Saksliste Møteinnkalling Møteinnkalling Kyrkjeleg fellesnemnd Godkjenning av innkalling og saksliste 22/18 Godkjenning av innkalling og sak

DEN NORSKE KIRKE Kyrkjeleg fellesnemnd : 11.4.218

Saksliste Møteinnkalling Møteinnkalling Kyrkjeleg fellesnemnd 11.4.218 3 Godkjenning av innkalling og saksliste 22/18 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 11.4.218 4 Godkjenning av protokoll 23/18 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 14.2.218 5 Saker til behandling 24/18 Status for arbeidet med samanslåinga 18 25/18 i fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden om møtegodtgjersle for medlemer i fellesnemnda 34 26/18 Arbeid med å avdekke tilhøve med særlege konsekvensar for nytt fellesråd 35 27/18 Arbeid med å etablere Folkevald styringsstruktur for nytt fellesråd 37 28/18 Arbeid med å etablere funksjonsomtalar og reglement for nytt fellesråd 39 29/18 i fellesråda om inndekking av kostnadar med samanslåinga 4 Orienteringssaker 3/18 Meldingar til møte 11.4.218 42

DEN NORSKE KIRKE Kyrkjeleg fellesnemnd MØTEINNKALLING Kyrkjeleg fellesnemnd Dato: Stad: Arkivsak: Arkivkode: 11.4.218 kl. 19: Fjell kyrkjekontor, lunsjrommet 17/94 415 Forfall må meldast snarast på e-post til: ov769@kyrkja.no Det er registrert forfall frå Gisle Kårbø Rong. SAKSKART Godkjenning av innkalling og saksliste 22/18 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 11.4.218 Godkjenning av protokoll 23/18 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 14.2.218 Saker til behandling 24/18 Status for arbeidet med samanslåinga 25/18 i fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden om møtegodtgjersle for medlemer i fellesnemnda 26/18 Arbeid med å avdekke tilhøve med særlege konsekvensar for nytt fellesråd 27/18 Arbeid med å etablere Folkevald styringsstruktur for nytt fellesråd 28/18 Arbeid med å etablere funksjonsomtalar og reglement for nytt fellesråd 29/18 i fellesråda om inndekking av kostnadar med samanslåinga Orienteringssaker 3/18 Meldingar til møte 11.4.218 Øygarden, 3.4.218 Harald Rød Leiar Olav Martin Vik Møtesekretær

DEN NORSKE KIRKE Øygarden kyrkjelege fellesråd Sakspapir Saksbehandler Olav Martin Vik Arkiv 415 Kode Tittel Kyrkjeleg fellesnemnd ArkivsakID 18/82-1 Gradering Ugradert Saksnummer 22/18 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 11.4.218 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner innkalling og sakliste til møte 11.4.218 Saksorientering Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 11.218. 11.4.218

DEN NORSKE KIRKE Øygarden kyrkjelege fellesråd Sakspapir Saksbehandler Olav Martin Vik Arkiv 415 Kode Tittel Kyrkjeleg fellesnemnd ArkivsakID 18/82-2 Saksnummer 23/18 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 14.2.218 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner møteprotokollen frå møte 14.2.218 Saksorientering Godkjenning av møteprotokollen frå møte 14.2.218. Gradering Ugradert 11.4.218

DEN NORSKE KIRKE Kyrkjeleg fellesnemnd MØTEPROTOKOLL Kyrkjeleg fellesnemnd Dato: Sted: Arkivsak: 14.2.218 kl. 18: Fjell kyrkjekontor 17/94 Tilstadest: Harald Rød, Jan Ragnvald Torsvik, Dag-Olav Bjorøy, Erling Vik, Gisle Kårbø Rong, Brynhild Enerhaug, Anne Grete Hareide, KjellAsle Børnes, Odd Bjarne Skogestad, Olav Martin Vik Møtande varamedlem: Forfall: Ingen Andre: Rådgivar Annlaug Børve Protokollførar: Olav Martin Vik Annan informasjon: Prosjektleiar gav fellesnemnda ei statusoppdatering ved starten av møtet. Prosjektleiar hadde opningsord. SAKSKART Side Godkjenning av innkalling og saksliste 3/18 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 14.2.218 3 Godkjenning av protokoll 4/18 Godkjenning av protokoll 18.1.217 3 Saker til behandling 5/18 Vurdering om vedtaket i kommunal fellesnemnd om løyving til kyrkjeleg fellesnemnd skal klagast på 4 6/18 Ei vurdering av kommunal fellesnemnd si sak som gjeld søknad om prosjektmidlar 4 7/18 Budsjett 218 og 219 - kyrkjeleg fellesnemnd 5 8/18 Ressursbehov, ressursbruk og internkostnadar ved samanslåing av fellesråda 5 9/18 Arbeid med kompetanseplan 6 1/18 Arbeid med livsfasepolitikk 6 11/18 Arbeid med tenesteytingsavtale 7 1

12/18 Arbeid med økonomiplan 7 13/18 Oppretting av arbeidsgrupper 8 14/18 Dekking av kostnader med rekneskap og revisjon - kyrkjeleg fellesnemnd 8 15/18 Godkjenning av arbeid med digitalisering av personalarkiv 9 16/18 Godkjenning av arbeid med personvern 9 17/18 Godkjenning av arbeid med å førebu vurderingsgrunnlag for framtidige løysingar for IKT, økonomi, rekneskap, varmestyring og tid. 1 18/18 Møtegodtgjersle til kyrkjeleg fellesnemnd 1 19/18 Fullmakt til AU 11 2/18 Fullmakt og delegasjon til prosjektleiar - frå kyrkjeleg fellesnemnd 12 Straume, 19.2.218 Harald Rød Leiar Olav Martin Vik Møtesekretær 2

Godkjenning av innkalling og saksliste 3/18 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 14.2.218 Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 3/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner innkalling og saksliste til møtet 14.2.218 Møtebehandling Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner innkalling og saksliste til møtet 14.2.218 Godkjenning av protokoll 4/18 Godkjenning av protokoll 18.1.217 Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner møteprotokoll frå møtet 18.1.217 Møtebehandling Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner møteprotokoll frå møtet 18.1.217 3 Saksnr. 4/18

Saker til behandling 5/18 Vurdering om vedtaket i kommunal fellesnemnd om løyving til kyrkjeleg fellesnemnd skal klagast på Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 5/18 Ingen tilråding i denne saka. Møtebehandling Prosjektleiar orienterte om at det ikkje er klagerett på vedtaket i Kommunal fellesnemnd Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd tek til etterretning at vedtaket ikkje kan påklagast 6/18 Ei vurdering av kommunal fellesnemnd si sak som gjeld søknad om prosjektmidlar Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 6/18 Kyrkjeleg fellesnemnd tek saka til orientering Møtebehandling Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd sluttar seg til prosjektleiar si oppsummering i saka 4

7/18 Budsjett 218 og 219 - kyrkjeleg fellesnemnd Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 7/18 Tilråding 1. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner budsjettet for 218 og 219 innanfor ei ramme på kr 44 i 218 og kr 44 i 219. 2. Kyrkjeleg fellesnemnd ber om at fellesråda i Sund og Øygarden finansierer ein andel av prosjektkostnaden med kr 177 5 på kvart fellesråd for 218 og kr 177 5 på kvart fellesråd for 219. Møtebehandling Votering Samrøystes 1. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner budsjettet for 218 og 219 innanfor ei ramme på kr 44 i 218 og kr 44 i 219. 2. Kyrkjeleg fellesnemnd ber om at fellesråda i Sund og Øygarden finansierer ein andel av prosjektkostnaden med kr 177 5 på kvart fellesråd for 218 og kr 177 5 på kvart fellesråd for 219. 8/18 Ressursbehov, ressursbruk og internkostnadar ved samanslåing av fellesråda Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Kyrkjeleg fellesnemnd tek saka til orientering Møtebehandling Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd tek saka til orientering 5 Saksnr. 8/18

9/18 Arbeid med kompetanseplan Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 9/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med kompetanseplan i samsvar med saksutgreiinga Møtebehandling Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med kompetanseplan i samsvar med saksutgreiinga 1/18 Arbeid med livsfasepolitikk Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 1/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med livsfasepolitikk i samsvar med saksutgreiinga Møtebehandling Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med livsfasepolitikk i samsvar med saksutgreiinga 6

11/18 Arbeid med tenesteytingsavtale Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 11/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med tenesteytingsavtale i samsvar med saksutgreiinga Møtebehandling Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med tenesteytingsavtale i samsvar med saksutgreiinga 12/18 Arbeid med økonomiplan Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 12/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med økonomiplan i samsvar med saksutgreiinga Møtebehandling Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med økonomiplan i samsvar med saksutgreiinga 7

13/18 Oppretting av arbeidsgrupper Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 13/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenning oppretting av arbeidsgrupper i samsvar med sakutgreiinga Møtebehandling Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenning oppretting av arbeidsgrupper i samsvar med sakutgreiinga 14/18 Dekking av kostnader med rekneskap og revisjon - kyrkjeleg fellesnemnd Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 14/18 Kyrkjeleg fellesnemnd vedtek å tilspørje Fjell kyrkjelege fellesråd om dekking av kostnadar med rekneskap og revisjon for kyrkjeleg fellesnemnd Møtebehandling Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd vedtek å tilspørje Fjell kyrkjelege fellesråd om dekking av kostnadar med rekneskap og revisjon for kyrkjeleg fellesnemnd 8

15/18 Godkjenning av arbeid med digitalisering av personalarkiv Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 15/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart arbeid med digitalisering av personalarkiv i samsvar med saksutgreiinga. Møtebehandling Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart arbeid med digitalisering av personalarkiv i samsvar med saksutgreiinga. 16/18 Godkjenning av arbeid med personvern Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 16/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid som gjeld personvernreforma i samsvar med saksutgreiinga. Møtebehandling Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid som gjeld personvernreforma i samsvar med saksutgreiinga. 9

17/18 Godkjenning av arbeid med å førebu vurderingsgrunnlag for framtidige løysingar for IKT, økonomi, rekneskap, varmestyring og tid. Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 17/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med å førebu eit vurderingsgrunnlag for val av ulike system innanfor IKT, økonomi og rekneskap, varmestyring, tid og telefoni i samsvar med saksutgreiinga. Møtebehandling Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med å førebu eit vurderingsgrunnlag for val av ulike system innanfor IKT, økonomi og rekneskap, varmestyring, tid og telefoni i samsvar med saksutgreiinga. 18/18 Møtegodtgjersle til kyrkjeleg fellesnemnd Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 18/18 Tilråding frå arbeidsutvalet til kyrkjeleg fellesnemnd Saka vert oversendt til det enkelte fellesråd for nærare vurdering og handsaming. Møtebehandling Votering Samrøystes Saka vert oversendt til det enkelte fellesråd for nærare vurdering og handsaming. 1

19/18 Fullmakt til AU Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 19/18 Kyrkjeleg fellesnemnd gir kyrkjeleg fellesnemnd sitt AU følgjande fullmakt: 1. På generelt grunnlag førebu saker til kyrkjeleg fellesnemnd. Det er ikkje eit krav at utgreidde saker først skal handsamast i AU. Prosjektleiar og leiar i kyrkjeleg fellesnemnd har ein løpande dialog om dette. Alle saker til AU skal vere utgreidd av prosjektleiar. 2. Gjere vedtak undervegs i prosessen når dette er naudsynt i saker som er relatert til arbeidet i arbeidsgruppene. Dette gjeld ikkje endelege konklusjonar som arbeidsgruppene legg fram. 3. Godkjenne bruk av eksterne ressursar når dette er naudsynt, innanfor kyrkjeleg fellesnemnd si budsjettramme og i samsvar med prosjektplanen. 4. Ved behov ha møte eller dialog med kommunal fellesnemnd, kommunal prosjektleiar eller kommunane Fjell, Sund og Øygarden. 5. Ved behov ha møte eller dialog med sokneråda i Fjell, Sund og Øygarden fellesrådsområde. 6. Ved behov ha møte eller dialog med eksterne leverandørar i høve generelle leveransar og system som gjeld gravferds- og gravplassforvaltning, økonomi, personale, tidsregistrering, varmestyring, telefoni og IKT. Møtebehandling Forslag frå Dag Olav Bjorøy om følgjande tillegg: Med heimel i 13 i kyrkjelova vert arbeidsutvalet gitt fullmakt til på sakleg avgrensa område å gjere vedtak på vegne av Kyrkjeleg fellesnemnd. et skal refererast i første neste møte i Kyrkjeleg fellesnemnd. Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd gir kyrkjeleg fellesnemnd sitt AU følgjande fullmakt: 1. På generelt grunnlag førebu saker til kyrkjeleg fellesnemnd. Det er ikkje eit krav at utgreidde saker først skal handsamast i AU. Prosjektleiar og leiar i kyrkjeleg fellesnemnd har ein løpande dialog om dette. Alle saker til AU skal vere utgreidd av prosjektleiar. 2. Gjere vedtak undervegs i prosessen når dette er naudsynt i saker som er relatert til arbeidet i arbeidsgruppene. Dette gjeld ikkje endelege konklusjonar som arbeidsgruppene legg fram. 3. Godkjenne bruk av eksterne ressursar når dette er naudsynt, innanfor kyrkjeleg fellesnemnd si budsjettramme og i samsvar med prosjektplanen. 4. Ved behov ha møte eller dialog med kommunal fellesnemnd, kommunal prosjektleiar eller kommunane Fjell, Sund og Øygarden. 5. Ved behov ha møte eller dialog med sokneråda i Fjell, Sund og Øygarden fellesrådsområde. 6. Ved behov ha møte eller dialog med eksterne leverandørar i høve generelle leveransar og system som gjeld gravferds- og gravplassforvaltning, økonomi, personale, tidsregistrering, varmestyring, telefoni og IKT. 7. Med heimel i 13 i kyrkjelova vert arbeidsutvalet gitt fullmakt til på sakleg avgrensa område å gjere vedtak på vegne av Kyrkjeleg fellesnemnd. et skal refererast i Kyrkjeleg fellesnemnd i første møte etter avgjerda. 11

2/18 Fullmakt og delegasjon til prosjektleiar - frå kyrkjeleg fellesnemnd Behandlet av 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.2.218 Saksnr. 2/18 Forslag til tilråding Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner fullmakt og delegasjon til prosjektleiar i samsvar med saksutgreiinga. Møtebehandling Votering Samrøystes Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner fullmakt og delegasjon til prosjektleiar i samsvar med saksutgreiinga. 12

DEN NORSKE KIRKE Øygarden kyrkjelege fellesråd Sakspapir Saksbehandler Olav Martin Vik Arkiv 415 Kode Tittel Kyrkjeleg fellesnemnd ArkivsakID 18/82-8 Saksnummer 29/18 Gradering Ugradert 11.4.218 Status for arbeidet med samanslåinga Kyrkjeleg fellesnemnd tek saka til etterretning. Saksorientering Konklusjon Prosjektarbeidet er i rute slik prosjektleiar vurderer situasjonen. Tidskritisk Det er ikkje meir enn tid og veg i høve etablering av nytt fellesråd. Kritiske tilhøve Finansiering av prosjektarbeidet. Framtidas kommuneøkonomi som igjen vil påverke det nye fellesrådet sin økonomi. Styringsdokument Det er utarbeida eit styringsdokument som listar opp det som omtala i prosjektplanen av oppgåver og tiltak og det som kjem til av oppgåver etter kvart som prosessen skrir fram. Dette er hovudsakleg til internt bruk for prosjektleiar men det er lagt ved denne saka som ei orientering. Styringsdokumentet er dynamisk. Arbeidsgrupper Det er no 8 arbeidsgrupper i funksjon.det er eit krevjande opplegg fordi gruppene skal arbeide innafor ordinær arbeidstid og medarbeidarane skal delta i minst 2 grupper. Prosjektleiar er stolt av dei tilsette fordi ein no har klart å rigge opplegget innafor kvar gruppe. Vedlagt saka ligg styringsdokumentet for grupperarbeid. Gruppene sitt arbeid vil legge eit viktig grunnlag for framtida, saman med involvering frå sokneråda på eit seinare tidspunkt og sjølvsagt økonomiske vurderingar.

Prosessoppfølging I ein periode framover vil gruppearbeidet ha høgast fokus i prosjektarbeidet. Det er likevel viktig å parallelt ha framdrift på andre prosessar. Oppfølging mot kommunane Prosjektleiar har hatt møte med rådmannen i Øygarden og rådmannen i Fjell i mars. Prosjektleiar gir ei orientering i møte. Oppfølging mot kommunal fellesnemnd Prosjektleiar er i dialog med ordførar Børge Haugetun om opplegget for dialog kring økonomiplanarbeid. Kurs i regi av KA Prosjektleiar har ikkje delteke på KA sitt kurs for prosjekteiarar som gjekk over 2 dagar i mars. Det er ikkje midlar til slike kurs. KA og kommunal løyving Prosjektleiar har ikkje høyrt noko frå KA etter at dei hadde ute ei spørjeundersøking med frist medio mars om situasjonen for kyrkjelege fellesnemnder. Prosjektleiar brukar ikkje noko meir tid på dette. Intranettet Kirkebakken Kirkebakken vert nytta aktivt i samanslåingsprosessen. Det er etablert arbeidsrom for gruppene og alle tilsette skal ha tilgang til nettet og det er obligatorisk å halde seg oppdatert gjennom denne informasjonskanalen. Kurs i etisk refleksjon Fredag 6. april er fellessamling for stabane med fokus på etisk refleksjon og ekstern foredragshaldar. Utviklingssamtale (tidlegare medarbeidarsamtale) Prosjektleiar har initiert utvikligssamtale med alle tilsette innan 1,1.218 etter Løft-metoden. Alle tilsette skal ha ein utvikligssamtale med sin leiar. Det vert laga eit opplegg for dette. Denne samatalen inngår i opplegget kring samanslåing. Prosjektleiar presiserer at samtalen har fokus på notid og framtid. Ekstern kommunikasjon Det er eit mål at kvart nummer av kyrkjeblada i Fjell, Sund og Øygarden skal ha informasjon om samanslåingsprosessen.

Samanslåing av fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden - prosjektkontroll Fase, tema, undertema ROS Delansvar Frist Internkostn Eksternkostn Tid Fullmakter til fellesnemnd og prosjektleiar Gitt i vedtak i fellesråd og kyrkjeleg fellesnemnd Organisasjon, etablering og i funksjon Fase 1 8-1 217 - Konstituere kyrkjeleg fellesnemnd - Etablere partssamansett utval - Etablere prosjektorganisasjon - Lokale for prosjektorganisasjonen - Søknad til kommunal fellesnemnd - Fastsette tidsline for prosjektet - Rigge prosjektorganisasjonen - Avklare kva som kan vente til etter 1.1.2 - Avdekk tidskritiske oppgåver - Avgrensa løyving frå kommunal fellesn - Kommunikasjon og informassjonssystem - Intranettet Kyrkjebakken - Kyrkjeblada - Nettsider 1 17 1 17 i fellesråda 11 17 1 17 1 17 12 17 1 17 2 18 i kommunal fellesnemnd på 78 mot 2,9 mill. Slutt % utført 95 85 Avvik Merknad 1 Tildelt 1 Etablert 1 1 1 1 1 1 1 5 7 5 5 1 2 1 9 1 1 1 Etablert 4 18 Kontinuerleg Kontinuerleg Forklaring til fargekodar Liten eller ingen risiko, prosess i god flyt Høg risiko og prosess ikkje starta Kritisk i høve til prosessen Liten eller ingen risiko, prosess ikkje starta Vekting av avvik Start Skala frå 1-1 der 1 er eit lite avvik og 1 eit stort avvik Dynmisk Ingen avtalar 8 18 Kritisk

Samanslåing av fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden - prosjektkontroll Fase, tema, undertema Fase 2 1.17-1.18 - Etablere arbeidsgrupper - Første møte med alle tilsette - Etablere møteplassar for tilsette - Føringar som danner grunnlag for framt - Kartlegging av verksemdene - Skjergardsheimen - Basecamp - Tilstand på kyrkjer og gravplassar Fase 3 1.18-5.18 - Etablere folkevald struktur - Etablere funksjonsomtalar og reglement - Fastsette adminstrativ leiarstruktur - Fastsette organisering - Val av fagsystem - Rekneskap - Løn og personal - Gravferd og gravplass - Tid - Generell plattform - Fakturering - Varmestyring - Kurs i fagsystem - Tenesteytingsavtale med kommunen - Leigeavtalar lokale ROS Delansvar Frist Internkostn Eksternkostn Tid Start 3 18 utført etablert Slutt 1.1.218 % utført 5 1 7 Avvik Merknad 13 18 i god flyt må avklarast 11 18 11 18 12 18 1 18 Dialog med rådmannen i Øygarden og Fjell i mars 218 5 Økonomi 11 18

Samanslåing av fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden - prosjektkontroll Fase, tema, undertema Fase 4 5.18-12.18 - Førebuande arbeid med budsjett - Økonomiplan 219-222 - Budsjett 22 - Rammer for løns - og personalpolitikk - Harmonisering av løn - Utforming av personalpolitikk - Arbeid med livsfasepolitikk - Arbeid med kompetanseplan - Konsekvensar av ny organisering - Informasjons- og drøftingsplikt - Drøftingsmøte - Avvik - Oppfølging - Avslutning av arkiv - Digitalisering - Gamle arkiv Arbeid med personvern ROS Delansvar Frist Internkostn Eksternkostn Tid Start 1 18 Arbeidet starta ved lønsoppgjeret i 217 1.3.218 Slutt % utført 5 1 5 5 5 5 Avvik 12 18 1 18 9 18 15 18 16 18 Merknad

Samanslåing av fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden - prosjektkontroll Fase, tema, undertema ROS Delansvar Frist Internkostn Eksternkostn Tid Start Slutt Fase 5 1.19-5.19 - Kritisk gjennomgang av alle prosessar - Vedta budsjett/økonomiplan - Lokalisering i medhald av vedtak - Starte implementering - Kyrkjevalet 219 % utført Avvik Merknad Merknad Samanslåing av fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden - prosjektkontroll Fase, tema, undertema Fase 6 1.19-12.19 - Gjennomføring av kyrkjevalet 219 - Konstituere nytt fellesråd - Avslutte arbeidet i kyrkjeleg fellesnemnd - Avslutte prosjektet inkl. evaluering ROS Delansvar Frist Internkostn Eksternkostn Tid Start Slutt % utført Avvik

Arbeidsgrupper SAMANSLÅING AV FELLESRÅD I prosjektarbeidet er det lagt opp til at arbeidsgrupper skal utarbeide avgjerdsgrunnlag til kyrkjeleg fellesnemnd i høve samanslåingsprosessen. Oppdraget vert nærare omtala i dette dokumentet. Arbeidet vert styrt av prosjektleiar. KYRKJELEG FELLESNEMND Tlf. Olav Martin Vik 932644 Fjell kyrkjekontor Tytebærbrekko 2 Straume kyrkja.no/nyeoygarden ov769@kyrkja.no

Innhaldsliste Innhald Føremålet med arbeidsgruppene 1-2 Mandat og oppgåve 3 Arbeidsgruppene og medlemer i arbeidsgruppene 4 Tidsplanleggar for arbeidsgruppene 5 Tidsline for samanslåingsprosessen 6 Kontaktinformasjon 7 Få til gode gruppesamlingar 8 Verdigrunnlag Alt arbeidet som vert gjort i prosjektet har Guds ord i botnen. «Saman vil vi ære Den treeinige Gud» Målsetting for samanslåinga Frå Prosjektplanen 1.4. Etablere ein tenesteytande og hensiktsmessig organisasjon som driv rasjonelt og målretta i sitt arbeid. Til grunn for dette ligg Den norske kyrkja sitt oppdrag. Målsetting for prosessen Frå Prosjektplanen 1.5. Sameine tre kyrkjestabar i ein ny organisasjon som er hensiktsmessig lokalisert og organisert. Arbeidet må ta omsyn til to arbeidsgivarliner.

S. 1 Få til gode gruppesamlingar Frå KA sin rettleiar: Føremålet med arbeidsgruppene Side 15. 5.1. Arbeidsgruppene skal gi tilråding til prosjektleiar innanfor det området som kvar gruppe har fått tildelt for sitt arbeid. Det kan etablerast Arbeidsgruppene er tenkt som verkstadar for utvikling av den nye organisasjonen og utvikle gode rutinar for oppgåver og tenester. arbeidsutval samt eigne temagrupper der ressurspersonar Arbeidsgruppene er også tenkt som ein viktig møteplass der ein utviklar gode relasjonar mellom menneska i stabane som skal slåast saman. og arbeidstakar- Det vert viktig å bygge ein god felles kultur i den nye kyrkjestaben. representantar deltek. Det er også viktig å utvikle gode arenaer og rutinar for samhandling mellom kyrkjelyd, sokneråd og kyrkjestab. Særlege utfordringar Det er ei kjennsgjerning at Kyrkjemøtet sitt vedtak i høve likekjønna ekteskap utfordrar delar av arbeidet i kyrkjestabane. Arbeidsgivar ønskjer ikkje at ein får «trykkokareffekt» i prosessen. Vanskelege tema må komme til uttrykk og drøftast i arbeidsgruppene. Arbeidsgruppene kan gi råd til prosjektleiar om korleis særlege utfordringar skal handterast i framtida. Ei presisering av kva funksjon som samanslåinga omfattar: Kyrkjelova 14. Kirkelig fellesråds oppgaver. Kirkelig fellesråd skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesser i forhold til kommunen. Kirkelig fellesråd er ansvarlig for: a) bygging, drift og vedlikehold av kirker, b) anlegg, drift og forvaltning av gravplasser, c) opprettelse og nedleggelse av stillinger som lønnes over fellesrådets budsjett, d) anskaffelse og drift av menighets- og prestekontor, e) administrativ hjelp for prosten når staten yter tilskudd til det, f) - - g) anskaffelse av lokaler, utstyr og materiell til konfirmasjonsopplæring. Kirkelig fellesråd foretar tilsetting av og har arbeidsgiveransvaret for alle tilsatte som lønnes over fellesrådets budsjett. Før tilsetting og fastsetting av instruks skal vedkommende menighetsråd gis anledning til å uttale seg. Kirkelig fellesråd kan bemyndige menighetsråd til å utøve tilsettingsmyndighet og andre arbeidsgiverfunksjoner for stilling hvor dette ellers ville ligge til fellesrådet. Kirkelig fellesråd kan også tildele utvalg som nevnt i 35 første ledd myndighet til å foreta tilsetting og treffe avgjørelser i saker som gjelder forholdet mellom soknene eller soknet som arbeidsgiver og de tilsatte. Kirkelig fellesråd forvalter inntekter og formue knyttet til kirke og kirkefond, midler som utredes av kommunen eller staten og midler menighetsråd stiller til fellesrådets disposisjon for å løse oppgaver i soknene. Regler om budsjettordning, regnskapsføring og revisjon gis av departementet. Kirkelig fellesråd utfører for øvrig de oppgaver som etter avtale blir overlatt det av det enkelte menighetsråd.

S. 2 Kyrkjelova 14. Kirkelig fellesråds oppgaver. Kirkelig fellesråd skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesser i forhold til kommunen. Få til gode gruppesamlingar Særleg om organisering Alle gruppene skal lage forslag til framtidig organisering av sitt tenesteområde. Dette omfattar sjølve organiseringa av tilsette inn mot tenesta og korleis ein skal arbeide mest effektivt slik at ein oppnår det som er forventa og det som er planlagt. I dette arbeidet er det også viktig å ta inn det som vert fremja frå kvart enkelt sokneråd. Det skjer i ein eigen prosess som prosjektleiar tek ansvar for. Det nye fellesrådet sin økonomi vil også i vesentleg grad påverke framtidas organisering og tenesteomfang. Lokalisering og organisering heng delvis saman. Nokre stikkord til hjelp i gruppearbeidet Organisering: skal ein setje saman team av tilsette ut frå arbeidet som skal utførast i kyrkjelydane? Seksjonar? Avdelingar? Skal sokna sine planar bestå? Ny plan? (sjå også felles planverk) Kven har ansvaret for trusopplæringa? Sokna eller fellesrådet? Kva vert innhaldet i trusopplæringa? Korleis skal vi jobbe vidare med 5 ulike sokn? Skal vi ha felles planar? (alle sokna) Ulikskap i dagens arbeid. Planhierarki? Kva kompetanse har vi? Kva kompetanse treng vi? Opplistinga over oppgåver S.3 er ikkje uttømmande. Gruppene kan ta opp i seg det ein meiner er aktuelt innafor gruppa sitt arbeidsfelt. Etisk refleksjon Vert lagt til grunn i gruppearbeidet.

S. 3 Få til gode gruppesamlingar Mandat og oppgåve Kyrjeleg fellesnemnd har i møte 14.2.218 godkjent oppretting av arbeidsgrupper og gitt fullmakt til prosjektleiar å detaljere oppdraget. Generelt mandat Arbeidsgruppene kan innanfor kvart sitt område gi tilråding til prosjektleiar i høve til arbeidsfeltet som arbeidsgruppene har fått tildelt. Oppgåvene er skissert slik i første runde (ikkje uttømmande): Gruppe Administrasjon Kyrkjemusikk Trusopplæring SKU Tweens/konf./ungdom Diakoni Kyrkjer Gravferd og gravplass Hovudoppgåve Deloppgåve Organisering Utarbeide rammeverk for Behov for funksjonar administrative rutinar Lokalisering av administrasjonen Vurdere løysingar for IKT, Liste opp behov for rutinar telefoni, rekneskap, løn, tid, Kompetansebehov Utarbeide arkivrutinar Systembehov Tenesteyting Arkiv Organisering Utarbeide rammeverket for Lokal plan for kyrkjemusikk lokal plan Kompetansebehov Behov for kyrkjemusikkutval Organisering Revisjon av gjeldande Ein eller fleire planar planar eller heilt ny plan Kompetansebehov Definere samarbeidsarenaene Organisering Revisjon av gjeldande Ein eller fleire planar planar eller heilt ny plan Kompetansebehov Organisering Revisjon av gjeldande plan Ein eller fleire planar eller heilt ny plan Kompetansebehov Frivillige medarbeidarar Diakoniutval Organisering Utarbeide driftsplanar Kompetansebehov ROS-analysar Plan for drift Brannvern Plan for vedlikehald Utleige/utlån regelverk Plan for reinhald Organisering Avgifter og satsar Kompetansebehov Plan for drift Plan for vedlikehald Vedtekter for gravplassane Etisk refleksjon i prosjektet og i den «nye» organisasjonen. Kultur Tema som ikkje er omtala Gruppene kan drøfte tema innanfor sitt område som ikkje er omtala ovanfor.

Få til gode gruppesamlingar S. 4 Oversikt over arbeidsgrupper Administrasjon Kyrkjemusikk Borghild H. Berge Rebekka Johannesen Siren Nordbø Anne-Kari Vik Line S. Mosnes Olav Sørheim Kjell-Asle Børnes Anne Lise Grøm Eline Olsen Aasmund Brekke Tove Solvang Kari Sandøy Rong Irina Tarasova Eivind Kausland Lie Ingjerd H. Johansen Annlaug Børve Beate Sørhus Rebekka Johannesen Borghild Hustad Berge Kyrkjer Diakoni Trusoplæring SKU Hogne Berland Rannveig V. Vik Elisabeth M. Jung Søgnie Nilsen Kari BurkeRomarheim Anne L. Kaldestad Hildegunn B. Myklebust Olav Sørheim Bjarte Nese Torbjørn Fjøren Tweens/konfirmant ungdom Dag R. Pettersen Beate Sørhus Hogne Berland Jon A. Tjentland Håkon Syrstadeng Anne L. Kaldestad Rannveig Vestbøstad Vik Maria Tveten Hogne Berland Anne Lise Grøm Kari B. Solheimslid Gravferd og gravplasser Kultur Hildegunn B. Myklebust Torbjørn Fjøren Ellen Ebbesvik Nils I. Honningdal Ellen Ebbesvik Norvald Snekkevik Annlaug Børve Ingjerd H. Johansen Gunnar Langeland Kåre Kristoffersen Anne-Kari Vik Gunnar Langeland Rolf Oksnes Eli Skjerping Renate Olsen Bjørg Blom Raymond Riise Terje Aannerød Åshild Gavlen Håkon Syrstadeng Ingalis Malmo Kari B. Solheimslid Lorentz Skumsnes Torstein Vassnes Vegard Lynglund Eline Olsen Kåre Kristoffersen Diana F. Haugetun Vegard Lynglund Torstein Vassnes Lorentz Skumsnes Jon A. Tjentland Kari Sandøy Rong Norvald Snekkevik Kari BurkeRomarheim Aasmund Brekke Dag R. Pettersen Tove Solvang Espen Tveten Rollar Første namn i kvar gruppe er leiar og andre person er sekretær. Referat Det skal vere referat frå kvart møte. Det skal nyttast ein felles mal for referat. Malen vert gjort tilgjengeleg for den som er sekretær i kvar gruppe. Referata skal sendast: sn448@kyrkja.no Møterom Gruppeleiar bestemmer stad for gruppesamlinga. Alle gruppesamlingar må inn i Medarbeidaren. Prosessrettleiar Annlaug Børve

Få til gode gruppesamlingar S. 5 Tidsplanleggar for gruppene Det er rekna 4 samlingar pr. gruppe x 2 timar. Dersom gruppene meiner at ein treng mindre eller lengre tid så er det opp til gruppa å avgjere. Gruppe/råd Administrasjon Kyrkjemusikk Trusopplæring SKU Tweens/konfirmant/ungdom Diakoni Kyrkjer Gravferd og gravplassar Kultur vekenummer i 218 Kontinuerleg Soknerådsinvolvering Gudstenesteliv AU kyrkjeleg fellesnemnd Partssamansett utval Kyrkjeleg fellesnemnd Tid og planlegging Alle gruppene skal avlevere si innstilling/tilråding seinast 1.1.218. Fasar Det gruppene gjer no (som ei tilråding) er å avdekke det som er, avdekke behov og avdekke kva som må gjerast for at 3 stabar skal funger som 1 stab. Dersom ein til dømes bestemmer at planar og rutinar må skrivast heilt på nytt eller skrivast om, er det ein svær jobb som er eit eige tema.

Få til gode gruppesamlingar S. 6 Tidsline for samanslåingsarbeidet Tidslina vert justert i takt med innfasing av arbeidsoppgåver i prosjektet. Tidslina under gir eit førebels bilete av det som skjer framover. PROSJEKTSTART GRUPPENE AVLEVERER SITT ARBEID PROSJEKTSLUTT PROSESSTART PERSONALARKIV PROSESSTART PERSONVERN 1. okt. 1. nov. 1. des. 1. jan. 1. feb. 1. mar. 1. apr. 1. mai. 1. jun. 1. jul. 1. aug. 1. sep. 1. okt. 1. nov. 1. des. 1. jan. 1. feb. 1. mar. 1. apr. 1. mai. 1. jun. 1. jul. 1. aug. 1. sep. 1. okt. 1. nov. 1. des. PROSESSTART ØKONOMIPLAN AVSLUTNING AV FØREBUANDE ARBEID START GRUPPEARBEID PROSJEKTDETALJER DATO MILEPÆL 1.1.217 Prosjektstart PLASSERING 25 22.2.218 Start gruppearbeid -15 1.3.218 Prosesstart personalarkiv 1 1.3.218 Prosesstart personvern 5 1.4.218 Prosesstart økonomiplan -5 1.1.218 Gruppene avleverer sitt arbeid 2 3.4.219 Avslutning av førebuande arbeid -1 1.12.219 Prosjektslutt 15

Få til gode gruppesamlingar S. 7 Informasjon om kontaktpersonar Ressurspersonar i høve gruppearbeidet: Annlaug Børve er prosessrettleiar for gruppene. Olav Martin Vik Prosjektleiar Tlf. 932644 ov769@kyrkja.no Annlaug Børve Rådgivar 473453 Ab766@kyrkja.no Siren Nordbø Dokument og arkiv Tlf. 9575136 sn448@kyrkja.no Borghild Hustad Berge Assisterande kyrkjeverje Tlf. 9976942 Organisasjon KYRKJELEG FELLESNEMND Fjell kyrkjekontor Tytebærbrekko 2 Straume kyrkja.no/nyeoygarden

Få til gode gruppesamlingar S. 8 Nokre stikkord for å få til gode gruppesamlingar Gruppa sine medlemer må lytte til kvarandre. Rammer og reglar for gruppearbeidet er diskutert og forstått av alle gruppemedlemene på førehand. Gruppa sine medlemer har tillit til kvarandre og opplever tryggleik. Alle har ansvar for å nå gruppa sine mål. Gruppa sine medlemer evne å tenkje heiskapleg på gruppa sitt arbeid og fokuserer ikkje einsidig på eigne mål. Gruppa har godt humør og sterkt engasjement. Gruppemedlemene gir kvarandre støtte. Gruppa evaluerer ideane dei har komen frem til. Kjennetegn på et godt idémøte Ein førebudd møteleiar. Ein tydeleg problemstilling. Alle deltar aktivt. «Ja til alt»-haldning. Stor idéproduksjon. Kjennetegn på eit dårlig idémøte Møteleiar, kven er det? Uklar eller gjerne fleire problemstillingar. Uengasjerte deltakarar. «Ja, men»-haldning. Liten idéproduksjon.

DEN NORSKE KIRKE Øygarden kyrkjelege fellesråd Sakspapir Saksbehandler Olav Martin Vik Arkiv 415 Kode Tittel Kyrkjeleg fellesnemnd ArkivsakID 18/82-3 Saksnummer 24/18 Gradering Ugradert 11.4.218 i fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden om møtegodtgjersle for medlemer i fellesnemnda Kyrkjeleg fellesnemnd tek saka til etterretning. Saksorientering Utgangspunktet for denne saka er fellesnemnda sitt vedtak i sak nr. 18/18. Kostnaden med godtgjersle for medlemer i kyrkjeleg fellesnemnd vart tilrådd dekka av det enkelte fellesråd. Dette har no fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden slutta seg til. Det er gjort likelydande vedtak i dei tre fellesråda: 1. kyrkjelege fellesråd godkjenner følgjande prinsipp: a. Det enkelte fellesråd dekker sjølv kostnaden med møtegodtgjersle for sine medlemer i kyrkjeleg fellesnemnd. b. Kostnaden med leiar og nestleiar vert delt likt på fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden. c. Møtegodtgjersle for møtande medlem (ikkje leiar og nestleiar) kr 8 pr. møte. d. Godtgjersle til leiar i kyrkjeleg fellesnemnd vert fastsett til kr 2 pr. år. e. Godtgjersle til nestleiar i kyrkjeleg fellesnemnd vert fastsett til kr 12 pr.år. 2. Kyrkjeverja vert gitt fullmakt til å ordne fasilitator for ordninga med møtegodgjersle til medlemer i kyrkjeleg fellesnemnd. 3. Kyrkjeverja vert gitt fullmakt til å avrekne kostnaden med møtegodtgjersla mellom fellesråda. 4. Det er ein føresetnad at fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden gjer likelydande vedtak.

DEN NORSKE KIRKE Øygarden kyrkjelege fellesråd Sakspapir Saksbehandler Olav Martin Vik Arkiv 415 Kode Tittel Kyrkjeleg fellesnemnd ArkivsakID 18/82-4 Saksnummer 25/18 Gradering Ugradert 11.4.218 Arbeid med å avdekke tilhøve med særlege konsekvensar for nytt fellesråd Kyrkjeleg fellesnemnd ber prosjektleiar arbeide fram ei avklaring med påfølgjande tilråding av tiltak i høve til det saka omtalar. Saksorientering Prosjektleiar finn det tenleg å gå grundig til verks for å avdekke tilhøve av særleg karakter som vil påverke arbeidet og økonomien i det nye fellesrådet. Det er fire slike tilhøve som pr. no er på blokka til prosjektleiar: 1. 2. 3. 4. Eventuelle alvorlege feil og manglar på bygg og anlegg som delvis eller ikkje er kjent. Kostnadar som kommunane i dag ber i sine rekneskap på vegne av fellesråda. Skjergardsheimen leirstad i Øygarden som soknerådet i dag står som eigar av. Basecamp i Fjell der fellesrådet er arbeidsgivar fullt ut medan tiltaket har fleire «eigarar» inklusive fellesrådet. Merknader til denne opplistinga: 1. Det er ikkje midlar til ein gjennomgang av kyrkjene, kyrkjelydshus og gravplassar. Det er under vurdering ein intern gjennomgang med eigne ressurspersonar. Me har tilsette med fagleg innsikt. Fellesnemnda har ikkje midlar til eit slikt arbeid og prosjektleiar må difor ta dette arbeidet inn i dagleg drift. 2. For Sund og Øygarden har ein i hovudsak oversikt over internkostnaden kommunen har med fellesrådet. For Fjell, så er prosjektleiar i møte med rådmannen vorte samd om at prosjektleiar stipulerer internkostnaden Fjell kommune har med fellesrådet. Til grunn for stipuleringa vil prosjektleiar legge til grunn ekstern innkjøpskostnad. Prosjektleiar gir noko meir informasjon i møtet.

3. Skjergardsheimen leirstad har eige styre og verksemda driv seg sjølv. Øygarden sokneråd eig Skjergardsheimen. Leirstaden driv leirskuleverksemd i stor skala i tillegg til at kyrkja sine leirar (som er ein del av trusopplæringa) er lagt til Skjergardsheimen. Eigarskapet må avklarast. Skal soknerådet lokalt eige Skjergardsheimen eller skal fellesrådet vere eigar. Dette er ei stor verksemd med bygningsmasse av eldre dato. Verksemda er avhengig av motiverte medarbeidarar. Dagleg leiar er avgjerande for drift og byggforvaltning. Dette er ei sak som også Øygarden sokneråd har på sitt sakskart. 4. Basecamp kjem inn under det diakonale arbeidet i Fjell. Det som er med tiltaket er at Fjell kommune og Sartor senter er inne på eigarsida medan Fjell kyrkjelege fellesråd er arbeidsgivar for alle tilsette. Alle arbeidsrettslege tilhøve er altså lagt til fellesrådet, noko som vil følgje med inn i det nye fellesrådet. Prosjektleiar gir ei nærare vurdering i møte.

DEN NORSKE KIRKE Øygarden kyrkjelege fellesråd Sakspapir Saksbehandler Olav Martin Vik Arkiv 415 Kode Tittel Kyrkjeleg fellesnemnd ArkivsakID 18/82-5 Gradering Ugradert Saksnummer 26/18 11.4.218 Arbeid med å etablere Folkevald styringsstruktur for nytt fellesråd Kyrkjeleg fellesnemnd tek til etterretning at prosjekteiar utarbeidar framlegg til dokumentasjon for nye fellesrådet der den folkevalde styringsstrukturen vert innarbeida. Saksorientering Det må etablerast ny folkevald styringsstruktur for det nye fellesrådet. Folkevald styringsstruktur er heimla i Kyrkjelova 12 Sammensetningen av kirkelig fellesråd. Kirkelig fellesråd består av: a) to menighetsrådsmedlemmer fra hvert menighetsråd i kommunen, valgt av det enkelte menighetsråd, b) en representant valgt av kommunen, og c) en prost eller annen prest oppnevnt av biskopen. Biskopen kan unnlate oppnevning dersom det er valgt inn en prest etter bokstav a. Er det fem eller flere sokn i kommunen, velges bare ett menighetsrådsmedlem fra hvert menighetsråd. Representantene velges sammen med et tilsvarende antall vararepresentanter for 4 år. Nærmere regler om valg av kirkelig fellesråd gis av Kirkemøtet. Biskopen har rett til å ta del i fellesrådsmøte, men uten stemmerett. Fellesrådet kan innkalle andre til å ta del i forhandlingene, men uten stemmerett.

Prinsippet har fellesråda allereie teke stilling til gjennom vedtak våren 217. Dette vart då gjort gjeldande: 2. Samansetjing av nytt fellesråd kyrkjeleg fellesråd sluttar seg til ei slik samansetjing av det nye fellesrådet frå 1. desember 219. - 1 frå Sund sokn, 1 frå Øygarden sokn, 1 frå Landro sokn, 1 frå Foldnes sokn, 1 frå Fjell sokn - 1 kommunal representant frå den nye kommunen - 1 prest eller prost oppnemnd av biskopen Dette vert lagt til grunn i vidare planlegging. Det er kyrkjeval i 219 og då vert dette ein del av opplegget. Ikkje i høve til sjølve kyrkjevalet, men i kommunikasjonen rundt kyrkjevalet. Det er soknemøte i Øygarden 25. april 218. Der vert gitt ein uttale i høve samanslåing av Hjelme sokn og Blomvåg sokn. I dag er det to vallister, men eit samanslått sokneråd basert på ei dispensasjonsordning. Samanslåinga må formaliserast oppover i systemet, eventuelt at soknemøtet seier det skal vere to sokn i gamle Øygarden. Prosjektleiar startar arbeidet med å leggje til rette for dokumentasjon som gjeld det nye fellesrådet der styringsstrukturen er ein del av innhaldet. Når det gjeld talet på sokn i gamle Øygarden må fellesnemnda berre ta til etterretning utfallet av samanslåingsprosessen.

DEN NORSKE KIRKE Øygarden kyrkjelege fellesråd Sakspapir Saksbehandler Olav Martin Vik Arkiv 415 Kode Tittel Kyrkjeleg fellesnemnd ArkivsakID 18/82-6 Saksnummer 27/18 Gradering Ugradert 11.4.218 Arbeid med å etablere funksjonsomtalar og reglement for nytt fellesråd Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med å etablere funksjonsomtalar og reglement for nytt fellesråd. Saksorientering Det må utarbeidast nye reglement og funksjonsomtalar for det nye fellesrådet. Det er eit omfattande arbeid. Prosjektleir vil vurdere kva som kan nyttast av eksisterande tekst. Det må vektast opp mot behovet for modernisering og mot dagens lov og regelverk. Det kan vere behov for opptil 3 reglement (og rutinar). I Os/Fusa har ein nærare 4 reglement/rutingar i dagens fellesråd. Noko er lovpålagt, noko er relatert til hovudavtale og tariffavtale og elles er det heilt naudsynt med eit godt regelverk for det meste og å ha gode rutinar for gjennomføring av arbeidet. Arbeidsgruppene som er sving ser på noko av det ein har i dag. Dersom konklusjonen er fornying så må ein starte med det arbeidet i neste fase som strekk seg frå 1.1.218 til 1.4.219. Ei rekkje reglement må handterast av prosjektorganisasjonen fordi dei er av svært formell og juridisk karakter. Funksjonsomtalar er relatert til framtidig organisering slik at ein må sjå prosessar i ein samaheng. Etter kvart som prosessen skrir fram vert tilsette sine representantar/tillitsvalde og partssamansett utval involvert.

DEN NORSKE KIRKE Øygarden kyrkjelege fellesråd Sakspapir Saksbehandler Olav Martin Vik Arkiv 415 Kode Tittel Kyrkjeleg fellesnemnd ArkivsakID 18/82-7 Saksnummer 28/18 Gradering Ugradert 11.4.218 i fellesråda om inndekking av kostnadar med samanslåinga Kyrkjeleg fellesnemnd tek saka til orientering. Saksorientering Prosjektleiar gir ei utfyllande orientering i møtet. Øygarden kyrkjelege fellesråd handsamar saka i sitt møte 4.4. Sund kyrkjelege fellesråd har fått ei attendemelding frå kommunestyret i Sund på spørsmål om kven som skal dekke grunnkostnaden med samanslåing av fellesråda. Spørsmålet vart reist til Sund kommunestyre med bakgrunn i kommunal fellesnemnd si avgrensa løyving til kyrkjeleg fellesnemnd. et i Sund kommunestyre er vedlagt.

DEN NORSKE KIRKE Øygarden kyrkjelege fellesråd Sakspapir Saksbehandler Olav Martin Vik Arkiv 415 Kode Tittel Kyrkjeleg fellesnemnd ArkivsakID 18/82-9 Saksnummer 3/18 Gradering Ugradert 11.4.218 Meldingar til møte 11.4.218 Kyrkjeleg fellesnemnd tek informasjonen til orientering. Saksorientering 1. Det er møte i kyrkjeleg fellesnemnd sitt arbeidsutval onsdag 11.4. før møtet i kyrkjeleg fellesnemnd. 2. Det er møte i partssamansett utval onsdag 11.4. før møtet i kyrkjeleg fellesnemnd. Det vert gitt ei kort orientering frå desse møta i fellesnemnda sitt møte.