INSTRUKS TIL DIREKTØREN FOR DIREKTORATET FOR ØKONOMISTYRING Fastsatt av Finansdepartementet den 20. oktober 2014 1
Instruksen er fastsatt av Finansdepartementet (FIN) den 20. oktober 2014 i medhold av Reglement for økonomistyring i staten 3, og trer i kraft fra samme dato. Denne instruksen erstatter instruks datert 6. september 2012. 1. 1 Finansdepartementets styring av Direktoratet for økonomistyring (DFØ) Instruksen inneholder tillegg og presiseringer til Reglement for økonomistyring i staten (reglementet) og Bestemmelser om økonomistyring i staten (bestemmelsene) som departementet vil fremheve i etatsstyringen av Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Finansdepartementet kan fastsette unntak og foreta endringer i instruksen ved behov. Direktøren er DFØs leder og dermed synonym med virksomhet og virksomhetens ledelse i økonomiregelverket. 1.1 Departementets overordnede ansvar Finansdepartementet er fagdepartementet for statlig økonomistyring. Det har overordnet ansvar for økonomiregelverket i staten, statens konsernkontoordning og statsregnskapet, herunder å utvikle og fastsette regelverk, prinsipper og standarder for økonomistyring i staten og å ivareta et systemansvar for statsregnskapet og statlig betalingsformidling. 1.2 DFØs formål, ansvar, oppgaver, tilknytningsform og organisering Formål DFØ er statens ekspertorgan for økonomi- og virksomhetsstyring i staten. Med utgangspunkt i Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelser om økonomistyring i staten (kort omtalt som økonomiregelverket) skal DFØ bidra til effektiv ressursbruk i staten. Direktoratets overordnede mål er å legge til rette for hensiktsmessige fellesløsninger i staten og god styring i statlige virksomheter. DFØ skal bidra til en helhetlig tilnærming i staten innenfor disse områdene. Ansvar og oppgaver DFØ er delegert forvaltningen av økonomiregelverket, med unntak av fagområdet etatsstyring som forvaltes av Finansdepartementet. DFØ er også delegert forvaltningen av fagområdet samfunnsøkonomisk analyse. DFØ skal forvalte de obligatoriske ordningene statsregnskapet og statens konsernkontoordning. DFØ har i tillegg et ansvar for å levere fellestjenester på økonomiområdet til de statlige virksomheter som har valgt DFØ som leverandør, i tråd med avtalene som er inngått mellom DFØ og den enkelte virksomhet. 2
Det skal være en likebehandling av alle statlige virksomheter innen regelverksforvaltning, statsregnskap og konsernkontoordningen, uavhengig av om de også mottar fellestjenester på økonomiområdet. Direktoratet skal holde et høyt faglig nivå innenfor sine ansvarsområder og kombinere dette med effektive løsninger og god bruker- og kundeservice. DFØ må balansere ønsket om direkte gevinster gjennom standardiserte fellesløsninger mot behovet for spesialtilpassede løsninger for enkelte eller grupper av statlige virksomheter. DFØ skal sørge for en hensiktsmessig dokumentasjon av resultater på sentrale tjenesteområder, tilstand og annen statistikk som ivaretar departementets behov for overordnet kontroll i samsvar med Bestemmelsenes punkt 1.2. Nye tjenesteområder, vesentlige endringer eller avvikling av tjenestetilbud skal forelegges Finansdepartementet. Prinsipielle spørsmål skal forelegges Finansdepartementet. Forvaltning av økonomiregelverket DFØ skal forvalte økonomiregelverket i staten og formidle kunnskap om hvordan statlige virksomheter skal eller kan etterleve dette. Som forvalter skal DFØ fortolke regelverket og behandle unntakssøknader. Videre skal DFØ systematisk vurdere behovet for videreutvikling av økonomiregelverket og gi råd til Finansdepartementet om forbedringsbehov. Som formidler skal DFØ gi råd, utdype og kommunisere økonomiregelverket til statlige virksomheter og departementer. For at statlige virksomheter skal kunne etterleve økonomiregelverket på best mulig måte, skal DFØ bidra til at virksomhetene generelt har god kompetanse om statlig økonomi- og virksomhetsstyring. Kapittel 1, som omhandler etatsstyring, forvaltes av Finansdepartementet, men DFØ skal bidra med kunnskapsutvikling og -formidling innenfor rammer gitt av Finansdepartementet i styringsdialogen. DFØ skal være statens ekspertorgan innenfor de fagområder som er omfattet av økonomiregelverket. Rollen som ekspertorgan inkluderer også fagområdet samfunnsøkonomisk analyse, som mer eksplisitt er regulert av Utredningsinstruksen og i rundskriv fra Finansdepartementet. I rollen som statens ekspertorgan forventes det at DFØ har oppdatert kunnskap om status og utviklingstrekk innenfor statlig økonomistyring både nasjonalt og internasjonalt, og at DFØ deltar aktivt i utviklingen av kunnskapsgrunnlaget knyttet til status og forbedringsbehov innenfor statlig styring. DFØ skal gjennomføre analyser og utredninger som gir grunnlag for å vurdere tilstand, beskrive god praksis og utvikle statlig økonomistyring både på virksomhetsnivå og for staten samlet. 3
Forvaltning av konsernkontoordningen og statsregnskapet Direktoratet skal forvalte og videreutvikle konsernsystemene for statsregnskapet og statlig betalingsformidling (statens konsernkontoordning). Ved forvaltningen av statsregnskapet skal DFØ ivareta operative funksjoner i form av bl.a. sammenstilling av innrapportering til statsregnskapet, kontroll og avstemming. Videre skal direktoratet korrigere uoppklarte differanser i regnskapene og feilposteringer som gjelder tidligere års regnskaper, i samsvar med videredelegering av årlig fullmakt fra Stortinget til Finansdepartementet. DFØ skal inngå og forvalte rammeavtaler med bankene om betalings- og kontoholdstjenester for statlige virksomheter og forvalte konsernkontostrukturen i Norges Bank. Fellestjenester på økonomiområdet DFØ skal levere fellestjenester på økonomiområdet med tilhørende tjenester til statlige virksomheter som ønsker det. DFØ skal ha tjenesteleveranser og systemløsninger som ivaretar kravene i økonomiregelverket og inngåtte rammeavtaler med bankene og andre relevante lover og regler. Tjenestene skal være i samsvar med avtalen med kunden. Tilknytningsform og finansiering DFØ er et bruttobudsjettert statlig forvaltningsorgan. Ved opptak av nye kunder eller nytt tjenesteområde til eksisterende kunder på lønns- og regnskapsområdet skal varige driftsutgifter finansieres med rammeoverføring. Forslag om rammeoverføringer skal forelegges Finansdepartementet og vedkommende fagdepartement i samsvar med gjeldende frister i budsjettprosessen. Virksomheter som ønsker unntak fra dette, skal forelegge saken for Finansdepartementet gjennom sitt fagdepartement. Midlertidige kostnader knyttet til endringer omtalt over, finansieres med belastningsfullmakter eller direkte betaling. Tredjepartskostnader og dekning av utgifter i tilknytning til enkelte kurs- og konferansetilbud kan unntaksvis belastes kundene. Samarbeid med andre virksomheter DFØ skal samarbeide med andre virksomheter der dette er hensiktsmessig ut fra det ansvar og de oppgaver direktoratet har. Organisering DFØ skal organiseres på en effektiv og hensiktsmessig måte og ivareta hensynet til et helhetlig brukerperspektiv. Alle vesentlige endringer i lokalisering, herunder større personellmessige endringer mellom kontorsteder, skal forelegges departementet til avgjørelse. 4
1.3 Styringsdialogen Den årlige styringsdialogen mellom Finansdepartementet og DFØ skal være forankret i Prop. 1 S og Stortingets behandling av denne. Styringsdialogen består både av styringsdokumenter og styringsmøter. Følgende styringsdokumenter er sentrale i styringsdialogen - departementets instruks til direktøren - departementets årlige tildelingsbrev - supplerende tildelingsbrev - årsrapport og årsregnskap - halvårsrapport inkl. overordnet risikovurdering og annen periodisk rapportering - referat fra styringsmøter Det skal årlig avholdes en medarbeidersamtale mellom finansråden og direktøren. Faste styringsmøter avholdes i forbindelse med fremleggelse av årsrapport og halvårsrapport. Andre styringsmøter avholdes og tilpasses etter behov, og inngår normalt i styringskalenderen i det årlige tildelingsbrevet. Direktøren kan innkalles til styringsmøter etter behov. Det skal skrives referat fra alle styringsmøter. Finansdepartementet sender referatene til Riksrevisjonen. All styring, herunder instruks til direktøren og tildelingsbrev, skal skje i dialog med direktøren i DFØ. Beslutninger og føringer skal formaliseres skriftlig i styringsdialogen. DFØ skal drøfte langsiktige og flerårige planer samt endringer i strategi med departementet. DFØ skal orientere departementet om saker fra Riksrevisjonen som kan være av interesse for departementet. 2. Krav til virksomhetens interne styring 2.1 Direktørens ansvar og myndighet Direktøren har ansvaret for å fastsette og operasjonalisere mål og strategier, at ressursbruken er effektiv, og at fastsatte mål og resultatkrav nås. Direktøren har ansvaret for at det foreligger tilstrekkelig styringsinformasjon i et langsiktig og årlig perspektiv, der løpende resultatmålinger og evalueringer ses i sammenheng og utgjør en helhet. Direktøren har ansvaret for at DFØ har et system for styring og kontroll som gir rimelig grad av sikkerhet for at DFØ har en målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og at lover og regler overholdes. Dette inkluderer å etablere interne strukturer og systemer for planlegging, budsjettering, oppfølging og rapportering som muliggjør en hensiktsmessig og effektiv styring av og kontroll i virksomheten. Systemet skal gjøre det mulig å fremskaffe tilstrekkelig 5
styringsinformasjon og forsvarlige beslutningsgrunnlag. Direktøren skal stille krav til og sørge for en høy etisk standard blant DFØs medarbeidere og således forebygge misligheter og økonomisk kriminalitet. Direktøren må vurdere risiko og sårbarhet for hele virksomhetens ansvarsområde, som en integrert del av systemet for styring og kontroll. Virksomheten skal ha nødvendige beredskapsplaner og gjennomføre årlige øvelser. Direktøren skal vurdere om det skal opprettes en særskilt enhet for intern revisjon. Den interne revisjonens oppgaver skal i så fall presiseres i en særskilt instruks. FIN skal informeres dersom en intern revisjon etableres. En oversikt over DFØs fullmakter gis i tildelingsbrevet hvert år. Direktøren har ansvaret for å varsle departementet dersom det oppstår vesentlige endringer i risikovurderingene eller alvorlig svikt i resultatoppnåelsen og om hendelser som kan komme til å medføre politisk og/eller mediemessig oppmerksomhet. 2.2 Krav til virksomhetens styring og kontroll Den interne driften av DFØ skal gjennomføres på en måte som legger til rette for læring og forbedring, og som sikrer at virksomhetens potensial utnyttes og utvikles. DFØ skal fastsette årlige planer som sikrer gjennomføring av Stortingets vedtak og forutsetninger, samt fastsatte mål og prioriteringer fra departementet. DFØ skal også planlegge med et årlig og et flerårig perspektiv og skal med jevne mellomrom vurdere og eventuelt revidere sin strategi. DFØ skal gjennomføre løpende resultatmålinger og evalueringer for å følge opp måloppnåelse, ressursbruk, samt omfang og kvalitet i virksomhetens produkt- og tjenesteleveranser, herunder følge opp mål og krav som er gitt i tildelingsbrevet. Resultatoppnåelsen på alle sentrale ansvarsområder skal dokumenteres. DFØ skal dokumentere ressursbruk på virksomhetens aktiviteter og tjenester på en måte som muliggjør vurderinger av kostnads- og formålseffektivitet. DFØ skal gjennomføre risikovurderinger som en integrert del av virksomhetsstyringen. Risikovurderinger og utviklingen i risiko skal være tema i styringsdialogen med departementet. DFØs internkontroll skal være tilpasset virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet, og skal videreutvikles og følges opp gjennom en helhetlig og strukturert prosess som legger til rette for læring og forbedring. Dette forutsetter at DFØ etablerer et godt styrings- og kontrollmiljø og hensiktsmessige strukturer og systemer for informasjon og kommunikasjon. 6
DFØ skal på en hensiktsmessig måte og omfang dokumentere både etablert internkontroll og gjennomført internkontroll. Det skal etableres et hierarki av styrende dokumenter bestående av interne instrukser og nødvendige og hensiktsmessige rutinebeskrivelser for kritiske kjerne-, støtte- og styringsprosesser. Utforming og omfang på styringsdokumenter og dokumentasjon av gjennomført internkontroll skal, innenfor de rammer som er fastsatt i økonomiregelverket, gjenspeile DFØs tilpasninger til risiko, vesentlighet og egenart. 2.3 Rapportering til departementet DFØ skal avgi tertialregnskap, halvårsrapport og årsrapport som beskrevet i instruksen og i de årlige tildelingsbrev, samt kravene i økonomiregelverket. Dersom det skulle oppstå en alvorlig, uforutsett situasjon i løpet av året, må DFØ straks ta kontakt med Finansdepartementet, uavhengig av fastsatte rapporteringspunkter. Tertialregnskap DFØ skal levere tertialregnskapet i tråd med fastsatte statlige regnskapsstandarder (SRS) til Finansdepartementet, sammen med en vurdering av direktoratets budsjettmessige situasjon per 30. april og per 31. august. Rapporten skal omfatte både utgifter og inntekter på de kapitler hvor beløp er stilt til rådighet for DFØ i tildelingsbrev eller ved belastningsfullmakter på fremmede kapitler. Halvårsrapport DFØ skal oversende halvårsrapport til departementet. Halvårsrapporten skal gi informasjon om DFØs overordnede risikovurdering og prognose for oppnådde resultatkrav pr. 31. desember. Den skal også gi en status for viktige arbeidsoppgaver og prosjekter som pågår. I tillegg skal DFØ supplere med annen informasjon som virksomheten mener er av betydning for departementets styring og kontroll. Halvårsrapporten skal inneholde regnskapsrapportering for bevilgningsregnskapet per 30. juni i det aktuelle år, med en egen omtale av bevilgning og regnskap på postnivå. Eventuelle avvik skal kommenteres. Halvårsrapporten skal også vise prognose for forbruk og inntekter i annet halvår. Årsrapport DFØ skal i årsrapporten gi sin vurdering av oppnådde resultater og administrative og andre forhold som er omtalt i tildelingsbrevet. Dersom fastsatte mål ikke nås, skal DFØ drøfte årsakene til dette i årsrapporten. DFØs årsrapport skal suppleres med informasjon om DFØs interne mål eller indikatorer fra virksomhetens interne styringssystemer som ikke er omtalt i tildelingsbrevet, dersom dette er nødvendig for å gi et dekkende bilde av virksomhetens resultater og gi departementet grunnlag for å vurdere måloppnåelse og ressursbruk. Øvrige rapporteringskrav for det enkelte budsjettår formidles i de årlige tildelingsbrevene. 7
3. Krav knyttet til føringer i Bestemmelsene kap. 2.5 og kap 3-8. 3.1 Kontroll av transaksjoner og delegering, Direktøren skal fastsette retningslinjer for videredelegering av budsjettdisponeringsmyndighet og utføring av attestasjon. DFØ skal ha oversikt over hvem som har fått delegert budsjettdisponeringsmyndighet, tilsatte som kan gjennomføre attestasjon og tilsatte som har myndighet til å autorisere utbetalinger. Oversiktene skal være á jour til enhver tid og kunne legges frem for kontroll. Kontroll av direktørens utgifter Utgifter for direktøren skal godkjennes av direktørens stedfortreder. 3.2 Økonomisystem, regnskapsføring og -rapportering DFØ skal i størst mulig grad selv benytte de systemene som DFØ tilbyr sine kunder. Direktøren skal påse at departementet orienteres om prosesser for anskaffelse av eller vesentlige endringer i DFØs økonomisystem på et tidlig tidspunkt i planleggingen. DFØ skal føre sitt virksomhetsregnskap i tråd med de statlige regnskapsstandardene (SRS) som er fastsatt i rundskriv R-114. Dersom Finansdepartementet har fastsatt en kontoplan på eget område under obligatorisk siffernivå i standard kontoplan, skal DFØ benytte denne i sitt virksomhetsregnskap. DFØ skal månedlig og ved årets slutt rapportere regnskapsopplysninger til statsregnskapet i tråd med gjeldende prinsipper, rutiner og frister. Årsregnskapet med noter skal utarbeides i tråd med bestemmelsene 3.4 og inngå som en del av årsrapporten. 8