Utskrift av vitnemål Mai 2015

Utskrift av vitnemål Mai 2015 Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 1 av 21

Utskrift av vitnemål Dokumentet forutsetter at grunnopplæring i bruk av Extens er gjennomført. Rutinene er utarbeidet i henhold til Utdanningsdirektoratets retningslinjer for føring av vitnemål for grunnskolen. Innholdsfortegnelse 1 Generelt om vitnemål og kompetansebevis... 3 1.1 Bestilling av formular... 3 1.2 Fagkoder... 3 1.3 Karakterer... 3 1.4 Prøveform... 3 1.5 Rekkefølge for føring av fag på vitnemålet... 4 2 Kontroll før utskrift av vitnemål... 4 2.1 Bevistype... 4 2.2 Sluttår... 4 2.3 Kontroll av Bevistype og Sluttår... 5 3 Utskrift av vitnemål... 7 4 Eksamensprotokoll...10 5 Merknader på vitnemålet...11 5.1 Fagmerknad...11 5.2 Vitnemålsmerknad...13 5.3 Vitnemålsvedlegg...14 5.3.1 Hva kan føres på vedlegg til vitnemål?...14 5.3.2 Lage et vedlegg ved å opprette meldingstekst...15 6 Føring av vitnemål...16 6.1 Karakterer på vitnemål...16 6.2 Fravær på vitnemål...17 6.2.1 Usynliggjøre fravær for en elev...17 6.2.2 Fratrekk av godkjente fraværsdager...17 6.3 Elev med fritak...18 6.4 Ikke grunnlag for vurdering...18 6.5 Elever som bytter skole...18 6.6 Hjemmeundervisning og forsøk...18 6.7 Elever med rett til særskilt språkopplæring...19 6.8 Fag som avsluttes på 8. eller 9.trinn...19 7 Elever som tar fag fra videregående nivå...20 8 Kompetansebevis til voksne...20 9 Vitnemål til voksne...20 10 Vitnemål på andre språk...21 Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 2 av 21

1 Generelt om vitnemål og kompetansebevis Dokumentet «Føring av vitnemål og kompetansebevis for grunnskolen 2015» (www.udir.no) gir føringer for hvordan vitnemål og kompetansebevis skal føres. Det skal brukes blanketter som er fastsatt av Utdanningsdirektoratet. Extens er tilpasset slik at vitnemål/kompetansebevis kan føres i henhold til kravene. Dersom det er spørsmål knyttet til innholdet i retningslinjene eller dersom det er usikkerhet rundt hvordan vitnemålet skal føres for enkeltelever, skal henvendelser gå tjenestevei til Utdanningsdirektoratet. 1.1 Bestilling av formular Bestilling av formular gjøres fra nettsiden: http://bestilling.utdanningsdirektoratet.no Eventuelle vedlegg skal skrives på samme formular som vitnemålet husk å beregne mange nok formularer. 1.2 Fagkoder Kun gyldige fagkoder som er tildelt elevene blir skrevet ut på vitnemålet. For å finne gyldige fagkoder, se Utdanningsdirektoratets webside www.udir.no/lareplaner/. Klikk på en læreplan og deretter på: 1.3 Karakterer Følgende karakterer skal brukes som standpunkt og eksamenskarakterer: 1 = En 2 = To 3 = Tre 4 = Fire 5 = Fem 6 = Seks D = Deltatt F = Fritatt IV = Ikke vurderingsgrunnlag IM = Ikke møtt For orden og atferd brukes følgende: G = God NG = Nokså god LG = Lite god Dersom det i retningslinjene fra Udir står at du skal skrive en stiplet linje i karakterfeltet: La karakterfeltet i Extens være blankt. Extens fyller dermed automatisk inn slik at det blir stiplet linje på vitnemålet. 1.4 Prøveform For eksamenskarakterer skal du i tillegg til karakter påføre prøveform slik at det kommer fram i kolonnen «Eks.form» på vitnemålet om det har vært en skriftlig eller muntlig prøve. Prøveformen (i Extens heter feltet «Akt.form») = S (skriftlig) eller M (muntlig). Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 3 av 21

1.5 Rekkefølge for føring av fag på vitnemålet På vitnemålet skal det først komme fellesfag deretter valgfag. Dette styres i fagregisteret i Extens. Feltet «Type(Hvordan)» = VF for valgfag og GF for fellesfag (OR for orden og atferd). Dersom rekkefølgen kommer feil ut på vitnemålet, kan dette feltet hurtiginntastes på aktuelle elevaktiviteter. Gå til Verktøy Elev Serieendre tildelte aktiviteter. Gjør utvalg på aktuelle fag. Legg til feltet «Hvordan» (fra mappen Aktivitet), og hurtiginntast til VF eller GF. 2 Kontroll før utskrift av vitnemål For å få laget en utskrift av vitnemål må bevistype og sluttår være utfylt. Begge feltene kan hentes inn og hurtiginntastes samtidig. 2.1 Bevistype På vitnemålsfliken i Register Elever finnes et felt som heter Bevistype. Alle elever skal ha dette feltet utfylt med koden VM (for Vitnemål). Dersom en elev mangler bevistype = VM kommer følgende feilmelding: Bevistype kan registreres på hver enkelt elev, men den enkleste måten er å hurtiginntaste på alle elevene samtidig: 1) Gå til Register Elever og bytt til listeform 2) Klikk på F11-Feltvalg, legg til feltet Bevistype 3) Klikk på F9-Utvalg/sortering og ta et utvalg på Enhet = din skole, Basisgruppe=10* 4) Klikk på F7-Markere alle, og F10-Hurtiginntasting 5) Skriv i feltet Bevistype: VM 6) Klikk F3-Lagre 2.2 Sluttår På vitnemålsfliken i Register Elever finnes et felt som heter «Sluttår». (Sluttår1 og Sluttår2 brukes kun av videregående skole). Alle elever som skal ha vitnemål må ha dette feltet utfylt. Hvis feltet er tomt vil det ikke stå hvilket år eleven har gjennomgått grunnskole etter Opplæringslova. Sluttår kan registreres på hver enkelt elev, men den enkleste måten er å hurtiginntaste på alle elevene samtidig: 1) Gå til Register Elever og bytt til listeform 2) Klikk på F11-Feltvalg, legg til feltet Sluttår 3) Klikk på F9- Utvalg/sortering og ta utvalg på Enhet, Basisgruppe 10* 4) Klikk på F7-Markere alle, og F10-Hurtiginntasting 5) Skriv i feltet Sluttår: 2015 6) Klikk på F3-Lagre Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 4 av 21

2.3 Kontroll av Bevistype og Sluttår Hvis du ønsker å kontrollere at bevistype og sluttår er utfylt for alle elevene kan du gjøre følgende Lag feltvalg 1) Gå til Register Elever og bytt til listeform 2) Klikk på F11-Feltvalg 3) Legg til feltene som vist i illustrasjonsbildet (Basisgruppe, Fornavn, Etternavn, Bevistype, Bevisdato, Sluttår, Målform, Morsmål). 4) Lagre dette som et eget feltvalg Lag utvalg 1) Stå fortsatt i Register Elever, listeform. 2) Klikk på F9-Utvalg/Sortering 3) Legg til feltene som vist i illustrasjonsbildet (Enhet, Basisgruppe, Bevistype og Sluttår) 4) Lagre dette som eget utvalg Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 5 av 21

Skriv inn følgende utvalg for å kontrollere bevistype: Basisgruppe = 10* Bevistype = (tom) Trykk OK De elevene som kommer frem nå har ikke Bevistype registrert. Hurtiginntast riktige data ved å følge kapittel 2.1 pkt 1-6 ovenfor. Skriv inn følgende utvalg for å kontrollere bevisdato: Feltet Bevisdato vises ikke på vitnemålet, men er en opplysning i Extens om at eleven har fått vitnemål denne datoen. Det kan i ettertid gjøres utvalg (søke) på dette feltet. Sjekk om det er registrert korrekt bevisdato på elevene slik: Ha elevregisteret i listeform og søk opp Basisgruppe = 10* Bevistype = (tom) Trykk OK 1) F7-Marker alle 2) F10-Hurtiginntaste 3) Skriv Bevisdato: 2015-06-19 (skriv den datoen vitnemålet skal skrives ut) 4) Trykk Lagre Elevene har nå fått registrert Bevistype og Bevisdato Skriv inn følgende utvalg for å kontrollere sluttår: Basisgruppe = 10* Sluttår = (tom) Klikk Ok Hvis du får opp noen elever betyr det at de mangler sluttår. Du hurtiginntaster på alle slik: 1) F7-Marker alle 2) F10-Hurtiginntaste 3) Skriv Sluttår: 2015 og Trykk Lagre Elevene har nå fått registrert Sluttår Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 6 av 21

3 Utskrift av vitnemål Du kan skrive ut vitnemålet fra tre ulike steder i Extens. Alternativ 1: For å skrive ut vitnemål for en elev kan du stå i Register Elever F10-Kunnskapsløftet Alternativ 2: For å skrive ut vitnemål for en elev kan du også gjøre slik: Register Elever høyreklikk Funksjoner Kunnskapsløftet Alternativ 3: For å skrive ut vitnemål for en eller flere elever: Verktøy Elev Kunnskapsløftet Dokumentasjon Karakterbevis Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 7 av 21

3.1 Dialogboks ved utskrift Testutskrift skal være haket av inntil vitnemålet skal skrives ut Velg dokumenttype Dokumentformular skal være 2008 Fra Diverse-fliken på elevkortet To underskrifter, den ene må være rektor (eller den rektor bemyndiger jf. føringsskrivet fra Udir). På en testutskrift vil det alltid stå tydelig utskriften at det er en testutskrift. på Du kan ta testutskrift flere ganger. En testutskrift kan se slik ut: Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 8 av 21

3.2 Ordinært vitnemål For utskrift av vitnemålet (ikke testutskrift) skal det brukes et formular som er bestemt av Utdanningsdirektoratet (se www.udir.no). All tekst på vitnemålet hentes fra Extens, det er kun overskriften Vitnemål for grunnskolen som er forhåndstrykket på formularets forside. Formularets bakside viser en forklarende tekst hva karakterer angår m.m. Et ekte vitnemål ser omtrent slik ut (uten skråstilt vannmerketekst Eksempel ): (Merk at faget FSP162 kommer alfabetisk sammen med de andre fagene det vil si at denne elevaktiviteten ikke har «Hvordan» = VF) Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 9 av 21

4 Eksamensprotokoll Etter at alle standpunkt- og eksamenskarakterer er skrevet ut skal det skrives ut en eksamensprotokoll. Den inneholder karakteroversikt over både standpunktkarakterer og eksamenskarakterer, i tillegg til oversikt over fagmerknader, fravær, orden og atferd. 1) Gå til Verktøy Elev Kunnskapsløftet-Dokumentasjon Eksamensprotokoll 2) Gjør utvalg på Enhet, Virksomhet = GRS, Basisgruppe, Akt. Årstrinn = 10, Skoleår = 14-15 NB! Husk at alle aktiviteter med standpunkt- eller eksamenskarakter skal ha Akt.årstrinn = 10 og riktig Skoleår. 3) Dersom elevene i en basisgruppe har forskjellige kontaktlærere, kan du selv velge om du ønsker at dette skal vises i egen kolonne på rapporten. Hak av i boksen for «Kontaktlærer per elev?» i rapportutvalget. 4) Trykk på Utskrift Slik ser eksamensprotokollen ut (dersom det finnes fagmerknader og vedlegg vil dette komme fram på side 2): Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 10 av 21

5 Merknader på vitnemålet Det finnes flere typer merknader/vedlegg til vitnemål: Fagmerknad Vitnemålsmerknad Vitnemålsvedlegg 5.1 Fagmerknad En fagmerknad har en eller flere av følgende funksjoner: - gir utfyllende opplysninger om faget utenom karakter eller eksamensform - utdyper opplysninger om karakter og/eller eksamensform - henviser til vedlegg som gir slike opplysninger Det kan være behov for å knytte en fagmerknad til enkelte fag i vitnemålet. For å få en oversikt over tilgjengelige fagmerknader i Extens: 1) Gå til Organisasjon Fag/ressurser Språkkoder 2) Bytt til listeform 3) Klikk på F11-Feltvalg. Legg til feltene som du ser i illustrasjonsbildet. Registeret inneholder merknader for både grunnskole og videregående skole. Ved å gjøre følgende utvalg ser du koder for grunnskolen: 1) F9-Utvalg/Sortering 2) Kode = FAM* 3) Dokument = GRS* Beskrivelse av feltene i register Språkkoder Dokument GRS/VGS Viser at fagmerknaden er felles for grunnskolen og videregående. GRS-VIT gjelder bare for grunnskole Kode Kodetype Bokmål Nynorsk Engelsk FAM01 til FAM05, FAM18, FAM21, FAM29, FAM32, FAM33, FAM39, FAM41, FAM44 og FAM45 MERKNAD Beskrivelse av merknaden på bokmål Beskrivelse av merknaden på nynorsk Beskrivelse av merknaden på engelsk Det er mulig å legge til flere felt for andre språk. Per våren 2015 har Udir kun laget oversettelse av fagmerknadene på engelsk og samisk i tillegg til bokmål og nynorsk. (Merk at Extens ikke er tilrettelagt for samisk) Fagmerknadskoden skal legges inn i et eget felt som heter Fagmerknad på den aktiviteten (faget) til eleven(e) som skal ha en merknad på vitnemålet. NB! Fagmerknadene FAM18 og FAM33 gjelder bare for voksne Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 11 av 21

Fagmerknader kan registreres på den enkelte elev i Register Elever flik Aktivitet felt Fagmerknad. Registreringen kan også gjøres samtidig for flere elever med hurtiginntasting fra elevregisteret i listeform: 5.1.1 Registrere fagmerknad på en elev 1) Register Elever, aktiver fliken Aktivitet 2) F9-Utvalg/sortering, finn aktuelt fag 3) F11-Feltvalg, legg til feltet Fagmerknad 4) Velg riktig fagmerknad fra nedtrekksmenyen 5) F3-Lagre Hvis fagmerknaden skal følges av vedlegg til vitnemålet: 1) Velg flik Vitnemål 2) Klikk på knappen Vedlegg 3) Skriv inn vedleggsteksten her, eller velg en ferdig definert Meldingstekst 4) F3-Lagre 5.1.2 Registrere samme fagmerknad på flere elever samtidig 1) Verktøy Elev Serieendre tildelte aktiviteter 2) F11-Feltvalg, legg til feltet Fagmerknad 3) F9-Utvalg/sort Gjør utvalg på: Enhet og Periode Basisgruppe = 10* Aktuelt fag Akt.type= S 4) Gå til siste post og se at antall elever stemmer 5) F7-Markere alle 6) F10-Hurtiginntaste 7) Velg riktig fagmerknad fra nedtrekksmenyen 8) F3-Lagre Hvis alle elevene også skal ha samme karakter (for eksempel D for Deltatt), kan dette hurtiginntastes i feltet Innskr.karakter samtidig. Feltet må først legges til med F11-Feltvalg Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 12 av 21

5.2 Vitnemålsmerknad En vitnemålsmerknad har en eller flere av følgende funksjoner: - gir opplysninger som gjelder opplæringen generelt eller som gjelder hele vitnemålet - henviser til vedlegg som gir slike opplysninger - utdyper en fagmerknad Vitnemålsmerknader gjelder for hele vitnemålet, og vil bli skrevet ut nederst til venstre på første side av vitnemålet. Det kan være behov for å knytte vitnemålsmerknader til enkelte fag dersom f.eks. eleven er fritatt for opplæringsplikt, fritatt fra eksamen og flere andre grunner. Les retningslinjer for føring av vitnemål på www.udir.no. For å få en oversikt over tilgjengelige vitnemålsmerknader: 1) Gå til Organisasjon Fag/ressurser Språkkoder og bytt til listeform 2) Klikk på F11-Feltvalg. Legg til feltene Kode, Dokument, Kodetype og Bokmål 3) Klikk F9-Utvalg/Sortering 4) Kode = VMM* 5) Dokument = GRS* Registeret inneholder merknader for både grunnskole og videregående skole. Ved å ta dette utvalget ser du koder for grunnskolen Det er mulig å legge til flere felt for andre språk. Per våren 2015 har Udir kun laget oversettelse av vitnemålsmerknadene på engelsk og samisk i tillegg til bokmål og nynorsk Enkelte vitnemålsmerknader (f.eks VMM13 og VMM02) skal følges av fagmerknader på de aktuelle fagene for å få dette ut på vitnemålet. Se retningslinjer for føring av vitnemål på www.udir.no. NB! Vitnemålsmerknaden VMM30 benyttes kun i forbindelse med kompetansebevis for voksne som har fått grunnskoleopplæring. Vitnemålsmerknader kan registreres på to måter, enten per elev eller for flere elever samtidig: 5.2.1 Registrere vitnemålsmerknad på en elev 1) Register Elever. Aktiver fliken Vitnemål 2) Klikk på knappen Merknad 3) Velg aktuell vitnemålsmerknad fra nedtrekksmenyen. Det er kun ferdigdefinerte merknader som kan brukes. 4) F3-Lagre 5.2.2 Registrere samme vitnemålsmerknad på flere elever samtidig 1) Gå til Register Elever velg listeform 2) Marker de elevene som skal ha vitnemålsmerknaden 3) Høyreklikk Funksjoner Legge til vitnemålsmerknad 4) Merknadstype skal være GRS, velg en vitnemålsmerknad fra nedtrekksmenyen. 5) Klikk Ok Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 13 av 21

5.3 Vitnemålsvedlegg Fra Føring av vitnemål og kompetansebevis for grunnskolen 2015 : Vedlegg til vitnemål for grunnskolen er et dokument som gir tilleggsopplysninger til det som er ført på vitnemålet. Dere skal merke vedlegg til vitnemål med samme identifikasjonsopplysninger som selve vitnemålet: navn, fødselsnummer og vitnemålsnummer. I retningslinjene beskriver vi når dere skal føre vedlegg. Dere skal ikke føre vedlegg i andre tilfeller. Det skal framgå av fag- eller vitnemålsmerknad at vitnemålet har vedlegg. Vedlegg skal ha skolens stempel og dere skal føre de samme underskrifter som på vitnemålet. Når innholdet i vedlegget er ført av skolen, skal dere bruke ordinær blankett for vitnemål. Dersom vedlegget er utstedt av annen instans, må skolen føre de nødvendige identifikasjonsopplysninger som mangler og påføre skolens stempel og underskrifter på vedlegget, ev. på baksiden av vedlegget. 5.3.1 Hva kan føres på vedlegg til vitnemål? I retningslinjene fra Utdanningsdirektoratet beskrives når man skal skrive vedlegg til vitnemål. Det skal ikke føres vedlegg i andre tilfeller enn beskrevet. Følgende merknader kan føres på vedlegg til vitnemålet: Dokumentert årsak til fravær, jf. forskrift til opplæringsloven 3-41 andre ledd. Opplysninger om faglig innhold for opplæring etter individuell opplæringsplan. Årsak til avlyst eksamen 1) Et vedlegg skal ha samme identifikasjon som vitnemålet: Fornavn, etternavn, fødselsnummer, vitnemålsnummer + løpenummer, sted, dato, skole og to underskrifter. 2) Vedlegg vil ikke lagres i basen med mindre man har egen lisens for dokumentlagring. Vi anbefaler at vedlegg skrives ut på hvitt papir og arkiveres sammen med et formular slik at man har mulighet til å legge ved vedlegget dersom man senere må skrive ut et duplikatvitnemål. 3) Det er plass til 4000 tegn i vedleggsfeltene 4) Det kan være flere vedlegg til ett vitnemål 5) Det foreligger ingen eksempler på vedlegg fra Utdanningsdirektoratet 6) Vedlegg skal skrives ut på samme formular som vitnemålet 7) Vedlegg kan registreres for enkeltelev eller flere elever samtidig (se beskrivelse nedenfor) Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 14 av 21

5.3.2 Lage et vedlegg ved å opprette meldingstekst Vedlegg til vitnemålet registreres under Meldingstekster og er tilgjengelig for alle skoler i kommunen. Her kan det registreres tekster som kan brukes for flere elever. NB! Vi gjør oppmerksom på at dette ikke er en teksteditor. Lage en ny meldingstekst 1) Gå til Organisasjon og Meldingstekster 2) Klikk F5-Ny 3) Oppgave = KLVED 4) Meldingstekst = for eksempel navn på faget teksten er knyttet mot 5) Beskrivelse = kort beskrivelse av teksten 6) F3-Lagre Siden meldingstekstene er felles for alle skolene i kommunen kan man skille på tekster mellom skolene ved og for eksempel starte teksten i feltet Meldingstekst med skolens enhetskode eller en forkortelse. For eksempel SK-IBU MAT0010 Legge et vedlegg til ett eller flere vitnemål Legge en meldingstekst (vedlegg) til en elev: 1) Register Elever, flik: Vitnemål 2) Klikk på knappen Vedlegg og klikk på F5-Ny 3) Velg merknadstype GRS, hent meldingstekst fra nedtrekksmenyen (eller skriv inn egen tekst) 4) F3-lagre Legge samme meldingstekst (vedlegg) til flere elever samtidig: 1) Register Elever, velg listeform 2) Marker aktuelle elever 3) Høyreklikk Funksjoner Legge til Vitnemålsvedlegg 4) Velg Merknadstype = GRS 5) Velg type forhåndsdefinert vedlegg fra rullegardinen 6) Velg hvilket fag vedlegget er knyttet mot 7) Velg Elevskoleår 8) Trykk OK Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 15 av 21

6 Føring av vitnemål Alle henvisninger i denne dokumentasjonen viser til: http://www.udir.no/vurdering/vitnemal-og-kompetansebevis/ (velg Grunnskole) 6.1 Karakterer på vitnemål Viser til retningslinjer fra Udir kapittel Føring av standpunkt- og eksamenskarakterer mv. Avsnittene gir deg en mer detaljert oversikt med eksempler på hvordan vitnemål skal føres ved: - Valgfag (se også egen manual fra IST Support hvordan du håndterer dette i Extens) - Eksamen blir annullert pga formelle feil: o o FAM04 + VMM13 + Vedlegg med vedtak om annullering Eksamenskarakter = blankt + Akt.form = blankt - Fusk eller forsøk på fusk: o - Bortvisning Standpunktkarakter = blankt o Eksamenskarakter = IV + FAM04 og Akt.form (S eller M) o Standpunktkarakter føres på vanlig måte o Eksamenskarakter = IV + FAM29 og Akt.form (S eller M) - Eksamen blir avlyst o Eksamenskarakter = blankt + Akt.form (S eller M) + VMM04 + Vedlegg med årsak - Elever ikke møter til eksamen o Eksamenskarakter = IM + Akt.form (S eller M) + enten FAM39 (dokumentert fravær) eller FAM29 (Eksamen ikke avlagt) Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 16 av 21

6.2 Fravær på vitnemål Viser til retningslinjer fra Udir kapittel Føring av fravær : «Dere skal føre fravær for 8., 9. og 10. årstrinn på vitnemålet. Dere skal føre fraværet i dager og timer. Enkelttimene regnes i 60-minutters enheter. Enkelttimer skal ikke slås sammen til dager. Fravær skal føres med tall, ikke stiplet linje, når eleven ikke har fravær. Eleven eller foreldrene kan kreve at dere fører årsaken til fraværet på et vedlegg til vitnemålet. Det vil da være foreldrene eller eleven som har ansvaret for å dokumentere årsaken til fraværet og kreve at dette føres på vedlegget. Dere skal bruke VMM16 "Årsak til fravær dokumentert i vedlegg". Forskrift til opplæringsloven 3-41.» Dersom en elev ikke har fravær, og det vises som stiplet linje på vitnemålet er årsaken at du må legge 0 i feltet «Antall dager» og/eller «Antall timer» på Elevfravær-fliken på elevkortet. NB! Fravær som ikke skal på vitnemål bør ikke slettes fra Extens, men det skal usynliggjøres slik at det ikke vises på vitnemålet! Dette kan gjøres på to måter: 6.2.1 Usynliggjøre fravær for en elev 1) Gå til Register Elever 2) Finn aktuell elev og aktiver fliken Elevfravær 3) Trykk F9-Utvalg/sortering og gjør utvalg på den dato/periode du skal usynliggjøre fravær, for eksempel: Fradato = 2015-02-02.. Tildato =..2015-02-06 Trykk OK 5) Trykk F11-Feltvalg og legg til feltene Fradato, Tildato, Årstrinn, Antall dager, Antall timer, Årsak, Merknad og Henvisning 6) Merk aktuelle fraværslinjer som ikke skal vises på vitnemålet. Trykk F10-Hurtiginntasting og skriv IV i feltet Henvisning. Nå vil ikke dette fraværet lenger synes på vitnemålet. 6.2.2 Fratrekk av godkjente fraværsdager 1) Gå til Register Elever 2) Finn aktuell elev og aktiver fliken Elevfravær 3) Klikk F5 Ny 4) Skriv inn årstrinn, og fradato og tildato 5) Skriv inn antall dager med tegnet minus foran (f.eks. slik: -5) i feltet Antall dager 6) Skriv gjerne inn en kort kommentar om grunnen til fratrekket i feltet Merknad (dette er kun for egen historikk, vises ikke på vitnemål). 7) Klikk Ok Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 17 av 21

6.3 Elev med fritak Elever med fritak fra opplæring og/eller fritak fra vurdering med karakter skal ha vitnemål. Hvilken fagmerknad som skal på vitnemålet er avhengig av hvilket enkeltvedtak som foreligger. Kapittelet «Elever med fritak» i føringsskrivet fra Utdanningsdirektoratet beskriver hvordan karakterer skal skrives og hvilke fagmerknader som skal brukes for ulike typer fritak. Her er ett eksempel på en type fritak og hvordan du skal føre dette: Eleven er trukket til skriftlig eksamen i norsk, og har fritak for vurdering med karakter i norsk sidemål. I Extens skal eleven ha følgende fagkoder for norsk eksamen: NOR0214 og NOR0215. I PAS skal eleven ha fagkode for eksamensfaget NOR1415 (og i Eksamensmodulen for dere som bruker den). Eleven vil få en samlet karakter i fagkoden NOR1415, men denne fagkoden skal ikke på vitnemål eller kompetansebevis. I Extens skal eleven ha egne rader for eksamensfagene med Akt.type = E For faget NOR0214: Karakteren fra PAS må manuelt føres inn i feltet Innskr.karakter på elevens aktivitetsflik. Akt.form = S For faget NOR0215: Ingen karakter (det kommer stiplede linjer på utskriften) og fagmerknad FAM02 legges til. Akt.form = blank (blir stiplet linje på vitnemål) Hvis faget NOR1415 fortsatt ligger på elevens aktivitetsflik etter karakteren er overført til NOR0214 kan NOR1415 slettes. 6.4 Ikke grunnlag for vurdering Dersom det ikke er grunnlag for vurdering i fag fører dere IV (ikke vurderingsgrunnlag) i rubrikken for standpunktkarakter. I merknadsfeltet fører dere FAM21 Ikke vurderingsgrunnlag. Dere skal ikke føre tidligere halvårsvurderinger i faget på vitnemålet. Register Elever, flik: Aktivitet 1) Finn aktuelt fag. 2) I feltet Innskrivningskarakter skrives IV 3) I feltet Fagmerknad velges (fra rullegardinen): FAM21 6.5 Elever som bytter skole For elever som bytter skole (i Norge eller kommer fra utlandet) gjelder den vedtatte fag- og timefordelingen for den skolen elevene til enhver tid går på. Det kan føre til at en elev ikke får opplæring i et fag og eleven skal da heller ikke ha vurdering i faget. En konsekvens av dette, er at eleven ikke får standpunktkarakterer. I rubrikken for standpunktkarakteren skal det være blankt (det blir en stiplet linje på vitnemålet), og legg til fagmerknad FAM01 Fritatt fra opplæring. Dere skal ikke føre vitnemålsmerknad eller ha vedlegg til vitnemålet i slike tilfeller. 6.6 Hjemmeundervisning og forsøk Se brevets kapittel Privat hjemmeundervisning og forsøk. Elever som har fått privat hjemmeundervisning har ikke rett til ordinært vitnemål. Kommunen skal skrive ut en dokumentasjon om at grunnskolen er fullført. Opplæringsloven 2-13. Dersom elever deltar i forsøksordning, går det fram av Utdanningsdirektoratets innvilgelse av forsøket om det skal gjøres avvik fra reglene om individuell vurdering som får betydning for føring av vitnemålet. Da fører dere FAM32 Forsøk, jf. oppl. 1-4. Dere skal også føre VMM23 Se vedlegg og legge ved en kopi av Utdanningsdirektoratets innvilgelse av forsøket. Opplæringsloven 1-4. Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 18 av 21

6.7 Elever med rett til særskilt språkopplæring Når skolen har fattet vedtak om særskilt språkopplæring, kan elevene få opplæring etter læreplanen i grunnleggende norsk og etter læreplanen i morsmål for språklige minoriteter. Når eleven har fått tilstrekkelige ferdigheter i norsk til å følge den vanlige opplæringen i skolen, skal eleven ha opplæring etter den ordinære læreplanen i norsk. Skolen skal bare gi vurdering med karakter i norskfaget etter den ordinære læreplanen i norsk. Dersom eleven ikke har gått over til ordinær læreplan i norsk ved avsluttet grunnskoleopplæring, skal dere likevel føre koden for det ordinære norskfaget. I rubrikken for standpunktkarakterer fører dere Ikke vurderingsgrunnlag (IV) og FAM41 Språkoppl. <fagkode grunnleggende norsk og/eller fagkode morsmål >. Der angir dere etter hvilken læreplan den særskilte språkopplæringen er gitt og på hvilket språknivå i læreplanen eleven avsluttet opplæring. For fritak fra opplæring og vurdering i norsk sidemål og minoritetsspråklige elever som nylig har kommet til Norge, se punkt 6. Opplæringsloven 2-8. Forskrift til opplæringsloven 3-22 Eleven skal tildeles fagkode iht. til det nivå opplæring er avsluttet på. Det kan være en eller to koder; ved to fagkoder skilles disse med tegnet skråstrek /. Du skal ikke skrive inn noen andre tegn i dette feltet enn den aktuelle fagkoden (f.eks.: NOR0703). Dette legger du inn i feltet Kar.merknad som du henter fram med F11-Feltvalg på elevens aktivitetsflik. Aktuelle fagkoder i norsk som andrespråk: NOR0703, NOR0706 og NOR0709. Aktuelle fagkoder i morsmål: NOR0803, NOR0806, NOR0809. Disse må kobles til Utdanning 10 og være aktive fag før de kan tildeles elevene. 6.8 Fag som avsluttes på 8. eller 9.trinn Fag som avsluttes med standpunktkarakter på 8. eller 9 trinn, må ha fagkode som tilhører 10.trinn før utskrift av vitnemål. Musikk = MUS0010 Mat og helse = MHE0010 Eksempel: Eleven avsluttet Mat og helse på 9.trinn, fagkoden var den gang MUS0009, Akt.type var T2 og perioden var 131. Dette må endres til: Fagkode = MHE0010, Akt.type = S og akt.årstrinn =10. Perioden skal være inneværende periode 141. Fra- og tildato på faget skal være for det året eleven avsluttet undervisning i faget (Fradato = 2013-08-01, Tildato = 2014-07-31). 1) Gå til Verktøy Elev Serieendre tildelte aktiviteter 2) Bruk F9-Utvalg og gjør følgende utvalg: Enhet = din skole Periode = Perioden faget ble undervist for årets avgangselever, f.eks 131 Basisgruppe = 10* (for å få med alle klassene 10A, 10B osv) Fag = aktuelt fag f.eks. MHE* Akttype = * (stjerne hvis du er usikker, hvis du vet aktiviteten har T2 eller S velger du det) Sortering f.eks. Basisgruppe,sorteringsnavn 3) Du får opp en liste med alle elever med aktuelt fag i gitt periode. Klikk på F11-Feltvalg og legg til Fag, Periode, Fradato, Tildato, Akt.årstrinn og Akt.type. 4) F7-Marker alle 5) F10-Hurtiginntaste. Skriv inn Fag = MHE0010, Periode= 141, Akt.årstrinn = 10. Hvis elevene avsluttet mat og helse på 9.trinn i fjor skriver du inn Fradato = 2013-08-01, Tildato = 2014-07-31 6) Lagre Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 19 av 21

7 Elever som tar fag fra videregående nivå Elever som på ungdomstrinnet tar fag fra videregående opplæring skal ha ordinært vitnemål for fullført grunnskole. I tillegg har de rett til kompetansebevis for oppnådd kompetanse fra videregående opplæring. Det er den videregående skolen som skal utstede kompetansebeviset. Les forøvrig føringsskrivet fra Utdanningsdirektoratet og Forskrift til opplæringsloven 1-15 og 3-25 tredje ledd for utdypende informasjon. 8 Kompetansebevis til voksne Voksne som har fått grunnskoleopplæring særskilt organisert for dem har rett til å få et kompetansebevis som dokumentasjon for grunnskoleopplæring etter opplæringsloven kapittel 4A i de tilfellene der vilkårene for å få vitnemål ikke er oppfylt. Kompetansebeviset skal vise standpunkt- og eksamenskarakterer som er oppnådd, og godkjent realkompetanse. Kompetansebeviset skal føres på samme måte som vitnemål. I overskriften fører dere: Har gjennomført opplæring som omfatter. Dette gjør du ved å legge inn Bevistype = KB (i stedet for VM som er for elevene som skal ha vitnemål. Se hvordan du gjør dette i kapittel 2.1 ovenfor). Ytterligere informasjon om kompetansebevis for voksne finner du i føringsskrivet fra Udir. 9 Vitnemål til voksne Voksne har rett til å få grunnskolevitnemål når de har vurdering i fem av fagene som er fastsatt i forskrift til opplæringsloven. Når dere skal utstede grunnskolevitnemål for voksne, fører dere VMM30 Grunnskolefag for voksne dokumentert etter forskrift til opplæringsloven kapittel 4A. For øvrig skal dere bruke samme oppsett og blankett som for ordinært grunnskolevitnemål. Voksne kan få vurdering med godkjent i et fag som følge av realkompetansevurdering. I slike tilfeller fører dere Godkjent i rubrikken for eksamenskarakter og FAM18 Realkompetansevurdert. I rubrikken år skriver dere halvåret den voksne ble realkompetansevurdert (styres med til- og fradato på aktiviteten). Eksempel: I Extens skriver du inn fradato og tildato for det gjeldende halvåret, f.eks. hvis den voksne ble vurdert høsten 2014 skriver du inn Fradato = 2014-08-01 og Tildato 2014-12-31 da vises H14 på vitnemålet. Voksne skal ikke ha karakter i orden og adferd og dere skal ikke føre fravær. Disse rubrikkene fjernes. Det vil si at aktivitetene ORD og ATF ikke tildeles denne type elever. Når du skal skrive ut vitnemålet haker du av for Unnta fravær og Unnta orden og atferd. Dere fyller ut vitnemål for voksne privatister på samme måte, men bare med eksamenskarakter i de fagene som er tatt som privatist. Forskrift til opplæringsloven 4-31 og 4-33. Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 20 av 21

10 Vitnemål på andre språk I tillegg til å skrive ut vitnemål på bokmål er det også mulig å skrive ut vitnemål på nynorsk eller engelsk. Dette er særlig aktuelt for elever som skal fortsette skolegangen privat eller i utlandet. Vi gjør oppmerksom på at det er det opprinnelige vitnemålet, på norsk og med skolens stempel, som er juridisk gjeldende til enhver tid, og dette vitnemålet må skrives ut før oversettelse til engelsk. Ved utskrift av vitnemål på andre språk skal det norske vitnemålet alltid følge med. Det samme gjelder vedlegg. Oversettelse av vedlegg må gjøres manuelt og lagres som meldingstekst. Denne hentes opp og skrives ut. Merk: Dersom du må skrive ut et vitnemål på nytt eller skrive det ut på et annet språk må du huske å bruke gyldig formular. Når det er skrevet ut vitnemål for eleven, kan det skrives ut på nytt på enten bokmål, nynorsk eller engelsk. 1. Gå til Register Elever gjør utvalg og finn fram eleven som skal ha engelsk vitnemål 2. Høyreklikk i hodet Funksjoner NVB-vitnemål 3. Det dukker opp en liste med vitnemål skrevet ut for denne eleven. (Husk å legge til felt med F11, for eksempel Elevnavn, Fødselsnummer, Vitnemålsnummer og Avgangsår) 4. Merk vitnemålet i M-kolonnen helt til venstre NB! Hvis det er flere linjer, merk den nederste linjen! 5. Høyreklikk Funksjoner Utskrifter 6. Merk av for f.eks. Engelsk for engelsk versjon, og trykk OK Et engelsk vitnemål vil se omtrent slik ut: NB! Vi gjør oppmerksom på at vedlegg kun ligger som meldingstekster i Extens. Disse er altså ikke knyttet til hvert enkelt vitnemål i evig tid. Vi anbefaler å skrive ut kopi av meldingstekster/vedlegg på blankt ark for oppbevaring. Dette kan kopieres over på formular ved eventuelt senere behov. Sist oppdatert: 04.05.2015 Side 21 av 21