Kommunikasjonsplattform 1
1 Mål 2 2 Prinsipper for kommunikasjonsarbeidet 3 3 Ansvar og roller 3 4 Kommunikasjonsoppgaver 4 5 Utfordringer 4 6 Målgrupper og kanaler 5 Målgrupper 5 Kanaler 5 7 Et godt forhold til mediene 6 8 Intern informasjon 6 9 Kommunikasjon under kriser 7 10 Oppfølging av kommunikasjonsplattformen 7 Fotnote indeks 18 2
Kommunikasjonsplattform for KD * 1. Mål Kommunikasjonsplattformen skal sikre helhet og sammenheng i Kunnskapsdepartementets informasjons- og kommunikasjonsarbeid. Den skal synliggjøre hvilke prinsipper som ligger til grunn for kommunikasjonsarbeidet, og bidra til at kommunikasjon brukes som et virkemiddel for at KD når sine hovedmål. Mål for Kunnskapsdepartementet: Sikre et godt grunnlag for utforming av kunnskapspolitikken Sikre at kunnskapspolitikken blir satt i verk Sikre god dialog med relevante aktører i samfunnet (St.prp. nr. 1 (2008-2009)) * Behandlet i ledermøtet 29.01.08 3
Mål for KDs kommunikasjonsarbeid: 1. Sikre at regjeringens barnehage-, utdannings- og forskningspolitikk er kjent 2. Føre til god forståelse i samfunnet for sektorens betydning for samfunnsutvikling og verdiskapning 3. Sikre god dialog mellom KD og aktørene i barnehage-, utdannings- og forskningssektoren 4. Åpen og kunnskapsbasert kommunikasjon skal bidra til å gi KD et godt omdømme 5. Legge til rette for et godt forhold til mediene 6. KD skal ha god intern informasjonsflyt og kunnskapsdeling på tvers av avdelingsgrenser 7. Kommunikasjonsarbeid skal være en naturlig del av alle ansattes arbeid Sikre rask og faktab 8. asert kommunikasjon under kriser 4
2. Prinsipper for kommunikasjonsarbeidet Kunnskapsdepartementets kommunikasjonsarbeid skal være preget av åpenhet rundt de politiske og faglige prosessene i vår sektor. Brukernes og publikums interesser og krav i forhold til innsyn og offentlighet skal ivaretas. Åpenhet innebærer også at informasjon skal gis raskt og presist. Kommunikasjonsarbeidet skal være: Kunnskapsbasert Pålitelig Lettfattelig Tilpasset målgruppene 5
Kommunikasjonsarbeidet skal i tillegg bygge på de fem hovedprinsippene for offentlig informasjon 1 : 1. Kommunikasjonsprinsippet som innebærer at KD skal bygge gode relasjoner og tilrettelegge for en aktiv dialog med brukergrupper, lokale myndigheter, virksomheter og enkeltpersoner innen våre sektorer 2. Prinsippet om aktiv informasjon som innebærer at KD selv skal ta initiativ i god tid for å sikre at alle berørte grupper får den informasjonen de behøver 3. Helhetsprinsippet som betyr at informasjon skal være best mulig samordnet, både fra departementet og i samarbeid med underliggende etater, og med det gjøre det enkelt for publikum å finne fram 4. Linjeprinsippet som innebærer at den som har ansvaret for tiltak og resultater på et bestemt saksområde, også har hovedansvaret for å vurdere og planlegge informasjonstiltak på området. Prinsippet om informasjon 5. som lederansvar som innebærer at kommunikasjon er et styringsredskap som KDs toppledelse har det overordnede ansvar for. Den enkelte avdelings- eller seksjonsleder har det samme ansvaret på sitt område. 6
3. Ansvar og roller Politisk ledelse (PL) ved statsråden er ansvarlig for all virksomhet i departementet, også kommunikasjonsarbeidet. PL har ansvar for å profilere regjeringens politikk i mediene. KOM har det overordnede kommunikasjonsfaglige ansvaret for alt kommunikasjonsarbeid i KD, og er rådgivere for PL og avdelingene. Avdelingene har ansvaret for å vurdere behovet for informasjonstiltak i alle saker, spesielt ved nytt og endret regelverk 2. Informasjonshensyn skal inngå i avdelingenes arbeid med årlige planer. Avdelingene skal bistå KOM med det faglige grunnlaget for medieutspill og andre informasjonstiltak. 7
4. Kommunikasjonsoppgaver KDs viktigste kommunikasjonsoppgaver er: Kommunikasjon knyttet til politiske prosesser, reformarbeid og utforming av politikk. Informasjon og veiledning om lover og regelverk, så vel plikter som rettighetsinformasjon. Denne typen informasjonsoppgaver løses ofte i samarbeid med underliggende etater eller blir delegert til underliggende etater. Informasjon til Stortinget Informasjon knyttet til tilsyn og etatsstyring Informasjon om departementets internasjonale arbeid, herunder materiale på engelsk og andre aktuelle språk Intern informasjon bygd på målet om kunnskapsdeling. 8
5. Utfordringer KD møter mange krevende utfordringer i kommunikasjonsarbeidet. Noen av dem handler om motstridende hensyn, andre om tekniske og faglige utfordringer. Nå fram til målgruppene: En hovedutfordring for KD er å nå ut med informasjon til alle som er berørt av departementets beslutninger. Oppdatert og korrekt informasjon: KDs målgrupper er mange og ulike, noe som krever stor bredde i kommunikasjonstiltakene. God samordning: Effektiv kommunikasjon krever god samordning, både i forhold til andre departementer, underliggende etater og andre beslutningstakere. Godt og lettfattelig språk er en forutsetning for god kommunikasjon. Få plass i mediebildet/nå ut med informasjon. Kunnskapsdeling: I en stor organisasjon er det en utfordring å legge til rette for god intern informasjon og kunnskapsdeling. Forankring: Kommunikasjonsarbeidet må forankres i hele departementet og bli en del av den enkelte medarbeiders tenkning. 9
6. Målgrupper og kanaler Målgrupper KDs målgrupper kan grovt deles i tre kategorier: 1. De som direkte og daglig berøres av vår politikk og vårt regelverk (elever, studenter, forskere, ansatte, foresatte) og deres organisasjoner. 2. De som har ansvaret for å gjennomføre regelverk og politikk i praksis (universiteter og høyskoler, skoler, barnehager, kommuner, fylkeskommuner og andre eiere av skoler og barnehager). 3. Underliggende og samarbeidende etater og organisasjoner. Kunnskapsdepartementets kommunikasjonsarbeid må bygge på en gjennomtenkt analyse av hva slags informasjon de ulike målgruppene har behov for og hvilke kanaler som er best egnet til å nå de ulike gruppene. Underliggende etater har tilsvarende kommunikasjonskrav og oppgaver i forhold til mange av de samme målgruppene, noe som gjør det nødvendig med rolleklarhet og samordning. Ansvaret for informasjon direkte til sluttbrukere (elever, studenter, forskere, ansatte, foresatte) vil som hoved- 10
regel være delegert til underliggende etater og institusjoner eller til fylkeskommuner, kommuner og andre eiere av barnehager og skoler. Dette gjelder blant annet informasjon om lover og regelverk, rettigheter og plikter. Denne fordelingen følger naturlig av linjeprinsippet om at den aktør som har det faglige ansvaret for et område, også har informasjonsansvaret. KD har et overordnet ansvar for at alle som trenger det, får informasjon om lover og regelverk knyttet til barnehager, opplæring, høyere utdanning og forskning, enten det skjer direkte fra departementet, gjennom underliggende etater eller gjennom andre organisasjoner som jevnlig videreformidler informasjon på KDs ansvarsområde. Departementet ser det som en viktig oppgave å kommunisere direkte til sluttbrukerne om politikkutforming og informasjon om vedtatte politiske reformer. Dette handler om å involvere flest mulig i demokratiske beslutningsprosesser, om dialog med berørte grupper og om å forklare det politiske grunnlaget for viktige reformer. 11
Kanaler Elektroniske kanaler blir stadig viktigere for kommunikasjonsarbeidet. Dette inkluderer først og fremst portalen regjeringen.no og KDs nettside, men også KDs elektroniske nyhetsbrev, e-post og intranett. Disse kanalene åpner for interaktiv kommunikasjon, også fra de aktuelle målgruppene og til departementet. Nettbasert informasjon og kommunikasjon skal kontinuerlig videreutvikles, slik at vi kan tilby korrekte opplysninger ved hjelp av moderne og brukervennlige tekniske løsninger. Trykt informasjon som brosjyrer og rundskriv vil fortsatt være nødvendig for å nå enkelte målgrupper. Mediene er viktige både som målgruppe og kommunikasjonskanal, først og fremst fordi aviser, nettmedier, radio og fjernsyn daglig når svært mange mennesker. Mediene setter sin egen dagsorden og følger sin redaksjonelle linje. Det forringer likevel ikke medienes rolle som betydelige formidlere av informasjon til viktige målgrupper. Det er derfor en viktig del av kommunikasjonsarbeidet å ha et nært og korrekt forhold til redaksjonene. 12
7. Et godt forhold til mediene KD skal arbeide for å sette saker som omhandler barnehager, utdanning og forskning på dagsorden. Det er viktig for KD å ha gode relasjoner til mediene, både redaksjoner og enkeltjournalister. Mediene når daglig ut til svært mange mennesker og er viktige formidlere av informasjon. KDs arbeid overfor mediene skal baseres på offentlighetsloven og prinsippet om meroffentlighet. Mediene skal ha enkel tilgang til medarbeidere som kan uttale seg på KDs vegne, spesielt medarbeidere i KOM. Alle som håndterer medier i KD skal legge vekt på å gi rask og saklig bistand 3. KD skal vektlegge høy medieberedskap. Saker som omhandler våre sektorer, skal raskt fanges opp gjennom medieovervåking, både i vanlig arbeidstid og ved vaktordninger på kveld og helg, slik at eventuelle svar og innspill kan vurderes og iverksettes. Politisk ledelse er departementets fremste talspersoner og vil som hovedregel være de som uttaler seg. Rene faglige spørsmål vil kunne besvares i avdelingene ved ekspedisjonssjef eller den som har fått fullmakt til å håndtere pressehenvendelser på sitt område. Det er samtidig viktig at regjeringen.no hele tiden er godt oppdatert slik at de som etterspør informasjon kan finne gode svar der. 13
8. Intern informasjon Kunnskapsdepartementet skal legge vekt på intern informasjon og kunnskapsdeling. Intranettet Arena skal skape et klima for åpenhet og trygghet i KD. Arena skal være et verktøy for organisasjonsutvikling, basert på kommunikasjon på tvers av fag og avdelinger. Det skal være en støtte i det daglige arbeidet og sikre at alle ansatte er godt informert om departementets arbeid og jobber mot felles mål. Intranettet skal inneholde faglig informasjon, styringsinformasjon, personalinformasjon og informasjon om sosiale aktiviteter. God interninformasjon er på mange måter en viktig forutsetning for at det eksterne informasjonsarbeidet skal fungere godt. Intern informasjon er en integrert del av KDs samlede kommunikasjonsarbeid, som KOM har hovedsvaret for. KOM har også det redaksjonelle hovedansvaret for intranettet. Samtidig er intranettet desentralisert, noe som betyr at den som har ansvar for saken, også må sørge for at den blir publisert på intranettet. 14
9. Kommunikasjon under kriser Med krise menes en ekstraordinær hendelse som truer liv, verdier eller omdømme, og som krever ekstraordinære tiltak. Den virksomhet som har ansvar for sektoren i det daglige har også har ansvar for nødvendige forberedelser samt iverksettelse av tiltak ved kriser. Det er utarbeidet egne retningslinjer for informasjons- og kommunikasjonsarbeid under kriser 4. God kommunikasjon vil være avgjørende for om departementet klarer å håndtere krisen, dårlig kommunikasjon vil nesten alltid forsterke den. Det innebærer at de ansvarlige for kommunikasjonsoppgavene må arbeide tett sammen med krisestaben, og alt kommunikasjonsarbeid må forankres i kriseledelsen. Jevnlige øvelser med krisekommunikasjon som sentralt element er helt nødvendig. KDs kommunikasjon under krise må bygge på de samme prinsippene som i en normalsituasjon. Under en krise skal KD gi rask og faktabasert informasjon, og bidra til trygghet for de som trenger det. Krisekommunikasjon må baseres på empati for de som blir berørt av krisen og eventuelle pårørende. 15
10. Oppfølging av kommunikasjonsplattformen Tilgjengelig for alle: Kunnskapsdepartementets kommunikasjonsplattform er et offentlig dokument som skal være tilgjengelig på våre nettsider. Det skal vise hvilke prinsipper KDs kommunikasjonsarbeid bygger på, og hvordan man kan tilegne seg informasjon om KDs arbeidsområder. Kjent for alle: Kommunikasjonsplattformen er først og fremst et redskap for ansatte i KD. Den er utarbeidet i samarbeid mellom KOM og fagavdelingene og vedtatt av departementsråden. Det er viktig at forankringen i egen organisasjon videreføres gjennom det praktiske arbeidet. Det er et lederansvar at alle ansatte er kjent med kommunikasjonsplattformen og kommunikasjon som verktøy for å nå departementets mål. 16
Grunnlag for kompetanse: Kommunikasjonsplattformen skal være en del av den informasjonen som alle nyansatte får om departementets arbeid. I tillegg bør det holdes årlige kurs om mer spesifikke temaer, for eksempel mediearbeid. KOM vil samarbeide med KLOK 5 om dette. Kommunikasjonsplattformen må også være en del av grunnlaget for å vurdere kompetansebehov både i KOM og i resten av departementet. Kommunikasjonsplaner: For saker som inngår i KDs årlige disponeringsplan skal det vurderes å lage kommunikasjonsplaner. Evaluering: Kommunikasjonsplattformen bør oppdateres årlig. Hvert tredje år skal den gjennomgås med sikte på en mer grunnleggende revisjon. 17
Fotnote indeks 1. Informasjonspolitikk for statsforvaltningen (Arbeids- og administrasjonsdepartementet, revidert utgave 2001) 2. Utredningsinstruksen pkt 7.6 (Fornyings- og administrasjonsdepartementet, ajourført april 2007) 3. Jf KDs Medievettregler og KDs presse- og informasjonsrutiner 4. KDs kriseplan Kompetanse, Ledelse, Or 5. ganisasjon og Kunnskap kompetanseutvikling i Kunnskapsdepartementet 18
19
MILJØMERKET Trykkeri 241-446 Utgitt av: Kunnskapsdepartementet Trykk: Departementenes servicesenter 10/08 Education from Kindergarten to Adult Education 20