UNIVERSITETET I BERGEN Universitetsmuseet Arkivkode: Styresak: 04/2014 Saksnr.: Møte: 5.februar Budsjettfordeling 2014 grunnbevilgningen (GB) (prosjekt 00000) Saksdokumenter: - Budsjettramme for 2014 for Universitetsmuseet (2013/59) Universitetsmuseet sendte inn budsjettforslag i september til UiB sentralt. Forslaget ble utarbeidet på bakgrunn av innspill fra enhetene, der det kom ble gjort rede for de utfordringer museet står overfor i 2014. Universitetsstyret vedtok i møte 11.12.2013 (sak 81/13) budsjettrammer for fakultetene og avdelingene. Museet har nå mottatt tildelingsbrevet for 2014 (datert 16.12.13), som gir en budsjettramme for Universitetsmuseet i 2014, til drift, husleie og lønn på kr. 110 988 000,- (inkl. øremerkede tiltak). Prinsippene i Kunnskapsdepartementets finansieringsmodell synliggjøres i museets budsjettramme: en basiskomponent og en forskningskomponent, hvor deler er basert på resultater (RBO) og deler er basert på øremerkede midler. I tillegg til disse inntektene utgjør i 2014 inntekter fra bidrags- og oppdragsvirksomheten (BOA) museets budsjettramme. Museet er i 2014, i motsetning til de foregående år, ikke tilført noen avskrivningsinntekter eller instituttinntekter. Budsjettet for bidrags- og oppdragsprosjekt (BOA) er satt til kr. 26,5 mill kroner. i samsvar med budsjettforslaget for 2014 fremlagt av museet i september. Det vi imidlertid vet pr.d.d er at denne kan bli vesentlig høyere i 2014 pga et stort oppdrag på vel 20 mill ved Seksjon for ytre kulturminnevern, som i september 2013 ikke var kjent. I tillegg til rammen for 2014 er det sagt at UiB vil gjennomgå museets økonomiske situasjon etter at rapporten fra omorganiseringsprosessen er godkjent i universitetsstyret. Museet har en meget stram økonomisk situasjon, og legger frem et budsjett som på mange områder innebærer en åpenbar underbudsjettering av virksomheten. En vesentlig del av problemene henger sammen med de kostnader som kommer i forbindelse med Museumsprosjektet (bl.a. Flytteprosjektet). 1
Videre omhandler denne saken fordeling av grunnbevilgningen (GB) (prosjekt 000000). Budsjettrammen for 2014 er kuttet med følgende: - 0,045 mill øremerkede midler rekruttering stipendiater, grunnet innføring av nye satser - 1,2 mill instituttinntekter (butikk og billettinnekter) - 1,0 mill avskrivningsinntekter Budsjettrammen for 2014 er økt med følgende: - generell lønns- og priskompensasjon 3,3 mill (3,5 %) -basisrammen er økt med 1,9 mill grunnet overføring av ansatte fra Stiftelsen Arboretet til UiB/UM etter inngått samarbeidsavtale med Stiftelsen Arboretet -kr. 6000,- i husleietilskudd etter arealjusteringer -RBO økt med 0,3 mill grunnet økt uttelling i resultatmodellen samt lønns- og priskompensasjon. -Nasjonalt museumsprosjekt (MUSIT) er styrket med 0,118 mill Utgangspunktet blir derfor en budsjettramme på kr. 110 988 000,- inkl. øremerkede tiltak (MUSIT og rekruttering stipendiater) fordelt slik: Basis kr. 99 856 000 Resultatmidler forskning, RBO kr. 1 453 000 Øremerkede midler: Rekruttering stipendiater 1, 8 stillinger kr. 6 181 000 MUSIT 2 kr. 3 499 000 SUM kr. 110 988 000 Tabell 1 viser forslag til budsjettfordeling av grunnbevilgningen (prosjekt 000000) basert på; basistildeling UiB har gitt museet i styremøte 11.12.13, RBO, og i tillegg inntekter fra øremerkede midler til stipendiatene (note 1), MUSIT (note 2), inntekter fra BOA og andre inntekter (butikk/billetter). I tillegg viser tabellen hva som er øremerkede utgifter og hva museet disponerer fritt. I det videre gis det kommentarer til de ulike kategoriene/enkeltposter i fotnotene. 2
Tabell 1 Forslag til fordeling av grunnbevilgningen (prosjekt 000000) for 2014: Inntekter Basis bevilgning -99 856 000 Resultatmidler forskning (RBO) 3-1 453 000 Inntekt: Museumsbutikken/billetter 4-235 000 Inntekt: GB - Øremerkede midler Stipendiat (9,5 årsverk) 1 -Drift -Husleie -Indirekte kostnader MUSIT 2 -frikjøp fast tilsatte, DKS -418 044-551 988-331 512-643 300 Utgifter BOA midler Husleieinntekt, SFYK (9,58 årsverk) 5 Eksterne oppdrag 6-555 880-260 000 Lønn (eks. stipendiater, MUSIT, ansatte på flytteprosjekt) 7 48 976 056 Husleie intern 8 45 676 600 «Øremerkede midler» Direktørens disposisjon 9 300 000 Skolerettede tiltak 10 60 000 «Små driftsmidler» 11 280 000 Flytteprosjekt 12 3 810 336 DKS med konserveringsavdelingen 670 000 DNS 1 165 000 Arboretet og botanisk hage -utbygging Botanisk hage 900 000 0 Publikumsseksjonen m. Musèhagen -Grunnlovsutstillingen «VI» -FiF midler (egenandel) 672 000 500 000 310 000 Museets fellesdrift 954 732 HMS 30 000 104 304 724 104 304 724 3
Kommentarer til de ulike postene markert med fotnote: Øremerkinger 1 Stipendiater Stipendiattildelingen for 2014 er satt til 8 årsverk. Forslaget for 2014 er at det blir budsjettert med 8 stipendiater (tildelt i 2014) og 2 stipendiater på gjenstående midler på stipendiatprosjektene (2x9 mnd i 2014). Det er pr.1.1.14; 5 stipendiater ved DNS og 3 stipendiater ved DKS. De to nye stipendiatene fordeles en til hver enhet. Stipendiat kalkyle 2014 Inntekt Utgift pr.år Utgift pr.mnd Inntekt pr. stilling (ny sats) Lønn, gj.snitt ltr.51 Drift Husleie Indirekte kostnader UiB sentrale felleskostnader -773 000 571 800 44 000 58 100 34 900 64 200 47 650 3 667 4 842 2 908 5 350-773 000 773 000 64 417 Midler til drift, husleie og indirekte kostnader pr. stipendiat fordeles etter følgende nøkkel (jfr. UM styresak 29/12; fordeling av ekstern finansierte prosjekt): Drift 44 000 Går direkte til enheten som innehar stipendiaten Husleie 58 100 Dekkes av museets fellesdrift Indirekte kostnader 34 900 65 % går til enheten som innehar stipendiaten 15 % går til publikumsseksjonen 20 % går til museets fellesdrift Disse postene inngår i den enkelte enhets tildeling (tabell 1). 2 MUSIT MUSIT 2014 Inntekt Utgift Tildeling Kontingent (lik 2013) Lønn 100 % stilling, DNS Frikjøp fast tilsatte, DKS Reiser, drift Tilskudd til MUSIT arbeid DKS, DNS, Milde -3 499 000 2 023 000 591 600 643 300 241 100 0-3 499 000 3 499 000 Ved foreløpige regnskapstall for 2013 viser det at MUSIT har et overforbruk. Ved et evt. vedtak i UiB styret vil posten reiser, drift endres. 4
3 Resultatmidler forskning (RBO) fordeling på de enkelte enhetene: Tildeling totalt Fordeling 1 453 000 DNS (inkl. Arboretet og botanisk hage) 650 000 DKS 350 000 Publikumsseksjonen 173 000 Museets fellesdrift 280 000 1 453 000 Museets fellesdrift vil dekke «små driftsmidler» for 2014 (se note 11). 4 Billettinntekter og butikk salg Inntektene fra billetter og butikk er lagt til Publikumsseksjonens ramme. Inntekt for billetter og butikk er basert på fjoråret ved DKS, men det forventes en liten økning pga. stenging av Naturhistorisk museum. 5 Husleieinntekt Museet dekker eksternfinansierte BOA prosjekter ved å dekke husleie (jfr. UM styresak 29/12). Dette inkluderer imidlertid ikke SFYK sin lovpålagte oppdragsvirksomhet. Det kreves husleie for 9,58 årsverk av disse prosjektene. 6 Eksterne oppdrag Konserveringsavdelingen har i 2013 hatt et oppdrag for SWECO i forbindelse med restaurering i MP3. Denne summen blir ikke fakturert før i 2014. Summen blir i sin helhet nyttet som driftsmidler for flytteprosjektet (se note 12). 7 Lønn Lønnspotten er eksl. stipendiater, en 100 % lønnet stilling fra MUSIT og ansatte i Flytteprosjektet. De 5 nye vitenskapelige stillingene; 3 DKS og 2 DNS, vil bli utlyst i februar med tilsetting fra 1.januar 2015. Det er satt av en pott på kr. 314 200,- inkl. sosiale utgifter til skoleundervisning. På grunn av stenging av MP3 er budsjettet for vaktene for 2014 redusert med kr.973 100,- I tillegg er det satt av reserve til lønnsøkning fra 1.mai (3,5 %). Dette skal dekke sentralt og lokalt lønnsoppgjør og ansiennitetsopprykk. 8 Husleie internt Kostnadene til husleie er vedtatt av UiB sentralt med en gjennomsnittlig vekst 5,5 % for 2014, altså 2 % mer enn lønns- og priskompensasjon. Dette medfører at museet dekker mellomlegget på 2 % gjennom sin basisbevilgning for kontor/lab.lokaler. Museet får imidlertid 100 % kompensasjon for «felles arealer» som magasin- og utstillingslokaler. 9 Direktørens disposisjon Det er etter avtale med UiB sentralt i 2013 avsatt midler til direktørens disposisjon, videreført fra 2012 og 2013. 5
10 Skolerettede tiltak I tillegg til kr. 314 200 inkl. sosiale utgifter til skoleundervisning avsatt i ordinært lønnsbudsjett (se note 7) settes det av kr. 60 000,- til drift. 11 Små driftsmidler Små driftsmidler videreføres i 2014 på samme måte som for i 2013; 70 % på fellesdrift som utløses ved 30 % på enhet/forsker. Museet setter derfor av samme sum som for 2013 bare justert for pris- og lønnsstigning (se note 3 Museets fellesdrift). 12 Flytteprosjektet Inntekt Utgift UiB 0 UM (lønn 6 personer 12 mnd) -3 123 608 UM (drift) -426 728 Eksterne oppdrag 6-260 000 Lønn 6 pers, 12 mnd 3 123 608 Drift 686 728-3 810 336 3 810 336 Ved foreløpige regnskapstall for 2013 viser det seg at prosjektet har et overforbruk. Ved et evt. vedtak i UiB styret vil posten drift endres. Prosjektet er dramatisk underbudsjettert mht. drift. UM vil arbeide for at UiB sentralt må bidra for å få videreføre prosjektet i forhold til Statsbygg sin fremdrift på MP3. Andre kommentarer: Fordeling av dekningsbidrag (DB) Jfr. Styresak 29/12 museet vil i 2014 videreføre ordningen med fordelingen av DB fra ekstern finansierte prosjekt, for å skjerme/styrke forskningsprosjektene, ved at museet dekker husleie for ekstern finansierte prosjekt (eksl. SFYK sine prosjekt). Nye satser for stipendiater Når det gjelder satser for stipendiatene så er denne summen blitt redusert pga innføring av nye satser (se note 1). Museet vil imidlertid ha en dialog med ledelsen vedr. differensieringen av satsene, da museets 8 stipendiatstillinger går i kategorien «andre fakultet», der MN og MO har høyere satser. Stipendiatene ved DNS mener vi å regne som MN-stipendiater, og ønsker dermed MN satsen på disse 5 (6 etter ansettelse i 2014). MN satsen er satt til kr.823 000,- 6
Overføringer til 2014 I styresak 84/12 ble det vedtatt at overføringer ved fakulteter/enheter som er mer enn 2 % av grunnbevilgningen må godkjennes av UiB styret. Overføringer til 2014 styrebehandles i UiB styremøte 13.februar. Museet har til denne styresaken måtte sende inn særskilt begrunnelse for hvorfor beløp over 2 % evt. skal overføres. Overføringer blir sak i neste UM styremøte. Pr.d.d forventes samlet sett overført ca. 4.3 mill hvor 2.5 mill er øremerket. UM styre kan imidlertid vedta prinsipp for fordeling av overførte midler, forutsatt UiB styrets vedtak: Forslag til prinsipp for overføring er at underskudd og overskudd som blir godkjent overført blir lagt til de ulike enhetenes budsjettramme for 2014. HMS og etter- og videreutdanning Museets ledelse vil ellers påpeke at en forutsetning i tildelingen er at den enkelte enhet selv må sette av tilstrekkelig med midler til HMS-tiltak og etter- og videreutdanning for teknisk/adm. personale. Vedr. fysiske HMS-tiltak, vil det også i år bli mulighet for å løse ut midler avsatt på EIA sitt budsjett med egenfinansiering. Forslag til vedtak: Fordeling grunnbevilgning (prosjekt 000000) Styret vedtok enstemmig å fordele grunnbevilgningen (prosjekt 000000) for 2014, slik den er foreslått fordelt i saksfremstillingen, tabell 1. Overføringer til 2014 Prinsipp for fordeling av godkjente overførte midler fra 2013 (jfr. UiB styresak februar) er at all overføring (over- og underforbruk) ved den enkelte enhet vil legges til budsjettrammen for den enkelte enhet. 31.01.14/Kristin Miskov Nodland 7