HÅNDBOK FOR ÅDAL SKYTTERLAG

Transkript

1 DEL 2 HÅNDBOK FOR ÅDAL SKYTTERLAG Sist revidert VEDLEGG til DEL 1 Rutiner for Leder i Ådal skytterlag 1. Leder velges av årsmøtet og velges for ett år. 2. Leder har det overordnede lederansvaret av Ådal skytterlag og har det overordnede koordineringsansvaret for komiteer, utvalg m.m i skytterlaget. 3. Ansvar for at det blir planlagt og avholdt styremøter i skytterlaget. 4. Være skytterlagets kontaktperson mot DFS, Ringerike skyttersamlag, forsvaret (HV), media og kommune/fylkeskommune. 5. Leder skal holde seg oppdatert som leder i forhold til dagens krav til å lede et skytterlag. 6. Leder skal sørge for at de oppsatte skytinger iht. terminliste blir gjennomført. Alle skytinger skal ha en ansvarlig. Større stevner (åpne stevner) skal alltid ha en stevneleder enten Leder eller en av lagets mest erfarne skyttere. Leder sørger for at det foreligger funksjonærliste med fordeling av oppgaver ved slike stevner. 7. Sørge for at Dugleikmerkerapport blir sendt Ringerike skyttersamlag før 1.november. 8. Ansvarlig for at årsrapporter, årsberetninger, regnskapsberetninger m.m er utført og klargjort til Årsmøtet i skytterlaget. 9. Sørge for at DFS Årsmelding fra skytterlaget blir lagt inn i Tillitsnett før 1.november. 10. Kontakt med valgkomiteen i god tid i forveien føre avholdelse av Årsmøtet. 11. Ansvar for å sørge for at det blir satt opp budsjett for virksomheten i skytterlaget, som skal vedtas av Årsmøtet. 12. Ansvar for å planlegge og avholde Årsmøte i skytterlaget. 13. Representerer skytterlaget utad i alle sammenhenger. 14. Ved utlån av våpen fra ÅSL er det kun Leder og Ungdomsleder som kan signere på dokumentet Utlån av våpen. Side 1 av 15

2 Rutiner for Nestleder i Ådal skytterlag 1. Nestleder velges av årsmøtet og velges for to år. 2. Nestleder skal være leders stedfortreder ved behov og skal være oppdatert på de oppgaver og plikter som leder har i skytterlaget. 3. Etter avtale med leder og styret utføre arbeidsoppgaver, herunder representasjonsoppgaver for skytterlaget. 4. I samarbeide med Styret og Ungdomsgruppa være en inspirator for miljøaktivitet (trivsel og dugnadsånd) i skytterlaget. Være pådriver for arbeidet med markedsføring, presse og media. 5. Sportslig ansvarlig, sørge for at det blir utarbeidet forslag til intern terminliste i skytterlaget i desember/januar. Side 2 av 15

3 Rutiner for Kasserer i Ådal skytterlag 1. Kasserer velges av årsmøtet og velges for ett år. 2. Kasserer skal i hovedsak forvalte alle inn og utbetalinger, holde god orden på alle bilag, kontoutskrifter m.m. Kassere skal ved behov ha kontakt med styret. Det skal samarbeides med styret om et regnskapsoppsett og sørge for at regnskapet blir revidert i god tid før årsmøtet i ÅSL, som normalt er i slutten av november. 3. Etter at Årsmøtet er avholdt skal subsidiering av ammunisjon/ammunisjonsdeler utbetales til lagets skyttere som faller inn under denne ordning. Utbetalingen skjer i samsvar med Årsmøtevedtak og Materialforvalters oppsett. Utbetalingen skjer fra Hovedkassa og gjennom Kasserer. 4. Ved skytterårets slutt (før 31.10) skal det utbetales pengepremier til skyttere som har deltatt på stevner i inneværende sesong. Kasserer tar kontakt med Leder og eventuelt den som er lagets Listefører for koordinering. Utbetalingen skjer fra Premiekontoen. 5. Det skal innkreves startkontingent av lagets skyttere som har deltatt på Landskytterstevne, Viken 1- stevne, Fylkesstevne m.fl. i forbindelse med årsslutt. Kasserer tar kontakt med Leder/Ungdomsleder og eventuelt den som er lagets Listefører for koordinering. Det er Kasserer som er ansvarlig for innkrevingen. 6. Det skal utbetales telefonpenger til Styret (iht. gjeldende styrevedtak). Dette skjer gjennom Hovedkassa. Utbetalingen skal skje innen siste Styremøte før Årsmøtet. Det er Kasserer som utfører dette. 7. Kasserer skal innen betale baneleien i henhold til kontrakt til grunneier Ole Alexander Heen. Baneleien er i henhold til kontrakt og indeksreguleres hvert år. 8. I samarbeid med Leder og styret følge opp lagets inntektskilder. I samarbeide med Leder utarbeide budsjett for skytterlagets drift, som skal vedtas av Årsmøtet. Sørge for at forsikringene skytterlaget blir jevnlig fulgt opp. 9. Kasserer skal holde en dialog/kommunikasjon med Leder og Ungdomsleder, eventuelt lagets Listefører med hensyn til nye medlemmer, påmeldingskontingenter, medlemskontingenter, pengepremier m.m. 10. Kasserer skal holde en dialog/kommunikasjon med Leder for Jaktutvalget med hensyn til Jegerkontoen til Jaktutvalget. Side 3 av 15

4 Rutiner for Sekretær i Ådal skytterlag 1. Sekretær velges av årsmøtet og velges for to år. 2. Sekretær skal i hovedsak føre møtereferat fra styremøtene i ÅSL. 3. I samarbeid med formann skal sekretær sørge for innkallinger til styremøter eventuelt andre møter. 4. Formidle intern informasjon i laget. Dette gjøres både gjennom lagets internett side, og for øvrig etter oppdrag fra styret. 5. Sekretær kan være behjelpelig med å à jour holde internett siden. Materialet til internett siden kan for eksempel være; resultater og viktig informasjon om lagets drift. Dette kan fåes gjennom styret og eventuelt av andre av laget medlemmer. 6. Være behjelpelig med å utarbeide og fordele bemanningslister, funksjonærlister og lignende. 7. Utarbeider ÅSL s Årsberetning i god tid før årsmøte som normalt arrangeres i slutten av november. Årsberetningen anbefales å settes opp iht. eget oppsett (se egen fil i dataprogrammet). 8. Sørge for at det er tilstrekkelig med medaljer, premier til interne arrangement og ekte sølv (skjeer o.l.) Side 4 av 15

5 Rutiner for Styremedlem i Ådal skytterlag 1. Styremedlem velges av årsmøtet og velges for to år. 2. Styremedlem skal sørge for at skytterlagets anlegg - skytebaner og bygninger er tilfredsstillende vedlikeholdt og sikkerhetsmessig i orden. I samarbeid med banekomiteen sørge for at det blir utført inspeksjon på baneanleggene iht. direktiver fra DFS - sjekkliste for sikkerhet på skytebaner - og forskrift om anlegg av, kontroll med og godkjennelse av sivile skytebaner av 1.juli Være en pådriver for dugnader og vedlikehold i samarbeid med Styret. 4. Sørge for, i samarbeide med leder og styret, at informasjonsaktiviteten i skytterlaget er tilfredsstillende og kommer ut til lagets medlemmer. Side 5 av 15

6 Rutiner for Ungdomsleder/Ungdomsutvalg i Ådal skytterlag 1. Ungdomsutvalget velges av årsmøtet. Ungdomsleder velges for ett år, mens øvrige medlemmer velges for to år. Ungdomsutvalget er underlagt ÅSL s styre. 2. Ungdomsleder skal i hovedsak administrere ungdomsvirksomheten. Fordele oppgaver i Ungdomsutvalget, sette opp turnusliste for treninga og legge mest mulig til rette for ungdoms- og rekrutteringsskytterne i laget. Utvalget har også som oppgave å rekruttere voksne når forholdene ligger til rette for dette, herunder skytter i klasse Ungdomsutvalget skal sørge for at nye skyttere blir orientert om hva som er sikkerhetsrutinene i skytterlaget. 4. Ved utlån av våpen fra ÅSL er det kun Leder og Ungdomsleder som kan signere på dokumentet Utlån av våpen. 5. Ungdomsleder/ Ungdomsutvalget har også følgende oppgaver: Utføre oppgaver pålagt av styret Lage planer for Ungdoms- og rekrutteringsarbeidet Administrere og lede opplæringstiltak Gjennomføre skyteskole når det blir tilrettelagt for det i gjennom skole, foreldre og foresatte Ta ut lag til lagskytinger Skape variasjon gjennom sosiale aktiviteter, turer, samlinger m.m. Aktivisere foreldre og foresatte Samordning av transport og reiser Føre kontroll med lagsvåpen og ammunisjon som benyttes til opplæring Fremme forslag for ÅSL s styre vedrørende aktuelle saker Gi individuell oppfølging når situasjonen tilsier dette Lage egen årsberetning om ungdomsaktiviteten Side 6 av 15

7 Rutiner for Materialforvalter i Ådal skytterlag 1. Materialforvalter velges av årsmøtet og velges for to år. 2. Materialforvalter skal være tilknyttet styret i ÅSL og møter på styremøtet med samme rettigheter som et styremedlem. 3. Materialforvalter har en særstilling i skytterlaget av rent sikkerhetsmessig karakter. All ammunisjon / ammunisjonsdeler skal være innlåst i godkjente skap. Det kan oppbevares inntil patroner til håndvåpen, og inntil når minst er i kaliber.22. Ammunisjon skal være nedlåst i godskjent skap. Mengde krutt som kan oppbevares er avhengig av hvor mange patroner som blir lagret. DFS har aksept fra DSB etter en omregningsregel der man beregner ett gram krutt pr. ferdigladet patron. Eksempel blir da; har man patroner kan man ha 5 kg krutt. Materialforvalter plikter å overholde disse regler. DFS er også overfor skytterlaget en samarbeidspart med hensyn til å overholde disse regler. 4. Materialforvalter skal i hovedsak sørge for at det til en hver tid er et fornuftig lager av ammunisjon og ammunisjonsdeler til lagets medlemmer (i henhold til regelverket). Dette lagret skal være både konkurranse ammunisjon og jakt ammunisjon. 5. Materialforvalter skal også være behjelpelig ved bestilling av materiell til skytterlaget eller ved spesiell tilfeller overfor medlemmer av ÅSL. Dette kan være skivemateriell, klistrelapper, våpendeler etc. 6. Materialforvalter skal holde en dialog/kommunikasjon med Leder for Jaktutvalget med hensyn til et lite lager av jaktammunisjon som selges ut under jegertreninger/oppskyting av jegerprøve. 7. Materialforvalter skal koordinere ammunisjonssalg og rapportere dette til kasserer ved avtalte mellomrom. Det er kasserer som forvalter alle inn og utbetalinger og skal holde god orden på alle bilag, kontoutskrifter m.m. Ved årsslutt, etter den skal Materialforvalter, i samarbeid med Kasserer, sette opp regnskapsoversikt over årets saldo og sørger for at materialregnskapet blir revidert i god tid før årsmøtet i ÅSL, som normalt er i slutten av november. Dette punkt revideres fortløpende. 8. Før Årsmøtet skal subsidieringen av ammunisjon/ammunisjonsdeler til lagets skyttere som faller inn under denne ordning legges frem for Styret i ÅSL. Styret skal legge frem innstilling for Årsmøtet om utbetaling av subsidier. Eventuell utbetalingen skjer i samsvar med Årsmøtevedtak og Materialforvalters oppsett. Utbetalingen skjer fra Hovedkassa og gjennom Kasserer. Side 7 av 15

8 RUTINE FOR BRUK AV BUSS I ÅDAL SKYTTERLAG Hensikt: Hensikten er å ha en felles norm å gå etter ved bruk av buss ved skytterarrangementer. Fremgangsmåte: Buss bestilles og det gjøres en avtale med eller uten sjåfør. Kostnadene må være overkommelige knyttet til hvor mange ungdomsskyttere som skal delta og hvor mange foresatte, foreldre og voksne skyttere som skal være med. Kasserer og Leder skal være delaktig i avgjørelsen. Ådal skytterlag skal betale for alle ungdomsskyttere under 20 år. Skyttere over 20 år, foreldre, foresatte og andre betaler sin andel selv. Låses på inntil to tur pr år. Fortrinnsvis et landsdels stevne, enten bane, felt eller 15m stevne og Østlandscup for ungdomsskytterne. Ådal Skytterlag dekker maksimum 50% av total leiesum. Side 8 av 15

9 Kjøreliste Kjøregodtgjørelse kan fordres av foreldre, ungdomsledere eller andre som tar med seg skyttere i sin bil til deltakelse i miniatyrserien i Ringerike skyttersamlag. Kjøregodtgjørelse gjelder også for ombudsmøte eller andre representasjonsoppdrag når flere kjører i samme bil. Kjøreutgiftene dekkes med kr. 3,00 pr. km. for kjøring lengre enn 30 km. Kjøreliste fylles ut med: Navn sjåfør: Fra: Til: Møte / stevne: Kjørte km: x kr.3,- = kr. Dato: Underskrift Side 9 av 15

10 Kvalitetssikring av Ådal Skytterlag viktigste dokumenter Element System Ansvar/sted Kontrakt Kontrakt/leieavtale mellom grunneier og Ådal Skytterlag Skytebanen Instruks for Somma skytebane Protokoll for Somma Skytebane Perm Perm Protokoll Formann Formann Formann Forsikringer Forsikringspolisen bygninger m.m Kasserer Styreprotokoller Siste versjon av protokoll Protokoller tilbake i tid (ca. 1970) Protokoll Protokoll Sekretær. Arkivskap Somma Gamle protokoller Interne ordninger/vedtak Æredsmedlemmer Kontingentsatser Pokaler, statutter, premier, subsidier m.m Protokoller interne skytinger Årsmelding Kopi papirversjon/lagret på diskett eller CD (tilhører adm.programmet) PC-programmer Diverse Adm. program for skytterlag - Kontingent - Stevner - Premier - Klasser m.m Møtereferat fra diverse samarbeidsmøter Notater m.m Perm Perm Håndbok Protokoll Papirkopi/ Diskett/CD Ring. Sparebank Formann Kasserer/Formann Styret - Egen håndbok Listefører Formann/sekr. Diskett/CD Formann/kasserer/ listefører/sekr. Perm Sekretær Side 10 av 15

11 Standplassinstruks ved Hallingby skytesenter Definisjon: Standplassleder/Skyteleder er den person som har ansvaret inne i standplassbua og som benytter dataanlegget, mikrofon og standplasskomandoen. Standplasskontrollører er standplass-/skyteleders medhjelpere ved organisert trening og stevner og skal være ute på standplassen for å se etter at sikkerheten blir i varetatt. Kontrollør skal være standplass-/skyteleders øyne og ører av det som blir kommunisert fra skytterene. Instruks: Standplass-/skytelederen skal være minimum 18 år og ha tilstrekkelig kjennskap til godkjente våpen slik at sikkerheten kan ivaretas. Dessuten må standplass-/ skytelederen ha nødvendig kunnskap om; sikkerhetsregler bruken av skyteanlegget (rent data teknisk) visitasjonsregler skytereglement Når det skal drives organisert skyting skal det være en standplassleder som har ansvaret for sikkerheten og ledelsen av skytingen. Alle skal rette seg etter hans ordre både foresatte, tilskuere og skyttere. Standplassleder har det fulle ansvar for at skytereglementet og gjeldene bestemmelser for treningsskyting eller konkurranseskyting blir overholdt. På standplassen skal ingen andre enn standplasslederen, hans medhjelpere og de som skal skyte oppholde seg. Foresatte kan i visse sammenhenger ta opphold bak på standplassen hvis standplasslederen finner dette forsvarlig ut i fra sikkerhet eller forstyrrelser. Spørsmålet skal vurderes for hvert enkelt tilfelle eller skyting. Standplasskontrollør skal ha samme kunnskaper som standplassleder. Kontrollørene skal sørge for at skytterne forholder seg til sikkerhetsbestemmelsene og skal se etter at ingen av skytterene bryter reglementet. Henvisning: For øvrig henvises til Skytterboka Skyteledelse. Side 11 av 15

12 Standplassinstruks 100meter - Somma skytebane Sist revidert Standplassleder er den person som har ansvaret inne i standplassbua og som benytter dataanlegget, mikrofon og standplasskommandoen. Standplasskontrollører er standplassleders medhjelpere og skal være ute på standplassen for å se etter at sikkerheten blir i varetatt. Kontrollør skal være standplassleders øyne og ører av det som blir kommunisert fra skytterne. Standplasskontrollør benytter signalvest som henger inne i standplassbua. Instruks for skyteledelse: Standplasslederen skal være minimum 18 år og ha tilstrekkelig kjennskap til godkjente våpen slik at sikkerheten kan ivaretas. Dessuten må standplasslederen ha nødvendig kunnskap om; sikkerhetsregler bruken av skyteanlegget (rent data teknisk) visitasjonsregler skytereglement Når det skal drives organisert skyting skal det være en standplassleder som har ansvaret for sikkerheten og ledelsen av skytingen. Alle skal rette seg etter hans ordre både foresatte, tilskuere og skyttere. Standplassleder har det fulle ansvar for at skytereglementet og gjeldene bestemmelser for treningsskyting eller konkurranseskyting blir overholdt. På standplassen skal ingen andre enn standplasslederen, hans medhjelpere og de som skal skyte oppholde seg. Foresatte eller de som venter på å skyte, kan i visse sammenhenger ta opphold bak på standplassen hvis standplasslederen finner dette forsvarlig ut i fra sikkerhet eller forstyrrelser. Spørsmålet skal vurderes for hvert enkelt tilfelle eller skyting. Standplasskontrollør skal ha samme kunnskaper som standplassleder. Kontrollørene skal sørge for at skytterne forholder seg til sikkerhetsbestemmelsene og skal se etter at ingen av skytterne bryter reglementet. Det er ikke tillatt å røyke på standplass! Elektroniske skiver: Hvis det oppstår feil eller andre årsaker som gjør at standplassledere/ kontrollører/ ansvarlige for skytingen MÅ frem til skivene så SKAL signalvest benyttes og sikkerhetsmerket skal henges opp på skivene. Dette finnes inne i standplassbua. Henvisning: For øvrig henvises til Skytterboka Skyteledelse. Side 12 av 15

13 Standplassinstruks 200meter - Somma skytebane Sist revidert Standplassleder er den person som har ansvaret inne i standplassbua og som benytter dataanlegget, mikrofon og standplasskommandoen. Standplasskontrollører er standplassleders medhjelpere og skal være ute på standplassen for å se etter at sikkerheten blir i varetatt. Kontrollør skal være standplassleders øyne og ører av det som blir kommunisert fra skytterne. Standplasskontrollør benytter signalvest som henger inne i standplassbua. NB! Standplasskontrollør er ikke påkrevet ved organisert trening på 200 meter. Instruks for skyteledelse: Standplasslederen skal være minimum 18 år og ha tilstrekkelig kjennskap til godkjente våpen slik at sikkerheten kan ivaretas. Dessuten må standplasslederen ha nødvendig kunnskap om; sikkerhetsregler bruken av skyteanlegget (rent data teknisk) visitasjonsregler skytereglement Når det skal drives organisert skyting enten det er stevner eller trening så skal standplassleder ha ansvaret for sikkerheten og ledelsen av skytingen. Alle skal rette seg etter hans ordre. Standplasskontrollør er ikke påkrevet ved organisert trening på 200 meter. Ved større stevner vil det være naturlig å benytte standplasskontrollør. Standplassleder har det fulle ansvar for at skytereglementet og gjeldene bestemmelser for treningsskyting eller konkurranseskyting blir overholdt. På standplassen skal ingen andre enn standplasslederen, hans medhjelpere og de som skal skyte oppholde seg. De som venter på å skyte, kan i visse sammenhenger ta opphold bak på standplassen hvis standplasslederen finner dette forsvarlig ut i fra sikkerhet eller forstyrrelser. Spørsmålet skal vurderes for hvert enkelt tilfelle eller skyting. Standplasskontrollør skal ha samme kunnskaper som standplassleder. Kontrollørene skal sørge for at skytterne forholder seg til sikkerhetsbestemmelsene og skal se etter at ingen av skytterne bryter reglementet. Det er ikke tillatt å røyke på standplass! Elektroniske skiver: Hvis det oppstår feil eller andre årsaker som gjør at standplassledere/ kontrollører/ ansvarlige for skytingen MÅ frem til skivene så SKAL signalvest benyttes og sikkerhetsmerket skal henges opp på skivene. Dette finnes inne i standplassbua. Henvisning: For øvrig henvises til Skytterboka Skyteledelse. Side 13 av 15

14 Loggføring av all aktivitet på Somma Skytebane Ådal Skytterlag har fra innføre pliktig loggføring av all skyting på Somma skytebane. Annen aktivitet på Somma skal også registreres. Hvorfor? 1. Dette for å kunne dokumentere vår bruk av banen og fange opp uønsket aktivitet som kan skade vår fremtid på Somma. 2. Loggføringen er ment som et hjelpemiddel og huskelapp for å kvalitetsikre bruken av banen med det ansvaret dette innebærer. 3. Sikre styret av Ådal Skytterlag et sporingssystem over brukere av banen. 4. Sikre at de som bruker banen er under ledelse av godkjent skyteleder som kjenner til reglene og instruksen for bruk av Somma skytebane. Skytelederne skal på forhånd godkjennes av styret i Ådal Skytterlag. Dette er ikke ment som en innskrenkning på bruken av Somma skytebane, men som et hjelpemiddel for å sikre vår eksistens på banen i fremtiden. Skyteledere: Skal godkjennes etter befaring på skytebanen med gjennomgang av sikkerhetsrutiner og prosedyrer. Skyteledere godkjennes av 2 personer av styret i Ådal Skytterlag. Godkjenningen er permanent dersom ingen misligheter forekommer. Styret av skytterlaget kan inndra en slik godkjenning med umiddelbar virkning dersom skytterlagets krav ikke blir ivaretatt. Loggføring: All aktivitet som innbefatter: Bruk av skytebane ankomst klokkeslett / reist klokkeslett. Bruk av nøkler i nøkkelboks. Bruk av hus/brakke. Signal flagg opp / ned. Loggene er plassert følgende steder: 1 stk. i standplassbu på 200m. 1 stk. i standplassbu på 100m. Mvh. Styret i Ådal Skytterlag Side 14 av 15

15 Side 15 av 15 Sist revidert