Protokoll frå styremøte i Sjukehusapoteka Vest Tid: 7. november 2013 kl. 09:30 14:30 Møtestad: St. Svithun Hotell, Stavanger Styremøtet var ope for publikum og presse på konferansetelefon. Deltakarar frå styret: Ragnhild Osmundsen Clara Øberg Wenche Haffnes Andresen Kjetil Hustoft Lisbet Karin Nærø Per Karlsen Odd Søreide Marianne Saugestad Nina Carstens Gunvald Iversen Leiar Nestleiar Varamedlem Forfall frå styret: Bente Mari Rolfsnes Deltakarar frå administrasjonen: Jannicke Daae Tønjum, Administrerande direktør Ola Rye, Økonomisjef
Sakliste Ope del Sak 47/13 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 48/13 B Godkjenning av protokoll frå styremøte 04.09.2013 Sak 49/13 O Orientering frå administrerande direktør Sak 50/13 O Rapport frå verksemda per september 2013 Sak 51/13 B Revisjon av styreinstruks og instruks for administrerande direktør Sak 52/13 O Status styringsmål og overordna handlingsplan Sak 53/13 B Fullmaktsendringar og -presiseringar Sak 54/13 B Rekrutteringspolitikk Sak 55/13 O Etiske retningsliner Sak 56/13 O Sosiale media Sak 57/13 B Risikovurdering 2. tertial Sak 58/13 O Oppfølging etter kundeundersøking Sak 59/13 B/O Eventuelt Lukka del Sak 60/13 O Budsjett 2014 status/ versjon 1 Sak 61/13 B Lønnsregulering administrerande direktør B 47/13 Godkjenning av innkalling og dagsorden Forfall: Ingen forfall Dokument delt ut i møte: Ingen dokumenter blei delt ut i styremøtet 4. september 2013. Eventuelt Ingen saker blei meldt under eventuelt. Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden.
B 48/13 Protokoll frå styremøte i Sjukehusapoteka Vest HF 04.09.2013 Det var ingen kommentarar til protokoll frå styremøtet 4. september 2013. Styret godkjenner protokoll av 4. september 2013. O 49/13 Orientering frå Administrerande direktør 1. Framdrift KULE Prosjektet føljer oppsett framdriftsplan, og har god kvalitet. 2. Status evaluering LIS (Legemiddelinnkjøpssamarbeidet) Evaluering LIS er inne i sluttfasen. Det vil bli lagt føre eige sak til styret på dette arbeidet når evalueringsrapporten er ferdigstilt. 3. Framdrift ombygging Haugesund Ombygginga føljer plan, og organisasjonen i Haugesund handterer den utfordrande kvardagen på ein særs god måte. 4. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav Ingen nye saker. 5. Oversikt tilsyns-, kontroll- og klagesaker Ingen nye saker. 6. Oversikt over aktuelle høyringar Oversikt vert fortløpande oppdatert. 7. Styresaker til oppfølging Oversikt vert fortløpande oppdatert. Styret tek saka til etterretning. O 50/13 Rapport frå verksemda per september 2013 HR-avdelinga har hatt fokus på organisasjon, arbeidsmiljø, leiing og medarbeidarskap siste året. Vi har og hatt tett oppfølging av sjukefråvere. Med unntak av juni og juli har sjukefråvere har gått ned i 2013 samanlikna med 2012. Aktiviteten på fagsida siste periode har i stor utstrekning vert knytt til aktiviteter knytt til oppfølging av kundeundersøking, kvalitetsprosjekt, beredskapsøvingar og miljøsertifisering. SAV har ved utgangen av september omsetning som ligg 7,9 mill. under budsjett. Bruttomargin frå varesalet er 5,1 mill. lågare enn budsjettmålet. Dette saman andre driftskostnader 2,8 mill. under budsjett gjev eit resultat i perioden på 8,0 mill. noko som er 2,3 mill. under budsjett. I verksemdsområda har det i 2013 vore høg aktivitet og god inntening i PRO og avdeling 145 med resultat høvesvis på 7,8 mill. og 1,3 mill. over budsjett. Både SHE og PUB viser resultat på høvesvis 6,3 og 4,4 mill. under budsjett, noko som skuldast lågare omsetning og høgare varekost enn
budsjettert. Innan AFR er resultatet 2,4 mill. under budsjett, då spesielt knytt til manglande leveransekapasitet ved SiB. Det vart kommentert at aktivteten viser ein auke frå 2012 men at auken ikkje er så høg som budsjettert. Dette kan tyde på ei utflating av den sterke veksten ein har sett siste åra. Vidare er aktiviteten innan rådgjeving prega av at ein manglar kapasitet til å levere på inngåtte kontraktar. Resultatprognosen for året viser 8,9 mill., noko som er 4,3 mill. under årsbudsjettet. I dette ligg at ein ventar lågare vekst og høgare varekost enn budsjettert, samt pådrag av utviklingskostnader (prosjekt) som ligg over budsjetterte kostnader. Usikkerheit knytt til varekostnivået er stadig eit moment i økonomistyringa. Ein held fram arbeidet med å analysere årsak til avvik i data mellom FarmaPro, apotekkube og rekneskap. Styret tek rapporten til etterretning. Styret legg til grunn at kapittel 4.2, som omhandlar resultat for kvart apotek, kan tas ut i den framtidige verksemdsrapporten, då nødvendig styringsinformasjonen er tilfredstillande dekka i dei andre delane av rapporten. B 51/13 Revisjon av styreinstruks og instruks for administrerande direktør Styret vedtok i møte 06.03.13. reviderte instruksar for styret og administrerande direktør i Helse Vest RHF. Bakgrunnen for revisjonen var behovet for å oppdatera instruksverket i høve endringar som har skjedd i lovgiving og styrande dokument frå eigar. Det er ikkje gjort vesentlege endringar i innhald og struktur i instruksane. Behovet for oppdatering og revisjon omfattar også instruksverket til helseføretaka. Helse Vest har derfor utarbeidd utkast til malar for reviderte instruksar for helseføretaka og sendt desse på høyring til helseføretaka. Administrerande direktør føreslår at styret i Helse Vest vedtek malar for instruksane til helseføretaka før desse blir sendt til helseføretaka med tilråding om at styra vedtek desse som gjeldande instruksar i helseføretaka. Styret vedtek revidert styreinstruks og revidert instruks for administrerande direktør utarbeid i høve til malverk i Helse Vest. O 52/13 Status styringsmål og overordna handlingsplan Sjukehusapoteka Vest har med unntak av resultatkrav og det å vera aktiv medspelar i samhandlingsarbeidet levert i høve til styringsmål og overordna handlingsplan så langt i 2013. Styre tek status styringsmål og overordna handlingsplan 2013 for Sjukehusapoteka Vest HF til orientering, og ber administrasjonen fortsette å følje tett opp i forhold til plan.
B 53/13 Fullmaktsendringar og -presiseringar Gjennom episodar det seinaste året (offentlig påtale/ melding til politi av tilsett, offentleg påtale/ melding til politi om falsk resept) har vist et behov for tydeliggjering av kven som har fullmakt til å foreta offentleg påtale i Sjukehusapoteka Vest (SAV), og presisering av omfanget av ein slik fullmakt. Gjennom uklare føringar på kven som skal fungere som avløysar for AD og gjennom ein episode med utilsikta bruk av fullmakt som avløysar for AD, har det og vist seg nødvendig å presisere/ stramme vedteken fullmakt som avløysar for AD. Det leggast her frem forslag til presisering av «Fullmakt til å foreta offentleg påtale» og forslag til ending i kven som skal kunne være avløysar for AD og dermed forslag til endra «Fullmakt som avløysar for administrerande direktør». Tidligare vedtak og fullmakts-dokument på disse områda vil falle bort ved vedtak av dei endingane som her er foreslått og vil bli erstatta av det som vedtakast i denne saka. Styret var samstemte i høve til at dei eksisterande «Fullmakt til å begjære offentlig påtale» og «Fullmakt som stedfortreder for Adm. Direktør» går til opphør. Styret fant saksframlegg i høve til forslag til ny «Fullmakt til å foreta offentleg påtale» mangelfult i høve til klargjæring opp om mot helsepersonell sin meldeplikt i høve til Helsepersonellova samt i høve til nyanser mellom/ behov for både «b) Underslag, tyveri og brukstyveri jfr. Straffelovens kapittel 24» og «f) Nasking jfr. Straffelovens kapittel 40». Vidare presiserte styret at dei på dette området korrekt gir fullmakt til Administrerande direktør, og at Administrerande direktør gjennom sin fullmakt sikrar nødvendig intern delegering administrativt. Styret ønskjer, med bakgrunn i disse føringane saka framlagd på nytt i styremøtet 14. februar 2014. Styret så ikkje behov for det framlagde forslag om ny «Fullmakt som avløysar for administrerande direktør» med tilhørande «jobbeskrivelse». Dei ønska at eksisterande fullmakt på området går til opphør, og vært erstatta av ein administrativ rutine kor Administrerande direktør ved behov peikar ut ein stedfortredar, og i kvart enkelt tilfelle utstedar fullmakt til vedkommande avgrensa mot «Instruk for administrerande direktør i Sjukehusapotek Vest». Opphavleg forslag til vedtak i Sak 53/13 vert oppheva. Gjeldande «Fullmakt til å begjære offentlig påtale» går til opphør etter ny handsaming av saka i styremøte 14. februar 2014. Gjeldande «Fullmakt som stedfortreder for Adm. direktør» går straks til opphør, og vært erstatta av ein administrativ rutine kor Administrerande direktør ved behov peikar ut ein stedfortredar, og i kvart enkelt tilfelle utstedar fullmakt til vedkommande avgrensa mot «Instruk for administrerande direktør i Sjukehusapotek Vest».
B 54/13 Rekrutteringspolitikk Kvalitet i rekruttering er satsingsområde i Helse Vest, og framkjem også som utfordring i SAV Strategi. «Rekrutteringsstrategi for Farmasøyter i Apotekene Vest» blei handsama i styret 30.04.2009. Rutinar for rekruttering i SAV ble revidert i 2010. Ny rutine er publisert i Personalhandboka, og opplæring gis til alle leiarar. Etter revisjon av rutine i 2010 har føljande skjedd; Det arbeidast med føretaksfokus og føretaksovergripande tilnærmingar både på Fag, HR og Økonomi SAV Strategi nedfeller prinsipp for SAV som attraktiv arbeidsgivar Introduksjonsprogram for nytilsette er implementert Omorganiseringar ved FAD, SIB, SIH og SIF har gitt lik organisasjonsstruktur ved alle apotek, med eintydig leiaransvar i linje under apotekar og i stabsavdelingar. HR- og organisasjonsavdeling rekrutterte 01.06.13 HR-rådgjevar med rekruttering som eit av arbeidsfelta. Det planleggast felles tilnærming overfor studentar, messedeltaking osv., og felles sumarvikarprosessar Det arbeidast strategisk med kompetanseutvikling Endringane medfører behov for å oppdatere rekrutteringsrutinen, for eksempel har ikkje SIB seksjonsleiarar med personalansvar i dag, og HR-rådgjevar skal sikre all loggføring i WebCruiter og publisering av stillingsannonser. Rutinen på presiserast i høve til desse endringane. Det bør og tideleggjerast at utlysing alltid skal skje på bredt grunnlag, for eksempel ved at reseptar ikkje ekskluderast frå å søke ved at kompetansekrav settast til Cand.pharm. Samleannonser skal nyttast når fleire stillingar lyses ut samtidig. Annonsemateriell skal og utformast på føretaksnivå, og ikkje på apoteknivå, og alltid i dialog med HR- og organisasjonsavdelinga. Med bakgrunn i forhold nemnd over endrar Rekrutteringsrutine karakter frå rutine til politikk og Rekrutteringspolitikk er publisert i personalhandboka (Vedlegg 2), og opplæring i denne gis til alle leiarar. Rekrutteringspolitikken sjåast på som dekkande og fleksibel nok til å kunne målrette satsingar ved behov, og tidligare vedteken Rekrutteringsstrategi sjåast på som overflødig. Styret vedtek framlagd rekrutteringspolitikk med atterhald om at tillitsmannsapparatet kjem med vesentlige merknader når saken gis dei til handsaming 12. desember 2013 Rekrutteringspolitikken erstattar Rekrutteringsstrategi vedteken i styret 30.04.2009.
O 55/13 Etiske retningsliner Helse Vest RHF er avhengig av tillit og eit positivt omdømme for å kunne yte den gode helsetenesta vi ønskjer å tilby. Etisk kvalitet på tenesteyting og forvalting er ein føresetnad for denne tilliten. SAV sine etiske retningslinjer vart revidert i tråd med innføring av felles etiske retningslinjer i Helse Vest, og styrebehandla i Sak 29/12, etter handsaming i leiargruppa, i FAMU og med dei tillitsvalde. Elementa som inngår i reglane er: Habilitet Lojalitet Teieplikt Gåver og sponsing Forsking I det daglege nyttar SAV dei etiske retningslinjene på følgjande sett. Dei etiske retningslinjene er publiserte i Personalhandboka. Dei er fast del av SAV sitt introduksjonsprogram for nytilsette, og fleire retningsliner er knyta opp mot reglane, til dømes bruk av sosiale media. Reglane ligg til grunn i innkjøpsprosessar og ved handsaming av avvik. Reglane stadfestar at brot kan verte handsame som personalsak og i verste fall føre til oppseiing. Styre tek saka til orientering. O 56/13 Sosiale media Med sosiale media meiner vi nettsamfunn, personlege bloggar, chat og andre personlige informasjonskanalar over internett og Intranett. SAVisa inngår i omgrepet sosiale mediar og er omfatta av retningslinja. Bruk av sosiale media kan vere nyttig for SAV, vi kan lærer av erfaringar og innspel frå pasientar og brukarar. Dei sosiale media kan og styrke arbeid med å dele kunnskap og bygge felles kultur. Dei er og ein viktig arena til å nå framtidas tilsette. Samstundes som sosiale media gir auka høve til kommunikasjon, må vi og vere klar over utfordringar, både i høve til teieplikt og omdøme. Sjå og SAV etiske retningslinjer. Aktivitet på sosiale media ligg i grenselandet mellom ytringsfridom og lojalitet. SAV har i utgangspunktet ikkje forbod mot bruk av Sosiale Media i arbeidstida, det føreset at bruk ikkje er til hinder for tenesteproduksjon og leveranse. Med bakgrunn i det som er nemnd over, og for å trygge og klårgjere tilsette sin og pårørande/ brukarane sine bruk av dette mediet, har SAV utarbeid «Retningslinjer for bruk av sosiale mediar i Sjukehusapoteka Vest» (Vedlegg 1).
Retningslinja inngår i Kommunikasjonsstrategi, og har følgjande innhald; Mål for bruk av sosiale media i SAV Definisjonar Forholdet til pasientar og pårørande (Teieplikt) Forholdet til SAV og Helse Vest som din arbeidsplass (Lojalitet) Forholdet til dine kollega i sosiale mediar Spesielt om SAVisa diskusjonsforum Generelle råd/ nettvett Bruk av sosiale mediar for pasientar/ brukarar og deira pårørande Retningslinja publiserast på SAV Inter- og Intranett. Styret påpeka viktigheten av skriftleg samtykke ved publisering av bilete av pasientar/ pårørande på sosiale mediar, og oppmoda om at dette ble presisert i retningslinja før ho vart publisert. Styre tek saka til etterretning, og ber administrasjonen implementere «Retningslinjer for bruk av sosiale mediar i Sjukehusapoteka Vest» med den presisering som det vart oppmoda om i møtet. Styret oppmodar administrasjonen om å ta opp med Helse Vest RHF mogeleg inkorporering av retningslinjer for sosiale media i etiske retningslinjer for Helse Vest. B 57/13 Risikovurdering 2. tertial Sjukehusapoteka Vest skal rapportere kvart tertial på risiko knytt til vedtekne mål, jamfør sak 19/13. Status etter 2. tertial 2013 kan summerast opp slik (fullstendig tabell i Vedlegg 1): - Ingen nye risikoelement er identifisert og tatt inn i rapporten - Ingen risikoelement er eliminert og tatt ut av rapporten - 6 risikoelement har redusert risiko, ingen har auka risiko Styret tek risikovurdering 2. tertial til etterretning. O 58/13 Oppfølging etter kundeundersøking Sak om gjennomførd kundeundersøking vart presentert i styret 31.05.2013 (Sak 28/13) med føljande vedtak: Styret tek saka til orientering med følgjande merknadar: Styret setter som føresetnad at kundeundersøkinga blir følgt opp med konkrete forbetringstiltak. Styret ber om å bli halde orientert om den vidare utvikling.
I løpet av våren og sommaren er resultata tatt opp i avdelingsmøter / personalmøter i apoteka, og fokus lagt på å betre desse faktorane: - Publikum: «Avdekke behov» og «Begrunne behov» - Tenester: «Initiativ rådgjeving» - Sjukehusekspedisjonen og Produksjon vart målt saman, svarandelen var svært låg og resultata dermed usikre Ei evaluering etter sommaren viste at tiltaka nemnt ovanfor peikar i rett retning, men at effekten må aukast. Fagavdelinga og Økonomiavdelinga har derfor sett i verk prosjekt som skal - Vidareføre kunnskap frå Euro Business School (EBS) gjennom lokale treningskurs for alle medarbeidarar i Publikum, i tråd med og resultat frå kundeundersøkinga - Utvikle eit internt sals-team i Sjukehusapoteka Vest (SAV) på 8 medarbeidarar for å støtte Publikums-avdelingane. Sals-teamet skal få grundig trening og verke som lokale ekspertar på kunnskap om handelsvarer og sal. - Legge til rette budsjett og detaljerte sals-rapporter som grunnlag for betre målstyring i Publikum - Gjere møter mellom SAV og sjukehuset meir mål- og resultatretta på sal av tenester. ved å Planlegging og gjennomføring av møter. Fagavdelinga og Økonomiavdelinga vil støtte planlegging av møter, utarbeiding av presentasjonsmateriell, ferdigstille ein gjennomarbeid prismodell, definere «teneste-pakker», og delta i sals-møte når det er naudsynt. - Sjukehusekspedisjonane må gås gjennom med tanke på å skilje logistikk frå tenestene knytt til varesal, skaffefunksjon og beredskap. Logistikken bør gjerast meir effektiv og konkurransedyktig. Tenestedelen kan verte meir spesialisert og retta mot kundebehov, og ein bør greie ut sentralisering av tenestene til eit av apoteka. Kundeundersøkinga er finansiert gjennom grossistavtalen med Norsk Medisinaldepot. Ein ser det som naudsynt å halde fram med kundeundersøkingar, men ein bør vurdere form, finansiering og eventuelt samarbeid med grossist i samband med ny grossistavtale. Styret såg at den konkrete anbefalinga av salstrening og satsing på hudpleie som var lagt frem var eit konkret eksempel på å skape betring på områda «Avdekke behov» og Begrunne behov» tatt ut av ein større samanheng i forhold til alle nødvendige tiltak i PUB. Styret oppmoda på denne bakgrunn om at ein heilheitleg forretningsstrategi, og her under og organisatorisk utvikling av PUB, bør utarbeidast som del av handlingsplan for 2014. Styre tek saka til orientering og ber om at arbeidet vert ført vidare. B/O 59/13 Eventuelt Ingen saker var meldt.
O 60/13 Budsjett 2014 status/ versjon 1 u. off. jf. Offentleglova 23.1 Arbeidsplan, tidslinje og føresetnader for utarbeiding av budsjett for 2014 er omtalt i sak til styret 4. september 2013(Sak 41/13). Arbeidet har stort sett gått etter plan, sjølv om framdrift og kvalitet på arbeidet i avdelingane har vore noko ulik. Ved å innføre aktivitetsbudsjettering og legge teknisk oppdatering av SIM til FAD, har ein auka fokus på drift i budsjetteringa. Det er gjort mykje arbeid med å kvalitetssikre apotekkube (historikk for volum og prisar i FarmaPro). Kvaliteten i denne som grunnlag for budsjett er betra men endå ikkje tilfredstillande. Det er likevel så langt i budsjettprosessen data frå apotekkuba som ligg til grunn for budsjettet. Samtidig er meldt behov for endringar i kuba til SLS. Parallelt er det arbeid i prisgruppa, der foreløpig prisar er gjennomgått. Endelege pristabellar kan utarbeidast når endelege estimat på volum og kostnadar i produksjons- og rådgjevingsavdelingane ligg føre. Dette saksframlegget er bygge opp med utgangspunkt i tidlegare avlevert langtidsbudsjett for 2014, som og SAV sitt foreløpige resultatkrav for 2013 er knytt til, og beskriving av årsakssamanhengar til avvik mellom dette og denne første versjon av budsjett for 2014. Som utdjupande informasjon er investeringar, administrasjonskostnader og forretningsutvikling samt fordeling av FAD-kostnader diskutert særskilt som avslutning i saksframlegget. Som vedlegg til saksframlegget ligg detaljert versjon 1 av budsjett 2014 for SAV samla. Resultatbudsjettet 2014 B14) er ikkje ferdigstilt. Likevel har ein kome så langt at ei kan isolere utfordringane i budsjettet i forhold til resultatkrav og mål. B14 viser per i dag eit resultat som ligg 4,1 millionar under resultat i Langtidsbudsjett 2014 (LTB14), og dermed foreløpig resultatkravet frå Helse vest for 2014. Styret tar saka til etterretning og ber om at uavklarte forhold vert følgt opp i det vidare arbeidet fram mot framlegg av endeleg budsjett for 2014 i styremøte 19.12.2013. B 61/13 Lønnsregulering administrerande direktør u. off. jf. Offentleglova 23.1 Styreleier presenterte saka munnleg. Styrets beslutning om lønnsregulering for administrerande direktør sendast administrerande direktør for administrativ handsaming. Skriv og meldingar Følgjande skriv og meldingar var sendt ut til styret: Ingen Følgjande skriv og meldingar var delt ut i møtet: Ingen
Ref. Ola Rye 07.11.2013 Ragnhild Osmundsen Styreleiar Clara Øberg Nestleiar Wenche Haffnes Andersen Kjetil Hustoft Per Karlsen Lisbet Karin Nærø Odd Søreide Bente Mari Rolfsnes (sett) Nina Carstens Marianne Saugestad