KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III Rammeavtale for matlevering, 2013-2017 Sak 13/04513 Tilbudsfrist: 15.08.13 Kl. 12:00 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Varighet... 4 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 1.5 Deltilbud... 4 1.6 Kunngjøring... 4 1.7 Viktige datoer... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Taushetsplikt... 5 2.3 Offentlighet... 5 2.4 Forbehold og avvik... 6 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.7 Tilleggsopplysninger... 6 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 Obligatoriske krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 4 TILDELING... 10 4.1 Tildelingskriterier... 10 4.2 Vektingsmodell... 11 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 12 5.1 Innlevering av tilbud... 12 5.2 Tilbudets utforming... 12 6 VEDLEGG... 13 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Norsk kulturråd (Kulturrådet). Norsk kulturråd forvalter Norsk kulturfond og andre statlige støtteordninger på kulturområdet. Kulturrådet er pådriver for nye kunst- og kulturprosjekter, driver utviklingsarbeid og er et rådgivende organ for staten i kulturspørsmål. Fagadministrasjonen, som også omfatter sekretariatsfunksjoner for Statens kunstnerstipend, Fond for lyd og bilde og Den kulturelle skolesekken, har ca. 130 ansatte. Kulturrådet har som mål å stimulere til et nyskapende og mangfoldig kunstog kulturliv, være en synlig og åpen aktør i samfunnsdebatten og bidra til samhandling. For mer informasjon om Kulturrådet, vises det til våre nettsider www.kulturrad.no Oppdragsgivers kontaktpersoner er: Navn Torill Sørum Grethe Gjerdingen Myrdahl E-post: torill.sorum@kulturrad.no grethe.gjerdingen.myrdahl@kulturrad.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonene per e-post. På grunn av ferieavvikling ber vi om at alle spørsmål blir sendt til begge kontaktpersoners e-post adresse. Kontaktperson for spørsmål angående offentlige anskaffelser: Jan Erik Sæther Ask, jan.erik.ask@kulturrad.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Frist for spørsmål vedrørende denne anskaffelsen er innen 07.08.13, kl.12.00. 1.2 Anskaffelsens formål Anskaffelsen gjelder levering av møtemat til Kulturrådets møter og seminarer. I første rekke dreier det seg om lunsj både varme og kalde retter. I tillegg vil det være ønske om servering av smørbrød, baguetter, tapas, frukt, kaker samt evt. drikke. 3
Årlig gjennomføres det ca. 230 møter/seminarer, Antall deltagere varierer i de ulike møtene/seminarer, fra 4-5 opp til 50, gjennomsnittlig ca. 5 pr. møte. Møteaktiviteten er størst i perioden februar juni og september-november. Verdien av oppdraget er beregnet til ca. 2,6 millioner kroner i løpet av en fireårs periode. Både estimert møteaktivitet og verdien av oppdraget er et anslag, og er ikke forpliktende for oppdragsgiver. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av punkt 4.1, samt bilag D Prisskjema/tabell. 1.3 Varighet Ett (1) år omgangen inntil fire (4) år. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Kontrakt med de bilag som angitt i tabellen nedenfor Alle rubrikker skal være krysset av (ja eller nei) Ja Nei Bilag A: Kundens konkurransegrunnlag/kravspesifikasjon Bilag B: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag C: Leveringsomfang Bilag D: Pris Bilag E: Administrative bestemmelser Bilag F: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag G: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen 1.5 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 4
1.7 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 26.06.13 Frist for spørsmål 07.08.13 kl. 12:00 Frist for å levere tilbud 15.08.13 kl. 12:00 Tilbudsåpning 15.08.13 Evaluering Uke 33-34 Meddelelse om tildeling Uke 34 Klagefrist leverandører 10 dager etter meddelelse Kontraktsinngåelse Uke 36 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13 (1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til oppgitte kontaktpersoner. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Offentlighet Vi ber tilbyderne eksplisitt merke hvilke deler av tilbudet som bør unntas offentlighet. 5
2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 90 dager regnet fra tilbudsfristen. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbud. Rammeavtale matlevering, sak 13/04513, og sendes til oppdragsgivers kontaktpersoner pr. e-post. Svar på skriftlige henvendelser gis under tilleggsopplysninger på Doffin. 6
3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra frist for innlevering av tilbud. Eventuelle restanser må forklares. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring HMS-erklæringen skal ikke være eldre enn 6 mnd. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og medundertegnet av en av de ansatte. 7
3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norsk selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregisteret eller foretaksregisteret som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav - eksempler Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/ kontrakten. Dokumentasjonskrav Foretakets årsregnskap med noter og revisjonsberetning for de to siste regnskapsårene. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsfirma, eller tilsvarende dokumentasjon. Leverandører som ikke er kredittverdige (f.eks. C eller dårligere hos Dun & Bradstreet) vil få søknaden avvist. Leverandører med dårlig kredittvurdering (f.eks. B hos Dun & Bradstreet) bes uoppfordret gi en forklaring på dette og sannsynliggjøre trygghet i leveransen. Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste tre år. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Bekrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Referansene vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 8
Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikrings-system for ytelsene som skal leveres. Leverandøren plikter å ha et eget system for internkontroll som sikrer at gjeldende hygieneforskrifter etterleves, jf. FOR-1994-12-15-1187 Forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen. Virksomheten skal være registrert hos Mattilsynet i henhold til FOR 2008-12-22 nr 1623: Forskrift om næringsmiddelhygiene. Leverandøren skal ha en plan for minimering av avfallsmengden i kontraktsforholdet. Planen skal som et minimum inneholde følgende: Kjennskap til hvor mat-avfallet oppstår (f.eks. ved levering av mat, matlaging, oppbevaring av mat og service, eller ved forbruk), slik at det blir mulig å finne ut hvor det er nødvendig med endring. Bestilling av riktig mengde mat ved bruk av gode varslingssystemer for å kunne forutse mengden. Matemballasje skal ikke inneholde halogenholdig plast. Dokumentasjonskrav Her skal tilbyder redegjøre for: - Beskrivelse av tilbyders bemanning. - Kjøkkenfasiliteter (varmkjøkken/kaldkjøkken) - Produksjonskapasitet (varm/kald: ma antall/tid) - Transport (antall/typer/evt. samarbeidspartnere) Gi en redegjørelse for systemet, og en beskrivelse av hvordan kvalitetssikring i oppdraget blir gjennomført og hvordan dette etterleves: - Personell - Sikker håndtering av mat - Rengjøring - Sikre leveranser (i tide/varm mat er varm mv) Dokumentasjon/redegjørelse på system for internkontroll som sikrer at gjeldende hygieneforskrifter etterleves. Dokumentasjon på at selskapet er registrert hos Mattilsynet. Leverandøren skal beskrive sine rutiner i en avfallsminimeringsplan Egenerklæring, alternativt lisens fra Svanemerket eller tilsvarende miljømerkeordninger som dokumenterer at kravet er oppfylt. 9
Krav Sluttbehandling av emballasjeavfall Dokumentasjonskrav Leverandøren skal fremlegge dokumentasjon at de er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning for sluttbehandling, der emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte. 4 TILDELING 4.1 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene angitt nedenfor. «Soria Moria II» (regjeringserklæringen av 7. oktober 2009) har som mål at 15 prosent av matproduksjonen og matforbruket skal være økologisk i 2020. I sin handlingsplan for Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser har Regjeringen vedtatt en egen miljøpolitikk for statlig innkjøp. Der står det at den enkelte statlige virksomhet må sørge for å følge opp at 15 prosent av matforbruket skal være økologisk i 2020. Det er en forutsetning at dette ikke medfører vesentlig økte totalkostnader (livsløpskostnader) knyttet til anskaffelsen. Tildelingskriterier Vekt Dokumentasjonskrav Kvalitet: 40 % Leverandøren må i sitt tilbud beskrive: Matkvalitet Hva som tilbys. Kapasitet Variasjonene i tilbudet. Hvordan hensynet til en sunn ernæringsprofil ivaretas. Leverandøren må i sitt tilbud beskrive hva som kan tilbys av: Vegetarmat Matallergier/-intoleranse Andre ernæringsbehov må kunne imøtekommes ved behov. Leverandøren bes å beskrive hvordan de har tenkt å organisere oppdraget i henhold til: Bemanning Produksjonskapasitet Frist for bestilling før leveransen Frist for evt. endringer i antall enheter. 10
Tildelingskriterier Vekt Dokumentasjonskrav Pris 30 % Tilbudet skal prises i henhold til prisskjema, se bilag D til avtale Miljø: 30 % Leverandøren bes beskrive sitt tilbud av Økologisk mat økologisk mat- og drikkevarer som Miljøkompetanse leveres gjennom avtalen. Leverandøren må også i sitt tilbud bekrefte at palmeolje ikke benyttes. Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket mht. miljøvennlig drift, bruk av miljøvennlige og økologiske produkter samt god og miljørelevant avfallshåndtering 4.2 Vektingsmodell Avtalen blir tildelt på bakgrunn av ovenstående tildelingskriterier. Økonomisk mest fordelaktige er de tilbudene som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig/lavest verdi) til 10 (mest gunstig/høyeste verdi). Manglendeegenskaper scorer 0. Summen av vekttall er 100 %. Det rimeligst tilbudet vil for prisestimatet bli gitt karakteren 10. De andre vil få en score regnet ut på følgende måte: Karakter = 10Pb/Pe Der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris. To tilbud: Pris leverandør A = 240 000 og Pris leverandør B = 267 000. Karakter tilbud A = 10(240 000/240 000) = 10 Karakter tilbud B = 10(240 000/267 000) = 8.99 Utregnet pris blir så ganget med vekten på kriteriet for pris. 11
5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes/leveres til: Navn: Norsk kulturråd v/torill Sørum Adresse: PB 8052 Dep, 0031 Oslo eller leveres i Mølleparken 2, 0459 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: «Tilbud, sak 13/04513 Anbud. Rammeavtale matlevering v/torill Sørum Åpnes kun av adressat» Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste årene. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Redegjørelse for leverandørens gjennomføringsevne og kapasitet 12
Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Redegjørelse av system for internkontroll som sikrer at gjeldende hygieneforskrifter etterleves. Dokumentasjon på at selskapet er registrert hos Mattilsynet. Redegjøre for rutiner i en avfallsminimeringsplan Egenerklæring, alternativt lisens fra Svanemerket eller tilsvarende miljømerkeordninger som dokumenterer at matemballasjen ikke inneholder halogenholdig plast. Dokumentasjon i forhold til sluttbehandling av emballasjeavfall Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon) Utfylt prisskjema, bilag D til avtale 6 VEDLEGG Kontrakt m/bilag 13