INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 13. april 2015 klokken 18.00 20:00 i Thon Hotel Vika Atrium Munkedamsveien 45, 0250 OSLO Følgende saker skal behandles: 1. Konstituering Godkjenning av innkalling og fullmakter Valg av møteleder og møtereferent Godkjenning av saksliste Valg av 1 sameier til å underskrive protokollen sammen med 2. Styrets beretning for 2014 3. Årsregnskap og revisjonsberetning for 2014 4. Beising av terrasser 5. Bruk av næringsdelens lokaler 6. Fastsettelse av styrets honorar for 2015 7. Budsjettforslag for 2015, fastsettelse av fellesutgifter 8. Valg av styre. Oslo 10.03.2015 for styret i Sameiet Studio H Kvitfjell ENQVIST EIENDOM AS Miguel Antonetti forretningsfører Vedlagt følger: Styrets beretning for 2014 Årsregnskap 2014 og budsjett 2015 Fullmaktsskjema
1. STYRET Styret har i perioden bestått av: STYRETS BERETNING FOR 2014 Styreleder: Henrik Engelschiøn valgt for 2 år i 2014 Styremedlemmer: Eivind Furuseth valgt for 2 år i 2014 Arne Inglinstad valgt for 2 år i 2014 Rolf Iver Hagemoen valgt for 2 år i 2013 Trude Stokstad valgt for 1 år i 2014 Varamedlemmer: Geir Arnhoff valgt for 2 år i 2012 Per Espen Aaby valgt for 2 år i 2012 2. GENERELT OM SAMEIET Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i samsvar med kontrakt utført av Enqvist Eiendomsdrift AS. Vår kontaktperson hos forretningsfører er Miguel Antonetti. Sameiets revisor er BDO v/statsautorisert revisor Sven Aarvold Eiendommen Sameiet Studio H Kvitfjell er et registrert boligsameie i Ringebu kommune. I følge oppdelingsbegjæring tinglyst 25.09.08 består sameiet av 48 boligseksjoner og 5 næringsseksjoner. Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av eierseksjonsloven og har til formål å drive eiendommen i samråd med, og til beste for seksjonseierne. Selskapet fester tomten, gnr 104, bnr 130 i Ringebu kommune. Selskapet tilstreber lik fordeling mellom kjønnene i de styrende organer. Selskapet har ingen ansatte. Arbeidsmiljøet i styret er godt. Styret har ikke kjennskap til at virksomheten forurenser det ytre miljøet utover det som er vanlig for tilsvarende boligselskaper Forsikring Bygningsmassen er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenr. 80853812. Den enkelte sameier bør ha egen hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis selskapets forsikring skal benyttes, må sameier straks melde skaden til forsikringsselskapet og til styret. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved Kgl.res. 6 desember 1996 med virkning fra 1 januar 1997. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollvirksomhet. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved byggeanleggsarbeid, lekeplasser og med elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt slik tolkning: Boligselskapet er
ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier, og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. Brannsikringsutstyr I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokkingsapparat eller brannslange i alle boligene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er til stede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, må eier sørge for at det byttes omgående. Batteriene i brannvarsleren bør byttes en gang i året. Brannslukningsapparatet skal gjennomgå kontroll hvert 5. år, og leveres på service hvert 10. år. Ligningsoppgave for 2014 Oppgave over pliktig andel av sameiets inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld i henhold til den enkelte sameierbrøk, ble sendt til sameierne i januar 2014. 3. EIERSKIFTER Det var 3 eierskifter i løpet av 2014 Seksjon Kjøper/re Overtakelse 4 Tor Ivar Dahlby / Gry Hellen Eriksen 31.01.14 6 Martin Meier 01.02.14 8 Mona T. W. Therkelsen/ Martin Sakshaug 01.02.14 4. STYRETS ARBEID Dette er første hele sesong der alle seksjonene er nå eiet av privatpersoner og ikke BN Bank. Utviklingen for sameiet er positiv med bra miljø og at seksjonseierne tar ansvar for at eiendommen og området rundt holdes pent og ryddig. Styrets arbeid 2014 har vært omfattende med mange større prosjekter. Det er avholdt fire styremøter i tillegg til sameiermøtet 20. mars 2014. Det har også vært utstrakt uformell kontakt mellom styremedlemmene. Det var også et møte i nyttårshelgen mellom de av styrets medlemmer som var på Studio H, Ole Kristian Furuseth (opprinnelig utbygger av Studio H og eier av næringslokalene) og Odd Stensrud (daglig leder av Hafjell/Kvitfjell og leietaker av næringslokalene i Studio H). Det ble orientert om utbyggingsplaner fra Kvitfjell Alpin v/stensrud vedrørende Varden-prosjektet og Furuseth vedrørende Segelstadsetra-prosjektet. Det ble også diskutert videre bruk av næringslokalene som pr. i dag står tomme. Det ble ikke konkludert med noen videre plan for drift av lokalene.
Av større saker i 2014 nevnes: Taktekking Det har oppstått stedvise sprekker i toppdekket til de flate betongtakene og det var et tidsspørsmål før armeringen ville begynne å ruste. I tillegg har biter av betongen på et begrenset område falt ned pga. frostsprengning. For å sikre konstruksjonene mot framtidige store vedlikeholdskostnader besluttet styret å beslå betongkantene og tekke betongflatene med papptekking. Jobben er gjort av Taktekker n i Fåvang. Reparasjon av skifer og nye snøfangere Vi så i forrige sesong at skiferbiter og stålvinkler hadde falt ned fra taket. Inspeksjon på vårparten 2014 viste at mange av skiferplatene hadde sprukket, og stålvinklene løsnet. Brauta Steinindustri ble engasjert til å gå over taket, fjerne løs skifer og legge på nye plater etter behov. Dette vil bli fulgt opp hvert år. Det ble også gjort tiltak for å sikre mot snøras ved å lime vertikale skiferbiter på taket. Metoden er nå under utprøving for å se om dette blir tilfredsstillende på sikt. Ny skifer fra leverandør Det har vært en del feil på takskiferen, og sameiet har som kompensasjon fått fem paller skifer fra leverandør for fremtidige reparasjoner. Skiferen skal ikke fjernes eller benyttes privat av seksjonseierne. Skiferen er plassert i garasjen på sameiets felles plass innenfor hoveddøren. Ny merking av parkeringsplasser i garasjen Noen av de øverste plassene mot B-blokken var ikke merket i samsvar med tinglyste dokumenter. Ny merking stemmer nå overens med den opprinnelige, tinglyste seksjonsinndelingen. Dette gjelder seksjonene 16-18 (A204-206) og 34-48 (B100-B304). Rydding av uteområdene og fjerning av skrot og rester fra byggeperioden. Dette har blitt gjennomført av vaktmester og styremedlemmer. Styret hadde i februar en befaring av Studio H med Brannvesenet i Fåvang hvor vi gikk gjennom branntegningene og tok en befaring av hele bygget. Brannvesenet hadde følgende kommentar til besøket: «Bygget har gode brannskiller i vegger og himlinger slik at det er blant de sikreste byggene vi har i Kvitfjell, og det er lite trolig at en brann vil kunne spre seg ut av startbrannleiligheten. Brannvesenet har 5 brannstasjoner i vårt distrikt og har god slagkraft hvis det blir nødvendig, Fåvang Brannstasjon er nærmest og har 2500 l vann på mannskapsvogn responstid ca. 15 minutter. Ringebu Brannstasjon har ca. 10 minutter lengre responstid og har i tillegg til 2500 l mannskapsvogn en tankbil med 14000 l vann.» Enkelte mindre viktige småting som må utbedres ble påpekt og disse blir rettet opp av vaktmester. Skraping og grusing av veien utenfor Studio H. Gjennomført av vaktmester. Nye mål på fotballbanen til glede for store & små. Innkjøpt av styret. Feiing og spyling av garasjeanlegg. Gjennomført av vaktmester.
Tetting av luftegittere i garasje med isoporblokker. Dette vil gi en varmere garasje vinterstid uten at det går utover ventilasjonen da både inn- og utlufting går gjennom ventilatorene. Anlegning av skøytebane utenfor B-blokka. Dette har vist seg å være en populært tiltak som tiltrekker store og små, også utenfor Studio H. Samle oversikt over alle løpende avtaler som er viktige for sameiet. Dette dreier seg om festeavgift, bidrag til Ole-heisen, bidrag til drift av løypenett, forsikringsavtale, kabel-tv og internett osv. For 2015 er følgende vedlikeholdsprosjekter planlagt/igangsatt: Beising av panel. I næringsdelens 1. etasje er beiset panel slitt og trenger beis. Etter befaring vurderte styret at hele bygningsmassen bør beises. Styret har innhentet tilbud på beis av hele anlegget og kostnad er kr. 87.500 inkl. mva. Reparasjon av nedløpsrør, installasjon av varmekabler og ovn i tavlerom. Styret har innhentet tilbud og iverksatt reparasjon av nedløpsrørene og installasjon av varmekabler samt installering av ovn i tavlerom. Kostnad kr. 47.400 inkl. mva. og arbeidet utføres av Horten Elektriske AS. Sikring ved arbeide på tak. Det fordres vedlikeholdsarbeider og snørydding på taket fra tid til annen, og personell som utfører arbeidet må sikres. Styret har innhentet tilbud på sikring for personell og iverksatt. Kostnad kr. 12.250 inkl. mva og arbeidet utføres av Kvitfjell Vaktmesterservice AS. Årlig ettersyn av tak. Etter fjorårets takreparasjoner ble det avtalt årlig ettersyn med Brauta Steinindustrier. Styret har satt av ca. kr 16.000 for ettersyn og evt. mindre reparasjonsarbeid. Brannslukningsapparatet skal gjennomgå kontroll hvert 5.år, og leveres på service hvert 10.år. Styret innhenter tilbud på kontroll av brannslukningsapparatene, og videreformidler dette til alle i sameiet. Sameiets økonomi Regnskap og budsjetter er en del av denne presentasjonen. De store vedlikeholdsprosjektene i 2014 samt ekstraordinær innsats fra vaktmester i forbindelse med rydding i garasje, merking av plasser og mottak/flytting av sameiets reserveskifer har medført større kostnader enn opprinnelig budsjettert. I tillegg var vinteren 2014 usedvanlig snørik som førte til ekstra kostnader i forbindelse med snørydding, sikring mot takras mv. Økt bruk av Studio H er et resultat at seksjonene nå er i privat eie. Dette er en positiv utvikling, men har også medført noe større kostnader for vaktmestertjenester. Dette er å påregne, og må til for å holde anlegget i forsvarlig stand og området rent og ryddig.
5. KOMMENTARER TIL REGNSKAPET Generelt Resultatregnskapet for 2014 viser et underskudd på kr -267 560 mot et budsjettert underskudd på kr -158 503. Differansen skyldes i hovedsak høyere driftskostnader enn forutsatt. Styret foreslår at årets resultat stort kr. -267 560 overføres egenkapitalen. Regnskap og beretning gir en rettvisende oversikt over utviklingen og resultatet av sameiets virksomhet og stilling. Regnskapet er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Kommunale avgifter. Det er ikke fakturert kommunale avgifter for sameiet 2014 da dette blir fakturert den enkelte eier direkte. Festekontrakten var tidligere mellom grunneier og utbygger. Denne kontrakten skal transporteres til sameiet slik at fremtidig festeavgift utgjør p.t. 8.500 pr år. Renter Renten på driftskontoen i DnB NOR var 0,65% for saldo opp til 199.999. For saldo over 199.999 var renten 1,50% ved årsskiftet. Renten på høyrentekonto i BN-Bank var 1,75% ved årsskiftet. Restanse fellesutgifter Det var 10 583,- i restanser på fellesutgifter ved årsskiftet. Purring blir foretatt ca. den 20 hver måned og styret får kopi av purrelistene.
6. BUDSJETT 2015 I samarbeid med forretningsfører har styret utarbeidet budsjett for sameiet for 2015 som vedlegges innkallingen. I budsjettet er det foretatt en økning av husleien på ca. 39% fra 01.07.15. Økningen er relativt stor av følgende årsaker: Driftsutgiftene i 2014 var vesentlig høyere enn budsjettert (se Styrets arbeid, Sameiets økonomi ) Egenkapitalen i sameiet er lavere enn ønskelig (ca. kr. 60.000) og styret søker å bygge opp en egenkapital i størrelsesorden kr. 250.000. Det er også i 2015 prosjektert en del større vedlikeholdsarbeider (se Styrets arbeid ). Dersom vedlikeholdskostnadene i påfølgende år holder seg i samme størrelsesorden som i 2015, ser styret for seg at husleien kan reduseres fra og med budsjettåret 2017. Egenkapitalen vil da være på ønsket nivå. For nærmere detaljer viser vi til vedlagte spesifiserte oversikt. Oslo, 10.03.2015 Henrik Kiær Engelschiøn Styreleder Eivind Furuseth Rolf Iver Hagemoen Arne Inglinstad Trude Stokstad Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem