MØTEINNKALLING. Forfall meldes til arkivsjefen, Turid Holen som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling.

MØTEINNKALLING Utvalg: Representantskapet for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Møtested: Store møterom, IKAVAs lokaler på Arkivsenter sør Dato: 25.03.2014 Tid: 12:00 Forfall meldes til arkivsjefen, Turid Holen som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Tore Askildsen Anne Lise Gullestad Arvid Grundekjøn Leif Steinar Brådland Elin Smith Sunde Odd Arild Nordli Hans S Stusvik Astrid Brunvatne Ånen Werdal Odd Arne Ougland Terje Damman Vibeke Sandåker Marit Auset Rune Stokke Jan Kristensen August Salvesen Funksjon MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL MEDL

Saksnr REPR 1/14 REPR 2/14 REPR 3/14 REPR 4/14 Innhold Valg av referent og to representanter til å underskrive protokollen Godkjenning av innkalling og saksliste Valg av nytt styremedlem til styret for Interkommunalt arkiv i Vest- Agder IKS Årsmelding 2013 - Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS REPR 5/14 Regnskap for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS for 2013 REPR 6/14 Budsjettforslag for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder for 2015 REPR 7/14 Økonomiplan for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder 2015-2018 REPR 8/14 Arbeidsplan for IKAVA 2015-2018 REPR 9/14 Ny revisor for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS

REPR 1/14 Valg av referent og to representanter til å underskrive protokollen REPR 2/14 Godkjenning av innkalling og saksliste

IKAVA IKAVA Saksfremlegg Dato: Arkivref: 19.03.2014 2014/21-5 / 033 Turid Holen holen@ikava.va.no Saksnr Utvalg Møtedato 3/14 Representantskapet for Interkommunalt arkiv i 25.03.2014 Vest-Agder IKS Valg av nytt styremedlem for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Arkivsjefens innstilling Representantskapet behandler valgkomiteens innstilling og velger nytt styremedlem til styret for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA). Saksutredning IKAVAs styremedlem Sindy Herstøl, leder servicekontor i Lindesnes kommune, har bedt om å fratre, fordi hun er i ferd med å avslutte sitt arbeidsforhold i Lindesnes kommune. Representantskapsmøtet 2014 må velge nytt medlem i IKAVAs styre. IKAVAs sittende styre har disse medlemmene: Leder: Hans Stusvik, rådmann Marnardal kommune Nestleder: Grete Gavelstad, leder Dokumentsenteret Kristiansand kommune Sindy Herstøl, leder servicekontor Lindesnes kommune Ivan Sagebakken, rådmann Hægebostad kommune Oddleif Lian, arkivar, Statsarkivet i Kristiansand Varamedlemmer: Monica Nordnes, organisasjonssjef Søgne kommune Birger Øyulvstad, formannskapssekretær Åseral kommune Olaug Sindland, arkivleder Kvinesdal kommune Det nye styremedlemmet må være en kvinne, for å overholde kravet om kjønnsrepresentasjon i følge aksjelovens 20-6. Når et styre har fire eller fem medlemmer må begge kjønn være representert med minst to representanter. Valgkomiteen vil presentere sitt arbeid for representantskapet.

Turid Holen Arkivsjef Vedlegg: 1 Valgkomiteens innstilling

IKAVA IKAVA Saksfremlegg Dato: Arkivref: 19.02.2014 2014/14-3 / 030 Turid Holen holen@ikava.va.no Saksnr Utvalg Møtedato 4/14 Representantskapet for Interkommunalt arkiv i 25.03.2014 Vest-Agder IKS Årsmelding 2013 - Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Arkivsjefens innstilling Representantskapet godkjenner årsmeldingen. Saksutredning Årsmeldingen har først en generell del. Videre følger årsmeldingen punktvis oppgavene som er fastsatt i langtidsplanen som ble vedtatt av representantskapet i 2012. Årsmeldingen sees i sammenheng med regnskapet som er satt opp som egen sak. Turid Holen Arkivsjef Vedlegg: 1 Årsmelding 2013 - Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 Årsmelding 2013 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS SAK 2014/14-1 Side 1 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 Innhold 1. Innledning... 3 Generelt... 3 Styrets sammensetning... 3 Ansatte... 4 Eksterne administrative tjenester... 4 Økonomi... 4 2. Årsplan... 6 3. Høringsuttalelser... 6 4. Arkivdanning, arkivplanlegging... 6 5. Kurs... 9 6. Informasjonsvirksomhet... 10 7. Sensitive arkiver... 14 8. Arkivlokaler... 14 9. Eldre og avsluttede arkiver... 15 10. Etablering og drift av arkivdepot... 16 Forespørsler om eldre arkivmateriale... 16 Depot for elektroniske arkiver... 16 Intern drift... 17 11. Personal og organisasjonsutvikling... 17 HMS og sykefravær... 17 Ekstern deltagelse på kurs, konferanser etc.... 18 Side 2 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 1. Innledning Generelt Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS ble stiftet i 1990. Selskapet eies av alle kommunene i fylket og Vest-Agder fylkeskommune. Formålet med selskapet er å arbeide for at verdifullt kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for bruk. Kjerneoppgavene til IKAVA er rådgivning innenfor arkivdanning og arkivplanlegging, dessuten kurs og informasjonsvirksomhet, ordning og tilgjengeliggjøring og formidling av eldre og avsluttede arkiver og drift av arkivdepot, herunder også bevaring av elektroniske arkiver. IKAVA har 4,5 faste stillinger. IKAVA leier kontorer og depotplass i Arkivsenter sør på Presteheia i Kristiansand og er samlokalisert med Statsarkivet i Kristiansand. I tillegg leier IKAVA depotlokaler i Sørlandsparken. Et styre på fem medlemmer er ansvarlige for driften av selskapet. Styret for IKAVA har fortsatt fokusert på selskapets kjerneoppgaver rådgivning og veiledning i arkivdanning, samt drift av depot og formidling. I 2012 tok IKAVA i bruk nye leide depotlokaler, slik at IKAVA nå har tilstrekkelig kapasitet til eiernes arkivmateriale som skal oppbevares i godkjent depotlokaler. I 2013 har IKAVA arbeidet mye med sikker overføring av arkivmateriale fra eierne til depotet. Selskapet har hatt god måloppnåelse for selskapets langtidsplan og for arbeidsplanene for den enkelte eierkommune. Representantskapet er selskapets øverste styringsorgan, årets representantskapsmøte ble avholdt 14. mars 2013. Styrets sammensetning Styret i 2013: Rådmann Evy-Anni Evensen, Lyngdal kommune, styreleder fram til 14. mars 2013, (fylkesrådmann i Telemark fylkeskommune fra 1.august 2012) Rådmann Hans Stusvik, Marnardal kommune, styreleder fra 14. mars 2013 Leder dokumentsenter Grete Gavelstad, Kristiansand kommune, nestleder Leder servicekontor Sindy Herstøl, Lindenes kommune Rådmann Ivan Sagebakken, Hægebostad kommune (fra 14. mars 2013) Arkivar Oddleif Lian, Statsarkivet i Kristiansand Ansattes representant Tormod Engebu Sekretær arkivsjef Turid Holen Varamedlemmer: Rådmann Ivan Sagebakken, Hægebostad kommune (fram til 14. mars 2013) Organisasjonssjef Monica Nordnes, Søgne kommune Formannskapssekretær Birger Øyulvstad, Åseral kommune Arkivleder Olaug Sindland, Kvinesdal kommune (fra 14. mars 2013) Styret har avholdt 6 styremøter. Styret har i løpet av året blant annet behandlet årsmelding, regnskap med revisjonsberetning, budsjett og virksomhetsrapporter og ansettelse av arkivsjef ved IKAVA. Side 3 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 Ansatte Turid Holen, arkivsjef vikariat fram til 1. juli 2013, fast stilling som arkivsjef fra 1. juli 2013. Bård Raustøl, rådgiver Tormod Engebu, rådgiver Merethe M. Johansen, rådgiver, vikariat fram til 1. august, fast ansatt fra 1. august 2013. Betty D. Stensgård, sekretær 50 % Kjetil Reithaug, arkivsjef (i permisjon fra 1. august 2012, sa opp sin stilling i april 2013) Engasjementer, i hovedsak i ekstraordinære ordnings- og skanningsprosjekter: Betty D. Stensgård Linn Edvartsen Alen Maglic Eva Astrup Lia Torgrim Olsen Eksterne administrative tjenester Regnskap og lønn er ivaretatt av Vest-Agder fylkeskommune. Revisjon er ivaretatt av fylkesrevisor. Økonomi IKAVA finansieres av et årlig tilskudd fra eierkommunene basert på folketallet, med et minimums- og maksimumsbeløp og et eget beløp fra fylkeskommunen. I tillegg til fellestjenester, får eierne individuelle tjenester tilpasset størrelsen på tilskuddet. Tilskuddet indeksreguleres i henhold til lønnsog prisnivå for øvrig. For 2013 var tilskuddet kroner 37,60 per. Innbygger og utgjorde totalt 4,6 millioner. Representantskapet vedtok i 2008 en fast økning i eiertilskuddet for å dekke kostnader til tilstrekkelig depotlokaler som dekker eierkommunenes behov. Denne økningen dekker leieutgiftene for depotlokaler. IKAVA tok i bruk nye depotlokaler i 2012, økningen av eiertilskuddet øremerket depot ble satt av til oppbygging av et eget fond i perioden 2009-2011. Dette fondet holdes adskilt fra IKAVAs disposisjonsfond som er bygd opp gjennom avsetning av midler fra tidligere års regnskapsoverskudd. Disposisjonsfondet var ved inngangen av 2013 på 1 139 829,- og disposisjonsfondet for redusert husleie på 1 244 892,- Merforbruket innenfor lønn og sosiale tjenester skyldes ordnings- og skanningsoppdrag for eierkommunene og ett mindre skanningsoppdrag for Vest-Agder Museet, som kommer i tillegg til IKAVAs ordinære drift. Prosjektene er selvfinansierte og dekkes inn av overføringer med krav til motytelser. Dette er flere småprosjekter som ikke var avtalt når budsjettet for 2013 ble vedtatt. I balansen er store deler av posten Annen kortsiktig gjeld innbetalt av eierkommuner for påbegynte ordningsprosjekter. Disse midlene er bundet opp til ordningsprosjekter i 2014, eventuelt senere. Renteinntektene for 2013 beløper seg til kr. 95 974,-. Driftsregnskapet er gjort opp med et mindreforbruk/ overskudd på kr. 166 499,- Side 4 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 Overskuddet er disponert mot disposisjonsfondet. Ved årsskiftet er disposisjonsfondet på kr. 1 306 328,-. Disposisjonsfondet for redusert husleie er på kr. 1 244 892,-. Se note 3 i regnskapet. Innestående i bank stod det ved årsskiftet henholdsvis kr. 3 438 267,-, herav bundet i skattetrekksmidler kr. 149 684,-. Representantskapet vedtok i 2005 at møtegodtgjørelsen for IKAVAs styre skal følge fylkeskommunes satser for styreleder og medlemmer. Det vil si for tiden kr. 1. 609,- pr. møte, fra 1. mai 2013 (tidligere 1.444,- kr pr. møte) og et tillegg på 1000,- til leder pr. møte. Styret anser IKAVAs økonomi for tilfredsstillende for nåværende aktivitetsnivå. Side 5 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 2. Årsplan Arbeidsplanen for 2013-2016 ble vedtatt av representantskapsmøtet 14.03. 2012. Mange av arbeidsmålene har et fireårsperspektiv, fordi arbeidsoppgaver som oppdatering av arkivplaner, kursvirksomhet, drift av depot og ordning av arkiver er kontinuerlige arbeidsoppgaver. Arbeidsmålene for 2013 er i hovedsak oppnådd. Enkelte av arbeidsmålene er blitt vektlagt forskjellig ut fra behovet hos den enkelte eierkommune. IKAVA arbeider etter den generelle arbeidsplanen som suppleres av arbeidsplaner for den enkelte eierkommune. En del av tjenestene går til tjenester som er felles oppgaver for alle eierne. En del er presisert i en årlig arbeidsplan for den enkelte kommune, og går til den enkelte eier og består av et bestemt antall dagsverk beregnet ut fra den enkelte eiers innskudd. Administrasjonen rapporterer arbeidet med arbeidsplanene til styret. I 2013 ble 93 % av de planlagte arbeidsoppgavene utført. Dette vurderes som et akseptabelt resultat. I tillegg til oppgaver som er fastsatt i arbeidsplanen 2013-2016, har IKAVA i 2013 gjennomført flere prosjekter med arkivordning og skanning for eierkommunene. Prosjektene er selvfinansiert og utføres i tillegg til IKAVAs ordinære drift. 3. Høringsuttalelser IKAVA har sendt innspill til Riksarkivets arbeid med strategier og prioriteringer 2014-2017. De kommunale arkivinstitusjonene har fått forespørsel om å komme med innspill. IKAVA ønsker større fokus på tilsynsarbeid i kommunene med større vekt på bevaring av elektroniske arkiver, og spesielt fagsystemer, i kommunal sektor. IKAVA mener også at tilsynsmyndigheten bør øke fokuset på dokumentfangst i forvaltningen slik at viktig informasjon sendt på for eksempel e-post og sms også blir bevart for ettertiden. 4. Arkivdanning, arkivplanlegging Arkivdanning og arkivplanlegging inngår i IKAVAs tjenester for eierne. Planlegging og organisering av dokumentasjonen på de ulike fagområdene i kommunene skal sikre at lovverk overholdes, og dessuten fremme effektiv dokumentforvaltning og sikker bevaring av arkivene. Generelle henvendelser Mye av IKAVAs tid går med til å besvare generelle henvendelser. Dette gjelder hvordan arkivene skal håndteres ved omorganiseringer, eller spørsmål om kassasjon og innsyn for å nevne noen eksempler. Dette er nyttig og utfordrende for IKAVA. I mange tilfeller er det kommunespesifikke utfordringer vi bistår med, mens en del problemstillinger gjelder alle kommunene samtidig. Henvendelsene kan utvikle seg til saker som må behandles mer inngående og spørsmålene løftes ut av egen organisasjon før klare retningslinjer foreligger. Pr i dag en Antall bøker innbundet: 243 Eksterne oppdrag: Samfundet skole, kurs i elevdokumentasjon IRS Miljø IKS, kurs i forvaltningslov, offentlighetslov og arkivlov Betalte ekstraoppgaver for eiere: Fylkeskommunen, Lister videregående skole, kurs i elevdokumentasjon klargjøring fra Nasjonal Sikkerhetsmyndighet om hvilke retningslinjer kommunene må følge ved journalføring og arkivering av graderte dokument. I året som gikk har IKAVA fått uttalelse fra Riksarkivaren i to viktige saker for kommunal forvaltning. Den ene saken gjaldt journalføringsplikt i Side 6 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 forbindelse med søknader til Innovasjon Norge. I det andre tilfellet har Riksarkivaren uttalt seg i sak vedrørende journalføring og arkivering av bestemte landbrukssøknader. Problemstillingene her knytter seg i stor grad til utfordringer knyttet til at kommunene bruker en del eksterne statlige fagsystem og applikasjoner i sin saksbehandling. Dette er problemstillinger IKAVA har spilt inn overfor Riksarkivet og vil arbeide videre med. Arkivplan Et viktig arbeidsverktøy og grunnlagsdokument for god dokumenthåndtering og bevaring er kommunens arkivplan. En arkivplan skal være en oppdatert plan som til en hver tid beskriver hvilke arkiv kommunen har, hvordan arkivene dannes og hvordan kommunene håndterer dokumentasjon fra opprettelse til bortsetting. Alle offentlige organer ble pålagt å ha en oppdatert arkivplan i arkivforskriften (1999). De aller fleste av IKAVAs eiere bruker det web-baserte verktøyet arkivplan.no til utarbeiding av arkivplan. Enkelte kommuner har i 2013 fått godkjent sin arkivplan, og IKAVA bistår flere kommuner i kommende år med å ferdigstille og periodisere sin arkivplan. Arbeidet med oppdatering pågår kontinuerlig slik at informasjon om organisatoriske endringer, rutinebeskrivelser og ikke minst tilvekst i oversikten over arkiv og elektroniske system er oppdatert i den enkelte kommunes arkivplan. Som et ledd i kvalitetssikringen av dokumenthåndtering i organisasjonen har IKAVA i år blant annet bistått flere kommuner med kartlegging av blant annet barnehagedokumentasjon. Elektroniske arkiver Løsninger som tilfredsstiller Noark-5- standarden leveres nå både av leverandører av de tradisjonelle sak/arkivsystemer, og leverandører av fagsystemer med mulighet for bruk av Noark-5-kjerne. IKAVA bistår gjerne kommunene ved oppgraderinger og endringer av sak/arkivsystemer. Vi understreker også at vi som depot for kommunene må involveres ved endringer og oppgraderinger. Integrasjon mellom fagsystem og sak/ arkivsystem kan være en løsning for å sikre et godt arkivsystem. En del kommuner har enheter som ønsker og planlegger overgang fra papir til fullelektronisk arkiv. IKAVA bistår med råd og veiledning for å finne de beste løsningene. IKAVA har gjennom prosjektdeltakelse i kommunene erfaring med integrasjonsløsninger som vi kan overføre til våre andre eierkommuner. I løpet av året har vi gitt enkelte kommuner råd og veiledning i forbindelse med oppgradering av Noark-systemer, fagsystemer og elektroniske pasientjournaler og de forskrifter og den standarden de er forventet å følge (EPJ-standarden). IKAVA har også bistått eierne med rådgivning i forbindelse med innføring av meldingsløftet og arkivering av elektroniske meldinger fra blant annet sykehus. Side 7 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 Noen fagsystemer leveres nå med støtte for bruk av Noark-5-kjerne. Denne kjernen skal kunne sikre at arkiveringsfunksjonene i systemet legger til rette for uttrekk og langtidsbevaring av arkivverdig informasjon. Vi arbeider for at kommunene skal ta i bruk slike systemer på riktig måte og under riktige forutsetninger. En Noark-5-kjerne er ikke et vidundermiddel for å sikre elektronisk arkivering. Det trengs fremdeles en grundig gjennomgang av dokumentproduksjon, oppsett og rutiner. Dette er et område vi forsøker å få kommunene til å benytte og utnytte IKAVAs fagkompetanse på. I 2013 har IKAVA bistått Vennesla kommune med overgang til fullelektronisk fagsystem for barnevern. En spørreundersøkelse i regi av Kommunal Rapport i 2013 tok opp kommunenes situasjon rundt elektroniske arkiv og resulterte i et stort oppslag i Kommunal Rapport. IKAVA fulgte opp saken gjennom kontakt og brev med både avisen og eierkommunene våre. Vi håper fokuset på elektroniske arkiver i kommunal sektor vedvarer. Det er viktig med fokus på sikre gode løsninger for fullelektronisk arkiv. Arkivfaglig kvalitetssikring av elektronisk langtidsbevaring og god dokumentfangst bør ha høy prioritet. Økt bevissthet om fordelene ved et godt drevet arkiv bidrar til at andre enn eierkommunene våre også ønsker IKAVAs kompetanse velkommen. Flere ulike typer offentlige virksomheter tar arkivansvaret på alvor og ber om arkivfaglig bistand fra IKAVA. Figur 1 Debattinnlegg i Kommunal Rapport 3. oktober 2013, som oppfølging til Kommunal Rapports artikkel om situasjonen rundt elektroniske arkiver i kommunene. Side 8 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 5. Kurs IKAVA tilbyr hvert år felleskurs for eierne for å bistå med kompetanseheving. I 2013 ble det avviklet følgende kurs: Grunnkurs Kurs i grunnleggende arkivkunnskap for saksbehandlere, ledere og nyansatt arkivpersonale. Det ble avviklet 2 kurs med til sammen 39 deltagere. Elevarkivkurs Kurs i grunnleggende arkivkunnskap med vekt på dokumentproduksjon og arkiv i grunnskole og videregående skole. Det ble avviklet 2 kurs med til sammen 49 deltagere. Kurs i offentleglov Kurs om innsyn i offentlig dokumentasjon, gjennomgang av offentleglova med forskrifter. Det ble avviklet 2 kurs med til sammen 41 deltagere. Spesialkurs i ordning av eldre arkiver Det ble arrangert kurs i ordning av eldre arkiver for ansatte i de videregående skolene i fylket, 12 deltagere. Øvrig kurstilbud: Grunnleggende kurs i arkiv og klient/pasientarkiv Spesialkurs i ordning av eldre arkiver NOARK-5 kurs Grunnkurs i arkiv og dokumentasjon for PPT-kontor Dokumentasjon i interkommunale løsninger Fagsystemer oppgraderinger, nyanskaffelser Periodisering av NOARK-4/NOARK-5 systemer Dokumentasjon og arkiv i barnevern Dokumentasjon og arkiv i NAV Seminar for arkivpersonale Seminar om arkivplan.no Kurs for kommunestyre i offentleglov og forvaltningslov Seminar om arkivplan.no Arkivledere samles i IKAVAs regi for oppdatering og ferdigstilling av arkivplaner. På seminaret kan felles utfordringer drøftes og nye retningslinjer kan lages i fellesskap. IKAVA kan bistå med tekniske og faglige utfordringer, og arkivlederne kan samarbeide og dele informasjon. Seminaret ble arrangert i Lyngdal kommune. Arkivseminar samarbeid mellom IKAVA og AAKS (Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS) Det ble utviklet og arrangert seminar for arkivledere og andre interesserte fra eierkommunene i begge fylker. På programmet stod NOARK 5, samarbeid om løsninger og fagsystem innen helse og omsorg i Setesdal, et blikk på arkivmeldingen som kom i 2013, erfaringer med digitalisering av byggesaksarkiv og periodisering i elektronisk arkiv. Deltagerantallet var 32 personer. I alt deltok 173 personer på IKAVAs kurs og seminarer. Dette er en økning fra fjorårets 150 deltagere. Innlegg/foredrag utenfor IKAVA: Innlegg på IKA Møre og Romsdals kontaktkonferanse i Ålesund med tema: Foredrag om elevarkiver, v/ Holen. Innlegg på KDRS-seminar (Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter) i Trondheim: "Dokumentuthenting og konvertering for dummies", v/engebu. Lansering/presentasjon av bøkene Historiske flyfoto i bokhandel i Kristiansand, v/raustøl. Side 9 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 6. Informasjonsvirksomhet Kontaktkonferanse Årets kontaktkonferanse for arkivlederne ble arrangert på Bystranda Scandic hotell i Kristiansand. Hovedfokus i år var NOARK 5 løsninger. Både Lyngdal og Vennesla kommuner bidro med verdifull erfaring fra sine prosjekter og Noark 5 utfordringer. IKAVA presenterte Arkivportalen, en nasjonal nettløsning for tilgang til eldre og avleverte arkiv. Arkheion IKAVA er deleier i bladet Arkheion. Arkheion er et landsdekkende fagmagasin for kommunale arkivinstitusjoner og bladet kommer ut to ganger i året. Bård Raustøl fra IKAVA sitter i redaksjon og har vært redaktør siden 2009. Utstillinger I desember 2013 satte IKAVA opp utstillingen Historiske flyfoto i stort monter på Arkivsenter sør. Utstillingen ble satt opp i forbindelse med salg og profilering av IKAVAs fotobøker. Utstillingsserien i foajeen på Arkivsenter sør Månedens dokument fortsatte i 2013. IKAVA har blant annet stilt ut dokumenter angående stemmerettsjubileet i 2013, oppmålingsprotokoll fra Gimle gård og foto fra Lovisenlund skole. Artikler i aviser I 2013 har Arkivsenter sør og IKAVA vært omtalt i flere redaksjonelle oppslag. Arkivsenter sørs temadag om slektsgransking ble omtalt i Fædrelandsvennen og NRK Sørlandet. I forbindelse med utgivelsen av bøkene Historiske flyfoto var det reportasjer i Fædrelandsvennen, Kristiansand Avis og NRK Sørlandet (radio). Turid Holen skrev en artikkel i Kommunal Rapport om bevaring av elektroniske arkiver som en kommentar til et Figur 2 - Onsdag 15. mai 2013 - Innegg av Turid Holen om "Den brysomme åpenheten". hovedoppslag i avisen om manglende bevaring av kommunenes elektroniske arkiver. Holen skrev også en kronikk i Fædrelandsvennen om innsyn postjournaler og tilgang til eldre arkivmateriale Den brysomme åpenheten. Fædrelandsvennen benyttet foto fra IKAVAs depot i forbindelse med en sak om Kristiansand Mekaniske Verksted. Side 10 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 Historiske flyfoto IKAVA ga i 2013 ut bøkene Historiske flyfoto i to bind i samarbeid med Portal forlag AS. Bøkene inneholder flyfoto fra hele Kristiansand kommune i perioden 1937-1972. Bind 1 dekker kommunen vest for Otra mens bind 2 dekker bydelene øst for Otra. Flyfotoene ble i sin tid tatt av Widerøes flyveselskap og består av både sort/hvit og fargefotografier. IKAVA overtok fotosamlingen fra Kristiansand kommune i 2009. Totalt består samlingen av 2200 foto og av disse er ca 400 foto trykt i flyfotobøkene. Bøkene var populære blant byens befolkning og var blant de lokale bøkene som solgte mest i ukene før jul. Bård Raustøl på IKAVA var redaktør for bøkene og IKAVAs ansatte stod for utvalg av bilder og tekstene i bøkene. Figur 4 - Artikkel fra Kristiansands Avis 28. november 2013 i anledning utgivelsen av bøkene "Historiske flyfoto". Figur 3 - Artikkel i Fædrelandsvennen 30. november 2013 i anledning utgivelsen av bøkene "Historiske flyfoto". Side 11 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 Internett IKAVAs nettsider blir jevnlig oppdatert med nyheter, smakebiter fra arkivene, og arkivfaglig stoff. Dette blir også lagt ut på facebook. Antallet tilhengere på IKAVAs facebookside har økt til 202 tilhengere av siden ved utgangen av 2013. IKAVA har i 2013 utarbeidet en egen løsning for formidling av skannede protokoller til publikum. Dette arbeidet fortsetter i 2014, og er tilgjengelig på adressen http://protokoller.ikava.no. Løsningen inneholder protokoller som ikke er underlagt klausul, og er utbygd for visning og enkel indeksering for lettere navigering for brukeren. I 2013 er også en større andel av artiklene på Wikipedia som omhandler IKAVAs eiere, og deres enheter og utvalg, oppdatert med informasjon om arkiver oppbevarte i depot hos IKAVA. Dette arbeidet vil fortsette i 2014, hvor IKAVA også ser for seg å skrive en del nye artikler om de enheter og utvalg hvor det ikke finnes noe eksisterende beskrivelse. Arkivportalen.no IKAVA tilgjengeliggjør arkivlister for arkiver i depotet som er ferdig ordnet, på det nasjonale nettstedet arkivportalen.no. Portalen har søkbare register over private, kommunale og statlige arkiver som oppbevares ved arkivinstitusjoner i hele landet. Via portalen kan publikum bestille arkiver for innsyn på lesesal eller komme med forespørsel om skanning. I tillegg kan publikum lese i protokoller som allerede er skannet via portalen. Figur 5 - www.ikava.no - Artikkel om IKAVAs deltakelse i den kulturelle skolesekken. Figur 6 - www.arkivportalen.no - Eksempel på IKAVAs arkivkatalog for Kvås kommune, nå en del av Lyngdal kommune. Side 12 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 Digitale Bilder i Agder (DBA) IKAVA deltar i samarbeidet Digitale Bilder i Agder sammen med Vest-Agder Museet, Statsarkivet i Kristiansand, flere kommuner og ulike foreninger. Det samarbeides blant annet om en felles nettside som formidler digitaliserte kulturhistoriske foto fra Agder med god dokumentasjon (metadata). Det arbeides med å gjøre de kulturhistoriske fotoene på nettstedet tilgjengelig også via Flickr. I 2013 har IKAVA fått inn en større fotosamling fra Kristiansand kommune. Denne blir gjennomgått og registrert av DBA på oppdrag fra IKAVA. Arkivdagen Arkivdagen 2013 ble arrangert på Arkivsenter sør. Det var omvisninger i magasinene, åpen lesesal og foredrag om landmåler Michael Rosing. Forskningsdagene Forskningsdagene er en nasjonal årlig festival. Arkivsenter sør deltok på forskningstorget i Kristiansand også i 2013. Vi hadde slektsforskning som tema og standen var godt besøkt. Omvisninger m.m. Også i 2013 hadde IKAVA og Statsarkivet omvisninger for studenter fra UiA. Arkivsenter Figur 7 - IKAVA og Statsarkivet i Kristiansands stand på stand på Forskningstorget 23. september 2013. sør har også hatt flere omvisninger fra skoleklasser på forskjellige trinn, både fra barneskole og videregående skole. Omvisningene for videregående skole hadde fokus på veiledning i slektsgranskning. Arkivsenter sør har også i fellesskap laget et opplegg for studenter i pedagogikk med fokus på kildekritikk. Den kulturelle skolesekken IKAVA deltar i Den kulturelle skolesekken i regi av fylkeskommunen. Vårt opplegg Fra fjærpenn til SMS ble i år holdt for 5. og 6. trinn for skoler i Kristiansand. Opplegget inkluderer en teoretisk del med informasjon om arkiver som unike kilder, og en praktisk del med lesing i originale skoleprotokoller og bruk av fjærpenn og blekk. Stemmerettsjubileet I forbindelse med jubileet for kvinnelig stemmerett i 2013 er IKAVA involvert i et samarbeid med andre kommunale arkivinstitusjoner. En egen nettside ble lansert i juni 2013. Bård Raustøl skrev i tillegg en artikkel om kommunale valgarkiver i jubileumsskriftet til Agder Historielag, Kvinner på barrikadene. Side 13 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 7. Sensitive arkiver IKAVA prioriterer fortsatt sikker oppbevaring av eierkommunenes sensitive personarkiver og henter inn sensitive arkiver 10 år etter at saksbehandlingen er avsluttet. IKAVA tilbyr ordning av sensitive arkiver ordnet på dagsverk for kommunene eller som betalte ekstraoppdrag. I 2013 har vi besvart til sammen 167 henvendelser om innsyn i personsensitive arkiver fra eierkommunene, dette tilsvarer. Dette er en økning på 42 henvendelser fra året. Det ble brukt 84 dagsverk på betjening og innhenting av sensitive arkiver for kommunene. 8. Arkivlokaler Det er fortsatt behov for forskriftsmessige arkivlokaler i kommunene selv om utviklingen går mot mer elektronisk arkivdanning. Det må være forskriftmessige lokaler til både avsluttede papirarkiver og papirarkiver som fortsatt blir produsert. Det kreves også forskriftmessige lokaler til de elektroniske arkivene. IKAVA kan nå tilby godkjente lokaler til eldre og avsluttede arkiver fram til 1980-85. Fokuset i kommunene blir å ha tilfredsstillende lokaler til dagligarkiver og bortsatte arkiver (inntil arkivene er 25-30 år). Kommunene ble med arkivforskriften pålagt å utbedre sine arkivlokaler slik at kravene i arkivforskriften er overholdt med en frist innen utgangen av 2011. For å kunne flytte eldre arkiver til godkjent depot, har flere kommuner har inngått avtaler med IKAVA om betalt forsering av arkivordning for å få arkiver plassert i IKAVAs godkjente lokaler. Side 14 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 9. Eldre og avsluttede arkiver Ordning av eldre arkiver er en høyt prioritert oppgave for IKAVA. Behovet for ordning er fremdeles stort og det er fortsatt mange årsverk med ordningsarbeid som står og venter i kommunene. Ordningsarbeidet innebærer systematisering av arkivmaterialet, rensing, pakking i godkjente mapper og arkivbokser og etikettering, samt registrering av bokser og protokoller i depotstyringssystemet Asta. Arkivkatalogene blir søkbare på nett gjennom arkivportalen og tilgjengeliggjort på IKAVAs nettside. I 2013 har vi ordnet arkiver både på dager i arbeidsplanene og som egne prosjekt. I henhold til arbeidsdagene for den enkelte kommune har IKAVA ordnet ca. 70 hm med arkiver fra forskjellige organer. Dette er en liten økning i forhold til i 2012. En rekke kommuner har bevilget penger til forsering av ordning av arkiv i egne prosjekt. Det ble blant annet ordnet ferdig prosjekter fra Kristiansand, Vest-Agder fylkeskommune, Farsund og PPT-Lindesnesregionen. Flere større prosjekter ble påbegynt i 2013 og vil bli fullført i 2014, bl.a. fra Audnedal kommune. I forbindelse med ordningsprosjektene har det gått med en del tid til opplæring av ansatte og administrering av prosjektene. Skanning av protokoller Selvfinansierte ordningsprosjekter som videreføres/ startes opp i 2014: Søgne kommune Marnardal kommune Farsund kommune Kristiansand kommune, Krossen skole Kristiansand kommune, teknisk direktør Kristiansand kommune, Sentrum lekesenter Kristiansand kommune, eiendom Mandal kommune Songdalen kommune Audnedal kommune Vest-Agder fylkeskommune, Vågsbygd vgs Sirdal kommune I 2012 gikk IKAVA til innkjøp av en bokskanner i tilknytning til et større betalt skanningsprosjekt for Farsund kommune. Denne blir brukt til skanning av eldre arkivprotokoller i ulike formater. Det er mellom annet utført et større betalt skanningsprosjekt for Farsund kommune i 2012 og 2013 og et betalt oppdrag med skanning av protokoller fra Vest-Agder museet i 2013. I tillegg til betalte oppdrag blir skanneren brukt til å skanne protokoller på forespørsel fra publikum og etter IKAVAs eget behov i forbindelse med formidling og formidlingsprosjekter. Side 15 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 10. Etablering og drift av arkivdepot IKAVA har nå tilstrekkelig kapasitet for å ta imot kommunenes avsluttede og eldre arkiver. Vi leier lokaler av statsarkivet i Kristiansand, og har driftet interkommunalt arkivdepot siden 2006. I 2012 tok vi i bruk ti tusen nye hyllemeter i oppgraderte og godkjente leide lokaler i Sørlandsparken. IKAVA kan nå motta eiernes arkiver fram til ca 1985. Leieutgiftene dekkes av økningen i eierbidrag som ble vedtatt i representantskapet i 2008. IKAVA har en leiekontrakt fram til 2021 på de nye lokalene og vil arbeide videre for permanente arkivlokaler. IKAVA har lesesal sammen med Statsarkivet i Kristiansand. IKAVA tar 10 % av vaktene på lesesalen basert på andelen utlånt materiale. Dette innebærer et tidsforbruk på 26 dagsverk. Samarbeidet med Statsarkivet innebærer at lesesalen er betjent alle virkedager. I tillegg er det langåpent to dager i uken store deler av året. Samarbeidsordningen fører til gode tjenester til publikum og har liten kostnad for IKAVA. Forespørsler om eldre arkivmateriale Lesesalsbesøket varierer fra måned til måned. I 2013 var det 1498 gjester på lesesalen (mot 1044 i 2012). Det ble lånt ut 323 kommunale arkivstykker (mot 320 i 2012). Dette er 9 % av det totale utlånet ved Arkivsenter sør. I tillegg til utlån på lesesal registrerer IKAVA innsynssøknader og fremfinning av historisk materiale. Det er ulik arbeidsbelastning på de ulike forespørslene. I 2013 var det 156 forespørsler etter historisk arkivmateriale, dette er en økning på 42 fra året før. Depot for elektroniske arkiver I løpet av året er det mottatt 2 nye systemer. I tillegg er det blitt foretatt en massiv opprydding i tidligere deponeringer for å luke ut duplikater og forbedre datakvaliteten. Dette har resultert i et lavere antall filer i depotet enn forrige år, men det er i stedet et mer reelt antall på faktiske filer. Elektronisk depot pr. 31.12.2012 i tall: Antall deponerte systemer: 52 Antall nye i 2013: 2 Totalt antall GB: 2206 Det er i løpet av året produsert flere nye moduler for Totalt antall filer i depot: 1 330 000 behandling av forskjellige fagsystemer og sak/arkivsystemer ved IKAVA. Deriblant uttrekk av vitnemål/karakterutskrifter fra IST Extens, Uttrekk av HKData PPT dokumentuttrekk, Dynamisk databaseopprettelse, Generisk XML-uttrekksmodul og videreutvikling av Forum Winsak og Visma Unique-modulene. Det er blitt holdt innlegg på KDRS-seminar i november 2013 om disse modulene, og flere er i bruk. Kildekoden er gjort tilgjengelig via en nettside for samarbeide rundt åpen kildekode (Bitbucket) og foreløpig er en annen bidragsyter (fra IKA Møre og Romsdal) med i videreutviklingen. Side 16 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 Intern drift I 2013 har det blitt gjort flere oppgraderinger internt, både på rådgivernes maskiner og vår egen serverpark. Det er satt opp ny brannmur, og egen webserver som gir tilgang til skannet materiale for publikum. Det er også utviklet en enkel innsynsløsning for skannede protokoller som finnes på http://protokoller.ikava.no. Denne kommer til å videreutvikles etter hvert. Det er satt opp trådløst nett i lokalene for å gjøre hverdagen til IKAVAs medarbeidere enklere ved bruk av bærbare PC-er og smarttelefoner. Figur 8 - IKAVAs egenutviklede presentasjonsløsning for skannede protokoller http://protokoller.ikava.no. Det er også startet et arbeide for å se på muligheten for oppgradering/utskifting av dagens ephorte-installasjon. Dette arbeidet fortsetter i 2014. 11. Personal og organisasjonsutvikling IKAVA er en kompetansebedrift og selskapets vesentligste verdi ligger i de ansattes kompetanse. Dette gjenspeiles også i at den største enkeltutgiften på budsjettet er personalutgifter. Styret og administrasjonen er derfor opptatt av å vedlikeholde og videreutvikle kompetansen, og bevare den i selskapet. Dette er nødvendig forfortsatt å kunne tilby eierkommunene den best mulige bistanden innen vårt fagfelt og for å bidra til at kommunene produserer og sikrer den dokumentasjonen de trenger og er pålagt å ha. IKAVA har avviklet et internseminar /personaltur på Lindesnes fyr, der fokuset var videreutvikling av IKAVA. HMS og sykefravær IKAVAs internkontrollsystem er samordnet med systemet til Statsarkivet i Kristiansand. IKAVA har en HMS-plan som skal oppdateres fortløpende. I 2013 vedtok IKAVAs styre at IKAVA skal inngå avtale om å bli IA-bedrift. Det ble også gjennomført en ergonomisk gjennomgang av alle arbeidsplasser på IKAVA i 2013. I 2013 hadde IKAVA 4,8 % sykefravær, dette er en markant økning sammenlignet med tidligere års gjennomgående svært lave sykefravær. Fravær på grunn av syke barn er på 1,1 % og fravær på grunn av andre permisjoner (fødselspermisjon) er på 0,6 %. Likestilling/mangfold IKAVAs styre har til en hver tid minimum 40% representasjon av hvert kjønn. IKAVAs faste stab består av 2 menn og 3 kvinner. Det er ingen lønnsforskjeller basert på kjønn. Selskapet søker bevisst å oppnå en jevn fordeling mellom kvinner og menn, kulturell bakgrunn og alder. Selskapet søker å tilrettlegge for ansatte i alle livsfaser. Arbeidet for et godt arbeidsmiljø er en kontinuerlig prosess. Side 17 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012 IKAVA s virksomhet har en ubetydelig virkning på det ytre miljø. Ekstern deltagelse på kurs, konferanser etc. KAI (Kommunearkivinstitusjonenes) konferanse i Balestrand, 3 dager, (5 deltagere) KDRS-seminar (Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter) 2 stk (1 deltager) Agderseminaret, 2 dager, (1 deltager) NOARK-5-kurs, Norsk Arkivråd, (1 deltager) KINS-konferanse, Kristiansand, (2 deltagere) Landskonferanse foto, Kristiansand, 2 deltagere KAI (Kommunearkivinstitusjonenes) ledermøte, (1 deltager) Møtebøker på nett, (1 deltager) Stemmerettsjubileet 2013, (1 deltager) Skriveseminar UiA, arrangør Hifo, (5 deltagere) Samdok-konferanse, Gardermoen, 2 dager, arrangør Arkivverket (3 deltagere) Seminar om vitenskapelig artikkel, Kristiansand, (1 deltager) Medlemskap Norsk Arkivråd Landslaget for Lokal og Privatarkiv (LLP) KS Bedrift Forskernettverk Agder Samarbeid med Statsarkivet i Kristiansand Samarbeidet med Statsarkivet i Kristiansand er løpende, og vi vurderer stadig flere samarbeidsprosjekter og -områder. Statsarkivet og IKAVA har i flere år brukt det felles navnet Arkivsenter sør om bygningen og samarbeidet. Dette arbeider vi videre for å bevisstgjøre befolkningen om. Det samarbeides innenfor et vidt spekter: Utstillinger (se s. 10), formidlingsprosjekter som Arkivdagen og Forskningsdagene, samt omvisninger på Arkivsenter sør (se s. 13), betjening av felles lesesal (s. 16) og internkontrollsystem (s. 17.) Dessuten har vi i 2013 hatt flere felles faglige forum for å lære av hverandre. Både Statsarkivets og IKAVAs ansatte har deltatt med innlegg. Flere av IKAVAs ansatte har deltatt på internt kurs i lesning av gotisk skrift arrangert av Statsarkivet. Samarbeid med andre relevante institusjoner Vi ser også på samarbeidet med andre lignende arkivinstitusjoner som nyttige og fortsetter å engasjere oss i dette. Slik kan IKAVA være med å bidra og selv trekke veksler på de nettverk av kunnskapsinstitusjoner vi bygger opp. Eksempler på dette er arkivplan.no, langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale og tidsskriftet Arkheion. I år har vi også samarbeidet med AAKS (Aust- Agder kulturhistoriske senter IKS) om et arkivseminar. Side 18 av 18 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 ikava@ikava.va.no

IKAVA Administrasjon Saksfremlegg Dato: Arkivref: 19.02.2014 2014/34-1 / 210 Turid Holen holen@ikava.va.no Saksnr Utvalg Møtedato 5/14 Representantskapet for Interkommunalt arkiv i 25.03.2014 Vest-Agder IKS Regnskap for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS for 2013 Arkivsjefens innstilling Representantskapet vedtar regnskapet. Saksutredning Regnskapet viser et underforbruk/overskudd på kr. 166 499,-. Dette er disponert mot disposisjonsfondet. Overforbruket i lønn og sosiale utgifter skyldes flere ekstra ordnings- og skanningsoppdrag, som ikke var inngått da budsjettet for 2013 ble vedtatt. Dette er prosjekter som er finansiert i tillegg til IKAVAs ordinære drift. Lønnsutgiftene til faste stillinger er i henhold til budsjettet for 2013. Turid Holen Vedlegg: 1 Årsregnskap2013

Årsregnskap Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS IKAVA Org.nr. 971 531 673 2013

Driftsregnskap 2013 DRIFTSINNTEKTER Regnskap 2013 Budsjett 2013 Regnskap 2012 Andre salgs- og leieinntekter -269 710-105 006-136 962 Overføringer med krav til motytelser -1 658 073-96 999-1 627 819 Andre overføringer -4 641 000-4 641 544-4 430 100 Sum Driftsinntekter - Note 1-6 568 783-4 843 549-6 194 881 DRIFTSUTGIFTER Lønnsutgifter 3 309 791 2 275 006 2 825 911 Sosiale utgifter 808 179 660 000 722 259 Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenprod. 2 032 934 1 818 525 1 794 638 Overføringer 347 354 90 000 316 309 Avskrivninger 266 293 195 000 247 195 Sum Driftsutgifter 6 764 551 5 038 531 5 906 312 Driftsresultat 195 768 194 982-288 569 EKSTERNE FINANSTRANSAKSJONER Finansinntekter Renteinntekter og utbytte -95 974 - -115 334 Sum eksterne finansinntekter -95 974 - -115 334 Finansutgifter - Renteutgifter, provisjon og andre finansutgifter - - - Sum eksterne finansutgifter - - - Resultat ekst.finanstransaksjoner -95 974 - -115 334 Motpost avskrivninger -266 293-195 000-247 195 - Netto driftsresultat -166 499-18 -651 098 INTERNE FINANSTRANSAKSJONER Bruk av avsetninger Bruk av disposisjonsfond - - - Sum bruk av avsetninger - - - Avsetninger Avsetninger disposisjonsfond 166 499-376 090 Overført til investeringsregnskapet - - 275 008 Sum avsetninger 166 499-651 098 Udisponert (overskudd) 0-0 Til inndekning senere år (underskudd) - - - Resultat etter int. finanstransaksjoner - Note 3-0 - -0

Balanseregnskap per 31.12.2013 (alle tall i hele kroner) Regnskap Regnskap Eiendeler: 2013 2012 IKT, kontormaskiner, transportmidler Note 5 1 889 605 2 155 898 Sum anleggsmidler 1 889 605 2 155 898 Kortsiktige fordringer Note 2 810 256 993 909 Sum kasse, bank Note 2 3 438 267 3 091 337 Sum omløpsmidler 4 248 523 4 085 245 Sum eiendeler 6 138 128 6 241 143 Egenkapital og gjeld Disposisjonsfond Note 3 2 551 221 2 384 721 Bundne driftsfond 0 0 Udisponert resultat Note 3 0 0 Kapitalkonto Note 4 1 889 605 2 155 898 Sum egenkapital 4 440 825 4 540 619 Leverandørgjeld 188 174 80 336 Skyldig offt skatter og avgifter 278 800 243 280 Annen kortsiktig gjeld 1 230 327 1 376 907 Sum kortsiktig gjeld Note 2 1 697 302 1 700 524 Sum gjeld og egenkapital 6 138 128 6 241 143

REGNSKAPSPRINSIPPER OG NOTER Generelt IKAVA har i selskapsavtalen fastsatt at årsregnskapet skal følge kommunale regnskapsprinsipper, og følgende særregler gjelder: Årsregnskapet skal inneholde driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap og noteopplysninger. Det skal baseres på de regnskapsprinsipper som følger av kommuneloven og forskrifter for kommunale og fylkeskommunale budsjetter og regnskaper. I tillegg skal kommunale regnskap tilfredsstille krav til statlig rapportering (KOSTRA). Regnskapet til IKAVA for 2013 består av driftsregnskap, balanseregnskap og noter. I tillegg følger spesifikasjon over refusjoner og overføringer fra medlemskommunene tilsvarende pliktig rapportering fra interkommunale selskaper til staten (KOSTRA) Regnskapssystem Kommuneregnskapet er basert på et finansielt orientert system med hovedvekt på anskaffelse og anvendelse av midlene til drift og investering og hvordan disse aktivitetene er finansiert. Resultatet vises i form av endring av arbeidskapitalen (omløpsmidler minus kortsiktig gjeld). Anordningsprinsippet Regnskap og budsjett skal baseres på det såkalte anordningsprinsippet: Alle kjente utgifter/utbetalinger og inntekter/innbetalinger i året skal tas med i bevilgningsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når regnskapene avsluttes. Bruttoprinsippet Alle inntekter og utgifter skal budsjetteres og regnskapsføres brutto. Det kan ikke gjøres fradrag for inntekter som direkte vedrører utgiftspostene. Arbeidskapitalen Endring av arbeidskapitalen (omløpsmidler minus kortsiktig gjeld) skal vises som inntekts- og utgiftsposter i drifts-/investeringsregnskapet/-budsjettet, jfr oversikt endringer arbeidskapital - kontantstrøm. Vurdering av balanseposter Kasse og bankbeholdninger er oppført med de virkelige beløp. Kortsiktige fordringer er vurdert til pålydende. Tapsavskrivning foretas fortløpende når tapet er konstatert. Kortsiktig gjeld er oppført til pålydende.

Note 1 Kostrarapportering vedlegg 6 - overføringer mellom IKS og eierkommune Eierkom. Kommunenr art funksjon Kommune Beløp Eierandel 1 1000 895 120 Vest-Agder Fylkeskommune 570 000 18,27 2 1001 895 120 Kristiansand Kommune 740 000 12,30 3 1002 895 120 Mandal Kommune 549 000 11,11 4 1003 895 120 Farsund Kommune 343 000 7,81 5 1004 895 120 Flekkefjord Kommune 330 000 7,22 6 1014 895 120 Vennesla Kommune 492 000 10,02 7 1017 895 120 Songdalen Kommune 224 000 4,58 8 1018 895 120 Søgne Kommune 393 000 7,55 9 1021 895 120 Marnardal Kommune 83 000 1,81 10 1026 895 120 Åseral Kommune 57 000 1,23 11 1027 895 120 Audnedal Kommune 61 000 1,26 12 1029 895 120 Lindesnes Kommune 173 000 3,66 13 1032 895 120 Lyngdal Kommune 287 000 5,92 14 1034 895 120 Hægebostad Kommune 60 000 1,30 15 1037 895 120 Kvinesdal Kommune 213 000 4,54 16 1046 895 120 Sirdal Kommune 66 000 1,42 Sum overf. 895 120 4 641 000 100 1 1000 775 120 Vest-Agder Fylkeskommune 72 697 2 1001 775 120 Kristiansand kommune 211 093 3 1002 775 120 Mandal Kommune 58 259 4 1003 775 120 Farsund Kommune 361 917 5 1004 775 120 Flekkefjord Kommune 1 757 6 1014 775 120 Vennesla Kommune 51 500 7 1017 775 120 Songdalen Kommune 19 462 8 1018 775 120 Søgne Kommune 216 695 9 1021 775 120 Marnardal Kommune 84 353 10 1026 775 120 Åseral Kommune 514 11 1027 775 120 Audnedal Kommune 58 630 12 1029 775 120 Lindesnes Kommune 1 255 13 1032 775 120 Lyngdal kommune -28 206 14 1034 775 120 Hægebostad Kommune 268 15 1037 775 120 Kvinesdal Kommune 10 392 16 1046 775 120 Sirdal Kommune 266 Sum ref. 775 120 1 120 852

Note 2 Endring i arbeidskapital - kontantstrøm 2013 (alle tall i hele kroner) Endring 12/13 Sum endring omløpsmidler 163 278 Endring kortsiktig gjeld 3 221 Endring arbeidskapital 166 499 Avstemming mot kontantstrøm fra drift og investering Kontantstrøm Regnskap 2013 Driftsinntekter 6 568 783 Driftsutgifter 6 764 551 Brutto driftsresultat 195 768 Netto finansinntekter 95 974 Motpost avskrivninger 266 293 Sum kontantstrøm fra drift 166 499 Netto bevegelse knyttet til investeringer 0 Anskaffelse - anvendelse av midler 166 499 Note 3 Fonds (tall i hele kroner) 01.01.2013 Bruk Avsetninger 31.12.2013 Disposisjonsfond - generelt 1 139 829 0 166 499 1 306 328 Disposisjonsfond for red. husleie 1 244 892 0 0 1 244 892 Sum egenkapital 2 384 721 0 166 499 2 551 220 Note 4 Kapitalkonto (all tall i hele kr) Kapitalkonto pr 01.01 2 155 898 Avskriving utstyr/inventar 266 293 Aktivering utstyr/inventar 0 Kapitalkonto pr 31.12 1 889 605 Sum: 2 155 898 Sum 2 155 898

Note 5 Fast eiendom, utstyr mv (alle tall i hele kr) IKT mv Transportmidler Sum Bokført verdi 01.01. 2 771 340 185 599 2 956 939 Anskaffelser i året *) 0 0 0 Akk. av-/og nedskr.31.12 689 681 111 359 801 041 Årets ordinære avskr. 229 173 37 120 266 293 Utgående balanse 31.12. 1 852 485 37 120 1 889 605

IKAVA Administrasjon Saksfremlegg Dato: Arkivref: 19.02.2014 2014/18-3 / Turid Holen holen@ikava.va.no Saksnr Utvalg Møtedato 6/14 Representantskapet for Interkommunalt arkiv i 25.03.2014 Vest-Agder IKS Budsjettforslag for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder for 2015 Arkivsjefens innstilling Representantskapet godkjenner budsjettet som foreslått. Representantskapet vedtar at IKAVA inngår medlemskap i KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter) fra 2015, til en årlig kostnad på kr. 280 000,-. Saksutredning Budsjettforslaget er en videreføring av tidligere års budsjetter, kun justert med 3 %. Som planlagt er det også justert slik at de økte bidragene fra eierne som ble innført i 2009, går til dekking av utgiftene for de leide lokalene i Skibåsen 8. Det er lagt inn utgifter til medlemskap i Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) i budsjettet. Et medlemskap i KDRS vil kunne gi eierkommunene sikker og korrekt bevaring av sine avsluttede elektroniske arkiver, slik at disse blir lesbare i framtiden. Store deler av kommunal og fylkeskommunal dokumentasjon som forvaltningen skaper i dag og i framtiden er fullelektronisk. Derfor er det avgjørende at IKAVA som depotinstitusjon kan bevare elektroniske arkiver slik at de ikke går tapt. Dokumentasjonens og arkivenes autensitet må sikres med tilstrekkelig kontekstinformasjon eller metadata til plassere dokumentasjonen i rett sammenheng. Alle eierkommunene kommer i nærmeste framtid til å deponere uttrekk av fullelektroniske arkiver til IKAVA. Dette krever at IKAVA må tilby et fullgodt sikringsdepot også for elektroniske arkiver. Et sikringsdepot for elektroniske arkiver innebærer både teknisk utstyr, programvare og spesialkompetanse som en institusjon på IKAVAs størrelse ikke kan tilby uten i samarbeid med et større fagmiljø. Et eierskap i KDRS vil gi IKAVA tilgang til sikringsdepot for uttrekk av eiernes elektroniske arkiver. Dette vil spare IKAVA for kostnader til 2 lagringsservere, leie av serverplass utenfor IKAVAs lokaler, backupløsninger og depotstyringssystem og rutiner som sikrer korrekt behandling av arkivene. Budsjettet for 2015 er satt opp med et overforbruk på ca kr. 200 000,-, det lot seg ikke gjøre å dekke inn hele medlemsavgiften i IKAVAs driftsbudsjett. Den årlige avgiften til KDRS er på