Kontrollutvalet i Eidfjord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Eidfjord kommune Møtestad: Kommunestyresalen, Kommunehuset i Eidfjord Dato: 27.06.2018 Tidspunkt: 09:00 12:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Lars Kristian Eidnes Leiar SP Haldis Myrvang Riber Medlem AP Liv Myklatun Varamedlem SP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Jostein Hovland har søkt om permisjon frå vervet i kontrollutvalet. Elin Bye og Arne Gilbakken gjekk frå møte kl. 11:15 Andre som møtte: Navn Kjartan Haugsnes Elin Bye Arne Gilbakken Gro Kristin Andersen Geir Underhaug Anne Istad Erik Sandvik Arne Bu Stilling Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune Revisjonssjef IHR Forvaltningsrevisor IHR Forvaltningsrevisor IHR Rådmann (Til PS 28/18 29/18) Rektor Lægreid skule (Til PS 28/18) Seniorrådgjevar (Til PS 24/18) Driftsleiar bygg (Til PS 24/18) Lars Kristian Eidnes utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Lukket Arkivsaksnr
PS 22/18 PS 23/18 Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte PS 24/18 Milepælsorientering forvaltningsrevisjon ny sjukeheim 2017/44 PS 25/18 Vurdering om IHR er uavhengig i høve Eidfjord kommune 2015/124 PS 26/18 IHR presenterer overordna revisjonsstrategi Eidfjord kommune 2018 2015/48 PS 27/18 Revisjonsrapport selskapskontroll eigarskapsforvaltning 2018/6 PS 28/18 Orientering frå rådmann, tilsettingar på Lægreid skule 2015/49 PS 29/18 Orientering frå rådmann, sluttføring prosjekt 2015/49 PS 30/18 Budsjett for kontroll og tilsyn i Eidfjord kommune 2019 2015/120 PS 31/18 Referatsaker RS 7/18 Årsmelding kontrollutval 2017 2015/125 RS 8/18 Kontrolutval 2015/43 RS 9/18 Vedtak kommunestyret årsrekneskap 2017 2015/48 RS 10/18 Vedtak kst Finansforvaltning 2015/48 RS 11/18 Vedtak kst 1. tertial 2015/48 RS 12/18 Rekneskap 2017-2018 2015/120 PS 32/18 Eventuelt PS 22/18 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart godkjent. PS 23/18 Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte Det framkom Ikkje merknader til protokoll frå møte 31.05.2018
Protokoll frå møte 31.05.2018 vart godkjent. PS 24/18 Milepælsorientering forvaltningsrevisjon ny sjukeheim Informasjonen vert teken til orientering. Forvaltningsrevisor Arne Gilbakken orienterte. - Revisjonen mottatt notat frå prosjektleiing. Orientering om status frå prosjektleiing, Erik Sandvik og Arne Bu. Kontrollutvalet har sendt ut slike spørsmål: 1. Revisjonen ber om å få framlagt dokumentasjon på kontrollarbeidet for ferdigstilling av bygning som vert overteke 1. oktober. 2. Me ynskjer også ei avklaring på om kommunen ved innflytting har godkjent bygget og overtatt driftsansvaret for den delen som er tatt i bruk? - Det vert ikkje innflytting 1. oktober 2018 - Etter planen skulle kommunen starta med møblering osv. 15. oktober 2018 - Prosjektleiing var på synfaring 26.09, er bekymra for at det vert ytterlegare forseinkingar. - Meste av gjenståande arbeid er tekniske installasjonar. - Kommunen har bedt om møte med entreprenør i Bergen saman med kontrakts advokat. - Overtakelsesforretning er kontraktsfesta utførleg. - Kontrakten: Sjukeheim med omsorgsbustader skal vere klar 28.09.2019 vert det forseinkingar vert det dagbøter etter denne dato. - Oppdagar manglar i utføring av arbeid, td handicaptoalett. - Utfordrande bemanning, Obas har skifta prosjektleiar fem eller seks gonger. - Entreprenør har ikkje bedd om forlenging. 3. Korleis vil resterande del som skal stå ferdig hausten 2019 verta handtert framover til ferdigstilling, fortløpande eller ved prosjektet slutt? - Som no. 4. Vidare vil revisjonen få stadfesta om det vil verta framlagt eit prosjektrekneskap for den delen som kommunen no overtek som dokumenterer kva som er utført/levert frå entreprenør?
- Det vert ikkje laga eige prosjektrekneskap for byggetrinn 1, men det vert levert prosjektrekneskap når heile prosjektet er ferdig. Pr. i dag er prosjektet innanfor budsjett. 5. Vil kommunestyret få ei sak framlagt om første byggefase eller vil alt komme som eit sluttrekneskap etter at sjukeheimen og omsorgsbustadane står ferdige neste haust? - Det kjem sak når alt er ferdig. 6. Kva grep har kommunen tatt for å sikra dokumentasjon og opplæring på drift og vedlikehald av sjukeheimen etter overtaking 1. oktober og kva driftsgarantiar har ein frå leverandør? - Dette er ikkje på plass. 7. Har det framkomme nye avvik sidan sist rapportering til kontrollutvalet som har tyding for økonomi, framdrift eller tekniske forhold? - Knytt usikkerhet til lønns og prisstigning. Mars 2014 er brukt som referansepunkt. Det er lagt til grunn historiske tal. Desse er vesentleg endra. Etter sams drøfting vart følgjande nytt punkt to samrøystes vedteke. Kontrollutvalet inviterer rådmann til å orientere om «kva grep har kommunen tatt for å sikra dokumentasjon og opplæring på drift og vedlikehald av sjukeheimen etter overtaking, og kva driftsgarantiar har ein frå leverandør?» 1) Informasjonen vert teken til orientering. 2) Kontrollutvalet inviterer rådmann til å orientere om «kva grep har kommunen tatt for å sikra dokumentasjon og opplæring på drift og vedlikehald av sjukeheimen etter overtaking, og kva driftsgarantiar har ein frå leverandør?» PS 25/18 Vurdering om IHR er uavhengig i høve Eidfjord kommune 1. Kontrollutvalet tar eigenvurderingane frå revisjonssjef Elin Bye, vedrørande om IHR er uavhengig i høve Eidfjord kommune, til etterretning.
Revisjonssjef Elin Bye orienterte kort. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå revisjonssjef Elin Bye, vedrørande om IHR er uavhengig i høve Eidfjord kommune, til etterretning. PS 26/18 IHR presenterer overordna revisjonsstrategi Eidfjord kommune 2018 Kontrollutvalet tar revisjonsplanen og informasjon om rekneskapsrevisjonen så langt i 2018 frå IHR til orientering. Revisjonssjef Elin Bye orienterte utvalet og var mellom anna innom slike punkt. - Skal gjere seg kjent med kommunen, sjå på dei «store» områda som t.d løn, innkjøp osv. Kontrollutvalet hadde slike innspel. - Overlappingsproblematikk (liten organisasjon) - Innkjøp varer og tenester Kontrollutvalet tar revisjonsplanen og informasjon om rekneskapsrevisjonen så langt i 2018 frå IHR til orientering. PS 27/18 Revisjonsrapport selskapskontroll eigarskapsforvaltning Forslag til innstilling På bakgrunn av selskapskontroll innan eigarskapsforvaltning i Eidfjord kommune ber kommunestyret rådmannen syta for:
1. Å utarbeida ei eigarskapsmelding, som jamleg vert revidert, minst ein gong i kvar valperiode. Meldinga bør innehalde ein oversikt over selskapa som kommunen har eigarinteresse i, kommunen sine prinsipp for eigarstyring og kommunen sitt formål med eigarskapet, jf. Lovvedtak 81 (2017-2018) og Prop. 46 L (2017-2018) (s. 314 325). 2. At eigarskapsmeldinga set krav til ei generell opplæring til folkevalde og styremedlemmer. Ei slik opplæring bør finne stad innan eit år etter valet. 3. At eigarstrategien for dei einskilde selskapa vert revidert. Eigarstrategien kan vere ein del av kommunen sin eigarskapsmelding, eller eit vedlegg til denne. 4. At det vert utarbeida ein eigarstrategi for Destinasjon Eidfjord. 5. At kommunen jamleg gjennomgår vedtektsfesta formål i selskapa, for å sikra at formål er i samsvar med eigar sine intensjonar og at det kjem klart fram kva selskapet skal drive med. 6. At Eidfjord kommune nyttar styrevervregisteret til KS for å registrera folkevalde sine styreverv. 7. Å laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan 01.12.2018 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Gro Kristin Andersen frå IHR gjekk gjennom rapporten. Presentasjon vart delt ut i møtet. På bakgrunn av selskapskontroll innan eigarskapsforvaltning i Eidfjord kommune ber kommunestyret rådmannen syta for: 1. Å utarbeida ei eigarskapsmelding, som jamleg vert revidert, minst ein gong i kvar valperiode. Meldinga bør innehalde ein oversikt over selskapa som kommunen har eigarinteresse i, kommunen sine prinsipp for eigarstyring og kommunen sitt formål med eigarskapet, jf. Lovvedtak 81 (2017-2018) og Prop. 46 L (2017-2018) (s. 314 325). 2. At eigarskapsmeldinga set krav til ei generell opplæring til folkevalde og styremedlemmer. Ei slik opplæring bør finne stad innan eit år etter valet. 3. At eigarstrategien for dei einskilde selskapa vert revidert. Eigarstrategien kan vere ein del av kommunen sin eigarskapsmelding, eller eit vedlegg til denne. 4. At det vert utarbeida ein eigarstrategi for Destinasjon Eidfjord. 5. At kommunen jamleg gjennomgår vedtektsfesta formål i selskapa, for å sikra at formål er i samsvar med eigar sine intensjonar og at det kjem klart fram kva selskapet skal drive med. 6. At Eidfjord kommune nyttar styrevervregisteret til KS for å registrera folkevalde sine styreverv. 7. Å laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan 01.12.2018 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.
PS 28/18 Orientering frå rådmann, tilsettingar på Lægreid skule Informasjonen vert teken til orientering. Einingsleiar og rektor på Lægreid skule, Anne Istad og rådmann Geir Underhaug orienterte. Kontrollutvalet var nøgd med orienteringa og tilsettingane er gjort etter gjeldande regelverk. Informasjonen vert teken til orientering. PS 29/18 Orientering frå rådmann, sluttføring prosjekt Informasjonen vart teken til orientering. Rådmann Geir Underhaug orienterte. Prosjekt Modnen Kommunen har inngått forlik og kommunen er kreditert kr 2,2 mill. prosjektet er ikkje ferdigstilt. Ett års befaring i oktober. Prosjekt Rypebrotet Liseth. Entreprenør bedt om utvida frist til 31.12.18 og vurderer rettsak mot kommunen. Nytt møte med entreprenør i oktober, men ventar ikkje ei snarleg løysing på denne saka og kommunen vurderer at det er stor sansynlegheit for rettstvist. Prosjekt Storlia mykje retting av dårleg arbeid. Dette er ei sak som kjem i rettssystemet/ er meldt inn til tingretten. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt nytt punkt to samrøystes vedteke.
Kontrollutvalet inviterer rådmannen til første møte i 2019 for å få ei statusoppdatering på desse prosjekta. 1. Informasjonen vart teke til orientering. 2. Kontrollutvalet inviterer rådmannen til første møte i 2019 for å få ei statusoppdatering på desse prosjekta. PS 30/18 Budsjett for kontroll og tilsyn i Eidfjord kommune 2019 Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Eidfjord kommune til vidare handsaming. Sekretariatet orienterte kort. Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Eidfjord kommune til vidare handsaming. PS 31/18 Referatsaker Referatsakene vart tekne til orientering. Referatsakene vart tekne til orientering.
RS 7/18 Årsmelding kontrollutval 2017 RS 8/18 Kontrolutval RS 9/18 Vedtak kommunestyret årsrekneskap 2017 RS 10/18 Vedtak kst Finansforvaltning RS 11/18 Vedtak kst 1. tertial RS 12/18 Rekneskap 2017-2018 PS 32/18 Eventuelt Ingen saker meldt Ingen saker meldt