Manual for IST SFO BERGEN KOMMUNE IST SFO GRUNNMANUAL Side 1
Innhold 1 HJELP/SUPPORT:...4 2 RUTINER FOR REGISTRERING AV SFO I BERGEN KOMMUNE....4 SFO-FAKTURERING KJØRES DEN 10. I MÅNEDEN... 4 3 GENERELLE FUNKSJONER IST SFO...4 LOGGE PÅ IST SFO... 4 VISE INNHOLD I REGISTRE... 7 SØKE I PERSONREGISTERET... 9 4 ENDRE FAMILERELASJONER (FOSTERHJEM O.L.)...9 Personer med fiktivt fødselsnummer... 10 ENDRE "TILBUDET"... 11 SENDE E-POST TIL FORESATTE... 12 5 SFO-PLASSER OG OPPTAK...13 OPPTAK AV NYE BARN (NY PLASS)... 13 Ventelisten... 13 PURRE MED NY KONTRAKT/FORLENGE SVARFRISTEN... 19 EN SØKER PÅ VENTELISTEN ØNSKER ANNEN SKOLE... 20 SLETTE SØKNAD FRA VENTELISTEN, PÅ ELEV SOM ALLEREDE HAR PLASS... 22 6 UTSKRIFT AV KONTRAKT/PDF-ARKIV...24 7 OPPSIGELSER OG ENDRINGER AV TYPE PLASS...26 ENDRING AV TYPE PLASS... 26 GODKJENNE OPPSIGELSE AV PLASS... 27 SLIK ENDRER DU EN PLASS I IST SFO UTEN AT DE FORESATTE SELV SØKER:... 28 OPPSIGELSE AV PLASS UTEN AT FORESATTE SØKER... 29 ENDRE STARTDATO PÅ EN PLASS... 30 ENDRE EN FEILREGISTRERT PLASS... 31 Endre plasstype hvor faktura er kjørt... 32 SLETTE EN FEILREGISTRERT PLASS... 33 ELEV SOM SKAL SKIFTE SKOLE... 33 DIREKTEPLASSERE... 35 FORESATTE FÅR IKKE ENDRET PLASSEN/SAGT OPP PLASSEN... 36 SFO-PLASS OG INTRO.PROGRAM FOR FLYKTNINGER (MOKS- VEDTAK)... 36 DAGPLASS... 37 8 ENDRE REGNINGSMOTTAKER...38 DELT REGNING... 39 ORGANISASJON SOM MOTTAKER... 42 9 BETALINGSAVVIK...42 SLIK LEGGER DU INN BETALINGSAVVIK... 42 BETALINGSAVVIK PÅ PLASS... 43 Plusskorrigering... 43 Side 2
Minuskorrigering... 44 Mat på SFO... 45 Elever som går på SFO og som går i 5-7 trinn (FRIPLASS)... 46 KONTROLL FØR- OG ETTER FAKTURERING...50 FØR FAKTURAKJØRING:... 50 ETTER FAKTURA ER KJØRT:... 50 10 ELEVER SOM BYTTER SKOLE OG SFO...51 LAGE AVVIK PÅ ELEVER SOM ALLEREDE ER SLUTTET I SFO.... 51 11 RUTINER FOR FEILSENDING AV FAKTURA...52 Eksempel 1... 52 Eksempel 2... 53 AGRESSO - HAR REGN.MOTTAKER BETALT?... 54 Spørring på kunde/salgsordre... 54 U01 Status kunde, m/info. om faktura er betalt... 54 Kundenummer... 57 Endre søk/spørring... 57 Side 3
1 Hjelp/support: IST SFO support 1.linje: Tlf.: 21 52 50 00 E post: ist.sfo@ist.com IST SFO support skole 2.linje: E post: extens.skole@bergen.kommune.no Betaling/fakturering E post: skole.betaling@bergen.kommune.no 2 Rutiner for registrering av SFO i Bergen kommune. Skolene skal foreta registrering i IST SFO for barn som skal gå i SFO ved skolen. Rutiner som beskrevet må følges slik at SFO registrering blir korrekt. Registrering av barn i SFO ved skolene vil bli overført automatisk for generering av faktura til regningsmottakere. Det er derfor meget viktig at: Regningsmottaker(e) er korrekt. Eventuelle betalingsavvik er registrert med riktig dato og beløp. Viser for øvrig til gjeldende regelverk og vedtekter for Skolefritidsordningen. SFO-fakturering kjøres den 10. i måneden (med unntak dersom den treffer en helg, da kjøres den påfølgende mandag/tirsdag) (etterskuddsfakturering for inneværende måned.) Man skal ikke gjøre noen endringer/nyregistreringer av noen slag i IST SFO på den dagen faktura kjøres (normalt den 10.) 3 Generelle funksjoner IST SFO Logge på IST SFO http://bergen.no.ist.com Side 4
Bør legges til som et verktøy på Allmenningen slik: Klikk her: Og så her: Klikk: Så vil man alltid finne den igjen her: Side 5
Klikk på IST Account og velg «Bokmål» om du ikke ønsker teksten på engelsk. (Ikke velg nynorsk) Skriv inn brukernavn og passord Logg på Side 6
Bytte passord Vise innhold i registre Sjekk alltid at du har valgt rett filter: Ventelisten: Plasserte barn: Videre kan man lage egne sammensetninger av kolonner og filter som kan lagres under menypunktet «Personlig». Vanligvis er dette unødvendig. Side 7
Man kan legge til å fjerne kolonner etter eget behov. Men utvalget «Aktuelle plasseringer» gir stort sett de kolonner man trenger til de vanligeste oppgavene. Du legger til nye kolonner ved å klikke ved pilen ved en kolonne overskrift: Hak av og på de kolonnene du ønsker å vise på skjermen: Side 8
Søke i personregisteret Ta et ønsket utvalg: Trykk på raden du leter etter for å få opp mer informasjon om vedkommende: 4 Endre familerelasjoner (Fosterhjem o.l.) Dersom der mottar dokumentasjon på endring i familierelasjoner, f.eks. barn flytter i fosterhjem o.l. må dere endre dette i familierelasjonen. Fosterforeldre må legges inn som foresatte, slik at de også kan motta faktura (blant annet for matpenger). Hent frem barnet via Søk Person (beskrevet over) Side 9
Søk på navn eller personnummer: Klikk på personen/raden: I Personoversikten klikker du på Relasjoner, og barnets foresattrelasjoner viser: Her kan du slette og/eller legge til personer fra familierelasjonen. Personene vil alltid ligge i Personregisteret, det er kun koblingen til eleven som slettes. Dersom personene ikke finnes i systemet fra før, må dere sende navn og personnummer til extens.skole@bergen.kommune.no Personer med fiktivt fødselsnummer Oppretting av fiktive personnummer utføres av Fagavdelingen. Send epost til extens.skole@bergen.kommune.no med følgende opplysninger: Navn og fødselsdato på personen som trenger fiktivt nummer. Navn og fødselsdato på foresatte som har relasjon til personen Side 10
Endre "tilbudet" Her legger man inn informasjon om SFO på din skole. Dette er f.eks. hvem som er rektor og SFO leder. Dette vises på nettet og i brevmalene som sendes ut. Klikk på «administrer enheter»: Klikk på fliken «SFO» oppe Klikk på blyanten: Felt Profil skal være TOMT Hjemmeside = skolens hjemmeside denne er oppdatert sentralt Lenke til kart skal være tomt (kart viser på skolenes hjemmeside) Ansvarlig for ventelisten = SFO leder (ev andre som har ansvar for opptaket) Ansvarlig for virksomheten = rektor NB ingen sluttdato og ingen aldersgrense Antall plasser tom Lenker skal være tomt Side 11
Sende e-post til foresatte 1. Gå til meny Plasserte barn Trykk på «50» for å vise 50 foresatte om gangen 2. Marker alle de barna du ønsker å sende epost til foresatte 3. Trykk så på knappen «Send e post»: 4. Velg «Barnets foresatte» i boksen som dukker opp: 5. Outlook vil åpne seg med en ny epost og med adressene til foresatte i blindkopifeltet. I tillegg vil et vindu i IST SFO vise seg med status på hvem som mottar denne eposten: Side 12
5 SFO-PLASSER OG OPPTAK Informasjon om plasstyper og pris ligger i Tjenestebeskrivelsen. ** SFO Dagplass er ingen plasstype (permanent), men registreres som betalingsavvik. NYTT: Dersom du endrer plasstypen, og setter startdato tilbake i tid, vil systemet automatisk tilbakeregne en måned. Det er da ikke nødvendig å legge inn betalingsavvik i tillegg. Opptak av nye barn (ny plass) Ventelisten Dette skjer som regel etter at foresatt, med eller uten hjelp, har søkt om SFO plass via søknadsskjemaet på nettet. Det sendes automatisk melding til skolens postmottak når det kommer ny søknad, søknad om endring eller oppsigelse. Opptaksfasen er en prosess hvor du som SFO ansvarlig går gjennom tre fliker. Disse flikene finner du i menyen under Barnehage/SFO Venteliste: Steg 1, fliken «Venteliste» Trykk på fliken «Venteliste». Da vil du få opp alle nye søknader. NB! Side 13
Når du har kommet til et slikt register i IST SFO er det lurt å maksimere vinduet ved å klikke på dette ikonet: Når du nå står i ventelisten sørg for å velge følgende «innstilling i rullegardinen»: «Felles alle» Registeret har et felt som heter «Opprette tilbud». Her kan du trykke på konvolutten i dette feltet. Konvolutten indikerer at dette er en ny søknad, som du ikke enda har behandlet: Side 14
Skriv inn startdato (alltid den 1. i den måneden foresatte ønsker å starte) og legg inn ønsket svardato (svarfrist) Velg din skole i rullegardinen «Avdeling»: Trykk så på lagre knappen nede til høyre. Du vil da komme tilbake til ventelisten og det aktuelle barnet vil fremdeles ligge der, men nå uten konvolutten synlig i feltet «Opprette tilbud». Dette betyr at en epost med kontrakten er sendt til den epost adressen søker har registrert inn. Steg 2, fliken «Tilbud» Etter at du opprettet tilbud i steg 1, har foresatt fått tilbud om plass/kontrakt på sin e post og denne er også tilgjengelig på «Min side» for søkeren. Foresatte må da logge seg inn i systemet via bergen.kommune.no for å nå denne, eller åpne dokumentet som er mottatt på epost. Når foresatte har besvart tilbudet, er man klar til å starte på selve opptaket. Først del av dette skjer altså i fliken «Tilbud». Marker den eller de radene du ønsker å sette et Ja takk svar på under fliken «Tilbud»: Trykk så på Side 15
Velg så «Takke ja» (eller nei) i rullegardinen, trykk «fyll ned» og trykk «Lagre». Feltet «Ny ønsket plasseringsstart» skal ikke fylles ut. Dersom foresatte selv har takket ja på nettet vil som regel barnet gå automatisk forbi dette steget og rett til steg 3 (under). Unntak kan oppstå dersom foresatte bor i ulike familier, og begge er søker/medsøker, og kun den ene har svart elektronisk. Da må du som SFO leder/ansvarlig også «takke ja» for den andre foresatte for å kunne gå videre i prosessen: Søknaden vil da ligge slik: Du ser at et er mottatt svar, men at barnet likevel ikke har forsvunnet fra steg 2, «tilbud». Da må du som SFO leder/ansvarlig trykke på knappen: «Svare for foresatte» Velg i rullegardinen den foresatte som ikke har svart, og velg «enig» før du lagrer: Side 16
Du kommer nå tilbake til listen under fliken «Tilbud». Du kan nå gå videre til selve plasseringen av barnet du har «takket ja» for. Disse er nå borte fra listen under fliken «Tilbud», men har dukket opp under fliken «Plassere». Her vil også alle barna, hvor foresatte selv har takket ja, ligge. Når foresatte selv skal «takke ja» gjør de dette ved å klikke på lenken i tilbudsbrevet de får pr. epost når dere gir dem tilbud: Når foresatte da klikker på denne lenken, vil de komme til innloggingsvinduet for pålogging med «Min ID» (ID Porten). Når de har gjennomført påloggingen vil de komme inn til SFO systemet for å kunne takke ja til tilbudet: Side 17
Foresatte klikker på lenken «Plasstilbud for..» : Her velger de å takke ja, og klikke på knappen «Svar». Da havner de rett til «Plassere» fliken i SFO leders system. Steg 3, fliken «Plassere» Marker som du gjorde i forrige flik dersom du vil plassere flere på en gang. Har du derimot en eller få barn å plassere i øyeblikket er det sannsynligvis lettere å klikke på ikonet med en far og en sønn. Se over opplysningen enda en gang, velg avdeling dersom dette ikke allerede er gjort, og stort sett er det her bare å tykke «Lagre» NB: Husk alltid å fylle ut feltene innteksid1 og innteksid2. Nr. to kan bare fylles ut dersom det ligger to foresatte i familien. Når du trykker «Lagre» vil barnet bli flyttet til «Plasserte barn» som da er en SFO plass. Du er nå ferdig med opptaket. NB! Dersom foresatte har søkt ny plass i den hensikt å endre plasstypen sin vil du få en melding om at det finnes en plass fra før. Velg da å sette sluttdato på den gamle plassen som systemet forslår og trykker deretter lagre. Side 18
Husk å registrere REGNINGSMOTTAKER! (se kapittel lenger nede om regningsmottaker) Se pkt. 9 dersom det er innvilget MOKS plass. Purre med ny kontrakt/forlenge svarfristen En del foresatte returnerer ikke den tilsendte kontrakt til skolen innen tidsfristen som er satt av SFO leder når opprinnelig tilbud ble gitt. I IST SFO finnes det da en funksjonalitet for å nærmest purre. Det som da skjer er at det da går ut en ny kontrakt med justert svarfrist. Dette gjøres under fliken «Tilbud», altså når man er på «Steg 2» i prosessen. 1. Marker barnet/raden(e) det gjelder og trykk på knappen «forleng svarfrist på markerte»: Fyll inn ny svarfrist og trykk «Fyll ned» (om det bare er snakk om ett barn, en rad fyller du bare inn datoen på den aktuelle raden uten å måtte trykke «Fyll ned»). Trykk så «lagre» til slutt Nå vil du også kunne se at konvolutten i ventelisten, under flyttet seg fra kolonnen «Avslutt tilbudet» til «Annullere «tilbud» har tilbudet»: Side 19
En søker på ventelisten ønsker annen skole Nå og da hender det at foresatte har søkt feil eller har flyttet etter opprinnelig søknad. Da kan SFOleder/ansvarlig endre på søknaden, noe som for så vidt også foresatte kan gjøre selv. Slik går du fram for å endre søknaden til en annen skole: Dersom søknaden ligger på «Steg 2 tilbud», noe den som oftest gjør i disse tilfellene, må du tilbakeføre søknaden til «Steg 1 venteliste». Slik gjør du dette: 1. Trykk på ikonet «Annullere tilbudet». Dersom dette ikonet er på «Avslutt tilbudet» betyr dette at svarfristen er utgått og du må da forlenge denne før du kan gå videre. (se punkt 4.1.5) 2. Du få så opp dette valget: Sett merke i radioknappen «Tilbakefør alternativet til venteliste» Skriv noe fornuftig i «Årsak for valgt handling» Trykk så på «Annullere tilbud» 3. Barnet er nå tilbake til «Steg1 venteliste» med sin opprinnelige konvolutt synlig der. Gå da til fliken «Venteliste» og finn raden med det aktuelle barnet. Trykk på blyanten «Endre søknad»: Side 20
4. Nytt vindu åpner seg. Nederst står raden med søkt plass: Trykk på «Legg til knappen»: 5. Nytt vindu dukker opp. Velg Alternativ nr., ny skole i «Tilbud» og plasstype slik: Trykk til slutt på knappen «Legg til». 6. Du kommer nå tilbake til forrige vindu. Barnet vil nå ligge med to rader på søknaden. Slett nå den som lå der fra før som var på din skole ved å trykke på knappen «Slette»: Side 21
7. Trykk til slutt på knappen «Lagre» 8. Barnet er nå borte fra din venteliste og har dukket opp på den nye skolens venteliste. Slette søknad fra ventelisten, på elev som allerede har plass Dersom dere gir nytt tilbud til en elev som allerede er plassert, og foresatte også har takket ja før denne feilen oppdages, må søknaden og tilbudet slettes fra ventelisten. Åpne fliken Tilbud i ventelisten, hak av for «Takket ja» i filter: Klikk «vis» og klikk på ikonet «satt til ikke besvart» Skriv inn årsak, og klikk «Endre status» Side 22
Klikk «Annuller tilbud» Steng alternativet og skriv årsak en gang til: Klikk Da er både tilbudet og søknaden fjernet fra ventelisten. Side 23
6 Utskrift av kontrakt/pdf-arkiv Dersom det av en eller annen grunn skulle vise seg at foresatte ikke får skrevet ut tilsendt kontrakt, kan du som SFO leder/ansvarlig, når som helst ta utskrift av disse. Gå til verktøy E Arkiv enhetsadministrator: Søk etter barnet på den måten du ønsker, f.eks. fornavn som vist på bildet under. Klikk så på det barnet du vil se historikken på. Når du så har gjort dette vil du få opp ett nytt vindu. Dersom du ikke ser PDF historikken med en gang, trykker du på knappen «Vise»: En liste skal da vises med arkiv historikken: Side 24
Klikk på det brevet du ønsker å åpne. Som regel vil jo dette gjelde selve tilbudet. Merk at du også her kan se sakshistorikken, når de har søkt osv. osv. Her kan man også se når de evt har sagt opp plassen, dersom det skulle være en diskusjon om dette. Klikk på raden du ønsker å få opp PDF en på. Du vil nå se arkivjournalen på det aktuelle dokumentet: Klikk på lenken «Tilbud om SFO plass» for å åpne dokumentet. Side 25
7 Oppsigelser og endringer av type plass Det er foresatt selv som avslutter en plass. Dere som SFO ledere/ansvarlige skal i utgangspunktet bare godkjenne søknad om oppsigelse. Dersom foresatte kontakter skolen og har forsøkt å si opp/endre plasstype elektronisk uten å lykkes, må skolen sjekke at vedkommende er registrert i feltet «Inntektsid». For å legge inn foresatte som «inntektsid» går du inn på plasseringen, via «endreblyanten», og legger vedkommende til. Husk å sjekke at personen er koblet i familie bildet med eleven. Ellers er det viktig at skolen er fleksibel og legger inn sluttdato i «Plasserte barn», eller endrer plasstypen i «Plasserte barn» dersom foresatte har problemer med dette. Under «Godkjenning» i menyen finner du to sentrale faner. Felles for begge er at de kommer av en handling utført av foresatte i pålogget modus fra Min side. Den ene gjelder oppsigelse av plass, og den andre gjelder endring av type plass. Endring av type plass Trykk på fanen «Godkjenne endring av type plass» Marker aktuelle rad(er) og tykk på knappen: Velg «Godkjenn» eller «Avslå» i handlingsfeltet, og sett inn korrekt startdato (Alltid den første i måneden). Side 26
Er det snakk om endring som reduserer plassen, skal vedtektene følges i forhold til betaling ut påfølgende måned. Startdato settes her i henhold til dette. Dersom dere ønsker å innvilge endring om å gå fra redusert til full plass, er det opp til skolen å godkjenne dette uten en måneds oppsigelsestid. Dersom du har vært for sent ute med å godkjenne en slik endring, og faktura allerede er kjørt med f.eks hel plass, mens det var meningen at det skulle vært kjørt med morgen/ettermiddagsplass, setter du nå startdato slik det var tenkt å være. Dersom fakturakjøring er kjørt 12.november, og du har glemt å godkjenne en endring av plass til morgen/ettermiddag, setter du startdato til 1.november likevel. Da vil systemet automatisk korrigere prisen på neste regning. Foresatte må betale regningen de feilaktig får i november. Godkjenne oppsigelse av plass Trykk på fanen «Godkjenn oppsigelse av plass». Her vil du se rader med barn som ønskes sagt opp. Som i andre registre kan du også her velg å behandle en rad om gangen, eller markere alle (flere) og trykke på knappen «Godkjenn». Men som regel vil det være mest aktuelt å behandle en rad om gangen. Da trykker man enten på «Godkjenn» eller «Avslå». Sett inn riktig sluttdato i henhold til vedtektene (siste dag i påfølgende måned) Side 27
Skriv inn OK i feltet for «Årsak for valgt handling», og trykk på «Endre Status». Slik endrer du en plass i IST SFO uten at de foresatte selv søker: Nb: Dette gjøres kun unntaksvis, f.eks. i forbindelse med at barnet har fått vedtak om Intro.program for flyktninger (MOKS plass). Gå til register «Plasserte barn» i IST SFO. Side 28
Finn den aktuelle eleven i din liste, og sett en markering (hake) ved elevens rad. Klikk så på knappen «Endre type plass» Velg så ny type plass i det påfølgende vinduet, f.eks. da «Morgen/ettermiddag SFO»: Skriv inn riktig dato i feltet «Endringstart». Dette er den datoen du vil at plassen skal gjelde fra. (Erstatt datoen som ligger der allerede) Sluttdato på den gamle plassen kommer da automatisk inn. Trykk «lagre» når du er ferdig, eller «avbryt» for å gå tilbake til plasserte barn. Dersom du legger inn en dato tilbake i tid, vil systemet automatisk korrigere prisen på neste faktura opptil to måneder tilbake. Er det mer en to måneder, må du korrigere resten manuelt med betalingsavvik (plasstillegg). Oppsigelse av plass uten at foresatte søker Dersom foresatte sliter med å få sagt opp plassen via skjema på nettet, eller at det av en annen grunn er hensiktsmessig å få sagt opp plassen uten foresattes inngripen, kan dette enkelt gjøres. Side 29
Gå til «Plasserte barn». Finn det aktuelle barnet under fliken «Håndtere aktuelle plasseringer». Sørg for at du har et feltvalg tilgjengelig (justeres i fliken «kolonner») som heter «endre». Trykk på blyanten. Sett så sluttdato på plassen i både «betalingsstopp» og «plasseringstopp» f.eks. slik: Trykk lagre når du er ferdig med dette, eller avbryt for å gå tilbake til plasserte barn. Endre startdato på en plass Dersom det har «sneket» seg inn en feil fradato på en plass, kan dette normalt sett endres greit. Her er standard framgangsmåte for dette. Register: Plasserte barn. Finn riktig barn. Marker det aktuelle barnet. Trykk så på «Endre plasseringsdatoer»: Skriv riktig dato i feltet «Plasseringsstart» og «Betalingsstart» Trykk «Lagre». Alternativ metode: 1. Finn barnet i «Plasserte barn», enten under «Aktuelle plasseringer» eller under «Framtidige plasseringer» dersom endringen er fram i tid. 2. Trykk på blyanten (endre) Side 30
3. Marker den siste plassen (hake i firkantet boks helt til høyre). 4. (La oss si at det her er lagt inn feil startdato, og at ønsket dato 1/8.) Trykk på knappen "Endre startdato" 5. Sett inn ønsket dato og trykk «fortsett» 6. En liten rød trekant dukker opp i den raden du har endret. 7. Trykk så til slutt på knappen «Lagre» når du er ferdig. Dersom faktura er kjørt med feil fra dato. F.eks. 8.11 som skulle vært 1.11, vil systemet automatisk korrigere seg selv ved neste kjøring når du har endret til 1.11. Endre en feilregistrert plass Denne metoden skal kun benyttes dersom det IKKE er kjørt faktura på den aktuelle plassen. Dersom man, av en eller annen grunn har fått lagt inn feil plasstype på et barn. Typisk er at foresatte angrer et valg, f.eks. finner de ut at Morgen/Ettermiddagsplass ikke gir dem det tilbudet de egentlig ønsket seg, og at de da vil ha hel plass. Må ikke forveksles med å endre plasstype på vanlig måte, hvor det blir satt inn ny plass og ny dato hvor den gamle plassen får sluttdato. Dette er ved endring av en feilregistrert/feilsøkt plass. Mye likt som kapittelet over. Gjenta punkt 1 til 3 over 4. Trykk på knappen «Endre» Side 31
5. Velg ny plass i rullegardinen: og trykk fortsett (knapp ytterst til høyre) 6. Legg merke til rød trekant i feltet for plasstype. Trykk lagre når du er fornøyd med endringen. Dersom det er kjørt faktura på den feilaktige plasstypen, ønsker vi at dere kopierer raden og legger inn riktig plasstype med dato tilbake i tid. Da blir det mer ryddig i forhold til fakturahistorikk. Systemet avregner to måneder tilbake i tid. Se under hvordan: Endre plasstype hvor faktura er kjørt Gå inn på et barn i plasserte barn ved å trykke på blyanten. Hak av på siste «Plasseringshendelse» -Trykk på "Kopiere"- knappen -Velg riktig startdato, gjerne tilbake i tid for automatisk korreksjon neste kjøring. Merk den nye raden, og trykk på "Endre" Velg riktig plasstype og trykk på «Fortsett» Side 32
Slette en feilregistrert plass Gjelder kun når eleven har annen plass eller skal ha annen plass. Kan ikke brukes som Oppsigelse 1. Gjenta punkt 1 3 i overstående kapittel 4. Marker ønske plass (hake i boks) 5. Trykk på knappen «Slette» 6. Trykk så «lagre» når du er ferdig. Elev som skal skifte skole NB! Denne funksjonen kan IKKE brukes på plasser frem i tid (plasser som ikke er tatt i bruk ennå) Den skolen som skal gi fra seg eleven gjør følgende i forhold til SFO plassen: 1. Gå til «Plasserte barn» og finn det aktuelle barnet i IST SFO. 2. Marker barnet med hake. 3. Trykk på knappen «Registrere omplassering» 4. Videre velger du SFO i rullegardin, og ny skole i annen rullegardin slik: Side 33
5. Så i samme vindu, legger du inn sluttdato på gammel skole i «søkt betalingsstopp» og startdato i den nye skolen i «søkt plasseringsstart». Skriv også noe i årsaksfeltet. Trykk «Lagre». Du får da en bekreftelse: Den skolen som får barnet 1. Man må jevnlig sjekke søknader om omplassering. Dette skjer på samme sted som ønske om oppsigelse og plassendring. Gå i venstre meny og velg «Godkjenne»: 2. Trykk på fliken «Godkjenn ønske om omplassering» Side 34
3. Marker eleven du skal godkjenne med hake, og trykk på knappen «Godkjenn/avslå»: 4. Fyll inn alle nødvendige felter slik: Trykk knappen «Lagre». Direkteplassere Dersom du ønsker raskt å få lagt inn et barn på «Plasserte barn» må først en søknad legges inn via det offentlige søknadskjemaet. Av ulike årsaker er det behov for at SFO leder/ansvarlig gjør dette uten å involvere foresatte. F.eks. kan dere ha slettet tidligere søknad ved et uhell. 1. Legg inn en søknad via søknadskjemaet til SFO på det aktuelle barnet med korrekt foresatt. Som regel finner du personopplysningene du trenger i personregisteret i IST SFO og/eller elevregisteret i Extens. 2. Når søknaden er fullført går du inn i IST SFO ventelisten 3. Trykk på knappen dersom du vil ha barnet rett over til «Plasserte barn» uten å gå via de vanlige tre stegene. NB! Det blir ikke generert eller sendt ut epost med tilbud om plass/kontrakt når du gjør det på denne måten. Ønsker du at dette skal sendes ut/genereres må du ta de vanlige tre stegene. Side 35
4. Dra sideforskyvningsmarkøren slik for å fylle ut flere felter lenger til høyre: Bilder her viser felter lenger til høyre fra bildet over: 5. Barnet vil nå være borte fra ventelisten og du vil finne barnet igjen på «Plasserte barn» Foresatte får ikke endret plassen/sagt opp plassen Det er kun den foresatte som er søker som kan takke ja, endre og/eller si opp plassen elektronisk. Dersom medsøker er lagt til i etterkant, vil ikke de få tilgang til å registrere dette. SFO-plass og Intro.program for flyktninger (MOKS- vedtak) Pkt. 5 i saken om Bergen kommunes iverksetting av Lov om introduksjonsordning for nyankomne innvandrere i møtet 240504 sak 138 04 sier følgende: Deltakere i introduksjonsprogram som har barn i SFO alder tilbys SFO plass og foreldrene betaler egenandel tilsvarende laveste barnehagesats. Unntak er der en av foreldrene har annen hovedinntekt enn introstønad eller sosialhjelp. Skolene skal motta skriftlig vedtak på de elever dette gjelder. Side 36
Uavhengig av hvilken plasstype en elev med innvilget vedtak har, skal du endre plasstypen til Intro.program for flyktninger, når du plasserer og da vil foresatte automatisk motta en faktura på beløpet som til en hver tid samsvarer med laveste sats i barnehage. Det er alltid foresatte som er regningsmottaker, med mindre det foreligger egne vedtak på dette. Dagplass Dagplass tildeles kun i spesielle tilfeller. Skolen kan unntaksvis tildele enkeltelever dagopphold i SFO for å avhjelpe helt spesielle situasjoner som kan oppstå i en familie. Dette er ment som en mulighet for å avhjelpe et kortvarig behov, for eksempel ved sykdom eller hendelser som ikke kan planlegges, og skal ikke ha varighet utover noen dager. Når Dagplass innvilges skal det sendes melding til skole.betaling@bergen.kommune.no med følgende informasjon: Elevens personopplysninger Regningsmottaker Hvilken dato plassen er benyttet Skole.betaling lager fiktiv plassering og legger inn Dagplass som betalingsavvik. NB! Skal være skriftlig vedtak før dette registreres. Side 37
8 Endre regningsmottaker Barnehage/SFO Plasserte barn 1. Finn aktuell elev i Aktuelle plasseringer klikk Endre Tips: Dersom du har «Standard felles» som utvalg kan du sortere på navn. Merk aktuell delplassering og klikk på Kopiere knappen Angi ny startdato for endringen, den første i neste fakturaperiode og klikk på Fortsett knappen. Startdato må være frem i tid til neste fakturaperiode. Det opprettes nå er ny rad, på samme plasseringen. Merk aktuell delplassering og klikk Endre. Side 38
Merk den aktuelle delplasseringen og klikk på Endre knappen La regningsmottaker og Beregningsgrunn være den samme, med mindre det er en organisasjons om skal være mottaker av regningen. Velg den andre foresatte og klikk på Fortsett knappen NB! Dersom du skal endre regningsmottaker på en plass som ennå ikke er fakturert (F.eks. plasstype bytte samme måned) skal du klikke Endre i stedet for Kopiere. Delt regning NB! Alle SFO barn må ha regningsmottaker for å få tilsendt faktura! Det er mulig å dele regningen mellom foresatte. Her kan man velge 50% eller en sum på en av foresatte. Marker siste delplassering og trykk kopier. Sett dato til 1. i neste fakturaperiode Så trykker du på «endreknappen» på den siste plasseringshendelsen. Klikk «Legg til rad» Side 39
Velg begge foresatte i rullegardinene under «Regningsmottaker» Skriv 50 i begge prosentfeltene. Alternativt kan du skrive ett beløp en av de foresatte skal betale, hvor da resten automatisk går til den andre: Side 40
Det er nytt i søknadskjema nå at foresatte også må velge regningsmottaker: Side 41
Organisasjon som mottaker Dersom barnevern eller andre juridiske enheter skal betale for SFO plass skal dette registreres av Fagavdelingen, send mail til skole.betaling@bergen.kommune.no Meldingen må inneholde: Elevens navn/personnummer Plasstype Fradato Regningsmottaker hvilket barnevern/organisasjonsnummer Klientnummer hvis det er spesifisert Hvem er regningsmottaker på mat Dere legger ikke inn betalingsavvik i tilfellene. 9 Betalingsavvik Alle betalingsavvik lages i det nye systemet. Extens brukes ikke lenger til saker relatert til SFO i det hele tatt. Fra 1.1.18 ble det innført automatisk fakturering av mat på de som har hel plass og morgen/ettermiddag. Dette gjør betalingsavvik mindre aktuelt enn før. Ved feil som strekker seg tilbake mer enn en måned vil fremdeles betalingsavvik være en grei metode. Det samme gjelder når det har vært feil mottaker av regningen. Da skal, som beskrevet i forrige kapittel, man kopiere ny plasseringshendelse med dato i neste fakturakjøring. Ved å legge dato frem i tid før man endrer regningsmottaker vil systemet ikke automatisk korrigere de ulike mottakere. Det blir bare rot. Derfor bruker vi betalingsavvik når det har vært fakturert til feil person/organisasjon. Så det blir som før. En måned tilbake i tid Dere kan endre datoer en måned tilbake i tid og neste faktura vil rette seg etter det dere registrerer. Det er veldig viktig at dere ikke lager betalingsavvik i tillegg. Dere forholder dere til datoene som er første og siste i måneden. Ingen andre datoer skal registreres på start og stopp på SFO. Foreldre må betale de fakturaer de får så vil neste faktura regulere seg etter det dere har registrert. Dersom behovet går utover 1 mnd tilbake i tid er det aktuelt å legge inn betalingsavvik manuelt. I tillegg legges det alltid inn betalingsavvik når barnet ikke skal betale for mat, eller barnet har en såkalt Friplass på SFO. Slik legger du inn betalingsavvik Trykk på blyant på aktuell elev i plasserte barn Trykk på knappen «Plasseringstillegg» Trykk «Legg til» Velg 8KORR for plusskorrigering eller 8SFOMINUS for minuskorrigering på PLASSER (ikke mat) Velg 8A21SFOMAT når du skal korrigere for mat i pluss og 8A23SFOMAT for minusbeløp. Side 42
Betalingsavvik på PLASS Plusskorrigering Når kunden har fått for lav regning, eller dere har plassert barnet for sent inn, kan dere legge til et betalingsavvik (plasseringstillegg). Dette må legges inn slik at det kommer med på neste faktura. Dette gjøres ved at dere velger dato som er den 1 i neste fakturamåned. Her håndterer man mottaker av betalingsavviket på samme måte som beskrevet i kapittel 7. Trykk «administrer pris» Side 43
Legg inn pris og god fakturatekst: Fakturatekst skal inneholde hvilken måned som skal korrigeres.dersom barnet ikke fikk faktura i november 17, skal dette stå som vist over. Ta gjerne med ordet KORR i teksten. PS. Maks 35 tegn. Trykk Lagre, og deretter «Avbryt» og «Avbryt» for å komme tilbake til Plasserte barn. Minuskorrigering Når det er fakturert for mye på SFO-plassen, kan dere legge inn et minusbeløp på neste fakturakjøring. Da bruker dere koden 8SFOMINUS Startdato er alltid den første i neste fakturamåned. Ellers er prosedyren lik som med plusskorrigering. PS. Husk å skrive inn minus i beløpet. Side 44
Trykk «Administrer pris» nede i høyre hjørne for å sette beløpet Husk minusbeløp. Trykk lagre. Mat på SFO Alle barn med heldagsplass og morgen/ettermiddagsplass får automatisk mat på sin regning. Dersom noen barn har fått vedtak fra rektor, skal skolen legge inn et betalingsavvik på mat. Slik gjør du dette: 1. Dere legger selv inn betalingsavvik på minus mat på SFO. 2. Finn barnet som skal ha gratis mat og klikk på blyanten 3. Se hvem som er regningsmottaker på plassen. Er regningsmottaker delt 50/50, må også betalingsavviket deles 50/50 4. Klikk på knappen «Plasseringstillegg» 5. Du få opp listen over evt tidligere betalingsavvik (plasseringstillegg). Her vil du også se om det allerede ligger inne minus mat. Dersom det er tom i feltet sluttdato, med bare bilde av en kalender i Side 45
en rad som har med mat å gjøre, tyder det på at barnet allerede har et løpende minusbeløp på mat i SFO. Da skal det ikke gjøres noe mer, men det er lurt å trykke på «pris» i raden for å sjekke at det faktisk er riktig beløp som blir trukket hver mnd. 6. Dersom det ikke finnes betalingsavvik fra før, klikk «Legg til» 7. Velg som vist 8A23SFOMAT som vist på bilde: Startdato alltid første i aktuell mnd. 8. Trykk til slutt «Lagre» Ikke trykk på administrer pris 9. Nå vil det trekkes -245 hver mnd til barnet slutter på SFO, eller SFO-leder setter sluttdato på betalingsavviket. Elever som går på SFO og som går i 5-7 trinn (FRIPLASS) Gjelder utelukkende elever som går på 5, 6 eller 7 trinn. Ingen andre. 1. Finn barnet på «plasserte barn» i IST-SFO Side 46
2. Trykk på blyant 3. Noter hvem som er regningsmottaker til plassen. Er regningsmottaker delt 50/50, må også betalingsavviket deles 50/50 4. Klikk på knappen «Plasseringstillegg» 5. Her vil du nå se om det ligger gamle, eller aktive plasseringstillegg. Dersom eleven har gratis plass på SFO allerede, vil det liggen en rad som heter Friplass SFO med en åpen sluttdato. Dersom det ikke ligger en slik rad, og du skal legge inn gratis plass på barnet, kan du gå videre: 6. Trykk på knappen «Legg til» Side 47
7. Velg i rullegardinen «Tilleggstype» 8SFOFRI, Friplass SFO, sett inn riktig fra dato (alltid 1. i mnd) og ingen sluttdato. Da vil dette fungere av seg selv hver måned til barnet slutter på SFO, eller når SFO-leder setter en sluttdato på betalingsavviket. Velg samme regningsmottaker som var på selve plassen. 8. Trykk Lagre. Du får nå opp listen over alle betalingsavvik (Plasseringstillegg) igjen. Det tillegg du nettopp la inn skal nå også ligge der. Prisen er nå automatisk satt til -2550 på plasseringstillegget du nettopp la inn. NB! Dersom plassen IKKE er hel plass, må du justere prisen selv. a. Dersom ikke hel plass: Trykk nå på knappen «Administrer pris» nede til høyre. Side 48
b. Trykk lagre, og du er nå ferdig. 9. Du kan sjekke at prisen på ditt betalingsavvik (plasseringstillegg) er riktig ved å klikke «pris» på aktuell rad, og du kan slette hele avviket om noe er feil, ved å trykke på streken under «Slette»- kolonnen. Side 49
Kontroll før- og etter fakturering Før fakturakjøring: For at faktura til foresatte skal bli korrekt er det veldig viktig at dere sjekker følgende: 1. Kontroller at antall barn på listen over plasserte barn stemmer med antall barn på SFO. 2. Sjekk at oppstartsdato og betalingsstartdato på plass er 1. i måneden 3. Sjekk at endringsstart på plasstyper er fra 1. i måneden 4. Sjekk at plasseringsstopp/betalingsstopp er siste i måneden. Her må dere også sjekke på historiske plasseringer. 5. Se over betalingsavvikene dine og sjekk at summene er korrekte. Etter faktura er kjørt: Gå til hit: Side 50
Og ta utvalg slik: Skriv den første i aktuell måned. Lagre rapporten, eller skriv den ut. 10 Elever som bytter skole og SFO Det er viktig at begge skolene samarbeider om sluttdato og ny startdato, samt betalingsavvik. Start og sluttdato skal være 1. og siste dag i måneden, selv om eleven fysisk slutter/begynner på ny skole midt i måneden. Omplassering utføres av «gammel» skole, og godkjennes av ny skole i IST SFO. Lage avvik på elever som allerede er sluttet i SFO. Hvis det skal lages betalingsavvik på en elev som er sluttmeldt i SFO, må det sendes melding til skole.betaling@bergen.kommune.no Meldingen må inneholde: Elevens navn/personnummer Periode og sum som skal faktureres/krediteres Regningsmottaker Det opprettes fiktiv plassering på eleven, og betalingsavviket legges på denne plassen. Side 51
11 Rutiner for feilsending av faktura Bergen kommune skal ha ett felles kunderegister, og kundereskontoen vil inneholde oversikt over alle varer og tjenester den enkelte kunde får fra Bergen kommune. Det vil være mulig å trekke kreditnota fra på andre beløp enn f.eks. SFO regninger. Vi ser hele kundeforholdet under ett. Eksempel 1 Dersom kunde (foresatte) betaler inn fakturert beløp, og det deretter blir produsert en kreditnota som kunde ikke kan trekke fra på ny faktura, må det sendes melding til Lønn og regnskapssenteret om at beløp skal utbetales. Skolen fyller ut et skjema som finnes på: http://amalie/finansavdelingen_/okonomihandbok/start.html Velg Skjema og maler, og deretter: Velg så skjema Side 52
Skjemaet fylles ut, og sendes som vedlegg til følgende epostadressse som finnes via adresseboken i Outlook: Agresso Kunde Eksempel 2 Det er mulig for kunde å bruke tilsendt giro med KID nr., men trekke fra beløp det skal produseres kreditnota på (altså kun betale det de skal betale). For å unngå at kunde blir purret på mellomværende må den enkelte skole sende melding til skole.betaling@bergen.kommune.no (som vil parkere kravet. I tillegg må den enkelte skole produsere et betalingsavvik i IST SFO. Kontakt betaling@bergen.kommune dersom du er i tvil om fremgangsmåte. Melding må inneholde Kundenr. eller fødselsnr. Navn Hvilket krav (fakturanr.) dette gjelder Grunn for parkering (f.eks at det vil bli laget en kreditnota på beløpet) Her er det foreløpig ikke laget noe eget skjema. Dersom kravet ikke blir parkert, vil det muligens resultere i en purring. For å unngå purring er vi avhengig av at skolene er ajour med kreditnota før neste fil oversendes Agresso, og at filen er lest inn og fakturert før vi purrer. Som kjent er forfall for SFO 1. i måneden, og purring skal bestilles 14 dager etter forfall og vil få betalingsfrist på 14 dager. Erfaringsmessig vet vi at fil ikke nødvendigvis er lest inn/fakturert innen den 14. i måneden. Side 53
Agresso - har regn.mottaker betalt? Spørring på kunde/salgsordre For at du enkelt skal finne og følge opp salgsordren er det laget rapporter som gir deg tilgang til reskontroopplysninger, dvs. de krav som er registrert på en kunde, med opplysninger om betaling mv. Spørringen vil bare være oppdatert med krav som faktisk er fakturert fra LRS. Rapportene er tilgjengelig i Rapportoversikten på Startsiden når du starter Agresso web. Rapportene finner du ved å klikke på pluss tegnet ved siden av Globale rapporter og deretter på mappen Utgående faktura. Følgende rapporter vil da komme til syne: U01 Status kunde, m/info. om faktura er betalt U01 Status kunde inneholder opplysninger om kravet på kunden i reskontro. Reskontro blir oppdatert når LRS fakturerer. Ved å klikke på U01 Status kunde kommer du inn i følgende bestillingsbilde : Feltene har følgende betydning: Persnr./ Orgnr. Dersom du kjenner personnummer eller organisasjonsnummer kan du legge dette inn for søk. Legg merke til at dette feltet ikke har Felthjelp. Side 54
Kundenummer Feltet er pre utfylt med et ikke eksisterende kundenummer (999999). Dette er gjort for at du ikke skal sette i gang et ukontrollert søk mot alle kunder. Felthjelp kan benyttes for å søke opp den aktuelle kunden. Dette fungerer på nesten samme måte som i registreringsbildet for salgsordre. Eneste forskjellen er at du ikke kan søke på personnr./orgnr. direkte i dette bildet. Klikk på ønsket rad for å benytte valgt kunde som søkebetingelse. Ordrenr. Du kan søke direkte på det ordrenummeret som Agresso tildeler ved lagring av salgsordren, og som faktura er merket med. Ordrenr. består av 8 siffer og begynner med tallet 2. Fakturanr Du kan søke direkte på det fakturanummeret som Agresso tildeler ved fakturering, og som faktura er merket med. Kunden vil kunne ha dette nummeret tilgjengelig ved henvendelser. Fakturanr. består av 8 siffer og begynner med tallet 5. (NB! Er ikke det samme som ordrenummer) Periode Dersom du ønsker å avgrense søket til bestemte måneder gjør du det her. Dersom du ønsker å se alle krav mot en kunde lar du disse feltene være blanke. Dersom du for eksempel bare ønsker å se på krav fra april 2004 legger du inn 200404 i begge felt: NB! Dersom du bare skal se på en måned MÅ du legge inn den bestemte måneden i begge felt (som vist overfor). Dersom du glemmer å fylle ut begge felt vil du få en feilmelding som ser slik ut: Dersom du ønsker å avgrense rapporten til bare å vise krav i 2004 legger du inn følgende: Side 55
Det er svært viktig å avgrense søket etter hvert som det kommer mye data inn i systemet. Ellers kan spørringen ta laaaang tid fordi den skal lete gjennom mye data før den presenterer søket for deg. Her ønsker vi å se på alle krav på kunde 701752: Trykk på Oppdater rapport for å starte søket/spørringen. Dersom rapporten går over flere sider kan du trykke Vis alle poster. Da får du alle forekomster på en side og må scrolle deg nedover. Denne muligheten er grei dersom du vil skrive ut listen samlet. Resultatet vil da kunne se slik ut: Kolonnene har følgende betydning: # Linjenummer (kan tas bort i visningen med malviser) Side 56
Persnr./ Orgnr. Her vises personnummeret eller organisasjonsnummeret til den kunden som kommer frem i spørringen. Kundenummer Her vises det kundenummer kunden har i Agresso. Kundenummer (T) Her vises navn/tekst på kunden. Oppdragsgiver Her identifiseres det grunnlaget som har generert faktura. Eksempel er Manuelt registrert ordre (for eksempel registrert på Salgsordre på web), Profil (forsystem), IST SFO (forsystem) mv. Periode Her vises hvilken måned kravet gjelder Fakturanr Fakturanummer som står på faktura. Er tildelt av Agresso ved fakturering. Ved kreditbeløp (v/innbetaling el. kreditnota) viser bilagsnr. eller fakturanummer. Beløp Totalbeløp/krav som blir fakturert. Forfall Forfallsdato for kravet. Dette har betydning for når man purrer/sender inkassovarsel mv. Generelt forfall i Bergen kommune er 21 dager. Fakt.dato Fakturadato, dvs. den dagen det ble fakturert av LRS og sendt ut til kunde. Betalt dato Her vises den dato det er registrert betaling fra kunden. I de tilfeller det er registrert en dato er det denne dato betaling er overført fra bank og registrert inn i Agresso. Når datofelt ikke er fylt ut, betyr det at det ikke er registrert innbetaling fra kunden. Søket er sortert slik at evet. ubetalte krav kommer først i listen. Status for kravet. Kolonnen skal som regel ha verdi N, dvs. Normal. Kolonnen kan også ha status P, dvs. Parkert. Det kan bety at kravet er stoppet for å unngå purring/inngå betalingsavtale eller lignende. Kontakt Frontoffice/LRS dersom du trenger flere detaljer i de tilfellene. Endre søk/spørring Du kan endre søkekriteriene ved å trykke på feltet Parametre. Da får du opp det opprinnelige bildet for bestilling av rapporten. Endre søkekriteriene og trykk på Oppdater rapport eller Vis alle for å presentere resultatet. Her endres søket til bare å ta med krav fra januar til april 2005: Side 57
Resultatet blir da: NB! Bruk malviser for å ta bort/legge til kolonner i visningen. Ved å klikke på eller av kolonner vil disse tas med eller evt. fjernes fra visning. Neste gang du bestiller rapporten vil den mangle de samme kolonnene som er tatt vekk tidligere. Hent de evt. frem igjen ved å klikke i boksen. Side 58