SKJERVØY KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Skjervøy kommune, kommunestyresalen Møtedato: 11.9.2013 Varighet: 1130 1515 Møteleder: Sekretær: Robert Hansen Bjørn-Harald Christensen Faste medlemmer Robert Hansen Geir Helgesen Arnfinn Pedersen Liv Wang Paul Stabell Varamedlemmer Grethe B. Hansen Hans Kristian Mikalsen Bodil Amundsen Elin Johannessen Harald Sjøblom Kjell Skallebø Kolbein Simonsen Arne Nilsen Fra utvalget møtte: Robert Hansen Geir Helgesen Liv Wang Paul Stabell Fast medlem Fast medlem Fast medlem Fast medlem Medlem Arnfinn Pedersen møtte ikke. Fra politiske ledelse møtte: Ordfører Torgeir Johnsen, tilstede i sakene 21, 22, 23 og 29 Fra administrasjonen møtte: Økonomisjef Rune Stifjell Fra KomRev NORD IKS møtte: Forvaltningsrevisor Åse Skavdal, tilstede t.o.m. sak 22/13 Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Daglig leder Bjørn-Harald Christensen Rådgiver Audun Haugan Møtet ble holdt for åpne dører.
2 Merknader til innkalling og sakliste: Ingen merknader til innkalling og sakliste. Sak 29/13 ble behandlet etter sak 22/13. Behandlede saker: SAKLISTE Saknr Tittel U.off. Lukket møte 21/13 Godkjenning av protokoll fra møtet 22.5.2013 22/13 Forvaltningsrevisjonsrapport Inntektsskapende virksomhet i Skjervøy kommune 23/13 Drøfting og bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll i barneverntjenesten 24/13 Presentasjon av kontrollutvalget på kommunens hjemmeside på internett 25/13 Oppfølging av kontrollutvalgssak 17/13 praktisering av offentlighetsloven 26/13 Budsjettoppfølging per 28.8.2013 kontroll og tilsyn 27/13 Budsjettramme for 2014 kontroll og tilsyn 28/13 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor 29/13 Gjennomgang av formannskapsaker 30/13 Referatsaker 31/13 Eventuelt
3 Sak 21/13 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE 22.5.2013 Protokollen fra møte 22.5.2013 godkjennes. Protokollen fra møte 22.5.2013 godkjennes. Sak 22/13 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT INNTEKTSSKAPENDE VIRKSOMHET I SKJERVØY KOMMUNE Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og samlet konklusjon i forvaltningsrevisjonsrapporten Skjervøy kommunes inntektsskapende virksomhet. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å skriftliggjøre rutinene for kommunens inntektsskapende virksomhet, for å sikre at slike rutiner finnes og gjennomføres med mål om å unngå tap av inntekter på alle områder jf. nevnte forvaltningsrevisjonsrapport. 3. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at Skjervøy kommune etablerer rutiner for å kreve dekning fra Husbanken ved tap av startlån ihht. retningslinjer for tapsdeling. 4. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at Skjervøy kommune gjennomgår sine rutiner for sykepengerefusjon med mål om å unngå tap av inntekter. 5. Kommunestyret ber rådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) for å skriftliggjøre rutinene. Frist for tilbakemelding fastsettes til 31.12.2013.
4 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og samlet konklusjon i forvaltningsrevisjonsrapporten Skjervøy kommunes inntektsskapende virksomhet. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å skriftliggjøre rutinene for kommunens inntektsskapende virksomhet, for å sikre at slike rutiner finnes og gjennomføres med mål om å unngå tap av inntekter på alle områder jf. nevnte forvaltningsrevisjonsrapport. 3. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at Skjervøy kommune etablerer rutiner for å kreve dekning fra Husbanken ved tap av startlån ihht. retningslinjer for tapsdeling. 4. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at Skjervøy kommune gjennomgår sine rutiner for sykepengerefusjon med mål om å unngå tap av inntekter. 5. Kommunestyret ber rådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) for å skriftliggjøre rutinene. Frist for tilbakemelding fastsettes til 31.12.2013. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt elektronisk 12.9.2013 til: - Skjervøy kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt elektronisk 7.10.2013 til: - Skjervøy kommune v/ordføreren Sak 23/13 DRØFTING OG BESTILLING AV NESTE FORVALTNINGSREVISJONS- PROSJEKT - FOREBYGGENDE ARBEID, SAKSBEHANDLING OG INTERNKONTROLL I BARNEVERNSTJENESTEN Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt omhandlende Forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll i barneverntjenesten av KomRev NORD, basert på K-Sekretariatets forslag til bestillingsskjema.
5 Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt omhandlende Forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll i barneverntjenesten av KomRev NORD, basert på K-Sekretariatets forslag til bestillingsskjema. Utskrift av saksprotokoll sendt elektronisk 13.9.2013 til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Sak 24/13 PRESENTASJON AV KONTROLLUTVALGET PÅ KOMMUNENS HJEMMESIDE PÅ INTERNETT 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslaget til presentasjon av kontrollutvalget på kommunens internettside. 2. Kontrollutvalget ønsker at utvalgets møteplan, offentlige sakslister og møteprotokoller gjøres alment tilgjengelig på kommunens internettside. Felles forslag til endring av innstillingens pkt. 1: Etter "internettside" føyes til: med den tilføyelse som framkom i møtet. Innstillingen med endringsforslag enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslaget til presentasjon av kontrollutvalget på kommunens internettside med den tilføyelse som framkom i møtet. 2. Kontrollutvalget ønsker at utvalgets møteplan, offentlige sakslister og møteprotokoller gjøres alment tilgjengelig på kommunens internettside. Sak 25/13 OPPFØLGNING AV KONTROLLUTVALGSSAK 17/13 - PRAKTISERING AV OFFENTLIGHETSLOVEN 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse om rutiner for innsynsbegjæringer til etterretning.
6 2. Kontrollutvalget forutsetter at rådmannen påser at offentlighetslovens regler og kommunens interne rutiner for journalføring og behandling av innsynsbegjæringer etterleves av kommunen. 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse om rutiner for innsynsbegjæringer til etterretning. 2. Kontrollutvalget forutsetter at rådmannen påser at offentlighetslovens regler og kommunens interne rutiner for journalføring og behandling av innsynsbegjæringer etterleves av kommunen. Utskrift av saksprotokoll sendt elektronisk 13.9.2013 til: - Rådmannen i Skjervøy kommune Sak 26/13 BUDSJETTOPPFØLGING PER 28.8.2013 KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalget viser til budsjettkontroll pr. 28.8.2013 for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til budsjettkontroll pr. 28.8.2013 for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. SAK 27/13 BUDSJETTRAMME 2014 KONTROLL OG TILSYN 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 785 000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret.
7 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Felles forslag til endring av innstillingens pkt. 1: Beløpet kr 785.000,- endres til kr 800.000,- Innstillingen med endringsforslag enstemmig vedtatt. 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 800 000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll og saksframlegg sendt elektronisk 13.9.2013 til: - Rådmannen i Skjervøy kommune Sak 28/13 VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann vurdering av egen uavhengighet til etterretning.
8 Sak 29/13 GJENNOMGANG AV FORMANNSKAPSSAKER Gjennomgangen tas til orientering. Gjennomgangen tas til orientering. Sak 30/13 REFERATSAKER Brev datert 5.9.2013 fra Paul Stabell delt ut i møtet (G). Referert: A. OPPSUMMERING FRA REVISOR ERFARINGER FRA ÅRSREGNSKAPET 2012 - KomnRev NORDs brev av 17.6.2013 til rådmannen B. SUPPLERINGSVALG, KONTROLLUTVALGET - utskrift vedtak kommunestyresak 28/13 C. GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING FOR 2012 - utskrift vedtak kommunestyresak 16/13 D. RUNDSKRIV OM IVERKSETTING AV ENDRINGER I KOMMUNELOVEN M.M. EGENKONTROLL MV. - KRDs rundskriv H-2/13 E. K-SEKRETARIATET IKS MØTE I REPRESENTANTSKAPET - Protokoll fra møte i representantskapet 26.4.2013 F. UTESTÅENDE FORDRINGER SKJERVØY KOMMUNE - e-post av 12.7.2013 fra Henning Inge Engen til revisjonen
9 G. DIVERSE SPØRSMÅL - Brev av 5.9. 2013 til kontrollutvalget fra Paul Stabell Felles forslag til vedtak: 1. Referatsakene A-E: Tas til orientering. 2. Referatsak F: Kontrollutvalget ber sekretariatet om tilskrive Henning Inge Engen med bakgrunn av drøftingen i møtet. 3. Referatsak G: Spesifisert restanseliste på utestående fordringer bes framlagt av rådmannen i førstkommende møte i kontrollutvalget. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsakene A-E: Tas til orientering. 2. Referatsak F: Kontrollutvalget ber sekretariatet om tilskrive Henning Inge Engen med bakgrunn av drøftingen i møtet. 3. Referatsak G: Spesifisert restanseliste på utestående fordringer bes framlagt av rådmannen i førstkommende møte i kontrollutvalget. Sak 31/13 EVENTUELT Ingen saker til behandling.