Notat fra delprosjektet for politisk organisering Spørsmål til kommunestyrene Med utgangspunkt i den politiske hovedstrukturen som skisseres i dette notatet ber vi om at hver grupper diskuterer følgende spørsmål: 1. Hva synes gruppen om modellen skissert i dette notatet? Har gruppen andre forslag? 2. Hva synes dere om utvalg/komiteer der innbyggere og kommunestyrerepresentanter jobber sammen med spesielle oppdrag eller problemstillinger? a. Ad-hoc utvalg? b. Faste utvalg? Vi ber om at gruppelederne skriver ned hovedkonklusjonene/kommentarer og at dette overleveres medlemmene i styringsgruppen. Bakgrunn Gjennom delprosjektet for politisk organisering er det satt i gang en prosess for å utrede og foreslå hvordan den politiske organiseringen og strukturen skal være i den nye kommunen. Arbeidet ledes av en styringsgruppe og fem arbeidsgrupper er etablert med følgende tema: Politikerinvolvering Nærdemokrati Brukermedvirkning Innbyggerinvolvering Unges representasjon Ansvaret for å foreslå politisk hovedstruktur for den nye kommunen ligger i styringsgruppen. Nærmere informasjon om deltakere i de ulike gruppene og mandat for arbeidet finnes på nettstedet www.nyelindesnes.no. Styringsgruppen ønsker å få tilbakemeldinger fra dagens kommunestyrer/bystyre på om man er på rett spor gjennom de tanker man så langt har gjort seg. Innspill fra politisk miljø i dagens tre kommuner vil være et viktig grunnlag for det videre arbeidet. Dette notatet er ment som en orientering om vurderingene som er gjort så langt og som et utfordringsnotat.
Rammer og begreper Reglene for politisk hovedstruktur følger av kommuneloven. Gjennom intensjonsavtalen er det allerede avklart at nye Lindesnes skal styres etter formannskapsmodellen. Formannskapets rolle og ansvar Formannskapet behandler forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. Utover dette fastsetter kommunestyret selv området for formannskapets virksomhet, herunder avgjørelsesmyndighet der ikke annet følger av lov. Andre obligatoriske organer I tillegg til formannskap må det velges kontrollutvalg, klageorgan og administrasjonsutvalg. I tillegg finnes det bestemmelser blant annet om eldreråd og representasjonsordning for personer med nedsatt funksjonsevne. Andre faste utvalg og ad hoc komiteer Kommunestyre kan opprette faste utvalg for kommunale formål eller deler av virksomheten. Utvalgene kan tildeles avgjørelsesmyndighet der ikke annet følger av lov. Kommunestyre kan også opprette komiteer til å forberede behandling av saker. Slike komiteer kan tildeles myndighet i enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag. Slike komiteer betegnes ofte som «ad-hoc»-komiteer i henhold til kommunelovens 10 nr. 5: «Kommunestyret og fylkestinget kan opprette komiteer til forberedende behandling av saker og til å utføre særskilte verv. Slik komité kan også tildeles myndighet til å avgjøre enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag.» Kommunestyrekomiteer Enkelte kommuner har også en ordning med kommunestyrekomiteer som saksforberedende organ for kommunestyret etter kommunelovens 10a. Velges en slik ordning må alle kommunestyrets medlemmer ha plass i en komite. Komiteer etter denne modellen kan ikke gis avgjørelsesmyndighet. Ulike prinsipp for organisering Funksjonsprinsippet innebærer en inndeling på tvers av tjenestetype eller sektor, der inndelingen i stedet baseres på oppgavetyper som innebærer samme administrative prosesser. Eksempler kan være driftsoppgaver, utviklingsoppgaver og forvaltningsoppgaver. En organisering ut fra formålsprinsippet innebærer at inndelingen mellom utvalgene baseres på ulike sektorer, saksfelt eller tjenestetyper som kommunen ivaretar. Eksempelvis er det tradisjonelle hovedutvalgsmodellen med fire utvalg delt inn etter sektor (undervisning, helse og sosial, kultur og teknisk sektor) et eksempel på en organisering etter formålsprinsippet. Gjennomgående representasjon «Gjennomgående representasjon» betyr at medlemmene i utvalgene velges blant kommunestyrets medlemmer. Ordningen med kommunestyrekomiteer bygget fullt ut på dette prinsippet mens man i en modell med utvalg står fritt til også å velge inn andre personer i utvalg eller komiteer.
Oppsummering av vurderingene så langt Inndeling etter funksjons eller formålsprinsippet Styringsgruppen har gått gjennom ulike modeller for politisk hovedstruktur basert på både funksjons- og formålsprinsippet. I diskusjonene har vi valgt å ikke gå videre inn på formålsinndelte modeller så som en tradisjonell hovedutvalgsstruktur. Vi mener det viktig å unngå «skott» mellom ulike fagfelt og bidra til at politikerne får best mulig innsikt i hele den kommunale virksomheten. Faste utvalg eller komiteer Styringsgruppen ser at en komitemodell vil bidra til å involvere alle kommunestyrets politikere i politisk arbeid. Slike komitéer kan være spennende politiske verksteder og kunne bidra til å sette politisk dagsorden og jobbe frem saker. Samtidig vil komiteene ikke kunne gis avgjørelsesmyndighet, noe som vil medføre et stort antall saker til formannskap og kommunestyret. Ett eller flere politiske utvalg vil derimot være hensiktsmessig. I en kommune av vår størrelse vil det være et behov for arbeidsdeling og spesialisering. Etablering av utvalg vil legge til rette for en bredere og dypere deltakelse i politiske beslutningsprosesser. Samtidig bør det legges opp til en «slank» politisk struktur for å sikre effektivitet og hindre at utvalg får få saker til behandling. Styringsgruppen mener derfor antall utvalg bør avgrenses til to utover formannskapet og at disse bør innstille direkte til kommunestyret så langt dette er mulig. Gjennomgående representasjon Styringsgruppen ser flest fordeler ved at politikerne i de faste utvalgene velges fra kommunestyret. Ulempene vil være større arbeidsmengde på kommunestyrets medlemmer og at makten fordeles på færre. Samtidig ser styringsgruppen fordeler ved at man vil få mer profesjonelle politikere med økt kunnskap om helhet og sammenhenger. Gjennomgang av ulike modeller KS- Konsulent har bistått styringsgruppen i arbeidet med politisk hovedstruktur. Håvard Moe fra KS- Konsulent deltok i arbeidsmøte 15.1.2018 og gjennomgikk der ulike modeller fra andre kommuner, med utgangspunkt i innspill fra styringsgruppen. Særlig synes modellen fra Molde kommune å samsvare godt med ønsker og intensjoner hos medlemmene i gruppen, og denne modellen er derfor beskrevet mer i detalj. Molde har politiske utvalg som vist i utklippet fra nettsiden gjengitt til høyre under. Særlig har styringsgruppen sett på formannskapet, Drifts- og forvaltningsutvalget og Plan- og
utviklingsutvalget. Disse utvalgene beskrives nærmere under (teksten er hentet fra Molde kommunes nettsider og reglementer). Formannskapet i Molde Formannskapet består av 13 medlemmer. Formannskapet har blant annet innstillingsmyndighet, avgjørelsesmyndighet, det er klageorgan, har hastkompetanse og er valgstyre. Med unntak av saker som fremmes av kontrollutvalget har Molde Formannskap rett til å innstille i alle saker overfor kommunestyret. Forslag til økonomiplan og årsbudsjett, tilsetting av rådmann, deltakelse i interkommunalt samarbeid, godkjenning av årsregnskap og årsmelding, forslag til låneopptak og vedtak om oppretting av kommunale foretak er blant saker som behandles i formannskapet. Formannskapet behandler og innstiller også saker med større økonomiske konsekvenser, saker som gjelder næringsliv og samfunnsutvikling, samt deltakelse i regionalt utviklingsarbeid. Formannskapet er kommunens høringsorgan, dvs at de uttaler seg på vegne av kommunen. Formannskapet har også avgjørelsesmyndighet i saker om å erverve, avhende eller pantsette eiendom, eller å avstå/hefte bort rettigheter i fast eiendom når eiendommen er verd inntil 5 millioner kroner. Formannskapet kan også ta opp lån på inntil 5 millioner kroner. Formannskapet kan forøvrig gjøre vedtak i saker som ikke er delegert til andre utvalg eller til rådmannen, men som krever politisk behandling. I saker der det ikke finnes ekstern klageinstans er det formannskapet som er kommunen sitt klageorgan. Formannskapet har myndighet til å treffe vedtak i hastesaker (når det ikke er tid til å innkalle det organet som egentlig skal behandle saken). I henhold til valgloven er det kommunens formannskap som er valgstyre, og som dermed har det ansvar og de plikter som følger av lover og forskrifter på dette området. Drifts og forvaltningsutvalget i Molde Drift- og forvaltningsutvalget består av 11 medlemmer med varamedlemmer, valgt av kommunestyret for den kommunale valgperioden. Minst 6 av medlemmene bør være medlemmer av kommunestyret og minst ett av disse også medlem av formannskapet. Drift- og forvaltningsutvalget er styringsorgan for alle drift- og forvaltningssaker som kommunen skal behandle. Dette innebærer bl.a. at utvalget har ansvaret for slike oppgaver etter alle særlover der kommunen er tillagt slik myndighet (listet opp på nettside). Drift- og forvaltningsutvalget innehar også funksjonen som kontrollutvalg i henhold til alkohollovens bestemmelser og tilsynsorgan etter tobakksskadeloven. Plan og utviklingsutvalget i Molde Plan- og utviklingsutvalget består av 11 medlemmer med varamedlemmer, valgt av kommunestyret for den kommunale valgperioden. Minst 6 av medlemmene bør være medlemmer av kommunestyret og minst ett av disse også medlem av formannskapet. Plan- og utviklingsutvalget er styringsorgan for alle overordnede plan- og utviklingssaker som kommunen skal behandle. Dette innebærer bl.a. at utvalget har ansvaret for overordnede
plan- og utviklingsoppgaver etter alle særlover der kommunen er tillagt slik myndighet (listet opp på nettside). Styringsgruppens vurdering av Molde modellen Styringsgruppen mener modellen fra Molde samsvarer godt med hvordan man tenker i gruppen. Imidlertid er det i Molde ikke gjennomgående representasjon da kravet kun er at 6 av medlemmene i de to utvalgene sitter i kommunestyret. Vi anbefaler i utgangspunktet at den nye kommunen bør praktiskere gjennomgående representasjon. Vi synes det er spennende å skille drifts- og utviklingsoppgaver slik det gjøres i Molde. Mange av utfordringene til vår nye kommune handler om samfunnsutvikling, næringsutvikling og levekår, samtidig som vi har nasjonale utfordringer rundt klima og miljø. I føringene og mandatet for arbeidet med politisk organisering er det understreket at plan- og bygningsloven skal ha et særlig fokus. Landbruk er også et viktig tema for ny kommune. Til sammen gir dette et utfordringsbilde som krever at vi kan løfte blikket, tenke utvikling og se de store linjene. Basert på dette ser styringsgruppen for seg et utvalg som jobber med saker innenfor overordnet planlegging, næringsutvikling, klima/miljø og landbruk. Endelig navn på utvalget må diskuteres nærmere. Utvalget bør i hovedsak ha et utviklingsfokus. Foreløpig har vi valgt å kalle dette for «Plan og samfunnsutvikling». Utover dette mener flertallet i styringsgruppen at det bør etableres et «Drifts- og forvaltningsutvalg» tilsvarende som i Molde. De to utvalgene vil i praksis jobbe med saker etter de samme lovene men der det skilles mellom utvikling og drift (en inndeling etter funksjonsprinsippet). Vi har videre diskutert om utvalg eller komiteer der også innbyggerne deltar kan være et supplement gjennom faste utvalg eller ad-hoc komiteer. Slike utvalg kan innrettes på ulike måter og det må eventuelt jobbes videre med å se på mulige løsninger. Vi ser mange spennende muligheter her innenfor nærdemokrati og innbyggerinvolvering særlig dersom man gjennomfører gjennomgående representasjon og får en mer profesjonalisert politikerrolle. I modellen er slike utvalg eller komiteer illustrert med «Ad-hoc». Hvordan slike utvalg eller komiteer kan innrettes må styringsgruppen komme tilbake til når dette kan ses i lys av arbeidet i arbeidsgruppene og valg av hovedstruktur. Modellen forutsetter videre at utvalgene innstiller direkte til kommunestyret der ikke annet følger av lov.
Oppsummering av utkast til modell Et mindretall i styringsgruppen ønsket en modell der formannskapet ivaretar økonomi, forretningsdrift, plan og næring mens øvrige oppgaver legges til et driftsutvalg. En slik modell vil følgelig kun ha ett utvalg i tillegg til formannskapet. Pr. 22.1.2018 er modellen illustrert under styringsgruppens foreløpige utkast til modell for politisk hovedstruktur for nye Lindesnes. Styringsgruppen ønsker nå kommentarer og innspill før man eventuelt justerer eller forkaster modellen. Kontrollutvalg Kommunestyre Formannskap Plan og samfunnsutvikling Drift og forvaltning Styringsgruppen legger til grunn at kommunestyret skal ha 39 medlemmer og øvrige utvalg 7-9 medlemmer. Utvalgene skal innstille direkte til kommunestyret der annet ikke følger av lov. Formannskapet Behandler alle saker som ligger til formannskapet med hjemmel i lov. For øvrig må det utarbeides detaljert reglement for ansvarsfordeling mellom utvalgene. Drifts og forvaltningsutvalget Drift- og forvaltningsutvalget er styringsorgan for alle drift- og forvaltningssaker som kommunen skal behandle. Dette vil eksempelvis gjelde byggesaker som ikke er delegert. Plan og samfunnsutvikling Utvalget vil være styringsorgan for alle overordnede plan- og utviklingssaker som kommunen skal behandle. Utvalget vil eksempelvis arbeide med kommuneplan, reguleringsplaner og sektor/temaplaner.