NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 19. november 2012 TID: kl 10.00 Besøk Olav Duun v.g. skole kl 12.00 Lunsj ved Rock City hotell kl 12.45 Besøk Rock City kl 14.00 Behandling av saker iht sakliste STED: Olav Duun v.g. skole og Rock City, Namsos De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 047/12 Referatsaker 048/12 Besøk ved Olav Duun videregående skole - Oppsummering 049/12 Besøk ved Rock City - Oppsummering 050/12 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Steinkjer v.g. skole del II - prosjektplan 051/12 Selskapskontroll eierskapskontroll prosjektplan Arbeidsmarkedsbedriftene Fides AS og Reko AS 052/12 Innspill til virksomhetsplan med møteplan 2013 053/12 Orientering fra sekretær Steinkjer, 12. november 2012 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no
SAK 047/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 19.11.2012 Liv Tronstad 047/12 411-1701-5.3 Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 NTFK Saksutskrift Fylkestingets sak 61/12 Forvaltningsrevisjonsrapport 2/2012 - Økonomistyring 2 NTFK Regnskapsrapport pr 30.9.2012 kontroll og tilsyn 3 NTFK Kommentarer til driftsrapport 2 pr 30.9.2012 til fylkestinget i desember for kontroll og tilsyn 4 KomRev Trøndelag IKS Samarbeidsavtale 5 NTFK Besøk ved fylkeskommunal virksomhet 6 Rock City Forespørsel om besøk 7 NKRF Kontrollutvalgskonferansen 6. til 7. februar-2013 Referatene tas til orientering. SAK 048/12 BESØK VED OLAV DUUN V.G. SKOLE OPPSUMMERING Kontrollutvalget 19.11.12 Liv Tronstad 048/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget tar dagens besøk/befaringen ved Olav Duun v. g. skole til orientering. Vedlegg 1. Agenda Ikke trykte vedlegg 1. Brev til NTFK av 4.10.2012 2. Kontrollutvalgets sak 046/12, 037/12 og sak 006/12
3. Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2012 Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 006/12 og senest sak 046/12 vedrørende bl.a. besøk ved Olav Duun v. g. skole 19. november 2012. I forkant av besøket ved Olav Duun v.g. skole er det gjort avtale med rektor om tilretteleggelse for besøk. Det er i forkant oversendt konkrete tema kontrollutvalget har ønsket å ta opp, jf vedlagte agenda. Vurdering For å gjøre seg nærmere kjent med de ulike områdene innenfor den fylkeskommunale virksomhet har kontrollutvalget en praksis med å invitere seg ut på besøk/befaring hos noen av fylkeskommunens virksomheter hvert år. For å trekke erfaring og lærdom ut av dette er det ønskelig at kontrollutvalget gir en oppsummering og vurdering av dagens besøk. Agenda for besøket er vedlagt saken. SAK 049/12 BESØK VED ROCK CITY OPPSUMMERING Kontrollutvalget 19.11.12 Liv Tronstad 049/12 411-1701-5.3 1. Kontrollutvalget tar informasjonen som ble gitt av Rock City til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Brev til Rock City av 18.10.2012 2. Kontrollutvalgets sak 046/12, 037/12 og sak 006/12 3. Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2012 Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 046/12 vedrørende bl.a. besøk ved Rock City 19. november 2012. Rock City åpnet 11.11.2011, og er etablert på bakgrunn av vedtak i Stortinget, og finansieres med 60 % støtte fra staten, 20 % støtte fra NTFK og 20 % støtte fra Namsos kommune.
Rock City Namsos AS er et aksjeselskap som eies 30 % av Namsos kommune, og resterende av organisasjoner, private bedrifter og enkeltpersoner. Rock City leier lokaler av Vestre Havn Bygg AS, og Namsos kommune har stilt husleiegaranti overfor utleier. Fra 2005 til d.d. har Rock City mottatt en rekke tilskudd fra fylkeskommunen, alt fra midler til forprosjekt og til årlige bevilgninger til drift og investering (investeringsmidlene er fordelt på 20 år). Det er gjort avtale med Rock City om besøk, og kontrollutvalget vil få en orientering om hvordan Rock City er organisert, selskapets økonomiske situasjon og utsikter fremover samt hvor mye Nord-Trøndelag fylkeskommune har bidratt med av midler fra oppstart til i dag. Informasjonen vil være begrenset, og omfatte kun offentlig tilgjengelig informasjon. Vurdering Kontrollutvalgets mandat og oppgave er å føre tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning. Kontrollutvalget har i utgangspunktet ikke en kontrollrolle overfor Rock City. Rock City vil likevel gi en orientering ut fra offentlig tilgjengelig informasjon. For å trekke erfaring og lærdom ut av dette besøket er det ønskelig at kontrollutvalget gir en oppsummering. SAK 050/12 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT STEINKJER V.G. SKOLE DEL II PROSJEKTPLAN Kontrollutvalget 19.11.2012 Liv Tronstad 050/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget slutter seg til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Nye Steinkjer videregående skole del 2: Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfase Vedlegg 1. Utkast til prosjektplan Nye Steinkjer videregående skole del 2: Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfase 2. Fylkestingets vedtak 21/2006 En skole for framtida - videregående skoler i Nord- Trøndelag mot 2020 3. Sammendraget - Forvaltningsrevisjonsrapport 1700-1/2010 - Innkjøp Nye Steinkjer videregående skole - Vedtaksetterlevelse i planleggingsfasen 4. Kap. 11 Avslutning (konklusjoner og anbefalinger) - Forvaltningsrevisjonsrapport 1700-1/2010 - Innkjøp Nye Steinkjer videregående skole - Vedtaksetterlevelse i planleggingsfasen
Ikke trykte vedlegg 1. Fylkestingets sak 51/12 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 2. Fylkestingets sak 10/74 Forvaltningsrevisjonsrapport 1700-1/2010 Innkjøp Nye Steinkjer videregående skole - Vedtaksetterlevelse i planleggingsfasen 3. Fylkestingets sak 21/2006 En skole for framtida - videregående skoler i Nord- Trøndelag mot 2020 Saksopplysninger Forvaltningsrevisjonsprosjektet Innkjøp-Investering Steinkjer v.g. skole Del 1 ble levert kontrollutvalget høsten 2010. Sammendraget fra rapporten sammen med konklusjoner og anbefalinger er vedlagt saken. Fylkestinget gjorde slikt vedtak (sak 10/74): Fylkestinget tar rapporten til orientering og har merket seg revisors konklusjoner og anbefalinger i kapitel 11. Ny plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 ble vedtatt av Fylkestinget i møte den 14. juni, sak 51/12, etter innstilling fra kontrollutvalget. Iht til ny plan er Innkjøp- Investering Steinkjer videregående skole del 2 prioritert som neste prosjekt. På bakgrunn av fylkestingets prioritering i sak 51/12 har revisjonen startet opp arbeidet med dette prosjektet, og utarbeidet et forslag til prosjektplan. Revisor har følgende forslag til hovedproblemstilling og delproblemstillinger: Er fylkeskommunens retningslinjer for organisering, økonomistyring og rapportering fulgt i gjennomføringsfasen, og er disse tilfredsstillende? Er retningslinjene for håndtering av tillegg, fradrag og avvik fulgt? Er sentrale momenter fra planleggingsfasen hensyntatt i gjennomføringsfasen? I tillegg til problemstillingene beskriver prosjektplanen bl.a. bakgrunnen for prosjektet, kilder til revisjonskriterier og hvordan prosjektet er avgrenset. Prosjektet vil ha fokus på selve gjennomføringsfasen, og vil ikke komme inn på tema som anbudsprosess og brukermedvirkning. Tidsmessig er prosjektet avgrenset fra byggestart og fram til avlagt årsregnskap Prosjektplanen redegjør videre for habilitet, metode, milepæler, tids- og ressursbruk. Det er ikke planlagt bruk av ekstern bistand. Estimert timeforbruk er på 300 timer. Rapporten forventes levert kontrollutvalget mai 2013, slik at den ev. kan behandles i fylkestinget i juni. Vurdering Et vellykket forvaltningsrevisjonsprosjekt betinger bl.a. at problemstillingene er så konkrete og avgrenset som mulig slik at de er mulig å besvare for revisjonen. Prosjektplanen vil bli gjennomgått av revisor i møtet, og kontrollutvalget har mulighet til å komme med innspill og forslag til endinger i prosjektplanen. Dersom utvalget er av den oppfatning at prosjektplanen er dekkende, anbefales det utvalget å slutte seg til denne.
SAK 051/12 SELSKAPSKONTROLL EIERSKAPSKONTROLL- PROSJEKTPLAN ARBEIDSMARKEDSBEDRIFTENE FIDES AS OG REKO AS Kontrollutvalget 19.11.2012 Liv Tronstad 051/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget ber om at det blir igangsatt selskapskontroll eierskapskontroll i tilknytning til selskapene Fides AS og Reko AS Vedlegg 1. KomRev Trøndelag IKS - prosjektplan Ikke trykte vedlegg 1. Fylkestingets sak 51/12 Plan for selskapskontroll 2012-2015 2. Fylkestingets sak 60/12 Eiermelding 2012 Saksopplysninger: Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av en selskapskontroll, dvs. kontrollere om den som utøver fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger. I tillegg til eierskapskontroll kan det gjennomføres forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskap med kun kommunale / fylkeskommunale eiere, nærmere beskrevet i koml. 80. Plan for selskapskontroll ble vedtatt av fylkestinget i møte den 14. juni, sak 51/12 der selskapskontroll - eierskapskontroll i tilknytning til arbeidsmarkedselskapene Fides AS og Reko AS var prioritert som nr en. Fides AS er eid av Nord-Trøndelag fylkeskommune, Stjørdal kommune og Meråker kommune. Kontrollkomiteen (kontrollutvalget) i Stjørdal har prioritert Fides AS som prosjekt nr 1 i sin plan. Denne er foreløpig ikke vedtatt av kommunestyret i Stjørdal. En er ikke kjent med at kontrollutvalget i Meråker har planer for kontroll i tilknytning til Fides AS. Reko As er eid av Nord-Trøndelag fylkeskommune, Steinkjer kommune og LHLSteinkjer lokallag. En er ikke kjent med at kontrollutvalget i Steinkjer har planer for kontroll i tilknytning til dette selskapet. Under fylkestingets møte 2. oktober i sak 60/12 Eiermelding ble det vedtatt at aksjepostene i Fides AS og Reko AS skulle selges ut av fylkeskommunen.
Foreløpig er en ikke kjent med at salgene av Fides og Reko er effektuert. Når det gjelder Fides AS er en imidlertid kjent med at formannskapet i Meråker har vedtatt å overta 25 % av fylkeskommunens aksjer. Stjørdal kommunes formannskap har innstilt til kommunestyret på at kommunen her skal overta de resterende 75 % av fylkeskommunens aksjer. Saken vil trolig bli behandlet i kommunestyret den 22. november. På bakgrunn av plan for selskapskontroll som bl.a. er vedtatt av fylkestinget har KomRev Trøndelag IKS utarbeidet en prosjektplan for eierskapskontroll i Fides AS og Reko AS. Prosjektplanen har følgende forslag til problemstilling: Utøver Nord-Trøndelag fylkeskommune eierskapet i Fides AS og Reko AS i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring? I tillegg til problemstillingen beskriver prosjektplanen bl.a. bakgrunnen for prosjektet, avgrensninger, kilder til revisjonskriterier og metode. Den redegjør også for habiliteten til de involverte revisorer. Milepæler og tids- og ressursbruk er ikke oppgitt da dette vil avhenge av vinkling og omfang, og antar at revisor vil komme tilbake til dette senere, dersom prosjektet igangsettes. Vurdering Kontrollutvalget må vurder om det er hensiktsmessig å foreta en kontroll i tilknytning til selskap som er under avhendelse/ er avhendet, opp mot kontroll i tilknytning til selskap som fortsatt er og skal være i fylkeskommunens eie. Dersom kontrollutvalget opprettholder sin prioritering må kontrollutvalget ta stilling til prosjektplanen som er vedlagt saken, og ev. komme med innspill og forslag til endinger. Iht. til fylkestingets sak 51/12 er kontrollutvalget gitt mulighet til å omprioritere innenfor planen i planperioden, og kan velge å gå på neste prosjekt som følge av fylkestingets vedtak i sak 60/12 om avhendelsen av bl.a. selskapene Fides AS og Reko AS. Neste prosjekt iht til planen er eierskapskontroll i tilknytning til bomvegselskapene (selskaper innenfor samferdsel). SAK 052/12 INNSPILL TIL VIRKSOMHETSPLAN MED MØTEPLAN 2013 Kontrollutvalget 19.11.2010 Liv Tronstad 052/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget ber sekretær merke seg kontrollutvalgets innspill og legge disse til grunn i utarbeidelsen av virksomhetsplan med møteplan for 2013.
Vedlegg 1. Oversikt over faste saker fordelt på foreslått møtetidspunkt 2. Oversikt over kontrollutvalgets besøk / befaringer 3. Oversikt over kontrollutvalgets studieturer fra 2005 4. Fylkeskommunens organisasjonskart Ikke trykte vedlegg Virksomhetsplan med møteplan 2012 Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide virksomhetsplan for sin samlede virksomhet.. Virksomhetsplanen skal ta utgangspunkt i lovverket, vedtatte planer for kontroll og tilsyn (plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll), eget reglement og føringer fra fylkestinget Av saker fra 2012 nevnes: Referatsaker Kontrollutvalgets årsrapport 2011 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering Uttalelse til NTFKs årsregnskap/årsmelding 2011 Orientering fra administrasjonen / fylkesrådet ifm årsregnskapet/årsmeldingen Orientering fra revisor Orientering fra sekretær Oppfølging av tidligere saker Forvaltningsrevisjonsrapporter Selskapskontroller Revisjonsstrategi 2012 Revisors uavhengighet Kontrollutvalgets virksomhetsplan/møteplan 2013 Budsjett for kontroll og tilsyn 2012 (detaljbudsjett) Budsjett for kontroll og tilsyn 2013 (rammebudsjett) Kontrollutvalgets arbeids- og ansvarsområde er bredt, og kontrollutvalget kan også gjennomføre besøk / befaringer ved fylkeskommunale virksomheter. Fylkeskommunens organisasjonskart er vist i vedlegg 4 og en oversikt over kontrollutvalgets tidligere besøk / befaringer er listet opp i vedlegg 2. Det er et spørsmål om kontrollutvalget ønsker å gjennomføre en ny studietur i 2013. Formålet med en studietur må bl.a. være å lære noe som kontrollutvalget vil ha nytte av i forhold til de oppgaver og ansvar utvalget er gitt, samt å bidra til et godt samarbeidsklima i utvalget. Aktuelle reisemål kan være: Andre fylkeskommuner/kommuner med parlamentarisme Kontrollinstanser innenfor de nordiske landene Trøndelags europakontor i Brussel med flere innlagte besøk av relevante organer Andre reisemål Kontrollutvalgets budsjett er dimensjonert til å kunne gjennomføre en studietur også i 2013. Oversikt over tidligere studieturer er vist i vedlegg 3.
Kontrollutvalget må også vurdere deltagelse på kurs og konferanser. Av foreløpige kjente tilbud innenfor kontroll og tilsyn 2013 nevnes bl.a NKRF kontrollutvalgskonferanse 6.-7. februar på Gardermoen, FKT kontrollutvalgskonferanse 5.-6.juni på Gardermoen, Midtnorsk konferanse i Sør-Trøndelag, her er tidspunkt og sted foreløpig ukjent. Kontrollutvalgets budsjett er dimensjonert slik at medlemmene kan delta på kurs og konferanser innenfor temaet kontroll og tilsyn. Fylkestinget har forventninger om å kunne behandle årsregnskap og årsberetning for fylkeskassen under fylkestingets samling i april. Fylkeskommunens lovbestemte frist i forhold til regnskapsavleggelse er 15. februar, og årsberetning 30. mars. Når regnskapet er revidert (frist iht lovverket er 15. april) skal kontrollutvalget avgi uttalelse til årsregnskapet. Denne skal ligge ved når fylkesrådet avgir sin innstilling til fylkestinget. En behandling av årsregnskapet i april medfører knappe tidsfrister både for revisor, kontrollutvalget, fylkesrådet og fylkestinget. Ut fra kalenderen ser det ut til at kontrollutvalget først kan ha sitt møte mandag den 8. april. Da kan Fylkesrådet ha sitt innstillende møte den 9. april. Dette medfører at fylkestinget først kan få saken tilsendt 2 uker før fylkestingets møte. Forslag til møtedatoer: Jan Feb Mars April Mai Juni Sept Okt Nov Des Kontrollutvalgets møter ifm Fylkesting 12 23 11 1 3 Kontrollutvalgets møter mellom fylkestingene 16 13 8 29 4 6 Det er foreløpig lagt opp til 11 møter i 2013, ett møte mer enn i 2012. Vurdering En del av kontrollutvalgets aktivitet er fastlagt iht til lov, forskrift, planer og eget reglement. I tillegg står utvalget også fritt til å legge opp egen aktivitet. Sekretær ber derfor om innspill til virksomhetsplan med møteplan for 2013. Det bes bl.a. om innspill til Om kontrollutvalget har merket seg spesielle fokusområder de vil prioritere å følge opp / fokusere på i 2013. Om kontrollutvalget ønsker å invitere fylkesråd/fylkesrådets leder til å orientere kontrollutvalget om spesielle fagområder Hvilke(n) virksomhet(er) utvalget ev. ønsker å besøke i 2013 Om utvalget ev. ønsker å gjennomføre en studietur, og i så fall hvor og ønsket innhold Om kontrollutvalget vurderer å ha behov for opplæring som sekretær og revisor kan gi, og i så fall innenfor hvilket område/tema Om kontrollutvalgets prioritering av deltagelse på kurs og konferanser Annet Virksomhetsplan med møteplan for 2013 vil bli fremmet for kontrollutvalget i møtet 4. desember.
SAK 053/12 ORIENTERING FRA SEKRETÆR Kontrollutvalget 19.11.2012 Liv Tronstad 053/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets møte den 4.9.2012, sak 041/12 orientering fra sekretær som gjaldt bemanningssituasjonen i KomSek Trøndelag IKS. En kan nå opplyse om at den ledige stillingen er besatt, og den nyansatte vil starte i selskapet den 1. desember 2012. Saken legges frem for kontrollutvalget til orientering. Steinkjer 12. november 2012 Liv Tronstad kontrollsjef