Byrådsavdeling for finans, innovasjon og eiendom Samordnet regional digitalisering Til mottakere Vår referanse: 2017/08941-2 Saksbehandler: Atle Sandal Dato: 2. februar 2018 Invitasjon til deltakelse i regionalt digitaliseringssamarbeid og felles søknad til Fylkesmannen Digitaliseringssamarbeidet i Bergensområdet I februar 2017 ble det etablert et felles regionalt forprosjekt knyttet til «Samordnet regional digitalisering» mellom kommunene Askøy, Bergen, Fjell, Os og Lindås. Initiativet ble tatt av rådmenn i kommunene rundt Bergen. De erkjente at kompetansebehovet innenfor digitaliserings-området for den enkelte kommune er økende og ønsket tettere samarbeid med Bergen kommune ettersom Bergen kommune har en fremtredende rolle i blant annet KS sine nasjonale strukturer (KommITrådet, Digitaliseringsutvalget, KS faggrupper for arkitektur og informasjonssikkerhet) samt i de nasjonale prosjektene som vokser frem (Digihelse, Digisos, Digibarnevern m.fl.). Rådmennene så det som en forutsetning for at deres kommuner skulle følge med i utviklingen at de fikk tilgang til det betydelige kompetansemiljøet innenfor digitalisering, arkitektur og informasjonssikkerhet som Bergen kommune har, samt tilrettelagt de nasjonale prosjektene for innføring i egne kommuner. Det etablerte forprosjektets formål var å avklare grunnlag for et felles regionalt kompetansesamarbeid på digitaliseringsområdet. 23. juni vedtok rådmennene i de deltakende kommunene å videreføre arbeidet som et langsiktig samarbeid som formaliseres gjennom en samarbeidsavtale og der sekretariatsfunksjonen for samarbeidet er samlokalisert med Bergen kommunes Seksjon for digitalisering og innovasjon. Samtidig ble de fremtidige kommunestrukturene inkludert i samarbeidet. Gjennom samarbeidet ønsker partene å høste felles erfaringer og etablere en system- og kompetansemessig plattform som utjevner ulikheter og forsterker og forenkler innsatsen på digitaliseringsområdet. Dette innebærer; Felles faglige arenaer Tilgang til kompetanse gjennom felles ressurser Standardiserte løsninger og tjenesteprosesser Koordinert mottak av statlige og felleskommunale prosjekter Koordinerte regionale anskaffelser på områder der man er moden for det Sekretariatets arbeid har vært innrettet mot tre hovedområder: Mottak nasjonale prosjekter (statlige og felleskommunale løsninger og tiltak) Regionale tiltak og utviklingsprosjekter Regionale faggrupper Postadresse: Postboks 7700, 5020 BERGEN Kontoradresse: Rosenkrantzgaten 3, 5003 BERGEN Telefon: 55565556 E-post: finans@bergen.kommune.no Internett: www.bergen.kommune.no
Gjennom høsten ble det startet et arbeid med å etablere et felles, skalerbart kompetansemiljø der de deltakende kommunene bidrar med ressurser. Kompetansemiljøet skal understøtte kommunene på digitaliseringsområdet samt sikre utvikling av nye felles løsningskomponenter. Et felles kompetansemiljø på digitaliseringsområdet øker muligheten for å gjennomføre felles tiltak og er en arena å møte nasjonale initiativer på. Samarbeidet vil i tillegg kunne bidra til å forenkle informasjonsflyt mellom kommunenes interne løsninger og fellesløsninger som følger av nasjonale statlige og felleskommunale tiltak. Kollektiv læring, erfaringsutveksling og felles infrastruktur gir grunnlag for å realisere fremtidige effekter. Ved å legge til rette for standardisering, samordnet utvikling og øket gjennomføringskraft på digitaliseringsområdet vil det regionale samarbeidet bidra til å styrke kommunenes mulighet for å ta i bruk og realisere effekter av nasjonale felleskomponenter og elektronisk samhandling mellom forvaltningsnivåer. Arbeidet i Bergensregionen har vært organisert slik: Styringsgruppen består av rådmenn i kommunene. Den nedsetter gjennomføringsprosjekt for spesifikke tiltak. Prosjektene rapporterer til styringsgruppen gjennom sekretariatet. Ressursgruppen består av en koordinator/ representant fra den enkelte kommune/kommunestruktur. Gruppen kvalifiserer tiltak og initiativer i samarbeid med sekretariatet og arbeider aktivt for realisering av samarbeidsavtalens formål om å styrke samhandlingen på tvers av kommunene, integrerende prosesser og oppgaveløsning som bidrar til felles gjennomføring. Den enkelte representant i ressursgruppen har spesifikt ansvar for å bidra til realisering av samarbeidet i egen kommune. Sekretariatet koordinerer arbeidet og rapporterer til styringsgruppen. Eierskap til det enkelte prosjekt/tiltak tillegges kommunalsjef e.l. for tiltaksområdet i en av kommunene. Prosjektleder for tiltaket rapporterer i samråd med prosjekteiende kommunalsjef til sekretariatet og den regionale styringsgruppen. Behovet for forsterket innsats på digitaliseringsområdet og sektorspesifikke krav til bruk av standarder og felleskomponenter øker i takt med at omfanget av statlige digitaliseringsprosjekter som berører kommunene og nasjonale felleskommunale prosjekter og løsninger vokser frem. Kommunene opplever at digitale trender utfordrer dagens tjenesteproduksjon og at det er krevende å møte de nasjonale initiativene innenfor ulike tjenesteområder. Det felles regionale samarbeidet skal hjelpe kommunene til å møte disse utfordringene. Forslag til utvidelse av samarbeidet Det er et mål for samarbeidet å oppnå gjenbruk av erfaringer og løsningskomponenter i øvrige Hordalandskommuner og å bidra regionalt inn mot nasjonal utvikling. Derfor inviteres nå øvrige Hordalandskommuner til å ta del i samarbeidet. Side 2 av 5
Gjennom dialog med rådmenn har vi utformet en modell som vektlegger det etablerte tiltaket «Samordnet regional digitalisering» i Bergensregionen som det sentrale elementet i en samlet struktur som favner hele fylket. Figuren nedenfor illustrerer forslaget. Det etableres noen nye «Koordineringspunkt» for henholdsvis Sunnhordlandsområdet og Hardanger/Voss samtidig som det arbeides videre med å klargjøre på hvilken måte kommuner i driftssamarbeidet Nordhordland IKT knyttes opp ettersom Alver allerede er representert. Koordineringspunktene er tiltenkt lagt til Norheimsund og Leirvik ettersom dette representerer knutepunkt med rimelig reiseavstand for de deltakende kommunene. Hvilke kommuner som knyttes til det enkelte knutepunkt avklares når det blir kjent hvor mange og hvilke kommuner som melder sin interesse for den felles søknaden til Fylkesmannen. Koordineringspunktene er tiltenkt å ha en strategisk og operativ møteplass. Den strategiske møteplassen vil være for representasjon på rådmannsnivå. Således etableres en arena der rådmenn blir oppdatert på det som skjer av nasjonale og felleskommunale initiativer på digitaliseringsområdet. Den operative møteplassen vil ha større grad av likhetstrekk med den ressursgruppe og de faglige nettverk som er etablert i Bergensregionen. Her er det blant annet ønskelig å sikre deltakelse fra ressurspersoner med særskilt kompetanse eller interesse for de ulike faglige arenaene som etableres. Dette er viktig, blant annet for å sikre regional tilgang til lokale kompetanser og erfaringer. I 2018 gjennomføres de strategiske koordineringsmøtene av styringsgruppens leder og sekretariatsleder. En representant for de rådmenn som møtes på de strategiske koordineringsmøtene vil kunne bli invitert som observatør på styringsgruppemøtene for Bergensregionen. Konsekvenser av utvidelsen felles søknad til Fylkesmannen Det økte omfang av kommuner, arenaer og aktiviteter vil innebære et behov for kapasitetsmessig styrking av det etablerte sekretariatet samt økt tilgang til ulike faglige kompetanser. Det arbeides med å klargjøre områder og kvantifiserte behov. Grunnfinansiering av de infrastrukturkostnader som følger av det utvidete geografiske og aktivitetsmessige omfang som følger av modellen vil i oppstartsåret (2018) søkes medfinansiert Side 3 av 5
gjennom skjønnsmidler fra Fylkesmannen. Det legge til grunn en felles søknad for de kommuner som ønsker å inngå i samarbeidet. I den forbindelse ber vi kommunene melde sin interesse for deltakelse i samarbeidet innen 16. februar til kjetil.arhus@bergen.kommune.no, slik at en søknad om skjønnsmidler kan utformes og fremsettes for behandling hos Fylkesmannen. Eventuelle spørsmål til denne invitasjonen rettes til leder av styringsgruppen for samordnet regional digitalisering Kjetil Århus (direktør for digitalisering og innovasjon i Bergen kommune) kjetil.arhus@bergen.kommune.no, evt leder for sekretariatet for «Samordnet regional digitalisering i Bergensområdet», Atle Sandal (91334858), atle.sandal@karabin.no. Med vennlig hilsen Tor Corneliussen - kommunaldirektør Kjetil Århus - direktør Dokumentet er godkjent elektronisk. Side 4 av 5
Mottakere: OSTERØY KOMMUNE,RÅDHUSET,5282 LONEVÅG SAMNANGER KOMMUNE,Tyssevegen 217,5650 TYSSE FITJAR KOMMUNE,Postboks 83,5418 FITJAR ODDA KOMMUNE TENESTETORGET,Opheimsgata 31,5750 ODDA AUSTEVOLL KOMMUNE,Birkelandsvegen 2,5392 STOREBØ JONDAL KOMMUNE,Kommunehuset,5627 JONDAL STORD KOMMUNE,Postboks 304,5402 STORD TYSNES KOMMUNE,Uggdalsvegen 301,5685 UGGDAL KVINNHERAD KOMMUNE,Rosendalsvegen 10,5470 ROSENDAL VOSS KOMMUNE,Postboks 145,5701 VOSS VAKSDAL KOMMUNE,Konsul Jebsensgata 16,5722 DALEKVAM AUSTRHEIM KOMMUNE,Sætremarka 2,5943 AUSTRHEIM FEDJE KOMMUNE,Stormarkvegen 49,5947 FEDJE BØMLO KOMMUNE,Rådhuset Leirdalen 1,5430 BREMNES Etne kommune,sjoarvegen 2,5590 ETNE ULVIK KOMMUNE RÅDMANNEN,Skeiesvegen 3,5730 ULVIK GRANVIN KOMMUNE,Postboks 13,5733 GRANVIN KVAM KOMMUNE,Grovagjelet 16,5600 NORHEIMSUND MODALEN KOMMUNE,Postboks 44,5732 MODALEN MASFJORDEN KOMMUNE,Austfjordvegen 2724,5981 MASFJORDNES ULLENSVANG HERAD SENTRALADMINISTRASJON,5780 KINSARVIK SVEIO KOMMUNE,Postboks 40,5559 SVEIO EIDFJORD KOMMUNE,Simadalsvegen 1,5783 EIDFJORD ULLENSVANG HERAD,5780 KINSARVIK Side 5 av 5