Lillehammer kommune Saksframlegg Saksb: Øivind Nyhus Arkiv: 18/2689-2 Dato: 04.04.2018 REVISJONSRAPPORT OM SELSKAPSKONTROLL I LIPRO AS Vedlegg: Revisjonsrapport 3-2018 "Selskapskontroll Lipro AS" fra Innlandet Revisjon IKS Sammendrag: I denne saken legger kontrollutvalget frem for kommunestyret revisjonsrapport fra Innlandet Revisjon IKS om selskapskontroll i Lipro AS. Bakgrunn: Selskapskontroll i Lipro AS er et samarbeid mellom kontrollutvalgene i Lillehammer og Gausdal. Begge kommunestyrene har vedtatt selskapskontrollen i plan for selskapskontroll for 2016-2019. Kostnadene ved revisjonsoppdraget er fordelt med 75 % på Lillehammer og 25 % på Gausdal. I sak 9/17 den 24. april 2017 vedtok kontrollutvalget i Lillehammer kommune følgende: "Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll i Lipro AS. Prosjektplan legges fram for kontrollutvalget på møtet den 12.6.2017." Kontrollutvalget i Gausdal vedtok følgende i sak 9/17 den 10. mai 2017: "Kontrollutvalget ønsker å være med på selskapskontrollen i Lipro AS som allerede er bestilt av Oppland fylkeskommune og Lillehammer kommune. Prosjektplan legges fram for kontrollutvalget på neste møte. Kontrollutvalget ber revisjonen om å vurdere hvordan Gausdal kan delta på de allerede bestilte selskapskontrollene slik at arbeidet blir mest mulig effektivt. Oppland fylkeskommune er ikke deltaker på denne selskapskontrollen. Prosjektplan ble behandlet og godkjent av kontrollutvalget i Lillehammer den 12.6.17 (sak 12/17), og av kontrollutvalget i Gausdal den 6.9.17 (sak 11/17). Fakta: Selskapskontrollen er gjennomført via dokumentgjennomgang og intervjuer. Undersøkelsesperioden har vært fra 2013 til 2017. Rapporten innledes med en beskrivelse av kommunenes eierskapspolitikk og bruk av eiermeldinger. Deretter beskrives selskapet med aktuelle rammevilkår. Endringer av rammevilkår var noe av bakgrunnen for at kontrollutvalgene ønsket å se nærmere på kommunenes eierskap i denne attføringsbedriften.
Selskapskontrollen har tatt utgangspunkt i 7 problemstillinger som omtales nedenfor. Sekretariatet har valgt å gjengi kort noe fra konklusjonen under de enkelte problemstillingen som revisjonen har gitt i revisjonsrapporten: 1. Driver selskapet innenfor formålet med virksomheten? - Formålsbestemmelsen er etter revisjonens oppfatning ganske vid med hensyn til hva slags aktivitet selskapene i Lipro-konsernet skal drive. Revisjonens vurdering er at selskapene opererer innenfor formålet med virksomheten. - Det definerte formålet gir selskapets ledelse betydelig mulighet for endringer i virksomheten. Eierne bør derfor være bevisst på at den gjennom formålet har gitt selskapet betydelig handlingsrom. 2. Er styret valgt ut fra fokus på selskapets behov og hensyntatt regler om habilitet? - Etter revisjonens vurdering er det laget en god systematikk knyttet til vurdering av styrets kompetanse. Revisjonen viser også til at styret over tid har fått en sammensetning som er i tråd med hva styret oppfatter som selskapets behov. - Så langt revisjonen kjenner til ligger godtgjørelsen til styret på et moderat nivå. - Revisjonen har fått opplyst at det i løpet av våren vil bli vedtektsfestet at valgkomite skal velges av generalforsamlingen. Lipro har for øvrig valgkomite per i dag uten at det er vedtektsfestet. - Styret er i ferd med å utarbeide rutiner knyttet til habilitet. - Selskapet imøtekommer reglene om kjønnsfordelingen i styret. 3. Er det utarbeidet en tydelig eierstrategi for selskapet? - I den undersøkte tidsperioden har ordfører/varaordfører vært kommunens representant i de fleste generalforsamlingene, og dette er i tråd med eierpolitikken. - I gjeldende eierpolitikk er det nedfelt at innkalling til generalforsamling /representantskap legges fram for formannskapet. Revisjonen har fått opplyst at innkallinger ikke rutinemessig legges fram for formannskapet i Lillehammer, men at orienteringer gis etter behov. - Ifølge siste utgave av eierpolitikken skal kommunen være aktiv blant annet når det gjelder bruk av selskapsvise eierstrategier og angivelse av langsiktige mål for selskapene. Etter revisjonens vurdering inneholder eiermeldingen overordnede mål for Lillehammer kommunes eierskap, men angir ikke langsiktige mål for selskapet. Revisjonen anbefaler derfor at kommunene bør vurdere hvordan eierpolitikkens ordlyd knyttet til utarbeidelse av eierstrategi/mål for enkeltselskaper bør følges opp overfor Lipro AS. 4. Er det laget rutiner for informasjon og kommunikasjon mellom eier og selskap, slik at eierne får tilgang til nødvendig informasjon?
- Eierpolitikken inneholder etter revisjon i 2016 ikke lenger bestemmelser om at det skal defineres spesielle rapporteringskrav til selskaper der kommunen er medeier. - Endringene i eierpolitikken i 2016 innebærer økt vekt på bruk av eiermøter ved at den sier at slike møter bør holdes minst én gang i året. Pr. i dag holdes ikke regelmessige eiermøter i Lipro AS. - Revisjonen anbefaler derfor at eierne bør formalisere årlige eiermøter i Lipro AS. 5. Er det risiko for uheldig konkurransevridning mellom konkurranseutsatt og skjermet virksomhet i Lipro AS? - Lipro AS har godkjenning som tiltaksarrangør fra NAV. Revisjonen anser dermed at bedriften oppfyller gjeldende regelverk angående skille mellom konkurranseutsatt og skjermet virksomhet. - Selskapet har opplyst at de legger vekt på å ikke legge seg lavere i pris enn private tilbydere i markedet. Dette er for øvrig ikke vurdert konkret, da det vil kreve at man går inn med konkrete undersøkelser. 6. Er Lipro AS omfattet av reglene for offentlige anskaffelser, og eventuelt blir disse fulgt? - Etter revisjonens vurdering oppfyller Lipro AS alle tre vilkår som må være oppfylte for at en virksomhet skal anses for å være et offentligrettslig organ. Ut fra formål og rammevilkårene til selskapet, mener revisjonen at selskapet er omfattet av virkeområdet til lov om offentlige anskaffelser. - Lipro AS har ikke forholdt seg til regelverket når det gjelder innkjøp av regnskapstjenester og IKT-tjenester. Disse innkjøpene ble for øvrig gjort før selskapet selv kom til den konklusjonen at de var omfattet av anskaffelsesregelverket. 7. Hvordan er det lagt til rette for åpenhet om selskapet a. Er selskapet omfattet av offentlighetslovens regler? b. Hvordan er i så fall praksis sett opp mot lovens krav? - Ut fra en helhetsvurdering der det bl.a. legges vekt på selskapets formål og rammevilkår, mener revisjonen at Lipro AS i utgangspunktet omfattes av virkeområdet til offentleglova, jf. 2. Selskapet må dermed sette seg inn i reglene som følger av offentlighetsloven, bl.a når det gjelder journalføring og arkivering av post. Revisjonen vil i denne sammenheng vise til at selskapet har startet med å forberede dette arbeidet, og har planer om å anskaffe system som kan bidra til å støtte det praktiske arbeidet knyttet til journalføring og arkivering av post. Vurdering: Sekretariatet mener revisjonen har levert en god rapport som svarer opp de problemstillinger som kontrollutvalget ba om. Den antas å være nyttig for både politisk og administrativt nivå.
Revisjonen viser at selskapet jobber med en del av det formelle ved at det for eksempel skal utarbeides rutiner i forbindelse med habilitet og at valgkomite skal vedtektsfestes. Det er også en kjønnsbalanse i styret ut fra intensjonen. Selskapet har selv erkjent at de er underlagt lov om offentlige anskaffelser, og har begynt forberedelser for å etterleve offentlighetsloven. Det jobbes derfor med å skaffe et system for journalføring og arkivering. Revisjonen har for øvrig sett forbedringspunkter og anbefaler at kommunen bør vurdere hvordan eierpolitikkens ordlyd knyttet til utarbeidelse av eierstrategi/mål for enkeltselskaper bør følges opp overfor Lipro AS, samt at det bør formaliseres årlige eiermøter med selskapet. Disse anbefalingene vurderes som relativt enkle for kommunen å følge opp. Problemstilling 5 omhandler risikoen for uheldig konkurransevridning mellom konkurranseutsatt og skjermet virksomhet. Dette er en problemstilling utvalget var opptatt av i forkant av bestillingen. Revisjonen viser at selskapet er godkjent av NAV som tiltaksarrangør, og at selskapet dermed oppfyller gjeldende regelverk angående skille mellom konkurranseutsatt og skjermet virksomhet. Det er allikevel ikke sett direkte på prising av tjenester. Ettersom selskapskontrollen ble bestilt sommeren 2017 hadde kontrollutvalgene forventninger om at revisjonens arbeid ble gjennomført høsten 2017. Det meste av arbeidet er imidlertid gjennomført i 2018 og belaster kontrollutvalgets budsjett i år. Revisjonen har mottatt høringssvar på rapporten fra selskapet, men ikke fra ordfører når denne saken skrives for kontrollutvalget. Det legges fram forslag til like vedtak i Lillehammer og Gausdal. Konklusjon: Sekretariatets forslag til VEDTAK Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lipro AS" til etterretning og legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lipro AS" til etterretning. 2. Kommunestyret merker seg at revisjonen konkluderer med at selskapet opererer innenfor formålet med virksomheten og at bedriften oppfyller gjeldende regelverk angående skille mellom konkurranseutsatt og skjermet virksomhet. Revisjonen viser også at selskapet omfattes av virkeområdet til offentleglova og at selskapet har forberedt seg på dette. 3. Kommunestyret merker seg revisjonens anbefalinger og forventer at disse følges opp i forbindelse med arbeidet med neste eiermelding: a. Kommunen bør vurdere hvordan eierpolitikkens ordlyd knyttet til utarbeidelse av eierstrategi/mål for enkeltselskaper bør følges opp overfor Lipro AS. Dette kommer av at eiermeldingen kun inneholder kortsiktige mål for selskapet og ikke langsiktige.
b. Eierne bør formalisere årlige eiermøter i Lipro AS. Øivind Nyhus Sekretariatsleder Kari Louise Hovland Rådgiver Kontrollutvalgets innstilling til: V E D T AK: Kontrollutvalget Lillehammer har behandlet saken i møte 21.03.2018 sak 8/18 Protokoll Innlandet Revisjon IKS v/kristian Lein og Birgitte Bue Mathisen presenterte revisjonsrapporten og svarte på spørsmål. Saken ble behandlet felles for kontrollutvalget i Lillehammer og kontrollutvalget i Gausdal. Det kom opp noen spørsmål under behandlingen som ikke var spesielt sett på i revisjonsoppdraget bl.a. om prissetting og utvelgelsen av jobbkandidater. Kontrollutvalgene ønsker å invitere daglig leder til å orientere om dette på en av de nærmeste møtene. Nytt kulepunkt inntas derfor i utvalgets vedtak. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige Vedtak Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lipro AS" til etterretning og inviterer daglig leder i Lipro AS til et møte i kontrollutvalget for å orientere om spørsmål som kom opp i fellesmøtet. Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende I N N S T I L L I N G: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lipro AS" til etterretning. 2. Kommunestyret merker seg at revisjonen konkluderer med at selskapet opererer innenfor formålet med virksomheten og at bedriften oppfyller gjeldende regelverk angående skille mellom konkurranseutsatt og skjermet virksomhet. Revisjonen viser også at selskapet omfattes av virkeområdet til offentleglova og at selskapet har forberedt seg på dette. 3. Kommunestyret merker seg revisjonens anbefalinger og forventer at disse følges opp i forbindelse med arbeidet med neste eiermelding: a. Kommunen bør vurdere hvordan eierpolitikkens ordlyd knyttet til utarbeidelse av eierstrategi/mål for enkeltselskaper bør følges opp overfor Lipro AS. Dette kommer av at eiermeldingen kun inneholder kortsiktige mål for selskapet og ikke langsiktige. b. Eierne bør formalisere årlige eiermøter i Lipro AS.