Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: 11/245 Møtedato/tid: 15.12.2011, kl. 09:00 Møtested: Deltagere: Forfall: Kopi: Sakliste Rådhuset, F-sal Eva Overholt (leder) Eivind Stende Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Oddrun Husby Jan M. Leinum Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge 035/11 Godkjenning av protokoll fra møte 8.11.2011 036/11 Referatsaker 037/11 Orientering fra rådmannen 038/11 Orientering om arbeidet med regnskapsrevisjon 2011 039/11 Møteplan for kontrollutvalget 2012 040/11 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Sverre B. Midthjell på telefon 908 30 248, eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 8.12.2011 Eva Overholt (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, KonSek Side 1 av1
Godkjenning av protokoll fra møte 8.11.2011 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Skaun kommune 15.12.2011 035/11 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/245-1 en godkjennes. Innstillinga ble enstemmig vedtatt en godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll 08.11.2011 Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. en er tidligere utsendt til utvalget.
Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Skaun kommune Møtedato/tid: 08.11.2011 kl. 09:00 13:30 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Rådhuset, formannskapssalen Eva Overholt (leder) Eivind Stende Oddrun H. Husby Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Jan M. Leinum Saker til behandling: 027/11-034/11 Arkivsak: 11/239 Sverre B. Midthjell, KonSek (møtesekretær) Katrine Lereggen, rådmann (sak 31, 32) Sigve Laugsand, rådgiver rådmannens stab (sak 31, 32) Inge Storås, Revisjon Midt-Norge (sak 30) NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 027/11 Godkjenning av protokoll fra 30.8.2011 028/11 Referatsaker 029/11 Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle 030/11 Kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS 031/11 Kontrollutvalget, kommunestyret og rådmannen 032/11 Orientering om reguleringsplan Børsøra 033/11 Økonomiplan for kontrollutvalget 2012-2015 og budsjett 2012 034/11 Eventuelt Sakene ble behandlet i rekkefølge: 32 30 31 27 28 29 33 34
Sak 027/11 - Godkjenning av protokoll fra 30.8.2011 Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune 08.11.2011 en godkjennes. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. en godkjennes. Sak 028/11 - Referatsaker Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune 08.11.2011 Referatsakene tas til orientering Følgende omforente forslag til tillegg ble fremmet: Rådmannen bes gi en orientering om praktisering av åpenhet i Skaun kommune, jfr. rapporten Få opp døra. Åpenhetsindeks for norske kommuner. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Rådmannen bes gi en orientering om praktisering av åpenhet i Skaun kommune, jfr. rapporten Få opp døra. Åpenhetsindeks for norske kommuner. Sak 029/11 - Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune 08.11.2011 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering.
Sverre B. Midthjell orienterte. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Sak 030/11 - Kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune 08.11.2011 Informasjon fra Revisjon Midt-Norge tas til orientering. Daglig leder Inge Storås fra Revisjon Midt-Norge IKS orienterte. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Informasjon fra Revisjon Midt-Norge tas til orientering. Sak 031/11 - Kontrollutvalget, kommunestyret og rådmannen Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune 08.11.2011 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering og vil legge vekt på et konstruktivt samarbeid med kommunestyret og rådmannen. Rådmann Katrine Lereggen orienterte. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering og vil legge vekt på et konstruktivt samarbeid med kommunestyret og rådmannen. Sak 032/11 - Orientering om reguleringsplan Børsøra Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune 08.11.2011
Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering og sier seg tilfreds med at saken er fremmet for politisk behandling og tilhørende offentlig ettersyn. Katrine Lereggen og Sigve Laugsand orienterte. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering og sier seg tilfreds med at saken er fremmet for politisk behandling og tilhørende offentlig ettersyn. Sak 033/11 - Økonomiplan for kontrollutvalget 2012-2015 og budsjett 2012 Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune 08.11.2011 Kontrollutvalget innstiller overfor kommunestyret på vedlagte forslag til økonomiplan for kontrollutvalget 2012-2015 og budsjett 2012, med en total ramme på kr 963 000 inkludert sekretariats- og revisjonstjenester. Det ble påpekt en summeringsfeil i vedtak og forslaget til økonomiplan. Totalsum ble korrigert til 968 000 kr. Innstillinga med korrigering ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget innstiller overfor kommunestyret på vedlagte forslag til økonomiplan for kontrollutvalget 2012-2015 og budsjett 2012, med en total ramme på kr 968 000 inkludert sekretariats- og revisjonstjenester. Sak 034/11 - Eventuelt Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune 08.11.2011 Saken legges fram uten innstilling.
Møtedato for kontrollutvalgets neste møte ble diskutert. Det var enighet om å endre denne fra 13. til 15. desember kl 0900. Sekretariatet vil i samråd med rådmann og leder vurdere om det skal gis orientering fra en enhet i kommunen i tilknytning til møtet. Kontrollutvalgets neste møte avholdes 15. desember kl 0900.
Referatsaker Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Skaun kommune 15.12.2011 036/11 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/245-2 Referatsakene tas til orientering. Følgende referatsaker ble presentert: 1. Invitasjon til NKRFs kontrollutvalgskonferanse. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Invitasjon til NKRFs kontrollutvalgskonferanse 1.-2. februar 20 Saksutredning Følgende referatsak vil bli presentert i møtet: 1. Invitasjon til NKRFs kontrollutvalgskonferanse.
P R O G R A M NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Hovedtemaer Kontrollutvalget oppgaver og utfordringer Selskapskontroll Samhandlingsreformen Etikk og korrupsjon Kommunerevisor den gode støttespilleren Målgruppe Ledere/medlemmer av kontrollutvalg, kontrollutvalgssekretærer, revisorer og andre som er interessert i tilsyn og kontroll i kommunesektoren Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier
Møteleder: Ole Kristian Rogndokken Daglig leder i Norges Kommunerevisorforbund Onsdag 1. februar 09.00 Registrering og kaffe / Utstilling 10.00 Velkommen Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund 10.10 10.30 Åpning Statssekretær Dag Henrik Sandbakken (Sp), Kommunal- og regionaldepartementet Hjelp, jeg er ny i kontrollutvalget! Oppgaver, roller og muligheter. Erfaringsoverføring Magnhild Holmberg (Frp), Skien kommune, kontrollutvalget En innleder annonseres senere 11.30 Kaffe / Utstilling 12.45 Etikk i kommunesektoren Ordfører Nils Røhne (Ap), Stange kommune - leder av Kommunesektorens Etikkutvalg 13.30 13.45 15.45 16.00 17.00 19.30 Lunsj / Utstilling Styringsutfordring i kommunesektoren. Hvordan holde styr på selskapsjungelen? Case Briskeby stadion Innledere: Tidl. ordfører Einar Busterud (BBL), Hamar kommune Kjetil Solbrækken, sekretær for kontrollutvalget i Hamar kommune Advokat Vibeke Resch-Knudsen, egen praksis Utspørrer: Redaktør Ole Petter Pedersen, Kommunal Rapport Kaffe / Utstilling Kontrollutvalg i medieblest Øystein H. S. Moen, partner og fagansvarlig PR, Agendum AS Middag på vakt for fellesskapets verdier
Torsdag 2. februar 09.00 10.00 10.30 11.30 12.45 13.30 13.45 14.45 15.15 15.20 Samhandlingsreformen styrings- og tilsynsutfordringer Kommunerevisor Annette Gohn-Hellum, Oslo kommune, Kommunerevisjonen Pause / Utsjekking / Utstilling Antikorrupsjonsarbeid i kommunene analyser og verktøy Generalsekretær Guro Slettemark, Transparency International Norge Lunsj / Utstilling Utfordringer for velferds-norge Professor og forsker Gudmund Hernes, Fafo Pause / Utstilling Kommunerevisor den gode støttespilleren Ass. revisjonssjef Berit M. Dalvik, Telemark kommunerevisjon IKS Teamleder Kirsti Torbjørnson, Telemark kommunerevisjon IKS Kåseri Annonseres senere Avslutning Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommunerevisorforbund 09.00 Minikurs A Minikurs B 12.45 15.15 A. Intro kontrollutvalg (Målgruppe: Nye kontrollutvalgsmedlemmer) Seniorrådgiver Bodhild Laastad, Norges Kommunerevisorforbund Innhold: - Rammeverk for tilsyn og kontroll i kommunal sektor - Kontrollutvalgets formål, rolle og oppgaver B. De sentrale momentene for å forstå kommunalt regnskap (Målgruppe: Kontrollutvalgsmedlemmer) Registrert revisor og daglig leder Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Medlem av NKRFs regnskapskomite og fagkomiteen i Foreningen for god kommunal regnskapsskikk Innhold: - Det kommunale økonomisystemet - Regnskapets oppbygging - Grunnleggende prinsipper og de unike økonomiske sammenhengene spesielt i balansen - Anordningsprinsippet - Resultatbegrepet på vakt for fellesskapets verdier
G E N E R E L L I N F O NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Påmelding NKRFs nettsider Avbestillingsbetingelser konferanseavgiften. Konferansematerialet vil da bli ettersendt. Konferansepriser* Prisene inkluderer dokumentasjon, lunsj, drikke til måltidene og servering i pausene. *) Deltakere fra kontrollutvalg i kommuner/fylkeskommuner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Konferansehotellet Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Ved behov vil også Comfort Hotel RunWay, som ligger vegg i vegg med konferansehotellet Forhåndsgodkjenning Norges Kommunerevisorforbund Velkommen på konferanse! erling@erlingsdesign.no / 17.11.2012 faglig arena nettverksbygging inspirasjon
Orientering fra rådmannen Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Skaun kommune 15.12.2011 037/11 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/245-4 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Enhetsleder Bodil Wilmann orienterte om hjemmetjenestens virksomhet. Rådmann Katrine Lereggen orienterte om åpenhet i Skaun kommune. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Saksutredning Orientering om Skaun kommunes praksis på åpenhet Kontrollutvalget fremmet i forrige møte, i sak 28/11 ønske om en orientering fra rådmannen om praktisering av åpenhet i Skaun kommune, i lys av rapporten Få opp døra. Åpenhetsindeks for norske kommuner. Skaun kommune får 9 av 18 mulige poeng på åpenhetsindeksen, utarbeidet av Norsk Journalistlag. Denne indeksen er satt sammen av 10 forskjellige spørsmål som er stilt kommunen, bl.a. i forhold til tilgang til postlister på nettsider, åpne eller lukkede kontrollutvalg, ytringsfrihet for ansatte og rask respons på innsynsbegjæringer. Gjennomsnittet for alle kommuner er 8,55, og for kommuner i Sør-Trøndelag 7,5. Skaun kommune scorer godt på behandling av innsynsbegjæringer, tilgjengelige kommunale sakspapirer på nett og informasjon om offentleglova på nettsidene. Kommunen har postjournal på nett, men den har ikke klikkbare dokumenter. På øvrige indikatorer scorer kommunen dårlig. (Søkbare postjournaler, kontaktinfo til politikere, ytringsfrihet for ansatte, vedtak om taushetsplikt i lukkede møter, åpne dører i KU, klikkbare dokumenter i postjournal, korrekte stillingsutlysninger). Rådmannen er bedt om å redegjøre for de prinsipper rådmannen legger til grunn for åpenhet i kommunen. Dokumentene fra undersøkelsen kan finnes på internett: http://www.offentlighet.no/nyhetsarkiv/2011/porsgrunn-og-kongsvinger-best-i-landet-paaaapenhet
Informasjon om enheter I tråd med ønske fra kontrollutvalget blir det også lagt opp til at en av kommunens enheter kommer og presenterer seg og sitt arbeidsområde og gir anledning til å stille spørsmål. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget oppfordres til å ta rådmannens redegjørelse til orientering, og vurdere eventuell videre oppfølging av saken på bakgrunn av denne.
Orientering om arbeidet med regnskapsrevisjon 2011 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Skaun kommune 15.12.2011 038/11 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 11/182-6 Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Revisor Inge Storås orienterte. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget skal i følge kommuneloven 77 nr. 4 og kontrollutvalgsforskriften 6 påse at fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Som en del av dette plikter utvalget å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalgets ansvar omfatter ikke en faglig vurdering av revisjonens utførelse, da det er revisor som har det faglige ansvaret for selve gjennomføringen av revisjonen. Mer om regnskapsrevisjon og kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med denne kan leses i Kontrollutvalgsboken kapittel 9, ss. 119. Revisjon Midt-Norge utfører regnskapsrevisjon på vegne av Skaun kommune. I tillegg til kontroll av det avlagte årsregnskapet skjer dette gjennom en løpende kontroll gjennom året og kontrollhandlinger i tilknytning til fylkeskommunens økonomiske internkontroll. Oppdragsansvarlig revisor Inge Storås fra Revisjon Midt-Norge vil møte og orientere kontrollutvalget om status for arbeidet med regnskapsrevisjon i kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget oppfordres til å ta revisors informasjon til orientering.
Møteplan for kontrollutvalget 2012 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Skaun kommune 15.12.2011 039/11 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/274-6 Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2012: Januar Februar Mars April Mai Juni 14. 20. 5. Juli August September Oktober November Desember 11. 13. 11. Møtedato 14. februar ble foreslått endret til 9. februar. Endret forslag til møteplan ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2012: Januar Februar Mars April Mai Juni 9. 20. 5. Juli August September Oktober November Desember 11. 13. 11. Kontrollutvalget har etablert en praksis med 6 møter årlig. Dette viser seg å være hensiktsmessig i forhold til kontrollutvalgets saksmengde. I tillegg til kontrollutvalgets møter er det noen andre arrangementer det kan være relevant for kontrollutvalgets medlemmer å delta på. I inneværende periode har kontrollutvalget brukt å ha møter på tirsdager kl 9. Forslaget til plan er satt opp med dette som utgangspunkt, men det har ikke latt seg gjøre å plassere alle møtene i dette tidsrommet. I denne tabellen vises en oversikt over forslag til mulige møtedatoer og andre relevante arrangement og datoer: Måned KU-møte Kst. Annet Januar. 26. Februar 14. NKRF KU-konf: 1.-2. Vinterferie: 20.-24. Mars 1. 29.
April 20. Påske: 5.-9. Regnsk. Fsk. 25. Mai 10. Juni 5. 21. FKT-konferanse: 6.-7 Juli August September 11. 20. Oktober 18. KonSek-samling? November 13. Desember 11. 13. Kommunestyrets møtedatoer ble i kommunestyremøte 7. desember vedtatt flyttet fra onsdager til torsdager. Tabellen reflekterer dette. Oversikt over saker Under følger en gjennomgang av saker til behandling som vil ha konsekvens for møteplanene. Dette må anses som tentative planer som naturlig er mer usikre jo lenger fram i tid man beveger seg. 1. halvår 2012 Forvaltningsrevisjonsprosjekt om KOSTRA-rapportering er bestilt med leveringsdato 1. februar. Dette bør behandles på første møte etter dette. Sist vedtatte plan for forvaltningsrevisjon er gyldig ut 2011. Det er derfor behov for å vedta ny plan for å kunne bestille nye forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2012. Denne planen skal vedtas i kommunestyret. Utvalget kan ta sikte på å gjennomføre den prosessen gjennom våren og behandle ferdig plan i utvalget i juni. Revisjonsberetning avlegges 15. april, og kontrollutvalget må behandle regnskapet mellom dette og formannskapets behandling. I i innstillinga til møteplan for formannskapet er det lagt opp til behandling 25. april, så kontrollutvalget må ha møte før dette. 2. halvår 2012 Naturlig nok har vi foreløpig mindre oversikt over saker til behandling i løpet av 2. halvår. Budsjett for kontrollutvalget for 2013 bør behandles tidlig på høsten. Dersom ny plan for forvaltningsrevisjon vedtas i juni, er det også mulig å behandle ny bestilling av forvaltningsrevisjon på første møte på høsten. Det har vært vanlig å ha en sak om status for regnskapsrevisjonen i løpet av høsten, og å vedta møteplan for kontrollutvalget på siste møte. Oversikt over saker til behandling 14. februar Forvaltningsrevisjon KOSTRA-rapportering Avtaler om forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon 2012 20. april Regnskap 2011 5. juni Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 Tilbakemeldingsbrev årsrevisjon 2011 11. september Budsjett for kontrollutvalget 2013
Bestilling av forvaltningsrevisjon 13. november Status for regnskapsrevisjon 2012 11. desember Møteplan for 2013 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å vedta møteplanen slik skissert i saksfremlegget.
Eventuelt Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Skaun kommune 15.12.2011 040/11 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/245-3 Saken legges fram uten innstilling. Elektronisk distribusjon av sakspapirer. Det ble informert om overgang til elektronisk distribusjon av sakspapirer. Det kjøpes inn lesebrett til de av utvalgets medlemmer som ikke allerede disponerer slikt. Fordeling av oppgaver i kontrollutvalget. Ansvar for å følge med på saker i utvalgene fordeles slik mellom kontrollutvalgets medlemmer: - Kommunestyret: Eva og Ingrid - Administrasjonsutvalget: Eva - Arbeidsmiljøutvalget: Ingrid - Plan- og miljøutvalget: Oddrun - Helse, kultur og oppvekstutvalget: Jan M. - Formannskapet: Eivind Medlemmene orienterer fra sine utvalg i et eget punkt under referatsaker på hvert møte. Sekretariatet ber om at kontrollutvalget settes opp på epostlister for de politiske utvalgene. NKRF-konferansen Jan M. Leinum deltar på konferansen. Jan M. Leinum meldes på NKRFs kontrollutvalgskonferanse.