Operativ mediehandbok for politiet

Operativ mediehandbok for politiet 1

Denne mediehandboka er utgitt av Politidirektoratet. Kapittelet som omhandlar uttalar i straffesaker er skrive av Riksadvokaten. 6. mai 2010 2

Politiet, påtalemakta og media For politi og påtalemakt er kommunikasjon ein grunnleggjande føresetnad i arbeidet for å sikre tryggleik, lov og orden. Informasjon skal brukast aktivt og målretta for å førebyggje og slå ned på kriminalitet. Politiet er avhengig av eit godt omdømme og tillit i befolkninga for å løyse oppgåvene sine. Omdømme og tillit må skapast gjennom det daglege arbeidet og open kommunikasjon gjennom media. Media er ein viktig kanal for å nå fram til innbyggjarane. Journalistar har ei viktig samfunnsoppgåve, både som informa sjonsformidlarar og kritikarar. Politiet og påtalemakta forstår at journalistar har behov for informasjon. Derfor bør vi gi media den informasjonen vi kan, når vi kan. Kommunikasjonen frå politiet har vore prega av at vi ope og aktivt har delt kunnskap. Politiet skal vere tydeleg i sin bodskap. Kommunikasjonen skal vere ansvarleg, sakleg og etterretteleg, men den treng ikkje å vere fullstendig. Ansvaret for kommunikasjon følgjer fag og linje. Medieinstruksar og sentrale føringar gjer meir detaljert greie for ansvar og prinsipp. Denne handboka er laga for å gi alle i politiet og påtalemakta ein praktisk rettleiar i mediehandtering. 3

Politiet i mediekvardagen I kommunikasjonsarbeidet må politiet ta omsyn til kvardagen i media. Nettmedium, tv og radio sørgjer for ein rask nyheitsstraum 24 timar i døgnet, sju dagar i veka. Media konkurrerer om å vere først ute med nyheitene, og alle vil ha sine spesielle vinklingar på ei sak. Hugs: / Dersom politiet bruker lang tid på å svare, går media til andre kjelder. Blir mediebiletet prega av urett eller mangelfull informasjon, kan det gi befolkninga eit feilaktig bilete av situasjonen. Det kan òg skape grunnlaus frykt. / Politiet skal ikkje styre media, men skal heller ikkje vere redd for å rettleie dei. Politiet skal stille spørsmål og åtvare mot identifisering og offentleggjering som kan skade etterforskinga eller politiet sitt arbeid elles. Politiet må prøve å gi etterretteleg og korrekt informasjon tidlegast råd. God og rask informasjon til media kan òg vere avgjerande for politiets vidare etterforsking. Hugs at publikum i større grad enn før er kjelde for media via SMS, MMS, Twitter og andre sosiale medium. 4

/ Politiet skal kvalitetssikre informasjon som skal ut. Men vi kan ikkje vente til vi veit «alt». Vi seier det vi kan seie så langt korrekt, men ikkje fullstendig. Folks observasjonar og opplevingar på ein åstad er ofte det som blir publisert først etter ei hending. Folks observasjonar og opplevingar på ein åstad er ofte det som blir publisert først etter ei hending, og kan vere med på å prege den vidare mediedekninga. Dette er til hjelp for politiet, samtidig som det stiller nye krav. 5

Kommunikasjon frå politiet Kommunikasjon frå politiet kan systematiserast rundt omgrepa hovud, hjarte og hender. Dette gjeld i alle situasjonar der det blir utført politiarbeid og politiet kommuniserer med media. Hovud betyr at fakta og bakgrunn skal presenterast. Hjarte betyr at det skal visast empati og forståing. Hender betyr at politiet skal fortelje kva som konkret blir gjort med den aktuelle saka. Grunnleggjande for all kommunikasjon mellom representantar for politiet og media er at desse tre elementa kjem fram, og at media blir møtte på ein vennleg og serviceorientert måte. / Hovud eit klart hovud som analyserer og formidlar fakta / Hjarte eit varmt hjarte som formidlar forståing og medkjensle / Hender målretta innsats og aktiv tilnærming 6

Media i kvardagen 7

Media og deira behov Media har sin eigen dagsorden og sine eigne prioriteringar. Media vel sjølve sine vinklingar og spørsmål. Fri og uavhengig nyheitsformidling er den grunnleggjande oppgåva til media. Media stiller oftast korte og konkrete spørsmål og vil ha raske svar, spesielt ved hendingar. Journalistar arbeider ofte etter fem nyheitskriterium som kan oppsummerast slik: / Konflikt / Betydning / Identifikasjon/personifisering / Sensasjon / Aktualitet Eksempel på nyheitssak der nyheitskriteria er følgde: Ein brann braut ut i nitida i dag tidleg i lokala til Byggfirmaet A/S i Oslo sentrum. Brannen var eksplosjonsarta. Rundt 200 menneske blei evakuerte frå bygningen, som husar mange bedrifter, mellom anna fleire legekontor. 8

Journalistar vil ha svar på desse spørsmåla: / Kva? / Når? / Kvar? / Korleis? / Kven? / Kvifor? / Kva no? Brannen skal ha starta på eit kontor i andre etasje. Politiet kjenner ikkje årsaka til brannen, men branntekniske etterforskarar er no inne i bygningen. 9

Journalistar vil òg fortelje om / Kjensler / Offer for hendingar / «Heltar» i ei historie / «Skurkar» i ei historie / Konsekvensar av ei hending / Eventuelle kritikkverdige innslag / Eventuelle feilvurderingar som blei gjorde undervegs / Det spektakulære det som er annleis 10 Desse områda gir meir enn fakta, dei skaper innleving og noko ein kan identifisere seg med. Politiet må rekne med å få spørsmål av denne typen.

Kontakt med media 11

Når media tek kontakt Når journalisten ber om intervju: / Avklar om du er den som skal uttale seg, og vis til andre om du ikkje er det. / Skaff deg tid slik at du kan førebu deg. / Ta kontakt med infoeining eller kommunikasjonsrådgivar for koordinering/rådgiving. / Lag klare bodskapar og svar så raskt og effektivt som mogleg. Undersøk om det finst bodskapsplattformer på temaet. / Sørg for å få fram det politiet meiner er viktig, sjølv om du ikkje blir spurt om det. / Prøv å føresjå spørsmåla slik at du kan svare best mogleg. / Sorter bodskapar og talepunkt gå gjerne kort gjennom saman saka med ein kollega før du skal intervjuast. / Be om å få det første spørsmålet før intervjuet startar. / Bestem deg for kva du vil seie, og sørg for å få sagt det. Operasjonssentralen er eit viktig kontaktpunkt for media, og mediehandtering er ein integrert del av operasjonssentralens arbeid. Rask og profesjonell mediehandtering frå operasjonssentralen er avgjerande for at politiet skal nå ut med informasjon i mediene. 12

Når du tek kontakt med media / Ver førebudd. Bestem deg for kva du vil seie, og sørg for å få sagt det. Bruk gjerne eksempel for å underbyggje hovudbodskapen. / Ta kontakt med infoeining eller kommunikasjonsrådgivar for koordinering/rådgiving. / Finst det ei bodskapsplattform, så bruk denne. Det betyr at mykje av forarbeidet og vurderingane er gjort. Du sparer tid og får tilgang til ei breiare og tydelegare vurdering. / Når du ringjer journalisten, presenterer du saka og spør om dette er noko journalisten kan tenkje seg å lage ei sak på. / Legg til rette for gode bilete som kan illustrere saka. Bestem deg for kva du vil seie, og sørg for å få sagt det. 13

Når du blir intervjua / Fortel det viktigaste først. / Bruk eit enkelt språk utan faguttrykk. / Bruk eksempel og konkrete fakta. / Ikkje la deg vippe av pinnen av kritiske spørsmål. Hald deg roleg og svar sakleg. / Ver tydeleg. Media har fleire kjelder. Dine uttalar blir sett inn i ein samanheng. / Ikkje spekuler! Ver varsam med årsaker, konsekvensar og følgjer for dei involverte i ein tidleg fase, spesielt ved hendingar. / Bruk ikkje sarkasmar, ironi eller vitsar. / Dersom du meiner at journalisten har feil opplysningar, så korriger dei. / Be om å få svare ein gong til dersom du opplever at du ikkje fekk sagt det du ville i eit tveller radiointervju. 14

/ «Off the record» finst ikkje! Ta for gitt at alt du seier til ein journalist, kan ende opp i avisa, på nettet, radio eller tv. / Skal du fotograferast, skal antrekket vere korrekt. / Når du blir intervjua og opptrer i media, repre s enterer du heile politiet og ikkje berre ditt avsnitt, din seksjon eller liknande. Innbyggjarane og media oppfattar politiet som éin etat for publikum spelar det inga rolle kvar i politiet du jobbar. / Dersom du blir stilt spørsmål som ligg utanfor ditt ansvarsområde, er det viktig at du viser vidare til rett instans. Unngå å avvise spørsmål og seie at du ikkje har ansvar eller ikkje veit svaret det er med på å skape eit bilete av politiet som lite samordna. / Journalistar stiller ofte same spørsmålet fleire gonger med forskjellige vinklingar. Det er lov å seie at ein har svart på spørsmålet og gjerne vil komme vidare i intervjuet. Gjenta uansett bodskapen og svar det same på spørsmålet heile tida. 15

Når du ikkje kan svare på alle spørsmåla du får / Sei det vi førebels kan gå ut med. / Sørg for å få fram det politiet meiner er viktig. / Sei kvar og når det vil bli gitt meir informasjon. / Grunngi alltid kvifor du ikkje kan seie meir enn du gjer. Verkemiddel du kan bruke i staden for å seie «ingen kommentar»: Vise til tidsaspektet / Eg kan ikkje gjere greie for ansvarsforholda i denne saka no. Vi gjer alt vi kan for å kartleggje fakta og vår eiga rolle i saka, og vil informere så snart vi har fleire opplysningar. Du treng meir tid / Dette må vi komme tilbake til. / Vi skal kommentere dette seinare, no jobbar vi med kartlegging. 16

Ikkje rett å svare på spørsmålet / Det ville vere uryddig å meine noko om skuld og ansvar så tidleg, det må rette instans komme tilbake til etter nærmare undersøkingar. No er det viktig for oss å handtere dei menneska det gjeld på beste måte Tilvising til andre kjelder / Det kan vi ikkje kommentere. Det er ikkje politiet som er ansvarleg for å informere om dette, eller som er best skikka til det. Grunngitt avvising / Førebels er dette ei personalsak. Av omsyn til personar som er innblanda, kan vi ikkje kommentere dette offentleg. Erstatt det du ikkje kan svare på med din eigen bodskap / Eg har ikkje informasjon som gjer at eg kan svare på spørsmål om det enno. Det eg kan seie, er at 17

Dine rettar Når du blir kontakta av ein journalist, anten på telefon eller ute, har journalisten også nokre plikter overfor deg: / Journalisten skal fortelje kva medium han eller ho representerer, og kva som er formålet med å kontakte deg (intervju, bilete, spørsmål om kva politiet gjer o.l.). / Journalisten skal gjengi utsegnene dine rett. Du har krav på sitatsjekk og på å få retta opp feilsitat. / Du har ikkje krav på å få trekkje tilbake det du har uttalt eller endre innhaldet i ein artikkel. Media har sine eigne, sjølvpålagde reglar. Ver varsam-plakaten seier også noko om rettane til dei som blir intervjua. Det er viktig å kjenne til innhaldet i Ver varsam. Plakaten kan lesast på: www.presseforbundet.no 18 Du har krav på sitatsjekk og på å få retta opp feilsitat.

Kommunikasjon ved hendingar 19

Kommunikasjon ved hendingar Politiet handterer dagleg hendingar som er av interesse for publikum og media. Når ei hending finn stad, har politiet ofte få sikre opplysningar om kva som har skjedd. Kan vi ikkje seie noko om kva ei sak eller hending går ut på, så fortel kva vi gjer. Du kan eksempelvis seie at politiet har sett inn ressursar, undersøkjer saka, at vi gjer alt vi kan for å kartleggje fakta, at vi kjem tilbake med meir informasjon så snart vi har meir oversikt. Dette dekkjer det omgåande nyheitsbehovet. Innsatsleiaren kan utføre oppgåva sjølv eller peike ut ein annan til å handtere media. 20

På innsatsstaden Innsatsleiaren er ansvarleg for informasjon til media på innsatsstaden. Innsatsleiaren kan utføre oppgåva sjølv eller peike ut ein annan til å handtere media. Praktiske råd: / Hald felles informasjonsmøte for alle mediefolk på innsatsstaden. / Prioriter deretter nettmedium, radio og tv, som ofte skal gå direkte. / Legg til rette for fotografering og filming. Media er sjølve ansvarlege for kva dei bringar vidare. Likevel kan det vere nyttig å opplyse journalistane om at visse bilete, også av køyretøy, bygningar og liknande, kan føre til at pårørande kjenner att offer i media før dei har fått informasjon av politiet, og at dette sjølvsagt ikkje er ønskeleg. / Informer media om det neste tidspunktet då dei kan vente å få informasjon. / Gi ut fakta om hendinga, forklar kva politiet gjer og kvifor. / Gi hjelp og støtte til pårørande som oppsøkjer skadestaden. Gjer merksam på at media er til stades, men at politiet kan stå til teneste med å skjerme dei. Snakk med journalistane, be dei respektere ønska til dei pårørande. Pårørande som ønskjer å snakke med media, har full rett til det. 21

I kriser: Under store hendingar og kriser set politiet stab. Det blir oppretta eigne telefonar for å svare på spørsmål frå media. I stab er P5 ansvarleg for mediekommunikasjon, og alle uttalar skal klarerast med P5. Dersom du skal uttale deg, er følgjande viktig: / Gi media dei opplysningane du kan gi. Fokuser på at politiet gjer ein innsats for å redde liv, helse, miljø og materiell og avgrense skadeverknader. / Ikkje spekuler eller la deg lokke til å stadfeste opplysningar du ikkje kan stadfeste. / Ver roleg og beherska. I situasjonar der folk er redde, må politiet utstråle tryggleik. / Vis empati krisa vedgår mange. 22

Kontakt med media i straffesaker 23

Uttalar i straffesaker I straffesaker skal berre statsadvokaten eller politimeisteren uttale seg til publikum, eller det skal skje etter deira fullmakt, jf. straffeprosesslova 61 c nr. 9, påtaleinstruksen 3-3 nr. 8 og politiinstruksen 5-5 fjerde ledd. Retningslinjer for korleis ein skal uttale seg til media i straffesaker, er gitt i Riksadvokatens rundskriv nr. 1/1981*. Nokre hovudpunkt i rundskrivet er: / Ingen må krevje eller ta imot godtgjersle for å gi opplysningar til media. / Opplysningar til publikum må vere strengt refererande og haldast i ei nøktern form utan vurderande kommentarar. / Namn og anna som lett kan røpe identitet, må ikkje opplysast med mindre - formålet med kunngjeringa krev det - ein må gå ut frå at namnet alt er velkjent i samband med saka - identifisering er nødvendig for å unngå at mistanke kan bli retta mot uskuldige 24 Vurder å gi informasjon til øvrige parter om hvilke opplysninger du gir til mediene.

/ Dersom ein tek omsyn til personvernet og moglege uheldige verknader for den vidare etterforskinga og saksarbeidet, kan ein gi meldingar og opplysningar til publikum for å a) medverke til sakleg og nøktern omtale av behandlinga av straffesaker b) korrigere urette eller usanne rykte og skape nødvendig balanse i omtalen av ei sak c) åtvare mot fare og lovbrot d) medverke til lovlydig framferd / Det må visast særleg varsemd med opplysningar om og innhaldet i politimeldingar før desse er vurderte og nærmare undersøkte og prøvde. / Påtalevedtak (bortlegging, påtaleunnlating, førelegg eller tiltale) må ikkje kunngjerast, og det må ikkje opplysast om dei før dei impliserte er varsla om avgjerda. Det må visast varsemd med detaljerte opplysningar om mellombels siktingar. (Påtaleinstruksen 22-7 gir reglar om offentleggjering av tiltalar.) Reglar om teieplikt er tekne inn i straffeprosesslova 61a-e, jf. påtaleinstruksen kapittel 3 og politiinstruksen 5-5 * Reglane er under endring, jf. utkast til ny politiregisterlov 25

Eit utval nedsett av Riksadvokaten og Den norske advokatforening har utarbeidd ti rettleiande normer for uttale frå politiet, påtalemakta og forsvararar til media på etterforskingsstadiet i straffesaker. Riksadvokaten har slutta seg til normene. / 1. Vis respekt for den sentrale rolla til media som informasjonsformidlar. / 2. Hugs at ingen skal reknast som skuldig før endeleg dom ligg føre. / 3. Ta omsyn til at medieomtale kan vere ei stor tilleggsbelastning. / 4. Ikkje uttal deg eller opplys noko anonymt. Be om å bli oppgitt som kjelde. / 5. Gi sakleg informasjon. / 6. Vurder å gi informasjon til andre partar om kva opplysningar du gir til media (jf. påtaleinstruksen 7-6 andre ledd om informasjon til krenkte og etterlatne). / 7. Ikkje utlever straffesaksdokument utan samtykke frå politiet. / 8. Unngå førehandsprosedyre. / 9. Tenk på at det du seier, kan svekkje tiltrua til deg sjølv og profesjonen din. / 10. Vis respekt for andres profesjonelle opp gåver i saka. 26

Notatar 27

28

29

30

31

32

33

34

35

Politidirektoratet Mai 2010 Design: RMgrafika ISBN 978-82-92524-97-8 POD publikasjon 2010/06 36