Styremøte 03-2018/2019 - Protokoll Lørdag 25. august 2018 kl. 1600 på Scandic Havna Hotell, Tjøme Til stede: Per-Eivind Johansen, Trude Tansø, Madeleine Nilsen, Cecilie Lund og Julie Larsen Fra adm.: Lisbeth Danielsen Meldt forfall: Bjørn Walle og Gisle Johnson. Saker Sak 25/18-19: Godkjenne protokoll fra styremøte 02-2018/2019 20.6.2018 Sak 26/18-19: Sak 27/18-19: Sak 28/18-19: Sak 29/18-19: Sak 30/18-19: Regionaliseringsprosessen status Regionalisering - vedtak Høring - Spillemiddelsøknaden Høring: Endring av utstyrsordningen Revisjon av NIFs regelverk Idrettstinget 2019 - innspill Sak 31/18-19: Idrettstinget 2019 Sak 32/18-19: Regnskapsrapport per 30.6.2018 Sak 33/18-19: Mentorprogram for kvinnelige ledere Sak 34/18-19: Møte- og aktivitetsplan høsten 2018 og våren 2019 Sak 35/18-19: Sak 36/18-19: Orienteringssaker Eventuelt NORGES IDRETTSFORBUND OG OLYMPISKE OG PARALYMPISKE KOMITÉ Vestfold idrettskrets Postadresse: Postboks 1225 3205 Sandefjord Besøksadresse: Idrettens Hus Stadionveien 5 3214 Sandefjord Tlf.: +47 33 01 42 20 E-post: vestfold@idrettsforbundet.no www.idrettsforbundet.no/vestfold Org.nr.: 971 542 519
Sak 25/18-19: Godkjenne protokoll fra styremøte 02-2018/2019 20.6.2018 Protokollen var lagt ut i styrerommet til gjennomsyn. Protokollen ble skrevet under på styremøtet av de tilstedeværende. Protokoll fra styremøte 02-2018/2019-20.6.2018 godkjennes enstemmig og uten kommentarer. Sak 26/18-19: Regionaliseringsprosessen - status Prosessen med å ansette organisasjonssjef/prosjektleder har trukket ut i tid, men fikk sin avslutning onsdag 15. august. Sondre Fjelldalen er tilbudt stillingen og han har takket ja til jobben. Per-Eivind orienterte om prosessen. Han orienterte også om dialog med fylkeskommunen og andre. Fellesnemdas vedtak 21.-22. aug. Informasjon om valg av prosjektleder for regionaliseringsprosessen og organisasjonssjef for Vestfold og Telemark idrettskrets fra 2020 tas til etterretning. Informasjon forøvrig tas til orientering. Sak 27/18-19: Regionaliseringsprosessen vedtak I forrige interimsstyremøte ble det identifisert noen ting vi trenger å gjøre vedtak om. Det innebærer at hver av idrettskretsene må gjøre de samme vedtakene i sitt styre, før vedtaket gjøres i interimsstyret. I tillegg er det gjennomgått hvilke saker som ble behandlet og vedtatt i regionaliseringsprosessen i Trøndelag idrettskrets. Navn på ny idrettskrets Det er vanlig at idrettskretsen har samme navn som fylkeskommunen den tilhører. Den nye fylkeskommunen skal hete Vestfold og Telemark fylkeskommune. Vestfold idrettskrets foreslår at navn på ny idrettskrets blir Vestfold og Telemark idrettskrets. Side 2 av 11
Logo for ny idrettskrets Norges idrettsforbund har en logomal, som kretsene i stor grad har fulgt. Både Vestfold og Telemark har tatt i bruk den gjeldende logomalen. Det er naturlig og forventet av idrettskretsen følger logomalen og bare får på nytt navn i denne. Vestfold idrettskrets foreslår at logo for Vestfold og Telemark idrettskrets følger samme logomal som benyttes av kretsene i dag. Organisasjonsnummer for ny idrettskrets Når vi slår oss sammen har vi tre valg i forbindelse med organisasjonsnummer 1. Opprette et nytt organisasjonsnummer 2. Beholde Telemark idrettskrets sitt organisasjonsnummer 3. Beholde Vestfold idrettskrets sitt organisasjonsnummer. Trøndelag valgte å beholde organisasjonsnummeret til Sør-Trøndelag idrettskrets. Hva de andre idrettskretsene har gjort eller kommer til å gjøre, er ikke kjent. Vestfold idrettskrets organisasjonsnummer er knyttet til eierskap av Idrettens Hus i Sandefjord. Det vil forenkle prosessen hvis vi beholder dette organisasjonsnummeret. Vestfold idrettskrets foreslår at Vestfold idrettskrets sitt organisasjonsnummer beholdes inn i den nye idrettskretsen, alternativt at det opprettes et nytt. Prosess Virksomhets-/handlings-/strategiplan for ny idrettskrets Begge idrettskretsene har på siste ordinære idrettskretsting i april 2018 vedtatt Handlingsplan (Telemark) og Strategiplan (Vestfold) for perioden 2018-2020. På Idrettstinget i 2019 vil det bli vedtatt nytt «Idrettspolitisk dokument» som vil være styrende for hva som skal være fokusområder og dermed førende for vårt arbeid regionalt. Vestfold idrettskrets foreslår at arbeidet med å jobbe fram en virksomhetsplan for Vestfold og Telemark idrettskrets settes i gang så snart det nye styret er valgt i november 2019. Arbeidet baseres på de vedtak som gjøres på Idrettstinget 2019. Planen vedtas på ordinært idrettskretsting i 2020. Prosess Visjon for ny idrettskrets Når vi skal bli en ny idrettskrets er det naturlig å jobbe med hvilken visjon som skal være vår visjon. Visjonen til Norges idrettsforbund er per dags dato «Idrettsglede for alle». Telemark idrettskrets sin visjon er: «TELEIDRETTEN Idrettsglede for alle». Vestfold idrettskrets sin visjon er: «Idrettsglede for alle» Vestfold idrettskrets foreslår at arbeidet med visjon, virksomhetside og verdier blir en del av prosessen for virksomhetsplanen. Side 3 av 11
Prosess Lov for ny idrettskrets Vi er bundet av lovnorm for idrettskrets. Likevel er det noen elementer i loven som fastsettes særskilt i hver idrettskrets. Noen klare elementer er størrelsen på idrettskretsstyret og representasjon på idrettskretstinget. Etter hvert Idrettsting er det alltid forslag til nye lovnormer. De har for vane å komme i løpet av oktober/november samme år som Idrettstinget har vært. Det kan bli litt for seint for vår tidsplan. Vestfold idrettskrets foreslår at arbeidet med lov for ny idrettskrets igangsettes. To personer; én fra hver krets, sammen med en administrativ ressurs fremmer forslag til interimsstyret som deretter forankres i styrene til hver av kretsene. Sak 28/18-19: Høring: Søknad om spillemidler for 2019 Hver høst sender Norges idrettsforbund (NIF) på vegne av norsk idrett en «Søknad om spillemidler». Denne søknaden er nå på høring og høringsfristen er lørdag 25. august. Søknaden er årets viktigste søknad. Høringsforslaget var lagt ut i styrerommet. Overordnet Spillemiddelsøknaden er betydelig forkortet, noe om er nyttig og riktig. Det gjør søknaden enklere å lese for å få tak i hva som er prioriterte områder og tydelig hva vi skal gjøre, hvorfor vi skal det og hvordan vi tenker å gjøre det. På den måten er søknaden en forbedring fra tidligere søknader. At utfyllende informasjon er som vedlegg til søknaden istedenfor at den er i selve søknaden, tenker vi gjør søknaden bedre, men at korte nødvendige beskrivelser fremdeles må tas med i søknadsskrivet. Side 3 og sidene 8-17 De seks prioriterte områdene som er listet opp på side 3, og som beskrives inkludert tiltak på sidene 8-17 er gode og viktige områder, som vi støtter. Når det skal prioriteres, er det viktig å ikke ha for mange områder som skal prioriteres. Likevel er det ett område til, som vi mener fortsatt må være på den prioriterte listen: - Ungdom aktivitetstilbud uten konkurransekrav og ledelsesskolering Vi mener at det fortsatt er viktig å ha fokus på ungdom som ressurs i norsk idrett. Ungdom er nøkkelen til fornying, utvikling og økt bredde i aktivitets- og organisasjonstilbudet. Gjennom målrettet arbeid i noen år er det en positiv bevegelse når det gjelder økt andel av unge ledere, og økt andel unge kvinner i styrene, samt at flere idrettslag tenker alternativt i aktivitetstilbudet sitt; for eksempel tilbyr aktivitet uten krav om konkurransedeltakelse, slik at ungdom ønsker å fortsette innenfor idretten. Å lage en varig endring i prioriteringer i idrettslag i særdeleshet, men også de øvrige organisasjonsleddene når det gjelder å satse på ungdommer, gi de kompetanse og slippe de til i leder- og trenerroller krever at dette har høyt fokus over lengre varighet enn vi har rukket til nå. Både NIF, SF, SK og IK må sammen gjøre idrettslagene i stand til å finne gode verktøy slik at ungdom både får et aktivitetstilbud de ønsker seg, men også en mulighet til å selv være med og påvirke hvilket aktivitetstilbud idrettslaget skal ha, og hvordan norsk idrett skal utvikle seg. Det er gjort mye bra arbeid i forhold til ungdom, men det er fortsatt en god bit vei å gå fremdeles. Derfor er det nødvendig at dette fortsatt er et fokusområde. Side 4 av 11
Til punkt 2.1, side 9. Økonomi som barriere er kanskje det aller viktigste vi som organisasjon prioriterer å jobbe med å forbedre. Derfor mener vi det er riktig å ha med ytterligere et tiltak: - NIF i samarbeid med idrettskretser og særforbund skal påvirke kommuner og fylkeskommuner til å leie ut anlegg gratis til klubber og lag. Til punkt 2.3, sidene 10-13 Forenkling av organisasjonen og digitalisering vil etter vår mening gi så store gevinster, at det er viktig å formidle dette på en slik måte at vi synliggjør at dette gjøres med idrettslaget i fokus, og for å frigjøre både tid og penger til mer aktivitetsrettet arbeid. Det vi gjør skal være til det beste for idrettslaget og skal gi en gevinst gjennom en enklere og mer oversiktlig organisasjon, som er i stand til å støtte idrettslagene, forbedrede verktøy som gjør det lettere å - gjennomføre søknader om opptak eller tilskudd - forholde seg til og gjøre lovpålagte oppgaver og rapporteringer - få raskere behandlinger av søknader - følge opp idrettslagene og deres kompetanse- og utviklingsarbeid Vi støtter et høyt og tydelig fokus på dette området i søknaden. Vi tror likevel at det er viktig å ikke være så detaljert på de ulike verktøyene og løsningene, heller få fram hva digitaliseringen skal gi oss, inkludert idrettslagene og medlemmene, uten at det blir for utydelig hva som kreves. Side 11, nest siste avsnitt Her kan teksten leses slik at vi ønsker å stenge for kommersielle tilbydere i norsk idrett, når vi bare ønsker å sikre eierskap til medlems- og organisasjonsdataene våre, samt gi idrettslag og medlemmer et mer oversiktlig og nyttig verktøy for å bedre arbeidshverdagen for de frivillige. Dagens regjering er tilhenger av fri konkurranse, og det kan være uheldig å skrive teksten på en slik måte at den kan forstås dithen at vi er motstander av det. Side 12, punkt 2.3.2, Tiltak 2019 I første kulepunkt, tenker vi at det er nødvendig med et tillegg i setningen som sier hvorfor det er viktig med felles brukerdesign. Vi tenker at de frivillige som må forholde seg til mange ulike systemer på grunn av deltakelse i flere idretter, vil få en enklere hverdag med felles brukerdesign, fordi det sparer mye tid, og forenkler opplæringen når det kommer nye tillitsvalgte. Punkt 2.3.3, side 12 og 13. Dette punktet er viktig for idrettslagenes arbeidsmetoder, -verktøy og arbeidshverdag. Verktøyene som beskrives sikrer at dokumenter blir tilgjengelige for de til enhver tids tillitsvalgte i idrettslaget, og gjennom et slikt system vil det være enklere for nye tillitsvalgte å videreføre arbeidet for idrettslaget, når det er et varig system som idrettskretsene vil kunne tilby kurs i. Dette mener vi det er viktig å formidle i teksten på en tydeligere måte uten at det blir for detaljert på hva løsningene heter og hvem som er leverandøren. Tiltakene til dette punktet tenker vi må skrives om med samme begrunnelse. Punkt 2.4 støttes uten forslag til endringer. Side 5 av 11
Punkt 2.5, side 16 Anlegg er en viktig rammebetingelse og vi støtter fullt ut at anlegg skal vær et fokusområde. Vi er også positive til at anleggskompetanse styrkes. I tillegg mener vi at det er nødvendig at det står noe om at anlegg skal være miljøvennlige. Da tenker vi konkret på: - Anlegget må være lett tilgjengelig via kollektivtransport - Det må brukes miljøvennlige materialer, og da inkludert kunstgressbanene - Bruke energieffektive løsninger på oppvarming, kjøling, belysning osv. Vi mener at det også med dette er nødvendig med enda et tiltak: - Styrke fokus på miljøvennlige anlegg, herunder materialbruk, energieffektivitet, erstatning for gummigranulater i kunstgressbaner og lett tilgjengelighet via kollektivtransport. Punkt 2.6 støttes uten forslag til endringer Punkt 3.1.2, side 18, fjerde avsnitt Idrettskretsene er en vesentlig støtte for idrettslagene og idrettsrådene gjennom sitt kompetanse- og klubbveilederarbeid og vår støtte og rådgiving overfor idrettslagenes og idrettsrådenes tillitsvalgte. Dette mener vi er viktig å ta med i dette avsnittet, fordi dette synliggjør at vi jobber med å styrke idrettslagene og idrettsrådene slik at de gjøres i stand til å styre idrettslagene bedre. Departementet og regjeringen har stort fokus på at pengene skal brukes nærmest aktiviteten, og når idrettskretsenes oppgave er å gjøre de tillitsvalgte kompetente slik at de kan sørge for et godt styrt idrettslag med godt aktivitetstilbud, er det nyttig at dette kommer fram. Vestfold idrettskrets sender vårt høringssvar i tråd med innstilling og de justeringer som kom fram i styrets behandling av saken. Sak 29/18-19: Høring: Endring av utstyrsordningen NIF ønsker å endre administrasjonen av utstyrsordningen. Hensikten med forslaget er å redusere ressursbruken. Forslaget var lagt ut i styrerommet. Vestfold idrettskrets støtter den foreslåtte endringen av administrasjonen av ordningen for «Spillemidler idrettsutstyr». Side 6 av 11
Sak 30/18-19: Revisjon av NIFs regelverk Idrettstinget 2019 - innspill Vi har mottatt e-post med følgende informasjon: Til særforbund og idrettskretser Revisjon av NIFs regelverk Idrettstinget 2019 - innspill NIF har igangsatt arbeidet med en gjennomgang av NIFs regelverk for å vurdere en eventuell revisjon av NIFs regelverk på Idrettstinget 2019. Som et ledd i revisjonsarbeidet er det bl.a. allerede avholdt innspillmøter med særforbund og idrettskretsene. NIF ønsker å sikre at regelverket er fornuftig, forståelig og fungerer etter sin hensikt, og er derfor avhengig av tilbakemeldinger fra medlemsorganisasjonen på anvendelsen av regelverket og eventuelle behov for endringer. Vi ber derfor om innspill fra særforbund og idrettskretsene i det videre lovrevisjonsarbeidet. Dette kan enten være helt overordnede synspunkter, eller konkrete forslag til endringer av enkeltbestemmelser eller forslag til helt nye bestemmelser. Formålet med denne første innspillsrunden er først og fremst å få tilbakemeldinger fra organisasjonen som gjør at lovrevisjonsarbeidet kan fokuseres i den retning organisasjonen ønsker. Innspill bes sendt innen 7. september til juridisk avdeling i NIF på e-post juss@idrettsforbundet.no På et senere tidspunkt vil det bli utarbeidet forslag til konkrete lovendringer, som vil bli sendt ut på høring i organisasjonen. Det vil også bli avholdt høringsmøter. Det vil komme nærmere informasjon om dette i løpet av høsten. Spørsmål om lovrevisjonen kan rettes til NIFs juridiske avdeling. Mvh NIF Informasjon Har du opplevd i din kontakt med idrettslag, idrettsråd, eller i eget idrettslag at noen regler er rare, tungvinte, ikke hensiktsmessige, uklare, for rigide, eller mangelfulle? Kom da med forslag til punkter du mener må korrigeres, justeres, tas bort, legges til etc. Du finner NIFs regelverk her: https://www.idrettsforbundet.no/tema/juss/ Vestfold idrettskrets spiller at det tas med i loven, et krav om at alle organisasjonsledd skal være et rent idrettslag/særforbund osv. I tillegg spiller vi inn et forslag til endring i loven/lovnormene slik at det i de ulike organisasjonsleddenes styrer skal være minst ett styremedlem som er 26 år eller yngre på valgtidspunktet. Side 7 av 11
Sak 31/18-19: Idrettstinget 2019 Idrettstinget 2019 avholdes på Lillehammer 24-26 mai. I den forbindelse skal det velges nytt styre og utvalg/komiteer og det skal vedtas nytt idrettspolitisk dokument (IPD). Modernisering kommer også til å bli en sak som skal opp på Idrettstinget. Har vi noen kandidater vi ønsker å fremme forslag om til Idrettsstyret eller andre verv i NIF? Leder for Telemark idrettskrets har sagt at Telemark er klar til å støtte en eventuell kandidat fremmet av Vestfold idrettskrets. Dialogen i møtet tas til orientering og jobbes videre med. Sak 32/18-19: Regnskapsrapport per 30.6.2018 Halvårsregnskapet er avstemt, og viser et overskudd på kr. 1 191 775,- Resultatrapport, balanserapport, avdelingsrapport og prosjektrapport ble framlagt for styret. I møtet ble prosjektrapporten med kommentarer på avvik gjennomgått. Regnskapsrapport per 30.6.2018 tas til orientering Sak 33/18-19: Mentorprogram for kvinnelige ledere Norges idrettsforbund inviterer til at vi sender inn søknad om å få deltakere på Mentorprogram for kvinnelige ledere. Programmet er for de som er kvinnelige ledere, og de som ønsker å få leder/- styreposisjoner i norsk idrett. Søknadsfrist er 10. september. Samlingene er 24.10.2018, 23.1.2019 og 13.6.2019. 15 kvinner får plass i programmet. Idrettskretsens kostnader for en deltaker vil være reisekostnader, evt. overnatting og kurslitteratur. Mentorer De søker også om mentorer. Her vil de ha både kvinnelige og mannlige mentorer. De har samme søknadsfrist? Innbydelsen var vedlagt. Vestfold idrettskrets støtter hvis en i styret ønsker å delta på mentorprogrammet for kvinner. Melding til administrasjonen gis innen fristen for å søke. Side 8 av 11
Sak 34/18-19: Møte- og aktivitetsplan høsten 2018 og våren 2019 Vi har flere ting som skjer i høst, som det er nyttig å være oppmerksom på og eventuelt sette av tid til å delta på. - 27. august 2018 Informasjonsmøte ny stall Vestfold Toppidrett Kl. 18-20, Idrettens Hus 29. august 2018 Anleggsseminar NIF Kl. 14-17, Ullevål stadion - 6.-7. september 2018 Organisasjonssjefmøte Trondheim - 7.-8. september 2018 Kretsledermøte Hell - 13. september 2018 Interimsstyremøte Kl. 1730-21, OCC - 18. september 2018 Dialogmøte særidrettene kl. 18-21, Sandefjord - 24.-25. september 2018 Høstsamling Vestfold Toppidrett Scandic Park Sandefjord - 26. september 2018 Idrettskretsstyremøte Kl. 18-21, Idrettens Hus, Sandefjord - 1. oktober 2018 Høringsfrist for Regional plan for folkehelse, Regional plan for bærekraftig arealpolitikk og for Strategisk kultur og idrettsplan - 9. oktober 2018 Verdiseminar (antidoping, kosthold, seksuell trakassering) kl.18-21, Scandic Park Sandefjord - 31. oktober 2018 Idrettskretsstyremøte Kl. 18-21, Idrettens Hus - 3. november 2018 Vestfold Idrettsgalla Kl. 18-23, Oseberg Kulturhus/Quality i Tønsberg - 5. desember 2018 Idrettskretsstyremøte - julemøte Kl. 18-21, sted ikke avklart - 5. januar 2019 Idrettsgalla, Stavanger - 27. april 2019 Vestfold idrettskrets 100 år, sted ikke avklart - 25.-26. mai 2019 Idrettstinget, Lillehammer Oppdatert møte- og aktivitetsplanen tas til orientering. Aktuelle møter og aktiviteter legges i idrettskretsens kalender på nettsiden. Side 9 av 11
Sak 35/18-19: Orienteringssaker - Lars-Martin fortsetter som prosjektleder Det er avklart at NIF ønsker å videreføre prosjektperioden for «Enklere styrehverdag» som Lars- Martin Monsen har vært prosjektleder for siden nyttår. Det innebærer at vi fakturerer NIF og/eller Atea for denne tjenesten. - Line Berre Paulsen begynte i jobb 1. august Vår nye fagleder, Line Berre Paulsen startet i sin stilling som fagkonsulent organisasjon og utvikling 1. august. Hun får blant annet ansvar for å følge opp idrettsrådene. Hun søkes om å delta på veilederskoleringen slik at hun kan besøke idrettslagene og ha dialog med og prosesser for disse. - Arbeidet med å innhente tilbud på ventilasjon/aircondition Det har i lengre tid foregått en prosess med å innhente et tilbud om løsning for å få på plass aircondition for Idrettens Hus. Det har vært uholdbart i sommer, og det er ikke nytt. Vi er i dialog med vår leietaker, Byggmester Strand, som sjekker ut tilbud for oss. Foreløpig har det ikke kommet et tilbud vi får til vurdering i styret. - Representasjon o VM i Båtrace-Formel 2, Tønsberg Per-Eivind Johansen o Tønsberg Roklubb 100 år Per-Eivind Johansen o Presentasjon av idretten for programkomiteen i Vestfold og Telemark Arbeiderparti Per-Eivind Johansen - Orienteringssakene tas til orientering. Sak 36/18-19: Eventuelt Vedlikehold og oppgradering av Idrettens Hus Det er nødvendig å oppgradere Idrettens hus slik at den framstår som funksjonell, g\hyggelig og imøtekommende for leietakere og besøkende. Spesielt kom det fra et forslag om oppgradering av inngangspartiet. Administrasjonen forbereder og legger fram saken for styret. Ungdomsutvalget Forespørsel fra leder av ungdomsutvalget om det kunne være en fast post på saklista å orientere om ungdomsutvalgets planer og tiltak. Orientering fra ungdomsutvalget blir fast punkt under orienteringssaker. Side 10 av 11
Møte med Vestfold fylkeskommune Innspill om å invitere aktuelle personer fra Vestfold fylkeskommune til et møte med oss, hvor regionalisering er tema. Aktuelle politikere og ansatte i Vestfold fylkeskommune inviteres til møte med regionalisering som tema. 26. september foreslås som møtedato. Per-Eivind Johansen og Lisbeth Danielsen lager forslag til agenda når de inviteres. Jubileum 27. april 2019 synliggjøring Innspill på å markedsføre jubileumsdatoen vår; 27. april 2019 så snart som mulig. Administrasjonen tar det med i førstkommende nyhetsbrev. Møtet ble avsluttet cirka kl. 1600 Underskrifter: Per-Eivind Johansen Leder Cecilie Lund Styremedlem Madeleine Nilsen Styremedlem Trude Tansø Styremedlem Julie Larsen Varamedlem Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef Sett: Sett: Bjørn Walle Nestleder Gisle Johnson Varamedlem Side 11 av 11