Side 1 Til: Fra: Samlagene DFS utdanningsavdelingen Dato: 8. Desember 2008 Tema samlagsgrenser ved de Regionale seminarene i perioden 2009 2010 Norges Skytterstyre har gitt Skytterkontoret i oppdrag å ta opp tema samlagsgrenser ved de regionvise seminarene. Hensikten med dette er at samlagene på egenhånd skal vurdere sin funksjonalitet opp mot det som anses som hensiktsmessige størrelse ut fra lokale forhold og den overordnede rolle samlagene skal ha i DFS. Dette vil bli ett av hovedtemaene for denne toårs turnusen med seminarer. Det aller meste av analyser vurderinger avklaringer kontakter informasjon osv. må samlagene gjennomføre lokalt før frammøte til seminaret. Dermed kan den begrensede tiden vi har til rådighet ved RS brukes til erfaringsutveksling, koordinering og avklaringer. Det vi på Skytterkontoret vil bidra med er å gi føringer for hvordan denne prosessen kan gjennomføres. Dette har vi løst ved å beskrive trinnene i prosessen, samt utarbeide noen analyseverktøy til selvstendig bruk i samlagene. Videre så anbefaler vi å benytte informasjon og erfaringer fra sammenslåingen mellom samlagene Grenland og Aust-Telemark. Dette er tilgjengelig på http://www.dfs.no/skytterlagssider/telemark_skyttersamlag/om_samlaget/ Når vi først skal analysere samlagenes funksjonalitet, så er det samtidig naturlig å gjøre det samme med skytterlagene tilhørende de respektive samlag. I opplegget som følger vedlagt er det derfor inkludert et analyseverktøy til dette bruk. Vi kommer ikke til å kreve noen form for resultater eller rapportering. Dvs. at det er helt og holdent opp til samlagene å kjøre prosessen. Skytterkontoret vil være tilgjengelig for konsultasjon og rådgivning om det er ønskelig. Det legges opp til å få på plass et elektronisk kartverk som viser samlagsgrenser. Grunnlagsmaterialet for dette er bestilt, men ikke mottatt. Når dette foreligger vil det bli tilsendt samlagene for godkjenning/justering. Merk! Det overordende mål med prosessen er å kvalitetssikre og eventuelt tilpasse organisasjonen slik at det blir gitt best mulig forutsetninger for å skape økt aktivitet til det beste for DFS totalt sett. Det er ikke noe mål at lags- og samlagsgrenser skal endres, om man ikke ser noen gevinst i det. Ved frammøte til RS skal samlagene ha besvart og medbringe konklusjoner iht. side 8 i dette konseptet. Mvh. Engebret Mjøseng Kursleder
Side 2 Prosessbeskrivelse 1) Før frammøte til regional seminar - Skytterkontoret sender ut forhåndsinformasjon og analyseverktøy til samlagene, herunder kart for inntegning av dagen / foreslåtte samlagsgrenser. - Samlagene gjennomfører på egenhånd en analyse av eget samlag vedrørende oppgaver, roller og funksjonalitet. - Samlagene benytter tilsendte analyseverktøy til å vurdere lagsstrukturen, og om dagens samlagsgrense er optimal. - Forberede konklusjoner iht. spørsmål på side 8 i dette konseptet. 2) Ved regionalt seminar - Forum for erfaringsutveksling rundt arbeidet så langt. - Koordinering med potensielle nabosamlag. - Drøfting av prosessen videre. 3) Etter regionalt - Gå i dialog med aktuelle lag om sammenslåing/ gå i dialog med nabosamlag om justering av samlagsgrenser. - Starte eventuelle prosesser for å gjennomføre ønskede endringer. 4) Ved påfølgende regionale seminar - Videreføring / sluttføring / konklusjon. - Evaluering. Samlagsstyrets rolle i prosessen - Lede prosessen i eget samlag - Gjøre en vurdering av eget samlag sin funksjonalitet, herunder søke å se en optimal størrelse og geografisk utstrekning for samlaget. - Starte en prosess med informering om samlagets tanker rundt dette temaet, og de alternativer som synes som naturlige/gode valg. - Med bakgrunn i vurderinger og tilbakemeldinger eventuelt å starte en formell prosess for å iverksette ønskede endringer. - Gjennom vurderinger utferdiget ved hjelp av et analyseverktøy, igangsette en prosess for å motivere aktuelle lag for en sammenslåing (både på kort og lengre sikt). Herunder drive med aktiv informasjon til-, motivering av- og rådgivning til berørte lag.
Side 3 Vis varsomhet! Endring av organisasjonsstrukturer kan lett utløse sterke følelser og holdninger blant noen av de som blir berørt. Det er viktig at samlagene er dette bevisst. En anbefaling er derfor å følge disse varsomhetsregler: - Temaet vil kunne oppfattes som vanskelig for en del medlemmer. Særlige eldre skyttere med sterk lags- eller samlagstilhørighet vil lett kunne oppleve det som sårt og demotiverende å se at deres verk bli lagt ned. - Viser det seg å være grunnlag for en sammenslåing av samlag, anbefales det å ta utgangspunkt i prosjektgruppemodellen som ble benyttet av Grenland og Aest- Telemark skyttersamlag. En slik modell krever imidlertid at gruppene er bredt sammensatt og jobber innenfor et definert mandat. - Det er viktig med åpenhet rundt prosessen. Herunder at det er oppdatert informasjon tilgjengelig om arbeidet og status for dette. - Ofte er det behov for å la slike forslag få litt tid til å modnes. Med modningen kommer etter hvert erkjennelsen blant skeptikere at forslaget kan ha noe for seg. - Vis forsiktighet slik at det ikke skapes fraksjoner og grupperinger. Etableres dette vil det bli langt vanskeligere å vinne fram med argumentasjoner. - Prøv å løfte saken vekk fra det subjektive og over på det objektive. La faglige vurderinger ligge til grunn for vurderinger ikke følelser og tradisjoner.
Side 4 Momentliste sammenslåing av skytterlag / sammenslåing av samlag / justering av samlagsgrenser Fordeler med en sammenslåing: - Foreta en modernisering slik at organisasjonsleddene blir bedre tilpasses dagens situasjon og virkelighet. Jf. kommunikasjon, skytebanetetthet osv. - Samlet sett kreves det færre tillitsvalgte. - Flere å fordele oppgaver og verv på. - Færre rapporter og arkiver totalt sett. - Bedre betingelser for samordning av terminlister. - Det skapes betingelser for et bredere faglig og administrativt miljø. - Totalt sett lavere kostnader.(eksempelvis medaljer, pokaler, merker osv) - Det blir et større sportslig miljø. - Positive ringvirkninger som resurspersoner skaper får større omfang. - Ressurser til anlegg blir kanalisert slik at det er mer kostnadseffektivt. - Samlaget slipper å slåss med lag som ikke følger opp. (gjelder sammenslåing av lag). - Muligheter for å etablere noe nytt gir nye muligheter, ny glød/motivasjon muligheter for å bryte med et dårlig mønster. - Større tyngde bak henvendelser til politikere, etater og næringsliv ved at man har en større enhet i ryggen. - Mer oversiktlig for medier som får færre å forholde seg til. Utfordringer med en sammenslåing: - To miljøer og kulturer skal integreres i ett. Særlig kan ulike statutter for stevner, pokaler og medaljeregler skape konflikter. - Kan bli litt mer å gjøre for de som besitter verv. - Medlemmer med tung tilhørighet kan få vansker med å akseptere en ny sammenslutning. Kan skape fraksjoner og grupperinger. - Ett lag/samlag blir eller oppfatter seg som underlegen. - For noen blir det mindre nærhet til egen skytebane (gjelder for lag). - Fordeling av resurser / økonomi som lag / samlag bringer med inn i et felles lag / samlag kan skape uenigheter. - Ved en sammenslåing blir ett miljø med tillitsvalgte borte de kunne generert ny aktivitet. - Kan være et sårt tema, som krever varsomhet fra initiativtaker/ samlaget. - Noen vil/kan få lengre reiseavstander.
Side 5 Samlagets oppgaver roller funksjoner I dette analyseverktøyet skal samlaget sette karakter på egen virksomhet (1 er dårligst, 5 er best). Det er her ikke snakk om noen sluttkarakter for å få bestått eller ikke. Formålet med dette er at samlaget selv skal evaluere sin egen funksjonalitet. En anbefaling er at om svaret er 2 eller dårligere, så bør samlaget se på muligheter for å forbedre dette punktet. Kommer man dårlig ut på mange felter, er dette en av de indikasjoner som kan tyde på det er aktuelt med en organisasjonsendring eksempelvis en sammenslåing med nabosamlag for å høyne samlagets standard. Formell funksjon Fungerer beslutningsprosessene i samlaget iht. Skytterboka Samlagsstevner reglement / oppfølging / kvalitet Økonomistyring budsjett / oppfølging / regnskap Styremøter Kurs og opplæringstiltak mot lagene Register, arkiver og oversikter Oppfølging av lagenes skytinger Tilrettelegging for trening i alle disipliner Årsmeldingsarbeid Informasjon ref. Informasjonsstrategiplan Termlisteoppsett koordinering med nabosamlag Administrativ tilretteleggig for lagene bruk av DFS adm. program og Tillitsnett Tilrettelegging for samarbeid eksempelvis HV, NSF, NSSF Hvordan er rekrutteringen i samlaget? på det jevne / økende /synkende Stevnetilbud er det tilfredsstillende innen alle disipliner? Oppslutning om stevner er det tilfredsstillende samlagsstevner /åpne stevner osv? Sportslig utvikling hvordan hevder eksempelvis samlaget seg i lagskytinger? Eget moment
Side 6 Analyseverktøy vurderinger rundt sammenslåing av skytterlag Skytterlag Føres på av samlaget) Er det lag i vårt samlag som... har lite eller tilnærmet ingen aktivitet?.. har et moderne anlegg med plass til flere?.. bør gå sammen med ett eller flere lag om en felles oppgradering av an av lagenes baner eller en ny bane?.. har behov for å bygge ut eget anlegg, men det er lite sannsynlig at de får støtte?.. har vansker med å skaffe tillitsvalgte?.. har en geografisk plassering som tilsier en annerledes inndeling lagene i mellom?.. opererer i grenseland for DFS sin virksomhet? Vurdering Det kan med fordel startes en prosess for at dette laget skal slå seg sammen med? Samlagene setter inn ekstra linjer i tabellen etter behov Konklusjon:
Side 7 Analyseverktøy vurderinger av samlagsgrenser skyttersamlag Vurder følgende: Er det et greit antall lag i samlaget? Svarfelter Er avstander fra ytterpunkter i samlaget til å leve med? Er det et nabosamlag som det er naturlig å slå seg sammen med? Er det lag i eget samlag som med fordel kunne vært overført til nabosamlag? Er det lag i nabosamlag som hører mer naturlig hjemme i eget samlag? Bør samlaget utvides slik at det blir flere tillitsvalgte å velge mellom til verv i samlaget? Er det kulturer i eget samlag som vil vanskeliggjøre en evt. sammenslåing eller overføring av lag til annet samlag? Vil forholdet til pressen bli enklere/bedre med et større/sammenslått samlag Er det økonomiske forhold som tilsier en sammenslåing eller utvidelse? Andre forhold Konklusjon: (presenteres ved RS)
Side 8 Konklusjon Samlaget skal ha klargjort og medbringe flg. konklusjoner til RS: 1. Konklusjon fra analyseverktøy vurdering av samlagsgrenser (presenteres i plenum): 2. Er det behov for å koordinere med andre samlag, i så fall hvilke (Det gis en kort beskrivelse rundt hva koordineringen omfatter)? 3. Er det erfaringer som de øvrige samlagene bør vite om? I så fall hva? 4. Andre forhold som bør tas opp ved RS?