Møteprotokoll Kontrollutvalget Trøgstad Møtedato: 11.06.2018, Tidspunkt: fra kl. 16.00 til kl. 17:00 Møtested: Trøgstad kommune, møterom Havnås Fra til saksnr.: 18/12-18/16 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Torfinn Strengen, leder X Ole Marius Grønlien, forfall X John-Cato Eknes Nina Britt Gundersen Holm X Anne Grethe Ness X Stian Myhre Eriksen, forfall Ikke innkalt Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Møtende fra kontrollutvalgssekretariatet: Anita Rovedal og Ida Haaby Møtende fra revisjonen: Frank Willy Larsen og Casper Støten Møtende fra administrasjonen: - Andre møtende: Ordfører Saxe Frøshaug og Theodor Lier... Torfinn Strengen Ole Marius Grønlien Nina Britt Gundersen Holm. Anne Grethe Ness. Stian Myhre Eriksen Merknader Kontrollutvalget Trøgstads møte 11.06.2018 Sakliste PS 18/12 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 07.05.2018 PS 18/13 PS 18/14 PS 18/15 PS 18/16 Forvaltningsrevisjonsrapport: Tiltak og rutiner for reduksjon og forebygging av sykefravær Kontrollutvalget Trøgstad møteplan 2. halvår Informasjon fra revisjonen Eventuelt
PS 18/12 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 07.05.2018 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 07.05.2018 godkjennes Rakkestad, 04.06.18 Ingen merknader til protokollen. Protokoll fra kontrollutvalget møte 07.05.2018 godkjennes.
PS 18/13 Forvaltningsrevisjonsrapport: Tiltak og rutiner for reduksjon og forebygging av sykefravær Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak og avgi følgende innstilling til kommunestyret: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Tiltak og rutiner for reduksjon og forebygging av sykefravær til orientering, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: A. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tiltak og rutiner for reduksjon og forebygging av sykefravær til orientering, og ber administrasjonen følge opp rapportens 7 anbefalinger og iverksette anbefalte tiltak. B. Kontrollutvalget følger opp kommunestyrets vedtak ved å bestille oppfølgingsrapport fra revisjonen et år etter at revisjonsprosjektet er behandlet i kommunestyret. Rakkestad, 31.05.2018 Revisjonen fikk ordet og orienterte om rapporten: To hovedelementer er undersøkt: - Forebyggende arbeid - Oppfølgingsarbeid Metode: - Spørreundersøkelse - Intervju med ledelsen. - Dokumentanalyse Konklusjon på problemstilling: - Arbeider hensiktsmessig - Områdene som er undersøkt er i tråd med minimumskrav i sentrale føringer - Ikke nådd egent mål på sykefravær Alle hadde ord til saken. Vedtak som innstilt.
Kontrollutvalget Trøgstads vedtak og innstilling til kommunestyret 11.06.2018: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Tiltak og rutiner for reduksjon og forebygging av sykefravær til orientering, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: A. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tiltak og rutiner for reduksjon og forebygging av sykefravær til orientering, og ber administrasjonen følge opp rapportens 7 anbefalinger og iverksette anbefalte tiltak. B. Kontrollutvalget følger opp kommunestyrets vedtak ved å bestille oppfølgingsrapport fra revisjonen et år etter at revisjonsprosjektet er behandlet i kommunestyret.
PS 18/14 Kontrollutvalget Trøgstad møteplan 2. halvår Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 2. halvår 2018: 1. møte: mandag 10. september kl. 16:00 2. møte: mandag 12. november kl. 16:00 Rakkestad, 31.05.18 Vedtak som innstilt. Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 2. halvår 2018: 1. møte: mandag 10. september kl. 16:00 2. møte: mandag 12. november kl. 16:00 PS 18/15 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, 04.06.18 Revisjonen fikk ordet og orienterte - Normal drift Informasjonen fra revisjonen tas til orientering.
PS 18/16 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, 04.06.18 Sekretariatet orienterte: - Har (samme dag som møtet) mottatt henvendelse vedr. klage på forvaltningsvedtak om innsyn i barnevernet. Er til behandling hos fylkesmannen. Ikke vedtak i saken