Prosjektstyring med eksterne samarbeidspartnere. Delrapport 1: Bredbånd i Telemark

Prosjektstyring med eksterne samarbeidspartnere Delrapport 1: Bredbånd i Telemark - Telemark fylkeskommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr.: 700023 2012

Innholdsfortegnelse Sammendrag...iii 1 Innledning...6 1.1 Bakgrunn og rammer...6 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier...6 1.3 Avgrensing...6 1.4 Metode og kvalitetssikring...7 1.5 Høring...7 1.6 Bredbånd til alle kommuner i Telemark...7 2 Problemstilling 1: Er formålet med prosjektet tilfredsstillende definert?...8 2.1 Revisjonskriterier...8 2.2 Fakta og funn...8 2.2.1 Mål og tiltak 8 2.2.2 Målgruppe 9 2.2.3 Forankring 9 2.2.4 Krav til resultat 9 2.2.5 Kostnadsramme og finansiering 10 2.3 Revisors vurderinger...11 3 Problemstilling 2: Er organisasjonsmessige forhold avklart i prosjektplanen?...11 3.1 Revisjonskriterier...11 3.2 Fakta og funn...12 3.2.1 Prosjektplanen 12 3.2.2 Ansvar og rolleavklaring 12 3.2.3 Operative deltakere 12 3.3 Revisors vurderinger...13 4 Problemstilling 3: Er ansvars- og arbeidsdeling klart definert?...14 4.1 Revisjonskriterier...14 4.2 Fakta og funn...14 4.2.1 Plan og ansvar for arbeidsoppgavene 14 4.2.2 Kommunikasjons- og rapporteringsrutiner 14 4.3 Revisors vurderinger...15 5 Problemstilling 4: Er prosjektet evaluert og er resultatet som forventet?...16 5.1 Revisjonskriterier...16 5.2 Fakta og funn...16 5.2.1 Kostnadsrammer 16 5.2.2 Skriftlig sluttrapport innenfor innlagte frister 16 5.2.3 Skriftlig sluttevaluering 17 5.3 Revisors vurderinger...17 6 Revisors konklusjoner og anbefalinger...17 Litteratur og kildereferanser...19 Telemark kommunerevisjon IKS i

Vedlegg...19 Vedlegg 1: Fylkesrådmannens høringsuttalelse...20 Vedlegg 2: Revisjonskriterier...21 Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring...24 Vedlegg 4: Resultatrapport Bredbånd til alle kommuner i Telemark...26 Vedlegg 5: Grunnlag for fylkeskommunens bevilgning og søknad om Høykom-midler...29 Vedlegg 6: Prosjektplan Telemark fylkeskommune...30 Vedlegg 7: Spørreskjema...34 Telemark kommunerevisjon IKS ii

Sammendrag Forvaltningsrevisjonsrapporten Samarbeidsprosjekter med eksterne aktørerer Del 1 kartlegging, er tidligere lagt fram for kontrollutvalget. Formålet med undersøkelsen var å presentere en oversikt og gi en del opplysninger om samarbeidsprosjekter mellom Telemark fylkeskommune og ulike eksterne aktører. Etter kartleggingen bestemte kontrollutvalget at de ønsket en forvaltningsrevisjon vedrørende prosjektstyringen av utbyggingen av bredbånd i Telemark og av samarbeidet Hubei Telemark. Forvaltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført i to deler. Det er skrevet en separat delrapport for hvert undersøkt prosjekt. Første delen omhandler prosjektstyring vedrørende utbygging av Bredbånd i Telemark og legges frem som delrapport 1. Kontrollutvalget ønsket at temaet for prosjektet skulle vinkles i forhold til: om prosjektet er i samsvar med forutsetninger/forventninger om det er effektiv bruk av de ressursene fylkeskommunen bidrar med. Revisjonskriteriene for forvaltningsrevisjonen er i hovedsak hentet fra fylkeskommunens egne rutinebeskrivelser for prosjektplanlegging og gjennomføring. Vi har undersøkt: 1. Er formålet med prosjektet tilfredsstillende definert? 2. Er organisasjonsmessige forhold avklart i prosjektplanen? 3. Er ansvars- og arbeidsdeling klart definert? 4. Er prosjektet evaluert og er resultatet som forventet? Regjeringen bevilget 100 millioner kroner i revidert nasjonalbudsjett 2007 for å oppfylle Soria-Moria erklæringen om full bredbåndsdekning. Midlene forvaltes av Høykom og Telemark fylkeskommune fikk etter søknad tildelt 26,599 mill. kroner av midlene. Bredbåndsutbyggingen er også finansiert ved at Telemark fylkeskommune har bevilget midler fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) ved bruk av Tilskudd til fylkeskommuner for regional utvikling og Næringsretta midler til regional utvikling, kompensasjon for økt arbeidsgiveravgift (RDA-midler). I tillegg til statlige/fylkeskommunale tilskudd har enkelte kommuner og utbyggerne dekket en del av utbyggingskostnadene. Utbyggerne skulle eie det utbygde nettet, ikke kommunene Prosjektet er avgrenset til tidsperioden 2007-2009 som er tilskuddsperioden for Høykommidlene. Vi avgrenser mot tildeling og bruk av KRD-midler, men beløpene er tatt med for å vise totalt tilskudd til utbyggingene. Vi har undersøkt den delen av prosjekt som fylkeskommunen har hatt styringen med, ikke det praktiske arbeidet som er utført i kommunene/regionene. Telemark kommunerevisjon IKS iii

Vi har funnet: Prosjektet var godt definert både med hensyn til mål og tiltak fra staten. Det var satt en avgrenset tidsperiode og en ramme for hvilke økonomiske midler som skulle gis fra staten, krav til egendekning fra kommunene og økonomisk fundament hos utbyggerne. I tillegg var det fra staten gitt klar definisjon på minimumskrav til tekniske løsninger som ble fulgt opp i forbindelse med anbudsutlysningene. Det var lagt ned et godt kartleggingsarbeid på forhånd i kommunene som viste behovet for bredbåndsutbygging. Ifølge søknaden om Høykom-midler var fylkeskommunen ansvarlig søker og skulle ivareta prosjektledelsen. Kommuner i Telemark, Midt-Telemarkrådet og Vest- Telemarkrådet var prosjektdeltakere. Fylkeskommunen har ikke hatt ansvaret for gjennomføringen av det praktiske arbeidet med utbyggingene i kommunene/regionene. Kostnadsramme og finansiering var avklart fra statlig og fylkeskommunalt hold, men fylkeskommunens interne utgifter i forbindelse med prosjektledelse m.v. var ikke budsjettert. Fylkeskommunen har ikke oversikt over hvordan egenandelen fra kommunene ble finansiert. Bortsett fra at det var utpekt administrativ og faglig prosjektleder i fylkeskommunen, har prosjektorganiseringen vært svært uformell. Det foreligger ikke andre skriftlige definerte roller og ansvar i prosjektorganisasjonen. Fylkeskommunens prosjektleder har ikke innhentet skriftlig dokumentasjon om de personene som skulle representere kommunene/regionene i arbeidsgruppa som ble etablert, var legitime representanter for kommunene. Det ble utarbeidet en detaljert søknad til Forskningsrådet om tilskudd av Høykom-midler, med det er det ikke utarbeidet prosjektplan slik fylkeskommunens retningslinjer krever. Den uformelt etablerte arbeidsgruppa hadde et vel fungerende arbeidsklima med forståelse av sine roller og ansvar i egen kommune/region. Dette har vært et vesentlig punkt for en vellykket gjennomføring av prosjektet, i tillegg til at det har vært i alles interesse å få prosjektet i havn, både for kommunene og for utbyggerne. Vi tror imidlertid at gjennomføringen hadde vært sikrere med en mer formell prosjektorganisasjon. Dersom samarbeidet ikke hadde vært like positivt, tror vi mangel på formell organisering og rutiner kunne ha skapt problemer. Ved etablering av en ny prosjektorganisasjon vet man ikke på forhånd hvordan samarbeidet vil bli. Kostnadsrammene for tilskudd fra Forskningsrådet, fylkeskommunen og bruk av KRD-midler er overholdt, selv om prosjektkostnadene totalt har blitt høyere enn først beregnet. Merkostnadene har utbyggerne dekket selv. Sluttrapporten fra fylkeskommunen er sendt inn til Forskningsrådet i juni 2010. I tillegg har Fylkeskommunens prosjektleder gitt en skriftlig evaluering av prosjektet. Intern tidsbruk for prosjektleder og oppgaver som er forbundet med regnskapsrapporteringen og videreformidling av tilskuddene, er utgifter fylkeskommunen ikke har budsjettert eller registrert. Vår konklusjon er likevel at det har vært en effektiv bruk av de ressursene fylkeskommunen har bidratt med, at prosjektet har vært vellykket og at målet om utbygging av bredbånd i Telemark er nådd. Imidlertid har ikke fylkeskommunens egne rutiner for planlegging og gjennomføring av prosjekter blitt fulgt. Telemark kommunerevisjon IKS iv

Vi har følgende anbefalinger til fylkeskommunen: Fylkeskommunens egne rutiner for planlegging og gjennomføring av prosjekter bør følges. Fylkeskommunen bør sørge for dokumentasjon på at prosjektmedarbeidere er legitime representanter for sine kommuner/regioner. Skien, 20. mars 2012 Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarlig forvaltningsrevisjon Inger Lognvik prosjektleder sign. Marit Aasen prosjektmedarbeider Telemark kommunerevisjon IKS v

1 Innledning 1.1 Bakgrunn og rammer Forvaltningsrevisjonsrapporten Samarbeidsprosjekter med eksterne aktørerer Del 1 kartlegging, datert 2.oktober 2009, er tidligere lagt fram for kontrollutvalget med grunnlag i vedtatt plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2008-2011 1. Formålet med denne undersøkelsen var å presentere en oversikt og gi en del opplysninger om samarbeidsprosjekter mellom Telemark fylkeskommune og ulike eksterne aktører. Kartleggingen ga kontrollutvalget et grunnlag for å velge hvilket prosjekt som skulle undersøkes nærmere. Kontrollutvalget vedtok forvaltningsrevisjon vedrørende prosjektstyringen av Bredbånd i Telemark og Hubei Telemark i møte 27.9.2010. Kontrollutvalget ønsket at temaet skulle vinkles i forhold til: Om prosjektet er i samsvar med forutsetninger/forventninger. Om det er effektiv bruk av de ressursene fylkeskommunen bidrar med. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier Følgende problemstillinger skal undersøkes: 1. Er formålet med prosjektet tilfredsstillende definert? 2. Er organisasjonsmessige forhold avklart i prosjektplanen? 3. Er ansvars- og arbeidsdeling klart definert? 4. Er prosjektet evaluert og er resultatet som forventet? Revisjonskriteriene 2 for denne forvaltningsrevisjonen er i hovedsak hentet fra fylkeskommunens egne rutinebeskrivelser for prosjektplanlegging og gjennomføring. Kriteriene er angitt under hver problemstilling nedenfor, og er nærmere omtalt i vedlegg 2 til rapporten. 1.3 Avgrensing Forvaltningsrevisjonen Bredbånd i Telemark avgrenses til tidsperioden 2007-2009. For denne perioden er det tildelt Høykom-midler til utbyggingen, ved kontrakt mellom Norges forskningsråd (Forskningsrådet) og Telemark fylkeskommune, datert 27.9.2007. I tillegg til bevilgningen fra Høykom har Telemark fylkeskommune vedtatt å bruke midler fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) vedrørende Tilskudd til fylkeskommuner for regional utvikling, kapittel 551, post 60 og Næringsretta midler til regional utvikling, kompensasjon for økt arbeidsgiveravgift (RDA-midler), kapittel 551, post 61. Forvaltningsrevisjonen avgrenses mot tildeling og bruk av KRD-midler, men beløpene er tatt med for å vise totalt tilskudd til utbyggingene. Vi har tatt for oss den delen av prosjekt som fylkeskommunen har hatt styringen med, ikke det praktiske arbeidet som er utført i kommunene/regionene. 1 Jamfør sak nr. 34/10 datert 27.9.2010 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 2010 2011. 2 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som skal undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som revisjonen foretar, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. Telemark kommunerevisjon IKS 6

Fylkeskommunen har ikke vært avtalepart i noen av kontraktene. Vi har ikke gått inn på de enkelte avtalene med utbyggerne, oppfølgingen av hvordan arbeidet er utført og den rapporteringen som var mellom utbyggerne og kommunene/regionene. Vi har heller ikke undersøkt om kommunikasjonen mellom kommune/regionrepresentanene og de disse representerer har vært tilfredsstillende ivaretatt. 1.4 Metode og kvalitetssikring Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 3. Valg av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtalt i vedlegg 3 til rapporten. 1.5 Høring Rapporten er sendt på høring til fylkesrådmannen i Telemark. Fylkesrådmannens høringsuttalelse ligger i sin helhet i vedlegg 1. 1.6 Bredbånd til alle kommuner i Telemark I 2006 motiverte Norges Forskningsråd kommuner og fylkeskommuner til å søke om midler for å skaffe tilgang til bredbånd i områder som markedet ikke prioriterte, fordi det ikke var kommersielt lønnsomt å bygge ut områdene. Fornyings- og arbeidsdepartementet oppfordret fylkeskommunen til å være koordinator for søknadsprosessen. I 2007 og 2008 fikk fylkeskommunene RDA-midler fra KRD som skulle prioriteres til bredbåndsutbygging innenfor distriktspolitiske virkemidler. RDA-midlene gis til fylkeskommunene etter en statlig fordelingsnøkkel. RDA-midler blir vanligvis fordelt etter en samarbeidsprosess mellom fylkeskommunen og de kommunene som kan få tilskudd etter innmeldt behov. Det skal ikke rapporteres til KRD om bruken av midlene. I tillegg ble det i revidert nasjonalbudsjett bevilget Høykom-midler. I Forskningsrådets utlysning av Høykom-midlene står det blant annet følgende: Mål for programmet: Regjeringen har bevilget 100 millioner kroner i Revidert nasjonalbudsjett 2007 for å oppfylle Soria-Moria erklæringen om full bredbåndsdekning. Midlene forvaltes av Høykom. Dette innebærer en ekstra utlysning i 2007 med kort søknadsfrist. Telemark fylkeskommune søkte om tildeling av Høykom-midler innen fristens utløp 6. august 2007. Før søknaden ble sendt var det gjennomført en kartlegging av dekningsgrad og tilbud på bredbånd i kommunene i Telemark. I søknaden beskrives dette bl.a. slik: Som tidligere nevnt er det gjennomført en brukerundersøkelse i alle kommunene. Dette baserte seg på en webside der innbyggere og bedrifter kunne registrere at de per dags dato ikke hadde noe tilbud/mulighet til å få bredbånd. Det ble lagt link til denne registreringen på websidene til alle kommunene og fylkeskommunen. Det ble også rykket inn annonser, artikler og avholdt pressekonferanse. Det ble i hver kommune gitt alternative muligheter til å registre seg (for eksempel ved å ringe servicekontor i kommunen) for de som ikke hadde tilgang til 3 Gjeldende RSK 001 er fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre med virkning fra 1 februar 2011, og er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 7

internett på jobb etc. Resultatet av undersøkelsen er sjekket mot kapaks 4 (fotnote fra revisjonen) og eksisterende grunnlag. For å kunne gjøre denne sjekken ble tidsrommet for registrering avgrenset til ca. 14 dager. En fikk likevel stor oppslutning om undersøkelsen, og den er fortsatt åpen for registrering utover for videre arbeid. Over 20 % av registreringene er fra næring eller næringsrelatert behov. Norges Forskningsråd ved Styret for programstyret for Høykom ga en bevilgning for prosjektet for 2007. Tilsagn for 2008, samt vilkår knyttet til bevilgningene gikk fram av kontrakten, jf. punkt 2.2.5. Det foreligger protokoll fra anskaffelsene som viser at det er inngått kontrakter med følgende utbyggere: I Grenlandskommunene ble det inngått kontrakt med Direct Connect AS for levering i Bamble, Kragerø, Porsgrunn og Siljan, med opsjon for Siljan. Drangedal E-verk ble tildelt kontrakt for levering i Drangedal. Det ble inngått kontrakt med Samnett for utbygging i Midt-Telemark, Radiolink og Telefiber for Vest-Telemark, Tinn Energi for Tinn og Notodden Energi for Notodden. Fylkeskommunen har ikke vært avtalepart i noen av kontraktene. 2 Problemstilling 1: Er formålet med prosjektet tilfredsstillende definert? 2.1 Revisjonskriterier Mål og delmål bør være klart formulert og egnet til å måle innsats mot. Hvem som er prosjektets målgruppe er klart definert. Prosjektet er forankret blant de deltakende aktørene. Det kommer klart frem hvilket resultat prosjektet skal lede frem til (brukes til). Kostnadsramme og finansiering er spesifisert. 2.2 Fakta og funn 2.2.1 Mål og tiltak Målet med prosjektet Bredbånd i Telemark er beskrevet i forbindelse med Forskningsrådets utlysning av Høykom-midlene. Prosjektet skulle yte et anleggstilskudd til utbyggerne. Utbyggerne skulle eie det utbygde nettet, ikke kommunene. Prosjektet skulle gjennomføres fra høsten 2007 og ut 2008. Det ble ikke utarbeidet prosjektplan i fylkeskommunen som beskriver prosjektet, men fylkeskommunen sendte inn en detaljert søknad om Høykommidler. I søknaden er mål og hensikt med prosjektet, hvilket resultat prosjektet skulle lede frem til beskrevet slik: Bygge ut bredbåndstilbud til hvite og "spraglete" flekker i kommunene med mål å sikre tilgang til bredbånd for 100% av kommunenes innbyggere. 4 KAPAKS = KAPasitetsutvidelse i AkSessnettet. Applikasjonen gir deg mulighet til å sjekke infrastrukturen i telenettet frem til et geografisk sted. (Kilde: Bing). Telemark kommunerevisjon IKS 8

Prosjektet er et fellesprosjekt mellom alle kommunene i Telemark. Det er et felles ønske om å være en katalysator for full bredbåndsutbygging i regionen. Dette er tenkt utført ved offentlig anbudsrunder der en oppfordrer lokale aktører, Telenor og andre kommersielle aktører til å komme med hensiktsmessige løsninger for å realisere full bredbåndsdekning i regionen. Utfordringen ligger helt klart på at områdene som gjenstår ikke er interessante for kommersielle aktører, og at det derfor er nødvendig å tilby investeringstilskudd for å gjennomføre regjeringens lovnad om full utbygging i løpet av 2007. 2.2.2 Målgruppe I søknaden beskriver fylkeskommunen målgruppen slik: Vi har i denne runden har hatt primærfokus på innbyggere, næring og store skoler, men ser at andre kommunale enheter må få fokus etter hvert. Dette gjelder andre skoler, legekontor, barnehager, helseinstitusjoner etc. Dette vil kreve en grundig kartlegging med hensyn til behov, og å finne de mest hensiktsmessige løsningene for disse kundegruppene. Disse er ikke tatt med i denne søknaden konkret, men det er mulig at noen vil kunne få et godt tilbud i sammenheng med den helhetlige løsningen som nå planlegges for innbyggere og næring. Det vil bli satt krav til utbygger som får investeringstilskudd om pliktig drift i en lengre periode. Dette for å sikre en langsiktighet med hensyn til infrastrukturbyggingen som blir støttet gjennom prosjektet. 2.2.3 Forankring Ifølge søknaden er prosjektet slik forankret i fylkeskommunen og kommunene: Fra Telemark fylkeskommunes fylkesplan: Bygge ut infrastrukturen for IKT i hele Telemark basert på reelle behov, med fokus på helhetstanken for tjenester i nettet. Satsingen må dekke det nødvendige behovet for offentlig forvaltning og næringsliv, men så langt som mulig også rette seg mot private behov. Dette prosjektet er basert på bred politisk forankring i de aktuelle kommunene. En undersøkelse (Telemarkforskning-Bø) viser at næringslivet i Vest-Telemark ser på bredbåndsutbyggingen i regionen som den mest vellykka strategien for regional utvikling. Vi har sendt ut et spørreskjema, jamfør vedlegg nr. 7, og spurt arbeidsgruppas medlemmer om prosjektets forankring i kommunen. Ifølge svarene på vår spørreundersøkelse har ikke alle kommunene gjort eksplisitte vedtak på utbyggingene. Dette forklares blant annet med at ikke alle kommunene har bidratt med egne økonomiske midler. Utbyggingsprosjektet ble omtalt i media og det er også gitt muntlige orienteringer til ordførere, formannskap og rådmenn i noen kommuner. 2.2.4 Krav til resultat Fylkeskommunen beskriver krav til resultat slik i søknaden: Områdene og brukerne som det søkes for i denne regionen, har ikke et bredbåndstilbud pr. dags dato. Det er da et ønske gjennom dette prosjektet å kunne gi kundene bredbåndsløsninger basert på sdsl, adsl, fiber eller radio. Det er i hovedsak tenkt utbygging av telesentralene, men er det mer hensiktsmessig med Telemark kommunerevisjon IKS 9

løsninger på fiber eller radio, vil dette bli benyttet. Kundene vil da få hastigheter opp mot 2,3/2,3Mbit på SDSL, 8/1 Mbit på ADSL, 24/1 Mbit på ADSL 2+, 3/3 Mbit på radio og opp mot 100 Mbit ved fiberoppkobling. En har tatt utgangspunktet i at minimum krav til tilbyder er 1/ 0,5Mbit for privatpersoner. For bedrifter defineres dette minimumet til 2Mbit/1Mbit. Det settes krav til tilbyder/operatør om at disse har økonomisk fundament, kompetanse, åpenhet med tanke på å knytte sammen nett fra ulike tilbydere og en organisasjon som er egnet til å drive infrastrukturen i et lengre tidsperspektiv. Bruk av mobilbasert nett er aktuelt som et supplement dersom dette gir tilstrekkelig kapasitet inn (minimum 650K) og ut (minimum 128K), samt at løsningen er stabil under alle værforhold og fungerer i den topografien den er tenkt benyttet. Vi vil presisere at kapasiteten departementet har lagt til grunn for denne utlysningen ikke er tilstrekkelig for det brede spekter av tjenester som bredbåndet skal håndtere, men vi har likevel lagt oss på kapasiteter som er i tråd med departementets definisjon. 2.2.5 Kostnadsramme og finansiering I tilsagnsbrevet fra Forskningsrådet er følgende finansieringsplan for prosjektet lagt til grunn: Finansieringsplan (i hele tusen kroner) Sum 2007 2008 Forskningsrådet (Høykom-midler) 26599 1369 25230 Egenfinansiering 44299 1899 42400 Offentlig finansiering (KRDmidler) 7050 3050 4000 Totalsum 77948 6318 71630 Spesifisering av Forskningsrådets bevilgning for 2007 og tilsagn for kommende år 2007: inntil NOK 1,369,000 begrenset til 21,7 av godkjente faktiske prosjektkostnader. 2008: inntil NOK 25,230,000 begrenset til 35,2 % av godkjente faktiske prosjektkostnader. Finansiering fra Høykom er begrenset til 34,1 % av totale godkjente faktiske prosjektkostnader. Etter at søknaden om tildeling av Høykom-midler var besvart positivt, ble det lagt frem sak for hovedutvalg i november 2007 om dekning av midler. Hovedutvalget for kompetanse og hovedutvalget for kultur og identitet tok saken til orientering. Hovedutvalget for infrastruktur og hovedutvalget for næring/den gode bustad gjorde vedtak om å benytte KRD-midler på kr 2,4 mill. kroner fra kapittel 551 post 60 5. I tillegg ble det benyttet RDA-midler fra KRD som skulle prioritere utbygging av bredbånd i 2007 for at summen av statlige og fylkeskommunale midler ble 50 % av utbyggingskostnadene, jf. vedlegg nr. 5. De øvrige kostnadene skulle dekkes av kommunene 6 og utbyggerne. Egenandelen til kommunene er dekket på ulike måter, og for flere kommuner har ikke utbyggingen kostet noe, da egenandelen etter hvert også ble dekket gjennom bruk av RDA-midler for 2008 på kr 1 344 337. Fylkeskommunens prosjektleder har ikke oversikt over kommunenes bevilgningsvedtak. 5 Kapittel 551, post 60 Tilskudd til fylkeskommuner for regional utvikling 6 Grenlandskommunene får ikke RDA-midler og bevilget penger over egne budsjett. Telemark kommunerevisjon IKS 10

Det er ikke vedtatt budsjett for fylkeskommunens utgifter i forbindelse med prosjektledelse og oppgaver med regnskapsrapporteringen og videreformidling av tilskuddene. Dette er interne utgifter som fylkeskommunen ikke har registrert. 2.3 Revisors vurderinger Var mål og delmål klart formulert og egnet til å måle innsats mot? Mål og delmål var etter revisjonens vurdering klare og entydig definert fra staten. Tidsperioden var avgrenset og revisjonen har ikke avdekket uklarheter eller misforståelser omkring prosjektets hensikt. Fra statlig side ble det gitt klar definisjon på minimumskrav til tekniske løsninger. Vi ser at fylkeskommunen har fulgt opp de statlige kravene i sin søknad. Var prosjektets målgruppe klart definert? Prosjektets målgruppe var klart definert både fra statlig og fylkeskommunalt hold. Var prosjektet forankret med vedtak blant de deltakende aktørene? I fylkeskommunen var prosjektet forankret i politisk vedtatt fylkesplan. Prosjektet var ikke forankret med vedtak i alle kommunene. Det ble ikke hentet inn dokumentasjon på forankringen i kommunene fra fylkeskommunen. Fylkeskommunen er ikke alltid sikret en konflikt og problemfri gjennomføring av prosjekter, og bør alltid hente inn dokumentasjon på forankringen av prosjektdeltakelse fra sine samarbeidsparter (her kommunene/regionene). Kom det klart fram hvilket resultat prosjektet skulle lede frem til? Hvilke resultat prosjektet skulle lede frem til var klart definert fra statlig hold. Kartleggingsarbeidet i kommunene som viste behovet for bredbåndsutbygging ga et godt grunnlag for den praktiske gjennomføringen av utbyggingene. Fylkeskommunen har i sin søknad om midler i tillegg beskrevet resultatmålet for prosjektet, både dekningsgrad og tekniske løsninger. Samlet gir dette et godt grunnlag for resultatet prosjektet skulle føre fram til. Er kostnadsramme og finansiering spesifisert? Kostnadsramme og finansiering er avklart fra statlig og fylkeskommunalt hold, men fylkeskommunens interne utgifter i forbindelse med prosjektledelse m.v. er ikke budsjettert. Fylkeskommunen har ikke oversikt over hvordan egenandelen fra kommunene ble finansiert. For å sikre forsvarlig oppfølging og kontroll med at rammene ble overholdt, burde fylkeskommunen som prosjektleder innhentet disse opplysningene. 3 Problemstilling 2: Er organisasjonsmessige forhold avklart i prosjektplanen? 3.1 Revisjonskriterier Prosjektplanen angir ansvar og rolleavklaring om hvem som skal delta som prosjekteier, beslutningstaker, prosjektleder, og operativ deltaker (prosjektmedarbeider). Telemark kommunerevisjon IKS 11

3.2 Fakta og funn 3.2.1 Prosjektplanen Det er ikke utarbeidet prosjektplan som angir organisasjonsmessige forhold vedrørende ansvar og rolleavklaringer for prosjektet, bortsett fra søknaden som fylkeskommunen sendte om tildeling av Høykom-midler. 3.2.2 Ansvar og rolleavklaring Forskningsrådet har i sin kontrakt med fylkeskommunen definert Telemark fylkeskommune som prosjektansvarlig. Administrativt ansvarlig er fylkesrådmann, som ifølge Forskningsrådets generelle kontraktsvilkår er den som har fullmakt til å representere og forplikte prosjektansvarlig overfor Forskningsrådet. Ifølge fylkeskommunens rutinebeskrivelse er det prosjekteiers 7 ansvar å signere på prosjektplanen sammen med prosjektleder, og være ansvarlig for at prosjektet har et reelt budsjett med full finansieringsdekning. Fylkesrådmannen har signert på de formelle dokumentene som er sendt til Forskningsrådet. 8 Prosjektleder har hatt ansvaret for det operative arbeidet og sørget for oppstart, gjennomføring av anbudsinnhenting fram til kontrakter med utbyggerne var etablert, i tillegg til rapportering og økonomiske forhold mellom staten, fylkeskommunen og kommunene/regionen. Kommunene i fylket var prosjektdeltakere, i tillegg til Vest-Telemarkrådet og Midt- Telemarkrådet. Grenland kommunale innkjøp (GKI) gjennomførte anbudskonkurranse for Grenlandskommunene, mens BTV-innkjøp gjennomførte anbudskonkurransen for de øvrige 12 kommunene. NC-Spektrum var leid inn for å utarbeide kravspesifikasjonen, være teknisk konsulent for prosjektet og vurdere tid, områder, dekning mv. Larvik IT var rådgiver i forbindelse med anbudsprosessen og var med på alle intervjuene. 3.2.3 Operative deltakere Det ble opprettet ei arbeidsgruppe som skulle være med å velge leverandører av bredbånd, ivareta koordineringen og informasjonen innad i prosjektet, og i tillegg informasjonen og arbeidet med oppfølging av leverandør-kontakter i egen kommune/region. Arbeidsgruppas medlemmer opptrådte på vegne av sin kommune/region. Det var ingen formell utnevning av arbeidsgruppa og det ble ikke sendt melding til fylkeskommunens prosjektleder om at de var legitime representanter for kommunen/regionen. Fylkeskommunens prosjektleder har ikke oversikt over hvordan dette har blitt håndtert i kommunene eller regionene. Vi har gjennom utsendt spørreskjema innhentet opplysninger om at vedtak om bevilgning i bystyret/kommunestyrene var grunnlag for noen av kommunenes deltakelse i arbeidsgruppa, men ikke alle. Midt-Telemarkrådet gav regionrådsekretæren fullmakt til å være koordinator/regional prosjektleder. Etter ønske fra rådmannen deltok Notodden Utvikling AS i den innledende fasen med kartlegging av bredbåndsdekningen i kommunen, samt deltagelse i arbeidsgruppa. Senere tok kommunen ansvaret for prosjektet. Regionrådslederen (administrativt ansatt) for Vest-Telemarkrådet opplyser at det ikke forelå noe formelt vedtak i Vest-Telemarkrådet om deltakelse i dette prosjektet, men at Vest- Telemarkrådet allerede i 2004 ba Vest-Telemark næringsutvikling AS om å ivareta 7 Forskningsrådet har definert fylkesrådmannen som administrativt ansvarlig, mens han i fylkeskommunens rutiner omtales som prosjekteier. 8 Søknaden om Høykom-midler, kontrakten med Forskningsrådet og prosjektregnskapsrapportene. Telemark kommunerevisjon IKS 12

prosjektstyring med Bredbånd i regionen. Vest-Telemarkrådet og Vest-Telemarktinget har vært løpende orientert om prosessen. Følgende personer har vært kontakter for de enkelte kommuner/kommuneregioner og har sittet i arbeidsgruppa: Børge Skårdal, Vest-Telemark næringsutvikling AS 9 Erling Rønnekleiv, Midt-Telemarkrådet (regionrådssekretær) Jostein Harm, IKT-samarbeidet i Grenland John Terje Veseth, Notodden Utvikling AS 10 Ole Sten Volland, Tinn kommune Øyvind Solbakken, Skien kommune Karin Finnerud, Skien kommune Arne Ettestad og Jostein Harm, Drangedal kommune Ole Martin Stensrud, Kragerø kommune Ingrid Grande Berget, Bamble kommune Kai Espen Wråldsen, Siljan kommune 3.3 Revisors vurderinger Har prosjektplanen angitt ansvar og rolleavklaring om hvem som skal delta som prosjekteier, prosjektleder, beslutningstaker og operativ deltaker (prosjektmedarbeider)? Ansvar og roller mellom statlig og fylkeskommunalt nivå synes å være godt avklart. Ved etablering av prosjektet var det klart at fylkeskommunen ikke skulle ha ansvaret for det praktiske arbeidet med utbyggingene i kommunene eller regionene. Det ble i prosjektets planleggingsfase utpekt prosjekteier, administrativ og faglig prosjektleder i fylkeskommunen. Det foreligger ellers ingen andre skriftlige definerte roller og ansvar om prosjektorganisasjonen i fylkeskommunen. Det synes som om prosjektorganiseringen har vært svært uformell. Prosjektledelsen har ikke slik rutinen tilsier at man skal, lagd en egen prosjektplan for gjennomføring av prosjektet med klare rammer for roller og ansvar mellom fylkeskommunen som prosjektansvarlig og kommunene som operative deltakere. Som tidligere nevnt angir prosjektsøknaden hvilke kommuner/regioner som var deltakere i prosjektet. Revisjonen mener fylkeskommunen som prosjektleder burde innhentet skriftlig dokumentasjon om hvilke personer som skulle representere kommunene/regionene. Revisjonen mener det knyttes særlig risiko til at personer fra delvis privat eide selskap møter som representant for kommunene uten formelt vedtak på dette. Selv om det ikke foreligger formelle avtaler, synes det som om den etablerte arbeidsgruppa hadde et vel fungerende arbeidsklima med felles forståelse av sine roller og ansvar i egen kommune/region. Dette har nok vært et vesentlig punkt for en vellykket gjennomføring av 9 Vest-Telemark Næringsutvikling AS eies 100% av Vest-Telemark Næringsbygg AS, som igjen er eid av kommunene Vinje, Tokke, Fyresdal, Seljord, Hjartdal, Drangedal, Kviteseid og Nissedal med til sammen 69,15 %. Fylkeskommunen eier 9,92 %. De øvrige 20,1 % er eid av private. 10 Notodden Utvikling AS er eid av Notodden kommune med 57,7 %, Norsk Hydro AS 20 %, Tinfors AS 20 % og Notodden Næringsforening 2,5 %. Telemark kommunerevisjon IKS 13

prosjektet, i tillegg til at det har vært i alles interesse å få prosjektet i havn, både for kommunene og for utbyggerne. Dette prosjektet har vært positivt gjennomført uten mye formell organisering, men vi tror at gjennomføringen hadde vært sikrere dersom det hadde vært etablert en mer formell prosjektorganisasjon. Det burde vært utarbeidet en prosjektplan som angir beslutningsmyndighet og rolleavklaringer mellom fylkeskommunen og kommunene/regionene. 4 Problemstilling 3: Er ansvars- og arbeidsdeling klart definert? 4.1 Revisjonskriterier Telemark fylkeskommune har en plan for hvilke arbeidsoppgaver som er nødvendig for å gjennomføre prosjektet. Ansvaret for utføring av arbeidsoppgavene er avklart. Kommunikasjon gjennom delrapportering og sluttevaluering bør planlegges og gjennomføres etter plan. 4.2 Fakta og funn 4.2.1 Plan og ansvar for arbeidsoppgavene Planer for hvilke arbeidsoppgaver som var nødvendige for å gjennomføre prosjektet er trukket opp i søknaden til Forskningsrådet. Søknaden inneholder en detaljert tabell over kostnader for hver enkelt kommune, angir hvilke områder og om spesielle utbygginger som skoler og næringsvirksomheter dekkes. Ansvaret for gjennomføringen er beskrevet med Telemark fylkeskommune som ansvarlig søker, navngitte kommuner, Vest-Telemarkrådet og Midt- Telemarkrådet, mens utbyggere velges etter konkurranse der kravene er spesifisert i konkurransegrunnlaget. Det er også gitt en detaljert beskrivelse av teknologiske løsninger. Ifølge prosjektleder utarbeidet fylkeskommunen en framdriftsplan som var en oversikt over hvordan man ønsket å fase prosjektet. Den er grovt gjengitt i kontrakten med Forskningsrådet. For øvrig forelå det ikke detaljert framdriftsplan på prosjektledernivå. Starttidspunktet var satt til 10.9.2007 og avslutningstidspunkt 30.9.2008. Framdriften var viktig fordi prosjektet skulle holde intensjonen i Høykom om å være ferdig i 2008. Fordi det ble noen forsinkelser som blant annet skyldtes snø og frost, ble det i forbindelse med innsendelse av prosjektregnskap i desember 2008 søkt om å få utvide prosjektperioden til ut 2009 og at 4 mill. kroner av avsetningen for 2008 ble overført til 2009. Søknaden om utsettelse til 31.12.2009 samt overføring av ubrukte tilskuddsmidler ble innvilget fra Forskningsrådet. Utbyggerne utarbeidet framdriftsplaner til kommunene/regionene for når de skulle være ferdig med sine kontraktsfestede utbyggingsområder. Prosjektleder sier at det var positivt at ingen trenerte arbeidet, da både utbyggerne og kommunene/regionene ville ha utbyggingen på plass så raskt som mulig. Prosjektlederen beskriver dette som en luksus-situasjon. 4.2.2 Kommunikasjons- og rapporteringsrutiner Mellom kommune/regionrepresentantene og utbyggerne var det kontraktsfestet administrative rutiner om rapportering i henhold til framdrift i utbyggingen og eventuelle avvik i forbindelse med framdrift og økonomi. Telemark kommunerevisjon IKS 14

Det var ikke etablert formelle rapporteringsrutiner fra kommunene til prosjektlederen. Ifølge noen svar på vårt spørreskjema ble det rapportert løpende om utfordringer ved enkelte leveranser, men at fylkeskommunen styrte økonomien slik at det ikke var relevant med skriftlig rapportering til prosjektleder om økonomi. Noen svarer imidlertid at det gis månedlig regnskapsrapportering til prosjektleder i fylkeskommunen. Arbeidsgruppa møttes etter behov og var, ifølge prosjektleder, lett å samle. Dersom en person ikke kunne møte, hadde prosjektleder en samtale med vedkommende på forhånd og sendte referat i etterkant. Det var opp til den enkelte kommune- og regionrepresentant å følge opp gjennomføringen av detaljene i prosjektet og orientere egen kommune/regionråd. Ifølge prosjektlederen skyldtes dette at fylkeskommunen ikke hadde behov for å gå i detalj om det praktiske arbeidet. Kommunikasjonslinjene mellom prosjektleder og arbeidsgruppas medlemmer var uformell, men beskrives som effektiv av alle parter. Det har imidlertid gjennom spørreskjemaet kommet frem at ansvaret mellom fylkeskommunen og kommunen med hensyn til gjennomføringen kunne vært mer avklart, men ifølge prosjektleder var det ingen kommuner/regioner som ytret ønske om mer styring fra prosjektlederen underveis. I kontrakten med Telemark fylkeskommune trakk Forskningsrådet opp retningslinjer for når og på hvilken måte rapportering til Forskningsrådet skulle skje. Prosjektregnskapsrapporter skulle leveres for hvert kalenderår innen 20. januar, og framdriftsrapporter for hvert halvår innen 1. juni og 1. desember. Frist for innsending av sluttrapport var en måned etter prosjektets avslutning. Det er levert prosjektregnskapsrapporter til Forskningsrådet og tilleggsopplysninger med tidsregistreringer for konsulenter, prosjektleder og arbeidsgruppa følger som vedlegg til regnskapstallene. Kostnader forbundet med fylkeskommunens prosjektledelse og arbeidsgruppa er ikke belastet prosjektet. Kostnader knyttet til innleide konsulenter er belastet prosjektet. Sluttrapport er sendt til Forskningsrådet 3. juni 2010. 4.3 Revisors vurderinger Hadde Telemark fylkeskommune en plan for hvilke arbeidsoppgaver som var nødvendige for å gjennomføre prosjektet og var ansvaret for arbeidsoppgavene avklart? Etter vår vurdering gir den innsendte søknaden til Forskningsrådet om Høykom-midler til Bredbånd i Telemark en grundig prosjektbeskrivelse med gjennomgang av hvordan prosjektet var planlagt gjennomført og ansvaret for gjennomføringen. Det er ikke satt opp en detaljert framdriftsplan på prosjektledernivå, noe som er hensiktsmessig for å ha styringen med at all utbygging ble gjennomført i henhold til planer. Selv om både prosjektleder og arbeidsgruppa har uttalt at det ikke var behov for detaljert styring fra TFK, mener vi det er viktig for en prosjektleder å ha oversikt over framdriften og viktig for å sikre at arbeidet er utført når tilskudd utbetales. Ble kommunikasjon gjennom delrapportering og sluttevaluering planlagt og gjennomført ifølge plan? Det ble ikke utarbeidet skriftlige rutiner for rapportering fra kommunene/regionene til prosjektlederen. Dette er satt som et krav i fylkeskommunens rutiner og er vesentlig for å kunne måle framdriften i prosjektet underveis. Telemark kommunerevisjon IKS 15

Kommunikasjonslinjene mellom prosjektleder og arbeidsgruppa var tett og synes å ha fungert effektivt selv om det ikke var etablert formelle skriftlige rutiner om rapportering. Det ble rapportert muntlig underveis ved behov. Etter det vi forstår skyldes dette blant annet at arbeidsgruppa fungerte som et team med godt samarbeid på tvers av geografiske grenser. Rapporteringen til Forskningsrådet er ivaretatt gjennom innsendte prosjektrapporter. Vi kan ikke se at det er sendt inn spesifikke framdriftsrapporter, bortsett fra at det er søkt om utsettelse av prosjektets avslutning, jf. punkt 4.2.1. Sluttrapport er omtalt under punkt 5.2.2. 5 Problemstilling 4: Er prosjektet evaluert og er resultatet som forventet? 5.1 Revisjonskriterier Det kommer klart frem om kostnadsrammer er fulgt. Det foreligger en skriftlig sluttrapport innenfor innlagte frister. Det er foretatt en skriftlig sluttevaluering som tar for seg måloppnåelse, organisatoriske og sosiale prosesser og virkninger som prosjektet har skapt, og prosjektets betydning i lengre perspektiv. 5.2 Fakta og funn 5.2.1 Kostnadsrammer Prosjektregnskapsrapport med krav om overføring av penger til fylkeskommunen er sendt til Forskningsrådet i mai 2008, i januar 2009 og i sluttrapport i juni 2010. Det er foretatt fire delutbetalinger til kommunene/regionene, henholdsvis i juli og desember 2008, og i mars og mai 2009. Sluttrapporten til Forskningsrådet viser en totalsum av faktiske kostnader på kr 85.881 489. Av disse er Høykom-midler ca. 31 %, totalt kr 26, 599 mill. som var i henhold kontrakten. Kr 2,357 mill. av fylkeskommunens bevilgning på kr 2,4 mill. er benyttet. Totalt utgjør offentlig finansiering utenom Høykom-midler kr 12 881 000, ca. 15 %. Egenfinansiering fra kommunen utgjør 10 %, totalt kr 8 897 823 og privat finansiering 44 %, totalt kr 37 503 666. Et vedlegg forklarer at totalsummen har blitt høyere fordi noen områder har blitt dyrere å bygge ut, men utbyggerne har tatt denne kostnaden selv. Tilskuddene er ifølge prosjektleder knyttet opp mot avtalene med utbyggerne. Ifølge prosjektleder var overskridelser vedrørende tilskudd ikke noe problem, fordi man forholdt seg til de beløpene som var avtalt i kontraktene. 5.2.2 Skriftlig sluttrapport innenfor innlagte frister Ifølge rapporteringsreglene som er beskrevet i punkt 4.2.2 skulle det leveres en skriftlig sluttrapport til Forskningsrådet innen en måned etter at prosjektet var avsluttet. Siste utbetaling av Høykom-midler fra fylkeskommunen ble foretatt i mai 2009. Sluttrapport er sendt inn til Forskningsrådet 3.6.2010. Sluttrapporten er en oversikt over kostnader og finansiering av prosjektet, med oversikt over tidligere utbetalinger og hva som gjenstår å betale, jamfør kostnadsrammene i sluttrapporten som er beskrevet ovenfor. Bortsett fra regnskapstallene, skiller den seg ikke ut fra de øvrige prosjektregnskapsrapporter som er sendt inn tidligere. Telemark kommunerevisjon IKS 16

5.2.3 Skriftlig sluttevaluering Det er utarbeidet en skriftlig resultatrapport, datert 31. januar 2010, som kort beskriver måloppnåelsen, en vurdering av prosjektgjennomføringen og ressursbruken, hvilken betydning/nytteverdi resultatene forventes å ha for næringslivet og samfunnet for øvrig, beskrivelse av hvordan resultatene forventes å bli fulgt opp, formidlet og utnyttet. Både resultatrapporten, arbeidsgruppas medlemmer og media-oppslag beskriver prosjektet som vellykket og at resultatmålet er nådd. Det er ikke rapportert skriftlig til politiske utvalg i fylkeskommunen om gjennomføringen av prosjektet. Noe muntlig orientering er gitt til hovedutvalget for næring/den gode bustad, og det er rapportert om bredbåndsutviklingen i fylket i forbindelse med fylkesplanen. Gjennom prosessen er det lagt inn opplysninger om arbeidet på fylkeskommunens nettsider. Andre medier har også omtalt utbygging av bredbånd, både nasjonalt og i Telemark. 5.3 Revisors vurderinger Kommer det klart frem om kostnadsrammene er fulgt? Kostnadsrammene som var satt for tildeling av Høykom-midler og vedtak om tilskudd fra fylkeskommunen gjennom regionale utviklingsmidler er ikke overskredet selv om totalsummen av kostnadene ble høyere enn planlagt. Det kommer klart frem i sluttrapporteringen til Forskningsrådet hvordan kostnadene er finansiert, og at rammene for bruk av offentlige tilskudd er fulgt. Foreligger det en skriftlig sluttrapport innenfor innlagte frister? Siden det er utarbeidet en skriftlig resultatrapport (sluttevalurering) som er datert 31.januar 2010, trekker vi den konklusjonen at prosjektet var avsluttet før denne datoen. Sluttrapporteringen til Forskningsrådet ble ikke sendt inn innenfor fristen på en måned etter at prosjektet var avsluttet, men det har ikke medført konsekvenser for utbetalingen av penger eller andre reaksjoner fra Forskningsrådet. Er det foretatt en skriftlig sluttevaluering som tar for seg måloppnåelse, organisatoriske og sosiale prosesser og virkninger som prosjektet har skapt, og prosjektets betydning i lengre perspektiv? Etter vår vurdering har prosjektlederen gitt en grei skriftlig sluttevalueringen av prosjektet, jamfør vedlegg 4. Det fremgår ikke hvem den er sendt til. Fylkeskommunens prosjektplan inneholder ikke faste rutiner for rapportering til politiske organ ved gjennomførte prosjekter. Dersom folkevalgte ønsker dette, må det innarbeides i rutinene eller de må be spesielt om rapportering. 6 Revisors konklusjoner og anbefalinger Kontrollutvalget var i sin bestilling interessert i å få kartlagt om prosjektet var i samsvar med forutsetninger/forventninger og om det var effektiv bruk av de ressursene fylkeskommunen har bidratt med. Vår konklusjon er at prosjektet har vært vellykket og det målet som ble satt om utbygging av bredbånd i Telemark er nådd. Prosjektet er gjennomført med økonomisk dekning ved bruk av KRD og Høykom-midler fra staten/fylkeskommunen, tilskudd fra kommunene/regionene og utbyggerne. Intern tidsbruk for fylkeskommunens prosjektleder og økonomiavdelingen i fylkeskommunen, medfører Telemark kommunerevisjon IKS 17

utgifter som ikke er registrert. Fylkeskommunen har ikke bidratt økonomiske med tilskuddsmidler ut over ovennevnte. Prosjektledelsen har ikke fulgt fylkeskommunens skriftlige rutiner om prosjektgjennomføring, som er trukket opp i Prosjektplanen i økonomihåndboka. Etter vår vurdering har prosjektlederen gitt en grei skriftlig sluttevaluering av prosjektet. Fylkeskommunens prosjektplan inneholder ikke faste rutiner for rapportering til politiske organ ved gjennomførte prosjekter. Dersom folkevalgte ønsker dette, må det innarbeides i rutinene eller de må be spesielt om rapportering. Det foreligger ikke mye formell organisering og rutiner i prosjektet. Det har blitt oppveid av et positivt arbeidsklima, og at alle har vært innstilt på best mulig måloppfyllelse. Vår konklusjon er derfor at det har vært en effektiv bruk av de ressursene fylkeskommunen har bidratt med. Dette heldig utfallet skyldes til dels positive omstendigheter som fylkeskommunen ikke har kontroll med. Vi mener derfor at det er grunn til å gi følgende anbefalinger på områder vi mener burde vært bedre ivaretatt: Fylkeskommunens egne rutiner for planlegging og gjennomføring av prosjekter bør følges. Fylkeskommunen bør sørge for dokumentasjon på at prosjektmedarbeidere er legitime representanter for sine kommuner/regioner. Telemark kommunerevisjon IKS 18

Litteratur og kildereferanser Lover og forskrifter: Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Forskrift 15. juni 1994 nr. 905 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Bøker: Svein Arne Jessen: Mer effektivt prosjektarbeid i offentlig og privat virksomhet. Universitetsforlaget 2011. Offentlige dokumenter: RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon, utgitt av Norges kommunerevisorforbund Det kongelege kommunal og regionaldepartement, retningslinjer kapittel 551, post 60 Tilskot til fylkeskommunar for regional utvikling og kapittel 551, post 61 Næringsretta midlar til regional utvikling, kompensasjon for auka arbeidsgivaravgift. Hovedutval for infrastruktur: sak 34/07 Bredbåndsutbygging i Telemark Hovedutval for næring/den gode bustad: sak 49/07 Bredbåndsutbygging i Telemark Fylkesutvalet: sak 32/07 Fylkesplanens handlingsprogram 2007 Halvårsrapport www.høykom.no: Offentlig støtte til utbygging av bredbånd infrastruktur Vedlegg Vedlegg 1: Fylkesrådmannens høringsuttalelse Vedlegg 2: Revisjonskriterier Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Vedlegg 4: Resultatrapport Bredbånd til alle kommuner i Telemark Vedlegg 5: Tabell - Grunnlag for fylkeskommunens bevilgning Vedlegg 6: Prosjektplan - Telemark fylkeskommune Vedlegg 7: Spørreskjema Telemark kommunerevisjon IKS 19