Brukerundersøkelse blant brukere av Meldingssystemet for smittsomme sykdommer (MSIS) 2011

Brukerundersøkelse blant brukere av Meldingssystemet for smittsomme sykdommer (MSIS) 2011 Hilde Kløvstad Hans Blystad Tone Bruun 10.01.2012 Divisjon for smittevern Nasjonalt folkehelseinstitutt 1

Bakgrunn Meldingssystem for smittsomme sykdommer (MSIS) ble etablert som et landsomfattende overvåkingssystem i 1975. Grunnprinsippet i MSIS har siden starten vært uforandret, dvs. at leger melder enkeltvis tilfeller av viktige smittsomme sykdommer hos personer i Norge til Folkehelseinstituttet og til kommunelegen i pasientens bostedskommune. I tillegg melder laboratorier tilfellene direkte til Folkehelseinstituttet. Fra 2003 har MSIS vært ett av de sentrale helseregistre med hjemmel i helseregisterloven. Siden begynnelsen av 2000-tallet har MSIS gjennomgått en datateknisk modernisering ved at det bl.a. i 2004 ble det tatt i bruk en ny MSIS-database og anonyme data derfra ble allment tilgjengelig gjennom internett (www.msis.no). I dag foregår meldingsgangen hovedsakelig gjennom papirmeldinger. Laboratoriene skriver i prøvesvaret til rekvirerende lege en påminnelse om at sykdommen er meldingspliktig og skal legge ved meldingsskjemaet. Dette systemet ble innført på midten av 1990-tallet og har vært en bidragende faktor til at vi har hatt en høy meldingsdekning fra norske leger. Meldingsdekningen fra landets leger har tradisjonelt vært høy, men har falt noe de senere årene. Det pågår også en prosess for å erstatte papirmeldinger med elektroniske meldinger. I første omgang gjelder dette primært meldinger fra laboratorier.. Formålet med MSIS er å bidra til overvåkingen av smittsomme sykdommer hos mennesker i Norge gjennom fortløpende og systematisk innsamling, analyse, tolkning og rapportering av opplysninger om forekomst av smittsomme sykdommer. Legen som melder en smittsom sykdom til MSIS skal i henhold til MSIS- og tuberkuloseregisterforskriften informere den meldingen angår, om hvem som skal få meldingene og hva de skal brukes til. Formålet med undersøkelsen Hensikten med denne brukerundersøkelsen var å kartlegge: (1) hvor fornøyd helsepersonell er med å melde tilfeller av smittsomme sykdommer, og (2) hvor fornøyd helsepersonell er med utrapportering av data fra MSIS, og (3) i hvilken grad data fra MSIS brukes i kommunene og av andre. Informasjonen fra brukerundersøkelse vil bli benyttet i arbeidet med å forbedre MSIS. Metode Studiedesign og populasjon Vi gjennomførte en brukerundersøkelse blant brukere av MSIS i landets kommuner, sykehus, statlige institusjoner, universiteter/høgskoler og leserne av nyhetsbrevet Nytt om smittevern. Rekruttering og datainnsamling Vi benyttet et webbasert spørreskjema ved hjelp av questback et verktøy for internettbaserte spørreundersøkelser. 2

En e-postinvitasjon med lenke til det webbaserte spørreskjemaet ble sendt til kommuneoverlegen i hver kommune (430) via kommunenes postmottak. I invitasjonen ble kommunelegen bedt om å videresende e-postinvitasjonen til kommunens fastleger. Det ble også sendt en e-post til alle medlemmer av infeksjonsmedisinsk forening. En lenke til det webbaserte spørreskjemaet ble også distribuert via Folkehelseinstituttets hjemmesider www.fhi.no/smittsommesykdommer samt gjennom det elektroniske nyhetsbrevet «Nytt om smittevern». Spørreskjemaet inneholdt spørsmål om synspunkter på MSIS, relevans og brukervennlighet og meldingsgang, meldefrekvens og meldemåte samt presentasjon og bruk av MSIS-statistikk. Statistikk og analyse Spørsmålene varierte mellom et- og flervalgsspørsmål samt rangeringsspørsmål hvor deltakerne måtte velge et svaralternativ på en skala fra 1-6 eller alternativet usikker. I tillegg inneholdt spørreskjema åpne spørsmål hvor det var mulighet for å gi utfyllende kommentarer. Resultatene presenteres i form av andeler og gjennomsnittsscore med standardavvik. Analysene ble utført i Microsoft Excel 2010 og SPSS (PASW statistics 17). En oppsummering av kommentarene blir presentert for de åpne spørsmålene. Etikk Deltakelse i spørreundersøkelsen var frivillig. Avsenders e-post adresse er skjult og Folkehelseinstituttet har ikke adgang til denne. Alle svar er derfor anonyme. Invitasjonen til deltakelse i undersøkelsen ble sendt 04.10.2011. Det var mulig å avgi svar inntil 03.11.2011. Det ble ikke sendt noen påminnelser. Resultater Bakgrunnsinformasjon om respondentene Totalt 250 respondenter besvarte spørreskjemaet. Smittevernleger utgjorde den største gruppen med 28 % av utvalget, de fleste av disse var både kommuneoverlege og smittevernlege i kommunen eller bydelen. Dernest fulgte fastleger (24 %) og sykehusleger (15 %). Respondenter som oppga andre hovedarbeidsoppgaver utgjorde 15 %, hvorav nær halvparten oppga å være leger som hadde flere funksjoner (tabell 1). 3

Tabell 1. Utvalget fordelt på hovedarbeidsoppgave (n=250) n Andel Smittevernlege 70 28,0 % Fastlege 59 23,6 % Sykehuslege (kliniker) 37 14,8 % Helsesøster 15 6,0 % Kommuneoverlege, men ikke smittevernlege 10 4,0 % Medisinsk laboratorium personell 7 2,8 % Annet helsepersonell i sykehus/spesialisthelsetjenesten 4 1,6 % Annen helsepersonell i kommunen 3 1,2 % Arbeider i statlige institusjon 3 1,2 % Forsker /universitetsansatt 3 1,2 % Arbeider i Mattilsynet 1 0,4 % Annet, spesifiser her 38 15,2 % Alle fylker var representert i utvalget. Flest respondenter arbeidet i Oslo, Hordaland, Møre og Romsdal og Akershus. Lavest representasjon kom fra Finnmark, Aust-Agder og Nord-Trøndelag (tabell 2). I forhold til folketallet i fylkene var Møre og Romsdal spesielt godt representert. Tabell 2. Utvalget fordelt på fylke til arbeidssted (n=248) n Andel Østfold 6 2,4 % Akershus 20 8,1 % Oslo 27 10,9 % Hedmark 11 4,4 % Oppland 11 4,4 % Buskerud 16 6,5 % Vestfold 8 3,2 % Telemark 10 4,0 % Aust-Agder 5 2,0 % Vest-Agder 9 3,6 % Rogaland 18 7,3 % Hordaland 25 10,1 % Sogn og Fjordane 9 3,6 % Møre og Romsdal 24 9,7 % Sør-Trøndelag 12 4,8 % Nord-Trøndelag 5 2,0 % Nordland 16 6,5 % Troms 12 4,8 % Finnmark 4 1,6 % 4

Melding til MSIS De aller fleste i utvalget (90%, 224/250) hadde noen gang meldt tilfeller av smittsom sykdom til MSIS eller trodde at det i deres arbeidssituasjon kunne bli aktuelt å gjøre det. Blant disse oppga 6.3 % at de meldte ukentlig eller oftere, 33.5 % at de meldte månedlig og 44.3 % at de meldte årlig. Det var 15.8 % som oppga at de meldte sjeldnere enn årlig eller aldri (figur 1). Figur 1. Utvalget fordelt etter hvor ofte de melder tilfeller av smittsom sykdom til MSIS (n=221) Respondentene fikk spørsmålet «Angi hvor stor andel av de meldingspliktige infeksjoner (A og B) som du skulle ha meldt til MSIS som du faktisk melder». De fleste (72 %) svarte at de meldte fra 75-100 % av alle tilfeller med meldingspliktig sykdom, mens 10 % oppga at de meldte fra 50-75 % av tilfellene de skulle ha meldt (fig 2). Figur 2. Utvalget fordelt etter hvor stor andel av tilfellene med meldingspliktig sykdom som faktisk meldes til MSIS. 5

Synspunkter på MSIS og brukervennlighet Respondentene ble bedt om å rangere en rekke utsagn om MSIS på en skala fra 1-6, der 6 betyr at utsagnet stemmer svært godt, mens 1 betyr at utsagnet stemmer svært dårlig. Dersom respondenten var i tvil om svaret, eller hvis utsagnet ikke var relevant for arbeidet, kunne det krysses for vet ikke. Tabell 3. Oppsummering av respondentenes rangering av utsagn om MSIS Jeg synes det er viktig å ha et system for melding av smittsomme sykdommer n Gjennomsnittscore Standardavvik 224 5,54 1,22 Jeg melder til MSIS fordi det er en lovpålagt oppgave 224 5,21 1,39 Det er lett å finne ut hvilke sykdommer som skal meldes Det er lett å finne meldingskriteriene for de ulike sykdommene 224 4,57 1,43 224 4,32 1,53 Det er lett å få tak i meldingsskjema som skal brukes 221 4,77 1,51 Det er enkelt å fylle ut nominativ meldingsskjema (gruppe A) Det er enkelt å fylle ut Meldingsskjema for tuberkulose Det er enkelt å fylle ut Meldingsskjema for seksuelt overførbare sykdommer (gruppe B) Jeg synes opplysninger som det spørres om på meldingsskjema er relevante Jeg informerer pasienten når jeg melder et tilfelle til MSIS Jeg synes det er greit at jeg ikke får noen økonomisk kompensasjon for å melde et tilfelle Jeg venter med å sende MSIS-melding til jeg får purring fra Folkehelseinstituttet 223 4,91 1,44 222 5,58 1,66 24 5,41 1,54 222 4,79 1,33 224 3,59 2,13 222 4,31 2,05 223 2,72 2,17 Nær 80 % av utvalget rangerte til 6 utsagnet om at det er viktig å ha et meldingssystem for smittsomme sykdommer (gjennomsnitt 5.54) (fig 3, tab3). Når det gjaldt utsagnet om det er lett å finne ut hvilke sykdommer som skal meldes valgte 55 % av utvalget alternativene 5 eller 6 på skalaen (gjennomsnitt 4.57) (fig 4, tab 3). Gjennomsnittet var marginalt lavere for utsagnet «det er lett å finne meldingskriterier for de ulike sykdommene». På utsagnet om det er lett å få tak i meldingsskjema som skal brukes valgte 58 % alternativene 5 eller 6 på skalaen (fig 5). Respondentene scoret høyere på at det var lett å fylle ut meldingsskjema for tuberkulose (gjennomsnitt 5.58) og seksuelt overførbare infeksjoner (gruppe B) (gjennomsnitt 5.41) enn å fylle ut Nominativt meldingsskjema (gruppe A) (gjennomsnitt 4.91) Samtidig var andelen som svarte vet ikke/ikke relevant hhv 47 % og 34 % for tuberkulose og gruppe B skjema. 60 % av respondentene svarte 5 eller 6 på at opplysningene som det spørres om på meldingsskjema er relevante (gjennomsnitt 4.79) (fig 6). Over halvparten av utvalget syntes ikke det stemte godt (gjennomsnitt 6

score 3.59) at de informerer pasienten når de melder et tilfelle til MSIS (fig 7). Lavest gjennomsnitt score fikk utsagnet «jeg venter med å sende MSIS melding til jeg får purring fra Folkehelseinstituttet Figur 3. Jeg synes det er viktig å ha et system for melding av smittsomme sykdommer (n=224). Figur 4. Det er lett å finne ut hvilke sykdommer som skal meldes (n=224) Figur 5. Det er lett å få tak i meldingsskjema som skal brukes (n=221) 7

Figur 6. Jeg synes opplysninger som det spørres om på meldingsskjema er relevante (n=222) Figur 7 Jeg informerer pasienten når jeg melder et tilfelle til MSIS (n=224) 8

Melding til MSIS Respondentene som sender eller tror de vil sende meldinger til MSIS ble spurt hvordan de i dag gjør dette (tab 4) Tabell 4. Vanligste måte for leger å melde tilfeller til MSIS i dag Jeg får tilsendt MSIS-skjema fra laboratoriet sammen med prøvesvar og sender skjemaet per post Jeg henter skjema gjennom internett (www.fhi.no) og sender per post (gjelder bare for gruppe A sykdommer) n Prosentandel 161 71,9 % 59 26,3 % Jeg fyller ut skjema i elektronisk pasientjournal (EPJ) og sender per post 42 18,8 % Jeg har et lager av MSIS-skjema som jeg bruker når jeg trenger det og sender per post 41 18,3 % Jeg fyller ut skjema via lenke sendt på det elektroniske prøvesvaret fra laboratoriet og sender dette per post 5 2,2 % Jeg må kontakte mitt lokale laboratorium hver gang jeg trenger et MSISskjema og sender skjemaet per post 1 0,4 % Annet, spesifiser 8 3,6 % Spørsmålet er ikke relevant for meg 25 11,2 % De fleste (72 %) oppga at de fikk tilsendt MSIS skjemaet fra laboratoriet sammen med prøvesvar og sender skjemaet per post. 26.3 % oppga at de henter skjema for gruppa A sykdommer gjennom internett og sender dette per post. Mens 18 % svarte at de fyller ut skjemaet i elektronisk pasient journal EPJ og sender det per post, eller har et lager liggende som brukes ved behov. Synspunkter på mulig nye løsninger for meldingsgangen for MSIS Folkehelseinstituttet arbeider med å fornye meldingsgangen for MSIS. Respondentene ble presentert for noen mulige løsninger som skulle rangeres på en skala fra 1-6 hvor 1 betyr en svært dårlig løsning og 6 betyr en svært god løsning. Dersom respondenten var i tvil om svaret, eller hvis utsagnet ikke er relevant for arbeidet, kunne det krysses for vet ikke. Den langt mest populære løsningen blant respondentene var alternativet som innebar å fylle ut skjema i elektronisk pasientjournal (EPJ) og sende melding elektronisk via helsenett (gjennomsnitt 5.45) (tab 5, fig 9). Etterfulgt av alternativet å fylle ut skjemaet i EPJ og sende utskrift per post (gjennomsnitt 4.0). Minst populært var løsningen som innebar selv å laste ned meldingskjema fra web, fylle ut for hånd og sende per post (gjennomsnitt 2.66) (tab 5, fig 10). 9

Tabell 5. Oppsumering av respondentenes rangering av mulige fremtidige løsninger for meldingsgang i msis Fylle ut skjema i elektronisk pasientjournal (EPJ) og sende utskrift per post Fylle ut skjema i EPJ og sende melding elektronisk via helsenett Fylle ut et skjema gjennom en webløsning med sikker innlogging (ingen sending påkrevd) Fylle ut papirskjema som er sendt fra laboratoriet for hånd og sende per post Ha et lager av meldingsskjema på kontoret som jeg kan bruke ved behov Selv laste ned meldingsskjema fra web (www.fhi.no), fylle ut for hånd og sende per post n Gjennomsnittscore Standard -avvik 216 4,00 1,76 220 5,45 1,48 218 3,80 2,04 217 3,34 1,84 214 2,69 1,95 214 2,66 1,82 Figur 8. Fylle ut skjema i EPJ og sende melding elektronisk via helsenett (n= 216 ) Figur 9. Selv laste ned meldingsskjema fra web (www.fhi.no), fylle ut for hånd og sende per post (n= 214) 10

I kommentarfeltet benyttet flere av respondentene anledningen til å fremheve betydningen av en elektronisk løsning for meldingsgangen til MSIS. Samt en mest mulig automatisert løsning slik at meldingsskjemaet automatisk dukket opp ved en meldingspliktig sykdom. Flere forhold ble trukket fram som ekstra nyttige ved å ha en elektronisk meldingsmulighet gjennom EPJ som at det er enkelt å begynne å fylle ut og supplere før godkjenning hvis ikke alle data er klare umiddelbart. Det er også en fordel at de andre legene kan se at et skjema er fylt ut. Bruk av MSIS statistikk Respondentene ble spurt om hvor ofte de innhenter statistikk fra MSIS, hva de bruker denne statistikken til og hvor fornøyd de er med å innhente statistikk fra MSISdatabasen via internett. Kommuneoverlegene /smittevernlegene ble også spurt om hvordan de lokalt benytter MSIS-data, hvordan de oppbevarer tilsendte meldingsskjemaer og om de har opprettet egne lokale registre over meldinger. Hele 45 % av utvalget innhenter statistikk fra MSIS månedlig eller oftere og 74 % av utvalget oppgir å innhente MSIS-statistikk årlig eller oftere. Blant respondentene var det 8 % som oppga at de aldri innhentet MSIS-statistikk (fig 10). Fig 10. Respondentene fordelt etter hvor ofte de innhenter statistikk fra MSIS (n=249) Den største andelen av utvalget (67 %) benyttet MSIS statistikk på internett (www.msis.no) til å innhente MSIS-statistikk ved behov. Over halvparten (53 %) fikk tak i MSIS-statistikk gjennom Folkehelseinstituttets nettsider (www.fhi.no) og en tredjedel (33 %) av utvalget hentet MSIS-statistkk fra nyhetsbrevet «Nytt om smittevern». Nær en tredjedel fikk MSIS-statistikk gjennom årlige oversikter som publiseres av Folkehelseinstituttet og 25 % oppga å ha oversikt i sin egen kommune gjennom kopi av MSIS meldingsskjema (tab 6). Andre kilder til MSIS-statistikk som ble nevnt var kurs/seminarer/smitteverndagene, informasjon fra smittevernlegen/kommunlegen samt gjennom bladet Helserådet. 11

Tabell 6. Utvalget fordelt etter hvor de henter MSIS statistikk n Andel Gjennom Folkehelseinstituttets nettsider (www.fhi.no) 165 66,5 % Gjennom MSIS-statistikk på internett (www.msis.no) 130 52,4 % Gjennom nyhetsbrevet Nytt om smittevern 81 32,7 % Gjennom årlige oversikter som publiseres av Folkehelseinstituttet Jeg har oversikt i kommunen min gjennom den kopi jeg får av MSIS meldingsskjema 75 30,2 % 63 25,4 % Gjennom tidskriftsartikler 21 8,5 % Jeg kontakter kommuneoverlegen / smittevernlegen i min kommune 9 3,6 % Ringer til Folkehelseinstituttet 8 3,2 % Sender en forespørsel per e-post til Folkehelseinstituttet 5 2,0 % Annet, spesifiser her 12 4,8 % Spørsmålet er ikke relevant for meg 12 4,8 % Respondentene fikk spørsmålet «er du fornøyd med hvordan MSIS statistikk presenteres på www.msis.no?» 60 % svarte ja og 6 % svarte nei. De øvrige svarte «vet ikke» (tab 7). Tabell 7. Utvalget fordelt etter hvor fornøyde de er med hvordan MSIS statistikk presenteres på www.msis.no n Andel Ja 150 60.2 % Nei 16 6.4 % Vet ikke 83 33.3 % Total 249 100 % På spørsmålet «Hva bruker du MSIS-statistikk til?» oppga 72 % at de ønsket å ha oversikt over den epidemiologiske situasjonen. Nær en tredjedel av respondentene bruker MSIS-data til lokale rapporter og oversikter samt til å følge med på mistanke om lokale utbrudd. Bruk av MSIS-statistikk til å besvare hendelser fra publikum og media ble oppgitt fra hhv 27 % og 24 % av utvalget (tab 8). Blant respondentene som svarte andre årsaker enn de listet i tabellen (17 %) oppga de aller fleste at de benyttet MSIS-data i undervisningssammenheng. 12

Tabell 8. Utvalget fordelt etter hva de bruker MSIS statistikk til (n=247) n Andel Ønsker å ha oversikt over den epidemiologiske situasjonen 180 72,9 % Til lokale rapporter og oversikter for eksempel i kommunen 78 31,6 % Mistanke om lokalt utbrudd 73 29,6 % Besvare henvendelser fra publikum 66 26,7 % Besvare henvendelse fra media 60 24,3% For å utarbeide /oppdatere smittevernplaner 57 23,1 % Annet, spesifiser her 41 16,6 % Grunnlag for å skrive artikkel eller drive forskning 33 13,4 % Studentoppgave og lignende 8 3,2 % Spørsmålet er ikke relevant for meg 31 12,6 % Blant kommuneoverlegene/smittevernlegene var det 9 % som oppga at de har laget en egen database eller oversikt over tilfellene av meldingspliktige infeksjonssykdommer i sin egen kommune. Langt flere oppga (42 %) at de bruker MSIS-data til regelmessig å informere ander leger i sin kommune om den epidemiologiske situasjonen. 75 % av utvalget svarte at de bruker MSIS data til å informere mattilsynet om forekomst og utbrudd av matbårne infeksjoner. Tilsvarende andel oppbevarer papirkopier av meldingskjemaene i manuelt arkiv. Tabell 9. Kommunelegene om bruk av MSIS-data Jeg har laget en egen database / oversikt over tilfeller i min kommune (n=76) Jeg informerer regelmessig andre leger i min kommune om den epidemiologiske situasjonen (n=77) Jeg informerer mattilsynet om forekomst og utbrudd av matbårne infeksjoner (n=78) Jeg oppbevarer papirkopier av MSISmeldingsskjemaer i manuelt arkiv / mapper (n=80) Ja Nei Vet ikke n % n % n % 7 9.2 % 66 86.8 % 3 3.9 % 32 41.6 % 39 50.6 % 6 7.8 % 58 74.4 % 10 12.8 % 10 12.8 % 60 75.0 % 18 22.5 % 2 2.5 % 13

Konklusjon og kommentarer Den nøyaktige deltakelsesresponsen for denne undersøkelsen er ukjent ettersom vi ikke kjenner til hvor mange som har mottatt invitasjonen til undersøkelsen gjennom de ulike kanalene, blant annet videresendelse fra kommuneoverlegene og lenke på www.fhi.no. Deltakerresponsen er imidlertid lav basert utelukkende på utsendelser fra Folkehelseinstituttet. Resultatene kan derfor ikke leses uten å ta høyde for mulig seleksjonsskjevhet i utvalget. Blant de som svarte var de fleste smittevernleger og fastleger. Det var forholdsvis få klinikere på sykehus som besvarte undersøkelsen. Undersøkelsen viste at det i dette utvalget er bred oppslutning om at MSIS er viktig og at det er lite problemer med å få tak i meldingsskjemaer eller fylle ut disse. Nærmere 3 av 4 får fortsatt tilsendt meldingsskjema for utfylling fra laboratoriene sammen med prøvesvaret og sender utfylt skjema per post. Det ser altså ut til at få laboratorier har sluttet med å sende skjema til rekvirenten, m.a.o de aller fleste laboratoriene følger MSIS- og tuberkuloseregisterforskriften på dette punktet. De aller fleste synes det er greit at man ikke får noen økonomisk kompensasjon for å sende meldinger til MSIS. Det er få av respondentene som informerer pasientene når de melder et tilfelle til MSIS. Dette skal de iflg. MSIS- og tuberkuloseregisterforskriften gjøre. Det er en utbredt oppfatning blant respondentene at man i framtiden ønsker seg en datateknisk løsning hvor man kan fylle ut MSIS-meldingsskjema i elektronisk pasientjournal (EPJ) og sende meldingen elektronisk via helsenett. Det er verdt å merke seg at ca 40 % av respondentene meldte tilfeller til MSIS hver måned eller oftere. Respondentene bruker ofte data fra MSIS. Disse dataene finner de primært på Folkehelseinstituttets nettsider og på www.msis.no. Det er svært få som er misfornøyd med hvordan data presenteres på www.msis.no. De aller fleste bruker dataene for å ha en oversikt over den epidemiologiske situasjonen i kommunen /bydelen, men det er mange som også bruker data i forbindelse med lokale rapporter og i kontakt med publikum og media. Av de kommuneoverlegene som svarte på undersøkelsen oppbevarte de aller fleste papirkopier av MSIS-meldinger i et manuelt arkiv på kontoret, og svært få hadde laget et eget elektronisk register for lokale tilfeller. 3 av 4 kommuneoverleger opplyste at de informerte mattilsynet om forekomst og utbrudd av matbårne infeksjoner. 14