Møteprotokoll Porsgrunn kontrollutvalg Dato: 23.01.2018 kl. 9:00 12:30 Sted: Porsgrunn Rådhus møterom 3. etg. Arkivsak: 18/00013 Til stede: Leder Erik Bystrøm, nestleder Karl Erik Høegh, medlem Bente Tangen, medlem Ingrid Brubakken, medlem Henning Yven, sekretær Marianne Lundeberg, oppdragsrevisor Ingebjørg N. Vibeto. Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Rådmann Per Wold, virksomhetsleder serviceavdelingen Stian Stiansen, byutviklingssjef Annette Finnerud, Virksomhetsleder økonomiavdelingen Per Ivar Eidem Marianne Lundeberg Sakskart Side Møteinnkalling 1/18 18/00013-1 Godkjenning av møteinnkalling 23.01.2018 3 Møteprotokoll 1/18 18/00013-2 Godkjenning av protokoll 05.12.2017 4 Saker til behandling 1/18 18/00100-1 Porsgrunn kommunes alkoholpolitiske handlingsplan. 5 1
2/18 18/00108-1 3/18 17/00304-5 Porsgrunn kommunes håndtering og myndighet i henhold til masterplan og reguleringsplan på Frednes brygge. Oppfølging av Kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med misligheter - Porsgrunn kommune 6 7 4/18 17/16108-2 Prosjektplan - Føringer for eierskap og gjennomføring av eierstyring 8 5/18 18/00023-1 Orientering fra revisor 23.01.2018 9 6/18 18/00094-1 Årsmelding for kontrollutvalget 2017 - Porsgrunn kommune 10 7/18 18/00196-1 Uavhengighetserklæring 2018 - Forvaltningsrevisjon - Porsgrunn kommune 11 8/18 18/00032-1 Referatsaker 23.01.2018 12 9/18 18/00045-1 Eventuelt 23.01.2018 13 Porsgrunn, 23.01.2018 Kontrollutvalgsleder Erik Bystrøm Sekretær Marianne Lundeberg 2
Møteinnkalling 1/18 Godkjenning av møteinnkalling 23.01.2018 1 Porsgrunn kontrollutvalg 23.01.2018 1/18 Møteinnkalling 23.01.2018 godkjennes. Møteinnkalling 23.01.2018 ble lagt frem for godkjenning. Møteinnkalling 23.01.2018 godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/18 Godkjenning av protokoll 05.12.2017 1 Porsgrunn kontrollutvalg 23.01.2018 1/18 Protokoll 05.12.2017 godkjennes. Protokoll 05.12.2017 ble lagt frem for godkjenning. Protokoll 05.12.2017 godkjennes. 4
Saker til behandling 1/18 Porsgrunn kommunes alkoholpolitiske handlingsplan. 1 Porsgrunn kontrollutvalg 23.01.2018 1/18 Ingen forslag til vedtak. Rådmann Per Wold og virksomhetsleder serviceavdelingen Stian Stiansen møtte og ga en orientering om Porsgrunn kommunes alkoholpolitiske handlingsplan 2016-2020 med fokus på kapittel 12 kontrollvirksomheten. Lysarkpresentasjonen som ble gitt i møtet og 3 utdelte vedlegg, legges ved saken. Vedlegg: -etablissement med tellende prikker -Code og Conduct spesielt ved salg og skjenkekontroller -Handlingsplan for ansvarlig alkoholhåndtering i Grenland 2016-2020 brosjyre, ikke elektronisk vedlegg. 5
2/18 Porsgrunn kommunes håndtering og myndighet i henhold til masterplan og reguleringsplan på Frednes brygge. 1 Porsgrunn kontrollutvalg 23.01.2018 2/18 Ingen forslag til vedtak. Rådmann Per Wold og byutviklingssjef Annette Finnerud møtte og orienterte om administrasjonens håndtering og myndighet i henhold til Porsgrunn kommunes masterplan og reguleringsplan på Frednes brygge. Samt kommunikasjon med arkitekter i planprosesser. Lysarkpresentasjonen som ble gitt i møtet, legges ved saken. 6
3/18 Oppfølging av Kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med misligheter - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 23.01.2018 3/18 Rådmann Per Wold og Virksomhetsleder økonomiavdelingen Per Ivar Eidem møtte og la frem en årsoversikt over økonomiske uregelmessigheter og kommunens internkontroll for å forhindre misligheter. 7
4/18 Prosjektplan - Føringer for eierskap og gjennomføring av eierstyring 1 Porsgrunn kontrollutvalg 23.01.2018 4/18 Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan «føringer for eierskap og gjennomføring av eierstyring» fra Telemark kommunerevisjon IKS som den foreligger. Sekretariatet v/ Marianne Lundeberg og oppdragsrevisor Ingebjørg N. Vibeto la frem prosjektplan Føringer for eierskap og gjennomføring av eierstyring Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan «føringer for eierskap og gjennomføring av eierstyring» fra Telemark kommunerevisjon IKS som den foreligger. 8
5/18 Orientering fra revisor 23.01.2018 1 Porsgrunn kontrollutvalg 23.01.2018 5/18 Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto orienterer om revisjonen sitt arbeid i Porsgrunn kommune. 9
6/18 Årsmelding for kontrollutvalget 2017 - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 23.01.2018 6/18 «Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Porsgrunn kommune» godkjennes og oversendes bystyret. Innstilling til bystyret: «Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Porsgrunn kommune» godkjennes som den foreligger. Sekretariatet la frem forslag til årsmelding for kontrollutvalget 2017. «Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Porsgrunn kommune» godkjennes og oversendes bystyret. Innstilling til bystyret: «Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Porsgrunn kommune» godkjennes som den foreligger. 10
7/18 Uavhengighetserklæring 2018 - Forvaltningsrevisjon - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 23.01.2018 7/18 Dokumentet «Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet forvaltningsrevisjon» ble lagt frem. 11
8/18 Referatsaker 23.01.2018 1 Porsgrunn kontrollutvalg 23.01.2018 8/18 Sakene tas til orientering. Neste møte 06.03.2018 Sak «og møteoffentlighet» kommer opp i neste møte. Da ordfører var forhindret til å møte i dette møtet. Oppfølging av Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Prosjektstyring - investeringsprosjekt - Porsgrunn kommune. «Kontrollutvalget ønsker en orientering fra administrasjonen om nytt anskaffelsesreglement, etter at dette er vedtatt i bystyret». Denne ventes med til de andre 6 kommunene har vedtatt dette. Videre oppfølging av «forvaltningsrevisjonsprosjekt tilpasset opplæring - Porsgrunn kommune.». Administrasjonen er ikke klart til oppfølging i dette møtet. Utsatt til et senere møte. Temark sin Vårkonferanse 19.04.2018 i Kristiansand Studietur 17-18.04, foreløpig informasjon Sakene tas til orientering. 12
9/18 Eventuelt 23.01.2018 1 Porsgrunn kontrollutvalg 23.01.2018 9/18 Ingen saker 13