MØTEINNKALLING Kommunestyret Sted Rakkestad kommune, Kommunestyresalen Dato 14.12.2017 Tid 18:00 (Merk tiden) SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 49/17 17/3203 RAKKESTAD NÆRINGSRÅD - 2018-2021 50/17 17/3204 ØKONOMISK RAPPORT PR. 31.10.2017 - DRIFT 51/17 17/3205 ØKONOMISK RAPPORT PR. 31.10.2017 - INVESTERINGER 52/17 17/3123 REVIDERT SELSKAPSAVTALE FOR DRIFTSASSISTANSEN I ØSTFOLD IKS (DAØ) 53/17 17/2349 RAKKESTAD MOTORPARK AS GARANTI FOR LÅN FORLENGELSE AV GARANTITID (ettersendes) Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 7. desember 2017 Ellen Solbrække (s) Ordfører
RAKKESTAD NÆRINGSRÅD - 2018-2021 Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv U00 Arkivsaksnr. 17/3203 Saksnr. Utvalg Møtedato 87/17 Formannskapet 06.12.2017 49/17 Kommunestyret 14.12.2017 Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar å forlenge samarbeidsavtalen med Rakkestad Næringsråd til 31.12.2021. En avtale som inneholder hovedarbeidsområder og tiltak for Rakkestad Næringsråd 2018 2021 legges fram for formannskapet i januar 2018. Økonomisk ramme for avtalen er på kr. 400 000 p.a. som indeksreguleres med kommunal deflator første gang 1.1.2019. Behandling i Formannskapet den 06.12.2017 sak 87/17 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret Rakkestad kommunestyre vedtar å forlenge samarbeidsavtalen med Rakkestad Næringsråd til 31.12.2021. En avtale som inneholder hovedarbeidsområder og tiltak for Rakkestad Næringsråd 2018 2021 legges fram for formannskapet i januar 2018. Økonomisk ramme for avtalen er på kr. 400 000 p.a. som indeksreguleres med kommunal deflator første gang 1.1.2019. Vedlegg 1. Årsrapport for 2016. 2. Rapport/status pr. 2017. Saken gjelder Eksisterende avtale mellom Rakkestad kommune og Rakkestad Næringsråd (2013 2017) utløper 31.12.2017. Side 2 av 9
Sak 49/17 Kommunestyret tar i denne saken stilling til om avtalen skal forlenges til 31.12.2021. Bakgrunn Rakkestad Næringsråd ble etablert fra 2013 av næringslivet i kommunen. Det har følgende hovedfunksjoner: - En lokal interesseorganisasjon for næringslivet. - Et talerør for næringslivet overfor Rakkestad kommune. - Et bindeledd mellom Rakkestad kommune og næringslivet og lokalsamfunnet i næringsrelaterte spørsmål og saker. - En deltaker og aktør for næringslivet, kommunen og lokalsamfunnet i aktuelle samfunnsmessige spørsmål og saker. Om både hovedarbeidsområder/prioriterte arbeidsområder vises til vedlagte årsrapport for 2016 og rapport/status pr. 2017. Rådmannen har ikke særskilte kommentarer til innholdet i disse rapportene. Rakkestad kommunes prioriteringer overfor og samarbeid med Rakkestad Næringsråd skjer i hovedsak i regi av ordfører. Finansiering Rakkestad Næringsråd er i 2017 finansiert som følger: Kontingenter, kr. 240 000 Kurs og undervisning - oppdrag, " 100 000 Partnerbedrifter, " 50 000 Tilskudd fra Rakkestad kommune, " 357 000 Sum, kr. 747 000 Rakkestad Næringsråd disponerer dessuten de tidligere «DnB lokalene» i Bankgården Rakkestad som det betaler kr. 15 000 for på årsbasis inklusive fellesutgifter. Næringsrådet ordner renhold av arealene selv. Rakkestad Næringsråds betydning for kommunen Rakkestad kommune har selv for små ressurser på plan- og samfunnssiden en problemstilling det for tiden arbeides med og som sådan fyller Rakkestad Næringsråd en viktig utadrettet rolle mot næringsliv og lokalsamfunn også for kommunen. Som hovedinntrykk fungerer det etter sitt formål for kommunen isolert og for det sivile samfunnet. Særlig har ordføreren som er delaktig i å trekke opp hovedarbeidsområdene, prioritere tiltak og er utøvende sammen med daglig leder hatt en stor nytte av Næringsrådet i sin virksomhet. Side 3 av 9
Sak 49/17 Av disse grunner er det uttalt sterke ønsker om å forlenge samarbeidsavtalen mellom Rakkestad kommune og Rakkestad Næringsråd med fire år (1.1.2018 31.12.2021). Som det går fram av rapport/status pr. 2017 favner Næringsrådet bredt: - Dialog Rakkestad Næringsråd Rakkestad kommune det sivile samfunn. - Markedsføring. - Omdømmebygging. - Kurs. - Temamøter. - Bransjemøter. - Næringsplan. - Skole næringslivssamarbeid. - NAV Næringsrådssamarbeid. - Bedriftsbesøk koordinert med ordfører. - Samferdsel pendling. - Påvirkning og involvering. Dette er uttrykk for en relativt omfattende aktivitet. Ramme for en ny avtale Rakkestad kommune ordfører Ellen Solbrække og rådmann Alf Thode Skog og Rakkestad Næringsråd styreleder Odd-Arvid Bjørnstad og daglig leder Anja Guerrera hadde tidligere i høst et møte i sammenheng med en forlengelse av samarbeidsavtalen. Følgende konklusjoner ble fattet: - Rakkestad kommune og Rakkestad Næringsråd bør forlenge eksisterende avtale slik at den utløper 31.12.2021. - Et arbeidsutvalg av Rakkestad formannskap og styret i Rakkestad Næringsråd prioriterer hovedarbeidsområder og tiltak for Næringsrådet i 2018 2021. - For Rakkestad Næringsråd er økonomi en begrensende faktor for aktivitet og resultater. - Rakkestad kommune bør heve sitt tilskudd til Rakkestad Næringsråd til kr. 400 000 pr. år fra 1.1.2018 som indeksreguleres med kommunal deflator fra et år og til det neste. Rådmannens vurderinger Rådmannen stiller seg bak saken som den er framstilt foran. Rakkestad kommune finansierer fortsatt tilskudd til Rakkestad Næringsråd av disposisjonsfondet i 2018 2021. En avtale som inneholder hovedarbeidsområder og tiltak for Rakkestad Næringsråd 2018 2021 legges fram for formannskapet i januar 2018. Side 4 av 9
ØKONOMISK RAPPORT PR. 31.10.2017 - DRIFT Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 153 Arkivsaksnr. 17/3204 Saksnr. Utvalg Møtedato 89/17 Formannskapet 06.12.2017 50/17 Kommunestyret 14.12.2017 Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar «Økonomisk rapport pr. 31.10.2017 Drift». Behandling i Formannskapet den 06.12.2017 sak 89/17 Behandling Rådmannen orienterte om saken. Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret Rakkestad kommunestyre vedtar «Økonomisk rapport pr. 31.10.2017 Drift». Vedlegg 1. Økonomisk rapport pr. 31.10.2017 Drift. Bakgrunn Det vises til «Økonomisk rapport pr. 31.10.2017 Drift». Side 5 av 9
ØKONOMISK RAPPORT PR. 31.10.2017 - INVESTERINGER Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 153 Arkivsaksnr. 17/3205 Saksnr. Utvalg Møtedato 90/17 Formannskapet 06.12.2017 51/17 Kommunestyret 14.12.2017 Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar «Økonomisk rapport pr. 31.10.2017 Investeringer». Behandling i Formannskapet den 06.12.2017 sak 90/17 Behandling Rådmannen orienterte om forslag til endring av garanti for lån til Rakkestad Motorsport AS. Saken legges frem for kommunestyret den 14.12.17 uten innstilling fra formannskapet. Et samlet formannskap, den 6.12.17, støtter denne behandlingsformen. Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret Rakkestad kommunestyre vedtar «Økonomisk rapport pr. 31.10.2017 Investeringer». Kommunestyret behandler i egen sak endring av garanti for lån til Rakkestad Motorpark AS den 14.12.17. Vedlegg 1. Økonomisk rapport pr. 31.10.2017 Investeringer. Bakgrunn Det vises til «Økonomisk rapport pr. 31.10.2017 Investeringer». Side 6 av 9
Sak 52/17 REVIDERT SELSKAPSAVTALE FOR DRIFTSASSISTANSEN I ØSTFOLD IKS (DAØ) Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 033 Arkivsaksnr. 17/3123 Saksnr. Utvalg Møtedato 91/17 Formannskapet 06.12.2017 52/17 Kommunestyret 14.12.2017 Rådmannens forslag til vedtak 1. Revidert selskapsavtale for Driftsassistansen i Østfold IKS (DaØ) godkjennes. Behandling i Formannskapet den 06.12.2017 sak 91/17 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret 1. Revidert selskapsavtale for Driftsassistansen i Østfold IKS (DaØ) godkjennes. Vedlegg 1. Revidert selskapsavtale for Driftsassistansen i Østfold IKS vedtatt i representantskapsmøtet 14. november 2017. 2. Eierstrategi for Driftsassistansen i Østfold IKS, 05.06.14. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 3. Gjeldende selskapsavtale for Driftsassistansen i Østfold, fra 1999. 4. Lov om interkommunale selskaper. Bakgrunn Rakkestad kommune har, på lik linje med de øvrig eierkommunene av Driftsassistansen i Østfold IKS, mottatt nedenstående saksfremstilling vedr. revidert selskapsavtale for behandling før den kan sendes til Brønnøysundregistrene. DaØ er et interkommunalt selskap (IKS) og endringer i selskapsavtalen må ihht lov behandles i alle eierkommunene s kommunestyrer/bystyrer. Saksopplysninger Ny selskapsavtale ble i 2015 godkjent av samtlige 17 eierkommuner i Østfold. Side 7 av 9
Sak 52/17 Den nye selskapsavtalen ble sendt inn til Brønnøysundregistrene for registrering, men ble sendt i retur som ikke godkjent 07.06.2017. Bakgrunnen for at selskapsavtalen ikke ble godkjent er at det mangler opplysninger om verdi på innskuddskapital og bekreftelse på erklæring på innbetaling av innskuddskapital, ref. melding fra Brønnøysundregistrene: "Verdien på innskuddskapital må gå fram av selskapsavtalen. Det går fram av selskapsavtalen at deltakerne plikter å gjøre innskudd, jf lov om IKS 4 tredje ledd nr. 6. Den innskutte kapitalen skal registreres i Foretaksregisteret. Revisor eller finansinstitusjon skal bekrefte innskutte kapital, jf foretaksregisterloven 4 4 e." Årsaken til at den ble sendt i retur er ordlyden som er benyttet i pkt. 2.2 til selskapsavtalen. Her står det i dag: 2.2. FINANSIERINGSMODELL Følgende finansering legges til grunn ved uttak av tjenester fra selskapet: Finansieringsmodellen er tredelt 1. Hver av eierne betaler et likt grunnbeløp som samlet utgjør inntil 5 % av selskapets brutto budsjett. Beløpet fastsettes av representantskapet hvert 4. år. 2. Innskudd etter eierandel, som fastsettes av representantskapet hvert år. 3. Salg av tjenester. Det juristene henger seg opp i er ordet "Innskudd". De tolker dette til å bety innskuddskapital, ref. brevtekst fra Brønnøysundregistrene: "Verdien på innskuddskapital må gå fram av selskapsavtalen.» Innskuddet er ikke ment som innskutt egenkapital til selskapet, kun som forskuddsbetaling for tjenester selskapet skal gi eierkommunene det gjeldende driftsåret. Innskuddet blir betegnet som " medlemskontingent " i andre sammenhenger. På bakgrunn av vedtak fattet i representantskapsmøtet 14. november 2017 vil nytt pkt. 2.2 til selskapsavtalen lyde: 2. 2. FINANSIERINGSMODELL Følgende finansering legges til grunn ved uttak av tjenester fra selskapet: Finansieringsmodellen er todelt: 1. Hver av eierne plikter å betale inn en årlig avgift i form av et likt grunnbeløp som samlet utgjør inntil 5 % av selskapets brutto budsjett, samt et beløp etter % - vis eierandel. Innbetalingen er et forskudd på assistansetimer selskapet skal yte eierne det gjeldende driftsåret. Grunnbeløpet som samlet utgjør inntil 5 % av selskapets brutto budsjett fastsettes av representantskapet hvert 4. år. Side 8 av 9
Sak 52/17 Beløp etter % - vis eierandel fastsettes av representantskapet hvert år. 2. Salg av tjenester. Det foreligger ingen krav til innskuddsplikt for eierne av selskapet, jf. lov om interkommunale selskaper 4 tredje ledd pkt. 6 og 5. Vedlagte selskapsavtale og eierstrategidokument er revidert i henhold til ny finansieringsmodell. Økonomi Endringen av selskapsavtalen har ingen økonomisk konsekvens for eierkommunene. Selskapsavtalen blir nå mer tydelig og beskriver bedre hvordan finansieringsmodellen er ment å fungere i praksis. Side 9 av 9