Regionstyremøte nr. 6, 2015/2016 Referat Møtetid: Onsdag 17.02.2016, kl 17:30 20:10 Møtested: Skype. Styremedlemmer: Svein Håvåg (RD), Haugesund Svend B. Jacobsen (RDE & RSD/S), Stavanger St. Svithun Egil Odd Halvorsen (VRD & RDEE), Arendal (fra sak 96) Finn A. Pedersen (VRDE), Hinna Andre: Henry J. Grindheim, (RSD/T), Østenstad (til og med sak 96) Fraværende: Referent: Anders G. Glendrange (PRD), Flekkefjord Karen Cecilie Heldal (Y s Magasinet), Åsane Svend B. Jacobsen Forslag til saksliste: 90. Godkjenning av innkalling og saksliste Svein 91. Referat fra forrige regionstyremøte, nr. 5, 2015/2016, 19.01.16 Svein 92. Saker siden forrige møte Svein 93. Nytt medlemsregister - PortalBuzz Svend 94. Medlemstall pr 01.02.2016 Svein 95. Arbeidsplan 2016/2017 Svend 96. Budsjett 2016/2017 Svend 97. Høringsuttalelser distriktsgrenser og distriktsøkonomi Svend 98. Dekning av kostnader knyttet til distriktskonferansen Svend 99. Bruk av regionens organisasjonsnummer Svend 100. Regionskonferansen 2016 Svein 101. Samarbeid med Region Sverige Egil Odd 102. Y s Magasinet Svein 103. Distrikt Nord-Norge Egil Odd 104. Møte med Norges KFUK-KFUM Svein 105. Distriktskonferansene Svend 106. Neste styremøte Referat - Regionstyremøte nr. 6, 2015/2016 17.02.2016 Side 1 av 7
Saksdokumenter: 90. Godkjenning av innkalling og saksliste 1. Innkalling og saksliste godkjennes med de foreslåtte eventueltsakene. 91. Referat fra forrige regionstyremøte, nr. 5, 2015/2016 Referatet ble sendt ut 19.01 til alle som var tilstede. Kommentarer mottatt per 23.01.16 er innarbeidet. Referatet er sendt til alle distriktsledere og tjenesteledere (inkl. WEB-redaktør og Y s Magasinet) og LKU pr 24.01.16. 1. Referat fra regionstyremøtet 19.01.2016 godkjennes. 92. Saker siden forrige møte A. Kontingentkrav er sendt ut av RSD/Data. B. Tur til IC2016 i Taiwan. På grunn av få deltakere omarbeides turopplegget til Thailand og Taiwan til kun å omfatte Taiwan. C. Nye tjenesteledere. Intet nytt å melde. D. Regionstyrets sammensetning. Lovforslag ikke utarbeidet enda. E. Direktemedlemmer. Noen av medlemmene i Tonsen har meldt overgang til Hakadal og Nittedal. F. Ingen aktivitet i Harstad YMC. Satt til «dead» og ingen medlemmer. G. Medlemshåndboka. Priser ikke innhentet enda. 140 sider og 1500 eksemplarer. 93. Nytt medlemsregister PortalBuzz Region Norge har som en av de første regionen tatt i bruk det nye medlemsregisteret for Y s Men International. ICM har vedtatt at alle medlemmer skal registreres i et felles register for å kunne sikre kvalitet og sikkerhet for korrekt medlemsregistrering og oversikt. Før medlemsinfo ble overført til registeret, har regionstyret innhentet en uttalelse fra Lov og kontrollutvalget som konkluderer med at dette ligger innenfor det norske lovverket knyttet til personvern/personregisterloven. Sekretæren er foreløpig tildelt oppgaven som administrator og vil tilrettelegge for at det enkelte medlem og/eller den enkelte klubb skal kunne vedlikeholde egne medlemsdata. En overordnet informasjon om dette vil bli gitt på distriktskonferansene. 1. Regionstyret tar saken til etterretning. Referat - Regionstyremøte nr. 6, 2015/2016 17.02.2016 Side 2 av 7
94. Medlemstall pr 01.02.2016 Siden forrige rapportering er 3 klubber avviklet: Storeholmen (Rogaland), Tonsen (Oslo og Akershus) og Harstad (Nord-Norge). Dette medfører at medlemstallet er på 1.368 medlemmer. Dette inkluderer 5 direktemedlemmer. Dette er en reduksjon på 69 siden februar 2015 noe som også inkluderer Drammen og Harstad Sigrid YMC. Reduksjonen siden forrige semester er på 41 medlemmer. Dette betyr at 5 klubber er lagt ned på ett år. 1. Regionstyret tar saken til etterretning. 95. Arbeidsplan 2016/2017 Utkast til arbeidsplan var vedlagt. Kommende regionsleder ønsker synspunkt og kommentarer til planen (form, prioritering og innhold). Den må ferdigstilles med prosjekter. 1. Regionstyret gir sin tilslutning til hovedtrekkene i arbeidsplanen. 2. Arbeidsplanen ferdigstilles og kommuniseres på distriktskonferansene. 96. Budsjett 2016/2017 Budsjettet settes opp basert på et forventet medlemstall pr 01.08.2016 på 1.360 medlemmer. Forslaget er pr dato satt opp med dagens valutakurser. Det kan bli nødvendig å korrigere deler av budsjett basert på valutakursen per 01.08.2016. Regionstyret ser det som nødvendig å øke medlemskontingenten. Etter regionstyrets mening er alternativet å redusere aktiviteten (kostnadsreduksjoner) noe som ikke er ønskelig med dagens medlemsutvikling. Regionstyret må gi noen føringer på hvordan budsjettbalansen skal bli og innenfor hvilke områder det skal endres. Svein, Henry og Svend skal gjennomgå budsjettet 11.02.16. Et utkast til behandling vil bli oversendt etter dette møtet. 1. Hovedtrekkene i budsjettet ble godkjent av regionstyret. 2. For å få budsjettet i balanse er flere kostnadsposter redusert og det er lagt inn en kontingentøkning på 10 % 3. Forslag til prosjektmidler ble godkjent i henhold til forslag fra Egil Odd. Mangler fortsatt tjenesteleder for Norsk Symbolika fra 01.07.16. Dette medfører usikkerhet om inntekter fra dette området. Henry foreslo en kandidat som skal spørres (av ham). Referat - Regionstyremøte nr. 6, 2015/2016 17.02.2016 Side 3 av 7
97. Høringsuttalelser distriktsgrenser og distriktsøkonomi Det er kommet inn ett stort antall uttalelser. Svakheten er at man i liten grad begrunner standpunktene. Det er foreløpig ikke gjort noe forsøk på en sammenstilling/konklusjon. Alle forslag var vedlagt i ett dokument. 1. Regionstyret takker for alle innspill fra distriktene og Lov og kontrollutvalget, samt noen enkelte klubber. 2. Regionstyret legger opp til en gjennomgang på neste styremøte. 3. Hovedtrekkene i høringen formidles til distriktskonferansene. 98. Dekning av kostnader knyttet til distriktskonferansen Det er kommet forespørsel om regionen dekker arrangementskostnader i forbindelse med gjennomføring av distriktskonferansene. Dette er et spørsmål som på sikt må ses i sammenheng med forrige saksnummer. Det er distriktstyret som arrangerer distriktskonferansen. Det har vært vanlig at deltakerne betaler sin del av kostnaden gjennom en deltakeravgift som fastsettes i forbindelse med invitasjonen. I noen distrikt har arrangørklubben betalt en del av kostnadene. Noen distrikt har en egen kontingent slik at alle medlemmene i noen grad subsidierer deltakerne. Det enkelte distrikt må selv fastlegge hvordan kostnadene kan dekkes. Det kan i utgangspunktet ikke belastes regionen. Regionen har budsjettposter som skal dekke distriktslederens kostnader ved besøk til klubber, møter med K/M o.l. Det kan derfor være naturlig at regionen dekket distriktsleder deltakeravgift på de konferanser som denne arrangerer og deltar på i sitt år som distriktsleder. Neste spørsmål er knyttet til om dette også skal gjelde for hele distriktstyret og eventuelt andre personer som er knyttet til dette arbeidet (distriktskasserer og sekretær). Regionstyret oppfatter det som naturlig at deltakeravgift (og reisekostnader) for regionstyrets representant også dekkes av regionen. Når det gjelder deltakeravgift for inviterte gjester, bør dette i utgangspunktet bygges inn i deltakeravgiften som medlemmene betaler. Det er et viktig prinsipp at det organisasjonsledd som styrer budsjettet også er ansvarlig for inndekning av kostnadene, slik at ikke disse overraskende overveltes på regionen. Frem til saken om distriktsøkonomi er ferdigbehandlet legger regionstyret opp til følgende rutine: 1. Regionen dekker reisekostnader til ett av distriktstyrets medlemmer i forbindelse med besøk i klubbene eller møter med K/M organer i distriktet. 2. Regionen dekker regionstyrets representant(er) sin deltakeravgift i forbindelse med deltakelse på distriktsmøter. Referat - Regionstyremøte nr. 6, 2015/2016 17.02.2016 Side 4 av 7
3. Distriktet dekker deltakeravgift for ett medlem i distriktstyret, distriktsleder eller stedfortreder, i forbindelse med deltakelse på distriktsmøter. Det forventes at de øvrige i distriktstyret får dekket avgiften av egen klubb. 4. Distriktet dekker deltakeravgift for eventuelt inviterte gjester. 99. Bruk av regionens organisasjonsnummer Regionstyret har mottatt forespørsler om bruk av regionens organisasjonsnummer i forbindelse med etablering av bankkonto for klubber og distrikter. I utgangspunktet ser dette ut som en god ide. Imidlertid vil regionstyret påpeke at dette har juridiske aspekter. Dette er en økonomi som regionen/regionskasserer ikke har kontroll på. Økonomisk mislighold kan påføre regionen store tap. Regionstyret vil derfor be alle organisasjonsledd om å registrere seg i organisasjons- og frivillighetsregisteret i Brønnøysund. Klubben vil få tildelt et organisasjonsnummer under forutsetning at man følger rutinen for registrering. Organisasjonsnummeret benyttes i forbindelse med etablering av bankkonto. Det er ikke ønskelig at medlemmer har knyttet enhetens bankkonto opp mot eget fødselsnummer. 1. Regionstyret vil derfor be alle organisasjonsledd, klubber og distrikter, som har sin egen økonomi og egen leder, om å registrere seg i organisasjons- og frivillighetsregisteret i Brønnøysund. 2. Alle enheter som har egen kasse/økonomi skal sette opp eget regnskap og balanse etter hvert regnskapsår. Regnskapet skal være tilgjengelig på forespørsel. 3. Regionsekretær kan bidra med veiledning om hva som kreves for å bli registrert. 100. Regionskonferansen 2016 Svein har etablert en faktureringsrutine for Regionskonferansen. Dette er et gratisprogram som finnes på www.contra.no. Et poeng er at påmeldingen ikke er gyldig før fakturaen er betalt. I forkant av møtet hadde Svein sendt ut et forslag til brosjyre for regionskonferansen. Det kom frem noen endringsforslag til oppstilling og utforming som må innarbeides. Svend etablerer en egen e-post-adresse for konferansen som skal benyttes ved påmelding. Regionstyret mente at offer i søndagens gudstjeneste skal gå til Roll Back Malaria. Påmeldingsfrist blir satt til 20.06.2016 Referat - Regionstyremøte nr. 6, 2015/2016 17.02.2016 Side 5 av 7
1. Regionstyret tar saken til orientering. 101. Samarbeid med Region Sverige Egil Odd har vært på en privat tur til Sverige. Her hadde han en samtale med Torbjörn Sjöqvist om regionens tanker om sine neste år. Det virker som at region Sverige ikke ønsker noen endring før tidligst 01.07.2017. 1. Region Norge avventer en tilbakemelding fra Region Sverige om de ønsker et praktisk eller formelt samarbeid med Region Norge senest innen utgangen av april. 102. Y s Magasinet Regionstyret har fått en e-post med overskrift: «Y-magasin og digital utgave» fra ett av våre medlemmer. Det er lett å være enig i de betraktninger som fremkommer og det hadde vært bra om vi kunne fortsatt med fysiske Y s Magasin. Henvendelsen berører 2 forhold. Det ene er bruk av lay-out i design av sider. Her kan det ofte bli vanskelig for gamle (og unge) øyne å lese teksten når fargebruken blir for avansert. Det andre forholdet er knyttet til distribusjon og tilgjengelighet. Det er knyttet kostnader til alle forhold ved en utgivelse av Y s Magasinet. Design, oppsett av sider og bruk av visuelle virkemidler er fremtredende i alle trykksaker, men det har en kostnad. Et alternativ er å legge oss på ett enkelt visuelt uttrykk: Overskrifter, tekst i 11 punkts skrift og fargebilder uten noen «fiksfakserier». Dette vil øke leseligheten, men kanskje også gjøre magasinet kjedelig? Det andre forholdet er knyttet mot tilgjengelighet for eldre mennesker som har høy brukerterskel for internett og e-post. Her har regionstyret tilbudt klubbene kostnadsrefusjon for å trykke opp Y s Magasinet til dem uten e-post eller av andre årsaker ikke er selvhjulpne på data. For å få medlemmene til å benytte sin PC, kan det også være nødvendig å informere dem om at Y s Magasinet er sendt ut og at det ligger på nettet. En link i en e-post kan likevel være en barriere for mange. 1. Regionstyret vil frem til sommeren fortsette å distribuere Y s Magasinet som før. 2. Regionstyret vil henstille til redaktøren å tenke tekststørrelser, tekstfarger og bakgrunn for å bedre leseligheten. 3. Budsjettet for neste år ser ikke ut til å gi rom for å bruke mer penger på Y s Magasinet. 4. Det skal legges til rette for å bruke en standard dokumentmal for fremtidige utgivelser. Svein utarbeider et forslag. Referat - Regionstyremøte nr. 6, 2015/2016 17.02.2016 Side 6 av 7
103. Distrikt Nord-Norge Distriktsleder Arne Tøsse har utarbeidet et notat om situasjonen. Dette er kommentert av Egil Odd. Se vedlegg. 1. Regionstyret slutter seg til den oppsummeringen om samarbeid med K/M i Nord-Norge som fremkom i møtet med K/M (sak 104). 2. Egil Odd og Arild Engelstad vil bistå i oppfølgingen. 104. Møte med Norges KFUK-KFUM Svein og Svend hadde den 11.02.16, kl 12-14 et møte med generalsekretær Øystein Magelsen. Svein hadde i forkant av møtet oversendt et notat til K/M som grunnlag for møte. Dette møtet ble referert i forrige møtereferat og sekretæren mottok en e-post fra Tjenesteleder for området. Styret ønsker at tjenesteleder deltar på de neste møtene med K/M. 1. Regionstyret var glad for de sakene som ble diskutert med K/M og med de planlagte aktiviteter. 2. Regionstyret gir sin tilslutning til det videre arbeidet. 105. Distriktskonferansene Disse gjennomføres som planlagt. Første konferanse er i Bjørgvin 5. mars. Svend deltar. Svend lager et foilsett som alle kan benytte. Foilsettet skal inneholde elementer fra arbeidsplan, budsjett og saker som regionstyret har hatt, har og vil få til behandling i arbeidsåret. 106. Eventuelt Regionsleder har som kontaktperson fått en del «masseutsendt» e-post fra K-stud og Frivillighet Norge. Dette er stort sett informasjon om møter og aktiviteter som han har valgt ikke å prioritere. 1. Disse e-postene av generell karakter, blir oversendt vår e-postadresse. Sekretæren vurderer om dette skal kommuniseres videre eller bare arkiveres. 107. Neste styremøte (nr. 7/15-16) Avholdes fredag 08.04.2016, kl 10:00 16.00 i Stavanger. Opplysninger om sted avklares før påske. Møtet 17.03 utgår. Referat - Regionstyremøte nr. 6, 2015/2016 17.02.2016 Side 7 av 7