Referat referansegruppemøte, prosjekt fagskoleopptak Tidspunkt: Tirsdag, 13. februar, kl. 10.00-15.00 Sted: Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan, avd. Oslo Til stede: Giulia Casella, Fagskolen i Hordaland Regine Evensen, Organisasjon for norske fagskolestudenter Bjarne Grefstad, Nasjonalt opptakskontor for fagskolen Hilde Jelsness-Larsen, Fagskolen Østfold Heidi Munthe-Kaas, Folkeuniversitetet Solfrid Sandnes, Fagskolen i Ålesund Ole Fredrik Stevning, Fagskolen Tinius Olsen Anne Kathrine F. Haugen, KDTO Geir Sverre Andersen, KDTO Ingrid Fjone Dalen, KDTO Ida Langvik, KDTO Natasha Harkness, KDTO Christina Elmar, KDTO (referent) Frafall: Torstein Øiom, Fagskolen Rogaland Harry A. Haugen, Fagskolen Troms Silje Helen Sigvartsson, NOROFF Håkon Aulie Nettum, Norges grønne fagskole - VEA Saksliste 1. Orienteringer Referat Godkjent, uten endringer utover de som har kommet inn på e-post Ny organisasjon fra 1.1.18: Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan Status kommunikasjonsplattform Vi har ikke fått jobbet noe videre med dette grunnet fusjoneringen. Det arbeides med hvilke systemer den nye organisasjonen skal benytte, og da vil vi også velge plattform for kommunikasjon internt i dette prosjektet.
2. Datainnsamling For KDTO innebærer datainnsamling å samle inn informasjon om studiene som skal lyses ut i et opptak. Ingrid presenterer webapplikasjonen som brukes i datainnsamlingen i opptaket til grunnutdanninger. Vi ser nærmere på hvilke felter som kan gjenbrukes, hvilke som kan fjernes og hva som må legges til i fagskoleopptaket. Per i dag melder de offentlige fagskolene inn studietilbudene sine til Nasjonalt opptakskontor. Studietilbudene publiseres senest i uke 1. Institusjonsdata: Kontaktinformasjon Gruppen utrykker behov for å registrere både post- og besøksadresse da søkere ofte kommer innom for veiledning eller for å levere dokumentasjon Flere studiesteder knyttet til samme lærested vil kunne innebære flere besøksadresser Behovet flere telefonnummer ble også nevnt Geografisk tilhørighet til en spesifikk utdanning kan informeres om under studiested i studieappen Samordna opptak vil trenge en kontaktperson Kategorisering av institusjoner I utgangspunktet holder det å bruke benevnelsen fagskole. Virker ikke som at det er behov for fremheve eierskap. Må se nærmere på dette senere i prosessen. Ikke behov for å skille mellom typer fagskoler; teknisk, maritime, osv. Viktig å kunne kategorisere offentlig eller private av hensyn til statistikk, men ikke overfor søkeren Kan være aktuelt å samle inn informasjon om hvilke skoler som har fagområdeakkreditering Institusjonskode/skolenummer Per i dag har skolene koder som brukes ved rapportering til DBH (skoleeier og sted). De offentlige fagskolene bruker et femsifret skolenummer, som brukes i det skoleadministrative systemet (numrene starter på 70) Institusjoner som ikke behandler søknader Fagskolene vil ha behov for at enkelte studiesteder setter bort saksbehandlingen av søknader til et annet studiested innenfor samme fagskole Er ellers ikke kjent med at skoler setter vekk all saksbehandling til en annen skole/institusjon Synliggjøre fusjoner Ikke relevant for søkere, men kan være relevant av statistiske hensyn Kan også være relevant for å håndtere reservasjoner av studieplasser Kortnavn Fagskolene har også meningsbærende akronymer, men det er varierende hvorvidt de er velkjente og gjenkjennelige for eksterne I dagens studieoversikt vises kun kortnavn når skjermvisningen krymper. Dette vil nok ikke være ideelt for fagskolene, da kortnavnene ikke er godt innarbeidet. Kanskje bør heller visning endres til tabell på et tidligere stadium
Informasjon om fagskoler og studietilbud på nettsider De offentlige skolene er underlagt retningslinjene fra fylkeskommunene, og der er derfor veldig varierende om de kan ordne sin egne nettsider eller må følge det fylkeskommunen legger opp til Noen fagskoler setter av mye ressurser til å vedlikeholde gode nettsider, mens for andre skoler er arbeidet spredt mellom mange ansatte som gjør det de kan eller rekker over Utdanningsdata: Navn Enighet om at vi forsøker å holde oss til maks 50 tegn NOKUT godkjenner navn på over 50 tegn. Dersom dette legger føringer på hvordan navn må registreres i SODB, må dette ses nærmere på underveis i arbeidet Skal kortnavn på studier/program også registreres? Eks teknisk/tek? Studiested Bør det åpnes for å legge til flervalg av studiested? Per i dag ser det ut til at dette kan bli en aktuell problemstilling for Fagskolen Hordaland. Mulig at det holder å knytte to studiesteder sammen med / (samme som vi gjør i NOM nå, eks Oslo/Tromsø) Studienivå Det utarbeides titler nå, men endelig avgjørelse er ikke tatt. Mulig vi må avvente ny forskrift Vil trolig være minst 5 nivåer under ett år, fagskolegrad, høyere fagskolegrad, 3-årig ++ Tidlig opptak Ser ikke til å være behov for tidlig opptak Tidlig søknadsfrist Ser ikke ut til å være behov for tidlig søknadsfrist Studienr/Programnr (for fagskole) Brukes i rapporteringssammenheng Er et unikt nummer Holder å knytte det til intern bruk. Ikke noe behov for å fronte nr ut mot søkerne Desentraliserte studier Folkeuniversitetet og Fagskolen Hordaland melder at de har desentraliserte studier Organisering Folkeuniversitetet opererer med begrepet Lyd/bilde-undervisning. Her følger studentene undervisning via nett (live) + samlinger. De ønsker å skille dette fra begrepet nettbasert. De offentlige fagskolene bruker begrepet nettbasert med samlinger (samme begrep som brukes av NOKUT) Oppstart Enighet om at vi følger inndelingen slik den er i dag vår/høst
Studiepoeng 30, 60, 90, 120 og muligens 180 Saksbehandling Folkeuniversitetet tester nå ut krav om at en viss andel av søkerne skal ha realkompetanse Enighet om at informasjon om krav om attest kan gjenbrukes også i fagskoleopptaket: Krav om sertifikat/sertifisering, som del av opptaksgrunnlag på maritime utdanninger må gjennomgås, da det er usikkerhet om dette er noe de kan kreve som del av kvalifikasjonsgrunnlaget. Annet: Referansegruppen snakket kort om behovet for tilgang til å se hvorvidt en søker til fagskole også har søkt opptak til grunnutdanninger. Av personvernhensyn ligger det visse begrensninger i hva saksbehandler kan få tilgang til å se av informasjon ut over fagskoleopptak. Det er imidlertid meldt inn et ønske om en eller form for varsling (for søker) når en søker som allerede har takket ja til studieplass på fagskole også får tilbud på grunnutdanning. Typ «Du har allerede takket ja til en studieplass via opptak til fagskole.». Enighet om at dette er et reelt behov. Her er muligheten for å si fra seg plassen etter svarfrist en god løsning, i kombinasjon med ev annen varsling. 3. Statistikk og rapporter Vi ser på fagskolenes - og våre felles behov. Natasha tar utgangspunkt i Tilstandsrapport for fagskoler 2017 og ser på hvilke punkter som fremstår som sentrale for fremtidig rapportering. Hun snakker videre om hvilke muligheter vi har for uttrekk av data når vi får samlet data i samme system. Her er det viktig å påpeke at dette gjelder statistiske data og ikke persondata. Innsamling av institusjonsdata (kommentarer): Enighet om at eierskap, finansiering, fagskole vs UH og profil er interessant å hente ut. Ikke så interessant å hente statistikk på hvem som er saksbehandler Ingen direkte innspill på ting som mangler/som vi mener bør inn. Åpent for tilbakemeldinger også fremover i tid. Har fagskolene behov for mer enn det som ligger i DBH? Utdanningsdata (kommentarer): Ingen direkte innspill eller motforestillinger mot å arbeide for samkjøring med UH-kodene (studiekode) Område tilsvarer fagfelt i fagskoleopptaket Fagretning tilsvarer fagskolenes underkategori til fagfelt Opptakskrav - Hvilke utdanninger krever hvilke fagbrev/hvilke krav har de ulike studiene, både regionalt og nasjonalt. Absolutt interesse for en oversikt over dette. På sikt må man begynne å tenke nasjonalt og ikke lokalt. Per i dag er ikke opptakskrav nasjonale, men knyttet til lokale forskrifter. Kanskje statistikk kan hjelpe å få en oversikt over hvordan det fungerer i dag og sette i gang diskusjoner på behovet for nasjonale opptakskrav. Det skal ikke være avgjørende hvor i Norge man søker på studier. Søkerdata (kommentarer): Type praksis kan være interessant kan hentes ut dersom det er registrert som et kravelement. Men det er kanskje vanskelig å få skilt på type? o Innspill fra SO: Dersom vi får tilgang på AA-registeret i NAV kan det bli enklere å hente ut strukturerte data
o Brønnøysundregisteret er det mulig å få tilgang til dette også? Ev i kombinasjon med selvmelding fra skatteetaten (slik vi gjør i NOM). Dette kan gjøre det lettere å se om søkerne dekker kravet Natasha nevner tidligtalls-rapporter - kan brukes for å sammenligne med tidligere år. Kan brukes i rekruttering mv. Nyttig informasjon for fagskolene Informasjon om hvorvidt søkere er behandlet eller ikke (for eksempel de som ikke har noe dokumentasjon å bli behandlet på) Natasha åpner for å koble data fra DBH og våre søkerdata. Data på hvor mange som får tilbud i forhold til antall studieplasser. Mange innen bransjen (rådene, utvalg mv er interessert i dette). Natasha informerer om at vi kobler de ulike dataene med hverandre. Prioritet på søknadsalternativ hvor mange som søkte fagskole søkte også UH-studier. Hvor mange hadde to typer søknader inne. Geir minner om at aggregerte data er greit, men at det finnes visse begrensninger i hva vi kan ta ut (eks sted dersom det er små tall) Informasjon om tilbud med forbehold (om bestått fagprøve for lærlinger) for fagskolene er det interessant å hente ut data på dette. Tilbudsvariabel. Hva har vi per i dag: Datavarehus o Henter ut statistiske rapporter (fra NVB (utd.program, fag, karakterer, poeng) og søkerbase (søkere, opptakskrav)). Disse dataene krysskobles. Vi bruker Tableau i rapportuthenting. Vi tenker å åpne for tilgang til Tableau for å hente ut data på egenhånd. Annet: Bjarne informerer om at vitnemål (karakterer) fra fagskolene ligger i vigo sentralbase. Dersom man skal kunne søke fagskole med bakgrunn i fagskole bør vitnemålene være tilgjengelig elektronisk. Det er enighet om at det vil være behov for mer rapporter i det samordna fagskoleopptaket. Både underveis i opptaket og i etterkant, lokalt og nasjonalt. Vi ber fagskolene se nærmere på hvilke behov de har for å ta vare på data - hva skal hentes ut og tas vare på? DBH vil ha historiske data, SO kan hente ut nåtidsdata. Begrepsavklaring må følges opp fortløpende. Vi ber dere ta kontakt og gi beskjed dersom dere bruker andre begreper. Vi er avhengig av tilbakemeldinger og innspill. Natasha ber om tilbakemelding om en person fra referansegruppen ønsker å delta i arbeidet med statistikk. Tilbakemelding sendes til Kathy. Vi ser hva vi kan overføre av historiske data etter hvert, men utgangspunktet er at vi begynner med år 0. 4. Eventuelt Informasjon om fagskoleopptak på www.samordnaopptak.no Ingrid snakker kort om struktur på nettsiden og tanken om veivalg på forsiden hva ønsker man å søke? Viderekobling til slik søker du, frister, info om poengberegning mv Tanken er at strukturen på sidene er den samme, men at man velger hvilken retning man vil gå videre. Kan løses med for eksempel fargedeling som er gjennomgående på nettsiden
Arbeidet med nettsidene er fortsatt i skissestadiet. Hva er viktig for arbeidet fremover? Begrepsavklaringer Ny forskrift Innspill og kommentarer Ingen sterke motforestillinger så langt, men fagskolene understreker viktigheten av å synliggjøre fagskoleopptaket som et likeverdig valg. Man er usikker på hvilken virkning det å måtte ta et valg på forsiden betyr for skillet mellom opptakene. Ingrid bekrefter at vi vil arbeide med å legge til supplerende informasjon slik at de ulike opptakene blir presentert på en tydelig måte. Kan det være nyttig med en kombinert studietabell (i hvert fall på nettsiden)? Hvor man kan søke på utdanningsområde mv. Samlet informasjon der det er mulig, delt der det er fornuftig å dele? Flere av fagskolene har i dag informasjon om hva man kan bli etter fullført fagskoleutdanning. Holder det at vi linker til det enkelte lærested hvor søkerne kan finne mer informasjon? Kathy informerer om at Utdanning.no ønsker mer informasjon om fagskoleutdanning på sine sider. Tanken er at vi overfører informasjon tilsvarende det vi gjør med UH. Annet Juliet Yemane, Høyskolen Kristiania, trekker seg fra referansegruppen. Vi ber om innspill på andre private fagskoler som aktuelle kandidater i gruppen (og som vurderer deltagelse i felles fagskoleopptak). Folkeuniversitetet undersøker dette nærmere og holder kontakt med Kathy. Spørsmål om poengberegning datakvalitetsmessig er det nyttig å registrere poeng (selv om man ikke bruker det eller synliggjør det for søker). Vi avventer regelverket som departementet fastsetter. 5. Neste møte Neste møte legges til 22. mars Innkalling og saksliste sendes ut senest en uke før neste møte. Påfølgende møte avklares per e-post. Vi sender ut forslag på aktuelle datoer til gruppen om kort tid.