Evenes kommune Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Møterom 2. etg., Rådhuset Dato: 02.11.2017 Tid: 13:00 Forfall meldes til utvalgssekretær som sørger for innkalling av vara. Vara møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Svein Erik Kristiansen Ordfører H Viveka Teräs Varaordfører H Petter Paulsen Medlem H Rune Hamnes Medlem H Sisilja Viksund Medlem H Monica Nilssen Medlem H Odin Hamnes Medlem H Torill Larsen Medlem AP Aina Heimdal Medlem AP Heidi Olsborg Medlem AP Skjalg Hamnes Medlem SP Svein Nilsen Medlem SP Birgitte Rørvik Bruun Medlem SP Knut Erik Hansen Medlem SV Sidsel Haldorsen Medlem FRP Solomon Gebremedhin Medlem V Habtegergish Arne Martin Hauan Medlem UAH Bogen i Ofoten, 19.10.2017 Svein Erik Kristiansen Ordfører 1
2
Saksnr Innhold PS 49/17 Godkjenning av protokoll forrige møte PS 50/17 K-sekretariatet IKS - Selskapsavtale og valg til representantskapet PS 51/17 Per-Anders Robertsen - Suppleringsvalg PS 52/17 Kontrollutvalget - suppleringsvalg PS 53/17 Digitalisering - Invitasjon til å delta i finansieringsordning PS 54/17 Industriveien 6, Bogen - Evt. kjøp PS 55/17 Endringer i ekteskapsloven Kommunale vigsler PS 56/17 Utbygging skole - Status (2) PS 57/17 Referatsaker 3
4
PS 49/17 Godkjenning av protokoll forrige møte 5
Evenes kommune Rådmannen Saksframlegg Dato: Arkivref: 20.09.2017 2017/7-2208/2017 / 216 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Steinar Sørensen 91 37 39 82 Saknsnr Utvalg Møtedato 50/17 Kommunestyret 02.11.2017 K-sekretariatet IKS - Selskapsavtale og valg til representantskapet Rådmannens innstilling: 1. Evenes kommune godkjenner selskapsavtale for K-Sekretariatet IKS. 2. Som medlem i representantskapet velges med som varamedlem. Dokumenter i saken: Selskapsavtale, vedlagt. Saksopplysninger Kommunestyret behandlet inntreden i selskapet K-sekretariatet IKS i møte 4.5.2017 under sak 26/17 med slikt enstemmig vedtak: 1. Evenes kommune vedtar inntreden i selskapet K-sekretariatet IKS. 2. Egenkapitalinnskudd med kr. 5.400 dekker over ubundne investeringsfond, årlige kostnader over budsjett for kontrollutvalget. 3. Evenes kommune vil behandle selskapsavtalen når denne foreligger fra K-sekretariatet IKS. (Min uthevelse) Det er kommunestyret selv som må vedta selskapsavtalen, og senere endringer i denne. Deltakere i selskapet per 1.6.2017 framgår av vedlagte utkast til selskapsavtale. Det er også nødvendig å velge medlem og varamedlem til representantskapet i selskapet. Vurderinger Det anbefales at avtalen vedtas. Steinar Sørensen Rådmann 6
7
8
9
10
11
12
Evenes kommune Rådmannen Saksframlegg Dato: Arkivref: 11.10.2017 2016/54-2558/2017 / 010 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Steinar Sørensen 91 37 39 82 Saknsnr Utvalg Møtedato 51/17 Kommunestyret 02.11.2017 Per-Anders Robertsen - Suppleringsvalg Rådmannens innstilling 1. Som medlem til årsmøtet i Hålogaland friluftsråd velges: 2. Som nytt medlem til viltfaglig utvalg velges: 3. Som ny nestleder til viltfaglig utvalg velges: Saksopplysninger Kommunestyret behandlet i møte 14.9.2017 under sak 44/17 permisjon fra politiske verv for Per-Anders Robertsen. I ettertid er det også registrert at han har meldt flytting ut av kommunen. Det er nødvendig å supplere for følgende verv: Representant til årsmøtet i Hålogaland friluftsråd. Medlem og nestleder til viltfaglig utvalg. Hålogaland friluftsråd: Her er Robertsen valgt med Heidi Olsborg som varautsending. Per-Anders Robertsen er også styremedlem. Styret velges av friluftsrådets årsmøte, jf. vedtektene (Lenke). Viltfaglig utvalg: Sammensetningen er: Leder: Viggo Berg Nestleder: Per Anders Robertsen Medlem: Sissel Lind Høgås Vara 1: Rune Hamnes Vara 2: Sidsel Haldorsen 13
Vara 3: Gunn Merethe Jakobsen Medlem: Bjørn Tversland Vara: Stein Even Fjellaksel Medlem: Jan Håvard Nymo Vara: Ina Liavik Nylund Valgnemnda vil behandle saken før kommunestyrets møte. Steinar Sørensen Rådmann 14
Evenes kommune Rådmannen Saksframlegg Dato: Arkivref: 16.10.2017 2016/305-2601/2017 / 216 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Steinar Sørensen 91 37 39 82 Saknsnr Utvalg Møtedato 52/17 Kommunestyret 02.11.2017 Kontrollutvalget - suppleringsvalg Rådmannens innstilling: Som nytt varamedlem i kontrollutvalget for Øystein Martinussen velges: Dokumenter i saken: Epost 16.10.2017 fra Edgar Fedreheim til ordfører: Undertegnede ble innkalt som vara til møte i kontrollutvalget 19.okt 2017. I sak 27/2017 sier fylkesmannen at en person som er vikar i kommunen ikke kan være medlem i kontrollutvalget. Jeg har vært og er vikar på Liland skole. Saken er diskutert pr tlf den 16.okt 2017med Tage Karlsen,saksbehandler til kontrollutvalget.vi konkluderte med jeg ikke kan være vara til kontrollutvalget og ikke blir å møte på møtet den 19. okt. Jeg ber derfor ordføreren sørge for at en valgbar vara velges. Saksopplysninger Kontrollutvalget har slik sammensetning: Medlemmer: Leder: Aashild Kokvik Nestleder: Øystein Martinussen Inge Amundsen Leif Jørgen Jakobsen Siren Vesterheim Bruun Varamedlemmer: Gunnar Bergvik Edgar Fedreheim Bjørnar Olsen Perry Strømdal Per Arvid Nygård Det er kommunestyret selv som velger medlemmer til kontrollutvalget, jf. også kommuneloven 77 nr. 2 og 3: 15
2. Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd, medlem og varamedlem av kommunestyrekomité og fylkestingskomité etter 10 a og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. 3. Kommunestyret og fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. (Min uthevelse) Saken er oversendt valgkomiteen, og det vil ventelig foreligge forslag derfor til nytt medlem før kommunestyrets behandling. Vurderinger I dette tilfelle dreier saken seg ikke om fritak eller permisjon, men supplering ettersom Edgar Fedreheim ikke ansees å være valgbar, jf. kommuneloven 77 nr. 2 gjengitt foran. Steinar Sørensen Rådmann 16
Evenes kommune Rådmannen Saksframlegg Dato: Arkivref: 12.10.2017 2016/350-2559/2017 / 024 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Steinar Sørensen 91 37 39 82 Saknsnr Utvalg Møtedato 53/17 Kommunestyret 02.11.2017 Digitalisering - Invitasjon til å delta i finansieringsordning Rådmannens innstilling Evenes kommune viser til henvendelse fra KS, og vil delta i finansieringsordning for digitaliseringsprosjekter med kr. 20,- per innbygger. Dokumenter i saken: Henvendelse fra KS, vedlagt. KS digitaliseringsstrategi (Lenke) KS, prinsippnotat for ordningen (Lenke) Saksopplysninger Saken fremmes ikke primært ut fra kostnadene med deltakelse, men like mye for ytterligere å involvere politisk nivå i arbeidet med digitalisering samt vurderinger av samarbeidsordninger vi skal delta i. KS foreslår nå et spleiselag mellom kommunene, hvor det forutsettes at også staten medvirker. Sistnevnte har signalisert at de bidrar med 125 millioner fordelt over 2 år. KS har utviklet en modell for spleiselag, hvor kommunene inviteres til å delta med kr. 20,- per innbygger, jf. vedlegg. Siktemålet er å utvikle flere nye digitale løsninger for kommunene. De som deltar i spleiselaget får vederlagsfri tilgang til disse nye løsningene. Samarbeid mellom hele kommunesektoren er i sin spede begynnelse, et eksempel som allerede viser sin berettigelse er KS Svar ut. Kort fortalt er løsningen at: Dokumenter ekspederes digitalt direkte fra fagsystemet til mottakers digitale postkasse, eller Alt Inn dersom slik postkasse ikke er etablert. Dersom dokumentet ikke er hentet av mottaker innen en gitt tid, trykke det og sendes mottaker som ordinær post. Et eksempel fra siste faktura fra selskapet som har oppgaven med trykking, et dokument på 6 sider, trykt på begge sider: 17
Produksjon: kr. 3,35 Porto: kr. 4,54 Sum kr. 7,89 Egen produksjon: Porto: kr. 20,00 Trykking: ca. kr. 6,00 I tillegg kommer kostnader til anskaffelse av papir, konvolutter samt medgått tid. Den betydelige forskjellen i kostnader skyldes at firma som har denne oppgaven henter ut stordriftsfordeler, og kan oppnå bedre portoavtaler med posten. Erfaringen er at de fleste henter ut dokumenter digitalt. Vurderinger Kommunene er dessverre med rette blitt kalt for digitale sinker. Potensialet er stort både for reduserte kostnader og bedre tjenester. Kommunene har samlet godt IT-kompetanse, men hver for seg har selv de største kommunene utfordringer med kapasitet for å utvikle nye løsninger. Ved samarbeid kan kompetansen utnyttes bedre, og muligheten er til stede for løsninger til i enda større grad er tilpasset kommunenes behov. Det anbefales at Evenes kommune deltar i denne finansieringsordningen. Steinar Sørensen Rådmann 18
19
20
Evenes kommune Rådmannen Saksframlegg Dato: Arkivref: 16.10.2017 2017/152-2596/2017 / 027 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Steinar Sørensen 91 37 39 82 Saknsnr Utvalg Møtedato 54/17 Kommunestyret 02.11.2017 Industriveien 6, Bogen - Evt. kjøp Rådmannens innstilling: 1. Evenes kommune kjøper eiendommen Gnr. 24 Bnr. 60/67 til kr. 4.500.000,-. 2. Kommunestyret bevilger i tillegg kr. 500.000 for å dekke omkostninger, kjøp av inventar samt forberede nødvendig tilpasning av bygning. 3. Foranstående finansieres ved bruk av ubundne investeringsmidler, og rådmannen gis fullmakt til å foreta detaljert budsjettregulering. Dokumenter i saken: Takst, vedlagt. Kartutsnitt, vedlagt. Saksopplysninger: Eiendommen er til salgs, rådmannen har med forbehold om politisk behandling lagt inn et bud med 4,5 millioner. Budet er akseptert. I tillegg til kjøpesum kommer dokumentavgift med 2,5 % og gebyr for tinglysning, til sammen kr. 113.025. Det er ikke avtalt dato for overdragelse eller kjøp av inventar som kan inngå i salg. Dette er hovedsakelig: Kontorstoler, skrivebord og hyller. Diverse reoler. Pallegaffel til kran. Diverse jekketraller. Drivstoff til truck og varmluftsaggregat. Selger tilbyr at han fyller (topper opp) 1 tank som tar ca. 7.500-8.000 liter. Nøkkelopplysninger: Markedstakst, kr 6.450.000 Beregnet teknisk verdi, bygninger og tomt, kr 15.237.710 21
Tomteareal, m 2 6.740 Bygningsareal, BRA, m 2 1.601 Mulige bruksområder: Brannstasjonen og uteavdelingen deler lokaler i dagens brannstasjon i Bogen. Begge driftsområder har etter hvert kummerlige forhold fordi det er økte standardkrav bl.a. til skille mellom rene og skitne soner for begge virksomheter. Det opplyses også at det er krav om adskilte lokaler for brannstasjon med egen ventilasjon. Dette løses delvis i dag ved at lokaler i Tjeldsund inngår i driftsopplegget for uteavdelingen. Ny brannbil og tankbil til brannvesenet er under anskaffelse. Disse må stå temperert, noe som medfører at vedlikehold av uteavdelingens materiell vil måtte foregå utendørs i vinterhalvåret. Uteavdelingen dekker sitt lagerbehov i Hålogaland krafts lagre i Røyrholla. Behov for lagring av rørmateriell m.m. kan dekkes av frittstående overbygget lagerreol i stål for bygningsmaterialer dersom eiendommen kjøpes. Et tredje bruksområde er utleie av næringsarealer. Det forutsettes disponibelt areal både når det gjelder kontorer og lokaler til produksjon / bearbeidelse. Evenes kommune har ikke næringslokaler for utleie. Teknisk personell har vurdert eiendommen, og anser denne som tjenlig til formålet. Det forutsettes noe innvendig tilpasning, denne er enn så lenge ikke planlagt. Det er derfor ikke beregnet utgifter med å tilpasse bygget til kommunal aktivitet som omtalt foran. Vurderinger Det er behov for å skaffe andre og tidsmessige lokaler for brannstasjon og uteavdelingen. Det er ikke fastslått at virksomhetene må være samlokaliserte, men det har sine fordeler ettersom uteavdelingen gjerne inngår i brannvesenet og også utfører vedlikehold på kjøretøy og materiell. Tomten vurderes som viktig, særlig med sikte på sentrumsnære arealer som vil bli omfattet av framtidig E10 gjennom Bogen sentrum. Dette innebærer at deler av tomt og/eller bygg i framtiden kan bli benyttet til eventuelle andre formål, kjøp av eiendommen gjør det mulig å vurdere dette som del av framtidig sentrumsutvikling. Vi vil måtte gjøre noe med lokalene til uteavdeling og brannstasjon. Dagens bygning er for liten, og tomtemessige forhold gjør utbygging lite aktuell. Nybygg på annen tomt vil selvsagt kunne gi en optimal løsning, imidlertid har vi ikke aktuelle tomt disponibel. Nybygg vurderes å bli en langt dyrere løsning enn kjøp av denne eiendommen og gjøre en nødvendig tilpasning av bygget. Kjøp vil også kunne gi disponible lokaler for næringsaktivitet, noe som vurderes som en stor fordel. Rådmannen anbefaler at bygningen kjøpes, og at denne finansieres ved bruk av ubundne investeringsmidler. Steinar Sørensen Rådmann 22
23
24
25
26
27
28
29
30
Evenes kommune Fellesavdelingen Saksframlegg Dato: Arkivref: 21.09.2017 2017/144-2284/2017 / 001 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Per-Kaare Holdal 90 76 97 96 Saknsnr Utvalg Møtedato 55/17 Kommunestyret 02.11.2017 Endringer i ekteskapsloven Kommunale vigsler Rådmannens innstilling 1. Ordfører, varaordfører og rådmann oppnevnes av Evenes kommunestyre til å foreta vielser og gis vigselsmyndighet fra 1. januar 2018. Seremonien vil foregå torsdager og fredager mellom kl. 12.00 15.00. I tillegg tilbys vielse en lørdag hver måned, mellom kl. 11.00 og 14.00. 2. Formannskapssalen innredes fleksibelt for innredning til vigsler. Vigsler kan også skje på andre passende områder. 3. Opplæring gjennomføres til de som gis vigselsmyndighet. Dokumenter i saken: Forskrift om endring i forskrift 20. november 1992 nr. 854 om registrering og melding av vigsel Prop. 91 L (2016 2017) Endringer i ekteskapsloven og bustøttelova m.m. (oppgaveoverføring til kommunene) (Lenke) Rundskriv Kommunale vigsler (Lenke) Endringer i ekteskapsloven (Lenke). Saksopplysninger Fra 1. januar 2018 overtar kommunene ansvaret for borgerlige vigsler. Bestemmelsene om inngåelse av ekteskap følger av ekteskapsloven kapittel 3. Lovendringene som er vedtatt er (endringer i kursiv): 12 Vigslere Vigslere er: 31
a) prest i Den norske kirke, og prest eller forstander i et registrert trossamfunn, eller seremonileder eller tilsvarende i livssynssamfunn som mottar tilskudd etter lov 12. juni 1981 nr. 64 om tilskott til livssynssamfunn når Kongen har godkjent formen for inngåelse av ekteskap. b) ordførere, varaordførere og kommunalt ansatte eller folkevalgte som kommunestyret selv gir slik myndighet. c) utsendt utenrikstjenestemann, jf. utenrikstjenesteloven 14. d) Sysselmannen på Svalbard. Sysselmannen kan delegere vigselsmyndighet til tjenestemenn ved sysselmannskontoret. e) særskilt vigsler oppnevnt av departementet i tilfeller der det er behov for det på grunn av lange avstander eller av andre grunner. Oppnevningen gjelder for fire år. Departementet kan gi forskrift om tildeling og tilbaketrekking av vigselsrett for seremonileder eller tilsvarende i livssynssamfunn. 12 a Vigsler i kommunen Kommunen skal ha et tilbud om vigsel for kommunens innbyggere og personer som ikke er bosatt i Norge, men som fyller vilkårene for å inngå ekteskap i Norge etter kapittel 1. Departementet kan gi forskrift om kommunalt vigselstilbud med regler om at vigselstilbudet skal være tilgjengelig og om betaling for vigsler. Lovendringen innebærer at ordførere, varaordførere og kommunalt ansatte eller folkevalgte som kommunestyret selv gir slik myndighet skal gjennomføre vigsler. Ordførere og varaordførere får en direkte myndighet etter loven. I tillegg kan kommunestyret gi vigselsmyndighet til personer som er ansatt eller folkevalgt i kommunen. Kommunene må derfor fram mot ikrafttredelsestidspunktet ta imot henvendelser fra brudepar om dette og planlegge hvordan de vil tilrettelegge for og gjennomføre vigsler i sin kommune. Tilsvarende må domstolene forberede avvikling av sitt tilbud fra 1. januar 2018. Fra 1. januar 2018 vil ikke notarius publicus lenger kunne forestå gyldige vigsler. Departementet utarbeider forskrift og rundskriv om kommunalt vigselstilbud, og det tas sikte på å ferdigstille dette i løpet av september. Rundskrivet og forskriften vil bli sendt ut til alle landets kommuner så snart de er ferdigstilt. Rundskrivet vil også publiseres på regjeringen.no, og forskriften vil bli tilgjengelig på Lovdata. Departementet finner det mest hensiktsmessig at det er opp til hver enkelt kommune å beslutte hvem i kommunen som bør kunne utføre vigsler. Før vielsen skal brudeparet sørge for at egenerklæringer, forlovererklæringer og attester er sendt til folkeregisteret som skal bekrefte at vilkårene for å inngå ekteskap er oppfylt. Brudepar, forlovere og gjester må møte i Evenes rådhus 15 minutter før avtalt tid for vielse. Det skal være to vitner til stede under seremonien og en normal vielse vil vare i 10-15 minutter. Kort om inngåelse av ekteskap 32
Ekteskap blir inngått ved at brudefolkene møter for en vigsler. Mens begge er til stede skal de erklære at de ønsker å inngå ekteskap med hverandre. Deretter skal vigsleren erklære dem for ektefolk. Folkeregisteret vil deretter utstede en prøvingsattest som er gyldig i fire måneder. Alle spørsmål knyttet til prøvingen skal rettes til folkeregisteret ved det regionale skattekontor. Endelig vielsesattest vil så bli ettersendt av folkeregisteret. Økonomi Forskrift om kommunale vigsler har bestemmelser om betaling for vigsler. Det følger av forskriften 2 at vigselstilbudet skal være gratis for kommunens egne innbyggere og for personer som ikke er bosatt i Norge, men som fyller vilkårene for å inngå ekteskap her. Det følger av 2 andre ledd at kommunen kan ta betaling for nødvendige merkostnader dersom kommunen tilbyr vigsel ut over det vanlige tilbudet om tid og sted. Med vanlig tid menes både tidspunktet for vigsel og vigselens varighet. Brudefolkene skal informeres om kostnaden i god tid før vigselen. Det følger av 3 at dersom kommunen tilbyr vigsel for andre enn de som er nevnt i 2 (egne innbyggere og personer som ikke er bosatt i Norge), kan kommunen ta betaling for nødvendige kostnader til vigselen. Brudefolkene skal informeres om kostnaden i god tid før vigselen. Kostnader som kan kreves dekket av kommunen etter forskriften 2 og 3 er for eksempel utgifter for vigsler, transport og oppvarming av lokale. Det er ikke anledning for kommunen til å ta betaling ut over dekning av nødvendige (mer)kostnader. Krav om betaling for vigsler etter forskriften 2 andre ledd og 3, bør fastsettes i egne bestemmelser, jf. forskriften 4. Slike bestemmelser bør angi at det kan tas betaling, hvilke type kostnader betalingen skal dekke og hvilke satser som gjelder for de enkelte kostnadene. Vurderinger Lovendringen betyr at vigselsmyndighet overføres til ordførere, varaordførere og i tillegg kan kommunalt ansatte eller folkevalgte som kommunestyret gir myndighet. For brukerne vil en overføring av oppgaven til kommunene føre til lettere tilgjengelighet. Det er norsk tradisjon å ha bryllup på lørdager. Da har folk fri, gjestene kan komme til vielsen, og det ligger godt til rette for selskap ut i de små timer. Evenes kommune bør også tilby bryllup på lørdager. Men det blir opp til vigselsmyndighet selv å bestemme hvilke ukedager den konkrete vielsen skal skje på. Det bør også legges opp til fleksibilitet i sted hvor vielsen skal finnes sted i og med at noen velger utendørs vielse. Her har Evenes kommune et bredt og høyt tilbud av natur å tilby. Vigselsmyndigheten vil opphøre dersom en folkevalgt ikke lenger er folkevalgt eller vigslerens ansettelsesforhold i kommunen avsluttes. Vigselsmyndigheten vil også opphøre dersom kommunestyret trekker tilbake tildelingen. Barne- og likestillingsdepartementet foreslår at myndigheten til å foreta vigsler i kommunene tillegges ordførere, varaordførere og kommunalt ansatte eller folkevalgte som kommunestyret selv gir slik myndighet. Noen kommuner mener det er uheldig dersom vigsler skal utføres av folkevalgte. Departementet foreslår at ordførere og varaordførere får vigselsmyndighet direkte i loven. Departementet vil imidlertid peke på at det kan være hensiktsmessig at det også tilbys vigslere som er politisk nøytrale. Etter at oppgaven med å kontrollere at ekteskapsvilkårene er oppfylt ble overført til folkeregisteret, er det i praksis kun selve seremonien som skal utføres av Evenes kommune. Denne nye oppgave krever at de 33
som får myndighet blir tilført den nødvendige kompetanse, og det vil kreve at vi gjør det før dette trer i kraft 1. januar 2018. Det kan også bli nødvendig å innrede formannskapssalen med mobile løsninger for å gjennomføre vigsler på en riktig og verdig måte. Det er også et spørsmål om kommunal likebehandling av ulike livssyn og vi bør legge opp til en fleksibilitet i forhold til dette. Vielsen kan skje på norsk eller engelsk. For andre språk må brudeparet selv sørge for tolk. I forskrift 2 at vigselstilbudet står det at det skal være gratis for kommunens egne innbyggere og for personer som ikke er bosatt i Norge, men som fyller vilkårene for å inngå ekteskap her. Evenes kommune kan ta betaling for nødvendige merkostnader dersom kommunen tilbyr vigsel ut over det vanlige tilbudet om tid og sted. Evenes kommune kan derfor fakturere merkostnader for de som ønsker vigsler foretatt utenom rådhuset. For innbyggere fra andre kommuner som ønsker vigsel skal de fakturers for kostnadene i sin helhet. Steinar Sørensen Rådmann Per-Kaare Holdal Leder 34
Evenes kommune Rådmannen Saksframlegg Dato: Arkivref: 19.10.2017 2016/266-2646/2017 / A20 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Steinar Sørensen 91 37 39 82 Saknsnr Utvalg Møtedato 56/17 Kommunestyret 02.11.2017 Utbygging skole - Status (2) Rådmannens innstilling: Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Dokumenter i saken: Referat fra prosjektmøte 12.10.2017, vedlagt. Arbeidsgrunnlag til prosjektmøte 12.10.2017 (Lenke) Saksopplysninger: Det vises til kommunestyrets tidligere vedtak om redegjørelse i hvert møte vedr. utvikling av ny skole. Det vises samtidig til de problemstillingene som var orientert om til forrige møte i kommunestyret. Vedlagte referat omfatter avklaringer på de fleste av disse. Følgende ble avklart vedrørende eventuelle justeringer av planløsning: 35
Planløsning i konkurranseutkastet: Justert planløsning, anpasset arbeidsplasser: Justeringen medfører at arbeidsplasser opprettholdes som i konkurranseutkastet, ikke åpent landskap og noe større kapasitet mht. antall arbeidsplasser. For skoledelen er det mindre justeringer ved at det etableres tekjøkken i grupperom 2. Stollaget gis tilgang fra begge sider og utvidet bruk av mesanin i fellesarealer, jf. tidligere drøftinger om framtidig kantine. Det er videre konkludert med totalentreprise, noe som også lå i konkurransegrunnlaget. Det er også tatt stilling til materialvalg, og slått fast at denne er lagt til rette for leveranse som elementbygg. 36
Det som gjenstår i denne fasen av prosjektet er konklusjoner mht. brannsikring, og inndeling av seksjoner og celler. Denne vurderingen foretas ut fra en samlet vurdering ut fra økonomi, hensyn til hvordan dette påvirker bruken av bygget og forutsettes selvsagt solid innenfor gjeldende regelverk. Varmekilde m.m. vurderes også til neste møte, foreløpig konklusjon er vannbåren varme og løsning med radiatorer i stedet for varme i gulv. Det forutsettes løsning som gir alternative valg i framtiden mht. energikilde. Vurderinger: De justeringer som er foretatt vurderes ikke å påvirke kostnadsbildet, og vurderes som tjenlige. Av de vurderinger som gjenstår i denne fasen, kan brannteknisk løsninger være av de forhold som påvirker kostnadene. Det er derfor grunn til å vurdere dette nærmere, noe som gjøres fram til neste prosjektmøte. Steinar Sørensen Rådmann 37
Evenes kommune Referat Rådmannen Deres dato: Deres ref: Vår dato: Vår ref: 12.10.2017 2016/266-0 / A20 Steinar Sørensen 91 37 39 82 Til: Referat prosjektmøte 12.10.2017 12.10.2017 kl. 11:00 Til stede: Fra arkitektene: Helge Lunder (MDH) Hanna Risnes (VVS) Søren Gedsø (VVS) Odd Grøthe (RIB) Fra oppdragsgiver: Håkon Olsen Ole Øystein Lindebø Kjersti Markusson Steinar Sørensen 1: Status siden sist Oppdragsgiver har konkludert med totalentreprise som konkurranse form, jf. også konkurransegrunnlaget. Prosjekt- og byggeledelse ikke på plass, oppdragsgiver purrer på. MDH har levert alternative skisse til planløsning som ble drøftet i forrige møte. Terrengmålinger foretatt, men ikke mottatt av MDH. Oppdragsgiver purrer på selskapet som hadde oppdraget. Revidert skisse til løsninger utenomhus foreligger derfor ikke. 38
2: Gjennomgang av skisse til alternative planløsninger En gikk gjennom de alternative skissene som forelå fra MDH til mulige justeringer på eksisterende bygning. Det ble også drøftet mulige justeringer i nytt bygg. Branntekniske løsninger ble drøftet, og vurderes videre av RIB. Konklusjon: Prosjektmøtet konkluderte med at alternativ 1 for bruk av eksisterende bygg legges til grunn for det videre arbeidet. For nytt bygg etableres tekjøkken i grupperom 2. Stollaget gis tilgang fra begge sider og utvidet bruk av mesanin i fellesarealer, jf. tidligere drøftinger om framtidig kantine. Arkitekt utarbeider forslag til alternative energiløsninger. Det arbeides videre med brannsikre løsninger, inndelinger og rømningsveier. 3: Materialvalg Prosjektmøte drøftet alternativer, og konkluderte med valg av massivtre som byggemateriale. Det legges til rette for leveranse som elementer. 4: Framdrift Det arbeides videre med det som framkommer foran. Nytt prosjektmøte (web) settes til 6. november kl. 12:30. Med hilsen Steinar Sørensen Rådmann 39
PS 57/17 Referatsaker 40