Grunnkurs i. Windows Utforsker. Nordre Land kommune IKT-avdelingen

Grunnkurs i Windows Utforsker Nordre Land kommune IKT-avdelingen

- 2 - Fil- og mappehåndtering med Windows Utforsker Innholdsfortegnelse Introduksjon...- 3 - Generelt om filbehandling...- 3 - Filbehandling...- 3 - Fil (dokument)...- 3 - Mappe...- 3 - Stasjon...- 4 - Windows Utforsker...- 6 - Utvide treet...- 7 - Øvingsoppgaver:...- 9 - Merke...- 11 - En enkelt fil eller mappe...- 11 - En sammenhengende liste av filer eller mapper...- 11 - En ikke-sammenhengende liste av filer eller mapper...- 11 - Flytte og kopiere...- 12 - Øvingsoppgaver:...- 12 - Sletting og gjenoppretting av objekter...- 13 - Øvingsoppgaver:...- 13 - Søke etter filer og mapper...- 14 - Øvingsoppgaver:...- 14 -

- 3 - Introduksjon Velkommen til denne veiledningen i håndtering av filer og mapper. Målet med veiledningen er å gi deg en bedre forståelse av hvordan man håndterer filer og mapper på en hensiktsmessig måte som databruker i Nordre Land kommune. Generelt om filbehandling Filbehandling Filbehandling omfatter alt det du gjør med filer og mapper, for eksempel når du lagrer, sletter, kopierer, flytter eller gir filer og mapper nye navn. Du kan administrere filer direkte gjennom operativsystemet, men for mange vil det nok være greiere å bruke et filbehandlingsprogram. Filbehandlingsprogrammer gir deg oversikten over filer og mapper og muligheten til å administrere dem enkelt og effektivt. Denne veiledningen tar for seg filbehandling ved hjelp av programmet Windows Utforsker. Fil (dokument) En fil er en samling lagrede elektroniske data. En fil kan for eksempel være et tekstdokument, et regneark, et bilde, en database, et program eller en videosnutt. Navnet fil og dokument brukes om hverandre. Noen filer, for eksempel et tekstdokument skrevet i Word, inneholder bare data som kan leses og skrives. Andre filer er programmer, de kan utføre handlinger. Begge typene kalles filer, men for å skille dem kan vi kalle førstnevnte for datafiler og sistnevnte for programfiler. Når vi skal lagre flere filer er det en fordel å plassere dem etter en logisk struktur, slik at de er lette å finne igjen. Det kan være greit å samle alle programfiler på ett sted og alle dokumenter som hører til et bestemt prosjekt et annet sted. Det har også noe å si hvor du lagrer dokumentet - på harddisken, en nettverksstasjon eller på hjemmeområdet ditt. Mappe

- 4 - For å holde oversikten over filene organiserer vi dem i mapper og undermapper, på samme måte som vi bruker mapper og permer i arkivskap til lagring av papirdokumenter. Filer som hører naturlig sammen legges i samme mappe (eller i samme skuff i arkivskapet). En mappe er altså en samling med filer og/eller undermapper. Stasjon På datamaskina lagres programfiler og dokumenter på lagringsenheter som harddisk, CD-ROM og nettverksstasjon. Windows refererer til de ulike lagringsenhetene som stasjoner, og tildeler hver enhet en bokstav etterfulgt av kolon. Den lokale harddisken får betegnelsen C: og CD-ROM-stasjonen får betegnelsen D: dersom det ikke er flere lokale harddiskstasjoner på datamaskina. I likhet med dokumenter og mapper vises stasjonene med et ikon som angir hvilken type lagringsenhet det er. Mappen Min datamaskin viser alle stasjonene som er tilgjengelige på datamaskinen, samt de ressursene i nettverket som er tilordnet en enhetsbokstav.

- 5 - Harddisken Disken er stedet hvor program, operativsystem og data blir lagret lokalt. Når du starter et program, går operativsystemet ut på disken din og henter inn programmet. Derfor er det slik at når du skal installere et nytt program skal du lagre det på harddisken (C:) (evt. en av de andre, hvis du har flere disker). Hos oss er det slik at enhver person som logger seg inn på en maskin får tilgang til data som ligger på harddisken. Det lønner seg derfor å ikke lagre dokumenter du arbeider med på harddisken. Lagre heller på hjemmeområdet eller på en nettverksstasjon (der adgangen er begrenset). Om noe skulle skje med datamaskinen som for eksempel at den blir stjålet eller blir ødelagt på en eller annen måte, kan det hende at dokumenter som er lagret lokalt ikke kan hentes fram igjen. Som databruker i NLK får du tildelt et personlig brukernavn, passord og en egen katalog, montert som H:\. Her kan du lagre personlige dokumenter (hjemmeområdet kalles også hjemmekatalog). Du bør lagre dokumentene dine på H:\ av flere grunner; 1. Sikkerhetskopi (backup). Dersom disken din krasjer, det er strømbrudd el. l, kan det du har liggende på harddisken gå tapt for alltid. Lagrer du det på hjemmeområdet er det gode muligheter for at filene kan gjenfinnes, da det tas sikkerhetskopier hver natt av innholdet der, og dermed ditt hjemmeområde.

- 6-2. Dokumentene følger deg. Dersom du lagrer dokumentene på harddisken er du avhengig av den bestemte maskinen for å få tilgang til dokumentene. Lagrer du på H:\ får du tilgang til filene på hjemmeområdet ditt på enhver maskin i datanettverket. 3. Ingen andre kan lese dine dokumenter. Hvis du lagrer på C: kan andre brukere lese innholdet i filer/mapper. Nettverksstasjon En nettverksstasjon er en maskin som er tilgjengelig for alle som 1. er tilknyttet det bestemte nettverket og 2. har rettigheter til å logge seg på Fordel med nettverk: - deling av programvare - deling av felles filer, for eksempel håndbøker - dele på skriverressurser - sikrer backup av viktige data Windows Utforsker I Windows Utforsker kan du se både hierarkiet over mappene på maskinen og alle filene og mappene i hver merket mappe. Dette er spesielt nyttig når du skal kopiere og flytte filer. Du kan åpne mappen som inneholder filen du vil flytte eller kopiere, og deretter dra den til mappen du vil legge den i. HVOR FINNER JEG UTFORSKER? Du finner Windows Utforsker hvis du 1. Klikker Start, velger Alle programmer, Tilbehør og velger Windows Utforsker eller. 2. Høyreklikker på Start og velger Utforsk.

- 7 - Utvide treet Alle mapper som har et plusstegn ved siden av seg kan utvides (har undermapper). For å se alle undermapper til en stasjon eller mappe i Utforsker klikker du på plusstegnet til venstre for stasjons/mappenavnet. Plusstegnet blir da til et minustegn. Alle undermapper til en mappe vil nå komme til syne (du kan også klikke på pluss- og minustegnet på tastaturet når en mappe er merket for å åpne/lukke). For å se på en fil som ligger i en undermappe, klikk på plusstegnet ved mappen eller på ikonet til venstre for mappenavnet slik at mappen åpner seg og klikk deretter videre på undermapper til du finner den ønskede filen. For å skjule undermappene klikker du på minustegnet ved mappen. Egenskaper Objektene i et mappevindu kan sorteres på samme måte som objekter på skrivebordet. I tillegg kan man gruppere objektene, slik at for eksempel dokumenter med samme filtype blir vist samlet. Visningen Detaljer viser navn, størrelse, filtype og dato for siste endring for hvert dokument eller hver mappe. Disse egenskapene kan bl.a. brukes til sortering og søking. Filnavnet oppgis når et nytt dokument eller en ny mappe opprettes, men navnet kan også endres i ettertid. Man bør ikke endre navn på programfiler eller standardmapper. Dette kan føre til at et program slutter å virke. I en mappe kan ikke to dokumenter av samme filtype ha samme navn, men hvis dokumentene er av ulik filtype går dette greit. Et navn kan bestå av mer enn 200 tegn og alle tegn utenom \ / : *? < > kan benyttes. Filnavnet består av to deler med punktum i mellom, slik: fornavn.etternavn. Etternavnet består av tre bokstaver og forteller hva slags fil det er. Er etternavnet.doc vet vi at det er et word-dokument. Er etternavnet.xls vet vi at det er et Excel regneark. Fornavnet er det vi som lager det som bestemmer. Her kommer noen flere eksempler på filetternavn:

- 8 - Filstørrelsen er avhengig av informasjonsmengde og filtype. Dokumenter med tekst er for eksempel mye mindre enn de som inneholder grafikk. Filer med animasjoner, lyd og video er med plasskrevende enn tekstdokumenter. Størrelsen måles i kilobyte (1 Kb = 1024 byte) eller megabyte (1 Mb = 1024 Kb). I visningen Detaljer kan man vise kolonner for andre egenskaper som for eksempel opprettelsesdato. En annen egenskap er attributtene som angir om et dokument er skrivebeskyttet eller skjult.

- 9 - Øvingsoppgaver: Åpne en mappe dobbeltklikk på mappa eller høyreklikk på mappa og velg Åpne Åpne en stasjon dobbeltklikk på stasjonen i mappa Min datamaskin eller høyreklikk på stasjonen og velg Åpne eller klikk i feltet Adresse i et mappevindu og velg stasjonen fra lista. Bla mellom mapper klikk klikk for å bla bakover for å bla framover Gå ett nivå opp klikk Velge visning for objektene i en mappe klikk og velg ønsket visning fra menyen eller menyvalg Vis ønsket visning For å se detaljer om f.eks dato/klokkeslett, filstørrelse eller filtype, velger du visningen Detaljer.

- 10 - Sortere objektene i en mappe klikk på ønsket kolonneoverskrift i visningen Detaljer for å sortere stigende eller synkende etter denne kolonnen eller menyvalg Vis Ordne ikoner etter ønsket sortering Gruppere objektene i en mappe menyvalg Vis Ordne ikoner etter Vis i grupper Opprette en mappe merk den stasjonen/mappen du vil den nye mappen skal ligge under. Velg Fil Ny Mappe eller høyreklikk på et tomt område i mappevinduet eller på skrivebordet og velg Ny Mappe eller klikk på Opprett en ny mappe i oppgavefeltet I mappeikonet som nå dukker opp i høyre vindushalvdel, står det Ny mappe. Skriv inn et nytt navn som passer bedre til det mappen skal inneholde og trykk Enter. Opprette et dokument høyreklikk på et tomt område i mappevinduet eller på skrivebordet og velg Ny Ønsket dokumenttype skriv inn dokumentnavn og trykk Enter Vise egenskaper fordokumenter og mapper 1. merk objektet 2. menyvalg Fil Egenskaper eller høyreklikk på objektet og velg Egenskaper Skrivebeskytte et dokument 1. merk dokumentet 2. menyvalg Fil Egenskaper eller høyreklikk på dokumentet og velg Egenskaper 3. velg kategorien Generelt 4. merk feltet Skrivebeskyttet og velg OK

- 11 - Endre navn på et objekt 1. merk objektet 2. menyvalg Fil Gi nytt navn eller høyreklikk på objektet og velg Gi nytt navn eller klikk på Gi nytt navn til denne filen eller Gi denne mappen nytt navn i oppgavefeltet 3. skriv inn det nye navnet og trykk Enter Merke En enkelt fil eller mappe For å markere (også kalt merke) en fil eller mappe i Utforsker klikker du med venstre musetast på fil/mappenavnet (hold markøren over og klikk en gang). Når noe er markert i Windows Utforsker får det en mørk (ofte blå) bakgrunn. En sammenhengende liste av filer eller mapper For å markere en gruppe objekter som ligger etter hverandre gjør du slik: 1. Klikk på det første objektet i listen 2. Hold Shift-tasten inne mens du klikker på det siste objektet i listen 3. Slipp Shift-tasten og alle objektene er merket. En ikke-sammenhengende liste av filer eller mapper For å markere flere objekter som ikke ligger rett etter hverandre gjør du slik: 1. Klikk på et av de objektet du vil merke 2. Hold Ctrl-tasten inne mens du klikker på de neste objektene du vil merke 3. Slipp Ctrl-tasten og alle objektene er merket.

- 12 - Flytte og kopiere Det er viktig å være klar over forskjellen på flytting og kopiering av filer og mapper. Når du flytter et objekt slettes det fra sin opprinnelige posisjon og eksisterer bare på det nye stedet du legger det. Når du kopierer blir en kopi av objektet, et nytt eksemplar, liggende på den nye plassen samt at det opprinnelige objektet blir liggende der det lå fra før. Øvingsoppgaver: Flytte et objekt 1. Finn objektet du ønsker å flytte (alltid fra høyre side i Utforsker) og marker det (mappen får da blå bakgrunn). 2. menyvalg Rediger Klipp ut eller høyreklikk på objektet og velg Klipp ut 3. åpne mappen som objektene skal flyttes til 4. menyvalg Rediger Lim inn eller høyreklikk på et tomt område i mappevinduet eller på skrivebordet og velg Lim inn eller bruk oppgavefeltet Kopiere et objekt 1. Finn objektet du ønsker å flytte (alltid fra høyre side i Utforsker) og marker det (mappen får da blå bakgrunn). 2. menyvalg Rediger Kopier eller høyreklikk på objektet og velg Kopier 3. åpne mappen som objektene skal kopieres til 4. menyvalg Rediger Lim inn eller høyreklikk på et tomt område i mappevinduet eller på skrivebordet og velg Lim inn eller bruk oppgavefeltet

- 13 - Opprette en snarvei på skrivebordet 1. høyreklikk på et tomt område på skrivebordet og velg Ny Snarvei 2. følg instruksjonene fra veiviseren 3. velg Fullfør for å opprette snarveien eller 1. åpne mappen 2. merk objektet 3. menyvalg Fil Send til Skrivebord (lag snarvei) Sletting og gjenoppretting av objekter Alle dokumenter og mapper som slettes fra harddisken blir plassert i papirkurven. For å slette permanent og frigjøre plass på harddisken må papirkurven tømmes. Papirkurven kan åpnes for å gjenopprette et slettet dokument. Gjenoppretting vil si at dokumentet flyttes tilbake til sin opprinnelige plassering. OBSOBS!!: Dette gjelder ikke når du har slettet fra nettverksstasjon, kun lokal harddisk. Som standard er papirkurven begrenset til 10% av harddisken. Når papirkurven er full, dyttes de eldste objektene ut for å gi plass til nylig slettede. Øvingsoppgaver: Slette et objekt 1. merk objektet 2. menyvalg Fil Slett eller høyreklikk på objektet og velg Slett eller bruk oppgavefeltet 3. velg Ja for å slette objektet

- 14 - Gjenopprette et objekt fra papirkurven 1. åpne papirkurven 2. merk objektet 3. menyvalg Fil Gjenopprett eller høyreklikk på objektet og velg Gjenopprett eller bruk oppgavefeltet Tømme papirkurven 1. åpne papirkurven 2. menyvalg Fil Tøm papirkurven eller bruk oppgavefeltet 3. velg Ja for å tømme papirkurven Søke etter filer og mapper Søkefunksjonen i Windows er tilgjengelig fra startmenyen og fra fra knappen i mappevinduene. Når man starter søk fra startmenyen vil søkeområdet være alle lokale harddisker. I et mappevindu er søkeområdet den aktuelle mappen og eventuelle undermapper. Et søk blir oftest foretatt ut fra filnavn og innhold, men man kan også søke ut fra endringsdato eller filtype. Øvingsoppgaver: Åpne søkevinduet velg Start Søk eller klikk i et mappevindu

- 15 - Søke etter dokumenter og mapper ut fra filnavn 1. åpne søkevinduet 2. klikk på Alle filer og mapper i søkevinduet 3. skriv inn filnavnet eller en del av det i feltet Hele eller deler av filnavnet 4. velg søkeområde i feltet Søk i 5. velg Søk Søke etter dokumenter ut fra innhold 1. åpne søkevinduet 2. klikk på Alle filer og mapper i søkefeltet 3. skriv inn søkeordet i feltet Et ord eller uttrykk i filen 4. velg søkeområde i feltet Søk i 5. velg Søk Søke etter dokumenter ut fra dato 1. åpne søkevinduet 2. klikk på Alle filer og mapper i søkefeltet 3. velg søkeområde i feltet Søk i 4. klikk på Når ble den endret? for å vise ytterligere valg 5. merk ønsket alternativ for Når ble den endret? 6. velg Søk Søke etter filer for bilder, musikk og video 1. åpne søkevinduet 2. klikk på Bilder, musikk eller video i søkefeltet 3. merk hvilke filtyper det skal søkes etter 4. skriv eventuelt inn filnavn eller en del av det i feltet Hele eller deler av filnavnet 5. velg Søk

- 16 - Søke etter dokumenter ut fra filtype 1. åpne søkevinduet 2. klikk på Alle filer og mapper i søkefeltet 3. velg søkeområde i feltet Søk i 4. klikk på Flere avanserte alternativer for å vise ytterligere valg 5. velg filtype i feltet Filtype 6. velg Søk Søke etter dokumenter ut fra størrelse 1. åpne søkevinduet 2. klikk på Alle filer og mapper i søkefeltet 3. velg søkeområde i feltet Søk i 4. klikk på Hvor stor er den? for å vise ytterligere valg 5. merk ønsket alternativ for Hvor stor er den? 6. velg Søk Åpne en fil fra søkevinduet dobbeltklikk på filen eller høyreklikk på filen og velg Åpne