Styremøte i Finnmarkssykehuset HF Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Astrid Balto Olsen, 78421110 Hammerfest, 10.6.2015 Saksnummer 54/2015 Saksansvarlig: Astrid Balto Olsen, administrasjonssekretær Møtedato: 18. juni 2015 Referatsaker Administrerende direktørs forslag til vedtak: Styret i Finnmarkssykehuset HF tar referatsakene til orientering: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 9. juni 2015 - Referat fra FAMU 5. juni 2015 - Protokollt fra Brukerutvalgsmøte 8. juni 2015 - Personskadedata 2014 - https://helsedirektoratet.no/lists/publikasjoner/attachments/958/personskad edata2014.pdf Torbjørn Aas Administrerende direktør Vedlegg: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 9. juni 2015 - Referat fra FAMU 5. juni 2015 - Protokoll fra Brukerutvalgsmøte 8. juni 2015
Referat Informasjons- og drøftingsmøte Dato: 9.6.2015 kl. 12.00 14.00 Sted: Telematikk: Hammerfest, Kirkenes, Karasjok, Tana og Alta Arbeidstaker Organisasjon Meldt forfall Kristine E. Nytun Norsk sykepleierforbund Lene Langsæter Norsk Fysioterapeutforbund Modil Eriksson Norsk Ergoterapeut forbund Johanna Carolina Unga Akademikerforbundet/Forskerforbundet/Presteforeningen Arbeidsgiver Astrid Balto Olsen Inger Lise Balandin Ivar Greiner Jørgen Nilsen Lena E. Nielsen Ole-Martin Olsen Trond Michelsen Torbjørn Aas Vivi Brenden Bech Øyvin Grongstad Stilling Administrasjonssekretær / Referent Klinikksjef Klinikk Psykisk helsevern og Rus Kommunikasjonssjef Klinikk Prehospitale tjenester HR-sjef Administrasjonssjef/Foretakscontroller Innkjøpssjef Administrerende direktør Klinikksjef Klinikk Hammerfest Drifts- og eiendomssjef Sak nr: Sakens navn: Ansvar 1 Godkjenning innkalling og saksliste OMO Innkalling og saksliste godkjent uten merknader. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 2 Styresaker til styremøte 18. juni 2015 OMO (Informasjonssaker) Konkretisering av planlagt aktiviteter knyttet til mottak av FIKS-prosjektet med spesiell vekt på tiltak rettet mot å realisere forventede effekter Drifts- og eiendomssjef Øyvin S. Grongstad innledet i saken. Ingen merknader og spørsmål i saken. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 3 Styresaker til styremøte 18. juni 2015 OMO (Drøftingssaker) Styresak 46/2015 Pasientreiser Transport av pasienter i regi av Finnmarkssykehuset Direktør Torbjørn Aas innledet i saken. Ingen merknader og kommentarer. Styresak 47/2015 Utvikling av barneavdelingen i Finnmarkssykehuset Klinikksjef Klinikk Hammerfest, Vivi Brenden Bech innledet i saken. Spørsmål og kommentarer fra arbeidstaker - Største årsak til at pasienter sendes til UNN er av værmessig art - Det er viktig at alle planlagte arbeidsordninger blir drøftet med arbeidstakerorganisasjoner. - Viktig at rekruttering av spesialsykepleiere gjennomføres. Det var ingen søkere fra barneavdelingen til spesialistutdanningen.
Side 2 Arbeidsgiver svarer: - Været er ikke hovedårsak til pasientlekkasjen til UNN. Det er planlagt dag og poliklinisk behandling som planlegges tatt tilbake. - Arbeidstidsendringer skal drøftes iht foretakets rutiner. - Barneavdelingen har god dekning av spesialsykepleiere, men klinikken skal selvfølgelig ha god faglig utvikling av sykepleiere. Styresak 48/2015 Effektiviseringsgevinsten i Klinikk Prehospitale tjenester Klinikksjef Prehospitale tjenester Jørgen Nilsen innledet i saken. Spørsmål og kommentarer fra arbeidstaker - Det er viktig at lærlinger ikke benyttes utover de oppgaver som inngår i opplæringsloven. - Hva legges i transport av psykisk syke med ambulanse? Arbeidsgiver svarer: - De «hvite bilene» kan bemannes med personell som ikke har ambulansefagutdanning. Det er planen å bruke lærlinger og seniorer til denne transporten. - Klinikken skal i møte med Klinikk Psykisk hersevern og Rus for å se på hvordan transport av psykisk syke kan løses med tanke på transport til sykehus/unn. Styresak 49/2015 Arbeidsgiverpolitikk HR-sjef Lena E. Nielsen innledet i saken som arbeidsgiverpolitikk. Saken har vært på bred høring i foretaket. Det er blitt et godt strategisk dokument. Spørsmål og kommentarer fra arbeidstaker - Fantastisk bra plan. Hvis foretaket klarer å gjennomføre denne planen vil det medføre kø av nye arbeidstakere til Finnmarkssykehuset - Det eneste som ikke er like bra er at det legges opp til at ansatte skal ta kompetanseheving på sin fritid. Arbeidsgiver svarer: - Takk for tilbakemeldingen vedrørende planen. - Det er ikke noe nytt i at arbeidstakere må ta kompetanseheving i egen fritid. Dette er allerede regulert i personalhåndboken. Skal uansett tilstrebe ordning der opplærings skjer i arbeidstiden. Styresak 50/2015 Strategiplan for innkjøp i Helse Nord 2014-2017 Innkjøpssjef Trond Michelsen innledet i saken. Ingen spørsmål og kommentarer og saken tas til orientering. Styresak 51/2015 Informasjonssikkerhet i Finnmarkssykehuset HF Drifts- og eiendomssjef Øyvin Grongstad innledet i saken. Det vil bli obligatorisk E-læring i informasjonssikkerhet. Informasjonssikkerhet er et lederansvar i linja. Ingen merknader og spørsmål. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 4 Mandat - Plan for reduksjon av ventetider ved Finnmarkssykehuset HF Adm. sjef Ole Martin Olsen innledet i saken. Møtet avsluttet kl. 12.55 Ingen merknader og spørsmål.
Referat fra møte i FAMU Finnmarkssykehuset 05.06.15 kl. 0800-0910. Til stede: Arbeidstakerrepresentanter: Solveig Nilsen Ole I. Hansen Marit Rakfjord Kicki Nytun Arbeidsgiverrepresentanter: Torbjørn Aas, leder Vigdis Kvalnes Jørgen Nilsen Inger Lise Balandin Rita Jørgensen Andre: Inga Kristine Siri, Hemis BHT Lena Nielsen, HR-sjef, sak 39/15. Andreas Ertesvåg, referent Sak 37/15 Godkjenning av innkalling og saksliste. Saker til eventuelt, 1 minutt v. Torbjørn. Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. Innkalling og saksliste godkjennes. Sak 38/15 Godkjenning av referat 18.05.15, 1 minutt v. Torbjørn. Forslag til vedtak: Protokoll godkjennes. Protokoll godkjennes. Sak 39/15 Funksjonstillegg HVO, 10 minutt v. Marit Rakfjord Delta har meldt inn en sak om funksjonstillegg for hovedverneombud. Saksfremlegg er vedlagt. FAMU er orientert med at hovedverneombudene har fått ulike funksjonstillegg. Denne ulikheten må løses i forhandlinger. Sak 40/15 Status sykefravær, 10 minutt v. klinikkene/senter FAMU får status for sykefravær pr. klinikk. Klinikkenes representanter i FAMU orienterer. Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering. FAMU tar saken til orientering. Sak 41/15 Evaluere IA-handlingsplan, 5 minutt v. Andreas FAMU får status for tiltakene i IA-handlingsplan, og vurderer behov for endring. Forslag til vedtak: FAMU støtter videreføring av overordnet IA-handlingsplan. FAMU støtter videreføring av overordnet IA-handlingsplan. FAMU ber om at det lages en sak til FAMU med særlig fokus på oppfølging og tiltaksarbeid på sykefravær. Sak 42/15 Valg medlemmer i FAMU, 3 minutt v. Andreas Det skal velges nye medlemmer i FAMU. Funksjonstiden er to år. Det skal velges fem representanter og vararepresentanter fra både arbeidsgiver og arbeidstaker.
Forslag til vedtak: FAMU støtter forslag til gjennomføring av valg. FAMU støtter forslag til gjennomføring av valg. Sak 43/15 Valg av ny leder og arbeidsutvalg, 2 minutt v. Andreas Funksjonstid for leder i FAMU er ett år. Leder velges vekselvis fra arbeidstakernes og arbeidsgivers representanter. Det neste året skal arbeidstakersiden ha ledervervet. Det anbefales at arbeidstakersiden velger leder, og gir beskjed til sekretær i FAMU innen 2. august. Arbeidsutvalget til FAMU forbereder møtene. Utvalget har også fullmakt til å behandle alvorlige saker og hastesaker i ferier/høytider, eller saker delegert fra FAMU. Arbeidsutvalget består av leder i FAMU, representant fra den annen part og sekretær. Arbeidsgiversiden må velge representant til arbeidsutvalget. Det anbefales at dette gjøres innen 1. august, og meldes til sekretær. Forslag til vedtak: FAMU støtter forslaget til gjennomføring av valg. FAMU støtter forslaget til gjennomføring av valg. Sak 44/15 Status vedtak i FAMU, 2 minutt v. Andreas FAMU får status for oppfølging av vedtak. Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering. FAMU tar saken til orientering. Sak 45/15 Styresaker, 10 minutt v. Torbjørn FAMU behandler styresakene i et HMS-perspektiv. FAMU er positiv til at det utarbeides en arbeidsgiverpolitikk i foretaket. FAMU tar styresakene til orientering. Sak 46/15 Orientering arbeidsmiljøarbeid prehospital klinikk, 8 minutt v. klinikksjef prehospital FAMU ønsker en orientering om arbeidsmiljøarbeid og utfordringer i prehospital klinikk. Det er ønskelig med informasjon om kvamråd/grupper. Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering. FAMU tar saken til orientering. Sak 47/15 Status overtid og AML, 10 minutt v. Klinikksjefene FAMU får en oversikt over AML-brudd i klinikkene. Klinikksjefene orienterer om status og oppfølging i sin klinikk. Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering. FAMU tar saken til orientering. Sak 48/15 Status oppfølging av medarbeiderundersøkelsen, PHR og prehospital, 8 minutt v. klinikksjefene Klinikksjefene i psykisk helsevern og rus og prehospital orienterer FAMU om status for oppfølging av medarbeiderundersøkelsen i sin klinikk. Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering. Det vises til vedtak i sak 31/15 for videre oppfølging.
FAMU tar saken til orientering. Det vises til vedtak i sak 31/15 for videre oppfølging. Sak 49/15 Orienteringssaker, 3 minutt 1. Oppfølging brannvern på spesialistlegesenteret i Karasjok, v. Torbjørn/representant fra SDE Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering. FAMU tar saken til orientering. Sak 50/15 Eventuelt Sak 51/15 Saker til neste møte Evaluering av mulighetssamtalen Styresaker Status oppfølging av medarbeiderundersøkelsen Orientering om endring i lovgivning om arbeidstid.
Brukerutvalgsmøte Finnmarkssykehuset HF Protokoll 8. juni 2015 Astrid Balto Olsen / Administrasjonssekretær 08.06.2015
Side 2 Deres ref: Vår ref: 2015/219 Dato: 8.6 2015 Unni Salamonsen Leder Kjell Magne Johansen Nestleder Jørgen Dahl Medlem Marit Laursen Medlem Meldt forfall Meldt forfall sendt. Anny Haugmann Medlem Ivar Pettersen Medlem Asbjørn Larsen Medlem Meldt forfall Vara kunne ikke møte Annfrid Slettvoll Medlem Samuel Anders Guttorm Medlem Fra administrasjonen møtte: Ole Martin Olsen Administrasjonssjef kom kl. 10.00 Astrid Balto Olsen Administrasjonssekretær, referent - kom kl. 10.00 Aina Olsen Prosjektleder Sak 16 Trude Jensen Leder budsjett/analyse Sak 19 Mette Kjær Forskningsleder Sak 18 Inger Lise Balandin Klinikksjef Klinikk Psykisk helsevern og Rus Sak 20 og 21
Side 3 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling til Brukerutvalgsmøte i Finnmarkssykehuset Det innkalles herved til Brukerutvalgsmøte i Finnmarkssykehuset HF 8. juni 2015 kl. 09.00 13.30 på Spesialistpoliklinikken i Alta (NB! merk sted) Sakstype Saks- Sakens navn Ansvarlig Tid til nummer behandling Beslutning 15/2015 Oppfølging PassOpp Kirkenes 2013 Ole Martin 20 min Orientering 16/2015 Alta nærsykehus informasjon og omvisning Aina 2 timer 17/2015 1. tertials rapport Oppdragsdokument 2015 Ole Martin 20 min 18/2015 Brukermedvirkning i Helseforskning Harald 20 min 19/2015 Investeringer og Bærekraft Trude 20 min 20/2015 Status omorganisering Psykisk helsevern og rus Inger Lise 30 min 21/2015 Medlem til Klinisk etisk komite Ole Martin 20 min http://www.finnmarkssykehuset.no/kek/ 22/2015 Psykisk utviklingshemmede med Inger Lise 20 min psykiatriske lidelser 23/2015 Eventuelt Referatsaker 24/2015 - Referat AU-møte Unni 10 min - Referat Regionalt brukerutvalg 19.3.2015 - Pasientbrosjyrer - http://www.finnmarkssykehuset.no/klinikkkirkenes/category39551.html - Årsrapport Norsk Pasientskadeerstatning (NPE) http://www.npe.no/no/om- NPE/Aktuelt/arsrapport-for-2014-er-ute/ Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Sak 15/2015 Oppfølging PassOpp Kirkenes 2013 Brukerutvalget tar informasjon fra administrasjonssjef Ole Martin Olsen om oppfølging PassOpp Kirkenes 2013 til orientering gir forslaget fra klinikkens KVAM-råd tilslutning. Brukerutvalget ber om at: - Pasienter som skrives ut til hjemmet fra spesialisthelsetjenesten må det dokumenteres i pasientjournalen at det har vært kontakt med fastlege/institusjon eller pårørende/ansvarsperson. Sak 16/2015 Prosjekt Alta nærsykehus informasjon og omvisning Brukerutvalget tar informasjon fra prosjektleder Aina Irene Olsen om Prosjekt Alta nærsykehus til orientering.
Side 4 Brukerutvalget er opptatt at prosjektet ivaretar spesielt: - Pårørende overnatting spesielt med tanke på pårørende/følgepersoner til utviklingshemmede og funksjonshemmede. - Lett tilgjengelig parkeringsmuligheter for pasienter og pårørende - Det må være godt skiltet og informasjon må være lett synlig.. Sak 17/2015 Rapportering 1. tertialrapport Oppdragsdokument 2015 Brukerutvalget tar informasjon fra administrasjonssjef Ole Martin Olsen om rapportering 1. tertial Oppdragsdokument 2015 til orientering. Sak 18/2015 Brukermedvirkning i Helseforskning Brukerutvalget tar informasjon fra Forskningsleder Mette Kjær om Brukermedvirkning i Helseforskning til orientering. Sak 19/2015 Investeringer og Bærekraft Brukerutvalget tar informasjon fra Leder for budsjett og analyse Trude Jensen om investeringer og bærekraft til orientering. Sak 20/2015 Status omorganisering Psykisk helsevern og rus Brukerutvalget tar informasjon fra Klinikksjef Inger Lise Balandin, Klinikk Psykisk helsevern og Rus om status omorganisering Psykisk helsevern og rus til orientering. Sak 21/2015 Medlem til Klinisk etisk komite Brukerutvalget oppnevner Jørgen Dahl som medlem i Klinisk etisk komite i Finnmarkssykehuset. Sak 22/1015 Psykisk utviklingshemmede med psykiatriske lidelser Brukerutvalget tar informasjon fra Inger Lise Balandin om Psykisk utviklingshemmede med psykiatriske lidelser til orientering. Brukerutvalget om kompetanseoppbygging rundt dobbeltdiagnosen utviklingshemming/autisme og psykiatriske lidelser.
Side 5 Sak 23/2015 Eventuelt Brukerutvalgsmedlem Samuel Anders Guttorm informerte kort om Samisk Helsepark. Brukerutvalget ber om orientering om Samisk helsepark på neste møte. Administrasjonssjef Ole Martin Olsen tar kontakt med Grongstad og etterspør hvorfor ikke brukerrepresentant er innkalt til møter i styringsgruppen Nye Kirkenes sykehus. Sak 24/2015 Referatsaker Referatsaker: - Referat AU-møte - Referat Regionalt brukerutvalg 19.3.2015 - Pasientbrosjyrer - http://www.finnmarkssykehuset.no/klinikk-kirkenes/category39551.html - Årsrapport Norsk Pasientskadeerstatning (NPE) http://www.npe.no/no/om-npe/aktuelt/arsrapportfor-2014-er-ute/ Brukerutvalget tar referatsakene til orientering. Neste Brukerutvalgsmøte er i 23. september 2015 i Hammerfest. Møtet ble avsluttet kl. 14.10 Unni Salamonsen Leder Brukerutvalget Finnmarkssykehuset HF Referatet er godkjent av brukerutvalgets leder i etterkant av møtet.