2 Utdanningsdirektoratets språkprofil

Språkprofil æ

2 Utdanningsdirektoratets språkprofil

Innhold 10 retningslinjer for gode og tydelige tekster 4 Utdanningsdirektoratets språkprofil et skriveverktøy 5 1. Vær bevisst på hvorfor du skriver, og hvem du skriver til 6 2. Skriv direkte til mottakeren 7 3. Få fram hvem som skriver 8 4. Bruk aktive formuleringer få fram hvem som gjør hva 9 5. Start med det viktigste 10 6. Lag en innledning som forklarer hva teksten handler om 12 7. Bruk presise og beskrivende overskrifter og mellomtitler 13 8. Bruk punktlister for å skape oversikt 16 9. Skriv forståelige og ryddige setninger 18 10. Bruk ord leseren kan forstå 20 Målform og målbruk i Utdanningsdirektoratet 23 Rettskriving og tegnsetting 24 Skriveregler vi ofte lurer på i Utdanningsdirektoratet 25 Stikkordregister 27 Utdanningsdirektoratets språkprofil 3

10 retningslinjer for gode og tydelige tekster Dette er de 10 retningslinjene alle tekster fra Utdanningsdirektoratet skal følge: 1. Vær bevisst på hvorfor du skriver, og hvem du skriver til. 2. Skriv direkte til mottakeren. 3. Få fram hvem som skriver. 4. Bruk aktive formuleringer få fram hvem som gjør hva. 5. Start med det viktigste. 6. Lag en innledning som forklarer hva teksten handler om. 7. Bruk presise og beskrivende overskrifter og mellomtitler. 8. Bruk punktlister for å skape oversikt. 9. Skriv forståelige og ryddige setninger. 10. Bruk ord leseren kan forstå. 4 Utdanningsdirektoratets språkprofil

Utdanningsdirektoratets språkprofil et skriveverktøy Denne språkprofilen er en samling retningslinjer for hvordan tekstene i Utdanningsdirektoratet skal se ut. I arbeidshverdagen er den ditt verktøy for å skrive klart og godt. Du skal følge retningslinjene, og samtidig må du bruke skjønn og sunn fornuft for å vurdere hva som skal til for at akkurat din tekst skal nå fram til leserne. Skriv for leserne Alle retningslinjene i denne språkprofilen har ett hovedmål: Leserne skal forstå tekstene våre på første forsøk. Hvis du har leserne dine langt nok framme i bevisstheten når du skriver, vil mye falle på plass av seg selv. Skriv tydelig spar kollegaene dine for merarbeid En uklar tekst kan skape usikkerhet. Da ringer eller skriver leserne til Utdannings direktoratet for å få klarhet i hva teksten sier, eller de kan gjøre feil som vi i etterkant må bruke tid på å rydde opp i. Dette skaper unødvendig merarbeid for både deg selv, kollegaene dine og ikke minst for leserne. Følg retningslinjene i denne språkprofilen da reduserer du sjansene for at dette vil skje. Utdanningsdirektoratets språkprofil 5

1. Vær bevisst på hvorfor du skriver, og hvem du skriver til En effektiv tekst er målrettet. Det skal ikke være tvil om hvorfor den er skrevet, og hvem den er skrevet til. Still deg selv disse spørsmålene både før og underveis i skrivingen: Hva vil jeg oppnå med teksten? Hvem er den viktigste leseren? Hva vil jeg oppnå med teksten? Ha klart for deg hva du vil at leseren skal vite eller gjøre etter å ha lest teksten. Hva er tekstens oppgave? Skal leseren svare på noe, gjennomføre noe, få oversikt over dine innspill eller bare være orientert? Svaret har stor betydning for hva som er hovedbudskapet ditt. Les mer i retningslinjene 5 og 6 om hvordan du får fram hovedbudskapet. Hvem er den viktigste leseren? Ofte har du flere lesere, men du skal vite hvem som er viktigst. Dette er hovedleseren din, altså den som først og fremst skal vite eller gjøre noe som konsekvens av teksten. De andre, altså medleserne, skal bare være orientert. Du skal alltid skrive for hovedleseren og legge til rette for at hovedleseren skal forstå. Når du vet hvem du skriver til, kan du blant annet velge å bruke fagspråk når du vet leseren forstår forklare fagbegreper når du tror leseren ikke kjenner til dem, enten i teksten eller i egne tekstbokser 6 Utdanningsdirektoratets språkprofil

2. Skriv direkte til mottakeren Det skal ikke være tvil om hvem du skriver til. Her er viktige måter du viser det på: Bruk du og dere for å henvende deg direkte til leserne. Hvis du har flere målgrupper, skill tydelig mellom dem. Ikke bruk man og en. Bruk du og dere Bruk direkte henvendelse, altså du til enkeltpersoner og dere til grupper og virksomheter og når du ikke passer. I tekster til virksomheter kan du variere med navnet eller betegnelsen på virksomheten (Kunnskapsdepartementet, Fylkesmannen, kommunen, skolen osv.). Eksempler uten direkte henvendelse Eksempler med direkte henvendelse Det skal fylles ut både grunnutdanning og eventuell videreutdanning. Du skal fylle ut både grunnutdanning og eventuell videreutdanning. Hensikten med denne brosjyren er å gi informasjon om kapittel 9 A i opplæringsloven. Hensikten med denne brosjyren er å gi dere som er elever og foreldre, informasjon om kapittel 9 A i opplæringsloven. Skill tydelig mellom målgruppene Hvem er det som skal vite eller gjøre noe etter å ha lest teksten? Sørg for at de ulike leserne ikke er i tvil om hva som gjelder akkurat dem. Du kan enten bruke navnet eller betegnelsen (skolen, læreren, foreldrene), eller du kan henvende deg enda mer direkte og bruke du som er lærer. Eksempler der det er uklart hvem som skal gjøre Forslag til omskriving noe Påmelding av kandidater i prøveadministrasjons systemet (PAS) skjer i perioden 15. oktober til 1. november. Skolen melder på kandidater i prøveadministra sjonssystemet (PAS) i perioden 15. oktober til 1. november. Før gjennomføring av Elevundersøkelsen må fore satte få informasjon dersom elevene er under 18 år. Før dere som er skoleledere, gjennomfører Elev undersøkelsen, må dere informere de foresatte dersom elevene er under 18 år. Utdanningsdirektoratets språkprofil 7

Ikke bruk man og en Unngå å bruke ubestemt pronomen det vil si man og en særlig hvis det dreier seg om noen som skal gjøre en bestemt oppgave, eller som har et bestemt ansvar. Bruk heller du og dere eller navn og betegnelser. Eksempler som har ubestemt pronomen Eksempler med direkte henvendelse til leseren Dersom man vil klage på kommunens vedtak når det gjelder miljørettet helsevern, leverer man kla gen til kommunen. Dersom dere vil klage på kommunens vedtak når det gjelder miljørettet helsevern, leverer dere kla gen til kommunen. Man må forberede gjennomføringen og følge opp resultatene fra undersøkelsene. Skolelederne må forberede gjennomføringen og følge opp resultatene fra undersøkelsene. 3. Få fram hvem som skriver Vær en tydelig og imøtekommende avsender som tar ansvar og viser hva Utdanningsdirektoratet gjør. Bruk disse virkemidlene: Bruk vi eller Utdanningsdirektoratet når du omtaler Utdanningsdirektoratet. Let etter muligheter der Utdanningsdirektoratet kan synes i teksten. Vær en tydelig avsender. Bruk vi eller Utdanningsdirektoratet Introduser Utdanningsdirektoratet tidlig i teksten og varier deretter med vi. Du kan bruke forkortelsen Udir for å variere teksten. Gjør det i tilfelle slik første gangen: Utdanningsdirektoratet (Udir). Kortformen direktoratet er også en mulighet, men ikke hvis det kan være tvil om hvilket direktorat det er snakk om. For at det ikke skal bli for mye variasjon i teksten, bør du holde deg til én av kortformene innenfor den samme teksten enten Udir eller direktoratet. Let etter muligheter til å synes i teksten Leserne våre vil gjerne vite hvem de kommuniserer med, og vil helst slippe å møte en anonym institusjon. Å være tydelig til stede i teksten gjør oss mer imøtekommende. Viser du tydelig at det er Utdanningsdirektoratet som handler, unngår du også passive formuleringer, som kan være med på å tilsløre hvem som gjør noe. Les mer om passive formuleringer i retningslinje 4. 8 Utdanningsdirektoratets språkprofil

Setninger der Utdanningsdirektoratet ikke er synlig Setninger der Utdanningsdirektoratet er synlig Det er mulig å sende ut brosjyrer til skoler som ber om det. Vi kan sende ut brosjyrer til skoler som ber om det. Det legges vekt på å utvikle materiell som kan være til støtte og hjelp for skoleledere. Utdanningsdirektoratet legger vekt på å utvikle materiell som kan være til støtte og hjelp for sko leledere. Vær en tydelig avsender I brev og e-poster er avslutningen et sted der det er viktig å være en tydelig avsender. Noen lesere vil ha spørsmål etter å ha lest teksten, og da må det komme klart fram hvor de kan finne mer informasjon, og hvordan de kan kontakte oss. Avslutt med Vennlig hilsen og navn og signaturene til dem som står som avsendere. Les mer på s. 27 om hvordan du setter opp en e-postsignatur. 4. Bruk aktive formuleringer få fram hvem som gjør hva Sørg for å fordele ansvar, roller og oppgaver i teksten. Her er aktive formuleringer et helt sentralt virkemiddel. Bruk flest aktive formuleringer En aktiv formulering har med den som skal gjøre noe i setningen det handlende subjektet: Du må sende søknaden til eller Utdanningsdirektoratet forventer at Motsatsen til aktive formuleringer er passive formuleringer, som gjerne skjuler hvem som gjør noe i en setning, for eksempel i setninger som Søknaden bes sendt til eller Det blir forventet at Dette kan gjøre det uklart for leseren hvem som skal gjøre hva, og hvem det er som mener noe. Unngå derfor passive formuleringer så langt det lar seg gjøre. Passive formuleringer som skjuler den som gjør noe Aktive formuleringer som får fram hvem som gjør noe Søknaden sendes inn innen 1. oktober. Du som er skoleleder, sender inn søknaden innen 1. oktober. Det skal pekes ut en representant som skal veile de foresatte i hvordan de utformer en klage. Foreldrerådets arbeidsutvalg (FAU) peker ut en representant som skal veilede foresatte i hvordan de utformer en klage. Alle oppgavene skal besvares. Du skal svare på alle oppgavene. Utdanningsdirektoratets språkprofil 9

5. Start med det viktigste Leserne skal ikke være i tvil om hva som er hovedbudskapet i teksten, derfor skal du jobbe med å gjøre det tydelig. Bruk den omvendte pyramiden. Gjenta hovedbudskapet ditt. Bruk visuelle virkemidler til å framheve budskapet ditt. Bruk sammendrag i lengre tekster. Bruk den omvendte pyramiden Teksten din skal være topptung, du skal komme med den mest sentrale informasjonen først. Det betyr at du må vekte informasjonen din etter hvor sentral den er. I en topptung tekst må derfor hovedpoenget ditt komme først, deretter kan du belyse saken nærmere med blant annet flere utdypende detaljer og annen relevant bakgrunnsinformasjon. Tenk på teksten som en pyramide der hovedbudskapet er grunnmuren. Snu pyramiden slik at teksten ser slik ut: Hovedbudskap Informasjon som bygger opp under og utdyper hovedbudskapet Annen informasjon Gjenta hovedbudskapet ditt Bruk både overskriften, innledningen og starten på selve teksten til å få fram hovedbudskapet. Du bygger det mer og mer ut for hvert nivå du kommer til, se eksemplet nedenfor: 10 Utdanningsdirektoratets språkprofil

Hovedbudskap i overskrift: «Kom med innspill.» Tekst som er bygget opp etter prinsippet om omvendt pyramide Framtidens barnehage si din mening! Vi ønsker innspill til stortingsmeldingen Framtidens barnehage. Regjeringen skal nå legge fram en stortingsmelding om framtidens barnehage. Meldingen skal gi en tydelig retning for framtidens barnehagepolitikk. Nå ønsker vi innspill fra sektoren om hva som må til for å gi alle barn et godt barnehagetilbud. Jeg vil si min mening. Vi ser fram til å høre fra foreldre, barn, ansatte, interesseorganisasjoner og andre som måtte ha en mening om dette. Benytt anledningen og si din mening vi trenger et mangfold av innspill. Hovedbudskap i innledning: «Kom med innspill.» Hovedbudskap i tidlig i teksten: «Kom med innspill.» Mer om meldingsarbeidet. Les mer under retningslinjene 6 og 7 om hvordan du lager gode innledninger og overskrifter. Bruk visuelle virkemidler for å framheve budskapet ditt For å få fram budskapet kan du også bruke visuelle virkemidler som faktabokser eller illustrasjoner. Det gir god lesehjelp og får budskapet fram på en litt annen måte. Særlig i dokumenter med mye tekst, som rapporter, fungerer det godt å bruke visuelle virkemidler til å bryte opp teksten. Men også i nettartikler får du budskapet bedre fram dersom du supplerer med bilder og faktabokser. Vurder også om du kan utheve et sitat fra teksten som er spesielt sentralt for innholdet. Eksempel på bruk av visuelle virkemidler, Utdanningsspeilet 2013, s. 58: LÆRINGSMILJØ I årets læringsmiljøkapittel ser vi nærare på dei ulike tilhøva i læringsmiljøet. Vi innleier med å presentere dei norske mobbetala frå Elevundersøkinga. Vidare har vi ein omtale av tiltak som har vist seg effektive i kampen mot mobbing og krenkingar i Sverige. Det er også gjort greie for korleis god lærarstyrt undervisning kan gi betre læringsresultat. I forlenginga av dette temaet ser vi på andre sider ved klasseleiing som kan styrkje elevprestasjonane. Kapittelet gir også eit innblikk i korleis lærlingane oppfattar lærings- og arbeidsmiljøet i lærebedrifta si. I tillegg inneheld kapittelet ein analyse av i kva grad dei ulike tilhøva i læringsmiljøet påverkar kvarandre. Utdanningsdirektoratets språkprofil 11

Lag sammendrag i lengre tekster I lange tekster hjelper sammendraget leserne med å få oversikt over den sentrale informasjonen. Sammendraget skal oppsummere hovedpunktene og en eventuell konklusjon i teksten. Det skal altså ikke være en framstilling av bakgrunnen for teksten eller problemstillingen eller en påpeking av hva teksten skal ta for seg. Sammendraget kan være fra en halv til to sider, avhengig av hvor lang selve teksten er. Bruk mellomtitler på sammendrag på over en halv side. Vurder også om hvert kapittel trenger et eget sammendrag. 6. Lag en innledning som forklarer hva teksten handler om Alle tekster skal ha en kort innledning som forklarer leserne hva teksten handler om. Du kan velge mellom to ulike typer innledninger: oppsummerende innledning påpekende innledning Oppsummerende innledning En oppsummerende innledning gir et kort resymé av innholdet i én til to setninger. Du gjentar altså budskapet fra overskriften med litt flere ord. Eksempler på oppsummerende innledning Betydelig framgang for norske elever Norske elever gjør det bedre i både lesing, matematikk og naturfag sammenlignet med tidligere resultater i de internasjonale undersøkelsene TIMSS og PIRLS. Ingen andre land i TIMSS-studien kan vise til så sterk framgang i matematikk som norske 4.-klassinger. Send inn årsregnskap innen 1. juni Vi minner om at private skoler som mottar statstilskudd, hvert år skal sende inn årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning til Utdanningsdirektoratet. Fristen er 1. juni. Påpekende innledning En påpekende innledning forklarer leserne hva de kan forvente å finne i teksten. Denne typen innledning fungerer ofte godt i tekster som skal ramse opp mye ulik informasjon, eller som viser en framgangsmåte. 12 Utdanningsdirektoratets språkprofil

Eksempler på påpekende innledning Nytt til skoleåret Her finner du oversikten over hva som er nytt dette skoleåret. Alle endringene er ikke fastsatt, så vi oppdaterer saken mot skolestart. Eksamensoppgaver og eksempeloppgaver Her finner du tidligere gitte eksamensoppgaver og eksempeloppgaver etter Kunnskapsløftet 7. Bruk presise og beskrivende overskrifter og mellomtitler Presise overskrifter og mellomtitler gjør teksten oversiktlig og leservennlig. Følg disse rådene: Gjør overskriften så unik som mulig. Lag beskrivende og poengterte mellomtitler. Lag beskrivende lenketekster. Gjør overskriften så unik som mulig Overskriften må ikke være for generell det gir dårlig lesehjelp. Den skal være unik for akkurat denne teksten, og ikke være utformet slik at den kunne vært brukt på mange ulike tekster om samme tema. I tillegg til å angi tema (Karakterer for grunnskolen) må overskriften også si noe om hva innenfor dette temaet som er aktuelt akkurat nå (Analyse av karakterer for grunnskolen). Overskriften må gi nok informasjon, så det er ikke noe poeng i seg selv at den er kort. Det er ingenting i veien for at en overskrift går over to linjer. For generell overskrift Konkret og informativ overskrift Mindre mobbing etter hvert som elevene blir eldre Mindre mobbing Behandlingsansvar Utdanningsdirektoratet og skoleeierne deler på behandlingsansvaret I e-poster er det emnefeltet som er overskriften. Gi derfor god og presis nok informasjon i emnefeltet, selv når du svarer på en e-post. Da blir det også lettere å finne fram til e-posten i arkivet senere. Utdanningsdirektoratets språkprofil 13

Lag beskrivende og poengterte mellomtitler Alle tekster på over en halv A4-side i Word skal ha mellomtitler. Mellomtittelen skal oppsummere avsnittet den står til, og samlet skal mellomtitlene i en tekst bidra til at leserne raskt får oversikt over hvilke deler teksten består av. Husk at også e-poster kan ha god nytte av mellomtitler. For å være poengterte nok skal mellomtitlene bestå av mer enn bare ett stikkord, og de kan gjerne være fullstendige setninger og spørsmålsformuleringer. Nedenfor er det et eksempel på en tekst med og uten mellomtitler. Her gjør mellomtitlene det enklere å fange essensen i delkapitlet. 3.5 Når opplysningsplikten utløses, skal opplysningene gis barneverntjenesten Når opplysningsplikten først foreligger, kan ikke den ansatte velge om den skal gi opplysninger eller ikke. Bestemmelsen bruker ordlyden skal, som betyr at det foreligger en plikt. Dersom skolepersonalet mener vilkårene for opplysningsplikten foreligger, skal han eller hun umiddelbart gi opplysningene videre til barneverntjenesten. Personalet skal ikke foreta ytterligere undersøkelse for å bekrefte eller avkrefte sin bekymring. Det er barneverntjenestens oppgave å undersøke nærmere. Eksempel på tekst uten mellomtitler Hvis skolepersonalet har meldt fra til barneverntjenesten om et barn og de etterpå får ny informasjon som utløser opplysningsplikten, er skolepersonalet forpliktet til å melde ifra om den nye informasjonen. Det er ikke slik at plikten er oppfylt fordi man allerede har meldt fra til barneverntjenesten. Mottar man nye opplysninger som vurderes som så alvorlig at opplysningsplikten igjen utløses, skal de nye opplysningene gis barneverntjenesten. Når barneverntjenesten har undersøkt saken, kan det vise seg at barnets situasjon var mindre alvorlig enn skolepersonalet trodde da opplysningene ble gitt til barneverntjenesten. Den som ga opplysningene, har ikke brutt taushetsplikten sin, så lenge han eller hun vurderte at opplysningsplikten var utløst. Den som ga opplysningene til barneverntjenesten, har gjort sin plikt. Skolepersonalet bør dokumentere hvilke vurderinger som er gjort i forbindelse med vurderingen av opplysningsplikten. Dokumentasjonen kan gjøre at personalet i ettertid kan vise at de, på det tidspunktet opplysningen ble gitt, vurderte at det var grunn til å tro at situasjonen var så alvorlig at den utløste opplysningsplikten. Dette vil ha betydning dersom det eventuelt i etterkant skulle bli spørsmål om taushetsplikten er brutt. (fra rundskriv Udir 10-2012) 14 Utdanningsdirektoratets språkprofil

3.5 Når opplysningsplikten utløses, skal opplysningene gis barneverntjenesten Når opplysningsplikten først foreligger, kan ikke den ansatte velge om den skal gi opplysninger eller ikke. Bestemmelsen bruker ordlyden skal, som betyr at det foreligger en plikt. Dersom skolepersonalet mener vilkårene for opplysningsplikten foreligger, skal han eller hun umiddelbart gi opplysningene videre til barneverntjenesten. Personalet skal ikke foreta ytterligere undersøkelse for å bekrefte eller avkrefte sin bekymring. Det er barneverntjenestens oppgave å undersøke nærmere. Ny informasjon kan føre til at skolepersonalet må melde fra på nytt Hvis skolepersonalet har meldt fra til barneverntjenesten om et barn og de etterpå får ny informasjon som utløser opplysningsplikten, er skolepersonalet forpliktet til å melde ifra om den nye informasjonen. Det er ikke slik at plikten er oppfylt fordi man allerede har meldt fra til barneverntjenesten. Mottar man nye opplysninger som vurderes som så alvorlig at opplysningsplikten igjen utløses, skal de nye opplysningene gis barneverntjenesten. Når forholdet er mindre alvorlig enn først antatt Når barneverntjenesten har undersøkt saken, kan det vise seg at barnets situasjon var mindre alvorlig enn skolepersonalet trodde da opplysningene ble gitt til barneverntjenesten. Den som ga opplysningene, har ikke brutt taushetsplikten sin, så lenge han eller hun vurderte at opplysningsplikten var utløst. Den som ga opplysningene til barneverntjenesten, har gjort sin plikt. Skolen bør dokumentere hvilke vurderinger de har gjort Skolepersonalet bør dokumentere hvilke vurderinger som er gjort i forbindelse med vurderingen av opplysningsplikten. Dokumentasjonen kan gjøre at personalet i ettertid kan vise at de, på det tidspunktet opplysningen ble gitt, vurderte at det var grunn til å tro at situasjonen var så alvorlig at den utløste opplysningsplikten. Dette vil ha betydning dersom det eventuelt i etterkant skulle bli spørsmål om taushetsplikten er brutt. Rettskriving i overskrifter og mellomtitler Disse skrivereglene gjelder for overskrifter og mellomtitler: Unngå å bruke bare store bokstaver i overskrifter. Unngå også utropstegn spørsmålstegn går fint. Det skal aldri være punktum i en overskrift. Lag beskrivende lenketekster Lenketekster viser hvor leseren kan finne mer informasjon om et emne. Lenketekstene skal være selvforklarende, slik at leserne skjønner hvor de havner ved å klikke på lenken. Gode lenketekster er også viktige fordi mange svaksynte bruker programmer som leser opp lenkene for dem. Da må du sørge for at lenketekstene er meningsbærende. Unngå derfor lenketekster som Les mer her, skriv heller Les mer om eksamen. Utdanningsdirektoratets språkprofil 15 Eksempel på tekst med mellomtitler

Følg også disse prinsippene når du lager lenker: La det komme fram av lenketeksten at lenken viser til et eksternt nettsted, som her: Les mer om konkurransen på Operasjon Dagsverks nettsider. Marker i lenketeksten at lenken viser til et nedlastbart dokument, for eksempel slik: Her kan du laste ned veilederen for medlemmer i skolemiljøutvalg (PDF). Har du mange lenker, samler du dem i en lenkeliste nederst på siden. 8. Bruk punktlister for å skape oversikt Punktlister gir raskt oversikt over et tema og er særlig nyttig når du skal ramse opp ulike alternativer, funn eller vilkår, eller når du skal fortelle leserne hva du forventer av dem. Husk dette når du lager punktlister: Punktene skal ha samme form. Ikke sett flere setninger eller hele avsnitt som punkter. Punktene skal ha samme form Dersom punktlistene skal fungere godt, må formen på alle punktene være lik. Velg mellom disse måtene å formulere et punkt på: en fullstendig setning en leddsetning et setningsemne (dvs. flere ord som ikke danner en setning) ett eller flere stikkord Ikke bland inn andre former når du har valgt en form til punktlisten. Eksempel på punktliste der punktene ikke har samme form Eksempel på punktliste der punktene har samme form Du må: Sende oss dokumentasjon på hvor du har fått studieplass Informasjon om hvor mange uker i året du skal bruke til videreutdanningen Vi trenger også kontaktopplysninger til arbeidsgiveren din (skolen). Du må sende oss: dokumentasjon på hvor du har fått studieplass informasjon om hvor mange uker i året du skal bruke til videreutdanningen kontaktopplysninger til arbeidsgiveren din (skolen) Ønsker du å understreke en rekkefølge, framgangsmåte eller en prioritering, kan du bruke nummererte punktlister. 16 Utdanningsdirektoratets språkprofil

EksempEksempel på nummerert punktliste Slik finner du Skoleeieranalysen i Skoleporten: 1. Gå til Skoleporten (http://skoleporten.utdanningsdirektoratet.no). 2. Klikk på knappen Logg inn helt til venstre. 3. Skriv inn brukernavn og passord, og klikk på Logg inn. 4. Oversiktsdelen i Skoleporten vises nå. Klikk på menyvalget Verktøy. 5. Verktøysiden vises nå. Klikk på Skoleeieranalyse. Ikke sett flere setninger eller hele avsnitt som punkter Ikke sett flere setninger eller hele avsnitt som punkter. Da mister punktlisten sin oversiktlige funksjon. I slike tilfeller er det bedre om du uttrykker det samme i løpende tekst med informative mellomtitler til hvert avsnitt. Ikke slik Når PP-tenesta får ei tilvising, er det van leg å høyre kva foreldra, i samarbeid med barnehagen og skolen, ønskjer hjelp til. Gjennom samtale/intervju, observasjon og testing skaffar PP-tenesta seg eit mest mogleg fullstendig bilete av kva føresetna der og behov barnet/eleven har. Utgreiinga går føre seg i barnehagen, på skolen, eller i lokala til PP-tenesta. På bakgrunn av utgreiinga gjer PPtenesta ei sakkunnig vurdering (ein skriftleg rapport) og tilrår eventuelt tilrettelegging i barnehagen eller i opp læringssituasjonen med utgangspunkt i føresetnadene til barnet/eleven. PPT gir sakkunnig tilråding. Dei mest vanlege områda er vurdering av spesialpedagogisk hjelp for barn under skolepliktig alder og spesialundervisning for elevar. Men slik Utgreiing av kva foreldra ønskjer hjelp til Når PP-tenesta får ei tilvising, er det vanleg å høyre kva foreldra, i samarbeid med barnehagen og skolen, ønskjer hjelp til. Gjennom samtale/intervju, observasjon og testing skaffar PP-tenesta seg eit mest mogleg fullstendig bilete av kva føresetnader og behov barnet/eleven har. Utgreiinga går føre seg i barnehagen, på skolen, eller i lokala til PP-tenesta. PP-tenesta gjer ei sakkunnig vurdering På bakgrunn av utgreiinga gjer PP-tenesta ei sakkunnig vurdering (ein skriftleg rapport) og tilrår eventuelt tilrettelegging i barnehagen eller i opplæringssituasjonen med utgangspunkt i føresetnadene til barnet/eleven. PPT gir sakkunnig tilråding. Dei mest vanlege områda er vurdering av spesialpedagogisk hjelp for barn under skolepliktig alder og spesialundervisning for elevar. Sørg for korrekte punktlister Disse tegnsettingsreglene gjelder for punktlister: Hvis punktene ikke er fullstendige setninger, eller hvis punktene er en del av innledningssetningen, skal de ha liten forbokstav og ikke punktum til slutt. Hvis punktene er fullstendige setninger, skal de ha både stor forbokstav og punktum (eller spørsmålstegn). Det skal bare være kolon etter innledningsordene dersom det ville vært kolon der i vanlig, løpende tekst. Utdanningsdirektoratets språkprofil 17

9. Skriv forståelige og ryddige setninger Gode setninger er lette å lese og mulige å forstå selv om du ikke kjenner stoffet fra før. Dette kan du gjøre for å skrive forståelige setninger: Gi leseren pusterom. Bind teksten godt sammen. Plasser lovhenvisningene bakerst i setningen eller i et eget avsnitt. Gi leseren pusterom En tekst som er for kompakt, tar ikke nok hensyn til leseren. Sett ned tempoet når du skriver, slik at leseren får mulighet til å ta inn innholdet. Setningene må ikke bli for lange. Server ett moment om gangen, og sett gjerne punktum før det neste. Gjør det lett for leseren å se situasjonen eller argumentasjonen for seg, og vurder om det er behov for å konkretisere eller gi eksempler før du går videre til neste moment. Bruk gjerne litt flere ord hvis det hjelper leseren, ikke skriv kort for enhver pris. En liten leddsetning som løser opp et tungt uttrykk, kan gjøre setningen mer tilgjengelig: ansvar for oppfyllelse av bestemmelsene > ansvar for at bestemmelsene blir oppfylt (leddsetningen er understreket). Vær samtidig på vakt mot ord som ikke er nødvendige for leseren kan det sies enklere? I dette eksemplet ser du hva flere av rådene ovenfor betyr i praksis. Hver setning har et nummer, og i boksen under ser du forklaringer til hvert nummer. Eksempel på avsnitt med flere vanskelige setninger (1) Skoleeier må selv eventuelt operasjona lisere de enkelte punktene i sjekklistene og gjøre en vurdering i forhold til behovet for detaljeringsgrad på de ulike områdene. (2) Videre må det gjøres et arbeid i forhold til hvilke funksjoner og nivåer hos skoleeier som skal ha myndighet og oppfølgingsansvar på de ulike områdene. (3) Det kan for eksempel legges inn ekstra kolonner i skoleeiers operasjonaliserte sjekk lister hvor det fremgår hvem som har ansvar for oppfyllelse av de enkelte bestemmelsene, videre kan det være aktuelt å synliggjøre i sjekklistene hvilke områder som den enkelte skoleeier og/eller skole har definert med spesiell risiko for ikke å nå målsettingen. (fra Veileder om kravet til skoleeiers «forsvarlige system») 18 Utdanningsdirektoratets språkprofil Kommentar til hver setning (1) Vær mer konkret henvend dere direkte til leseren (bruk «dere») og legg mer innhold i «operasjonalisere». Skill innholdsmomentene fra hverandre med punktum. Uttrykket «gjøre en vurdering i forhold til behovet for detaljeringsgrad» er unødvendig vanskelig bruk enkle verb («vurder») i stedet. (2) Dette er unødvendig vanskelig, gå heller rett på sak og introduser temaet, nemlig at ansvar og myndighet må plasseres. (3) Setningen er for lang og har flere momenter del opp. Mange unødvendige ord kan fjernes, løft heller fram det sentrale innholdet ved å bruke enkle verb («legg gjerne inn»). Bruk litt flere ord på å konkretisere «ansvar for oppfyllelse», skriv heller «ansvar for at hver enkelt bestemmelse blir oppfylt». Løft fram det sentrale momentet om risiko ved å innlede en ny setning om det.

Forslag til omskriving Dere som skoleeiere må selv velge om dere vil sette i verk de enkelte punktene i sjekklistene ved å klargjøre hva de innebærer av konkret arbeid. Vurder også behovet for å gå mer i detalj om hvert enkelt område. Det er viktig å plassere myndighet og oppfølgingsansvar, og dere må ta stilling til hvilke funksjoner og nivåer som skal ha ansvar for hva. Legg gjerne inn en egen ansvarskolonne i sjekklistene. I kolonnen skal det framgå hvem som har ansvar for at hver enkelt bestemmelse blir oppfylt. Dersom dere mener det er spesielt stor risiko for å ikke nå målene på enkelte områder, bør det også gå tydelig fram av listene. Bind teksten godt sammen Sørg for tydelige sammenhenger i teksten. Når du har introdusert et sentralt begrep, kan du gjerne gjenta det tidlig i neste setning for å lede leseren videre. Du kan også variere med å bruke denne, dette eller disse for å vise til noe du har omtalt tidligere i teksten. Bindeord som derfor, altså, likevel og lignende gjør sammenhengene i teksten tydelige. De bekrefter at leseren er på riktig spor, og gjør det lettere å forstå. Bindeord kan dermed klargjøre sammenhenger, motsetninger, avhengighetsforhold osv. Eksempel på tekst som er godt bundet sammen Forskning viser at lærer-elev-relasjonen har betydning for elevenes læringsresultat og atferd. En positiv relasjon bygger på lærerens vilje til å bry seg om alle elevene, vise interesse for den enkelte og hans eller hennes situasjon, være støttende og ha forventninger om utvikling. Dette er viktig for alle elever, og særlig viktig for elever som av ulike grunner strever på skolen. Uteskole har dessuten en indirekte effekt ved at barna er mer aktive i skolens friminutter. De sosialiseres inn i en utekultur og vil derfor trives med å være mer ute og i bevegelse enn andre barn. Utdanningsdirektoratets språkprofil 19

Plasser lovhenvisningene bakerst i setningen eller i et eget avsnitt Vær nøye med å henvise til lovverket når det er nødvendig, men henvisningen må ikke skygge for innholdet i det du vil si. Sett budskapet først og lovhenvisningen etterpå. Eksempel på setning der lovhenvisningen skygger for budskapet Forslag til omskriving I henhold til forskrift til opplæringsloven 3-28 (grunnskolen og videregående opplæring) og 4-22 (grunnskoleopplæring for voksne) er det skoleeier som har ansvaret for den praktiske gjennomføringen av eksamen. Det er skoleeier som har ansvaret for den prak tiske gjennomføringen av eksamen, jf. forskrift til opplæringsloven 3-28 (grunnskolen og videregå ende opplæring) og 4-22 (grunnskoleopplæring for voksne). Du kan også samle lovhenvisninger i et eget avsnitt som for eksempel heter Aktuelt regelverk. 10. Bruk ord leseren kan forstå Velg ord som viser at du skriver for leseren. Her er noen viktige huskeregler: Bytt ut unødvendige og tunge substantiver med klare og konkrete verb og adjektiver. Bruk hverdagslige ord og enkle leddsetninger i stedet for kompakte og abstrakte uttrykk. Spar interne forkortelser til internt bruk, ikke gjør teksten kryptisk for leseren. Uttrykk deg så presist som mulig, unngå interne klisjeer. Tenk nøye gjennom navn på satsinger, strategier, programmer osv. Gir de mening for leseren? Bytt ut unødvendige og tunge substantiver Ikke bruk tunge substantiver når du like gjerne kan bruke verb og adjektiver. Dette handler både om at teksten skal bli lettere, og at vi skal være mer jordnære og dermed mer troverdige. 20 Utdanningsdirektoratets språkprofil

Eksempler på unødvendige substantivuttrykk Forslag til omskriving med verb og adjektiver Reglene gjelder fra forskriftens ikrafttredelse. Reglene gjelder fra forskriften trer i kraft. Registrering av klage og resultatet av klagebe handlingen skal registreres i PAS. Skolen registrerer klagen og resultatet av klagebe handlingen i PAS. Vi gjør oppmerksom på at søknad om flytting av en skole fra én kommune til en annen regnes som ny etablering av skole. Vi gjør oppmerksom på at dersom dere søker om å flytte skolen fra én kommune til en annen, regnes dette som at dere søker om å etablere en ny skole. Utnyttelse av ny teknologi er avgjørende om effek tivitet, kvalitet og utvikling skal ivaretas Vi må utnytte ny teknologi hvis vi ønsker å være effektive, skape kvalitet og utvikle oss. Bytt ut kompakte og abstrakte uttrykksmåter Vi må gi leseren luft i teksten (se også retningslinje 9). Ikke pakk sammen teksten med tunge ord som gjør det vanskelig å trenge gjennom til innholdet. Ofte betyr det at vi må skrive om med litt flere ord, gjerne en liten leddsetning, men det gjør innholdet lettere å forstå. Eksempler på kompakte og abstrakte uttrykk Forslag til omskriving med leddsetninger og hverdagslige ord Vedlagte vurderingsskjema samsvarer med ma trisen med kjennetegn på måloppnåelse, og kan brukes som notatark i vurderingsarbeidet. Vurderingsskjemaet som er lagt ved, bruker de samme kjennetegnene på måloppnåelse som matrisen gjør. Du kan derfor bruke skjemaet som notatark i vurderingsarbeidet. Det er i hovedsak to forhold som er bakgrunnen for innføring av de skjerpede kravene til tilsetting for undervisning for førskolelærere i grunnskolen. Det er i hovedsak to forhold som er bakgrunnen for at Kunnskapsdepartementet har skjerpet kra vene for å tilsette førskolelærere i grunnskolen. Ikke bruk interne forkortelser i eksterne tekster Noen interne forkortelser er problematiske, også om vi introduserer det fullstendige navnet første gang vi bruker forkortelsene. Vi skal derfor ikke bruke disse i eksterne tekster. Eksempler på interne forkortelser vi ikke skal bruke eksternt uten å forklare først KIO KIB PGS-D PGS-F Utdanningsdirektoratets språkprofil 21

Unngå interne klisjeer Noen ord blir brukt så mye at de nærmer seg klisjestatus i Utdanningsdirektoratet. Selv om de er korrekte og presise i utgangspunktet, kan de likevel bli uklare fordi de er utvannet. Husk å variere, konkretiser hva som ligger i begrepene slik at de fortsetter å gi mening for den som leser. Eksempler på interne klisjeer Forslag til mer konkret omskriving Erfaringer fra implementering av statlige satsinger (overskrift på udir.no) Hvordan har skolene klart å gjennomføre statlige satsinger? Evaluering av implementering av nye læreplaner i grunnleggende norsk og morsmål for språklige minoriteter. Innføring av nye læreplaner i grunnleggende norsk og morsmål for språklige minoriteter hvordan har det gått? Eksempler på vage og upresise klisjeer Forslag til mer konkret omskriving Veilederkorpset kommer med et tilbud til skoleei ere og skoler som ønsker å sette fokus på kvali tetsutvikling. Veilederkorpset kommer med et tilbud til skoleei ere og skoler som ønsker å prioritere kvalitetsut vikling. I forhold til oppstartsdato står skoleeier fritt. Skoleeier kan selv velge oppstartsdato. Tenk nøye gjennom navn på satsinger, strategier, programmer osv. Det er ikke alltid vi i Utdanningsdirektoratet som bestemmer disse navnene, men vi skal likevel være bevisste på hvordan vi omtaler større satsinger, strategier, programmer osv. Husk å være konkret overfor eksterne lesere slik at de tydelig kan se for seg hva satsingen innebærer. Navnet i seg selv kommuniserer ikke alltid godt nok. Når vi har mulighet til å bestemme navnet selv, skal vi legge vekt på å være konkrete og klare framfor fantasifulle. Det er flott med et kreativt navn, men det må også gi mening umiddelbart. 22 Utdanningsdirektoratets språkprofil

Målform og målbruk i Utdanningsdirektoratet Alle retningslinjene i denne språkprofilen gjelder for både nynorsk og bokmål. I tillegg skal du følge målloven når du skriver, siden begge målformene skal være representert med minst 25 prosent i det skriftlige materialet fra Utdanningsdirektoratet. Bruk samme målform som mottakeren Som statsansatt må du bruke samme målform som mottakeren. Får du en e-post på nynorsk, skal du svare på nynorsk. Det samme gjelder når du svarer bokmålsbrukere. Når du skal skrive tekster som ikke er et svar på en forespørsel, må du vurdere hvilken målform du skal bruke. Det gjelder også når du leverer stoff til Udir.no. Bruk samme målform som kommunen du skriver til Kommuner som har vedtatt hvilken målform de skal bruke, skal ha informasjon på den valgte målformen. Noen kommuner er språklig nøytrale, og da kan du selv velge målform. Informasjon til elever og skoler skal finnes på begge målformer Informasjon til elever og skoler skal som hovedregel finnes på begge målformer. Det gjelder også tekster som vitnemål, eksamensoppgaver, kartleggingsprøver og nasjonale prøver. I tillegg skal alle skjema være tilgjengelige på både bokmål og nynorsk. Kortformer av navn på lover og forskrifter Kortformer av lov- og forskriftsnavn har to målformer, og du kan selv velge hvilken form du vil bruke, for eksempel opplæringslova eller opplæringsloven. Du bør likevel bruke samme målform på kortformen som i teksten for øvrig. Bruker du det fullstendige navnet på loven, derimot, skal det alltid skrives i samme målform som den aktuelle loven. Utdanningsdirektoratets språkprofil 23

Rettskriving og tegnsetting En tekst med mange skrivefeil gir et slurvete inntrykk og kan i verste fall skygge for innholdet i teksten. Vær derfor nøye med den siste finpussen den er viktig for at både du og teksten skal gi et troverdig inntrykk. Bruk oppslagsverk Både Bokmålsordboka og Nynorskordboka er gratis og ligger ute på nettet: www.bokmalsordboka.uio.no www.nynorskordboka.uio.no Utdanningsdirektoratet abonnerer på fullversjonen av Ordnett, med tilgang til blant annet norsk ordbok, synonymordbok, fremmedordbok, engelsk norsk ordbok med mer: www.ordnett.no Nettsiden Korrekturavdelingen har gode tips om rettskriving og tegnsetting: www.korrekturavdelingen.no Her er noen nyttige bøker: Rommetveit, Magne. 2007. Med andre ord. Synonymordbok med omsetjingar til nynorsk. Samlaget Tanums store rettskrivningsordbok. 2005. Kunnskapsforlaget Vinje, Finn-Erik. 2009. Skriveregler. Aschehoug Vinje, Finn-Erik. 1998. Bedre norsk. Språkråd fra a til å. Fagbokforlaget Står du fast? Spør Språkrådet Nettsidene til Språkrådet, www.sprakradet.no, har mange gode språktips. Finner du ikke svar der eller i noen av oppslagsverkene ovenfor, kan du stille språkspørsmål direkte til Språkrådet, enten på e-post sporsmal@sprakradet.no eller på telefon 22 54 19 50. Be en kollega om å lese gjennom teksten Be en kollega om å lese gjennom teksten din før du sender den av gårde eller publiserer den. Be ham eller henne sjekke at teksten er i tråd med retningslinjene i språkprofilen, og at innholdet er klart og forståelig. 24 Utdanningsdirektoratets språkprofil

Skriveregler vi ofte lurer på i Utdanningsdirektoratet Den norske rettskrivingen har stor valgfrihet, og det innebærer at Utdanningsdirektoratet må ta en del valg innenfor rettskrivingen. Her har vi samlet noen av de mest sentrale valgene og noen utvalgte skriveregler. Skrivemåte av fag og emner Alle fag skal ha liten forbokstav: naturfag, fiske og fangst, kroppsøving, norsk, mat og helse, biologi 1 Skrivemåte av avdelingsnavn Skriv navn på avdelinger og seksjoner med stor forbokstav i første ledd for tydelighetens skyld: Kommunikasjonsstaben Stab for barnehage Avdeling for læreplan 1 Tilsynsavdelingen Andre skrivemåter av navn og betegnelser etter de norske skrivereglene Lover og forskrifter Alle lover og forskrifter, som for eksempel privatskoleloven og forvaltningsloven, skal ha liten forbokstav, bare Grunnloven har stor. Fylkesmannen eller fylkesmannen? Når vi omtaler institusjonen, skal Fylkesmannen ha stor forbokstav. Er det derimot snakk om personen som innehar denne stillingen, skal fylkesmannen ha liten forbokstav. Alle stillingstitler skal ha liten forbokstav, også i signaturer. Institusjoner med navn med flere ledd Institusjoner og andre organisasjoner som har navn som består av flere ledd, skal ha stor forbokstav i det første leddet i navnet, resten skal som regel bare ha små bokstaver, som Statistisk sentralbyrå og Foreldreutvalget for grunnopplæringen. Utvalgte forkortelser Slik skriver du forkortelser vi i Utdanningsdirektoratet bruker ofte: Læreplanverket for den tiårige grunnskolen L97 Reform 94 R94 Kunnskapsløftet KL06 Videregående trinn 1 Vg1 Videregående trinn 2 Vg2 Videregående trinn 3 Vg3 Utdanningsdirektoratet Udir Kunnskapsdepartementet KD Utdanningsdirektoratets språkprofil 25

Datoformat I Utdanningsdirektoratet skriver vi datoer slik: 04.09.2013 4. september 2013 Ikke bruk skrivemåten 04.09.13. Denne varianten kan lett skape misforståelser fordi datoer i mange land skrives i rekkefølgen år måned dag. E-postsignatur E-poster fra Utdanningsdirektoratet skal alltid ha signatur, og den skal se slik ut: Fornavn Etternavn stillingstittel Avdeling Utdanningsdirektoratet Telefon: 23 30 1X XX (mobil: XXX XX XXX) www.utdanningsdirektoratet.no Du kan velge om du vil ha med mobilnummer i signaturen eller ikke. Rettskriving og konsekvensretting innenfor ett og samme dokument Ovenfor er det bare redegjort for de mest sentrale valgene. Det finnes imidlertid mange valg innenfor rettskrivingen som Utdanningsdirektoratet ikke har tatt stilling til. Det innebærer at du som skribent har frihet til å velge de formene som passer deg best, så lenge du holder deg innenfor rettskrivingsnormen og er konsekvent innenfor ett og samme dokument. For eksempel vil det si at du innenfor bokmål må velge mellom fram og frem og mellom a-endinger og et-endinger i preteritums- og perfektumsformer av svake verb (jobba eller jobbet). Da blir teksten mer enhetlig og ryddig. Når et dokument har flere forfattere Når en tekst har flere forfattere, skal ordvalg og andre valgfrie former alltid samkjøres i en egen konsekvensordliste. Det er som regel redaktøren eller den nærmeste lederen som avgjør hvilke former som skal brukes. Flere dokumenter fra Utdanningsdirektoratet har slike konsekvensordlister allerede, som for eksempel årsrapporten og Utdanningsspeilet. Ta kontakt med kommunikasjonsavdelingen eller redaktøren for Utdanningsspeilet dersom du ønsker å se eksempler på slike ordlister. 26 Utdanningsdirektoratets språkprofil

Stikkordregister A aktive formuleringer, 8 avdelingsnavn, 26 avsender, 7 B bokmål, 24, 27 budskap, 5, 8, 9, 10, 12, 20 D datoformat, 27 direkte henvendelse, 5, 6 E emnefelt (i e-post), 13 e-post, 13, 24, 27 e-postsignatur, 7, 27 F forkortelser, 7, 21, 22, 26 H hovedleser, 5 I innledning, 9, 12 K klisjeer, 21, 22 L lenketekst, 13, 15 lovhenvisninger, 18, 20 M medleser, 5 mellomtitler, 13, 15, 17 mottaker, 5, 24 målform, 24 målgruppe, 5, 6 N nynorsk, 24 O omvendt pyramide, 9, 10 overskrifter, 9, 12, 13, 15 P passive formuleringer, 7, 8 punktlister, 16, 17 R rettskriving, 15, 25, 26, 27 S sammendrag, 8, 11 skriveregler, 26 substantivuttrykk, 21 U ubestemt pronomen, 6

Telefon 23 30 12 00 www.utdanningsdirektoratet.no Utgitt desember 2013 Magnolia design as