Til medlemmene av kontrollutvalget Jnr. 42/09 M Ø T E I N N K A L L I N G Tid: 4. mars 2009 kl 18:00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen NB! Møtet holdes for åpne dører. Publikum bes ta kontakt på tlf. 92 01 64 09. Til behandling: Sak 10/09 Protokoll fra møtet 21. januar 2009 Sak 11/09 Sak 12/09 Forvaltningsrevisjonsrapport fra Østfold kommunerevisjon IKS: Vurdering av innkjøpsrutiner og overholdelse av lov om offentlige anskaffelser ved MOVAR IKS. Revidert prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevernstjenesten: Hjelpetiltak i hjemmet Sak 13/09 Kontroll med salgs- og skjenkebevillinger - 2008 Sak 14/09 Sak 15/09 Sak 16/09 Oppfølging av barn i fosterhjem status og avvik Orienteringssaker Brev fra Hans Chr Aakre Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Liv Løberg /s./ Leder Lillann S. Hansen Kopi: Ordfører og rådmann Follo distriktsrevisjon
Sak 10/09 Protokoll fra møtet 21. januar 2009 Vedlagt følger forslag til protokoll fra kontrollutvalgets forrige møte. Det er sendt særutskrift til kommunestyret v/ ordfører i følgende saker: Sak 02/09 Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 Sak 07/09 Stiftelsen Elverhøy Forslag til vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 21. januar 2009, godkjennes. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 21. januar 2009
Sak 11/09 Forvaltningsrevisjonsrapport fra Østfold kommunerevisjon IKS: Vurdering av innkjøpsrutiner og overholdelse av lov om offentlige anskaffelser ved MOVAR IKS. Prosjektet Vurdering av innkjøpsrutiner og overholdelse av Lov om offentlige anskaffelser ved MOVAR IKS, ble vedtatt av kontrollutvalget i sak 41/08 og prosjektplanen ble vedtatt i sak 55/08. Samtlige eierkommuner (Moss, Råde, Rygge, Vestby og Våler) i MOVAR IKS er deltakere i prosjektet, og rapporten vil behandles fortløpende i kontrollutvalgene i eierkommunene. Formålet med prosjektet er å vurdere om MOVAR IKS har etablerte rutiner, retningslinjer og intern kontroll for håndtering av innkjøp og anskaffelser. Videre om selskapets praksis ved innkjøp og anskaffelser er i henhold til interne og nasjonale bestemmelser. Prosjektet er avgrenset til innkjøp og anskaffelser gjennomført i 2008. Undersøkelse av praksis er begrenset til utvalgte sentrale krav i regelverket. Prosjektet fokuserer på følgende problemstillinger: Har MOVAR tilfredsstillende rutiner, retningslinjer og internkontroll for innkjøp og anskaffelser? Er MOVARs praksis ved innkjøp og anskaffelser i tråd med interne og nasjonale bestemmelser? Revisjonens vurdering vedrørende problemstilling 1: Revisjonen finner at MOVAR har fokus på overholdelse av anskaffelsesregelverket. Det er etablert rutiner, retningslinjer og intern kontroll for offentlige anskaffelser i tråd med regelverket. Revisjonen vil imidlertid påpeke følgende: Innkjøpsreglementet har noen uklarheter, som kan medføre misforståelser, og som kan føre til feil praktisering. Avvik mellom innkjøpsreglementet og innkjøpsrutinen kan medføre ulik praktisering av beløpsgrense for protokollføring. Utover de kontrolltiltak som foreligger, mener revisjonen at det mangler en overordnet kontroll med at det interne kontrollsystemet fungerer som forutsatt, samt en felles koordinering av innkjøpsfunksjonen som ivaretar lik praktisering og kompetanse mellom sektorene. Revisjonen fremmer følgende anbefalinger i rapporten: Innkjøpsreglementet bør gjennomgås og tydeliggjøres. Det bør være samsvar mellom beløpsgrense for protokollføring i innkjøpsreglementet og innkjøpsrutinen. Det bør vurderes innført overordnede kontrolltiltak for å sikre at det interne kontrollsystemet for offentlige anskaffelser fungerer som forutsatt. MOVAR bør vurdere å etablere en sentralisert koordinering av innkjøpsfunksjonen. Revisjonens vurdering vedrørende problemstilling 2:
Revisjonen mener at praksis ved gjennomføring av konkurranser i forbindelse med avtaler/rammeavtaler i hovedsak er i tråd med interne og nasjonale bestemmelser. Imidlertid mener revisjonen at etterprøvbarheten ikke er tilfredsstillende. Det gjelder verdivurdering, tilbudsåpning, godkjenning og signering av protokoll samt journalføring. Revisjonen foreslår følgende anbefalinger: Det bør innføres tiltak for å sikre bedre dokumentasjon på verdivurdering og tilbudsåpning. Godkjenning og signering av protokoller bør forbedres og det bør sikres lik praktisering mellom sektorene. Det bør utarbeides en oversikt over inngåtte rammeavtaler. En slik oversikt vil skape en større mulighet for å holde rammeavtalene à jour i forhold til utløpsdato og tidsbegrensning i regelverket. Det bør innføres tiltak for å sikre tilfredsstillende journalføring. Revisjonen har gjennomført et høringsmøte med selskapet den 13.01 2009. MOVAR IKS har den 16.01 2009 avgitt sitt svar til høringsutkastet. Selskapet er i all hovedsak enig med rapportens konklusjoner og anbefalinger til forbedringer. Selskapets svar er vedlagt rapporten. Forslag til vedtak: Forvaltningsrevisjonskontrollen har ikke avdekket vesentlige feil eller mangler ved MOVARS innkjøpsrutiner, eller ved selskapets praksis ved sine innkjøp. Revisjonen har påpekt enkelte forbedringer ved selskapets reglement og enkelte forbedringer ved etterprøvbarheten. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om å ta rapporten Vurdering av innkjøpsrutiner og overholdelse av Lov om offentlige anskaffelser ved MOVAR IKS, til etterretning. Rapporten bør oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapport Vurdering av innkjøpsrutiner og overholdelse av Lov om offentlige anskaffelser ved MOVAR IKS til etterretning. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i selskapet å se til at rapportens anbefalinger følges opp. Forvaltningsrevisjonsrapport: Vurdering av innkjøpsrutiner og overholdelse av Lov om offentlige anskaffelser ved MOVAR IKS, datert 16.01 2009.
Sak 12/09 Revidert prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevernstjenesten: Hjelpetiltak i hjemmet Vedlagt følger FDR sitt reviderte forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Barneverntjenesten: Hjelpetiltak i hjemmet. Prosjektplanen er revidert i henhold til de føringer kontrollutvalget ga i møtet 21. januar 2009. Det er lagt til et punkt om bekymringsmeldinger under problemstillinger. Formålet med prosjektet er å undersøke om de hjelpetiltakene som barneverntjenesten iverksetter i hjemmet fungerer etter intensjonene sett ut fra et resultat- og brukerperspektiv. Prosjektet er estimert til ca. 300 timer, og er beregnet gjennomført i perioden mai - september 2009. I henhold til de nylig vedtatte vedtektene for FDR, betaler kommunen for et forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2009. Dette prosjektet blir da Vestby kommunes 2009- prosjekt. Kommunestyret behandlet og godkjente Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2009 2012 i møtet 02.02.09 sak 04/09. Prosjekt om barnevern ble prioritert først i denne planen. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget godkjenner den reviderte prosjektplanen for Barneverntjenesten: Hjelpetiltak i hjemmet. 2. Prosjektet gjennomføres i samsvar med prosjektplanen. Revisjonens prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevernstjenesten: Hjelpetiltak i hjemmet.
Sak 13/09 Kontroll med salgs- og skjenkebevillinger - 2008 Kontrollutvalget vedtok i møtet 27. august 2007 (sak 35/07): Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse til orientering, og ber om en årlig oversikt over gjennomførte kontroller. Administrasjonen må kontrollere at ikke samme selskap foretar kontroll og utfører dørvakt-funksjon. Med bakgrunn i dette vedtaket behandlet kontrollutvalget i sak 13/08 (05.03.08) en oversikt over kontroll med salgs- og skjenkebevilling 2007. Kontrollutvalget gjorde da slikt vedtak: Kontrollutvalget tar saksbehandlers redegjørelse til orientering, men ønsker at kommunens rapporter med salgs- og skjenkebevillinger framover også skal inneholde årsakene til at bevillingsmyndighet har gitt irettesettelser og har bedt om uttalelse blir angitt. Et avsnitt om innkrevde avgifter og anvendelse av midlene er også ønskelig. Sekretariatet har nå mottatt tilsvarende oversikt over kontroll med salgs- og skjenkebevillinger 2008. Med redegjørelsen fra konsulent Eva Robert, er det også vedlagt oversikt over tilskudd til lag og organisasjoner med bakgrunn i rusforebyggende tiltak, samt oversikt over innkrevde avgifter og anvendelse av disse. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar saksbehandlers redegjørelse til orientering. Brev fra konsulent Eva Robert (datert 03.02.09), med vedlegg
Sak 14/09 Oppfølging av barn i fosterhjem status og avvik Forvaltningsrevisjonsrapporten Barn i fosterhjem, ble behandlet av kontrollutvalget 28.03.07 og kommunestyret 25.06.07. Rapporten og vedtakene er publisert på FIKS` hjemmeside: www.follofiks.no/forvaltvestby.html Kontrollutvalget har bedt om en årlig tilbakemelding om avvik og status om oppfølgingen av barn i fosterhjem. En slik årlig tilbakemelding ble behandlet av kontrollutvalget 05.03.08 (sak 14/08) og kontrollutvalget tok da helse- og barnevernsjefens brev til orientering. Sekretariatet mottok i brev av 02.02.09 en oversikt over oppfølging av barn i fosterhjem status og avvik per 02.02.09. Brevet viser at det er blitt tatt tak i mange av de manglene som ble funnet i rapporten, men at kommunen fortsatt sliter med å få gjennomført det lovpålagte antallet tilsynsførerbesøk per år, spesielt når det gjelder andre kommuners fosterbarn. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar helse- og barnevernsjefens brev til orientering. Administrasjonens oppfølgingsbrev, datert 02.02.09
Sak 15/09 Orienteringssaker 1) Skatteinngangen 2008 2) Kontrollrapport 2008 vedr skatteoppkreverfunksjonen i Vestby kommune 3) Kopi av brev til rådmannen: Klage på oppsigelse av båtplass NH32 4) Kopi av brev til rådmannen: Klage på oppsigelse av båtplass NG60 Forslag til vedtak: Sakene tas til orientering.
Sak 16/09 Brev fra Hans Chr Aakre Sekretariatet mottok fredag 27. februar 2009 vedlagte brev fra Hans Chr Aakre. Brevene kom fra administrasjonen i Vestby kommune v/ Kjell Tjernsbekk. Slik sekretariatet ser det, er brevene stilet til både Vestby kommune og kontrollutvalget. Brevene etterlyser svar på en del spørsmål i forbindelse med havnesjefens ferieavvikling i perioden 12.12.08 05.01.09. Det første brevet er datert 08.01.09. Brev nummer to er datert 25.01.09 og etterlyser svar på det første brevet. Det er også vedlagt en kopi av brev til sivilombudsmannen 15.02.09 hvor Aakre klager på at han ikke har mottatt svar fra Vestby kommune i denne saken. Kontrollutvalget er ikke klageorgan for enkeltsaker. Slik sekretariatet ser det, må spørsmålene i brevene fra Aakre besvares av Vestby kommune. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget er ikke rette instans til å besvare disse brevene. 2. Brevene sendes til Vestby kommune v/ Tjernsbekk. 3. Kontrollutvalget anmoder om at Vestby kommune besvarer brevene umiddelbart. Brev fra Aakre med oversendelsesbrev fra Vestby kommune 2. mars 2009