Side 1 av 9 Side 1 av 9 Vår ref: 18/00043 Vår dato 20.06.2018 Referat fra Samhandlingssekretariatet Tid Torsdag 14.juni 2018 kl. 12.00 til 16.00 Sted Møterom 353, Tune-teknikeren, Sarpsborg Tilstede fra kommunene: Fast Vara Samhandlingssjef Hilde Skyvulstad kommuner Fredrikstad, Hvaler Guro Steine Letting Anne-Line Dahle Aremark, Halden Halvard Bø Gina Anette Brekke Askim, Eidsberg, Hobøl, Silje Lavoll (vikar Barbro Kvaal) Morten Aalborg Marker, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad Moss, Rygge, Råde, Våler Sarah Frandsen Gran f Wenche Aannerød f Rakkestad, Sarpsborg Gry Solberg Kirsti Engedahl Tilstede fra sykehuset: Fast Vara Samhandlingssjef SØ Odd Petter Nilsen Spesialrådgiver samhandling Jon J. Gåsvatn Fagdirektør SØ Helge Stene-Johansen f Samhandlingskontakt Hilde Cecilie Larsen Randi Elisabeth Olofsson Medisin Samhandlingskontakt Kirurgi Carina Linchausen Anne Margrethe Borgersen Samhandlingskontakt Helena Wallin Holm f Finn Arild Andersen f Psykiatri/rus PKO/fastlege Benny Adelved f Bjørn-Tore Martinussen Brukerrepresentant Svein Gurvin Vigdis Yttervik f = forfall = møtt Kopi til: Samhandlingskontakter Postmottak kommuner i Østfold Postadresse HF Postboks 300, 1714 Grålum Besøksadresse Tune teknikeren Tuneveien 20 1710 Sarpsborg ~ 1 ~ Telefon Sekretariat 913 55 288 E-postadresser Leder hilde.skyvulstad@sarpsborg.com Sekretariat Jon.Jaeger.Gasvatn@so-hf.no Internett www.sykehuset-ostfold.no
Side 2 av 9 Side 2 av 9 Vår ref: 18/00043 Vår dato 20.06.2018 Innholdsfortegnelse BESLUTNINGSSAKER... 3 Sak s016-18 Godkjenne referat fra 26.4.18... 3 Sak s017-18 Godkjenne endret sammensetting av fagutvalg KAD... 3 Sak s018-18 Mal for innmelding av saker til Samhandlingssekretariatet... 3 DRØFTINGSSAKER... 4 Sak s019-18 Samhandlingssekretariatet arbeidsform... 4 Sak s020-18 Visjon og målsetting for samhandlingsarbeidet... 4 Sak s021-18 Presentasjon av forsknings-, utviklings- og innovasjonsprosjekter... 5 Sak s022-18 Årshjul for samhandlingsarbeidet... 5 Sak s023-18 Administrering av PiccLine i kommunehelsetjenesten... 6 Sak s024-18 Nattpatrulje opplæring... 6 Sak s025-18 Følgepersonell polikliniske pasienter... 6 ORIENTERINGSSAKER... 7 Sak s026-18 Forslag til endring av oppgavedeling - Aclasta... 7 Sak s027-18 Utvikling av legevaktbiler i Østfold... 7 Sak s028-18 Forbedringsprosjekt... 8 Sak s029-18 Referat fra kliniske utvalg/annet... 8 a) Referat fagutvalg KAD - 20180522... 8 b) Referat fagutvalg KAD 20180213... 8 c) Referat fagutvalg KAD 20171115... 8 d) Følgepersonell polikliniske pasienter - referat 30.4.2018... 8 e) Følgepersonell polikliniske pasienter - referat 14.5.2018... 8 f) Referat fra Samhandlingsutvalget 31.5.2018 (lenke)... 8 Sak s030-18 Statistikk avviksmeldinger... 8 Sak s031-18 Statistikk utskrivningsklare pasienter... 8 Sak s032-18 Info om endringer som kan påvirke den annen part... 9 EVENTUELT... 9 Hilde Skyvulstad leder Jon J. Gåsvatn sekretariat Postadresse HF Postboks 300, 1714 Grålum Besøksadresse Tune teknikeren Tuneveien 20 1710 Sarpsborg ~ 2 ~ Telefon Sekretariat 913 55 288 E-postadresser Leder hilde.skyvulstad@sarpsborg.com Sekretariat Jon.Jaeger.Gasvatn@so-hf.no Internett www.sykehuset-ostfold.no
Sak s016-18 Godkjenne referat fra 26.4.18 BESLUTNINGSSAKER Behandling 14.06.18: Vedtak 14.06.18: 1. Samhandlingssekretariatet godkjenner referat fra 26.4.2018 Sak s017-18 Godkjenne endret sammensetting av fagutvalg KAD Behandling 14.06.18: Vedtak 14.06.18: 1. Samhandlingssekretariatet godkjenner følgende sammensetting av KAD fra 14.6.2018: Virksomhet Fredrikstad Halden Indre Østfold Moss Sarpsborg Virksomhet Fastlegerepresentant: Brukerrepresentant: Kommunerepresentanter Navn Eli Birgitte Pettersen Bente Flaten Navarro Azad Øysahl Thor Løken Nina Mikkelsen - leder Sykehusrepresentanter Navn Line Fjell Liv Marit Sundstøl Nezar Raouf Odd Petter Nilsen - sekretariat Psykisk helsevern - etter behov og saker Dag Eivind Syverstad Svein Gurvin / Vigdis Yttervik Sak s018-18 Mal for innmelding av saker til Samhandlingssekretariatet Forslag til mal for innmelding av saker til samhandlingssekretariatet fulgte saken. Endringsforslag: Punkt 1 flyttes som punkt 2. Overskrift over punkt 3 settes som overskrift over punkt 4. Mal sendes samhandlingskontaktene med oppfordring til at denne gjøres kjent i ledermøter. 1. Sekretariatet godkjenner mal for innmelding av saker til Samhandlingssekretariatet med de endringer som fremkom i møtet. 2. Malen gjøres tilgjengelig på SØ nettsider under samhandling. ~ 3 ~
DRØFTINGSSAKER Sak s019-18 Samhandlingssekretariatet arbeidsform I forbindelse med konstitueringen drøftet arbeidsformen i sekretariatet og det var enighet om å fortsette drøfting av dette i dagens møte. Vedrørende avviksbehandling: Hvis en bare ser på statistikken for samhandlingsavvik kan det gi et skjevt bilde fordi meldekulturen er så ulik. Viktig at avvikshåndtering blir brukt til læring. Avvikssystemet virker tungrodd må sjekke ut om det har kommet noe elektronisk. Årlig analyse av avviksmeldingene gjøres og presenteres for samhandlingsutvalget Ønskelig med lenger tid fra sakskartet kommer til møtet skal være. Med bruk av årshjul kan en legge inn saker som skal opp. Må se på nettsidene og «brushe opp» disse. Se om en kan bruke Dialogen til å varsle om saker som kommer til behandling. 1. Sekretariatet er enig om følgende i forhold til arbeidsform: a) Det legges opp til et møte med samhandlingskontakter på høsten med fokus på å melde og å svare ut avvik. b) Sekretariatet utarbeider en årlig oversikt over ulike typer samhandlingsavvik. Oversikten går også til Samhandlingsutvalget (SU) og publiseres i Dialogen. c) Bruker Dialogen til nyhetsformidling om samhandlingsarbeidet. Må plukke ut noen saker som får litt utfyllende informasjon på en lettlest måte. Sekretariatsledelsen tar et møte med kommunikasjonsavdelingen ved SØ for å drøfte hvordan samhandlingsarbeidet kan gjøres mer tilgjengelig/bedre kjent for ansatte i kommunene og SØ. Sak s020-18 Visjon og målsetting for samhandlingsarbeidet Partnerskapsmøtet 12.3.18 besluttet at det skulle utarbeides ny visjon og felles målsettinger for samhandlingsarbeidet. Partnerskapsmøtet i mars 2019 skal vedta ny visjon og målsetting for samhandlingsarbeidet Felles målsettinger er et godt fundament for et vellykket partnerskapssamarbeid. I det daglige arbeidet vil dette være mest nyttig for Sekretariatet og Samhandlingsutvalget (SU) Overordnet samarbeidsavtale har i dag ingen felles målformuleringer. Den må tas frem på neste møte i sekretariatet. 1. Sekretariatet beslutter at arbeidet med ny visjon og målformulering skal utarbeides på følgende måte: a. Arbeidet starter med at sekretariatet retter en forespørsel til, kommuner og (SØ) om innspill til visjon og målsetting. b. Ta opp overordnet samarbeidsavtale i neste møte i sekretariatet ~ 4 ~
Sak s021-18 Presentasjon av forsknings-, utviklings- og innovasjonsprosjekter Administrativt samarbeidsutvalg (ADMS) har besluttet at hver kommune og sykehuset har ansvar for å utarbeide tekst om forsknings-, utviklings- og innovasjonsprosjekter/aktiviteter (FUI) og synliggjøre disse på sine respektive hjemmesider. FUI-nettverket har utarbeidet en mal for en slik presentasjon på internett. Odd Petter Nilsen orienterte om saken. 1. Sekretariatet slutter seg til at partene benytter den foreslåtte mal med tilhørende veileder til å publisere sine prosjekter innen forskning, utvikling og innovasjon. 2. FOU arbeidet skal være en årlig sak i samarbeidssekretariatet 3. Det utarbeides en orienteringssak til Samhandlingsutvalget (SU) for å sikre ledelsesforankring. Sak s022-18 Årshjul for samhandlingsarbeidet Samhandlingskontaktenes rolle er definert i Retningslinje 12. Systemet kan være sårbart ved at samhandlingskontaktfunksjonen er knyttet til en bestemt person. Hver kommune burde kanskje ha en egen mailadresse som heter samhandlingskontakt dette bør vi se på i et eget møte. 1. Sekretariatet har følgende innspill til årshjul: Januar Februar Beslutte: Årsmelding Innstille på: Sammensetting Samhandlingsutvalget (SU) og, Handlingsplan, kvalitetsparametere Juli August Mars Partnerskapsmøte Beslutte: sammensetting Samhandlingsutvalget (SU) og, Handlingsplan, kvalitetsparametere Samhandlingsutvalget (SU) September Samhandlingsutvalget (SU) April Samhandlingsforum Oktober Avvik /analyse Møte med samhandlingskontakter Mai Samhandlingsutvalget (SU) November Samhandlingsutvalget (SU) Juni Folkehelse forebygging Desember Drøfte: Årsmelding, Handlingsplan, kvalitetsparametere FUI oversikt ~ 5 ~
Sak s023-18 Administrering av PiccLine i kommunehelsetjenesten PICC-line kateter (Periferally Inserted Central Catheter) er et tynt venekateter som legges inn via en perifer vene på overarmen. PICC-line kan brukes både til intravenøs behandling og blodprøvetaking, og kan ligge inne i flere måneder. Fjerning av PiccLine er en enkel prosedyre, men opplæring er ikke satt i system eller avtalt og det er behov for å gjøre dette skikkelig. Samhandlingssekretariatet er invitert til å drøfte og vedta hvordan man kan sikre forsvarlig administrasjon av denne prosedyren i kommunehelsetjenesten Ellen Marie Lunde og Alf Jonassen fra anestesiavdelingen presenterte saken. Fjerning av PiccLine er prinsipielt likt fjerning av SVK. Prosedyren som foreligger er litt lang og uoversiktlig VAR prosedyrene som kommunen benytter angir en observasjonstid på 1 time etter fjerning av PiccLine kateter. Anestesiavdelingen i SØ, mener at det ikke er nødvendig med så lang observasjonstid. 1. Sekretariatet har følgende innspill til saken: a. Anestesiavdelingen SØ utarbeider en prosedyre for fjerning av PiccLine kateter. Denne må skille på de som går på antikoagulerende og øvrige pasienter. Det må også fremheves at fjerning av PiccLine kan skje på dagtid når kompetent personell er tilstede. b. Dersom PiccLine skal fjernes i kommunen, må det etableres et strukturert opplæringstilbud til de som trenger det. Sak s024-18 Nattpatrulje opplæring Fredrikstad kommune melder inn at nattpatruljen har hatt ønsker om å få opplæring i ulike intravenøse porter. Det stiller SØ seg positive til. Kompetanseavdelingen ved SØ har satt en pris pr. deltaker som kan virke begrensende på deltakelse fra kommunen. Samhandlingssekretariatet inviteres til å drøfte mulige løsninger. Guro Steine Letting orienterte om saken. Noe går på veiledningsplikt, som ikke skal koste noe. Forskjell på veiledning og undervisning. Det må som regel betales for opplæringsmateriell og bevertning. 1. Sekretariatet sjekker saken videre og ser på hvordan dette kan løses. Sak s025-18 Følgepersonell polikliniske pasienter I forbindelse med revidering av retningslinje 15 var det enighet om å be en arbeidsgruppe se på en veileder knyttet til følgepersonell for polikliniske pasienter som kunne være et vedlegg til retningslinjen. Forslag til veileder fra arbeidsgruppen fulgte saken. Odd Petter Nilsen redegjorde for saken. ~ 6 ~
1. Sekretariatet har følgende innspill til saken: a. Må presisere i retningslinjen hvem som dekker kostnadene og hvordan dette administreres. b. Se på ordlyden i forhold til ansvarsavklaring i punkt 3 c. Må sørge for at informasjon om dette blir standardisert gjennom pasientservice/booking. ORIENTERINGSSAKER Sak s026-18 Forslag til endring av oppgavedeling - Aclasta Saken ble behandlet i (sak s002-18) hvor det var enighet om å ferdigstille mandat og oppnevne en arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen består av: Fredrikstad, Hvaler Elin Martinsen (SØ) Kristin Erlingsdatter Aremark, Halden Bente Flaten Navarro (SØ) Odd Petter Nilsen Askim, Eidsberg, Hobøl, Espen Storeheier (SØ) Marker, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad Moss, Rygge, Råde, Våler Jens Lind Larsen (SØ) Rakkestad, Sarpsborg Nina Mikkelsen (SØ) Sekretariatet kaller inn til første møte. Sak s027-18 Utvikling av legevaktbiler i Østfold Viser til behandlingen av sak s007-18. Forslag til mandat fulgte saken. Utvalget består av: Fredrikstad, Hvaler Anne Kari Myrbråten (SØ) Merethe Storli Tveit Aremark, Halden Eva Cathrin Lindset (SØ) Liv Marit Sundstøl Askim, Eidsberg, Hobøl, Marker, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad Moss, Rygge, Råde, Våler Rakkestad, Sarpsborg Nina Bruun Hansen Kristian Devold Espen Storeheier Charlotte Dahlby Yrvum Ove Kristianslund Kjell B Dyrop, Kjersti Gjøsund Sekretariatet kaller inn til første møte. (SØ) (SØ) (SØ) ~ 7 ~
Sak s028-18 Forbedringsprosjekt Fredrikstad kommune v/ Tildelingskontoret helse og velferd, har fått midler til prosjektet «Opptrapping og utvikling av habiliterings- og rehabiliteringstjenestene i Fredrikstad kommune». Sak s029-18 Referat fra kliniske utvalg/annet Følgende referat/oversikter fulgte saken: a) Referat fagutvalg KAD - 20180522 b) Referat fagutvalg KAD 20180213 c) Referat fagutvalg KAD 20171115 d) Følgepersonell polikliniske pasienter - referat 30.4.2018 e) Følgepersonell polikliniske pasienter - referat 14.5.2018 f) Referat fra Samhandlingsutvalget 31.5.2018 (lenke) Bør ha oppfølging fra og forberedelse til Samhandlingsutvalget (SU) som egen fast sak på dagsorden i sekretariatet I referat fra Samhandlingsutvalget er det to oppfølgingspunkt: 1) «Det bør settes opp en egen sak om økonomibildet i forhold til samhandling.» Enighet om at kommunene lager saksframlegg i forhold til økonomibildet i kommunene (ansv.: Hilde) og at sykehuset lager saksframlegg om økonomibildet til sykehuset (ansv.: Odd Petter) 2) «Det bør også settes opp en egen sak hvor en diskuterer og får en overordnet avklaring på oppgaver som skal gjøres i sykehus og hva en skal gjøre i kommunen.» Enighet om at Guro og Hilde ser på dette videre gjennom mailutveksling. I forhold til KAD-sak 14-18 (22/5/18) vedr. vedtak om direkte innleggelse i KAD fra akuttmottaket i (SØ) vises det til at KAD-enheten har beslutningsmyndighet. Når evaluering av dette vedtaket foreligger må saken løftes i forhold til beslutning om veien videre. Det mangler også et punkt 5 i referatet fra KAD som går på at det er vanskelig å få skrevet ut psyk/rus pasienter fra KAD, og de blir gjerne liggende lenge på KAD i påvente av videre kommunal oppfølging. Det er utarbeidet avtaler i forhold til dette. Sak s030-18 Statistikk avviksmeldinger Samhandlingsavvik fra 2017 som ikke er lukket pr 7.6.2018 fulgte saken. Samhandlingsavvik for januar- april 2018 som ikke er lukket pr. 7.6.2018 fulgte saken. Samhandlingsavvik for mai 2018. Saksbehandlingstid pr. 7.6.2018 fulgte saken. Sak s031-18 Statistikk utskrivningsklare pasienter Oversikt over USK-døgn somatikk for januar-april 2018 fulgte saken. Oversikt over USK-døgn psykiatri 1.1.18 7.6.18 fulgte saken. ~ 8 ~
Oversikt over USK-døgn psykiatri pasienter som er meldt utskrivningsklar, men som fortsatt ligger inne per 7.6.2018 fulgte saken. Sak s032-18 Info om endringer som kan påvirke den annen part EVENTUELT Indre Østfold mottok samhandlingsmidler for å kunne redusere antall innleggelser. I kjølvannet av dette blir det nå avholdt et seminar i forhold til akutt psykiatri mm. Det kommer invitasjon. ~ 9 ~