KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer 21-10 Orienteringer 1. LEDER Konflikt mellom arbeidsgruppene vakt og skjenke 2. ØKONOMIANSVARLIG 3. EKSTERNANSVARLIG 4. INTERNANSVARLIG 5. PR-ANSVARLIG 6. PROSJEKTANSVARLIG 7. 8. SKJENKEANSVARLIG
9. ADMINISTRASJONEN Det er blitt sendt ut en mengde fakturaer for drikkeraidere og matsalg. Disse beløper seg på ca. 100k. Med dette er Kvarteret à jour på utfaktureringen. Torsdagen gikk med på koordineringsmøte med UiB og møte med økonomiansvarlig. UiB gikk på møtet med på å dekke 50% av utgiftene til ferdigstilling av maskinrommet i Tivoli samt å gjennomføre en teknisk befaring i salen for å se på eventuelle utbedringer. Etter utbetaling av siste fakturaomgang er brukskontoen nede på ca. 150.000,-. Dette vil medføre at vi må overføre midler fra sparekonto. Dette er i tråd med forventninger ved semesterstart, men har kommet senere enn antatt grunnet god periodisering av investeringsutgifter. Sommerkvarteret har tatt over, en overtakelse som gikk relativt smertefritt. Kjøkkensjef har ferie denne uken. 10. REPRESENTANTSKAPET
KVARTERSTYREMØTE REFERAT Møtenummer 21-10 Dato/Tid/Sted Innkalte 02.06.2010, kl. 16:20 i Stillhet Kvarterstyret, Administrativ leder Møtt fra RS Andre deltakere Stian Dahle og Marte Tobro Fraværende Ordstyrer Referent Lars Arnesen Martin Haram (organisasjonssekretær) 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen innsigelser mot innkalling V2104 Arrangøravtale med BORG flyttet til innboks V2106 utestengelse lagt til dagsorden 2. Orienteringer Her refereres tillegg til skriftlig orientering (vedlegg) Innboks Marte: Kan vi arrangere et allmøte før fadderuken? Internansvarlig tar saken videre Noe diskusjon om hvem som skal ta på seg ansvaret med utformingen av ny dorgeavtale Lars og Magnus tar på seg videre ansvar med dorgeavtaler Kvast må gå i dialog med vaktstyret angående konflikten fra forrige uke Forespørsel fra Borg om ny arrangør avtale Eksternansvarlig tar saken videre
3. AD A2101 Ansettelsesprosess SommerKvarteret Til grunn: Skriv fra leder Det har vært en del kluss i ansettelsesprosessen til sommerkvarteret Jørgen Skjellevik skriver vitebok for sommerkvarteret Lars tar saken videre 4. Vedtak V2101 Godkjenning av referat 20-10 Til grunn: Referat 20-10 VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 20-10 For 5 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står V2102 Konstituering av Kvarterstyret Til grunn: Behov Vedtaksforslag: Kvarterstyret konstituerer seg med følgende verv: Lars Arnesen Leder, Magnus Halsnes Økonomiansvarlig, Anne-Lise Breivik Internansvarlig, Linn Karlsen Skjenkeansvarlig, Sigrid Jangaard Strand Eksternansvarlig, Eirik Magnar Høydal Pr-ansvarlig. Anbefaling: Inkluderes i dagsorden For 5 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står V2103 Konstituering av nestleder Til grunn: Behov Vedtaksforslag: Kvarterstyret konstituerer xx som nestleder Utsettes
V2105 Utestengelse Til grunn: Skriv fra Stian Dahle. Inkluderes ikke i offentlige sakspapirer. Refereres ikke. V2106 Utestengelse Til grunn: Orientering fra leder. Refereres ikke.
INTERNNOTAT Fra Jørgen Skjellevik, øldrikker Sommerkvarteret Til Kvarterstyret 07.06.2010 Vedtak: Innkjøp utemøbler Vi har fått en stor, ny uteservering og har derfor behov for flere utemøbler. Forslag til innkjøp 20 Bella aluminiumsbord m/3 ben, Ø60cm, H:70cm, 20 x 299,- = 5 980,- 80 Sebastian aluminiumsstoler m/sort flett, 80 x 299,- = 23 920,- Totalt: 29 900,- Møblene selges av Living i Åsane. Frakt til gateplan på kr 798,- kommer i tillegg uavhengig av antall. Møblene må bestilles fra hovedlager i Stavanger med 3-4 dagers leveringstid. Alle priser inkl. mva. Merk at bordene annonseres til 399,- i katalogene, den korrekte butikkprisen er 299,-. Begrunnelse Bordene er av samme type som har blitt brukt tidligere, og disse har bevist at de er av tilfredsstillende kvalitet og passer bra til bruken på uteserveringen. Små bord med ett sentralt ben foretrekkes siden det blir plass til flere på uteserveringen, og de uansett har plass til øl. Runde bord foretrekkes fremfor firkantede fordi lettere animerte gjester da slipper å dunke borti hjørnene og velte alt på bordet. Stolene har samme ramme som de lengstlevende eksisterende utestolene (10+ år gamle), og denne rammen har vist seg å tåle bruken på Kvarteret veldig bra. Setet er i rotting-stil, men laget av værbestandig og vedlikeholdsfri polyetylen. Liknende stoler har blitt observert på flere uteserveringer i Bergen, og det antas derfor at stolene er av tilstrekkelig kvalitet. Stolene har også gjennomgått den tradisjonsrike taktesten, som innebærer å kaste potensielle nye møbler ut fra taket på Kvarteret for å se om de overlever. Prøvestolen overlevde dette uten vesentlige skader. Overivrige kvarter klarte etter hvert å få bøyd noen av beinene på stolen, men slike skader kan enkelt fikses. Vi klarte ikke å ødelegge noen av festene i rammen, tross iherdige forsøk. Stolene kommer i sort, cappuccino-farge og fake tre -farge. Jeg anbefaler sorte stoler, siden de andre var fantastisk stygge. Sort sete vil også myke opp uteserveringen noe i forhold til tidligere, da bord og stoler i rent aluminium ga et slags billig institusjonspreg over uteserveringen. Stolene kan stables 12 i høyden, og vil da helle knappe 10 cm fremover. Antallet er standard for stablestoler, stoler med lavere antall bør ikke vurderes. Hellningen ved 12 stoler er meget bra og sikrer at de står stødig når de lagres. Alternative møbler Bella aluminiumsbord m/4 ben, 70x70cm (firkantet) 399,- Bella sammenleggbart aluminiumsbord m/4 ben, 70x70cm 499,- Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
Sammenleggbare bord kan være enklere å oppbevare, men hengslene kan gjøre at de lettere blir ødelagt ved hard bruk. Det må også undersøkes om selve bordflaten kan vippes, jeg fikk ikke undersøkt dette på Living-turen min. Eksisterende møbler Vi har i dag 6 store trebord og 13 trebenker på uteserveringen. Disse har stått ute i 3-4 år og har klart seg bra. De er også tunge nok til at fulle mennesker ikke finner på å stjele dem, og de kan derfor stå ute døgnet rundt. De tar imidlertid opp veldig stor plass, gjestetetthet ved bruk av små aluminiumsmøbler kan være 2-3 ganger høyere. Tremøblene kan med fordel bli brukt videre på uteserveringen utenfor Stjernesalen, siden de kan stå trygt over natten der. I tillegg har vi 27 aluminiumsstoler uten tilhørende bord. Stolene er av fire ulike typer som til forveksling ligner hverandre, men de ulike stoltypene kan ikke stables sammen. Disse bør byttes ut på sikt, siden de ikke kan oppbevares på fornuftig vis. For å unngå problemer med flere ulike stoltyper i nærmeste fremtid bør det kjøpes inn nok stoler nå til å dekke hele uteserveringen. De gamle stolene kan brukes til de blir ødelagt eller blir stjålet om ønskelig, fortrinnsvis utenfor Stjernesalen. 20 bord og 80 stoler vil dekke behovet for møbler i sommer. Dette vil ikke fylle opp uteserveringen helt, og vil gi nok plass til overs til at planer om tildekket uteservering med andre møbler også kan gjennomføres. Suppleringskjøp Det må regnes med noe svinn av møbler hvert år. Dette skyldes delvis at våre kjære gjester klarer å ødelegge det meste, med mindre det er skuddsikkert. inkludert skuddsikkert inventar. Dette kan ikke unngås. Det skyldes også at fulle mennesker finner på å stjele møbler som står ute, med mindre de er for tunge til å løfte. Dette kan delvis unngås ved å lenke fast stolene om natten, eller plassere de ute av syne og ute av sinn på uteserveringen bak bosskuret. Fastlenking fungerer normalt på Sommerkvarteret når 1-2 personer har ansvar for dem, men rutinene for fastlenking etc. blir normalt ikke lært fort nok i de 2 månedene uteserveringen kan brukes under ordinær kvarterdrift. Utemøblene bør være billige nok til at erstatningskjøp ikke koster alt for mye (eventuelt solide og tunge nok til at svinn ikke oppstår). De bør også være billige nok til at det finnes midler til innkjøp i år der utemøbler ikke står på investeringsplanen. Utemøbler går regelmessig ut av produksjon etter få år. Ved supplering kan vi dermed ende opp med stoltyper som ikke kan stables sammen. For å minimere dette problemet bør vi i år kjøpe inn mer enn nok stoler av samme type, slik at supplering ikke vil være nødvendig de neste årene. Årets sommerkvarteret kan også med fordel pålegges å kjøpe inn erstatningsstoler i tilfelle stoler ødelegges/forsvinner i løpet av sommeren. Oppbevaring Plan for oppbevaring av utemøblene er viktig, og bør utarbeides innen Sommerkvarteret er ferdig. Manglende plan fører til tilfeldigheter og ødelagte/mistede møbler. Møblene er i daglig bruk fra ca 1. mai til 1. september. De kan da stables sammen og lenkes fast ute, eller stables sammen og bæres rett innenfor døren. Utenfor sesongen må møblene oppbevares et annet sted. De har tidligere blitt brukt som møbler i gangarealet i 3. etg, men her har det nå kommet egne møbler. Forslag til oppbevaringsplass: - Bosskuret. Av hygieniske årsaker bør det kanskje bygges en lettvegg bakerst dersom det er plass, for å skille møblene fra boss. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
- Lagerrom mellom Tivoli og bandrom. Rommet er konstruert som en del av en nødutgang fra Teglverket til Tivoli, og kan dermed ikke holdes skikkelig avlåst. Det er dermed begrenset hva som kan oppbevares der av f.eks. dyre kraft-ting. Rommet er ikke i bruk som nødutgang nå, men kan bli det på sikt dersom planer om økning av publikumskapasiteten i Teglverket blir gjennomført, eller dersom brannvesenet er i dårlig humør på en befaring. Nødutgangen må kun være fri mellom dørene, resten av rommet kan brukes til lagring av møbler og annet. - Vifterommene. Disse har blitt brukt til utemøbler før. UiB har uttrykt misnøye med lagring i vifterom tidligere, men hovedsaklig fordi ting blokkerte tilgangen til deler av vifteanlegget. En del av rommene har masse plass der møbler kan lagres uten at tilgangen til vifteanlegget blir berørt. Kvarteret disponerer ikke lengre nøkler til vifterommene slik vi gjorde før, dette må derfor undersøkes med UiB. - Gammelt glasslager (mellom kongelogetrappen og frys i 3. etg). Jeg er usikker på om dette fortsatt brukes til glass, men i så fall bør det være plass til å flytte glass til forbrukslageret i 2. etg (gammelt jentetoalett). Det er usikkert om rommet har plass til alle møblene. Jeg gjør til slutt oppmerksom på at jeg har en personlig interesse av at disse møblene blir kjøpt inn, siden jeg planlegger å sitte på dem mens jeg drikker øl i sommer. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å bruke inntil kr 29 900,- til innkjøp av Bella & Sebastian Med hilsen Jørgen Skjellevik Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no