Rogaland Revisjon IKS

Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer 2. Hovedrapporten med innledning, faktabeskrivelse og vurderinger med anbefalinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 7 Rapporten... 8 1 Innledning... 9 1.1 Formål og problemstillinger... 9 1.2 Revisjonskriterier og metode... 10 1.3 Særlige utfordringer mht. selvkost... 11 2 Faktabeskrivelse og vurderinger... 12 2.1 Hva er selvkost... 12 2.2 Retningslinjer for selvkost... 12 2.3 Kommunens gebyrer for tjenestene... 13 2.4 Kommunens selvkost for VAR-sektoren... 18 2.5 Kommunens selvkost for andre tekniske tjenester... 21 2.6 Kommunens selvkost for andre tjenester... 26 2.7 Kommunens oppfølging av selvkost... 28 2.8 Kommunens rapportering av selvkost... 29 2.9 Nye regler og verktøy for selvkostberegninger... 30 2.10 Saksbehandlingen for plan-, bygge- og oppmålingssaker... 30 Vedlegg... 34 SELVKOST - 3 - SANDNES KOMMUNE

For mange kommunale betalingstjenester nyttes selvkost som øvre ramme for brukerbetaling. Dette innebærer at kommunen må foreta en etterkalkulasjon (selvkostregnskap) av kostnadene for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger selvkost. Over- og underskudd i selvkostregnskapet skal føres mot selvkostfond. For betalingstjenester hvor det opereres med full selvkost (dvs. full kostnadsdekning), skal underskudd fremføres til senere år i den grad selvkostfond ellers ville vært negative. Formålet med prosjektet er å kontrollere kommunens rutiner for selvkostberegninger for å se om praktiseringen er i henhold til gjeldende regelverk. De tjenestene det er sett nærmere på, er vann, avløp, renovasjon, slam, feiing, plansaker (reguleringssaker), byggesaker, oppmålingssaker, SFO, praktisk bistand (PLO hjemmetjenester) og kostpenger barnehager. I utgangspunktet er alle kommunale tjenester underlagt selvkostregelverket. Arbeidsmetodene har bestått av en kombinasjon av intervjuer og gjennomgang av kommunens regnskaper, rutiner og dokumenter. Våre funn beskrives i nedenfor Kommunen har vedtatt full selvkost innenfor vann, avløp og renovasjon. Innenfor de øvrige tjenestene er det ikke gjort noe vedtak om full kostnadsdekning, og da kan kommunen prise tjenestene under selvkost. Selvkost gjelder allikevel som øvre betalingsramme for alle kommunens tjenester. I hvor stor grad utnytter kommunen sin mulighet til å ta selvkost? Kommunen har vedtatt full kostnadsdekning kun innenfor tjenestene vann avløp og renovasjon. Her prises tjenestene tilsynelatende til selvkost. Kommunen har imidlertid ikke belastet disse områdene med alle henførbare tilleggsytelser og støttefunksjoner. Tas det hensyn til dette, er brukerbetalingene under selvkost og kommunen oppfyller således ikke kommunestyrevedtaket om full kostnadsdekning for disse tjenestene. Alle andre tjenester prises under selvkost. Kommunens gebyrer, sammenligning andre og gebyrutviklingen Vi har sammenlignet kommunens gebyrer med fem nærliggende kommuner, samt gjennomsnittet for Rogaland og landet (utenom Oslo). Dette gjelder året 2013/2014. Kvitsøy har svært lave gebyrer for byggesak, mens gebyrene for avløp og renovasjon ligger relativt høyt. Et byggesaksgebyr for en enebolig i Kvitsøy var på kr 8 640 i 2013. Til sammenligning var et tilsvarende gebyr i Rennesøy på kr 20 660 og kr 17 040 i Randaberg. Kommunens gebyrer ligger langt under selvkost, og vil kunne økes på alle om- SELVKOST - 4 - KVITSØY KOMMUNE

råder dersom kommunen ønsker å øke sine inntekter. Dette er det imidlertid opp til kommunestyret å avgjøre. Hvordan er gebyrregulativene for tjenestene utformet? Utformingen av gebyrregulativene anses tilfredsstillende. De er i store trekk like andre kommuners. Gebyrregulativene for VAR-sektoren og for plan- og byggesaker er utformet ved et arbeid/samarbeid mellom kommunene på Nord Jæren for flere år siden. Gebyrregulativet for oppmåling har en struktur som er anbefalt av Statens kartverk. Det kan imidlertid nevnes at gebyrregulativene inneholder en betydelig mengde gebyrsatser. På lengre sikt bør nok kommunene sammen se om det er mulig å forenkle dette noe. Kvitsøy kommune har for tiden ikke noe samarbeid om videreutvikling av gebyrregulativet og endrer dette der det synes nødvendig ut i fra saksbehandlingen i kommunen. Hvordan håndteres selvkost for de enkelte tjenestene? Det er vårt inntrykk at kommunen de siste år har hatt liten oppmerksomhet omkring selvkostregelverket. Vi har imidlertid ikke noe å bemerke til hvordan kommunen fører direkte driftsutgifter og kapitalkostnader for VAR-sektoren. Det settes ikke opp noe selvkostregnskap for tjenester utenom VAR-sektoren, og vi har dermed ikke nøyaktig oversikt over hva som utgjør selvkost for de andre tjenestene. Våre kontroller viser imidlertid at brukerbetalingene ligger langt under bokførte kostnader på alle områder. Kommunen hadde og en sak i kommunestyret i juni 2013 om selvkost for byggesak, som viste at gebyrene lå langt under selvkost på dette området. Har kommunen en tilfredsstillende oppfølging av selvkost? Det er kun innenfor vann, avløp og renovasjon at oppfølging av selvkost gjennomføres. De øvrige tjenestene leveres til priser som ligger langt under selvkost, og det er heller ingen oppfølging av gebyrene i henhold til selvkost. Oppfølging av selvkost innenfor VAR-sektoren er noe annerledes enn det som er vanlig i andre kommuner. Kommunens oppfølging av selvkost skjer ved fakturering av kostnader til IVAR, og ikke ved bruk av selvkostfond som er vanlig i de aller fleste kommuner. Hvordan blir rapportering av selvkost håndtert? Foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS) har utarbeidet en foreløpig regnskapsstandard om noter og årsberetning (KRS nr. 6). I henhold til denne standarden bør det settes opp en egen selvkostnote til årsregnskapet, som skal inneholde opplysninger om tjenestene med direkte kostnader, indirekte kostnader og kapitalkostnader, samt over-/underskudd. Selvkostnote er utarbeidet i regnskapet til Kvitsøy kommune for første gang til årsoppgjøret 2013. SELVKOST - 5 - KVITSØY KOMMUNE

Hvordan er kommunens effektivitet ved saksbehandlingen av plan-, bygge- og oppmålingssaker (saksbehandlingstider og gebyrtap)? Vi har for 2013 sammenlignet kommunens saksbehandlingstider med 5 andre kommuner i nærheten, samt gjennomsnittet for Rogaland og landet (utenom Oslo). Kvitsøy sammen med Utsira har den korteste saksbehandlingstiden på ordinære byggesaker av de seks kommunene som sammenlignes. For enkle tiltak har Kvitsøy kommune noe lengre saksbehandlingstid enn Utsira og Finnøy, og noe kortere saksbehandlingstid enn Rennesøy og Bokn. Vi ser og at saksbehandlingstiden ligger under det som er maksimumstiden i loven. På de fem siste år er det kun rapportert fristoverskridelser et år, og det var i 2013. Kapasiteten innenfor saksbehandling i teknisk sektor synes nå derfor å være svært tilfredsstillende. Vi gir kommunen følgende anbefalinger: Fordelingen av kommunens indirekte driftsutgifter (interntjenester) bør henføres de enkelte tjenester. Dette er spesielt viktig innenfor VAR-sektoren hvor det er vedtatt full selvkost. Selvkostrelatert arbeid for tjenestene 301 Plansaksbehandling, 302 Byggesaksbehandling og eierseksjonering og 303 Kart og oppmåling bør føres for seg i regnskapet. Kommunen bør gjennomføre en forenklet selvkostberegning årlig for alle tjenester med brukerbetalinger, for å forsikre seg om at brukerbetalingene ikke er i strid med selvkostregelverket. Selvkostnote bør utarbeides for VAR-sektoren og saksbehandling innenfor teknisk sektor. Selvkostnoten skal være en del av årsregnskapet. SELVKOST - 6 - KVITSØY KOMMUNE

Rådmannen og administrasjonen vil takke Rogaland Revisjon for å ha utført arbeidet med en utfyllende og god forvaltningsrapport av selvkost i Kvitsøy kommune. Kommunen jobber kontinuerlig for å forbedre interne rutiner og prosedyrer og opplever at samarbeidet med Rogaland revisjon er bra. Rapporten dokumenterer hvordan kommunen etterlever regelverket for selvkost. Revisjonen sin oppfatning er at Kvitsøy kommune har hatt liten oppmerksomhet rundt regelverket for selvkost de siste årene. Det kommer tydelig frem i rapporten at gebyrene på alle selvkostområdene i kommunen ligger under selvkost. Informasjonen som kommer frem i rapporten må brukes aktivt i det videre arbeidet i økonomiavdelingen og teknisk avdeling. Oppmerksomheten rundt selvkost må økes, og rådmannen anser dette som et satsningsområde i 2014. Dette vil danne et godt beslutningsgrunnlag for politikerne videre fremover. Andreas Polster Rådmann SELVKOST - 7 - KVITSØY KOMMUNE

SELVKOST - 8 - KVITSØY KOMMUNE

For mange kommunale betalingstjenester nyttes selvkost som øvre ramme for brukerbetaling. Dette innebærer at kommunen må foreta en etterkalkulasjon (selvkostregnskap) av kostnadene for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger selvkost. Over- og underskudd i selvkostregnskapet skal føres mot selvkostfond. For betalingstjenester hvor det opereres med full selvkost (dvs. full kostnadsdekning), skal underskudd fremføres til senere år i den grad selvkostfond ellers ville vært negative. 1 Formålet med prosjektet er å kontrollere kommunens rutiner for beregning av selvkost for å se om praktiseringen er i henhold til gjeldende regelverk. De tjenestene det er sett nærmere på er vann, avløp, renovasjon, slam, feiing, plansaker (reguleringssaker), byggesaker og oppmålingssaker. Dette er kommunenes selvkosttjenester som normalt prises til selvkost eller godt opptil selvkost. Selvkostreglene gjelder alle kommunale betalingstjenester, dvs. også betaling for barnehager, SFO og pleie- og omsorg mv. Men på disse områdene er kommunenes gebyrer i hovedsak små i forhold til kostnadene. Dette medfører at kommunene normalt ligger godt under selvkost her. Dette gjelder også for Kvitsøy. For barnehager og sykehjem er det for øvrig hhv. maksimalsatser og tak for vederlagsberegningen. Det framgår av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Hvordan er gebyrregulativene for tjenestene utformet? Hvordan håndteres selvkost for de enkelte tjenestene? Blir alle henførbare kostnader belastet? Blir kostnader som ikke er henførbare belastet? Blir brukerbetalinger beregnet i tråd med lover og regler? Har kommunen en tilfredsstillende oppfølging av selvkost? I hvor stor grad utnytter kommunen sin mulighet til å ta selvkost? Hvordan blir selvkostfond håndtert? Hvordan blir rapportering av selvkost håndtert? Inkludert i prosjektet er det en oversikt over utviklingen i kommunens gebyrer og en sammenligning av gebyrnivået med andre kommuner. Prosjektet gjelder kun kommunen - dvs. ikke dens selskaper mv. Når det gjelder VARsektoren, har kommunen satt ut tjenestene til IVAR. Feiing utføres av Brannvesenet Sør-Rogaland og oppmåling utføres av Aske Oppmåling. IVAR og Brannvesenet Sør- 1 Selvkostfond kan iht. uttalelse fra KRD ikke være negative. Vi viser til NKRF sitt einfo 08/09 om Inndekning av underskudd i selvkostregnskapet (mht. uttalelse fra KRD). SELVKOST - 9 - KVITSØY KOMMUNE

Rogaland er omfattet av de samme selvkostregler som kommunene. Private selskaper er ikke omfattet av selvkostregler, men her vil det forut for tildelingen av oppdraget være gjennomført en konkurranse i tråd med lov om offentlige anskaffelser Revisjonskriteriene er elementer som inneholder krav eller forventninger, og vil bli brukt til å vurdere funnene i de undersøkelser som gjennomføres. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. I dette prosjektet legges blant annet følgende kilder til grunn for utvikling av revisjonskriterier: Forurensningsforskriftens kapittel 16 om vann- og avløpsgebyrer Forurensningslovens kapittel 5 om avfall og avfallsgebyr Plan- og bygningslovens 33-1 om gebyrer for plan- og byggesaker Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova) 32 om oppmålingsgebyr Brann- og eksplosjonsvernlovens 28 om gebyr for feiing KRD H-2140 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Kommunal regnskapsstandard KRS nr 6 Noter og årsberetning (foreløpig standard) Selvkostkravet gjelder gebyrer for hver enkelt tjeneste. Vi kan imidlertid dele dette opp enda mer, f.eks. til den enkelte abonnent eller sakstype. Dette er som regel ikke noe problem for kommunene når det gjelder VAR-gebyrer og feiing. Disse gebyrene er i utgangspunktet basert på det faktiske forbruket av tjenestene (beregnet eller målt), og det er relativt få gebyrsatser i bruk. Gebyrer for plan-, bygge- og oppmålingssaker skal i prinsippet gå i selvkost pr. sak, men kommunene kan av praktiske årsaker forholde seg til en beregnet snittpris pr. sakstype. Metodisk vil tilnærmingen baserer seg på gjennomgang av rutiner, regnskaper og dokumenter fra kommunen, samt intervjuer. Selvkost innebærer at kommunen må foreta en etterkalkulasjon (selvkostregnskap) av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. Vi konsentrerer oss om kommunens rutiner og praksis for sist foreliggende regnskapsår, men hvor ev. senere endringer også kommenteres. Vi ser på utviklingen i gebyrene de tre siste år samt en sammenligning med andre kommuner for det siste året (iht. KOSTRA). Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare prosjektets formål og de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. SELVKOST - 10 - KVITSØY KOMMUNE

Kommunen (enhetene) bemerker disse forholdene som særlige utfordringer: Kommunen er svært liten og saksbehandlingsmengden innenfor teknisk sektor kan derfor variere fra år til år, og også innenfor det enkelt år. Det kan derfor by på problemer å få korrekt belastning av lønn for de enkelte tjenester. SELVKOST - 11 - KVITSØY KOMMUNE

Selvkost er den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Selvkost er øvre ramme brukerbetalinger av kommunale betalingstjenester. Beregning av selvkost bygger på retningslinjer vedtatt av Kommunal- og regionaldepartementet i 2003. Det kommer trolig nye retningslinjer i løpet av 2014 som gjøres gjeldende fra og med 2015. Foreløpig er det retningslinjene fra 2003 som gjelder. I henhold til retningslinjene skal selvkostkalkylen splittes opp i tre delkomponenter kjerneprodukt, tilleggsytelser og støttefunksjoner. Kjerneproduktet beskriver basisen i tjenesten og hva brukeren opplever som den grunnleggende tjeneste som han er villig til å betale for. Innholdet i kjerneproduktet er den arbeidsinnsats og bruk av varer og kapital kommunalt ansatte nytter på å betjene brukeren og/eller innleide tjenester for å betjene brukeren. Kostnadene ved bruk av disse innsatsfaktorene er lønnskostnader, øvrige driftskostnader, inkl. betaling til private for utførte tjenester, og kapitalkostnader (avskrivninger og finanskostnader) for bruk av egne anleggsmidler. Tilleggsytelsene utvider kjerneproduktet til en helhetlig organisert tjeneste/ytelse og sikrer en stabil og pålitelig tjeneste over tid. Tilleggsytelsene vil i overveiende grad være kunderelaterte og nært knyttet til kjerneproduktet. Konkrete eksempler på tilleggsytelser er ledelse og organisering av enkelttjenester, saksbehandling og kundekontakt, fakturering og regnskap for tjenesteenheten samt øvrig kontorstøtte. Aktivitetene kan anses som nødvendige for at tjenesten skal framstå som et pålitelig hele, organisert og levert i ordnede former. Støttefunksjoner angir aktiviteter som er pålagt eller på annen måte vil være nødvendig for kommunen som helhet, men som står i et forhold til den enkelte tjeneste som gjør at de vanskelig kan avgrenses kalkylemessig. Dette kan være fordi bruken av slike funksjoner er sporadisk og/eller tilfeldig, eller fordi funksjonene ikke relaterer seg til enkelttjenester. Det er en rekke støttefunksjoner som ikke kan henføres til selvkostregnskapene. Dette gjelder først og fremst kostnader knyttet til strategisk ledelse og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for strategisk ledelse. Kostnader til mellomledere anses heller ikke som henførbare når disse leder tjenesteledere- SELVKOST - 12 - KVITSØY KOMMUNE

Selvkostveilederen lister opp en rekke tilleggsytelser og henførbare støttefunksjoner. Listen er ikke uttømmende: 1. Regnskaps- og innfordringsfunksjon 2. Kontorstøtte 3. Revisjonsfunksjon 4. Personalfunksjon 5. Personalpolitiske funksjoner og velferdstiltak overfor ansatte 6. Sentral opplæring 7. Kantinedrift 8. Hustrykkeri 9. Informasjonsteknologi (drift- og opplæring) 10. Drift av sentralbord og øvrige felles post- og teletjenester 11. Teknisk konsulent og bistand ved prosjektering 12. Juridisk bistand (kommuneadvokatens kontor) 13. Drift av felles maskinpark 14. Bygningsdrift Lovreglene inneholder sterke føringer for full selvkost (full kostnadsdekning) for VARsektoren (tjenestene vann, avløp og renovasjon). Forurensningsforskriften sier at vann og avløp bør gå i selvkost, mens forurensningsloven sier at renovasjon skal gå i selvkost. Renovasjon gjelder her kun husholdningsavfall. På renovasjonsområdet er det også private aktører, dette gjelder både innsamling og mottak av avfall. For næringsavfall kan kommunene - som private avfallsaktører - beregne seg fortjeneste. Kvitsøy kommune har satt alle tjenester innenfor VAR-sektoren ut til IVAR IKS, hvor kommunen har en eierandel på 0,197 % 2. Kommunen priser tilsynelatende sine tjenester til selvkost. For andre tjenester er selvkost satt som tak, men kommunen kan ved prinsippvedtak bestemme at også disse tjenestene skal gå i selvkost. Iht. kommunens budsjett og økonomiplan 2013 2016 3 syntes det å være lagt opp til full kostnadsdekning for tjenestene vann, avløp, renovasjon, slam og feiing. Det legges ikke opp til full selvkostdekning for øvrige tjenester innenfor teknisk sektor, som plansaker, byggesaker og oppmålingssaker. Selvkost er også øvre ramme for brukerbetaling for andre tjenester innenfor oppvekst og helse- og sosialtjenester etc. Her er imidlertid brukerbetalingene så små i forhold til kostnadene at kommunene som regel aldri får dekket inn selvkost.. 2 Pr 31.12.2012. 3 Det vises til kommunens budsjett 2013 s 11 legges det opp til budsjettering etter selvkost for VAR-tjenester. Fastsetting av gebyr gjøres i dialog med IVAR. Det er her ikke endringer fra budsjett 2012. SELVKOST - 13 - KVITSØY KOMMUNE

Vi har sett på gebyrvedtakene for året 2013. Kommunens gebyrer for det kommende året ble vedtatt av kommunestyret i forbindelse med budsjett/økonomiplan i K-sak 44/12. I budsjettdokumentet står følgende om VAR-gebyrene: Endringer av gebyrregulativ for VAR-tjenester gjøres i dialog med IVAR. VAR-områdene budsjetteres etter selvkost. Vann og avløpsgebyrer gis en gjennomsnittlig prisøkning på 3,5 % (vann 4,5 % og avløp 2,5 %). Økningen henger sammen med høyere aktivitetsnivå og flere driftsutfordringer. Det har i løpet av 2012 vært flere lekkasjer pga. materialbrudd i påkoblingspunkt mellom kommunal og privat ledning. Kommunen antar dette vil øke i 2013. Avløp har flere feilkoblinger og det vil være behov for større aktivitet fremover. I forurensningsforskriftens 16-1.2 står følgende: Før kommunen gjør vedtak om gebyrenes størrelse, skal det foreligge et overslag over kommunens antatte direkte og indirekte kostnader knyttet til drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader på hhv. vannog avløpssektoren for de nærmeste tre til fem årene. Overslagene skal så vidt mulig utarbeides i sammenheng med kommunens rullerende økonomiplan. Det skal også foreligge overslag over hvilke beløp gebyrene antas å innbringe. Kommunen praksis vedrørende gebyrer innenfor VAR-sektoren, er at gebyrenes størrelse foreslås av IVAR. Kommunestyret vedtar deretter satsen sammen med budsjettet for det påfølgende år. Kommunen har ikke utarbeidet flerårig VAR-oversikt, men gjør regning med at dette utføres av IVAR. Tabell 1 Utviklingen i kommunens gebyrer 2008-2013 (beløp i kr) kilde KOSTRA (2013) 4 2013 2012 2011 2010 2009 2008 Årsgebyr vann 1 672 1 672 1 600 1 524 1 760 1 408 Årsgebyr avløp 3 000 3 000 2 928 2 788 1 905 1 524 Årsgebyr renovasjon 3 728 3 728 2 932 2 932 2 950 3 000 Årsgebyr slam 648 648 512 488 562 450 Årsgebyr for feiing 278 268 260 248 300 240 Gebyr, privat reg.plan, 55 485 64 270.. 60 000 22 064.. Byggesaksgebyr enebolig 8 640 8 070.. 7 500 7 193 7 193 Gebyr oppmåling 17 180 16 040.. 15 000 8 080 8 080 Merknader og kommentarer: KOSTRA tar med de vanligste gebyrsatser som brukes i kommunene. For vann, avløp, renovasjon, slam og feiing gjelder de oppgitte gebyrer for rapporteringsåret +1. For de andre tjenestene gjelder de oppgitte gebyrer for rapporteringsåret. Alle gebyrer i KOSTRA er oppgitt uten merverdiavgift. Vi ser at gebyrene for avløp, slam og oppmåling har steget mest i perioden (hhv. 97, 44 og 112 % fra 4 Vi har i vedlegg tatt med nærmere informasjon om hva som ligger i gebyrene (KOSTRA rapportering). SELVKOST - 14 - KVITSØY KOMMUNE

2008 til 2013). Gebyrene for avløp og slam har de siste årene økt mye for å oppnå full selvkost på tjenesteområdene. Vi har sammenlignet Kvitsøy sine gebyrer for tjenestene med andre kommuner. Det er her brukt rapporterte data i KOSTRA for 2013. Vi har sammenlignet med nabokommuner, samt gjennomsnittet for Rogaland og landet (utenom Oslo). Tabell 2 Sammenligning gebyrer for tjenestene (beløp i kr) kilde KOSTRA (2013) Kvitsøy Bokn Utsira Rennesøy Finnøy Randaberg Rogaland Årsgebyr vann 1 672 4 367 3 962 2 031 4 875 1 702 2 285 Årsgebyr avløp 3 000 2 849 2 500 2 381 2 625 2 580 2 740 Årsgebyr renovasjon 3 728 1 545 3 675 1 907 3 497 2 469 2 448 Årsgebyr slam 648 756 750 954 1 610 500 1 335 Årsgebyr for feiing 278 0 215 244 300 290 254 Gebyr, privat reg.plan, 55 485 30 000 6 524 110 430 43 250 97 500.. Byggesaksgebyr enebolig 8 640 0 2 600 20 660 14 000 17 040 9 613 Gebyr oppmåling 17 180 14 055 7 887 4 650 16 500 17 600 15 548 Merknader: Kvitsøy har svært lave gebyrer for byggesak, mens gebyrer for avløp og renovasjon ligger relativt høyt. VAR-gebyrer Figur 1 Årsgebyrer for vann, avløp og renovasjon 2013 (beløp i kr) kilde KOSTRA SELVKOST - 15 - KVITSØY KOMMUNE

Gebyr plansaker (private reguleringsforslag) Figur 2 Gebyr for plansaker 2013 (beløp i kr) kilde KOSTRA Gebyrer bygge- og oppmålingssaker Figur 3 Gebyrer for bygge- og oppmålingssaker 2013 (beløp i kr) kilde KOSTRA Bildet er som ventet noe blandet. Sammenligningen viser at Kvitsøy har lave gebyrer for vann og høye gebyrer for avløp og renovasjon. For plansaker ligger Kvitsøy i midt- SELVKOST - 16 - KVITSØY KOMMUNE

en av de sammenlignbare kommunene, for oppmåling ligger kommunen på topp sammen med Randaberg og for byggesaksgebyr ligger de svært lavt. Her er det kun Utsira som har lavere gebyrer. Her ligger gebyret på ca. 42 % av gebyret i Rennesøy, mens det er på ca. 62 % av gebyret i Finnøy. Det kan ellers bemerkes at kommunene har mange forskjellige gebyrsatser, spesielt for plan-, bygge- og oppmålingssaker. KOSTRA viser imidlertid det vanligste gebyret for tjenestene. Vi har sett nærmere på selve utformingen av kommunens gebyrregulativer. Årsgebyrer for vann og avløp faktureres med et fast beløp pr. år. For vann er det en tilleggsavgift på kr 8 pr. m3 over 200 m3 etter forbruk (stipulert eller målt). Det er i tillegg tilknytningsgebyrer for vann og avløp. Vannmåler er installert i alle boliger i Kvitsøy kommune. I praksis blir disse kun brukt i bedrifter og på gårdsbruk. I vanlige boliger blir de ikke avlest da det medførte mye arbeid og ga svært liten inntekt. Gebyrregulativet for vann er bygd opp på en slik måte at det ikke er mulig for husstander med lite forbruk å spare penger ved å lese av forbruket. De som velger å lese av og sende dette til kommunen kan kun få tillegg i gebyret. Årsgebyrer for renovasjon og slam faktureres etter mengde (beholderstørrelse). Det er restavfallet som kommunen tar betalt for ved renovasjon. Det drives ikke med kildesortering for husholdningsavfall på Kvitsøy De andre avfallstypene inngår da i prisen for restavfallet. Feiing faktureres pr. bolig hvor ildsted er tilknyttet. Gebyrer for plan-, bygge- og oppmålingssaker er inndelt i ulike sakstyper og med priser innenfor disse ut fra størrelse og kompleksitet. Det er snakk om en betydelig mengde priser (satser). Gebyrregulativet har utviklet seg over tid, og er nesten identisk med tilsvarende gebyrregulativ i andre kommuner. Utformingen av gebyrregulativene anses tilfredsstillende. De er i store trekk like andre kommuners. Gebyrregulativet for byggesaksgebyrer er imidlertid vesentlig mindre i omfang enn en stor kommune som Stavanger. Gebyrregulativet for oppmåling har en struktur som er anbefalt av Statens kartverk, og er tilnærmet identisk med en stor kommune som Stavanger. Det kan imidlertid nevnes at gebyrregulativene inneholder en betydelig mengde gebyrsatser. På sikt bør nok kommunene sammen se om det er mulig å forenkle dette noe. Vi kan for øvrig bemerke at det for plan- og byggesaker ennå ikke er klart og entydig definert hvor mange sakstyper det kan, bør eller skal være i gebyrregulativene. Det kan på lang sikt muligens komme sentrale føringer for inndeling i sakstyper. SELVKOST - 17 - KVITSØY KOMMUNE

Vi omtaler nedenfor kommunens selvkostberegninger for VAR-sektoren. Dette inkluderer også slam som i Kvitsøy er en renovasjonstjeneste. VAR-sektoren er det klart største området når det gjelder selvkost, og hvor kommunene normalt praktiserer full selvkost (full kostnadsdekning). Kommunen har satt drift av hele VAR-sektoren ut til IVAR. Kommunen eier i tillegg deler av ledningsnettet innenfor vann og avløp, slik at det påløper noe lønn, avskrivninger og kalkulatoriske rentekostnader 5 internt i kommunen. Gebyrsatsene fastsettes etter forslag fra IVAR. IVAR har beregnet kostnadene på grunnlag av stipulerte kostnader selskapet har for å kunne forsyne kommunen med de nødvendige tjenester innenfor VAR-sektoren. Det er i tillegg tatt høyde for noe interne kostnadene i kommunen. Innenfor vann og avløp har kommunen noe internt fordelt lønn, samt avskrivninger og kalkulatoriske rentekostnader. De direkte lønnskostnadene er fordeling av lønn fra uteseksjonen, hvor det er tre stillinger eller 2,5 årsverk. Uteseksjonen driver med vedlikehold og reparasjoner av kommunens eiendom, herunder infrastrukturen for vann og avløp. Lønnskostnadene for uteseksjonen fordeles på 17 forskjellige ansvar og 15 forskjellige tjenester. Innenfor renovasjon føres alle gebyrene som kommunen tar inn over til IVAR. I henhold til regnskapet for 2012 6 er det også påløpt i underkant av kr 2 000 i kontormateriell, slik at tjenesten går med et tilsvarende beløp i underskudd. VAR-sektoren er ikke belastet med tilleggsytelser og henførbare støttefunksjoner, jf. pkt 2.1 side 12. Kommunens regnskap for VAR sektoren for 2012 ser slik ut: Art Tekst Vann Avløp Renovasjon 10109 Fordelt lønn teknisk etat 60 000 35 000 11009 Annet kontormateriell 1 969 11801 Strømutgifter 12 098 11851 Forsikringer bygninger, anlegg 1 749 11950 Kommunale avgifter 3 000 14751 Overføring til IVAR 527 359 465 152 1 144 224 15002 Kalkulatoriske renteutgifter 45 000 57 000 15900 Avskrivninger 37 561 145 371 16209 Annet avg.fritt salg -142 561-251 241 16500 Årsavgifter, VAR-sektor -564 799-481 632-1 144 224 16501 Tilknytningsavgifter 37 440 16 480 Over / underskudd 0 2 977 1 969 5 Kalkulatorisk rentekostnad beregnes som: Restverdi anleggsmidler multiplisert med rentesats for tre årig statsobligasjon + 1 %. 6 I og med at regnskapet for 2012 ikke var ferdigstilt ved utarbeidelse av rapporten har vi tatt utgangspunkt i regnskapet for 2012 SELVKOST - 18 - KVITSØY KOMMUNE

I og med at kommunen ikke har belastet VAR-sektoren med tilleggstjenester og henførbare støttefunksjoner, kan vi slå fast at kommunen ikke tar full selvkost innenfor denne sektoren. Som en følge av at kommunen har satt alle disse tjenestene ut til eksterne selskaper, vil de interne kostnadene være relativt begrenset. For at det skal framlegges et fullstendig selvkostregnskap, må det likevel henføres kostnader knyttet til regnskap, fakturering, revisjon, IT, drift av sentralbord osv. Beregning av kostnader til interntjenester kan være komplisert og må bygge på enkelte skjønnsmessige vurderinger. For å beregne kostnader til regnskapsføring og revisjon kan en f.eks. bruke bilagsmengde og antall utgående fakturaer. I en sak i kommunestyret den 19. juni beregnet kommunen selv kostnader for tilleggsytelser og støttefunksjoner for byggesaksbehandlingen, hvor det er vesentlig færre bilag enn det er på VAR-området. Tilleggsytelser og støttefunksjoner ble her beregnet til kr 125 000. Det er åpenbart at kommunen skulle henført kostnader for interntjenester til VARsektoren. Dette er ikke gjennomført. Kommunen følger derfor ikke kommunestyrevedtaket om full selvkost på disse tjenestene. For VAR-tjenestene er det et enkelte regnskapsmessige forhold som kan ha betydning for kommunens selvkost det enkelte år. Dette er føringen av vedlikehold (driftsutgift) versus påkostning (investering). Vi har ellers gjennom vår regnskapsrevisjon sett på disse forholdene uten at det har vært noe spesielt å bemerke. Planmessig rehabilitering/utskifting av ledningsnettet for vann og avløp kan iht. god kommunal regnskapsskikk klassifiseres som investering. 7 Alt annet arbeid på ledningsnettet vil da være driftsutgifter. Det kan foretas lignende vurderinger når det gjelder renovasjon. Investeringer i Kvitsøy blir foretatt i henhold til vedtatt økonomiplan og budsjett. Sanering/rehabilitering går som investeringsutgifter. Reparasjoner og vedlikehold for å opprettholde dagens standard, blir ført som driftsutgifter. 7 Det vises til foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS) sin foreløpige regnskapsstandard om avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet (KRS nr. 4). Det står her bl.a. at investeringer er eiendeler som er bestemt til varig eie eller bruk (økonomisk levetid på minst 3) år og som har en vesentlig verdi (minst 100.000 kr). Begrepet rehabilitering er tatt ut av standarden. Det innebærer likevel ingen realitetsendring, slik at tiltak som tidligere kunne klassifiseres som rehabilitering og dermed investeringsutgifter, fortsatt kan klassifiseres som dette etter ny foreløpig regnskapsstandard. Kilde: Fra høringsbrev til GKRS 22.04.09. SELVKOST - 19 - KVITSØY KOMMUNE

Kommunen (økonomiavdelingen) vurderer skillet mellom utgifter til drift og investering ved både budsjettprosessen, gjennom året og ved regnskapsavslutningen. Det benyttes foreløpig regnskapsstandard om avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet (KRS nr. 4) ved vurderingen. Kommunen har følgende rutiner: Investeringer/felles oppgraderinger: IVAR framsetter forslag til nødvendige investeringer og vedlikeholdsoppgaver. Det er kommunen som vedtar planene. Disse består av hovedplaner som rulleres hvert fjerde år, samt en årlig virksomhetsplan som inneholder konkrete mål og tiltak for drift og vedlikehold, samt forslag til investeringer for kommende år. Alle vedtatte tiltak skal legges inn i budsjettet. Kommunen har som nevnt ovenfor ikke egne folk til drifts- og vedlikeholdsarbeid eller investeringer. Det er de ansatte i uteseksjonen som gjennomfører vedlikeholdsarbeider på kommunens ledningsnett. I 2012 var det budsjettert med investeringer på kr 100 000 innenfor vann og kr 200 000 innenfor avløp. De budsjetterte investeringene ble ikke gjennomført da det kun er utgiftsført kr 22 327 innenfor vann og kr 0 innenfor avløp. I 2013 er det budsjettert med investeringer på kr 150 000 innenfor vann og kr 200 000 innenfor avløp. De budsjetterte investeringene ble ikke gjennomført, og det er dermed utgiftsført kr 0 innenfor begge områdene. Vi har ikke noe å bemerke til hvordan kommunen fører direkte driftsutgifter og kapitalkostnader for VAR-sektoren. Interne fordelinger har vi omtalt for seg i pkt 2.3.2. Kommunens praksis ved føringen av skillet mellom drift/vedlikehold og investeringer anses tilfredsstillende. Konklusjonen er at kommunen ikke følger kommunestyrevedtaket om full selvkost på VAR sektoren. Vi gir kommunen følgende anbefalinger: Kommunen bør henføre alle indirekte kostnader til selvkostregnskap innenfor VAR-sektoren slik at kommunestyrets vedtak om full selvkost blir gjennomført Kommunen må utarbeide selvkostregnskap for hver tjeneste innenfor VARsektoren hvert år. Selvkostregnskapene skal framlegges i note til kommunens årsregnskap. SELVKOST - 20 - KVITSØY KOMMUNE

Vi omtaler nedenfor kommunens selvkostberegninger for andre tekniske tjenester. Dette er tjenester hvor det varierer om kommunene praktiserer full selvkost (full kostnadsdekning) eller ikke. Kommunen har ikke utarbeidet selvkostregnskap for noen tjenester. I henhold til god kommunal regnskapsskikk skal det utarbeides selvkostregnskap som skal settes fram i note til årsregnskapet. Kommunen er ikke pliktig til å ta selvkost for disse tjenestene, men plikter allikevel å framlegge et selvkostregnskap som viser at kommunens dekning ligger under selvkost. For å kunne sette opp et selvkostregnskap bør kommunen først ta utgangspunkt i direkte driftsutgifter for tjenesten. Direkte driftsutgifter vil hovedsakelig bestå av lønnsutgifter. I tillegg vil det medgå noe utstyr. For lønnsutgifter er det viktig at kombinerte stillinger fordeles tilfredsstillende på de tjenester hvor arbeidet gjøres. Det må da enten brukes timeregistrering og/eller dokumenterte faste fordelingsnøkler. I tillegg kommer kapitalkostnader der dette finnes. Av kommunens tjenester hvor det normalt skal framlegges selvkostregnskap, er det kun innenfor vann og avløp at det er bokført kapitalkostnader. Feiing utføres av det interkommunale selskapet Brannvesenet Sør-Rogaland IKS. Kostnadene for feiing belastes deltakerkommunene gjennom driftstilskudd til selskapet (iht. eierandeler). Kvitsøy sin belastning (fakturert beløp) iht. eierandel var kr 79 660 i 2012 og kr 82 625 i 2013. Kommunens utfakturering til innbyggerne var på kr 325 for 2012 og kr 335 for 2013. Beløpene er inklusiv merverdiavgift, og utfaktureres alle med bolig der pipeløp er tilknyttet ildsted. Det er ikke et vedtak i kommunestyret om at feiing skal være til selvkost. Regnskapsmessig underskudd for feiing var i 2012 på kr 5 838. Underskuddet for 2013 ser ut til å bli kr 7 526. Det er da ikke tatt hensyn til indirekte kostnader, jf. pkt. 2.1 over om hvilke kostnader som kan henføres. Underskuddet vil dermed bli en del høyere. Når det gjelder vann, avløp, renovasjon, slam og feiing vil selvkostresultatet fremkomme ved å se på hva som er ført på hele tjenesten. Dette kan vi ikke uten videre gjøre for plan-, bygge- og oppmålingssaker da det her er en hel del arbeid som det ikke kan tas gebyr for, eller som kommunen gjør for seg selv. SELVKOST - 21 - KVITSØY KOMMUNE

Kommunene hadde ved 109 i plan- og bygningsloven fra 1985 hjemmel for å vedta et regulativ for gebyrer som skal dekke kommunenes arbeid etter loven. Dette er videreført i den nye plan- og bygningslovens 33-1 (bestemmelse i kraft fra 01.07.10). For oppmåling var det en tilsvarende bestemmelse i delingsloven 5-2. Dette er videreført i loven om eiendomsregistrering (matrikkelloven) 32. Generelt utgangspunkt Kommunen kan ta gebyr for mye av sitt arbeid overfor andre vedrørende plan-, bygge- og oppmålingssaker. For byggesaker kan det i prinsippet tas gebyr for alt, mens det er begrenset for plansaker og oppmålingssaker. Vi nevner følgende presiseringer og unntak: Plansaker: For detaljregulering kan det kun kreves gebyr for førstegangsbehandlingen av reguleringsforslaget (dvs. fram til offentlig ettersyn), men det er her arbeidet i all hovedsak blir gjort. Annet gebyrbelagt arbeid er søknader om dispensasjoner og mindre reguleringsendringer, samt konsekvensutredninger. For områderegulering kan det ikke kreves gebyr. Dette er imidlertid et arbeid som kommunen normalt vil gjøre selv. Kommunen kan inngå avtaler med private aktører om at de utarbeider områderegulering på vegne av kommunen. Annen planlegging på kommuneplannivå, eksempelvis kommuneplanen, transportplanlegging mv., ligger under kommunen. Byggesaker: Det kan kreves gebyr for alle typer byggesaker. Det kan nå også kreves gebyr for ulovlige forhold. Dette siste er ikke omfattet av selvkostregler. Oppmålingssaker: Det kan kreves gebyr for oppmålingssaker og matrikkelføring, men her er det en rekke unntak. Kommunen kan ikke kreve gebyr for sammenslåing av eksisterende matrikkelenheter, fastsetting av samlet fast eiendom, fastsetting av adresse og føring av opplysninger i matrikkelen i andre saker utenom oppmålingsforretning. Gebyrtap. Gebyrtap (gebyrreduksjoner) ved overskridelse av lovmessige tidsfrister kan ikke medtas i selvkostregnskapet. Vi har omtalt gebyrtap for seg i punkt 2.9.2 (saker som kan medføre gebyrtap). Veiledning og klager: Det kan ikke kreves gebyr for veiledning og for klagebehandling. 8 Gebyrstørrelse Kommunens gebyrer er i følge regnskapet ikke på selvkostnivå. Dette innebærer at kommunen subsidierer plan-, bygge-, og oppmålingssaker med inntekter fra frie midler. Hvor mye kommunen subsidierer disse tjenestene med, er usikkert, da kommunen ikke setter opp et selvkostregnskap som viser status per tjeneste. 8 Det vises NOU 2005:12 Mer effektiv bygningslovgivning II, kapittel 27. Begrunnelsen er at dette er arbeid etter forvaltningsloven. Begrunnelsen dekker da også plan- og oppmålingssaker. I NOU en ble det vurdert å innføre et lite gebyr for klagebehandlingen ved byggesaker, men i den endelige lovbehandlingen gikk en bort fra dette. SELVKOST - 22 - KVITSØY KOMMUNE

Veiledning kan inkluderes i de generelle gebyrene for plan-, bygge- og oppmålingssaker. Dette følger av lovforarbeider når det gjelder byggesaker 9, og tilsvarende må da også gjelde for plan- og oppmålingssaker. En tilsvarende praksis for klagebehandlingen er ikke omtalt i lovforarbeider. Hvorvidt klagebehandling kan inkluderes i de generelle gebyrene, er dermed usikkert. Forholdet er tatt opp med KRD. KRD mener at klagebehandling ikke kan tas med. Det vises til vedlegg. For plan-, bygge- og oppmålingssaker kan det bare tas gebyr for det arbeidet som retter seg mot andre, og gebyrene skal i prinsippet gjenspeile det arbeid kommunen har med sakene. Det er i tillegg en del arbeid overfor andre som det ikke kan tas gebyr for. Dette gjelder særlig for plansaker, og til dels oppmåling, mens det aller meste som gjelder byggesaker vil være arbeid som kommunen kan ta gebyr for. Det kan derfor være praktisk å se på hele byggesak som en selvkostenhet, og hvor det foretas korrigeringer for det som ikke skal tas med i selvkostregnskapet. Det stiller seg annerledes når det gjelder plan- og oppmålingssaker. Disse tjenestene kan ikke uten videre ses på som selvkostenheter. Selvkostrelatert arbeid her bør derfor føres for seg i regnskapet. Vi er innforstått med at dette vil gi kommunen noen bokføringstekniske (fordelingsmessige) utfordringer, men praksisen vil til gjengjeld kunne gi langt mer nøyaktige selvkostregnskaper. Vi ser at det ikke er beregnet kapitalkostnader for andre tekniske tjenester. Kapitalkostnader er aktuelt ved kjøp av varig utstyr med en anskaffelsespris på minst 100 000 kroner. Slikt utstyr finnes ikke innenfor disse tjenestene. Kommunens håndtering av veiledning og klager Kommunen tar ikke gebyrer for veiledning og klagebehandling. Veiledning er imidlertid inkludert i de generelle gebyrene. Ved byggesak hvor hele tjenesten er en selvkostenhet er det kun bokført kostnader til lønn, arbeidsgiveravgift og pensjon. I henhold til regelverket skal behandling av klagesaker ikke inngå i kommunens selvkostregnskap for den aktuelle tjenesten. Gebyrer for plan-, bygge- og oppmålingssaker skal i prinsippet vurderes og beregnes pr. sak (iht. arbeidsmengde). Dette betinger bruk av timeregistrering av sakene. Kommunene kan likevel velge å bruke dokumenterte snittpriser ut fra sakstype, størrelse og kompleksitet. 10 Dette siste er mest vanlig og kan gjøres i Kvitsøy dersom en ønsker å heve prisene opp mot selvkostnivå. 9 Det vises til NOU 2005:12 Mer effektiv bygningslovgivning II, kapittel 27.4.6.4. 10 Det vises til Ot.prp. nr. 45 (2007-2008) Om lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) (byggesaksdelen), kapittel 24. Det samme må da gjelde plansaker. I NOU 2005:12 Mer effektiv bygningslovgivning II, kapittel 27, blir oppmålingsgebyrer omtalt i samme ordelag. Det blir vist til Høyesterett dom inntatt i Rt. 2004 side 1603. SELVKOST - 23 - KVITSØY KOMMUNE

Kommunens registrering av utgifter og inntekter ved plan-, bygge- og oppmålingssaker foretas på ansvar 400 for tjenestene 301 Plansak, 302 Byggesak, og ansvar 401 og 141 for tjeneste 303 kartsaker og oppmåling. Det som gjelder selvkostdelen er ikke spesielt skilt ut Kommunens regnskap for 2012 viser følgende tall: Ansvar 400 400 401 141 Byggesak Kart og Kart og opp- Konto Konto(T) Plansak oppmåling måling 10100 Lønn faste stillinger 76 893 459 488 10301 Lønn engasjementer 708 615 10901 Pensjonskasse KLP 139 057 92 943 10990 Arbeidsgiveravgift 93 699 54 179 11300 Telefonutgifter 7 325 11408 Annonser,reklame, inform.utg. 0 11603 Trekkfri bilgodtgjørelse 5 285 11700 Reiseutg./hotellutg. kurs, møter 8 812 11959 Andre avgifter, gebyrer, etc. 37 821 12002 Kontorinventar/utstyr/datamaskiner 5 055 12005 Programvare EDB 60 576 12404 Driftsavtaler datamaskiner/nettverk 8 000 12703 Konsulentbistand 697 421 13704 Konsulent-tjenester 96 890 14290 Moms gen.komp.ordn. driftsregnskapet 177 450 24 223 15 144 16202 Beh. gebyr -174 580-34 882 17000 Ref. staten -911 466 17009 Andre statsref. -94 490 17290 Kompensert moms driftsregnskapet -177 450-24 223-15 144 Totalt 736 206 432 031 99 829 68 576 Plansaker Som vi ser av regnskapet ovenfor, er det ingen gebyr inntekter for plansaker i 2012. Dette har det heller ikke vært i 2013. Kommunens utgifter ført på art 10301 er lønn til en konsulent som arbeidet med Rogfast. Disse utgiftene refunderes av Statens vegvesen og inngår således ikke i et eventuelt selvkostregnskap for plansaker. Kostnadene på art 12703 gjelder konsulentbistand innkjøpt av Byggadmin AS. Dette er kostnader til en konsulent som jobbet med både byggesak og plansaker. Utgiftene til konsulenten skulle således vært fordelt mellom tjeneste 301 og 302. Det er ingen inntekter på tjeneste 301 for plansaker. Årsaken til dette er feil knytninger i faktureringssystemet. Det har i løpet av 2012 og 2013 ikke vært mulig å utfakturere på tjeneste 301. Det er ikke et stort omfang av private reguleringsplaner eller dispensasjonssøknader, hvor inntektene skulle vært ført på tjeneste 301, men enkelte saker finnes. Disse inntektene er da inntektsført på feil tjeneste som har vært 302 for byggesak. SELVKOST - 24 - KVITSØY KOMMUNE

Byggesaker Når det gjelder byggesak så er det her kun belastet direkte lønn, pensjon og arbeidsgiveravgift tilsvarende 120 % stilling. Regnskapet for 2012 viser utgifter på kr 606 610 og inntekter på kr 174 580. Dette gir et underskudd på kr 432 031. Deler av utgiftene til konsulenten fra Byggadmin AS som er utgiftsført på tjeneste 301, skulle også vært utgiftsført på tjeneste 302. Det er i tillegg inntektsført gebyr under denne tjenesten som skulle vært inntektsført på tjeneste 301. De direkte kostnadene gir med andre ord ikke et korrekt bilde av arbeidsmengden innenfor denne tjeneste. Det er som tidligere nevnt heller ikke belastet indirekte kostnader. Det var en sak i kommunestyret i juni 2013 hvor de indirekte kostnader ble beregnet for 2012. Disse ble da beregnet til kr 125 000. Dersom en ser vekk fra feilføringene beskrevet ovenfor, var da totalt underskudd for 2012 på kr 557 031. Dersom gebyrene for byggesaksbehandling skulle vært til selvkost, måtte de omtrent vært tredoblet. Kvitsøy har svært lave gebyrer for byggesaksbehandling. Med en tredobling ville gebyret for byggesaksbehandling av en enebolig vært rett i overkant av gebyret i Rennesøy som er den dyreste kommunen i sammenligningen under pkt. 2.3.3. Kart og oppmåling Kart og oppmåling viser et underskudd i 2012 på kr 168 405. Her brukes ikke egne ansatte og det er ikke belastet intern lønn. Det kjøpes her istedet konsulenttjenester. I tillegg er det belastet vedlikeholdskostnader for kartprogrammet Gisline, samt enkelte tinglysningsgebyr som viderefaktureres til kunder. Under denne tjenesten ligger også kostnader som gjelder arbeid utført for kommunen selv, og som da ikke kan inngå i et selvkostregnskap. Vi gir kommunen følgende anbefalinger: Alle direkte kostnader bør gjennomgås og det bør lages nye fordelinger for direkte lønn slik at mest mulig korrekt utgiftsnivå henføres til rett tjeneste. Alle indirekte kostnader bør henføres til de enkelte selvkosttjeneste.r Selvkostrelatert arbeid for plan- og oppmålingssaker bør føres for seg i regnskapet. Kommunen bør utarbeide selvkostregnskap for henholdsvis plansaker, byggesaker og kart og oppmåling hvert år. SELVKOST - 25 - KVITSØY KOMMUNE

Selvkostregelverket gjelder i prinsippet alle kommunens betalingstjenester. Kommunen foretar ingen selvkostberegninger for disse tjenestene, men her ligger brukerbetalingene langt under selvkost. Vi har kontrollert de største tjenestene opp mot en forenklet selvkostberegning. Da tar vi utgangspunkt i gebyrer som bare skal dekke deler av det maksimale selvkostgrunnlaget (eksempelvis kun de direkte driftsutgiftene). Utgifter i grunnlagsberegningen blir da i all hovedsak lønnsutgifter. Kapitalkostnader og indirekte driftsutgifter (interntjenester) er i et slikt tilfelle ikke med. For praktisk bistand følger dette av lovreglene, mens selvkost kostpenger barnehager naturlig nok kun vil være knyttet til hva maten koster. For SFO sies det i lovreglene at kommunen kan ta betaling for dekning av utgiftene. Kommunene står her fritt til å fastsette foreldrebetalingen innenfor rammen av selvkostprinsippet. Nedenfor følger gebyrinntekter for de mest sentrale kommunale tjenestene. Disse har vi sammenlignet med direkte relevante driftskostnader. Regnskapstall for SFO ordningen for 2013 viser total foreldrebetaling på kr 284 660. Totalt underskudd er på kr 269 007. Brukerbetalingen dekker da ca. 50 % av kostnadene. Beregning av egenandel for praktisk bistand står i forskriftens 9. Tabell 3 9 i forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester) Beregning av egenandel for praktisk bistand og opplæring Egenandelen skal ikke overstige kommunens egne utgifter til angjeldende tjeneste (selvkost). Betales tjenestene etter en abonnementsordning kan egenandelen ikke overstige kommunens samlede selvkost for tjenestene til den enkelte i den måneden abonnementet omfatter. Selvkost beregnes til en gjennomsnittlig timelønn for den tjenesten som utføres, tillagt sosiale utgifter samt administrasjonsutgifter som skal utgjøre 10 prosent av timelønnen og sosiale utgifter. Tidsforbruket rundes av til nærmeste halvtime. Egenandelen kan ikke settes høyere enn at vedkommende beholder tilstrekkelig til å dekke personlige behov og bære sitt ansvar som forsørger. Det kan ikke kreves dekning i vedkommendes formue. Ved beregning av selvkost for hjemmehjelp skal en i henhold til regelverket ikke ta utgangspunkt i de reelle kostnader, men gjøre en vurdering ut i fra en gjennomsnittlig timelønn for tjenesten, tillagt sosiale utgifter og administrasjonskostnader opp til 10 % av timelønnen. Brukerbetaling for hjemmehjelp for de med høyest inntekt er på kr 123 SELVKOST - 26 - KVITSØY KOMMUNE

pr time. Beregninger fra Kvitsøy viser at selvkost beregnet etter 9 er på kr 264 pr. time. Vi kan derfor fastslå at brukerbetalingen for hjemmehjelp i Kvitsøy ligger langt under selvkost. Beregning av egenandel egenandel ved langtidsopphold i institusjon er regulert i forskriften om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester 3. Tabell 4 3 i forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester Beregning av egenandel for praktisk bistand og opplæring Egenandelen må ikke overstige de reelle oppholdsutgifter. Kapitalutgiftene skal ikke tas med i beregningen av oppholdsutgiftene. Av inntekter inntil folketrygdens grunnbeløp, fratrukket et fribeløp på kroner 7 250 pr. år, kan det kreves betalt 75 prosent årlig. Av inntekter utover folketrygdens grunnbeløp betales inntil 85 prosent. Betalingen skal begrenses slik at enhver har i behold til eget bruk minst 25 prosent av folketrygdens grunnbeløp i tillegg til fordelen av fribeløpet. Totale inntekter for langtidsopphold var i 2013 på kr 797 233. Totalt underskudd er på kr 7 392 240. Det er kun i unntakstilfeller at pasienter har så høye inntekter at de kommer opp mot de reelle oppholdsutgifter. De aller fleste brukerbetalingene begrenses da i henhold til pkt. 2 ovenfor. Kvitsøy har gode rutiner for denne beregningen. Selvkost for kostpenger barnehager skjer på den måten at det innbetales et månedlig kostbeløp fra foreldrene som er øremerket til formålet. Kostpengene er for 2013 på kr 125 pr. måned for halv plass og kr 210 pr. måned for hel plass. Regnskapet for 2013 viser inntekter fra foreldrebetaling for mat på kr 60 964 og utgifter til kjøp av mat på kr 120 273. Det blir ikke foretatt forenklede selvkostberegninger av kommunen, men regnskapet for 2013 viser at inntektene ligger langt under selvkost for alle de kontrollerte tjenestene. Vi vil allikevel anbefale kommunen å kontrollere brukerbetalingene opp mot en forenklet selvkostberegning for alle tjenester. Vi gir kommunen følgende anbefalinger: Kommunen bør gjennomføre en forenklet selvkostberegning årlig for alle tjenester med brukerbetalinger, for å forsikre seg om at brukerbetalingene ikke er i strid med selvkostregelverket for det enkelte området. SELVKOST - 27 - KVITSØY KOMMUNE

Kommunens rutiner for oppfølging av selvkost er noe annerledes enn det som vanligvis gjøres rundt i andre kommuner. Oppfølging av selvkost gjøres kun innenfor vann, avløp og renovasjon. Rutinene her er slik at kommunen står for innkreving av de vedtatte gebyrene. Disse overføres i sin helhet til IVAR som leverer alle tjenestene innenfor VAR-sektoren. Etter årets slutt fakturerer kommunen så IVAR for påløpte kostnader på de enkelte områdene. Påløpte kostnader innenfor vann og avløp gjelder i hovedsak noe fordelt lønn fra teknisk etat, avskrivninger og kalkulatoriske rentekostnader. Innenfor renovasjon er det ikke bokført andre kostnader. Som beskrevet i pkt. 2.4.2 er indirekte kostnader ikke henført. Det vanlige i andre kommuner er at avregning av selvkost foretas ved regnskapsavslutningen ved hjelp av selvkostfond. IVAR er da en leverandør av varer og tjenester som leverer til avtalt pris i henhold til avtale med kommunen. Kommunen bestemmer da selv nivået på gebyrene og foretar en avregning i slutten av året hvor et eventuelt overskudd eller underskudd avregnes mot et selvkostfond. Det finnes et selvkostfond for vannverk i kommunen. Fondet er på kr 174 703 og har vært på det samme nivået siden 2008. Fondet benyttes ikke i tråd med intensjonene bak et slikt fond, som skal gjøres opp mot innbyggerne i løpet av en 3 5 års periode. Ut over fondet for vannverk finnes ingen selvkostfond i kommunen. Det er kun innenfor vann, avløp og renovasjon at oppfølging av selvkost gjennomføres. De øvrige tjenestene leveres til priser som ligger langt under selvkost, og det er heller ingen oppfølging av gebyrene i henhold til selvkost. Oppfølging av selvkost innenfor VAR-sektoren er noe annerledes enn det som er vanlig i andre kommuner. Iht. KRD sine retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, kan kommunen velge om den vil ha årlige føringer mot selvkostfond, eller om dette skal gjøres over en lengre tidshorisont (3-5 år) dersom dette gir en jevnere gebyrutvikling. Årlige føringer synes å være det klart mest vanlige i kommunene. Rutinene til Kvitsøy medfører at eventuelle fond som normalt føres i kommunene nå ender opp og føres i IVAR. SELVKOST - 28 - KVITSØY KOMMUNE