finansierer sykestue senger. Finnmarkssykehuset og Alta kommune skal skrive avtale som regulerer bruken. Sak 8/2015 Oppdragsdokumentet 2015 Administrasjonssjef Ole Martin Olsen innledet i saken. Helse Nord har gjennom oppdragsdokumentet for 2015 skissert sentrale fokusområder som det forventes at helseforetakene innretter sin virksomhet mot: - Spesielle områder for Finnmarkssykehuset HF - Kvalitet og pasientsikkerhet - Kreftbehandling - Økt fokus på psykiatri og rusbehandling - Økt fokus på kjøp av tjenester fra private institusjoner - Økt fokus på brukere - Samhandling - Kritisk til at foretaket skal innføre aktivitetsbasert bemanningsplanlegging innen 1. juli Utdanning av ABIOK-sykepleiere er redusert med2 plasser. Dette er ikke bra. - Arbeidsgiver tar innspillene videre i oppfølgingen av oppdraget i kommunikasjon med Helse Nord RHF. Sak 9/2015 Overordnet risikostyring oppdragsdokumentet 2015 Administrasjonssjef Ole Martin Olsen innledet i saken. Overordnet risikostyring har som mål å sikre at oppdraget gjennomføres iht målsetnigner. Avbøtende tiltak skal skisseres der risiko er høy. Oppdraget for 2015 oppleves som å ha middels til lav risiko for manglende måloppnåelse. Ingen merknader og innspill til saken. Sak 10/2015 Ekstern revisjon fra RHF Strykninger av planlagte operasjoner Kvalitetsleder Renate Jakobsson deltok under drøfting av saken og innledet i saken Revisjonen har omfattet registrering, kvalitetssikring og rapportering av datagrunnlag for den nasjonale indikatoren Strykninger av planlagte operasjoner. Internrevisjonen konkluderer med at foretakenes praksis knyttet til registrering og rapportering om strykninger av planlagt operasjoner på flere områder bryter med nasjonale føringer for indikatoren. Datagrunnlaget har store ulikheter, og resultatene som offentliggjøres er derfor ikke sammenlignbare mellom foretakene. Kort frist fra RHFet styrebehandles i RHFet 26. febr. På grunn av korte frister fra Helse Nord RHF ble det ikke utarbeidet sakspapirer innen fristen til Informasjons- og drøftingsmøte. Saken blir tatt til orientering i møtet og anses ikke å være drøftet. 5 Forprosjekt Alta nærsykehus drøfting av 4 mandat til faglige medvirkningsgrupper Prosjektleder Aina Olsen innledet i saken.

5 Side 4 - Faglig medvirkningsgruppe kan ikke være for stor. Vanskelig å gjennomføre møter. Det er viktig med gode referater som sendes til styringsgruppen. - Dette er viktig i at FHVO og FTV involveres, men dette er ikke krav. Arbeidsgiver tar med seg innspill videre og innarbeider disse etter behov. Mandat - Prosjekt utvikling av Barneavdelingen ved Finnmarkssykehuset Klinikksjef Vivi Brenden Bech innledet i saken. Prosjektet har endret navn fra «omstilling kvinne og Barn» til «Prosjekt utvikling av Barneavdelingen ved Finnmarkssykehuset». Klinikksjefen redegjorde for endringene. - Endring i barneavdeling har innvirkning på barnehabilitering, men dette er ikke nevnt i mandatet - Endringene får konsekvenser for klinikk Kirkenes da det ambuleres fra Hammerfest til Kirkenes. - Navnet på mandatet er endret til «Barneavdelingen ved Finnmarkssykehuset» og ikke bare kvinne/barn Hammerfest fordi dette berører hele Finnmarkssykehuset. Mandatet blir endret iht de innspill som framkom i drøftingen. Ledermobilisering Pilot Administrasjonssjef Ole Martin Olsen innledet i saken. Dette er et nasjonalt prosjekt hvor Finnmarkssykehuset er valgt som pilot. Foretaket velger å ta inn 11 kandidater til prosjektet. Sentrene for HR og Økonomi er blitt tildelt 1 plass. Resten blir til klinikkene og senter for drift og eiendom. - I Senter for HR og senter for Økonomi er stor andel av de ansatte over 60 år og det er stor rotasjon av ledere. Det er ønskelig at HR og Økonomi får flere inn i prosjektet. - Hvilket nivå er dette i forhold til Topplederprogrammet og Master? - Hvorfor bruker ikke foretaket alle plassene den har fått tildelt? - Arbeidsgiver tar innspillene fra informasjons- og drøftingsmøte med seg i det videre arbeidet med ledermobilisering. 5 Eventuelt OMO Foretaks tillitsvalgt Marit Rakfjord ber om avklaringer rundt informasjon som verserer knyttet til endringer i seniorpolitikken. Møtet avsluttet kl Det er ingen planlagte endring i seniorpolitikken på gang nå..

6 Referat møte i FAMU Finnmarkssykehuset kl Via telematikk. Til stede: Arbeidstakerrepresentanter: Evy Adamsen Solveig Nilsen Ole I. Hansen Marit Rakfjord Arbeidsgiverrepresentanter: Torbjørn Aas, leder Jørgen Nilsen Ranvei Sneve, for Rita Jørgensen Vigdis Kvalnes Jan Egil Blix Andre: Andreas Ertesvåg, referent Tove Karin Andersen, Sør-Varanger BHT Terje Ryeng, sak 3/15 Sak 1/15 Godkjenning av innkalling og saksliste. Saker til eventuelt, 2 minutt v. Torbjørn. Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. Sak 2/15 Godkjenning av protokoll , 2 minutt v. Torbjørn. Forslag til vedtak: Protokoll godkjennes. Vedtak: Protokoll godkjennes. Sak 3/15 Orientering status sertifisering ISO klima og miljø, 15 minutt v. Terje Ryeng. Prosjektleder Terje Ryeng orienterer om status for sertifisering i ISO Forslag til vedtak: FAMU understreker viktigheten av at foretaket har fokus på ISO-sertifiseringen fremover for å sikre at klima og miljø blir en integrert del av foretakets HMS-arbeid. FAMU tar fremlegget til orientering. Vedtak: FAMU understreker viktigheten av at foretaket har fokus på ISO-sertifiseringen fremover for å sikre at klima og miljø blir en integrert del av foretakets HMS-arbeid. FAMU tar fremlegget til orientering. Sak 4/15 Evaluering verneombudssamling, 10 minutt v. Solveig. Foretaksverneombud informerer om erfaringene fra verneombudssamlingen i oktober. Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering. FAMU anbefaler årlige verneombudssamlinger. Hvert andre år felles for alle verneombudene, og påfølgende år klinikkvise samlinger. Vedtak: FAMU tar saken til orientering. FAMU anbefaler årlige verneombudssamlinger. Sak 5/15 Arbeidstilsynets tilsyn klinikk Hammerfest, 10 minutt v. Andreas. FAMU får orientering om status etter Arbeidstilsynets tilsyn i klinikk Hammerfest juni Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering.

7 Vedtak: FAMU ser det er gjort en god jobb fra klinikk Hammerfest og HR i oppfølging av tilsynet, og FAMU er tilfreds med det arbeidet som er gjort. FAMU tar saken til orientering. Sak 6/15 Årsrapport FAMU 2014, 5 minutt v. Andreas. FAMU skal utarbeide årsrapport for Forslag til vedtak: FAMU godkjenner forslag til årsrapport Vedtak: FAMU godkjenner forslag til årsrapport Det legges til punkt om at FAMU har behandlet rapport fra brannvernsleder. Sak 7/15 Årshjul FAMU 2015, 5 minutt v. Andreas. FAMU utarbeider årshjul for Forslag til vedtak: FAMU godkjenner forslag til årshjul Vedtak: FAMU godkjenner forslag til årshjul Med følgende endringer: Legg til brannvernsrapport første kvartal. Legg til valg av FAMU. Endre klima og miljø til to ganger i året, 2. og 4. kvartal. Rapportering HMS-midler. Avhengig av om sak 9/15 godkjennes. Sak 8/15 Medarbeidundersøkelsen, 20 minutt v. Andreas. FAMU får en orientering om resultatet av medarbeiderundersøkelsen på foretaksnivå, og arbeidet videre. Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering.famu ber Kvamrådene lage oversikt over oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen i klinikkene/senterne. Oversikt sendes FAMU senest Vedtak: FAMU tar saken til orientering.famu ber Kvamrådene lage oversikt over oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen i klinikkene/senterne. Oversikt sendes FAMU senest FAMU ber alle kvamråd følge opp utfordringsbildet i sin klinikk. FAMU merker seg at det er lav gjennomføringsgrad av utviklingssamtaler i foretaket. Utviklingssamtalen er et nyttig verktøy som må brukes. Sak 9/15 Evaluering ordning med HMS-midler, 20 minutt v. Solveig. Det er opprettet en egen gruppe som har utarbeidet et forslag til hvordan HMS-midlene skal brukes. Forslag til vedtak: FAMU slutter seg til anbefalingen for bruk av HMS-midler. Vedtak: FAMU sender saken tilbake til gruppen for å utarbeide nytt forslag basert på tilbakemeldingene gitt under møtet. FAMU behandler saken på nytt i neste møte. Sak 10/15 Styresaker, 15 minutt v. Torbjørn. FAMU behandler styresakene i et HMS-perspektiv. Vedtak: FAMU tar styresakene til orientering. Sak 11/15 Orienteringssaker, 2 minutt v. Andreas 1. Halvårsrapport Frisk i Nord BHT. Hammerfest og PHR. 2. Halvårsrapport Sør-Varanger BHT. Forslag til vedtak: FAMU tar sakene til orientering. Vedtak: FAMU tar sakene til orientering. Sak 12/15 Eventuelt Ingen saker til eventuelt.

8 Sak 13/15 Saker til neste møte Styresaker Årsrapport BHT Status overtid og AML Status sykefravær Evaluering ordning med HMS-midler Årsrapport AKAN Rapportering status vedtak i FAMU Årsrapport brannvern

9 Nummer S E R T I F I K A T Finnmarkssykehuset HF (Sertifikatet dekker lokalitetene som er beskrevet i Sertifiseringsdokumentet) har implementert og vedlikeholder et miljøstyringssystem som tilfredsstiller Nemkos bestemmelser for systemsertifisering og kravene i standarden NS-EN ISO 14001:2004 Sertifikatet gjelder for følgende virksomhetsområder: Spesialisthelsetjenester og servicetjenester innenfor pasientbehandling, pasient- og pårørendeopplæring, utdanning av helsepersonell og forskning; samt støttefunksjoner i tilknytning til de fire hovedoppgavene Oslo, Ole Morten Weng Nemko AS, Certification Department Første gang utstedt Gyldig til