RAPPORTEN #1-2011 VEIEN VIDERE: REVISJONSPLIKTEN FJERNES FLERE SAKER I DETTE NUMMERET: DET VI TRENGER, NÅR VI TRENGER DET VELKOMMEN VALGFRIHET! PERSONALFORSIKRING HVA KREVES AV ARBEIDSGIVER?
KUNDENS VALG DET VI TRENGER, NÅR VI TRENGER DET Gode rutiner på å sende oss nødvendig dokumentasjon gjør det lettere for Økonor å gjøre en effektiv jobb. Vidar Risbakken, daglig leder hos Økonor Trysil, har noen forslag til hvordan du kan legge opp til et knirkefritt samarbeid. Som dere vet, har en av våre fanesaker gjennom det siste året vært å få fjernet den obligatoriske revisjonsplikten for småbedrifter. Ikke fordi vi mener revisjon er en dårlig ting, men fordi vi mener at små virksomheter med begrensede midler selv må få kunne velge hvorvidt dette er riktig for dem eller ei. Kjøpere av revisjonstjenester må ganske enkelt vurdere hvilken nytteverdi revisors tjenester har. Like før årsskiftet kom nyheten om at Finansdepartementet går for fjerning. Vi er selvfølgelig veldig tilfredse med at de har kommet til denne konklusjonen etter press fra berørte aktører, men ønsker samtidig å påpeke at dette i bunn og grunn handler om valgfrihet, ikke at man nødvendigvis skal velge bort revisjon. På kort sikt er det viktig at de ulike instansene, det vil si bedriftene, regnskapsfører, revisor m.fl. får tid til å områ seg, slik at samspillet blir best mulig. Vår rolle blir således å bistå dere som våre kunder med rådgivning, slik at endringen i revisjonsplikten skaper positive ringvirkninger. Det er jo nettopp dette som er myndighetenes intensjon. Johan-Thomas Hegdahl administrerende direktør Økonor Norge 2 KVARTALSRAPPORTEN 1/11 LØNN - Det er en del punkter man må passe på når lønn skal beregnes. Endring i lønnsnivå, forskudd eller timelønnsutbetaling krever manuell utregning. Har noen fått endret skattekort, så send med det nye. For øvrig er det viktig å huske at for ansatte som helt eller delvis mottar timelønn, skal dato og antall timer for utført arbeid, samt sum timer for den aktuelle perioden, være dokumentert, forteller Risbakken. HA OVERSIKT OVER BILAGENE DINE Bilag er grunnlaget og dokumentasjonen for regnskapsføringen. Det er viktig at man oppbevarer alle bilag slik at alle transaksjoner blir bokført og dokumentert. Det er både tidkrevende og vanskelig for regnskapsfører å skulle bidra til å fremskaffe manglende bilag i ettertid. Manglende bilag er erfaringsmessig det som i størst grad unødvendig fordyrer regnskapsførselen. Ha derfor en perm for bilag og sett dem inn i permen fortløpende, sier den erfarne regnskapsføreren. Regnskapsfører trenger også alle avtaler som påvirker bokføringen og regnskapsavleggelsen, slik som låneavtaler, leieavtaler, forsikringsavtaler, arbeidsavtaler og så videre. UTGIFTSBILAG ER VERDIPAPIR! Fradrag for kostnader og merverdiavgift må dokumenteres. Risbakken er klar på det punktet: - Kjøpsdokumentasjon er et verdipapir! En faktura på kr 12.500,- kan gi rett til fradrag på kr 2.500,- i merverdiavgift og kr 2.800,- i skatt. Til sammen vil denne fakturaen være verdt over kr 5.000,-, og må behandles deretter. IKKE BLAND BEDRIFTENS ØKONOMI OG PRIVAT ØKONOMI Generelt er det viktig å ikke blande bedriftens økonomi og privat økonomi. Opprett derfor egen bankkonto for bedriften, og betal alle utgifter med midler fra denne. Ikke bruk din private konto! Ta ut penger til privat bruk i større beløp, en til to ganger i måneden. Husk også at uttak og salg til eiere skal dokumenteres med egne bilag. Er virksomheten organisert som aksjeselskap skal penger tas ut som lønn, ut fra en skriftlig arbeidsavtale. Be om hjelp til å sikre formalitetene rundt dette, sier Risbakken. DOKUMENTASJON AV TIDSFORBRUK Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor prisen er basert på tidsforbruk, må dokumentere utførte timer for hver eier og ansatt. Dette skal spesifiseres pr dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder/oppdrag. Ved prosjekter hvor oppdragets verdi er over kr 300.000,- skal det føres prosjekt-
regnskap. Dette kan regnskapsfører bistå deg med, men er avhengig av at du gir en oversikt over hvilke prosjekter du arbeider med til en hver tid, og merker bilag med hvilke prosjekt de tilhører. Husk også at lønnsgrunnlag må prosjektfordeles, understreker han. FAKTURERING OG PURRINGER Leverer du varer eller tjenester på kreditt er det viktig å skrive faktura så raskt som mulig etter levering. Dårlige rutiner rundt fakturering har ført til at enkelte glemmer å fakturere leveranser. Salgsdokument bør utstedes senest en måned etter levering, men helst samme dag som leveringen skjer. Dermed mottar du betaling fra din kunde før, og reduserer muligheten for at fordringen går tapt. Dette er derfor effektivt for å oppnå god likviditet. Purringer bør du kjøre minimum ukentlig. For øvrig er både fakturering og purringer en tjeneste som vi kan levere for deg. Sørg i så tilfelle for at regnskapsføreren får gode faktura-grunnlag, som klart spesifiserer både kunde, hva som skal faktureres og priser, sier han. KONTROLL OVER VARELAGER Varetellingslister skal, ifølge Risbakken, utarbeides hvert år. Beholdningen av varer må telles opp og grupperes. Varetellingslisten skal inneholde varens art, kvantum (med angivelse av måleenhet)og verdi for hver enkelt vare. For virksomheter hvor varelageret utgjør en betydelig del av balansen, eller hvor varelageret svinger mye gjennom året, bør lageret telles minimum halvårlig. VIKTIG MED TIDSPUNKT FOR ULIKE OPPGAVER Moms skal betales annen hver måned. Regnskapsfører ønsker å få tilsendt bilagene så raskt som mulig, slik at vi får nødvendig tid til bokføring og avstemminger. Det er svært vanskelig å utarbeide omsetningsoppgaven for alle kundene samtidig den siste uka før fristen, sier han. - Orden og gode rutiner gjør det lettere å holde kontroll på regnskapet, sier Vidar Risbakken, daglig leder for Økonor Trysil. HVORFOR BRUKE REGNSKAPSBYRÅ? Økonor ligger langt fremme teknologisk, og vi tilbyr selvfølgelig også elektronisk dokumentutveksling (skanning av bilag), elektronisk rapportering etc. Det er viktig at du snakker med regnskapsføreren din, slik at vi sammen finner ut av hvilke rutiner og metoder som passer best for nettopp deg. - Vi sørger for å ha klare avtaler på hva som skal skje, og når det skjer. Det hjelper deg å få gode rutiner, og oss å gjøre best mulig jobb. Gode rutiner gir god oversikt, hvilket i sin tur bidrar til god likviditet, avslutter Risbakken. VELKOMMEN VALGFRIHET! Endelig en nyhet som mange har ventet på: revisjonsplikten for mindre aksjeselskaper faller bort, og skal etter planen være gyldig fra regnskapsåret 2011. Men hva innebærer dette for deg som bedriftseier? HVEM GJELDER DETTE FOR? Tidligere måtte alle aksjeselskaper ha revisor til å gjennomgå regnskapet ved årsoppgjøret. Nå kan alle aksjeselskaper med inntekt under 5 millioner og en balanseverdi under 20 millioner og ikke er mer enn 10 årsverk velge bort den årlige revisjonen. HVA INNEBÆRER DETTE I PRAKSIS? Torbjørn Johansen, daglig leder Økonor Alta og leder for Økonors Kvalitetssikringsutvalg kan fortelle at 3 KVARTALSRAPPORTEN 1/11 det i en del tilfeller kan være en fordel å fortsette med den årlige revisjonen: Mange bedrifter må forholde seg til en kompleksitet i forhold til selve driften og til eiersammensetningen. Da lønner det seg absolutt å ha en revisor til å ta seg av den biten. Det er lett å trå feil når innrapportering skjer, og da er det gunstig å ha en revisors kompetanse til å veilede, sier han. STYRETS AVGJØRELSE Den enkelte bedrift må ta stilling HVA ER REVISJON? En revisor gjennomgår en bedrifts årsregnskap og kontrollerer at alle transaksjoner er foretatt i henhold til norske lover og forskrifter. til om hvorvidt de føler behov for å fortsette med revisor. Det er opp til styret i det enkelte foretaket å diskutere og bli enige om hva som er
den beste veien å gå for akkurat deres foretak. En bedrift som benytter seg av et autorisert regnskapsbyrå til å føre regnskap, har i utgangspunktet ikke behov for revisor. Men det kan selvsagt være unntak; dersom det foreligger spesielle eierforhold, eller långiver krever revisor, er det absolutt å anbefale. Aksjeloven sier i dag at endringer i kapital skal attesteres av revisor, og den delen vil fortsatt vedvare, forteller Johansen. POSITIV UTVIKLING Jeg mener det er en udelt positiv utvikling at det skal være frivillighet i dette med revisjon. Det viser at myndighetene har tiltro til bedriftseiere, og til autoriserte regnskapsbyråer som Økonor. Erfaringene fra andre - Det er en positiv utvikling at aksjeselskaper selv kan avgjøre hvorvidt de ønsker å benytte revisor, sier Torbjørn Johansen, daglig leder for Økonor Alta. land, som for eksempel Danmark, viser at mange velger å fortsette med revisor men da har de i alle fall tatt et bevisst valg om å gjøre dette. Slik regelverket har vært hittil har det i mange tilfeller vært en unødig kostnad, sier han. HVEM VIL VELGE REVISOR? Johansen tror at bortfall av revisjonsplikten vil føre til større pågang hos de autoriserte regnskapsbyråene. Vi har allerede fått en del spørsmål fra eksisterende og potensielle kunder rundt dette med revisjonsplikt. Det er en del bedrifter som har bestemt seg for å gå bort fra revisor. De som fører regnskap selv bør nok fortsette å benytte revisor da har de faglært kompetanse til å sjekke at alt er på stell. Det er imidlertid et stort potensial for større regnskapsbyråer i fremtiden, da større firma yter mer tillit i markedet, sier han. PERSONALFORSIKRING HVA KREVES AV ARBEIDSGIVER? Lov om yrkesskadeforsikring stadfester at alle arbeidsgivere må tegne yrkesskadeforsikring for sine ansatte. Ikke alltid like populært, men det er en grunn til at det er påkrevd. Vi har snakket med Helene Bråss i Marsh AS som forteller om fordeler og ulemper med de ulike ordningene. Helene Bråss, hvilke personalforsikringer er lovpålagt? Alle arbeidsgivere er pliktig å ha yrkesskadeforsikring for sine ansatte. Dette skal dekke den ansatte økonomisk i fall denne blir utsatt for en ulykke, opplever tap eller blir påført skade i forbindelse med arbeidsforholdet. 4 KVARTALSRAPPORTEN 1/11 Hva er nødvendig å tenke på når man skal skaffe forsikring til de ansatte? Det er viktig å sørge for at de ansatte er dekket på en helhetlig måte. Den lovpålagte yrkesskadeforsikringen dekker for eksempel ikke belastningsskader, eller de vanligste sykdommene som stress, hjerteinfarkt og andre sykdommer som ofte ses i sammenheng med arbeidslivet. Vi anbefaler derfor at det sørges for dekning ved uførhet og død uansett årsak. Det kan være aktuelt å kjøpe engangserstatninger eller utvide pensjonsordningen. På denne måten slipper de ansatte å kjøpe disse forsikringene privat da de vil være dekket gjennom arbeidsgiver. Man kan i tillegg få forsikring for tjenestereise utvidet slik at arbeidstakeren får en fullgod reiseforsikring gjennom jobben som dekker fritiden, som også inkluderer familie. Hva koster det med en slik ordning? Det avhenger selvsagt av hvilken FAKTA Marsh Norge er et internasjonalt firma som tilbyr forsikringsmegling og risikorådgivning. Les mer på www.marsh.com ordning man velger, størrelsen på bedriften og hva slags arbeidsplass vi snakker om, men det vanlige er mellom fem og ti tusen per ansatt i året for engangserstatninger. Det blir i sum rimeligere for arbeidsgiver å kjøpe en pakkeløsning, der alle behov er ivaretatt under ett tak og gir kvantumsrabatt. Det er dokumentert at de som tegner helseforsikring og benytter dette kommer fortere til-
Folketrygden gir ingen utbetaling ved dødsfall dersom den etterlatte ikke var gift med den forulykkede. bake i arbeid, da det dekker nødvendig behandling hos fysioterapeut og kiropraktor som normalt ikke dekkes av yrkesskadeforsikring. Gode personaldekninger kan gi arbeidsgiver en fordel i forhold til søkere av nye stillinger og bidra til å beholde sine ansatte. Krever det mye oppfølging fra arbeidsgivers side? Nei, det vil jeg ikke si. En arbeidstaker må meldes inn ved ansettelse, og når arbeidsforholdet opphører må den ansatte meldes ut. Man bør også se over det en gang i året for å sjekke at alt er på stell, men ellers er det ikke mye å huske på i det daglige. Er disse kostnadene fradragsberettiget? Ja, men den ansatte vil bli fordelsbeskattet for avtaler utover de lovbestemte avtalene. Hvordan går man frem dersom noe oppstår? Dersom en skade eller sykdom oppstår i en arbeidssituasjon skal - Har du gode personalforsikringer er du mer attraktiv for potensielle arbeidssøkere, sier Helene Bråss i Marsh AS. man melde kravet til forsikringsgiver med beskrivelse av omstendighetene for skaden. Tid, sted og det som har forårsaket situasjonen skal angis, og lege kontaktes. Ved yrkesskader skal NAV og arbeidstilsynet underrettes. Hva kan den ansatte forvente for sine pårørende dersom noe alvorlig skjer? Folketrygden gir ingen utbetaling ved dødsfall dersom den etterlatte ikke var gift med den forulykkede. Med den riktige forsikringen kan den gjenlevende ektefellen for eksempel motta en utbetaling på 15G, noe som tilsvarer kr 1.134.615. Ved sykdom/uførhet vil en personalforsikring kunne gi 22G, eller kr 1.664.102,som en engangserstatning i tillegg til pensjon fra folketrygden. For mer informasjon om yrkesskadeforsikring kan du gå inn på www.arbeidstilsynet.no. TILBAKEMELDINGER Som kunde av Økonor utgjør dere en svært viktig gruppe for oss. Vi i Økonor Norge er derfor interesserte i å vite hva dere synes om nyhetsbrevets innhold og utseende, samt at vi gjerne tar imot tips om aktuelle saker. Send en epost til redaktør trine.waldahl@okonor.no med dine synspunkter. UTGIVER: Økonor Norge AS. 8300 Svolvær Telefon: 76 06 66 90 Telefaks: 76 06 66 91 Epost: norge@okonor.no REDAKTØR: Trine Waldahl PRODUKSJON: Arctic Public Relations AS 5 KVARTALSRAPPORTEN 1/11