Prosjektplan A4.3 Samordning matrikkel Programleder: Elisabeth Enger Prosjektleder: Håkon Løvli Godkjent dato: Nye Drammen kommune- Prosektplan basert på Difis mal 1
ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som krever godkjenning fra prosjekteier, skal prosjektlederen oppdatere endringsloggen. Her skal det angis hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort endringen, og hvem som har godkjent at endringen blir foretatt.] Versjon Dato Endring Produsent Godkjent 1 05/03/18 Håkon Løvli DISTRIBUSJONSLOGG [For å sikre at alle relevante interessenter har mottatt siste versjon av styringsdokumentet, må distribusjonsloggen oppdateres i tråd med versjonshåndteringen.] Versjon distribuert Dato Navn 1 05/03/18 Ulla Nordgarden Nye Drammen kommune- Prosektplan basert på Difis mal 2
Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet... 4 2. Prosjektets mål og mandat... 4 2.1. Mandat... 4 3. Interessenter... Feil! Bokmerke er ikke definert. 3.1. Interessentoversikt... Feil! Bokmerke er ikke definert. 3.2. Kommunikasjonsstrategi... Feil! Bokmerke er ikke definert. 4. Rammebetingelser... 5 4.1. Føringer og prinsipielle spørsmål... Feil! Bokmerke er ikke definert. 4.2. Prosjektets avgrensninger... Feil! Bokmerke er ikke definert. 5. Strategi for gjennomføring... 5 5.1. Prosjektets leveranser... 5 6. Prosjektets avhengigheter og forutsetninger... 6 7. Organisering... 6 8. Fremdriftsplan... 7 9. ROS - analyse... 7 10. Rapportering... 7 Nye Drammen kommune- Prosektplan basert på Difis mal 3
1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Prosjektets bakgrunn, formål og begrunnelse er beskrevet i den politiske plattformen. Prosjektets styringsdokument (dette dokumentet) beskriver en overordnet plan for prosjektets gjennomføring, herunder mål, hovedprodukter, interessenter, rammebetingelser, organisering, gjennomføringsstrategi, samt overordnet prosjektplan. Matrikkelen er ett av landets tre basisregistre, sammen med Enhetsregisteret og Det sentrale folkeregisteret. I tillegg utgjør matrikkelen en av de sju nasjonale felleskomponentene i regjeringens digitaliseringsprogram. De andre felleskomponentene er enhetsregisteret, det sentrale folkeregisteret, kontakt og reservasjonsregisteret, digital postkasse, Altinn og ID-porten. Matrikkelen er landets offisielle register for eiendommer, adresser, bygninger og boliger. Matrikkelloven pålegger alle offentlige virksomheter å benytte matrikkelen i behandling av saker om matrikkelenheter, bygninger, boliger eller offisiell adresse. Kommunesammenslåing vil bety betydelige endringer i registeret. For hele landet samlet inneholder registeret informasjon fire millioner bygninger, tre millioner eiendommer og rundt 2,3 millioner adresser. Folkeregisteret, nødetatene, Posten og mange andre aktører henter informasjon fra matrikkelen. Matrikkelen inneholder videre de offisielle kretstypene grunnkrets, valgkrets (stemmekrets), postnummerområde, kirkesokn og tettsted. 01.01.2020 skal matrikkelinformasjonen i Nye Drammen være tilgjengelig for alle innbyggere og samfunnsaktører. Kommunen er lokal matrikkelmyndighet, og har ansvar for å utføre endringer i matrikkelen som er avgjørende for kommunesammenslåingen. Kartverket forvalter matrikkelen, og har koordineringsansvar for å slå sammen kommuner og regioner. 2. PROSJEKTETS MÅL OG MANDAT Prosjektets mål er beskrevet i den politiske plattformen og det overordnede styringsdokumentet. 2.1. Mandat Delprosjektet har følgende mandat: Prosjektgruppa for delprosjekt A 4.3 skal utarbeide strategi for prosessen som skal resultere i et faglig godt og omforent forslag til adressering, kretsinndeling og matrikkelsystem for den nye kommunen. Prosjektet skal utarbeides gjennom en medvirkningsprosess der fagmiljøer, folkevalgte, tjenestemottakere og innbyggere er delaktig, og være forankret i grunnlagsdokument og overordnede føringer. Endring og samordning av adressenavn (veinavn), herunder kriteriene som skal ligge til grunn for skifte av veinavn, er gjenstand for politisk behandling. Dette organiseres som eget delprosjekt A 4.4 Adressenavn. Nye Drammen kommune- Prosektplan basert på Difis mal 4
3. KOMMUNIKASJON MED BERØRTE AKTØRER Berørte aktører Innbyggere Øvrige matrikkelbrukere Kommunene før sammenslåing Kartverket Mål med kommunikasjonen Informere om nye gårdsnumre og retting av grunnbok/matrikkel Informere om nye gårdsnumre og retting av grunnbok/matrikkel Informere om retting av feil/avvik grunnbok og matrikkel Samarbeid om gjennomføring av prosjektet Budskap Kommunikasj onsform Altinn og/eller kunngjøring Altinn og/eller kunngjøring Intra-/internett/ Politisk møte Direkte kontakt med prosjektledere Når? / Ved milepæl? Ansvarlig Håkon Løvli Håkon Løvli Håkon Løvli Håkon Løvli 4. RAMMEBETINGELSER Matrikkelen er regulert av matrikkelloven som trådte i kraft 1.1.2010 og erstattet den tidligere delingsloven. Matrikkelloven skal sikre tilgang til viktige eiendomsopplysninger ved at det blir ført et ensartet og pålitelig register (matrikkelen) over alle faste eiendommer i landet, og at grenser og eiendoms forhold blir klarlagt. 5. STRATEGI FOR GJENNOMFØRING Prosjektgruppen utarbeider en detaljert framdriftsplan for milepæler i prosjektet. Milepælene tar utgangspunkt i Kartverkets sjekkliste for kommunesammenslåing. Framdriftsplanen er vedlagt denne prosjektplanen. 5.1. Prosjektets leveranser Rette avvik mellom grunnbok og matrikkel Beslutte valgkretsnumre- og navn Nye skolekretsnummer Grunnkretsinndeling Oppdatering matrikkelen med kretsendringer Nye gårdsnummer Nye Drammen kommune- Prosektplan basert på Difis mal 5
6. PROSJEKTETS AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER Oppsummer kort prosjektets viktigste interne og eksterne avhengigheter (for eksempel til andre ITsystemer, prosesser, prosjekter, strategier, felleskomponenter etc). Hvis prosjektet for eksempel er en del av et program er dette en avhengighet. Sett inn eventuell figur eller tegning som viser avhengighetene. Angi også viktige forutsetninger som er lagt til grunn for prosjektets planlegging. Dette kan være spesielle forhold eller veivalg som prosjektet oppfatter som en del av sine eksisterende omgivelser som prosjektet må forholde seg til. Kort beskrivelse av avhengighet Kartverket Tinglysingen Kartverket Matrikkel Programvareleverandører D-ikt Valg av skolekretser og valgkretser Håndtering av avhengighet Koordinering med A1 Organisering 7. ORGANISERING Rolle Programleder Prosjektleder Navn Elisabeth Enger Håkon Løvli (DRMK) Politiker representant Politiker representant Prosjektgruppe Representant fra prosjektrådmannen Interne aktører Erling Rud (NEK), Trondar Lien (SK), Torunn Fredriksen (DRMK) Ulla Nordgarden Geodataavdelingene i DRMK og NEK Nye Drammen kommune- Prosektplan basert på Difis mal 6
8. FREMDRIFTSPLAN A 4 IKT, ARKIV, MATRIKKEL 2017 2018 2019 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 A 4.3 Samordning matrikkel Detaljert fremdriftsplan utarbeides i separat mal og oppdateres fortløpende. Se vedlegg 9. ROS ANALYSE 10. RAPPORTERING Prosjektet rapporterer til en av følgende: Prosjektorganisasjonen (månedlig på felles rapporteringsmal samt mal for ROS-analyse) Intern plan for oppfølging: Nye Drammen kommune- Prosektplan basert på Difis mal 7
PROSJEKT A4.3 MATRIKKEL Mottatte rapporter/avvikslister/filer fra Kartverket Antall avvik pr kommune Arbeid påbegynt (dato) Antall avvik rettet Status Planlagt (rød/gul/ ferdigstilt Utføres av grønn) MATRIKKELAVVIK/-FEIL Rapport 6 Avvik grunnbok-matrikkel DK-Nedre Eiker-Svelvik DK 88 NEK 10 SK 4 Rapport 7 Gap i kommunegrense DK DK 2 NEK 4 SK 4 Rapport 10 Forretninger med status "Sendt til tinglysing" DK-Nedre Eiker-Svelvik DK 585 NEK 242 SK 24 Rapport 11 Festegrunner på utgått eller omnummerert grunneiendom DK 0 SK 5 Rapport 12 Seksjoner på utgått festegrunn-grunneiendom DK 0 SK 0 Rapport 13 Matrikkelenheter med gårdsnummer 10000 DK 0 SK 0 Rapport 14 Vegadresse må være knyttet til matrikkelenhet DK 0 NEK 5 SK 0 Rapport 15 Utgått matrikkelenhet med jordskifte krevd DK 0 SK 1 Rapport 16 Utgått matrikkelenhet med grunnerverv DK 0 SK 0 Rapport 17 Tillegg Ikke tinglyste eiendommer DK 23 NEK 54 SK 24 ADRESSENAVN/-KODER Rapport 2 Like adressenavn DK-Nedre Eiker - Svelvik EGET PROSJEKT A4.4 Rapport 3 Like adressekoder DK-Nedre Eiker-Svelvik 414 adressekoder er like på 2 eller 3 veier Tas samtidig med tildeling av nye adressenavn?? KRETSGRENSER Rapport 5 Kretser DK-Nedre Eiker-Svelvik Skolekretser: Ingen like navn, men like kretsnummer i alle kommuner Valgkretser: Ingen like navn, men like kretsnummer i alle kommuner Grunnkretser: Ingen like navn, men like kretsnummer i alle kommuner Omnummering Omnummering Omnummering Kommentarer Nye Drammen kommune- Prosektplan basert på Difis mal 8