1 Sameiet Heimdalsgata 3-9 Til seksjonseierne i Sameiet Heimdalsgata 3-9 Velkommen til sameiermøte 2016. Denne innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2015. I tillegg finner du bakerst i heftet «Orientering om sameiets drift. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Sameiet Heimdalsgata 3-9 det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Sameiet Heimdalsgata 3-9 Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Sameiet Heimdalsgata 3-9 avholdes 4. april 2016 kl. 18:00 i Akersalen, Trondheimsveien 52. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2015 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 4. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 1 styremedlem for 2 år C) Valg av 2 varamedlem for 1 år D) Valg av valgkomité Oslo, 10.03.2016 Styret i Sameiet Heimdalsgata 3-9 Anita Vikan Mathisen /s/ Per-Helge Dimmen /s/ Anne Marit Ryen /s/ Liv Ellinor Strøm /s/
3 Sameiet Heimdalsgata 3-9 ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Anita Vikan Mathisen Heimdalsgata 3 Styremedlem Per-Helge Dimmen Heimdalsgata 9 Styremedlem Anne Marit Ryen Heimdalsgata 5 Styremedlem Liv Ellinor Strøm Heimdalsgata 7 Varamedlem Anders Steen-Nilsen Dynge Heimdalsgata 3 Valgkomiteen Ida Irene Bergstrøm Heimdalsgata 9 Håvard Torsteinson Hasås Heimdalsgata 9 Glenn Roger Rønning Heimdalsgata 9 Styrets medlemmer består i dag av 1 mann og 3 kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Sameiet Heimdalsgata 3-9 Sameiet består av 57 seksjoner. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 993428485. Sameiet ligger i bydel 1 (Gamle Oslo) i Oslo kommune og har adresser: Heimdalsgata 3,5,7 og 9. Sameiet har følgende gårds- og bruksnummer: 230 465 Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.
4 Sameiet Heimdalsgata 3-9 Styrets arbeid Det er i perioden avholdt 11 styremøter, samt møter med OBOS, adv. Torolv Sundfør, Bakgården Velforening, og andre. Heimdalsgata 3-9 har omsider fått ferdigattest. Styret har inngått en avtale med innehaver av næringslokalet i Heimdalsgata 9 om betingelser for drift. Det vil etter hvert komme en sushibar i lokalene, som kun skal basere seg på takeaway. Styret har vært opptatt av at driften ikke skal oppleves sjenerende for beboere. Avtalen med innehaver forutsetter derfor blant annet at det ikke serveres alkohol, eller drives aktivitet som skaper støy, lukt eller forsøpling. Gjester vil ikke ha tilgang på fellesarealer, og det vil heller ikke være sitteplasser i lokalene. Styret har fremforhandlet en avtale om kabel-tv og internett med Canal Digital, som trådde i kraft 1. februar 2016. Den nye avtalen vil gi større hastighet på bredbåndet, og flere TV-kanaler. Seksjoner med hybler vil heller ikke måtte betale for to abonnementer. Vi har inngått ny avtale om vaktmestertjenester innvendig med Bygårdsservice. I Bakgården fortsetter vi foreløpig med Gamle Oslo Servicesentral. Schneider Electric, som utfører service på brannvarlslingssystemet, oppdaget i juli feil på brannalarmen i 16 leiligheter. Disse er nå utbedret. Vi har serviceavtale ed Oslo Skadedyrkontroll, som har drevet skadedyrbekjempelse. Vi har satt rottestoppere på rørene og tettet en del hull i bygningen. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2016. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr 1 957 488,- som er i samsvar med budsjett. Andre inntekter består i hovedsak av utbetaling fra forsikringsselskapet i forbindelse med skade. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr 2 028 888,-. Avviket i forhold til budsjett skyldes i hovedsak kostnader til reparasjon av heis. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr 36 493,- og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital.
5 Sameiet Heimdalsgata 3-9 Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2015. Arbeidskapital er tilgjengelige midler og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2015 er 106 169,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2015 som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2016. Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr 345 000,- til ordinær drift og vedlikehold. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften er redusert med 2 %, og renovasjonsavgiften øker med 7 %. Feieravgiften forblir uendret. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for budsjettet i 2015. Forsikring Forsikringspremien for 2016 har økt med 8,4%. Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 3,3 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Sameiet Heimdalsgata 3-9. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2016) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2016. Budsjettet er basert på følgende endring i felleskostnadene fra 1.1.16: Felleskostnadene økes med 5% I tillegg er kostnadene til kabel-tv kr 295,- pr måned for alle leilighetene fra 1.2.16. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 10.03.2016 Styret i Sameiet Heimdalsgata 3-9 Anita Vikan Mathisen /s/ Per-Helge Dimmen /s/ Anne Marit Ryen /s/ Liv Ellinor Strøm /s/
8 Sameiet Heimdalsgata 3-9 RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2015 2014 2015 2016 Innkrevde felleskostnader 2 1 957 488 1 776 768 1 957 000 2 012 000 Andre inntekter 3 34 384 37 226 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 1 991 872 1 813 994 1 957 000 2 012 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-13 395-13 395-14 000-14 000 Styrehonorar 5-95 000-95 000-95 000-95 000 Revisjonshonorar 6-5 879-12 440-11 000-12 000 Forretningsførerhonorar -92 008-89 118-92 000-95 000 Konsulenthonorar 7-24 144-40 795-10 000-20 000 Drift og vedlikehold 8-507 924-427 687-305 000-345 000 Forsikringer -187 187-175 138-186 000-198 000 Kommunale avgifter 9-353 805-297 752-353 000-358 000 Energi/fyring -140 783-154 667-190 000-190 000 Kabel-/TV-anlegg -293 724-290 064-300 000-225 000 Andre driftskostnader 10-315 040-358 921-305 000-295 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -2 028 888-1 954 976-1 861 000-1 847 000 DRIFTSRESULTAT -37 016-140 982 96 000 165 000 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 11 2 879 2 173 0 0 Finanskostnader 12-2 356-2 703 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 523-530 0 0 ÅRSRESULTAT -36 493-141 512 96 000 165 000 Overføringer: Fra opptjent egenkapital -36 493
9 Sameiet Heimdalsgata 3-9 BALANSE EIENDELER Note 2015 2014 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 5 780 3 169 Kundefordringer 2 106 33 001 Kortsiktige fordringer 13 114 159 201 772 Driftskonto OBOS-banken 117 951 153 255 SUM OMLØPSMIDLER 239 996 391 197 SUM EIENDELER 239 996 391 197 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 106 169 142 663 SUM EGENKAPITAL 106 169 142 663 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 15 825 11 870 Leverandørgjeld 118 002 213 794 Annen kortsiktig gjeld 0 22 870 SUM KORTSIKTIG GJELD 133 827 248 534 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 239 996 391 197 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, 10.03.2016, STYRET I SAMEIET HEIMDALSGATA 3-9 Anita Vikan Mathisen /s/ Anne Marit Ryen /s/ Per-Helge Dimmen /s/ Liv Ellinor Strøm /s/
... 10 Sameiet Heimdalsgata 3-9 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til 01.11. benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Vaktmester 179 892 Felleskostnader 1 098 804 Styrehonorar 95 076 Forretningsfører/revisjon 103 284 Strøm 190 152 Kabel-TV 290 280 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 1 957 488 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Utbetaling fra forsikringsselskapet for skadesak 2014 27 699 Korrigeringer på reskontro 66 Viderefakturert for reperasjon inngangsdør 6 618 SUM ANDRE INNTEKTER 34 384
11 Sameiet Heimdalsgata 3-9 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -13 395 SUM PERSONALKOSTNADER -13 395 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr 95 000. I tillegg har styret fått dekket bevertning i fbm styremøte for kr 2 745, jf. note 10. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 5 879. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand -16 407 OBOS Eiendomsforvaltning AS -6 199 Gamle Oslo Servicesentral, befaring -1 538 SUM KONSULENTHONORAR -24 144 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -80 807 Drift/vedlikehold VVS -89 307 Drift/vedlikehold elektro -7 353 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -63 930 Drift/vedlikehold fellesanlegg -6 474 Drift/vedlikehold heisanlegg -174 962 Drift/vedlikehold brannsikring -25 103 Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg -28 878 Egenandel forsikring -30 000 Kostnader dugnader -1 112 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -507 924 NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -238 628 Renovasjonsavgift -115 176 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -353 805
12 Sameiet Heimdalsgata 3-9 NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container -3 014 Skadedyrarbeid/soppkontroll -29 387 Driftsmateriell -59 Lyspærer og sikringer -3 678 Vaktmestertjenester -155 658 Vakthold -3 575 Renhold ved firmaer -98 958 Hjemmeside (abonnement) -5 100 Kontor- og datarekvisita -125 Kopieringsmateriell -208 Trykksaker -679 Andre kostnader tillitsvalgte -2 745 Andre kontorkostnader -7 118 Porto -2 241 Reisekostnader -184 Bankgebyr -2 311 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -315 040 NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 278 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 2 601 SUM FINANSINNTEKTER 2 879 NOTE: 12 FINANSKOSTNADER Renter på leverandørgjeld -2 356 SUM FINANSKOSTNADER -2 356 NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2016) 114 159 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 114 159
13 Sameiet Heimdalsgata 3-9 Orientering om sameiets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester og rengjøringstjeneste Sameiet har avtale om vaktmestertjeneste med Gamle Oslo Servicesentral (GOS) som kan nås på telefon 22 30 22 50. Kun styret kan bestille vaktmesterarbeid for sameiets regning ut over det rutinemessige, med unntak av nødstilfeller. Gos Beredskapstelefon 24/7: 90 17 90 81. Vaktmester ivaretar oppgavene knyttet til forefallende vedlikehold, skift av lyspærer, rydding, søppelfjerning, kontroll og tilsyn av elektriske anlegg. Foretrukket elektriker er Elektronettverk, som sto for installasjonen. Ventilasjonsanlegg vedlikeholdes av Climatech etter serviceavtale med filterskift vår og høst. Heis vedlikeholdes av Reber Schindler etter serviceavtale med 4 faste besøk i året. Beboere som bestiller vaktmestertjenester inne i sine leiligheter blir fakturert direkte av GOS. Beboere kan bestille vaktmester på vegne av sameiet til dører og lignende på fellesområder dersom det er for å sikre verdier. Sameiet har avtale om rengjøringstjeneste med Renholdsgruppen AS, som kjøpte opp Sweep Renhold. Rengjøringen skjer en dag pr uke i oppganger, trapper og heis. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i W.R.BERKLEY INS.NORWAY NUF med polisenummer 101786.1. Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om
14 Sameiet Heimdalsgata 3-9 vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Radonmåling, ny strålevernforskrift Fra 01.01.2014 ble det krav om radonmåling i alle boliger som skal leies ut. Dette er utleiers ansvar. Statens Strålevern anbefaler, uavhengig av om boligen skal leies ut eller ikke, at alle som har oppholdsrom i en underetasje eller i en av de tre nederste etasjene over bakkeplan, måler radonkonsentrasjonen. For mer informasjon: www.nrpa.no/radon Radonoppfølging omfattes av HMS-arbeidet i alle boligselskaper fra 2014. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.