BÆR U M K O M M U N E RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 30.10.2018 18/25334 18/221238 Saksbehandler: Nina Bønsnes Røed Saksansvarlig: Harald Hjelde Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Formannskapet 06.11.2018 192/18 Hovedutvalg for barn og unge 13.11.2018 105/18 Hovedutvalg for bistand og omsorg 14.11.2018 089/18 Hovedutvalg for miljø, idrett og kultur 15.11.2018 099/18 Formannskapet 20.11.2018 203/18 Handlingsplan for realisering av digitaliseringsstrategien 2019-2022 Hovedutvalg for miljø, idrett og kultur-15.11.2018-099/18 3. Handlingsplanen rulleres å rlig og legges neste gang frem i tilknytning til H P 2020-2023. Hovedutvalg for bistand og omsorg-14.11.2018-089/18 3. Handlingsplanen rulleres å rlig og legges neste gang frem i tilknytning til H P 2020-2023. Hovedutvalg for barn og unge-13.11.2018-105/18 3. Handlingsplanen rulleres å rlig og legges neste gang frem i tilknytning til H P 2020-2023.
Formannskapet-06.11.2018-192/18 Vedtak: Rådmannens forslag til vedtak: SAKEN I KORTE TREKK Digitalt førstevalg er en av satsingene i Handlingsprogrammet for 2019-2022. Gjennom digitalisering skal det legges til rette for økt verdiskapning og innovasjon i hele kommunen. Handlingsplanen for digitaliseringsstrategi 2019-2022 skal bidra til at innbyggere, bedrifter, lag/foreninger og ansatte får et reelt digitalt førstevalg. Rådmannen anbefaler at Formannskapet behandler saken først og at den deretter sendes til orientering i hovedutvalgene. Tidligere behandling Kommunestyret 29.03.2017 (Sak033/17): 1. Digitaliseringsstrategi for Bærum kommune vedtas. 2. Bærum kommune skal bidra aktivt til arbeidet med etablering av nasjonalt rammeverk og fellesløsninger for kommunesektoren innen digitalisering og IT. Dette legges også til grunn for eget utviklingsarbeid. 3. Rådmannen bes legge frem en handlingsplan for Digitalisering og IT 2018 til 2020 med mål og konkretiseringer i tilknytning til HP 2018-2021. Formannskapet 28.11.2017 (Sak 225/17) digitaliseringsstrategien «Ett Bærum Digitalt førstevalg» 3. Handlingsplanen rulleres årlig og legges neste gang frem i tilknytning til HP 2019-2022, herunder med nærmere vurdering av økonomien knyttet til de ulike digitaliseringsinitiativene. Formål og bakgrunn Handlingsplanen bygger på digitaliseringsstrategien «Ett Bærum, digitalt førstevalg», som ble vedtatt av Kommunestyret 29. mars 2017 og er en videreføring av Handlingsplanen for 2018-2021. Formålet med planen er å synliggjøre hvordan digitaliseringsmålene i strategien skal nås.
Redegjørelse Med vedtak av digitaliseringsstrategien har kommunen satt høye ambisjoner for hvordan teknologi skal utnyttes som aktivt virkemiddel i innovasjon og utvikling av fremtidens kommune, og hvordan Bærum ønsker å være en medspiller og bidragsyter også nasjonalt. Handlingsplanen er utviklet for å svare ut hvilke konkrete initiativ det arbeids med for å realisere målene i strategien, men reflekterer samtidig den kartleggingen som er gjort av innspill for digitale løsninger sett fra sektorenes side helt uavhengig av hovedmålene i strategien. Behovene varierer fra enkle apper til store fagsystemer. I handlingsplanen er likeartede behov samordnet i tiltak som er sektorovergripende, i overensstemmelse med de vedtatte strategiske målene. Innspill som er spesifikke for hver sektor er listet opp for hver sektor. Utviklingen rundt oss går stadig hurtigere. Nye teknologier som maskinlæring (ofte omtalt som kunstig intelligens), automatisering, sensorer og stordata inngår i tilbud næringslivet kan gi i dag og i morgen, med konsekvenser det er vanskelig å forutse. Dette vil kunne medføre nye tiltak som ikke står i dagens plan. Endringer i tilbud og behov kan også medføre at tiltak utgår. Det vil derfor være behov for å revidere handlingsplanen slik at den fortløpende reflekterer behov og nye muligheter. Mange forventer at digitalisering skal hjelpe oss til å levere bedre tjenester på en mer effektiv og klimaklok måte. For å ta ut effektene av investeringer i nye digitale løsninger, er det helt vesentlig at arbeidet starter med å stille spørsmål ved hvordan oppgaver kan løses best mulig i fremtiden, og hva som er de grunnleggende behovene som skal løses ved hjelp av ny teknologi. Ved innføring av nye digitale løsninger, er det imidlertid helt avgjørende at organisasjon, arbeidsmetode og prosesser tilpasses de nye digitale verktøyene. Det betyr også behov for å øke kompetansen på digitale løsninger. Ansvaret for denne delen av prosessen er en linjeoppgave som må gjennomføres parallelt med gjennomføring av prosjektene. Dette dokumentet har hovedfokus på de prosjektrelaterte oppgavene. Handlingsplanen reflekterer også en viss grad av oppdemmede behov for IT-støtte som ikke alle kan sies å være digital transformasjon. Noen tiltak er for eksempel akutte behov for erstatning av ITsystemer som har gått ut på dato og derfor helt nødvendige tiltak. For å lykkes med digitaliseringen, er det avgjørende at alle som befinner seg i Bærum har tilgang til de digitale tjenester som tilbys. Dette gjelder enten de er innbyggere, tjenestemottakere, elever, ansatte, ledere eller leverandører. Sensorer som vi i økende grad omgir oss med, for eksempel sensorer i parkeringsplasser, søppelkasser eller hjemme hos en bruker, er også avhengige av datanettverk. Det innebærer behov for en styrking av nettverksdekningen over alt der mennesker ferdes. Handlingsplanen er ambisiøs og reflekterer at digitalisering er et prioritert område i Bærum kommune. Selv om organisasjonen som helhet står bak tiltakene, er det riktig å påpeke at det ligger en stor grad av usikkerhet i tilknytning til gjennomføringen. Her er noen av risikofaktorene: Manglende kapasitet og kompetanse i sektorene inkl. DigIT. Det handler om å ha riktig kompetanse og sette av tid til å gjennomføre gode konseptutredninger og få på plass digitale løsninger som er effektive for innbygger og virksomheten. I neste omgang handler det om å ha kompetanse til å ta i bruk de nye løsningene. Utilstrekkelig lederkraft til å gjennomføre nødvendige innovasjon og transformasjon i oppgaveutførelse, organisering og endringer i arbeidsprosesser. Digital transformasjon krever
betydelig endringsledelse. Avvike fra prioriteringen i planen uten at det er gjort en helhetsvurdering. Mange har interesser i planens aktiviteter og ønsker å få gjennomført sine tiltak. Noen tiltak er imidlertid grunnleggende og må på plass før andre tiltak kan gjennomføres. Andre tiltak er prioritert for å ivareta kommunens øvrige hovedsatsinger. Det er derfor avgjørende med en stram styring av digitaliseringsprosjektene. Flere nye løsninger stiller større krav til avledede tiltak knyttet til for eksempel oppetid og lagringskapasitet, samtidig øker faste driftsutgifter til leverandørene med nye løsninger og flere brukere. Det stiller nye krav til drift av løsningene. Forsinkelser utenfor vår organisasjon. Det kan være nasjonale fellesløsninger, samarbeidsprosjekter med andre kommuner/offentlige etater som tar lenger tid, leverandører som ikke kan levere ihht behovet. Alle disse forholdene krever høy oppmerksomhet og risikoreduserende tiltak må kontinuerlig vurderes. Økonomi Investeringsoversikten for HP 2019-2022 er endret slik at den samsvarer med tiltakene i handlingsplanen. Oversikten viser at det samlede behovet er tilnærmet konstant i kommende fireårsperiode. I oversikten er det lagt inn kjente bevilgninger pr tiltak. For 2019 er prosjektene i stor grad konkretisert. Prosjekter som allerede er i gang ferdigstilles og nye prosjektidéer bearbeides og gjennomføres evt forkastes. Perioden 2020-2022 er konkretisert på noen områder, men på andre områder er det foreløpig litt rundt formulert. Dette skyldes dels at det er tidlig i planleggingen, og derfor foreløpig ikke god nok oversikt over det reelle behovet og hvordan det bør løses. Det skyldes også at utviklingen på disse områdene går veldig raskt og at det derfor er behov for en kontinuerlig vurdering av hvilke tiltak det er smart å iverksette. Derfor er behovene i stor grad definert for perioden 2020-2022, økonomien er imidlertid usikker fordi det ennå ikke er klart hvilken løsning som velges, spesielt med tanke på nasjonale initiativ. Digitaliseringsrådet bevilger fortløpende midler til gjennomføring av prosjekter når det er klarlagt hvilke løsning som velges. Bærum kommune deltar i flere sentrale nasjonale initiativ (pr. oktober 2018): Styringsgruppen for nasjonalt program for velferdsteknologi Kommunalsjef Morten Svarverud Programstyret i En innbygger en journal (EIEJ) Direktør DigIT Harald Hjelde Styringsgruppen for Digibarnevern Sektoransvarlig IT BAUN Kristian Bergem Styringsgruppen for Digisos Kommunalsjef Grete Syrdal Deltaker i fagutvalget i direktoratet for e-helse (NUFA) Spesialrådgiver Anne-Kristin Smilden eplansak nasjonalstandard/kravspesifikasjon for reguleringsplaner Overingeniør Roar Askeland Reguleringsplaner i 3D og digitale planbestemmelser i regi av Kommunal- og moderniseringsdepartementet Overingeniør Ina Skåra KS arkitekturforum Virksomhetsarkitek DigIT Tristan Rolstad Prosess/medvirkning internt og eksternt I arbeidet med handlingsplan er det avholdt møter med alle kommunalsjef/direktørområdene.
Vedlegg: 181012_Handlingsplan_2019_2022 4196795 Behandlingen i møtet 15.11.2018 Hovedutvalg for miljø, idrett og kultur Votering: Hovedutvalg for miljø, idrett og kultur-15.11.2018-099/18: Behandlingen i møtet 14.11.2018 Hovedutvalg for bistand og omsorg Hovedutvalg for bistand og omsorg-14.11.2018-089/18: Behandlingen i møtet 13.11.2018 Hovedutvalg for barn og unge Votering: Hovedutvalg for barn og unge-13.11.2018-105/18: Behandlingen i møtet 06.11.2018 Formannskapet
Votering: Formannskapet-06.11.2018-192/18: Vedtak: