Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune Arkivsak: 12/72 Møtedato/tid: 24.04.2012, kl. 18:00 Møtested: Deltagere: Forfall: Kopi: Sakliste Rådhuset, formannskapssalen Ole Halvard Bondahl, Leder Arnstein Trøite Ane Bondahl Marit J. Stokke Oddvar Olsen Rådmannen Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge (RMN) Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge (RMN) Per Birger Tørum, Daglig leder Selbu næringsselskap KF Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Ingen 1.og 2.varamedlemmer, postmottak Selbu kommune, postmottak RMN, Arve Gausen RMN og ordfører 008/12 Forvaltningsrevisjonsrapport - Samarbeidet med Selbu Næringsforum. 009/12 Årsregnskap og revisjonsberetning 2011 for Selbu kommunes regnskap - kontrollutvalgets uttalelse. 010/12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Omdømme og omdømmebygging i Selbu kommune 011/12 Årsregnskap og revisjonsberetning 2011 for Selbu Næringsselskap KF - kontrollutvalgets uttalelse. 012/12 Referatsaker 24.04.2012 013/12 Årsmelding 2011 for kontrollutvalget i Selbu kommune. 014/12 Eventuelt. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102 eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 17.04.2012 Ole Halvard Bondahl (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av2 Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek 1
Side 2 av2 2
Forvaltningsrevisjonsrapport - Samarbeidet med Selbu Næringsforum. Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 24.04.2012 008/12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 11/251-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten til etterretning. 2. Kommunestyret er ikke tilfreds med rådmannens oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 18/2005, etter forvaltningsrevisjonsrapport knyttet til Næringsfondet i 2005. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger og gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om status til kontrollutvalgets møte den 16.10.12. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport - Samarbeidet med Selbu Næringsforum Saksutredning Kontrollutvalgets bestilling Kontrollutvalget foretok bestilling av prosjektet i sak 19/11 i møte 5.9.11. Målet med prosjektet var å avklare om de politiske, økonomiske og administrative intensjoner med avtalen med Selbu Næringsforum er oppfylt. Prosjektet skulle også avklare om bruken av midlene i næringsfondet er i tråd med gjeldende regelverk. Kontrollutvalget var før bestillingen kjent med at det fra politisk hold var etterlyst en evaluering av avtalen med Selbu Næringsforum, men at rådmannen ikke hadde ressurser til å gjennomføre dette før i løpet av 2012. Rådmann og ordfører var positive til at kontrollutvalget ønsket å prioritere dette området og kom med innspill i forhold til punkter det var ønskelig å få svar på gjennom forvaltningsrevisjonsprosjektet. De mente det var viktig å redusere behovet, eventuelt omfanget, av en administrativ evaluering i tillegg til revisjonens gjennomgang. Som det fremgår ovenfor begrenset kontrollutvalget sin bestilling til å gjelde om intensjonene med avtalen er oppfylt, samt at bruken av næringsfondet er i tråd med regleverket. Etter kontrollutvalgets syn var dette viktige punkter å få svar på. Problemstilling Dialogen mellom kontrollutvalget og revisor endte opp i følgende problemstillinger som skulle besvares: 3
1. Har samarbeidet mellom Selbu Næringsforum( SNF) oppfylt kommunens intensjoner med avtalen? 2. Er kommunens bruk av midler fra Næringsfondet i tråd med gjeldende regleverk? Resultater fra undersøkelsen Revisjon Midt-Norge IKS sin konklusjon fremgår fra side 40 i rapporten og deler av innholdet gjengis nedenfor: Har samarbeidet mellom Selbu Næringsforum( SNF) oppfylt kommunens intensjoner med avtalen? Revisjonen konkluderer med at begge parter er tilfreds med samarbeidet. Fra kommunens politiske og administrative hold er tilbakemeldingen at samarbeidet har styrket kommunens næringsutvikling, og at kommunen har kommet nærmere næringslivets aktører gjennom samarbeidet. Revisjonen konkluderer videre med at samarbeidsavtalen er et godt grep for å styrke kommunens næringsutvikling. De ser likevel at SNF har utfordringer med å engasjere sine medlemmer i spørsmål som vedrører næringsutvikling. Dette vedrører også samarbeidet med kommunen, der det er store forventninger til å komme nærmere det lokale næringslivet gjennom SNF. Næringskonferansen er et unntak her, og et eksempel på en viktig arena for kommunen, SNF og det lokale næringslivet. SNF har en dobbeltrolle som medlemsorganisasjon og som det operative saksbehandlingsapparatet for kommunen. Dette kan ifølge revisjonen sette tilliten på prøve, dersom politikere og innbyggere blir i tvil om SNF håndtering. Etter revisjonens vurdering mangler det formelle rutiner og prosedyrer, som synliggjør at SNF håndterer rollen sin på en balansert og ryddig måte. Videre mener revisjonen at det er det viktig at SNF er tydelig på rollen sin, der det kan oppstå motsetninger mellom kommunens intensjoner og det lokale næringslivets forventninger. Gjennom samarbeidsavtalen har kommunen, ifølge revisjonen, fått et større og mer robust fagmiljø innen næringsutvikling. Det er tett dialog mellom administrasjonen, ved sektorsjef for bygdautvikling, og SNF. Det mangler likevel noen formelle rutiner i denne dialogen, som for eksempel referat fra de jevnlige samarbeidsmøtene som er mellom SNF og den administrative ledelsen. Revisjonen tror både kommunen og SNF har et potensial for å styrke fagmiljøet ved at også de som driver næringsutvikling innen kultur, landbruk og skogbruk blir tettere involvert i samarbeidet med SNF. Revisjonen mener ellers at det er lite som tyder på at kommunen har redusert sine utgifter til organisering og arbeid med næringsutvikling, men mulig effektiviseringsgevinst. Er kommunens bruk av midler fra næringsfondet i tråd med gjeldende regelverk? Selbu kommunes vedtekter er fra 1995, og er derfor ikke revidert etter at Kommunal og Regionaldepartementet (KRD) kom med nye føringer for næringsfond og kraftfond i 1998 og 2011. Kommunestyrets vedtak etter revisjonsrapport i 2005 er mangelfullt fulgt opp. Det er utarbeidet lokale retningslinjer for kontroll og utbetaling av midler fra næringsfondet fra 2011. Revisjonen mener det er svakheter knyttet til formalisering av prosedyrer og rutiner for saksbehandling av næringsfondet. SNF har oppmerksomhet på habilitet og uavhengighet, men mangler formaliserte rutiner for hvordan enheten skal håndtere det. En gjennomgang av utvalgte tildelinger viser, ifølge revisjonen, at det er mangler i saksbehandlingen, og 4
oppfølgingen av tilskuddsmottakere er ikke i tråd med bestemmelsene i rundskriv og vedtekter. Revisors anbefalinger På bakgrunn av undersøkelsen gir revisor følgende anbefalinger: - foreta en gjennomgang av vedtektene for næringsfondet - styrke samarbeidet med SNF for at de framstår med en tydelig rolle - styrke samarbeidet med SNF, for å engasjere medlemmer og andre næringsaktører i kommunen i arrangement om næringsutvikling i kommunen - sørge for at ansatte ved SNF får opplæring i, og lett tilgang til relevante elektroniske system, slik de kan bruke disse i sin saksbehandling for kommunen - sørge for gode rutiner, slik at saksbehandling av næringssaker skjer i tråd med regelverket. Kontrollutvalgssekretariatets vurderinger Etter sekretariatets vurderinger har Revisjon Midt-Norge IKS gjennomført en relevant undersøkelse ut fra spissingen av prosjektet som ble gjort i bestillingsprosessen. Revisor har besvart problemstillingene og kommet med anbefalinger overfor kommunen. Det er positivt at både SNF og kommunen utrykker tilfredshet med samarbeidet og at mye tyder på at kommunens næringsutvikling er styrket og at kommunen har kommet nærmere næringslivet i Selbu kommune, som følge av avtalen. Sekretariatet har merket seg at rådmannen i høringsmøtet har gitt uttrykk for at samarbeidet mellom kommunen og SNF har vært mer motsetningsfylt enn det revisjonen har fått frem gjennom sine intervjuer. Rapporten bør være et positivt bidrag til diskusjon om hvordan samarbeidet og utviklingen bør være fremover, da revisjonen gjennom anbefalingene har pekt på flere forhold det bør ses nærmere på. Problemstilling 2 går på om bruken av næringsfondet er i tråd med regelverket. Et viktig moment for at kontrollutvalget ville ta med denne problemstillingen i prosjektet var å se om kommunen har fulgt opp revisors anbefalinger i forvaltningsrapport som ble behandlet i kommunestyret i 2005. Forvaltningsrevisjonsrapporter skal gi tilbakemelding om status på et område. Like viktig er det, etter sekretariatets vurdering, at kommunen følger opp rapporter og at de bidrar til at organisasjonen videreutvikles og rutiner forbedres. Rapporten viser at flere av anbefalingene fra 2005 ikke er fulgt opp i tilstrekkelig grad. I tillegg til at vedtektene ikke er oppdatert etter forrige revisjonsrapport, har sekretariatet spesielt merket seg at saksbehandlingsprosedyrer ikke følges og at nødvendig kontroll ikke gjennomføres. Dette er forhold som etter sekretariatets vurdering bør tas tak i raskt. Det er kontrollert 21 tildelinger i 2008-2010 (30 %). At det ved nesten samtlige kontrollerte tilskudd ifølge rapporten ikke er dokumentert at det er levert årsregnskap og at det i 3 tilfeller er utbetalt tilskudd uten at tiltak er dokumentert igangsatt, er urovekkende. Dette er forhold som rådmannen må følge opp videre og gi skriftlig tilbakemelding om. Sekretariatet finner det også naturlig at kontrollutvalget, i tilknytning til regnskapsrevisjonen, ber revisjonen følge opp rutinene rundt utbetalinger fra næringsfondet, med spesiell fokus dokumentasjon. Revisjon Midt-Norge IKS vil presentere rapporten i kontrollutvalgets møte og svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmannen vil også være representert under behandling av saken. 5
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Samarbeidet med Selbu Næringsforum for å gi en god tilbakemelding på hvordan SNF og Selbu kommune oppfatter samarbeidet og nytten av inngått avtale. Rapporten viser at det på enkelte områder er et klart forbedringspotensial, og at det er nødvendig å sette fokus på disse. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med innstillingen som følger saken. 6
Årsregnskap og revisjonsberetning 2011 for Selbu kommunes regnskap - kontrollutvalgets uttalelse. Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 24.04.2012 009/12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 11/181-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Selbu kommunes årsregnskap for 2010 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Vedlegg Revisjonsberetning 2011 Avlagt regnskap for sent i forhold til krav i regnskapsforskriften 10 Kontrollutvalgets uttalelse til regnskap 2011 - Selbu kommune. Saksdokumenter 1. Regnskap for Selbu kommune 2011. Eget hefte. 2. Årsberetning for Selbu kommune 2011. Eget hefte. 3. Revisjonsberetning for 2011, datert 16. april. (Vedlagt) 4. Nummerert brev nr 2, datert 16. april, fra Revisjon Midt-Norge IKS, om for sent avlagt regnskap. (Vedlagt) 5. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2011. (Vedlagt) Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Selbu kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt 16. april 2012. Revisjonen konkluderer med at årsregnskapet er avgitt samsvar med lov og forskrifter og i det alt vesentlige gir en dekkende fremstilling av den finansielle stilling til Selbu kommune ved utgangen av 2011. Som det fremgår av vedlagte nummerert brev nr. 2 og presiseringen i revisjonsberetningen er regnskapet avlagt 3 uker etter den formelle fristen. Kontrollutvalget har i flere år pekt på at det er viktig at kommunen jobber videre med rutinene knyttet til utarbeidelse av regnskap og årsberetning. Det har vært en positiv utvikling de senere år og for 2010 var regnskapet forsinket med kun 3 dager. Som det fremgår ovenfor er det for 2011 en vesentlig overskridelse av fristen for regnskapsavleggelse. 7
Driftsregnskapet for 2011 er saldert i balanse etter at det er foretatt pliktige stykninger i regnskapet på knapt 4,5 mill kr. Økonomien er stram og både brutto og netto driftsresultat er negative for 2011. Det samme var tilfellet for 2010. Dette viser at driften ikke er i balanse. Som det fremgår av årsberetningen påpeker rådmannen at det er nødvendig å ta grep for å sikre driftsbalanse fremover. Kontrollutvalget har over år vært opptatt at om det fremkommer store avvik mellom budsjett og regnskap, og at eventuelle større avvik er kommentert i tilstrekkelig grad. Utvalget påpekte i sin uttalelse til regnskapet for 2010 at det er viktig at rutiner evalueres, slik at eventuelle sannsynlige budsjettavvik fanges opp tidlig, dersom dette er mulig. Kontrollutvalget mener det er nødvendig med rask tilbakemelding til politisk nivå, når større avvik oppstår. Da det ved kontrollutvalgets behandling ikke foreligger årsmelding, men kun den lovpålagte årsberetningen, har kontrollutvalget mindre informasjon tilgjengelig enn tidligere år ved sin behandling. Dette medfører at kun avvikene på overordnet nivå er kommentert i årsberetningen og ikke eventuelle avvik på sektornivå. Det er positivt at kommunen utarbeider KOSTRA-oversikter og viser utviklingen i økonomiske nøkkeltall over flere år. Dette gir brukerne av regnskapet og årsberetningen nyttig informasjon. Årsmeldingen med kommentarer fra de ulike sektorer er imidlertid et viktig dokument for å få bedre innsikt i driften. Dokumentet er ikke obligatorisk, men svært ønskelig å få tilsendt før kontrollutvalget gir sin uttalelse til regnskapet i kommende år. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kommunen står fortsatt overfor store utfordringer i forhold til økonomien. Regnskapsdokumentene indikerer at kommunen har god oversikt over den økonomiske situasjonen ved utgangen av året. Det er positivt og nødvendig at rådmannen har tatt grep gjennom opprettelse av prosjektgruppe med målsetting om å bedre driftsbalansen i løpet av økonomiplanperioden. Sekretariatet mener at kontrollutvalget bør anbefale kommunestyret å godkjenne det fremlagte regnskapet for 2011. Kontrollutvalget må, på bakgrunn av behandlingen i møtet, foreta den endelige utformingen av kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet. 8
SELBU KOMMUNE KONTROLLUTVALGET (Administrativt utkast) Til kommunestyret i Selbu KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SELBU KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2011. Kontrollutvalget har i møte 24.04.2012, sak 9/2012, behandlet Selbu kommunes årsregnskap for 2011. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsberetning, samt revisjonsberetning datert 16.04.2012. I tillegg har revisjonen og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Selbu kommunes driftsregnskap for 2011 er avlagt i balanse etter at det er foretatt pliktig strykninger på knapt 4.5 mill kr. Uten stykninger ville regnskapet vist et tilsvarende merforbruk. Kontrollutvalget mener at regnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen gir politikerne et tilstrekkelig grunnlag for å få innblikk i den økonomiske virksomheten og ta stilling til behandling av regnskapet for 2011. Kontrollutvalget har ved sin behandling ikke hatt tilgang til Selbu kommunes årsmelding hvor driften, herunder overskridelser på sektornivå, kommenteres. Utvalget har imidlertid merket seg avvikene på overordnet nivå som er kommentert i årsberetning. Kontrollutvalget mener det er viktig at kommunen fortsatt har fokus på budsjettkontroller gjennom året og rapporterer tidlig til politisk nivå, der det er fare for at vesentlige avvik kan oppstå. Utvalget viser til rådmannens kommentarer knyttet til økonomiske utfordringer. Det er viktig at kommunen makter å opprettholde økonomisk handlefrihet i årene fremover. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader og kommentarer til Selbu kommunes årsregnskap for 2011. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Selbu den 24.04.12. Ole Halvard Bondahl Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 9
Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Omdømme og omdømmebygging i Selbu kommune Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 24.04.2012 010/12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 11/115-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kommunestyret vedtok følgende i sak 11/11 den 11.4 2011: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Omdømme og omdømmebygging til etterretning. 2. Kommunestyret ber om at rådmannen følger opp anbefalingene i rapporten og bruker rapporten som et av flere virkemidler i det videre arbeidet med å opprettholde et godt omdømme for Selbu kommune. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding om hva som er gjort i forhold til rapportens påpekte anbefalinger, i kontrollutvalgets første møte i 2012. Sekretariatet har avklart med rådmannen at muntlig redegjørelse i forhold til pkt 3 i vedtaket vil bli gitt i møte. Følgende anbefalinger ble gitt i revisjonsrapporten: På bakgrunn av undersøkelsen - Anbefaler revisor at kommuneledelsen gjør en vurdering av de utfordringer som er knyttet til bruk av visjon og slagord. - Anbefaler revisor at kommuneledelsen gjør en vurdering av behovet for en mer systematisk tilnærming til omdømmebygging for organisasjonen. Saksfremlegg til kontrollutvalgets behandling, protokoll og revisjonsrapporten ligger tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider: www.konsek.no kontrollutvalgene Selbu. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må på bakgrunn av rådmannens tilbakemelding vurdere om det er nødvendig å følge opp saken ytterligere. 10
Årsregnskap og revisjonsberetning 2011 for Selbu Næringsselskap KF - kontrollutvalgets uttalelse. Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 24.04.2012 011/12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 11/181-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2011 for Selbu Næringsselskap KF oversendes kommunestyret. Vedlegg Sak 3-2012 Årsregn og beretning 2011-17.04.12 Regnskap 2011 SKF oppdatert 17.04.12 Årsberetning 2011 SKF oppdatert 17.04.12 Revisjonsberetning 2011 -Selbu Nærinfgsselskap KF. Kontrollutvalgets uttalelse til regnskap 2011 - Selbu Næringsselskap KF. Saksutredning I tråd med tidligere praksis er det styret i Selbu Næringsselskap KF som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Selbu Næringsselskap KF i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt 19. april 2011 og konkluderer med at regnskapet er avgitt ihht god regnskapsskikk. Daglig leder og revisor vil være tilstede i møtet og svare på spørsmål. Sekretariatet mener styresak 3/12, årsregnskap og årsberetning for 2011, samt revisors beretning samlet gir kommunestyret en oversikt over foretakets økonomiske situasjon. Det er positivt at regnskapet for 2011 går med overskudd, slik at den negative egenkapitalen reduseres til ca 1.mill kr. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for Selbu Næringsselskap KF for 2011. 11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
SELBU KOMMUNE KONTROLLUTVALGET (Administrativt utkast) Til kommunestyret i Selbu KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SELBU NÆRINGSSELSKAP KF SITT ÅRSREGNSKAP FOR 2011. Kontrollutvalget har i møte 24.04.2012, i sak 11/2012, behandlet Selbu Næringsselskap KF sitt årsregnskap for 2011. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsberetningen, revisjonsberetningen og sak 03/12 i styret for Selbu Næringsselskap KF. I tillegg har revisjonen og daglig leder i selskapet supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsberetningen og styresaken, gir brukerne god informasjon om virksomheten i 2011. Kontrollutvalget har ikke merknader til Selbu Næringsselskap KF sitt årsregnskap for 2011 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Selbu den 24.04.12. Ole Halvard Bondahl Leder av kontrollutvalget Kopi: Daglig leder i Selbu Næringsselskap KF. 24
Referatsaker 24.04.2012 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 24.04.2012 012/12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 12/72-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Engasjementsbrev regnskapsåret 2011 Årsrapport 2011 Værnesregionen skatteoppkreverkontor Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen Dette krever kommunene av de fattigste Sliter med samarbeidet - barnevern Foreløpig forvaltningsrevisjonsrapport til kontrollutvalget Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Orientering fra kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 1. og 2.februar 2012. Ole Halvard Bondahl og Arnstein Trøite deltok fra kontrollutvalget. 2. Engasjementsbrev 2011 Revisjon Midt-Norge IKS. (Vedlagt) 3. Årsrapport 2011 Værnesregionen skatteoppkreverkontor. (Vedlagt). 4. Kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreveren i Selbu kommune.(vedlagt) 5. Dette krever kommunen av de fattigste Utdrag fra kommunal rapport 26.01.2012. (Vedlagt) 6. Sliter med samarbeidet, barnevern - Utdrag fra kommunal rapport 26.01.2012. (Vedlagt) 7. Brev datert 30.03.12 fra Revisjon Midt-Norge IKS til kontrollutvalgene i eierkommunene, vedrørende status og bruks av foreløpige rapporter av forvaltningsrevisjon på høring. (Vedlagt) 8. Konferanse for kontrollutvalgtsmedlemmer i Trondheim 6. og 7. juni. Arrangør er Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), hvor kontrollutvalget i Selbu er medlem. Marit J. Mebust Stokke og Oddvar Olsen deltar. FKT gjennomfører sitt årsmøte den 6.juni. 25
26
27
28
29
30
31
32
Årsmelding 2011 for kontrollutvalget i Selbu kommune. Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 24.04.2012 013/12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 033, &14 Arkivsaknr.: 11/113-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar utkastet til årsmelding for 2011. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2011 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2011 kontrollutvalget Saksutredning Etter endringer i kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll, er kontrollutvalgets oppgaver og ansvar betydelig utvidet, og det er i så måte viktig med en nær dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året. For å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i virksomheten, utarbeider kontrollutvalget likevel sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Avtroppende kommunestyret fikk seg forelagt en rapport fra kontrollutvalgets arbeid i forrige valgperiode. Det er nå nytt kommunestyre som har fått begrenset innføring om tilsyn og kontroll. Sekretariatet har derfor valgt å ta inn en del opplysninger om kontrollutvalgets oppgaver generelt og også litt historikk ut over aktiviteten i 2011. Dette er ment å øke bevisstheten rundt kontrollutvalgets- og kommunestyrets kontrollansvar. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til den vedlagte årsmeldingen for kontrollutvalget for 2011. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende saken til kommunestyret og innstille på at årsmeldingen tas til orientering. 33
Eventuelt. Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 24.04.2012 014/12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 12/72-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 34