Brukerveiledning Basware Alusta Edge Innholdsfortegnelse 1 Innledning - behandling av fakturaer via Styrerommet.net... 2 Krav til nettlesere/programvare... 2 2 Fakturaflyt hvordan beveger fakturaen seg mellom brukerne... 2 Fakturaflyt 1 Attestant/kontroller mottar faktura først... 2 Fakturaflyt 2 Godkjenner mottar fakturaen først... 2 3 Fakturabehandling... 3 3.1 Slik «kontrollerer» og «godkjenner» du fakturaen... 3 3.2 Videresend faktura... 5 3.3 Avvis faktura... 5 3.4 Sett fakturaen på vent/parker... 6 3.5 Søk på fakturaer... 7
1 Innledning - behandling av fakturaer via Styrerommet.net Når du har fakturaer til behandling vil du motta en e-post med en lenke til www.styrerommet.net. I selve e-posten vil du også få en oversikt over fakturaene som ligger til behandling hos deg. Logg deg inn på www.styrerommet.net og velg «Fakturabehandling» Dersom du har fakturabehandling for flere boligselskap, vil du se alle fakturaene uavhengig av hvilket selskap du er inne på i www.styrerommet.net. Merk! Det er styret sitt ansvar å behandle fakturaer. Krav til nettlesere/programvare Løsningen fra Basware Alusta Edge støtter alle «standard» nettlesere som; Internett Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari. Løsningen er også tilpasset til mobile enheter, slik at du kan benytte mobiltelefon og nettbrett om ønskelig. 2 Fakturaflyt hvordan beveger fakturaen seg mellom brukerne Fakturaene må behandles av to styremedlemmer. Når styret konstitueres bestemmer styret hvem som skal være ansvarlig «godkjenner» og «attestanter/kontrollere» i fakturasystemet. Vanligvis er det styreleder som har ansvar for godkjenning, mens styremedlemmene kan være «kontrollere». Fakturaen kan først godkjennes etter at den er blitt «kontrollert» av ett styremedlem. Fakturaflyt 1 Attestant/kontroller mottar faktura først Fakturaen sendes først til attestant/kontroller som styret har bestemt skal være første mottaker av fakturaen. Mottaker kan «attestere/kontrollere» fakturaen, eller videresende den til ett annet styremedlem. Blir fakturaen «attestert/kontrollert» får brukeren opp den som har «godkjennings» rettigheter i selskapet i feltet for bruker. Fakturaflyt 2 Godkjenner mottar fakturaen først Fakturaen sendes til brukeren som har «godkjenner» rettigheter (vanligvis styreleder). Godkjenneren må videresende fakturaen til en annen bruker i styret som skal «attestere/kontrollere» fakturaen. Når dette er gjort kommer fakturaen tilbake til brukeren med «godkjenner» rettigheten. Det vil si at «godkjenner» i disse tilfellene vil få alle fakturaene to ganger. Er du usikker hvilket forsendelsesalternativ selskapet ditt er satt opp med kan du kontakte forvaltningskonsulenten.
3 Fakturabehandling I Basware Alusta Edge er din «Arbeidsliste» det første du kommer til. Her får du listet opp alle fakturaene du har til behandling. Dersom du har ansvar for fakturabehandling i flere selskap vil du se fakturaene for alle selskapene i samme oversikt. Dette gjør at du ikke behøver lengre å bytte mellom selskapene inne på www.styrerommet.net. Bilde: Bildet under viser arbeidsliste til en til en bruker som er «attestant/kontroller For å få full oversikt over den enkelte fakturaen, klikker du på selve fakturaen. Vi anbefaler at du alltid går inn på selve fakturaen og sjekker den før du trykker på «Kontroller» eller «Godkjenn», selv om dette også kan gjøres direkte fra «Arbeidsliste» 3.1 Slik «kontrollerer» og «godkjenner» du fakturaen 1. Logg inn på www.styrerommet.net 2. Gå inn på «Fakturabehandling» 3. Klikk på den fakturaen du ønsker å behandle 4. Sjekk at fakturaen tilhører ditt selskap og at den er korrekt 5.1. Kontroller: Dersom du er ansvarlig for «attestering/kontrollering» klikker du på «Kontroller». Du vil da få opp nytt vindu hvor du velge neste mottaker/godkjenner. Det er kun brukeren med «Godkjenner» rettigheter som vises i mottakerfeltet
5.2 «Godkjenn» Dersom du er ansvarlig for godkjenning av fakturaen velger du «godkjenn». Er fakturaen «kontrollert» av en annen bruker vil fakturaen nå bli klargjort for utbetaling på forfallsdato. Dersom du ikke ser «godkjenn» alternativet men kun «kontroller», må fakturaen videresendes til den i styret som er attestant/kontroller. Klikk på pilen ved siden av «kontroller» og velg «videresend». Klikker du på pilen ved siden av «Kontroller» eller «Godkjenn» vil du få opp flere handlingsalternativer.
3.2 Videresend faktura Ønsker du at en annen bruker i styret skal behandle fakturaen, kan du velge «videresend» ved å klikke på pilen ved siden av «kontroller» «godkjenn» knappen. Du vil da se en liste over brukere som du kan sende fakturaen til. Velg personen du ønsker og fullfør ved å trykke «OK» 3.3 Avvis faktura Dersom fakturaen ikke er korrekt / ikke skal sendes til betaling, velger du «avvis» ved å klikke på pilen ved siden av «kontroller» «godkjenn» knappen. Velge en «årsak» til avvisningen og legg in forklarende kommentar. Fullfør ved å trykke «OK»
3.4 Sett fakturaen på vent/parker Dersom du ikke ønsker å behandle en faktura grunnet tvist med leverandør eller at du venter på avklaring rundt fakturaen, anbefaler vi at du setter fakturaen på vent. Ved å velge handlingen «Sett på vent» vil du enkelt kunne skille denne fakturaen fra andre ved at denne vises med alternativet «Frigi». Det er viktig å huske at det er styret som har ansvaret for fakturaen, også når den er satt på «vent». Slik gjør du det: 1. Gå inn på aktuell faktura 2. Klikk på pilen ved siden av «kontroller» eller «godkjenn» knappen 3. Velg «sett på vent» 4. Legg inn kommentar med grunnen til at fakturaen «settes på vent» 5. Tykk OK Fakturaer som er satt på vent vil vise «Frigi» i handlingsfeltet. Når saken er avklart og du ønsker å behandle fakturaen videre må du velge handlingen «Frigi».
3.5 Søk på fakturaer Ved å trykke på «Søk» vil du kunne gjennomføre søk basert på leverandørnavn, fakturanummer, sum m.m. Dersom du skal søke på alle fakturaer og ikke kun på de du selv har vært involvert i tidligere må du fjerne avhukingen på «bare dine faktura» Dersom du er fakturabehandler i flere boligselskap velger du selskap i nedtrekks menyen. Søk funksjonaliteten vil bli ytterligere forbedret i kommende versjoner av løsningen. I oversikten vil fakturaene kunne ha forskjellige statuser; - Til kontroll: Dette betyr at fakturaen ligger til kontroll hos ett styremedlem eller deg selv - Til godkjenning: Fakturaen ligger til godkjenning hos den i styret som har «godkjenner» rollen - Mottatt: Fakturaen er mottatt av OBOS men er ikke sendt videre til styret for behandling - Lukket: Fakturaen er ferdigbehandlet - Fjernet: Fakturaen er slettet