IBM SmartCloud inotes. IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

Transkript

1 IBM SmartCloud inotes IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

2

3 IBM SmartCloud inotes IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

4 Merknad Før du bruker denne informasjonen og produktet den støtter, må du lese informasjonen i Merknader på side 53. Merknad Denne utgave gjelder IBM SmartCloud inotes og alle påfølgende utgaver og endringer, inntil annet oppgis i nye utgaver. Copyright IBM Corporation 2010, 2012.

5 Kapittel 1. inotes Les om kontoinnstillinger og om hvordan du administrerer e-post og arbeider med kalenderen din. Første gang du bruker inotes? Se en video (åpner nytt vindu) for å lære hvordan du importerer kontaktinformasjon til inotes. Se en video (åpner nytt vindu) for å lære hvordan du importerer kalenderhendelser til inotes. Nyeste oppdateringer Finn ut hvilke funksjoner som er lagt til (åpner et nytt vindu) siden siste oppdatering. Bruk inotes Klikk på emnene i innholdsfortegnelsen for å få hjelp til oppgaver. IBM Corporation 2007, 2012 IBM 2010,

6 2 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

7 Kapittel 2. Kontoinnstillinger Kontoen din blir satt opp en kontoadministrator med e-postadressen og brukerrollen din, som du ikke kan endre. Du kan redigere navnet ditt, passordet og språket. Personlige innstillinger Kontoinnstillingene dine er beskrevet på følgende liste: Navn Brukernavnet som blir vist i IBM SmartCloud inotes. E-postadresse E-postadressen som er knyttet til kontoen din. Du kan ikke endre denne innstillingen. Rolle Tilgangsnivået for kontoen din. Du kan ikke endre denne innstillingen. Personvern og sikkerhet Passord Passordet for SmartCloud inotes-kontoen din. Lokalisering Språkvalget for kontoen din. Språket du velger for Lokalisering, bestemmer om klokken blir vist i 12- eller 24-timersformat i kalenderen din. Hvis du for eksempel velger Engelsk, blir klokken vist i 12-timersformat. Hvis du velger Norsk, blir klokken vist i 24-timersformat. Endre kontoinnstillingene Slik endrer du innstillingene for Navn, Passord eller Lokalisering: 1. Fra navigeringslinjen for stedet velger du først navnet ditt og deretter Mine kontoinnstillinger. 2. Velg Endre for innstillingen du vil endre. 3. Skriv inn eller velg den riktige verdien og velg Lagre endringer. Velg Kontakt kontoadministrator hvis du vil ha hjelp med kontoen din. Pass på at du beskytter passordet og sikkerhetsspørsmålet og -svaret ditt. 1. Logg deg av når du er ferdig med å lese e-posten din. 2. Når du har logget deg av, bør du lukke nettleservinduet. Ved å lukke nettleservinduet, eller tømme nettleserens hurtigbuffer manuelt, sikrer du at all sesjonsspesifikk informasjon blir fjernet fra nettleserens hurtigbuffer. 3. Ikke skriv ned eller gi noen andre passordet ditt. Copyright IBM Corp. 2010,

8 Konfigurere din mobile enhet Bruk IBM SmartCloud inotes-profilen til å konfigurere IMAP, CardDAV og CalDAV i en enkelt operasjon på ios-enheten din. Hvis du ikke vil konfigurere alle tre funksjonene på ios-enheten din, kan du konfigurere e-post, kontakter eller kalender enkeltvis. Slå opp i hjelpeinformasjonen i temaene Konfigurere IMAP- og POP-tilgang, Konfigurere en CardDAV-konto og Konfigurere en CalDAV-konto. Før du begynner ios-enheter er offisielt testet og er i øyeblikket de eneste enhetene som støttes for IBM SmartCloud inotes-profilen. 1. Gå til (åpner nytt vindu). Hvis du ikke har logget deg på før, må du angi SmartCloud for Social Business-IDen og passordet ditt. Denne IDen og passordet er kanskje forskjellig fra det du bruker for SmartCloud inotes. 2. Trykk på Logg på på ios-enheten din. Siden IBM SmartCloud - Konfigurering av inotes Apple ios-enhet - Konfigurer e-post, kontakter og kalender på din Apple ios-enhet blir vist. På denne siden kan du installere en profil på ios-enheten din som gir deg tilgang til følgende: v E-posten din via IMAP v Kontaktene dine via CardDAV v Kalenderen din via CalDAV 3. Velg Start. Siden profilen ikke er signert, blir du bedt om å bekrefte installeringen ved å velge Installer > Installer nå. Hvis du har et passord for ios-enheten din, skriver du inn det passordet for å fortsette. 4. Skriv inn SmartCloud inotes-passordet ditt tre ganger for å validere tilgangen din til IMAP-, CardDAV og CalDAV-kontoene i SmartCloud inotes-systemet. Velg Neste for å fortsette. 5. Når installeringen er fullført, velger du Ferdig. Konfigureringssiden for enheten blir vist igjen. Gå ut til ios-hovedmenyen for å begynne å bruke SmartCloud inotes-funksjonene for e-post, kontakter og kalender på ios-enheten din. Neste oppgave Navnet på profilen er IBM SmartCloud inotes Profile. Du finner den på ios-enheten din ved å trykke på Innstillinger > Generelt > Profil. Velg Flere detaljer for å få se navnet på kontoene dine på ios-enheten din. 4 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

9 Kapittel 3. Komme i gang med kontakter Du kan legge til personlige kontakter på kontaktlisten din. Det kreves kontoadministratorrettigheter for å legge til firmakontakter. Du kan lagre opptil 2000 personlige kontakter. Du kan gjøre følgende på kontaktlisten: v Søke etter kontakter ved hjelp av navn ved å skrive inn søketekst i feltet Søk etter kontakt. v Vise alle kontakter ved å velge Alle kontakter. v Legge til, slette eller redigere personlige kontakter. v Sende e-post til en eller flere kontakter ved å velge avmerkingsboksene for de aktuelle mottakerne og velge Send melding. Firmakontakter Definere kontaktinnstillinger Firmakatalogen er firmaets adressebok som inneholder all kontaktinformasjon om de ansatte. Firmakatalogen blir gjort tilgjengelig og vedlikeholdes av kontoadministratoren. Når du velger firmakatalogen, ser du alle de ansatte hvis funksjonene for firmakatalog er tilgjengelige. Hvis du vil sende en melding til en eller flere personer i firmakatalogen, velger du avmerkingsboksen for hver enkelt og velger Send melding. Antall firmakontakter du kan lagre, varierer. Hvis du vil ha mer informasjon om hvor mange firmakontakter du kan lagre, kontakter du kontoadministratoren. Ved å definere kontaktinnstillingene kan du organisere kontaktinformasjonen din. 1. Naviger til Innstillinger. 2. Velg Vis under Kontakter. 3. I feltet Kontakter per side kan du velge hvor mange kontakter du vil se per side. 4. I feltet Visningsrekkefølge for navn kan du angi hvordan du vil at navneopplysninger for kontaktene skal vises. 5. Velg Lagre. Opprette og redigere kontaktinformasjon Du kan legge til, redigere og slette personlig kontaktinformasjon. Du kan ha opptil 2000 personlige kontakter. Det kreves administratorrettigheter for å legge til firmakontakter. Før du begynner Når du legger til informasjon, må du navigere til kategorien Kontakter og velge Mine kontakter. På enkelte enheter er det slik at hvis du prøver å legge til kontaktinformasjon fra en annen applikasjon, blir den nye kontaktinformasjonen Copyright IBM Corp. 2010,

10 som standard lagt i din firmakatalog. Det er bare administratoren som kan legge inn informasjon i firmakatalogen, så derfor vil ikke den nye kontaktinformasjonen bli lagret i slike tilfeller. 1. Slik legger du til en kontakt: a. Naviger til Kontakter. b. Velg Ny kontakt. c. Skriv inn opptil 255 tegn i følgende felt: Fornavn, Etternavn, Stilling, Avdeling, Firma, Gate, Poststed, Delstat/region, Postnummer og Land. På enkelte enheter er det mulig å legge inn mer enn 255 tegn i disse feltene. Hvis du skriver inn mer enn 255 tegn i noen av disse feltene, blir det ikke vist noen feilmelding, men kontaktinformasjonen blir ikke lagret. d. Skriv inn verdiene i feltene E-post og Telefon. Det kreves verdier i feltene Navn og E-post for at brukerinformasjonen skal være tilgjengelig når du bruker søk under skriving. e. Valgfritt: Når du legger inn informasjon for feltet Merknader, kan du bruke opptil tegn. f. Velg Lagre for å lagre den nye kontakten. Du får spørsmål om du vil sende en melding eller redigere eller slette kontaktinformasjonen du nettopp har lagt til. 2. Valgfritt: Slik redigerer du kontaktinformasjon: a. Naviger til Kontakter. b. Velg navnet eller e-postadressen for kontakten du vil redigere. c. Velg Rediger og gjør de endringene du vil. d. Velg Lagre. 3. Valgfritt: Slik sletter du kontaktinformasjon: a. Naviger til Kontakter. b. Velg avmerkingsboksen for kontaktene du vil slette. c. Velg Slett. d. Velg OK. Kontaktene blir slettet fra kontaktlisten din for godt. Importere personlige kontakter Du kan importere personlige kontakter fra en eksisterende fil med kommadelte verdier (csv), vcard-fil (VCF) eller enhver fil uten filtype, for eksempel testfil. Importprosessen godtar filer som er 10 MB eller mindre. Du kan ikke oppdatere kontakter som er oppført i bedriftskatalogen. Før du begynner Før du importerer kontakter fra andre e-postprogrammer, for eksempel Outlook Express, bruker du det e-postprogrammet til å eksportere kontaktinformasjonen din til enten en fil med kommadelteverdier (.csv) eller en vcard-fil (.vcf). Før du importerer kontakter, må du kontrollere at tegnsettet er UTF-8 eller ANSI. Om denne oppgaven Du kan ha opptil 2000 kontakter. Hvis.csv- eller.vcf-filen du importerer, inneholder mer enn 2000 kontakter, eller hvis antall eksisterende IBM SmartCloud 6 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

11 inotes-kontakter pluss antall kontakter i.csv- eller.vcf-filen overskrider 2000, blir de overskytende kontaktene i importfilen oversett. Pass på at du vet katalogbanen til alle filene som inneholder informasjon du vil importere. Du må angi denne informasjonen før du importerer. Hvis du har flere.vcf-filer, kan du slå dem sammen i en.vcf-fil for import. Data med feil format i.csv- eller.vcf-filen blir oversett. Kontaktene du importerer, blir lagt til i Mine kontakter. Du kan også vise disse kontaktene fra Alle kontakter. 1. Naviger til Kontakter > Mine kontakter. 2. Velg Importer kontakter. 3. Velg Bla gjennom for å navigere til.csv- eller.vcf-filen der kontaktene dine er lagret. 4. Når du har valgt filen, velger du Importer. Resultater En statusmelding viser at kontaktene blir importert. Importprosessen kan ta flere minutter. Du kan bruke andresmartcloud inotes-funksjoner mens importeringen pågår. Beslektede oppgaver: Slå sammen flere vcard-filer (VCF) på side 8 Hvis du har flere vcard-filer du ønsker å bruke til å importere kontaktinformasjon, kan du slå dem sammen til en enkelt.vcf-fil. Konfigurere en CardDAV-konto Hvis du konfigurerer en CardDAV-serverkonto, kan du også få tilgang til og dele kontaktinformasjon med andre applikasjoner. Du kan deretter synkronisere kontaktinformasjonen din med andre brukere og mellom flere enheter. Før du begynner Kontroller at du har e-postadressen din for IBM SmartCloud inotes, det vil si e-postadressen som er tildelt til kontoen din. ios-enheter er offisielt testet og er i øyeblikket de eneste CardDAV-enhetene som støttes for SmartCloud inotes. Andre enheter og annen PC-baserte CardDAV-programvareklienter virker kanskje, men har ikke blitt testet og støttes foreløpig ikke. Hvis du har flere e-postadressersmartcloud for Social Business, skyldes det en av følgende situasjoner: v Hvis du velger koblingen Bruk organisasjonens pålogging på påloggingssidensmartcloud for Social Business til å logge deg på, er e-postadressen du skriver på denne siden, kanskje en annen enn e-postadressen din for SmartCloud inotes. Kapittel 3. Komme i gang med kontakter 7

12 v Hvis firmaet ditt har flere SmartCloud for Social Businessabonnementer, har du kanskje en e-postadresse for hvert abonnement. Det kan for eksempel hende at firmaet ditt bruker både SmartCloud Engage og SmartCloud inotes. E-postadressen din for SmartCloud inotes er inkludert i oppstartveiledningen som ble sendt til deg da du logget deg på for første gang. Du kan også kontrollere e-postadressen din for SmartCloud inotes ved å velge Innstillinger > Grunnleggende og velge Kontonavn under Innstillinger for postserver. Kontroller at du kjører ios4 eller senere. Hvis du kjører tidligere versjon enn ios4, må du oppgradere til ios4 eller senere. Hvis du vil konfigurere en CardDAV-konto manuelt, følger du instruksjonene nedenfor. Hvis du har en ios-enhet og vil konfigurere en CardDAV-konto automatisk ved hjelp av SmartCloud inotes-profilen, bruker du instruksjonene i hjelpeemnet Konfigurere din mobile enhet på side Velg Innstillinger > Post, Kontakter, Kalendere > Legg til konto... > Annen > Legg til CardDAV-konto på ios-enheten din. 2. Angi følgende informasjon: a. Server carddav-usw.mail.lotuslive.com b. Brukernavn E-postadressen din for SmartCloud inotes. For eksempel [email protected] c. Passord Passordet ditt d. Beskrivelse En beskrivelse av kontoen din 3. Velg Neste. Når tilkoblingen til serveren er opprettet, blir den nye kategorien Avanserte innstillinger vist. 4. I kategorien Avanserte innstillinger skriver du inn følgende informasjon: a. Bruk SSL Velg PÅ. b. Port: Velg Ferdig. Det blir ikke vist noen melding hvis tilkoblingen er vellykket. Neste oppgave Passordet dittsmartcloud for Social Business utløper i henhold til innstillingene som er definert av kontoadministratoren. Hvis du har problemer med å logge deg på på SmartCloud inotes, kan du prøve å logge deg på fra weben for å se om passordet har utløpt. Slå sammen flere vcard-filer (VCF) Hvis du har flere vcard-filer du ønsker å bruke til å importere kontaktinformasjon, kan du slå dem sammen til en enkelt.vcf-fil. 1. Kopier alle.vcf-filene du vil slå sammen, til samme katalog. 2. Naviger til katalogen der du har lagret.vcf-filene. 3. Kjør følgende kommando: COPY *.vcf onefile.vcf. Importer den sammenslåtte kontaktinformasjonen i onefile.vcf. 8 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

13 Beslektede oppgaver: Importere personlige kontakter på side 6 Du kan importere personlige kontakter fra en eksisterende fil med kommadelte verdier (csv), vcard-fil (VCF) eller enhver fil uten filtype, for eksempel testfil. Importprosessen godtar filer som er 10 MB eller mindre. Du kan ikke oppdatere kontakter som er oppført i bedriftskatalogen. Arbeide med personlige grupper Bruk private grupper til å opprette distribusjonslister for kalenderinvitasjoner og e-postmeldinger. Det maksimale antall personlige grupper for kontoen din er 200. Det maksimale antall medlemmer i en personlig gruppe er 50. Om denne oppgaven Gruppenavnet kan være på opptil 255 enkeltbytetegn. For flerbytetegnsett er maksimumslengden på gruppenavnet mindre enn 255 tegn. Når du legger til et gruppemedlem som ikke allerede finnes på din personlige kontaktliste, blir medlemmet lagret som en ny personlig kontakt. Hvis du allerede har det maksimalt tillatte antall kontakter og du prøver å legge til en ny e-postadresse, blir det vist en feilmelding. Det blir ikke opprettet noen ny gruppe. Duplikate e-postadresser blir ignorert. Hvis du angir en e-postadresse som allerede finnes på gruppemedlemslisten, blir den ignorert. Du kan angi flere e-postadresser i feltet Legg til medlem her ved å bruke komma til å skille de enkelte e-postadressene. Hvis du for eksempel skriver [email protected], [email protected], [email protected], blir det lagt til tre e-postadresser på gruppemedlemslisten. For e-postadresser kan du skrive de første tegnene og velge blant oppføringer som automatisk blir vist på en forslagsliste. 1. Naviger til Kontakter. 2. Velg Grupper > Ny gruppe. 3. Skriv inn et gruppenavn. 4. Hvis du vil legge til et gruppemedlem, skriver du inn en e-postadresse i feltet Legg til medlem her og velger Legg til medlem. 5. Valgfritt: Hvis du vil fjerne et gruppemedlem, klikker du på X-ikonet på samme rad som gruppemedlemmet. 6. Klikk på Lagre for å lagre endringene for en gruppe. Hvis du prøver å navigere til en annen side uten å lagre endringene, blir du bedt om å lagre endringene. Neste oppgave Slik redigerer eller sletter du en personlig gruppe: 1. Naviger til Kontakter. 2. Velg Grupper. 3. Velg gruppenavnet. 4. Velg Rediger. Siden med gruppedetaljer blir vist. Du kan redigere eller slette gruppen: Kapittel 3. Komme i gang med kontakter 9

14 v Søke etter kontakter v Hvis du vil redigere detaljene for den personlige gruppen, gjør du endringene og velger Lagre. Hvis du vil slette den personlige gruppen, velger du først Slett gruppe og deretter OK for å bekrefte slettingen. Du kan søke etter kontaktinformasjon i Mine kontakter, Firmakatalog eller Alle kontakter. Om denne oppgaven v v v v v Foranstilte og etterfølgende mellomrom blir fjernet fra søkekriteriene. Søket blir utført mot feltene Fornavn, Etternavn, E-post og Firmanavn. Det skilles ikke mellom store og små bokstaver. Treff blir vist med en gang de blir funnet, noe som kan skje før du er ferdig med å skrive inn søkekriteriene. Det er ikke mulig å søke med jokertegn. 1. Naviger til Kontakter. 2. Velg settet med kontakter du vil søke i. 3. Skriv inn søkekriteriene i søkefeltet. Søk etter kontakt blir vist i søkefeltet før du skriver inn søkekriteriene. Resultater Søkefunksjonen viser en liste med alle kontakter som samsvarer med søkekriteriene dine. Hvis ingen kontakter samsvarte med kriteriene, ser du meldingen Ingen kontakter samsvarte med søket ditt. Konfigurere en LDAP-tilkobling Hvis du konfigurerer en LDAP-katalogtilkobling (Lightweight Directory Access Protocol), kan du spørre i katalogtjenester og finne kontaktinformasjon for andre brukere på Internett eller i firmaets intranett. Om denne oppgaven Ulike e-postprogrammer og mobile enheter må konfigureres på ulike måter for en LDAP-tilkobling. Hvis du får problemer med, eller trenger informasjon for, et bestemt e-postprogram, kan du kontakte brukerstøtten hos leverandøren av det e-postprogrammet. Når du skal konfigurere en LDAP-katalogtilkobling for en enhet eller et e-postprogram, må du ha informasjonen nedenfor: v Basis-DN: ou=contact v Port (med SSL): 636 v E-postadressen din i IBM SmartCloud inotes. Hvis du har flere e-postadresser forsmartcloud for Social Business, skyldes det en av følgende situasjoner: Hvis du velger koblingen Bruk organisasjonens pålogging på påloggingssidensmartcloud for Social Business til å logge deg på, er 10 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

15 e-postadressen du skriver på denne siden, kanskje en annen enn e-postadressen din for SmartCloud inotes. Hvis firmaet ditt har flere SmartCloud for Social Businessabonnementer, har du kanskje en e-postadresse for hvert abonnement. Det kan for eksempel hende at firmaet ditt bruker både IBM SmartCloud Engage og SmartCloud inotes. v v v v E-postadressen din for SmartCloud inotes er inkludert i oppstartveiledningen som ble sendt til deg da du logget deg på for første gang. Du kan også kontrollere e-postadressen din for SmartCloud inotes ved å velge Innstillinger > Grunnleggende og velge Kontonavn under Innstillinger for postserver. Bindings-DN/kontonavn: uid=e-postadressen din fra trinn 3,ou=contact. For eksempel [email protected],ou=contact Passordet til e-postadressen din. Når kontoadministratoren din definerer et engangspassord for deg, må du endre dette passordet etter at du har logget deg på SmartCloud inotes-kontoen din fra weben. Server: ldap-usw.mail.lotuslive.com Søkefilter: ou=contact 1. Avhengig av postprogrammet ditt kan prosedyren for å konfigurere en LDAP-katalogtilkobling variere. Kontakt kundestøtten hos leverandøren av e-postprogrammet ditt for å få hjelp. 2. Når du søker etter kontaktinformasjon ved hjelp av en LDAP-katalogtilkobling, kan ikke feltene for fornavn og etternavn være tom, fordi det kan føre til feil. Skriv eventuelt inn minst et blanktegn i disse feltene. Kapittel 3. Komme i gang med kontakter 11

16 12 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

17 Kapittel 4. Komme i gang med e-post E-post blir lagret i mapper. Du kan opprette mapper for å organisere e-posten din. Det finnes fem standardmapper du ikke kan slette. Du kan også merke e-posten din og definere innstillinger for visning av e-posten. Du kan ikke endre navnet på standard e-postmappe eller slette en standard e-postmappe, men du kan slette e-post fra disse standardmappene. Dette er standardmappene: Innkurv All innkommende e-post. Utkast All e-post du har lagret, men ikke sendt. Meldingene i mappen Utkast kan du når som helst redigere og sende. Sendt All e-post du har sendt, så lenge innstillingene dine er satt slik at all e-post blir lagret når den blir sendt. Dette er standardinnstillingen. Søppelpost All e-post som er identifisert som søppelpost. Papirkurv All slettet e-post. Du må tømme mappen Papirkurv for å slette innholdet der for godt. I vinduet Administrer mapper kan du endre navnet på en mappe eller slette den. Når du sletter en mappe, blir også alt innholdet i mappen slettet for godt. Indikatoren Kvotebruk viser hvor mye lagringsplass som i øyeblikket er i bruk for e-post og vedlegg på e-postkontoen din. Kvotebruk omfatter e-post i mappene Søppelpost og Papirkurv. Denne verdien kan ikke overskride 25 GB. Hvis du overskrider lagringsplassen, kan du ikke motta e-post. All innkommende e-post blir returnert til avsenderen med en melding som forklarer at postkassen din er full og e-post ikke kan leveres. Tips: E-post du sletter, blir automatisk flyttet til mappen Papirkurv. For å frigjøre plass for meldinger, kan du tømme mappen Papirkurv jevnlig. Merk: v For å beskytte kontoen din mot misbruk, er det bare mulig å motta 5000 nye e-postmeldinger mellom hver gang du logger deg på kontoen. E-postmeldinger over dette antallet vil bli returnert til avsenderen til du logger deg på kontoen igjen. v Hvis du vil ha informasjon om kjente problemer på ulike språk, kan du gå til dokumentet Known Issues i wikien (åpner nytt vindu). v En melding med høy prioritet blir angitt med et utropstegn ved siden av emnet for e-postmeldingen. v Størrelsen på en innkommende e-postmelding kan ikke overskride 40 MB. Du kan gjøre følgende for å administrere e-posten din: v Velg Post på menylinjen for å oppdatere innkurven manuelt. v Vis en liste over e-post du har videresendt eller svart på, ved å klikke på ikonet ved siden av Avsender. Copyright IBM Corp. 2010,

18 Definere e-postinnstillinger v. Sorter e-posten etter navn på avsender, emne eller dato. Som standard er e-posten sortert etter dato. Ved å definere e-postinnstillinger kan du organisere, filtrere og videresende e-posten din. Om denne oppgaven Du kan bare angi en enkelt e-postkonto for videresending av e-post. Det blir sendt en e-post med bekreftelse til e-postadressen din for IBM SmartCloud inotes og e-postadressen som er angitt i seksjonen for videresending. Du starter prosessen for videresending av e-post ved å følge instruksjonene i e-postmeldingen med bekreftelsen. Hvis du vil deaktivere videresending av post, velger du Ingen videresending i vinduet Videresending. Alle trinnene nedenfor er valgfrie. Du kan endre disse innstillingene etter behov. 1. Naviger til Innstillinger. 2. Velg Grunnleggende. a. Velg Visning av post for å angi hvor mange e-postmeldinger som skal bli vist på hver side, og for å angi sorteringsalternativene for e-post: Nyest først eller Nyest sist. b. Velg Lese for å angi hva som skjer når du flytter eller sletter en e-post: Gå til neste melding eller Gå tilbake til opprinnelig mappe. Bildeblokkering blokkerer alle bilde i din innkommende e-post. c. Velg Sende for å lagre en kopi av alle sendte e-postmeldinger. Hvis du ikke vil lagre alle sendte e-postmeldinger, men ønsker å beholde en kopi av noen meldinger, bruker du feltet Bkopi til å sende en kopi til deg selv. Du kan også angi om du vil inkludere historikken for e-postmeldingen når du svarer på en e-post. d. Bruk postserverinformasjonen som blir vist i seksjonen Postserverinnstillinger til å konfigurere IMAP-, POP- eller SMTP-autentisering. Du finner mer informasjon i Konfigurere IMAP- og POP-tilgang på side 21. e. Velg Lagre. 3. Velg Legg til adresse for å angi en ekstra e-postadresse som skal brukes når du sender e-post. 4. Velg Innstillinger for søppelpost for å angi innstillinger som administrerer uønskede e-postmeldinger og e-postavsendere. 5. Velg Ikke til stede for å angi et automatisk svar for innkommende meldinger mens du er borte. Du finner mer informasjon i Sende beskjed for Ikke til stede på side Velg Signatur for å angi informasjon som skal legges til automatisk på slutten av all e-post du sender. Du kan bruke opptil 1000 tegn. 7. Velg Videresending for å angi at innkommende e-post skal videresendes automatisk til en annen e-postkonto. 14 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

19 Opprette en mappe Vise et vedlegg 8. Velg Regler for å angi filtreringsregler for å kunne administrere e-posten din mer effektivt. Du finner mer informasjon i Opprette filtreringsregler for e-post på side Klikk på Lagre. For å organisere e-post på en bedre måte kan du legge til, endre navn på og slette mapper. Du kan dra og slippe en e-post i en annen mappe. Om denne oppgaven Begrensninger: v Maksimumslengden på mappenavnet er 40 tegn, og navnet kan ikke starte med et punktum (.). Gyldige tegn for mappenavnet er: a-z v Mappenavn blir sortert ved hjelp av ASCII-verdier. Det blir ikke brukt ICU-tabeller (International Components for Unicode). v Det maksimale antall mapper er 200. I vinduet Administrer mapper kan du endre navnet på en mappe eller slette den. Når du sletter en mappe, blir også alt innholdet i mappen slettet for godt. 1. Naviger til Post. 2. Velg Legg til en mappe. 3. Skriv et mappenavn og velg OK. Når du åpner en e-post med ett eller flere vedlegg, blir det vist en liste over vedleggene i e-posten. Om denne oppgaven Hvis du mottar en e-postmelding med et vedlegg, blir det vist et bindersikon ved siden av meldingen i innkurven. Når du åpner meldingen, blir det vist en liste over vedleggene i meldingen. Du kan vise vedlegget fra der det ligger, eller du kan laste ned vedlegget og lagre det på datamaskinen din før du åpner filen. Hvis den vedlagte filen er et bilde, kan du vise vedlegget i selve meldingsteksten. Begrensning: v Størrelsen på en innkommende e-postmelding kan ikke overskride 40 MB. v Bare den første 1 MB med tekst i hvert e-postvedlegg blir indeksert slik at det er mulig å søke i det. v Hvis du overskrider lagringsplassen, kan du ikke motta e-post. All innkommende e-post blir returnert til avsenderen med en melding som forklarer at postkassen din er full og e-post ikke kan leveres. Kapittel 4. Komme i gang med e-post 15

20 1. Naviger til Post. 2. Velg Innkurv. 3. Velg e-postmeldingen du vil åpne. Det blir vist en liste over vedleggene i meldingen. v Hvis du vil vise et vedlegg i e-postmeldingen, velger du vedlegget du vil vise. v Hvis du vil laste ned et vedlegg, høyreklikker du på vedlegget og følger instruksjonene for datamaskinen eller mobilenheten din. Sende e-post Du kan sende e-post fra kontaktlisten din eller fra mappen Post. Hvis du sender en e-post til en mottaker som ikke finnes på kontaktlisten din, får du mulighet til å legge til mottakeren på kontaktlisten din. Om denne oppgaven Bruk redigeringsprogrammet for rik tekst til å velge attributter for teksten i e-posten. Den raskeste måten å velge attributter på, er å skrive inn all meldingsteksten først, og deretter velge teksten og de aktuelle attributtene. Begrensninger: v Det maksimale antall mottakere av en e-postmelding er 50. v Du kan legge ved opptil 10 filer i hver e-postmelding. v Maksimumsstørrelsen for en e-postmelding du sender, inkludert alle vedlegg, er 28,5 MB. 1. Velg hvordan du vil sende en e-post: v Bruk kontakter fra kontaktlisten din: a. Naviger til Kontakter. b. Velg kontaktlisten som inneholder brukerne du vil sende en e-post til. Merk avmerkingsboksen ved siden av kontaktene du vil sende en e-post til. c. Hvis du skal sende en e-post til en personlig gruppe, velger du Grupper. På siden Grupper velger du avmerkingsboksene ved siden av gruppene du vil inkludere. d. Velg Send melding. Siden Ny melding blir vist. E-postadressene til alle brukerne eller gruppemedlemmene du valgte, blir lagt inn i feltet Til. v Send en e-post direkte fra mappen Post: a. Naviger til Post. b. Velg Ny melding. Siden Ny melding blir vist. c. Angi e-postadressene for alle mottakerne i feltet Til. 2. Valgfritt: Bruk feltet Kopi eller Blindkopi til å angi brukere eller en gruppe du vil sende en kopi eller blindkopi av e-posten til. Du kan skrive inn de første få tegnene i bruker- eller gruppenavnet og velg en oppføring fra den automatiske forslagslisten. Hvis du velger en gruppe, blir e-postadressene til alle gruppemedlemmer lagt inn i feltet Kopi eller Blindkopi. 3. Valgfritt: Velg Søk etter filer for å legge ved en fil. Det blir vist et vindu der du blir bedt om å finne filen og laste den opp. 16 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

21 4. Valgfritt: Velg Høy prioritet hvis du vil sende e-posten med høy prioritet. 5. Skriv teksten for e-posten. Hvis du vil ha informasjon om kjente problemer med ulike nettlesere og redigeringsprogram for rik tekst, kan du gå til dokumentet Known Issues i wikien på (åpner nytt vindu). 6. Velg Send. Flagge e-post Du kan aktivere en visuell indikator, eller flagg, som minner deg på at du må følge opp en e-post. Flagg er til personlig bruk. Andre brukere kan ikke se flaggene dine. Om denne oppgaven Gjenopprette slettet e-post Som standard er ingen e-postmeldinger flagget. Flaggede meldinger blir markert med et grått flagg ved siden av meldingen. 1. Hvis du vil flagge en e-postmelding, navigerer du til mappen som inneholder meldingene du vil flagge. 2. Velg Flagg-ikonet ved siden av hver e-postmelding du vil flagge. Du kan også merke (flagge) eller fjerne flagget for flere meldinger samtidig ved å bruke meldingenes avmerkingsbokser og deretter velge Flagg eller Fjern flagg fra menyen Flere handlinger. 3. Når du leser en e-postmelding, kan du velge Flagg-ikonet ved siden av emnet øverst i meldingen. 4. Valgfritt: Hvis du vil fjerne flagget for en melding, klikker du på Flagg-ikonet igjen. Når du sletter en e-postmelding, blir meldingen flyttet til mappen Papirkurv. Slettede e-postmeldinger blir lagret i mappen Papirkurv til du sletter dem for godt. 1. Naviger til Papirkurv. 2. Velg e-postmeldingen du vil gjenopprette. 3. Velg Flere handlinger > Innkurv. 4. Naviger til Innkurv. Kontroller at e-postmeldingen ble gjenopprettet. Kapittel 4. Komme i gang med e-post 17

22 18 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

23 Kapittel 5. Avanserte e-postoppgaver I tillegg til å sende og motta post kan du utføre mange andre oppgaver med e-postfunksjonen. Sende beskjed for Ikke til stede Bruk beskjeden for Ikke til stede til å sende et automatisk svar til all innkommende e-post mens du er borte. Varslingstjenesten sender svar mellom avreise- og returdatoene du angir, og sender bare ett svar til hver avsender. Om denne oppgaven Din beskjed for Ikke til stede blir aktivert fra og med avreisedatoen og blir automatisk deaktivert på returdatoen, hvis du har angitt noen. Du kan for eksempel angi 1. januar 2011 som avreisedato og 4. januar 2011 som returdato. Da vil beskjeden for Ikke til stede være aktiv fra klokken 00:01 den 1. januar 2011 til 23:59 den 4. januar 2011, det vil si til sammen fire dager. Klokkeslettene følger tidssonen din. Beskjeden for Ikke til stede er begrenset til 1000 tegn. 1. Naviger til Innstillinger. 2. Velg Ikke til stede. 3. I feltet Emne skriver du tittelteksten for den automatiske svarmeldingen. 4. Skriv inn avreisedatoen i feltet Drar. 5. Valgfritt: Angi en returdato i feltet Kommer tilbake. 6. Valgfritt: I feltet Melding kan du skrive detaljert informasjon om fraværet ditt, for eksempel kontaktnummer for hastesaker. 7. Velg På for Beskjed for Ikke til stede. 8. Velg Lagre. Neste oppgave Hvis du vil deaktivere beskjeden for Ikke til stede manuelt, velger du Av for Beskjed for Ikke til stede. Sende e-post med en alternativ e-postadresse I tillegg til e-postadressen din for IBM SmartCloud inotes har du en ekstra e-postadresse som du kan bruke til å sende e-post. Om denne oppgaven Når du angir en ekstra e-postadresse for sending av e-post, blir denne e-postadressen vist i e-posten du sender. E-postadressen din i SmartCloud inotes blir ikke brukt når du sender e-post uten at du reaktiverer den. Copyright IBM Corp. 2010,

24 1. Naviger til Innstillinger. 2. Velg Legg til adresse. 3. I vinduet Send post fra en annen adresse velger du Legg til adresse. 4. I feltet Navn skriver du inn den ekstra e-postadressen. Velg Lagre. Resultater Den alternative e-postadressen er nå standard e-postadresse og er den e-postadressen som blir brukt når du sender e-post. Neste oppgave Hvis du vil aktivere e-postadressen din i SmartCloud inotes slik at den blir brukt som standard når du sender e-post, gjør du slik: 1. Naviger til Innstillinger. 2. Velg Legg til adresse. 3. I vinduet Send post fra en annen adresse velger du Aktiver ved siden av e-postadressen din for SmartCloud inotes. Definere SmartCloud inotes som standard e-postprogram Hvis du definerer IBM SmartCloud inotes som standard e-postprogram, åpnes SmartCloud inotes automatisk når du velger en e-postkobling på et nettsted eller i et dokument. Om denne oppgaven Avhengig av nettleseren din varierer metoden for å definere SmartCloud inotes som standard e-postprogram. Hvis du bruker Internet Explorer, Chrome eller Opera og har enten Windows XP, Windows Vista eller Windows 7: v Registrer SmartCloud inotes som et e-postprogram i Internet Explorer: 1. Opprett en.reg-fil. For eksempel SmartCloud_iNotes.reg. 2. Kopier og lim inn følgende innhold i den nye.reg-filen. Windows Registry Editor Version 5.00 Protocol" "URL Protocol"="" [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell] [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell\open] url.dll,fileprotocolhandler 3. Lagre.reg-filen. 4. Kjør.reg-filen for å importere SmartCloud inotes-oppføringen i registeret. Hvis du bruker Firefox versjon 3.x eller senere, på alle plattformer: 1. Registrer SmartCloud inotes som et e-postprogram i Firefox: 20 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

25 a. Gå til (åpner nytt vindu). b. Velg den angitte koblingen og følg instruksjonene for å registrere SmartCloud inotes som et e-postprogram Definer SmartCloud inotes som standard e-postprogram. a. I Firefox velger du Innstillinger b. Velg Applikasjoner. c. Skriv mailto som søkekriterier og trykk på Enter. d. Velg SmartCloud inotes i søkeresultatet. e. Velg OK. Konfigurere IMAP- og POP-tilgang Du kan konfigurere ulike e-postprogrammer, ved hjelp av IMAP- eller POP-tilgang og SMTP-autentisering, for å arbeide med IBM SmartCloud inotes for å vise og sende e-post. Ulike e-postklienter og mobile enheter må konfigureres på ulike måter for IMAP, SMTP eller SMTP. Om denne oppgaven Når du skal konfigurere IMAP-, POP- eller SMTP-autentisering, må du ha informasjonen nedenfor: v E-postadressen din i IBM SmartCloud inotes. Hvis du har flere e-postadressersmartcloud for Social Business, skyldes det en av følgende situasjoner: Hvis du velger koblingen Bruk organisasjonens pålogging på påloggingssidensmartcloud for Social Business til å logge deg på, er e-postadressen du skriver på denne siden, kanskje en annen enn e-postadressen din for SmartCloud inotes. Hvis firmaet ditt har flere SmartCloud for Social Businessabonnementer, har du kanskje en e-postadresse for hvert abonnement. Det kan for eksempel hende at firmaet ditt bruker både SmartCloud Engage og SmartCloud inotes. E-postadressen din for SmartCloud inotes er inkludert i oppstartveiledningen som ble sendt til deg da du logget deg på for første gang. Du kan også kontrollere e-postadressen din for SmartCloud inotes ved å velge Innstillinger > Grunnleggende og velge Kontonavn under Innstillinger for postserver. v Passordet til e-postadressen din. Når kontoadministratoren din definerer et engangspassord for deg, må du endre dette passordet etter at du har logget deg på IBM SmartCloud inotes-kontoen din fra weben. Når du bruker IMAP, POP og SMTP via SmartCloud inotes, kan du bruke engangspassordet til å logge deg på gjentatte ganger, og du blir ikke tvunget til å endre det. v v Serverinformasjon for innkommende POP- eller IMAP-post, inkludert vertsnavn, brukernavn og passord. SmartCloud inotes støtter bare SSL-tilkoblinger, så du må passe på at port 993 er tilgjengelig for IMAP. For POP må port 995 være tilgjengelig. Informasjonen om postserveren finner du i Innstillinger > Grunnleggende under Innstillinger for postserver. Serverinformasjon for utgående SMTP-post, inkludert vertsnavn, brukernavn og passord. Kapittel 5. Avanserte e-postoppgaver 21

26 SmartCloud inotes støtter bare SSL-tilkoblinger, så du må passe på at port 465 er tilgjengelig. Uansett hvilken enhet eller e-postklient du bruker, gjelder følgende informasjon: v Serverne for utgående og innkommende post krever at du bruker et brukernavn og passord for å kunne sende og motta e-post. v Hvis e-postklienten krever det, må du velge eventuelle avmerkingsbokser som gjelder servere for innkommende og utgående post som krever autentisering. Pass også på at du bruker de samme innstillingene for serverne for innkommende og utgående post. Hvis du ikke gjør dette, vil du kanskje ikke kunne sende eller motta e-post. v SSL må være på. v Hastigheten på Internett-forbindelsen din påvirker tiden det tar å konfigurere IMAP eller POP. v IMAP er foretrukket protokoll. Hvis IMAP ikke er tilgjengelig, bruker du POP. v Når du får tilgang til e-post via IMAP, er maksimumslengden for et mappenavn 255 tegn, og det maksimale antall mappenivåer fem. Ikke-ASCII-tegn i et mappenavn blir kodet ved hjelp av base64 med UTF-7. Hvis du ikke finner enheten eller e-postklienten din på listen, kan du lese emnet Andre e-postklienter for å finne generelle instruksjoner eller kontakte kontoadministratoren eller e-postleverandøren for å få hjelp. iphone eller ipad Du konfigurerer IMAP-, POP- eller SMTP-tilgang for IBM SmartCloud inotes-postkontoen din på din iphone eller ipad ved å følge instruksjonene nedenfor. IMAP er foretrukket protokoll. 1. Hvis dette er den første e-postkontoen på enheten din, trykker du på Mail. Ellers trykker du på Settings > Mail, Contacts, Calendars > Add Account. Trykk på Other. 2. Trykk på Add Mail Account. 3. Trykk på feltet Name og skriv inn ditt fulle navn. 4. Trykk på feltet Address og skriv inn e-postadressen din. Hvis du skriver inn en ufullstendig eller feil e-postadresse, blir det vist en melding. 5. Trykk på feltet Password og skriv inn kontopassordet ditt. Trykk på Save. 6. Angi innstillingene for protokollen du valgte. Kontakt kontoadministratoren din for å få verdien du trenger for dinstedsid. v For IMAP trykker du på IMAP. Angi navnet på IMAP-serveren for innkommende post. Servernavnet har samme endelse som e-postadressen din. For eksempel dittstedsid-imap.mail.lotuslive.com. Skriv 993 for portnummer. v For POP3 trykker du på POP. Angi navnet på POP-serveren for innkommende post. Servernavnet har samme endelse som e-postadressen din. For eksempel dittstedid-pop.mail.lotuslive.com. Skriv 995 for portnummer. 7. Skriv inn e-postadressen og passordet ditt. 8. I boksen Outgoing Mail Server: skriver du servernavnet for utgående SMTP-post. For eksempel dittstedsid-smtp.mail.lotuslive.com. Skriv 465 for portnummer. 9. Skriv inn e-postadressen og passordet ditt. Trykk på Save. 22 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

27 Neste oppgave Du skal nå få tilgang til e-posten din via din iphone eller ipad. Passordet dittsmartcloud for Social Business utløper i henhold til innstillingene som er definert av kontoadministratoren. Hvis du har problemer med å logge deg på på SmartCloud inotes, kan du prøve å logge deg på fra weben for å se om passordet har utløpt. Apple Mail 4.0 Du konfigurerer IMAP-, POP- eller SMTP-tilgang for Apple Mail 4.0 ved å følge instruksjonene i dette emnet. IMAP er foretrukket protokoll. 1. Velg Mail > Preferences og velg kategorien Accounts. 2. Velg + for å legge til en ny konto. 3. I feltet Full Name skriver du inn navnet ditt. 4. I feltet Address skriver du inn e-postadressen din. 5. I feltet Password skriver du inn passordet ditt. 6. I feltet Account Type velger du IMAP eller POP fra listen. 7. I feltet Description lager du en beskrivelse for konfigurasjonen av serveren for innkommende post. 8. Angi innstillingene for protokollen du valgte: Kontakt kontoadministratoren din for å få verdien du trenger for dinstedsid. v For IMAP angir du navnet på IMAP-serveren for innkommende post. Servernavnet har samme endelse som e-postadressen din. For eksempel dittstedsid-imap.mail.lotuslive.com. Skriv 993 for portnummer. v For POP3 angir du navnet på POP-serveren for innkommende post. Servernavnet har samme endelse som e-postadressen din. For eksempel dittstedid-pop.mail.lotuslive.com. Skriv 995 for portnummer. 9. I feltet Username skriver du inn e-postadressen din. 10. I feltet Password skriver du inn passordet ditt. 11. I feltet Description lager du en beskrivelse for konfigurasjonen av serveren for utgående post. 12. I feltet Outgoing Mail Server skriver du servernavnet for utgående SMTP-post. For eksempel dittstedsid-smtp.mail.lotuslive.com.. Skriv 465 for portnummer. 13. Velg Use Authentication. 14. Kontroller verdiene for Username og Password og velg Next. 15. Velg Create. Kontroller informasjonen i feltene under Account Summary. 16. Hvis du vil kontrollere IMAP- eller POP-innstillingene etter at du har konfigurert e-postklienten, velger du Mail > Preferences og deretter kategorien Accounts. Hvis du vil vise informasjon om portnummeret, velger du kategorien Advanced. Neste oppgave Du skal nå få tilgang til e-posten din via Apple Mail 4.0. Passordet dittsmartcloud for Social Business utløper i henhold til innstillingene som er definert av kontoadministratoren. Hvis du har problemer med å logge deg Kapittel 5. Avanserte e-postoppgaver 23

28 på på SmartCloud inotes, kan du prøve å logge deg på fra weben for å se om passordet har utløpt. Outlook 2003 Du konfigurerer IMAP-, POP- eller SMTP-tilgang for Microsoft Outlook 2003 ved å følge instruksjonene i dette emnet. IMAP er foretrukket protokoll. Når du har konfigurert IMAP-, POP- og SMTP-tilgang, kan du migrere Microsoft Outlook 2003-posten din. Om denne oppgaven Både hastigheten på Internett-tilkoblingen din og mengden med IBM SmartCloud inotes-post påvirker hvor raskt SmartCloud inotes-posten blir vist. 1. Åpne Outlook Velg menyen Verktøy og velg E-postkontoer. 3. Velg Legg til en ny e-postkonto og velg Neste. 4. Velg IMAP eller POP3 som servertype. Velg Neste. 5. I feltet Navnet ditt skriver du inn navnet ditt slik du vil det skal vises i feltet Fra i utgående e-post. I feltet E-postadresse skriver du e-postadressen din. 6. Angi innstillingene for protokollen du valgte. Kontakt kontoadministratoren din for å få verdien du trenger for dinstedsid. v For IMAP angir du navnet på IMAP-serveren for innkommende post. Servernavnet har samme endelse som e-postadressen din. For eksempel dittstedsid-imap.mail.lotuslive.com. v For POP3 angir du navnet på POP-serveren for innkommende post. Servernavnet har samme endelse som e-postadressen din. For eksempel dittstedid-pop.mail.lotuslive.com. 7. I feltet Server for utgående post (SMTP) skriver du servernavnet for utgående SMTP-post. For eksempel dittstedsid-smtp.mail.lotuslive.com. 8. I feltene Brukernavn og Passord skriver du inn e-postadressen din. 9. Velg Flere innstillinger og velg deretter kategorien Server for utgående post. 10. Velg Serveren for utgående post (SMTP) krever godkjenning og velg Bruk samme innstillinger som serveren for innkommende e-post. 11. Klikk på kategorien Avansert. v For IMAP velger du Denne serveren krever en kryptert tilkobling (SSL) i feltet Innkommende e-post (IMAP). Skriv også 993 i feltet Innkommende e-post (IMAP). v For POP3 velger du Denne serveren krever en kryptert tilkobling (SSL) i feltet Innkommende e-post (POP). Skriv også 995 i feltet Innkommende e-post (POP). 12. Velg Denne serveren krever kryptert tilkobling (SSL) i feltet Utgående e-post (SMTP) og skriv 465 i feltet Utgående e-post (SMTP). Velg OK. 13. Velg Neste og Fullfør. 14. Last ned de nyeste oppdateringene for Outlook fra Microsoft. Oppdateringen bidrar til å hindre vanlige Outlook-feil. 15. Hvis du valgte IMAP og noen av SmartCloud inotes-postmappene ikke blir vist i Outlook, gjør du slik: a. Fra menylinjen i Outlook velger du Verktøy > IMAP-mapper. 24 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

29 b. I vinduet IMAP-mapper velger du Spørring. Det blir vist en liste med SmartCloud inotes-mapper. c. Velg mappene du vil at Outlook skal vise. Velg Abonner. d. Velg OK. Mappene du valgte, blir nå vist i Outlook. Neste oppgave Du skal nå få tilgang til e-posten din for SmartCloud inotes via Microsoft Outlook Hvis du valgte IMAP og du vil migrere Outlook-posten din til SmartCloud inotes, gjør du slik: Merk: v Valget ditt for e-postmappe bestemmer hvor mye innhold i.pst-filen som blir kopiert til dette migreringsstedet. Mappen du bruker for å migrere Outlook-posten, må være en annen personlige mappe enn innboksen i SmartCloud inotes. v Migrering av innholdet i en mappe med mye data kan ta litt tid. 1. Opprett en.pst-fil som inneholder Outlook-posten du vil migrere til SmartCloud inotes. 2. Fra Innkurv-menyen i Outlook velger du Fil > Import og eksport. 3. I vinduet Veiviser for import og eksport velger du Importer fra et annet program eller en annen fil. Velg Neste. 4. I vinduet Importer en fil velger du Personlig mappefil (.pst). Velg Neste. 5. Finn.pst-filen du vil importere, og velg importalternativet du vil bruke. Velg Neste. 6. Velg en mappe for migrering. Velg Fullfør. 7. Høyreklikk på Outlook-mappen du vil migrere. Velg Kopier "mappenavn". Gjenta dette trinnet for alle Outlook-mapper du vil migrere. Passordet dittsmartcloud for Social Business utløper i henhold til innstillingene som er definert av kontoadministratoren. Hvis du har problemer med å logge deg på på SmartCloud inotes, kan du prøve å logge deg på fra weben for å se om passordet har utløpt. Outlook 2007 Du konfigurerer IMAP-, POP- eller SMTP-tilgang for Microsoft Outlook 2007 ved å følge instruksjonene i dette emnet. IMAP er foretrukket protokoll. Når du har konfigurert IMAP-, POP- og SMTP-tilgang, kan du endre stedet der sendt e-post blir lagret. 1. Åpne Outlook For en ny konfigurasjon velger du først Ikke oppgrader og deretter Ja. 3. I feltet Navnet ditt skriver du inn navnet ditt slik du vil det skal vises i feltet Fra i utgående e-post. I feltet E-postadresse skriver du e-postadressen din. 4. I feltet Passord skriver du inn passordet ditt. 5. Velg Konfigurer serverinnstillingene eller flere servertyper manuelt. 6. Velg E-postinnstillinger for Internett. Kapittel 5. Avanserte e-postoppgaver 25

30 7. I feltet Navnet ditt skriver du inn navnet ditt slik du vil det skal vises i feltet Fra i utgående e-post. I feltet E-postadresse skriver du e-postadressen din. 8. Fra menyen Kontotype velger du IMAP eller POP. 9. Angi innstillingene for protokollen du valgte. Kontakt kontoadministratoren din for å få verdien du trenger for dinstedsid. v For IMAP angir du navnet på IMAP-serveren for innkommende post. Servernavnet har samme endelse som e-postadressen din. For eksempel dittstedsid-imap.mail.lotuslive.com. v For POP3 angir du navnet på POP-serveren for innkommende post. Servernavnet har samme endelse som e-postadressen din. For eksempel dittstedid-pop.mail.lotuslive.com. 10. I feltet Server for utgående post (SMTP) skriver du servernavnet for utgående SMTP-post. For eksempel dittstedsid-smtp.mail.lotuslive.com. 11. I feltet Brukernavn skriver du e-postadressen din. Velg Neste. 12. Velg Verktøy > Alternativer > Oppsett av e-post. 13. Under E-postkontoer velger du E-postkontoer. 14. Velg en konto og velg Endre. 15. Velg Flere innstillinger og velg deretter kategorien Avansert. 16. Angi innstillingene for protokollen du valgte: v For IMAP går du til feltet Innkommende e-post (IMAP), skriver 993 og velger SSL i feltet Bruk følgende type kryptert tilkobling. v For POP3 går du til feltet Innkommende e-post (POP), skriver 995 og velger SSL i feltet Bruk følgende type kryptert tilkobling. 17. I feltet Utgående e-post (SMTP) skriver du Velg kategorien Server for utgående e-post. Pass på at Serveren for utgående post (SMTP) krever godkjenning er valgt. Velg Bruk samme innstillinger som serveren for innkommende e-post. 19. Velg OK > Neste > Fullfør > Lukk > OK. Neste oppgave Du skal nå få tilgang til e-posten din via Microsoft Outlook Hvis du vil endre hvor sendt e-post blir lagret når du bruker en IMAP-konto, gjør du slik: 1. I vinduet kontoegenskaper velger du kategorien IMAP. 2. Velg Lagre spesialmapper på IMAP-server. 3. Skriv SENDT i feltet Bane for sendte elementer. 4. Skriv Utkast i feltet Bane for utkast hvis du vil du vil endre hvor utkast til e-postmeldinger blir lagret. 5. Klikk på OK. Passordet dittsmartcloud for Social Business utløper i henhold til innstillingene som er definert av kontoadministratoren. Hvis du har problemer med å logge deg på på SmartCloud inotes, kan du prøve å logge deg på fra weben for å se om passordet har utløpt. 26 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

31 Outlook Express Du konfigurerer IMAP-, POP- eller SMTP-tilgang for Outlook Express ved å følge instruksjonene i dette emnet. IMAP er foretrukket protokoll. Når du har konfigurert IMAP-, POP- og SMTP-tilgang, kan du endre stedet der sendt e-post blir lagret. 1. Åpne Outlook Express. 2. Velg menyen Verktøy og velg Kontoer. 3. Velg Legg til og Post. 4. I feltet Visningsnavn skriver du navnet ditt. Velg Neste. 5. I feltet address skriver du din fullstendige e-postadresse. Velg Neste. 6. På menyen Min server for innkommende e-post er en server velger du IMAP eller POP. 7. Angi innstillingene for protokollen du valgte. Kontakt kontoadministratoren din for å få verdien du trenger for dinstedsid. v For IMAP angir du navnet på IMAP-serveren for innkommende post. Servernavnet har samme endelse som e-postadressen din. For eksempel dittstedsid-imap.mail.lotuslive.com. v For POP3 angir du navnet på POP-serveren for innkommende post. Servernavnet har samme endelse som e-postadressen din. For eksempel dittstedid-pop.mail.lotuslive.com. 8. I feltet Server for utgående post (SMTP) skriver du servernavnet for utgående SMTP-post. For eksempel dittstedsid-smtp.mail.lotuslive.com. Velg Neste. 9. I feltene Kontonavn og Passord skriver du inn e-postadressen din. Velg Neste. 10. Velg Fullfør. 11. Uthev informasjonen som blir vist for Konto og velg Egenskaper. 12. Velg kategorien Avansert. 13. I feltet Utgående e-post (SMTP) skriver du 465. Velg Denne serveren krever en sikker tilkobling (SSL). 14. Angi innstillingene for protokollen du valgte: v For IMAP går du til området under Innkommende post (IMAP) og velger Denne serveren krever en sikker tilkobling (SSL). Verdien i feltet Innkommende post (IMAP) endres til 993. v For POP3 går du til området under Innkommende post (POP) og velger Denne serveren krever en sikker tilkobling (SSL). Verdien i feltet Innkommende post (POP) endres til Velg kategorien Servere og velg deretter Min server krever godkjenning. Velg OK. Neste oppgave Du skal nå få tilgang til e-posten din via Outlook Express. Hvis du vil endre hvor sendt e-post blir lagret når du bruker en IMAP-konto, gjør du slik: 1. I vinduet kontoegenskaper velger du kategorien IMAP. 2. Velg Lagre spesialmapper på IMAP-server. 3. Skriv SENDT i feltet Bane for sendte elementer. Kapittel 5. Avanserte e-postoppgaver 27

32 4. Skriv Utkast i feltet Bane for utkast hvis du vil du vil endre hvor utkast til e-postmeldinger blir lagret. 5. Klikk på OK. Passordet dittsmartcloud for Social Business utløper i henhold til innstillingene som er definert av kontoadministratoren. Hvis du har problemer med å logge deg på på SmartCloud inotes, kan du prøve å logge deg på fra weben for å se om passordet har utløpt. Outlook 2010 Du konfigurerer IMAP-, POP- eller SMTP-tilgang for Microsoft Outlook 2010 ved å følge instruksjonene i dette emnet. IMAP er foretrukket protokoll. 1. Åpne Outlook Hvis dette er første gang du har startet Outlook 2010, velger du Neste i vinduet Oppstart av Microsoft Outlook I vinduet Konfigurasjon av konto velger du Ja i feltet Vil du konfigurere en e-postkonto?. Velg Neste. 3. Hvis du har en annen e-postkonto eller du har utført prosedyren for oppstartsinnstillinger for Outlook 2010 tidligere, velger du kategorien Fil. 4. Velg Info > Kontoinformasjon > Kontoinnstillinger > Legg til konto. 5. I vinduet Legg til ny konto velger du Konfigurer serverinnstillingene eller flere servertyper manuelt og velger Neste. 6. Velg E-post for Internett og velg Neste. 7. I feltet Navnet ditt skriver du inn navnet ditt slik du vil det skal vises i feltet Fra i utgående e-post. I feltet E-postadresse skriver du e-postadressen din. 8. Fra menyen Kontotype velger du IMAP eller POP. 9. Angi innstillingene for protokollen du valgte. Kontakt kontoadministratoren din for å få verdien du trenger for dinstedsid. v For IMAP angir du navnet på IMAP-serveren for innkommende post. Servernavnet har samme endelse som e-postadressen din. For eksempel dittstedsid-imap.mail.lotuslive.com. v For POP3 angir du navnet på POP-serveren for innkommende post. Servernavnet har samme endelse som e-postadressen din. For eksempel dittstedid-pop.mail.lotuslive.com. 10. I feltet Server for utgående post (SMTP) skriver du servernavnet for utgående SMTP-post. For eksempel dittstedsid-smtp.mail.lotuslive.com. 11. I feltet Brukernavn skriver du e-postadressen din. 12. I feltet Passord skriver du inn passordet ditt. 13. Velg Flere innstillinger og velg deretter kategorien Server for utgående post. 14. Velg Serveren for utgående post (SMTP) krever godkjenning og velg Bruk samme innstillinger som serveren for innkommende e-post. 15. Klikk på kategorien Avansert. Angi innstillingene for protokollen du valgte: v For IMAP skriver du 993 i feltet Innkommende e-post (IMAP) og angir SSL på listen Bruk følgende type kryptert tilkobling. v For POP3 skriver du 995 i feltet Innkommende e-post (POP) og angir SSL på listen Bruk følgende type kryptert tilkobling. 16. I feltet Utgående e-post (SMTP) skriver du 465 og angir SSL på listen Bruk følgende type kryptert tilkobling. Velg OK > Fullfør. 28 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

33 17. I vinduet Legg til ny konto velger du Test kontoinnstillinger. Hvis det er feil, går du tilbake og kontrollerer all informasjonen du har skrevet inn. Velg OK > Fullfør. Neste oppgave Du skal nå få tilgang til e-posten din via Outlook Express. Passordet dittsmartcloud for Social Business utløper i henhold til innstillingene som er definert av kontoadministratoren. Hvis du har problemer med å logge deg på på SmartCloud inotes, kan du prøve å logge deg på fra weben for å se om passordet har utløpt. Thunderbird Du konfigurerer IMAP-, POP eller SMTP-tilgang for Thunderbird versjon 3 og senere ved å følge instruksjonene i dette emnet. IMAP er foretrukket protokoll. Når du har konfigurert IMAP-, POP- og SMTP-tilgang, kan du migrere Thunderbird-posten din. 1. Åpne Thunderbird. 2. Velg menyen Tools og velg Account Settings. 3. Velg Add Mail Account. 4. I feltet Your name skriver du navnet ditt. 5. I feltet address skriver du din fullstendige e-postadresse. 6. I feltet Password skriver du inn passordet ditt. Velg Continue. 7. Thunderbird konfigurerer kontoinnstillingene dine og åpner et vindu med brukerkontoinformasjonen og tilkoblingsinnstillingene. Kontroller at navnet og e-postadressen er riktig. Velg Start over for å endre disse verdiene. 8. Oppdater tilkoblingsinnstillingene dine slik: Kontakt kontoadministratoren din for å få verdien du trenger for dinstedsid. a. I feltet Username skriver du brukernavnet ditt for IBM SmartCloud inotes. b. For IMAP går du til feltet Incoming og skriver dittstedsidimap.mail.lotuslive.com, IMAP, 993, SSL/TLS. c. For POP går du til feltet Incoming og skriver dittstedsidpop.mail.lotuslive.com, POP, 995, SSL/TLS. d. I feltet Outgoing skriver du dittstedsid-smtp.mail.lotuslive.com, SMTP, 465, SSL/TLS. e. Velg Re-test Configuration. Når testen er ferdig, velger du Create Account. 9. Kontroller at brukernavnet ditt er definert riktig: a. Velg Account settings. b. Bla ned og velg Outgoing server (SMTP). c. I Outgoing server (SMTP) Settings velger du SMTP-servertilkoblingen du opprettet. d. Skriv e-postadressen din for SmartCloud inotes for User Name. Klikk på OK. Neste oppgave Du kan nå få tilgang til e-posten din via Thunderbird. Kapittel 5. Avanserte e-postoppgaver 29

34 Hvis du valgte IMAP og du vil migrere Thunderbird-posten din til SmartCloud inotes, gjør du slik: 1. Fra Thunderbird-innkurven velger du File > Get New Messages for > Your incoming IMAP server information. Den første gangen du kobler deg til, blir du bedt om å skrive inn brukernavnet og passordet ditt. E-postprogrammet i Thunderbird prøver å migrere alle mappene på serveren. Hvis det er mye data som skal migreres, kan denne prosessen ta litt tid. 2. Hvis ikke alle mappene blir vist etter at migreringen er fullført, kan du migrere enkeltmapper slik: a. Velg File > Subscribe fra Thunderbird-innkurven. b. Velg mappene du vil migrere og vise. c. Velg Subscribe > OK. Hvis det er mye data som skal migreres, kan denne prosessen ta litt tid. 3. Velg Get Mail fra Thunderbird-innkurven. Thunderbird-innkurven skal inneholde e-posten og mappene du ønsker å bruke. 4. Logg deg på SmartCloud inotes-kontoen din. Mappen Innkurv skal ikke inneholde noen e-post. 5. Fra mappene fra Thunderbird til SmartCloud inotes-kontoen din. 6. Mappene som er migrert til SmartCloud inotes-kontoen din, blir vist. Passordet dittsmartcloud for Social Business utløper i henhold til innstillingene som er definert av kontoadministratoren. Hvis du har problemer med å logge deg på på SmartCloud inotes, kan du prøve å logge deg på fra weben for å se om passordet har utløpt. Andre e-postklienter Følg instruksjonene nedenfor for å konfigurere POP-, IMAP eller SMTP-tilgang for andre e-postklienter. Hvis du får problemer, eller trenger informasjon for et annet e-postprogram, kan du kontakte brukerstøtten hos leverandøren av den e-postklienten. Kontakt kontoadministratoren din for å få verdien du trenger for dinstedsid. 1. Angi Server for innkommende post (IMAP). For eksempel dittstedsid-imap.mail.lotuslive.com. Angi SSL. Skriv 993 for portnummer. 2. Angi Server for innkommende post (POP). For eksempel dittstedsidpop.mail.lotuslive.com. Angi SSL. Skriv 995 for portnummer. 3. Angi Server for utgående post (SMTP). For eksempel dittstedsidsmtp.mail.lotuslive.com. Bruk Autentisering. Skriv 465 for portnummer. 4. Angi e-postadressen din, som er e-postadressen din for SmartCloud for Social Business. 5. Angi passordet ditt. Neste oppgave Passordet dittsmartcloud for Social Business utløper i henhold til innstillingene som er definert av kontoadministratoren. Hvis du har problemer med å logge deg på på SmartCloud inotes, kan du prøve å logge deg på fra weben for å se om passordet har utløpt. 30 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

35 Søke i e-post Du kan søke gjennom e-posten din på ulike måter ved å skrive inn søkekriterier. Om denne oppgaven Avhengig av når IBM SmartCloud inotes-kontoen din ble konfigurert, har du et av følgende sett med søkefunksjoner. Kontakt administratoren hvis du har spørsmål om søkefunksjonene. v Forenklet tekstsøk eller v Fulltekstsøk Hvis du har tilgang til fulltekstsøk, kan du også utføre søk av typene Tilnærmingssøk, Jokertegnsøk og Søk i tidsrom. Du finner mer informasjon om disse søkefunksjonene i hjelpeemnet Søkekriterier for e-post. 1. Hvis du har tilgang til forenklet tekstsøk, gjør du slik: a. Naviger til Post og velg en mappe. Da blir det bare søkt i den mappen du velger. b. Skriv en søkestreng i feltet ved siden av Innstillinger. Søkestrengen har en maksimumslengde på 1000 tegn, men det er ingen grense for lengden på hvert enkelt nøkkelord. c. Velg søkeikonet ved siden av feltet med søkestrengen. Den gjeldende mappen blir gjennomsøkt etter innholdet i søkestrengen, og resultatene blir vist på en enkelt side. d. Hvis du vil søke i mappene Søppelpost eller Papirkurv, velger du mappen Søppelpost eller Papirkurv og skriver inn søkekriteriene i søkefeltet. Da blir det bare søkt i den mappen du valgte. 2. Hvis du har tilgang til fulltekstsøk, gjør du slik: a. Naviger til Post. b. Skriv en søkestreng i feltet ved siden av Innstillinger. Det er ingen grense for totallengden på søkestrengen. Hvert enkelt nøkkelord i søkestrengen kan ikke være på mer enn 255 tegn. c. Velg søkeikonet ved siden av feltet med søkestrengen. Alle mapper, unntatt Søppelpost og Papirkurv blir gjennomsøkt etter innholdet i søkestrengen, og resultatene blir vist på en enkelt side. d. Hvis du vil søke i mappene Søppelpost eller Papirkurv, velger du mappen Søppelpost eller Papirkurv og skriver inn søkekriteriene i søkefeltet. Da blir det bare søkt i den mappen du valgte. Søk i 'Søppelpost' eller Søk i 'Papirkurv' blir vist i søkefeltet før du skriver inn søkekriteriene. Resultater Søkefunksjonen returnerer en liste over all e-post som samsvarte med søkebegrepet. Hvis det ikke ble funnet noen e-postmeldinger som samsvarte, ser du meldingen Ingen meldinger samsvarte med søket ditt. Neste oppgave Som standard blir søkeresultatene sortert etter dato i synkende rekkefølge. Du kan angi om du vil bruke enten Avsender, Emne eller Dato for sorteringen. Kapittel 5. Avanserte e-postoppgaver 31

36 Søkekriterier for e-post Slik endrer du rekkefølgen på søkeresultatene: 1. Velg ikonet ved siden av feltet Avsender, Emne eller Dato. Ikonet du velger, angir hvilket felt som skal brukes for å sortere søkeresultatene. 2. For feltet du angav, kan du sortere i stigende rekkefølge eller synkende rekkefølge ved å velge ikonene ved siden av det feltet. Du kan søke gjennom e-posten din på ulike måter ved å skrive inn søkekriterier. Søkekriterier Tekstsøk Avhengig av når IBM SmartCloud inotes-kontoen din ble konfigurert, har du enten tilgang til fulltekstsøk eller til forenklet tekstsøk. v Med fulltekstsøk kan du søke i følgende felt: Til Fra Kopi Blindkopi Emne Postinnhold, inkludert innhold i vedlegg i de støttede filformatene: - Microsoft Word (.doc og.dot) når det ikke brukes Shift-JIS-koding. - Rikt tekstformat (.rtf) - OpenDocument v1.0: Tekstdokument (*.odt) - OpenDocument v1.0: Globaltekstdokument (*.otm) - OpenDocument v1.0: Tekstdokument som brukes som mal for HTML-dokumenter (*.oth) - Office Open XML-dokument (*.docx) - Ren tekst (*.txt og *.text) For fulltekstsøk kan ikke de første tegnene i søkeargumentet inneholde symboler og tegnsettingstegn. Søkefunksjonen ignorerer symbolene og tegnsettingstegnene på listen nedenfor som første tegn i søkeargumentet til den kommer til et gyldig tegn: - &! ^ (cirkumfleks) ~ - (bindestrek) %? : Hvis du for eksempel skriver %?&te~st som søkekriterier, ignorerer søkefunksjonen tegnene %?& og bruker te~st som søkekriterier. For fulltekstsøk er det ingen grense for lengden på alle søkenøkkelordene. Hvert enkelt søkeord kan imidlertid ikke være på mer enn 255 tegn. 32 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

37 v Med forenklet tekstsøk kan du søke i følgende felt: Til Fra Kopi Emne For et forenklet tekstsøk har søkestrengen en maksimumslengde på 1000 tegn, men det er ingen grense for lengden på hvert enkelt nøkkelord. For både fulltekstsøk og forenklet tekstsøk leter søkefunksjonen også etter deler av ord, inkludert ord som finnes midt i andre ord. Hvis du for eksempel søker etter no, vil det samsvare med både dot.no, norsk og piano. Tilnærmingssøk For tilnærmingssøk skriver du en tilde (~) på slutten av et ord i søkestrengen. Hvis du for eksempel vil søke etter ord som har liknende stavemåte som rom, skriver du dette i søkefeltet: rom~. Dette søket finner resultater som bom og tomt. Du kan filtrere resultatene for tilnærmingssøk ved å bruke en ekstra parameter. Parameteren er et tall, 0-1, somangir likhet. Jo nærmere parameteren er 1, desto mer likhet har resultatene med søkestrengen. Hvis du for eksempel vil ha søkeresultater som er svært like søkestrengen, skriver du dette i søkefeltet: rom~0.8 Standardverdien for denne parameteren er 0.5. Begrensning: Tilnærmingssøk er bare tilgjengelig for fulltekstsøk. Jokertegnsøk Søk med jokertegn som representerer ett eller flere tegn, er mulig for enkeltord, men ikke for uttrykk. Et spørsmålstegn (?) som jokertegn representerer ett tegn. En stjerne (*) som jokertegn representerer flere tegn. Du kan ikke bruke et spørsmålstegn eller en stjerne som første tegn i et søkeord. Søk med spørsmålstegn som jokertegn søker etter ord som samsvarer med alt i søkestrengen unntatt jokertegnet. Hvis du for eksempel vil søke etter term eller team, skriver du dette i søkefeltet: te?m. Søk med stjerne som jokertegn søker etter 0 eller flere tegn. Hvis du for eksempel vil søke etter term, termer eller terminologi, skriver du dette i søkefeltet: term*. Du kan også bruke stjerne som jokertegn midt i et ord. For eksempel t*m. Begrensning: Jokertegnsøk er bare tilgjengelig for fulltekstsøk. Boolske operatorer Du kan bruke boolske operatorer til å kombinere søkeord med logiske operatorer. Dette søkeverktøyet støtter AND, plusstegn (+), OR, NOT og minustegn (-) som boolske operatorer. Når du bruker boolske operatorer, må du bruke bare store bokstaver i de boolske operatorene. For eksempel: AND OR OR-operatoren er standard konjunksjonsoperator. Hvis det for eksempel ikke står noen boolsk operator mellom to uttrykk, brukes OR-operatoren av søkeverktøyet. OR-operatoren knytter sammen to uttrykk for å finne et dokument som inneholder minst ett av Kapittel 5. Avanserte e-postoppgaver 33

38 uttrykkene. Søkeresultatene kan dermed inneholde begge eller ett av uttrykkene. Du kan bruke dobbel loddrett strek ( ) i stedet for ordet OR. AND AND-operatoren angir at begge uttrykkene må finnes i samme dokument. Du kan bruke dobbelt et-tegn (&&) i stedet for ordet AND. + +-operatoren angir at søkekriteriene som skrives etter plusstegnet (+), må finnes i resultatene som blir returnert. Hvis du for eksempel vil søke etter dokumenter som må inneholde blå og kan inneholde himmel, skriver du dette i søkefeltet: +blå himmel NOT NOT-operatoren angir at søkekriteriene som skrives etter NOT, blir utelatt fra resultatene som blir returnert. Du kan bruke utropstegn (!) i stedet for NOT-operatoren. Ikke bruk NOT-operatoren sammen med bare ett uttrykk. Hvis du for eksempel skriver inn følgende søkekriterier, blir det ikke returnert noen resultater: NOT "blå himmel" - I likhet med NOT-operatoren angir operatoren (-) at søkekriteriene som skrives etter minustegnet (-), blir utelatt fra resultatene som blir returnert. Hvis du for eksempel vil søke etter dokumenter som inneholder blå himmel, men ikke svart hav, skriver du dette i søkefeltet: "blå himmel" -"svart hav" Begrensning: Søk med boolske operatorer er bare tilgjengelig for fulltekstsøk. Søk i tidsrom Hvis du vil søke i tidsrom, skriver du inn minimum- og maksimumsgrense for tidsrommet. Formatet for tidsrommet er slik: arrival:[arrival:[ååååmmddttmmsssss TO ååååmmddttmmsssss]. der: v åååå representerer året v MM representerer måneden i året v dd representerer dagen i måneden v HH representerer timen på dagen v mm representer minuttet i timen v ss representerer sekundet i minuttet v SSS representerer millisekundet i sekundet Hvis du for eksempel ønsker å finne e-post som er mottatt mellom 10. oktober i 2009 og 31. oktober i 2009, skriver du dette i søkefeltet: arrival:[ TO ] Begrensning: Søk i tidsrom er bare tilgjengelig for fulltekstsøk. Opprette filtreringsregler for e-post Du kan opprette regler for å filtrere innkommende e-post etter avsender, mottaker og emne. Reglene gjør det mulig for deg å legge post automatisk i ulike mapper eller videresende dem til andre brukere. 34 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

39 Om denne oppgaven Hvis en innkommende e-post oppfyller flere filtreringsregler, brukes den første regelen på regellisten din til å filtrere den e-posten. Du kan endre rekkefølgen på filtreringsreglene hvis du vil at en annen regel skal brukes først. Håndtere søppelpost Slik oppretter du en filtreringsregel for innkommende e-post: 1. Naviger til Innstillinger. 2. Velg Regler. 3. Velg Opprett regel. 4. Skriv et navn for den nye regelen i feltet Opprett regel. Regelnavnet kan inneholde opptil 100 tegn (ASCII eller ikke-ascii). Regelnavn blir sortert ved hjelp av ASCII-verdier. Det blir ikke brukt ICU-tabeller (International Components for Unicode). 5. Fyll ut feltene Emne, Til eller Kopi og Fra med tekst du vil bruke som kriterier til å identifisere innkommende e-post. v Feltene Emne, Til eller Kopi og Fra kan inneholde opptil 100 tegn. v Hvis du skriver inn e-postadresser atskilt med komma i feltet Til eller Kopi eller Fra, prøver filtreringsfunksjonen å finne samsvar mellom den nøyaktige strengen i innkommende e-postadresser og den angitte strengen i regelen. Hvis du vil filtrere e-post fra flere e-postadresser, må du opprette flere regler, der hver enkelt e-postadresse er angitt i en egen regel. 6. I seksjonen Utfør følgende handlinger velger du handlingen du vil skal tas for e-post som oppfyller kriteriene. Du kan angi opptil fem e-postadresser i feltet Videresend en kopi til. Hvis du vil legge til mer enn fem, må du kontakte kontoadministratoren. 7. Velg Lagre. Bruk søppelpostfileret til å fjerne uønsket e-post og spare tid. Søppelpostfilteret identifiserer e-post som ser ut som søppelpost og legger den i mappen Søppelpost. Om denne oppgaven Du kan angi kriterier som bidrar til å forhindre søppelpost. Du kan for eksempel angi sikre e-postadresser og domener og angi e-postadresser og domener du vil blokkere e-post fra. Meldinger som blir identifisert som søppelpost, blir levert til mappen Søppelpost, unntatt e-post som kommer fra en blokkert avsender. E-post fra en blokkert avsender blir aldri levert til deg. E-post i mappen Søppelpost blir slettet etter 30 dager. 1. Naviger til Innstillinger. 2. Velg Søppelpost i navigeringsområdet. v Velg Legg til eller fjern trygge avsendere for å identifisere e-postadresser og domener som trygge avsendere. E-post fra trygge avsendere blir alltid levert til mappen Innkurv. Kapittel 5. Avanserte e-postoppgaver 35

40 v v Velg Legg til eller fjern trygge distribusjonslister for å opprette trygge distribusjonslister. Når du lager en trygg distribusjonsliste, sikrer du at du alltid mottar e-postmeldinger når du er medlem av den distribusjonslisten. E-post som bruker en distribusjonsliste til å angi mottakere, bruker kanskje ikke hele e-postadressen din i mottakerfeltet. Hvis du ikke angir disse typene distribusjonslister som trygge, vil kanskje søppelpostinnstillingene dine føre til at disse e-postmeldingene blir klassifisert som søppelpost. Velg Legg til eller fjern blokkerte avsendere for å identifisere e-postadresser og domener som du vil blokkere e-post fra. E-post fra adresser du har blokkert, blir aldri levert til deg. v Filter Søppelpostoppdagelse er som standard satt til På. Hvis du vil at all e-post skal leveres til innkurven, deaktiverer du søppelpostfilteret ved å velge Slå av. Selv om du slår av søppelpostoppdagelse, påvirkes ikke listen over blokkerte avsendere. Innstillingene for søppelpost som er definert av kontoadministratoren, overstyrer kanskje innstillingene du angir. Kontakt kontoadministratoren for å få mer informasjon. Blokkere e-postavsendere Du kan identifisere e-postadresser og domenenavn som du vil blokkere innkommende e-post fra. Når du mottar e-post fra blokkerte avsendere, blir meldingene automatisk slettet og blir aldri vist i innkurven din. Om denne oppgaven Meldinger fra blokkerte avsendere blir slettet umiddelbart. De blir ikke lagt i mappen Papirkurv. 1. Naviger til Innstillinger. 2. Velg Søppelpost. 3. Velg Legg til eller fjern blokkerte avsendere. v Slik blokkerer du en enkelt e-postadresse: a. Skriv e-postadressen som skal blokkeres. Hvis du vil blokkere enkelte e-postadresser, må du legge til en om gangen. b. Velg Legg til. E-postadressen blir lagt til på listen over blokkerte avsendere. v Slik blokkerer du et helt domene med e-postadresser: a. Skriv kommandoen *@domain.com. Hvis du for eksempel vil blokkere domenet test.com, skriver du *@test.com. b. Velg Legg til. Domenet blir lagt til på listen over blokkerte avsendere. 4. Når du er ferdig, velger du Tilbake til Innstillinger for søppelpost. Neste oppgave Hvis du vil fjerne en e-postadresse eller et domene fra listen over blokkerte avsendere, velger du Fjern ved siden av oppføringen du ikke vil blokkere lenger. 36 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

41 Merke avsendere og distribusjonslister som trygge Du kan identifisere e-postadresser, domenenavn og distribusjonslister som er trygge avsendere av e-post. Hvis du identifiserer trygge avsendere, sørger du for at e-post ikke ved en feiltakelse blir lagt i mappen Søppelpost. Om denne oppgaven E-post fra e-postadresser og domener på listen din over trygge avsendere blir alltid levert til innkurven din. Slik identifiserer du trygge avsendere og distribusjonslister: 1. Naviger til Innstillinger. 2. Velg Søppelpost. 3. Velg Legg til eller fjern trygge distribusjonslister. 4. Angi den aktuelle informasjonen og velg Legg til. 5. Gjenta trinnet ovenfor for alle e-postadresser du vil angi som trygge e-postadresser. Kapittel 5. Avanserte e-postoppgaver 37

42 38 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

43 Kapittel 6. Komme i gang med kalendere Kalendere kan hjelpe deg med å administrere timeplanen og arrangementer du skal delta på. Det finnes personlige kalendere, sekundære kalendere og firmakalendere. Alle kalendere kan vises i en dagsoversikt, ukesoversikt eller månedsoversikt. Din personlige kalender Som standard har du en personlig kalender, som har enten har Personlig kalender eller navnet ditt som tittel, avhengig av når kontoen din ble opprettet. Du kan redigere navnet og beskrivelsen. Hvis du sletter tittelen for din personlige kalender, settes den tilbake til Ingen tittel. Ved hjelp av din personlige kalender kan du gjøre følgende: v Opprette hendelser og planlegge møter v Holde oversikt over viktige datoer og møter v Se status for deltakerne v Velge dags-, ukes- eller månedsoversikt i kalenderen v Dele kalenderen din med kolleger Din firmakalender Firmakalenderen brukes til å dele hendelser i firmaet med alle i firmaet. Ved hjelp av firmakalenderen kan du holde deg oppdatert om hendelser og møter i firmaet. Som standard kan firmakalenderen legges til på kalenderlisten din og kan vises. IBM SmartCloud inotes-kontoadministratoren må gi deg tilgang til å redigere firmakalenderen. Alle brukere ser de samme hendelsene i firmakalenderen. Sekundære kalendere Du kan også opprette flere kalendere og dele dem med hele firmaet eller med en bestemt gruppe brukere i firmaet. Du kan gjøre følgende med sekundære kalendere: v Opprette hendelser og planlegge møter v Holde oversikt over viktige datoer og møter v Velge dags-, ukes- eller månedsoversikt i kalenderen v Dele kalenderen din med kolleger v Redigere kalenderen og kalendernavn, beskrivelse eller brukertilgangsnivåer v Slette kalenderne. Alle hendelsene i kalenderen blir slettet for godt når du sletter kalenderen. Copyright IBM Corp. 2010,

44 Administrere hendelser i kalenderen din I dine personlige og sekundære kalendere kan du vise timer før eller etter din vanlige arbeidsdag. Uansett hva du velger, vises alltid hendelser som er planlagt før eller etter vanlig arbeidstid. Start og slutt på sommertid er angitt på følgende måte i kalenderen: v I dagsoversikten blir overgangen til eller fra sommertid vist ved at oppføringen 1:00 blir fjernet eller duplisert. v I ukesoversikten blir overgangen til eller fra sommertid vist med diagonale linjer for timen mellom 1:00 og 2:00. Skrive ut kalenderen Definere kalenderinnstillinger Slik skriver du ut kalenderen din: 1. Velg oversikten, enten Dag, Uke eller Måned, du vil skrive ut. 2. Velg Skriv ut. I kalenderinnstillingene dine kan du angi din normale arbeidsdag og hvilken dag arbeidsuken starter. 1. Naviger til Innstillinger. 2. Velg Vis under Kalender. 3. I feltet Arbeidstid starter angir du tidspunktet for start på arbeidsdagen din. 4. I feltet Varighet på arbeidstid angir du hvor lenge arbeidsdagen din varer. 5. I feltet Uker starter med angir du den første dagen i arbeidsuken. 6. Velg Lagre. Opprette en kalenderhendelse Du kan opprette avtaler, planlegge møter og planlegge heldagshendelser. Om denne oppgaven Når du oppretter en kalenderoppføring, har feltene Emne og Sted en tegngrense på 2000 tegn for enkeltbytetegnsett. For dobbeltbytetegnsett er grensen Feltet Beskrivelse har en tegngrense på 4096 tegn. 1. Velg Kalender > Ny hendelse. 2. Velg kalenderen du vil bruke for denne hendelsen. 3. I feltet Emne skriver du tittelen for hendelsen. Skriv emneteksten som beskriver formålet med hendelsen. 4. I feltet Dato og klokkeslett velger du startdato og -klokkeslett for hendelsen. Hvis hendelsen dekker hele dagen, velger du Heldagshendelse. 5. I feltet Varighet velger du hvor lenge hendelsen skal vare. Hvis du angir en verdi for Varighet som er mindre enn 5 minutter, blir ikke starttidspunktet for hendelsen vist på kalenderen din. 6. Valgfritt: Hvis du vil at møtet skal gjentas, gjør du slik: 40 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

45 a. Velg Gjenta og angi detaljer om møtet, inkludert frekvensen på møtene og når du vil at møteserien skal slutte. v v Antall møteforekomster kan ikke overskride 1k, eller 1024, og datoområdet for alle møteforekomster kan ikke overskride 10 år. Hvis du for eksempel planlegger et møte som gjentas daglig i tre år, blir bare de første 1024 forekomstene av møtet lagt inn. Etter at et gjentakende møte er opprettet, kan du oppdatere og opprette unntak for en eller flere forekomster av det gjentakende møtet. v Oppdateringer av felt fører til at deltakerstatusen blir tilbakestilt, slik at alle brukerne må svare på den oppdaterte møteinvitasjonen hvis de vil delta. Les Redigere et gjentakende møte hvis du vil ha mer informasjon. b. Velg Ferdig. Feltet Gjenta viser når informasjon om møteforekomstene. 7. I feltet Inviterte skriver du e-postadressene til gjestene du vil invitere til hendelsen. Skill hver enkelt e-postadresse med et komma. 8. Velg Vis tilgjengelighet for å kontrollere om brukerne på invitasjonslisten er tilgjengelige. Du får da se de ledige og opptatte periodene for alle brukerne. Brunt angir at brukeren er opptatt, og grønt angir at brukeren er tilgjengelig. 9. Velg Inkluder kobling til online-møte for å inkludere en kobling til SmartCloud for Social Business online-møterommet i kalenderoppføringen. Du må være en SmartCloud Engagebruker med abonnement for å få denne funksjonen aktivert. Lengden på teksten i Beskrivelse må være så kort at den også gir plass til møtekoblingsinformasjonen. Ellers blir ikke møtekoblingen inkludert. I slike tilfeller må du forkortet teksten i Beskrivelse og deretter inkludere møtekoblingen. 10. I feltet Sted skriver du stedet der hendelsen skal foregå. 11. I feltet Beskrivelse skriver du detaljene for hendelsen, inkludert informasjon som deltakerne trenger for å ringe inn til møtet. Du kan bruke opptil 4096 tegn for enkeltbytetegnsett. For dobbeltbytetegnsett er grensen Velg Lagre og send invitasjon. Redigere et gjentakende møte Du kan redigere detaljene for det gjentakende møtet og oppdatere bestemte forekomster av møtet. Når du oppdaterer bestemte felt, kan det påvirke møteinformasjonen eller brukerne på invitasjonslisten. Om denne oppgaven Begrensning: v Datoen for det gjentakende møtet kan ikke endres. Datoen kan bare endres for en enkelt forekomst av et gjentakende møte. Inndataområdet for datoen er deaktivert når du velger Rediger denne forekomsten og påfølgende forekomster. v Du kan ikke oppdatere verdien for feltet Gjenta. Hvis for eksempel det opprinnelige møtet var planlagt gjentatt ukentlig på onsdag, kan du ikke endre møtet for å bli gjentatt ukentlig på torsdag. Hvis du vil endre gjentakelsesmønsteret, sletter du det opprinnelige møtet og oppretter et nytt gjentakende møte. v Tidligere slettede eller endrede forekomster av det gjentakende møtet blir opprettet igjen med de oppdaterte kriteriene. Alle unntak for det gjentakende møtet som du har gjort tidligere, blir overskrevet, unntatt eventuelle datoendringer du har gjort tidligere. Kapittel 6. Komme i gang med kalendere 41

46 v Hvis du angir en verdi for Varighet som er mindre enn 5 minutter, blir ikke starttidspunktet for hendelsen vist på kalenderen din. 1. Velg kalenderforekomsten du vil redigere. 2. Velg Hendelsesdetaljer. v Hvis du oppdaterer en forekomst av det gjentakende møtet, gjør du slik: a. Velg Rediger denne forekomsten. Feltet Gjenta blir ikke vist når du bare redigerer en forekomst av det gjentakende møtet. b. Endre feltene Emne, Inviterte, Sted eller Beskrivelse. Endringer i disse feltene tilbakestiller ikke deltakerstatusen. c. Gjør eventuelle oppdateringer for feltene Dato og klokkeslett og Varighet. Deltakerstatusen blir tilbakestilt, og alle brukerne på invitasjonslisten må svare på nytt for å bekrefte at de vil delta. Hvis du angir en verdi for Varighet som er mindre enn 5 minutter, blir ikke starttidspunktet for hendelsen vist på kalenderen din. v Hvis du oppdaterer flere forekomster av det gjentakende møtet, gjør du slik: a. Velg Rediger denne forekomsten og påfølgende forekomster. b. Endre feltene Emne, Inviterte, Sted eller Beskrivelse. Endringer i disse feltene blir lagt inn i den angitte forekomsten og alle senere forekomster av det gjentakende møtet. Endringer i disse feltene tilbakestiller ikke deltakerstatusen. c. Endre klokkeslettet eller feltet Varighet. Endringer i disse feltene blir lagt inn i den angitte forekomsten og alle senere forekomster av det gjentakende møtet. Deltakerstatusen blir tilbakestilt, og alle brukerne på invitasjonslisten må svare på nytt for å bekrefte at de vil delta. 3. Når du har fullført oppdateringene, velger du Lagre og send. Alle brukere på invitasjonslisten blir tilsendt et oppdatert møtevarsel. Søke etter ledig tid for en kalenderhendelse Når du bruker en personlig kalender til å planlegge eller redigere en hendelse, kan du se ledig og opptatt tid for andre brukere. Om denne oppgaven Ledig og opptatt tid er den eneste kalender- og hendelsesinformasjonen som kan vises av andre IBM SmartCloud inotes-brukere. 1. Naviger til Kalender. v For en ny hendelse: a. Velg Ny hendelse. b. Angi informasjon for Dato og klokkeslett, Varighet og Inviterte. v For en eksisterende hendelse: a. Velg hendelsestittelen. b. Velg Hendelsesdetaljer. c. Rediger informasjonen for Dato og klokkeslett, Varighet og Inviterte etter behov. 42 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

47 Svare på invitasjoner 2. Velg Vis tilgjengelighet. Brun viser at den inviterte er opptatt eller allerede har andre planer for det tidspunktet, og grønn viser at den inviterte er tilgjengelig på det tidspunktet. 3. Hvis du gjør noe av følgende, blir tilgjengelighetsinformasjonen for alle brukere på invitasjonslisten automatisk oppdatert: v Slett en bruker fra invitasjonslisten. v Rediger varigheten på hendelsen. v Rediger startdato og -klokkeslett. Når du mottar en IBM SmartCloud inotes-kalenderinvitasjon, kan du svare på invitasjonen eller se på informasjon om hendelsen fra e-posten eller fra kalenderen din. Hvis du svarer Ja eller Kanskje på den opprinnelige invitasjonen, kan du endre deltakelsesstatusen din. Om denne oppgaven Når du mottar en kalenderhendelse, blir den vist i mappen Innkurv. Hvis du mottar invitasjonen direkte fra hendelsens opphavsperson, blir den nye invitasjonen vist på kalenderen din med streker rundt tittelen. Strekene rundt tittelen blir fjernet etter at du har svart. Hvis du mottar invitasjonen som en videresendt e-post fra en av de inviterte, viser ikke kalenderen din hendelsen før du har svart Ja eller Kanskje. 1. Du kan svare på en invitasjon du mottar fra hendelsens opphavsperson, fra enten kategorien Post eller Kalender. v Slik svarer du ved hjelp av Post: a. Naviger til Post. b. Velg mappen Innkurv. c. Åpne e-posten som inneholder invitasjonen. Informasjon om tidspunktet for hendelsen blir vist. Du kan velge Hendelsesdetaljer for å få mer informasjon om hendelsen. Hvis invitasjonen gjelder et gjentakende møte, får du mer informasjon om møtet ved å åpne e-postmeldingen. d. I feltet Vil du delta? svarer du på invitasjonen ved å velge Ja, Nei eller Kanskje. Hvis du svarer Nei, blir invitasjonen slettet slik at du ikke kan hente den frem igjen. Hvis du svarer Ja eller Kanskje, gjelder det alle forekomster av møtet. v Slik svarer du ved hjelp av Kalender: a. Naviger til Kalender. b. Velg tittelen på hendelsen og velg deretter Hendelsesdetaljer. c. Hvis invitasjonen gjelder et gjentakende møte, gjør du slik: Velg Rediger denne forekomsten hvis du bare vil svare på den angitte forekomsten av det gjentakende møtet. Velg Rediger denne forekomsten og påfølgende forekomster for å svare på den angitte forekomsten og alle senere forekomster av det gjentakende møtet. Kapittel 6. Komme i gang med kalendere 43

48 d. I seksjonen Deltakelse svarer du på invitasjonen ved å velge Ja, Nei eller Kanskje. Hvis du svarer Nei, blir invitasjonen slettet slik at du ikke kan hente den frem igjen. Hvis du svarer Ja eller Kanskje, fjernes understrekingen fra tittelteksten til møtet. For et gjentakende møte blir understrekingen fjernet fra tittelteksten til møteforekomsten du svarer på. 2. Hvis du vil svare på en invitasjon som er videresendt fra en annen invitert deltaker, må du velge Ja eller Kanskje for at hendelsen skal bli lagt inn i kalenderen din. Når du svarer på en invitasjon som ble videresendt til deg, blir det ikke sendt noen svarmelding til den som opprettet hendelsen. Neste oppgave Hvis du svarte Ja eller Kanskje på den opprinnelige invitasjonen, kan du endre deltakelsesstatusen din. 1. Velg tittelen på hendelsen og velg Hendelsesdetaljer. Feltet Deltakelse blir vist med mulighet til å endre deltakelsesstatusen din. 2. Velg Rediger denne forekomsten for å endre deltakelsesstatusen din bare for den angitte forekomsten. 3. Velg Rediger denne forekomsten og påfølgende forekomster for å endre deltakelsesstatusen for den angitte forekomsten og alle senere forekomster. 4. Hvis du godtar en invitasjon som senere blir flyttet, blir det vist en oppdatert invitasjon i kalenderen din med en grå og understreket titteltekst. Den grå og understrekede tittelteksten angir at du må svare. Du får en oppdatert møteinvitasjon når møtets opphavsperson oppdaterer feltene Dato og klokkeslett, Varighet eller Gjenta i den opprinnelige invitasjonen. Redigere en kalenderhendelse Du kan redigere detaljene for en planlagt hendelse. Eventuelle endringer du gjør, blir automatisk sendt til alle brukere på invitasjonslisten. Om denne oppgaven Hvis du oppdaterer invitasjonslisten for alle forekomstene av et gjentakende møte, blir invitasjonslisten overskrevet. Pass på at alle brukere du vil invitere til den oppdaterte hendelsen, er inkludert på det oppdaterte møtevarselet, ikke bare nye brukere. 1. Naviger til Kalender. 2. Velg kalenderen som inneholder hendelsen du vil endre opplysningene for. 3. Når du finner hendelsen på kalenderen, er navnet på hendelsen en kobling. Velg den koblingen for å redigere hendelsen. 4. Velg Hendelsesdetaljer. v Hvis dette møtet ikke er et gjentakende møte, gjør du eventuelle endringer i feltene Emne, Dato og klokkeslett, Varighet, Inviterte, Sted eller Beskrivelse. Hvis du angir en verdi for Varighet som er mindre enn 5 minutter, blir ikke starttidspunktet for hendelsen vist på kalenderen din. v Hvis dette møtet er et gjentakende møte og du oppdaterer en forekomst av møtet, gjør du slik: 44 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

49 a. Velg Rediger denne forekomsten. Feltet Gjenta blir ikke vist når du bare redigerer en forekomst av det gjentakende møtet. b. Endre feltene Emne, Inviterte, Sted eller Beskrivelse. Endringer i disse feltene tilbakestiller ikke deltakerstatusen. c. Gjør eventuelle oppdateringer for feltene Dato og klokkeslett og Varighet. Deltakerstatusen blir tilbakestilt, og alle brukerne på invitasjonslisten må svare på nytt for å bekrefte at de vil delta. Hvis du angir en verdi for Varighet som er mindre enn 5 minutter, blir ikke starttidspunktet for hendelsen vist på kalenderen din. v Hvis dette møtet er et gjentakende møte og du oppdaterer flere forekomster av møtet, gjør du slik: a. Velg Rediger denne forekomsten og påfølgende forekomster. b. Endre feltene Emne, Inviterte, Sted eller Beskrivelse. Endringer i disse feltene blir lagt inn i den angitte forekomsten og alle senere forekomster av det gjentakende møtet. Endringer i disse feltene tilbakestiller ikke deltakerstatusen. c. Endre klokkeslettet eller feltet Varighet. Endringer i disse feltene blir lagt inn i den angitte forekomsten og alle senere forekomster av det gjentakende møtet. Deltakerstatusen blir tilbakestilt, og alle brukerne på invitasjonslisten må svare på nytt for å bekrefte at de vil delta. 5. Velg Inkluder kobling til online-møte for å inkludere en kobling til SmartCloud for Social Business online-møterommet i kalenderoppføringen. Du må være en SmartCloud Engagebruker med abonnement for å få denne funksjonen aktivert. Lengden på teksten i Beskrivelse må være så kort at den også gir plass til møtekoblingsinformasjonen. Ellers blir ikke møtekoblingen inkludert. I slike tilfeller må du forkortet teksten i Beskrivelse og deretter inkludere møtekoblingen. 6. Når du har fullført oppdateringene, velger du Lagre og send invitasjon. Alle brukere på invitasjonslisten blir tilsendt et oppdatert møtevarsel. Neste oppgave Du kan vise en liste over brukere det er sendt en invitasjon til, sammen med en oversikt over hvem som har godtatt, avslått eller ennå ikke svart på invitasjonen. Fra siden Hendelsesdetaljer velger du Vis status for inviterte. Merk: Det er foreløpig ikke mulig å behandle automatiske svar som ber om at tidspunktet for hendelsen blir endret. Kapittel 6. Komme i gang med kalendere 45

50 46 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

51 Kapittel 7. Avanserte kalenderoppgaver Importere kalenderhendelser I tillegg til å planlegge hendelser kan du utføre mange andre oppgaver med kalenderen din. Du kan importere hendelser fra en annen kalenderapplikasjon, for eksempel Microsoft Outlook, til IBM SmartCloud inotes-kalenderen din. Før du begynner Før du importerer kalenderhendelser til SmartCloud inotes, må du eksportere kalenderhendelsene fra den andre kalenderløsningen eller -applikasjonen. Du finner mer informasjon på denne listen: v v v For Microsoft Outlook 2003 kan enkelthendelser lagres som.ics-filer. Hvis du vil eksportere hele kalenderen, må hver enkelt hendelse i kalenderen lagres. Du finner mer informasjon om dette i produktdokumentasjonen for Microsoft Outlook For Microsoft Outlook 2007 finnes det flere måter å eksportere kalenderhendelser. Bruk alternativet alle detaljer for å eksportere slik at.ics-filen inneholder all relevant informasjon. Du finner mer informasjon om dette i produktdokumentasjonen for Microsoft Outlook For IBM Lotus Domino kan kalenderhendelser eksporteres til en.ics-fil, men de eksporterte hendelsene inneholder ikke organisatorens navn eller deltakerlisten. I tillegg er det ikke mulig å eksportere heldagshendelser. Du finner mer informasjon om dette i produktdokumentasjonen for Lotus Domino. Pass på at du vet katalogbanen til alle filene som inneholder informasjon du vil importere. Kontroller filstørrelsen til hver enkelt fil du vil importere. Hvis filen er større enn 10 MB, kan den ikke importeres. Gjenta følgende prosedyre for hver fil som inneholder kalenderhendelser du vil importere: 1. Naviger til Kalender. 2. Velg Importer hendelser. 3. Velg Bla gjennom for å navigere til den.ics-filen du vil bruke til å importere kalenderhendelser. 4. Når du har valgt filen, velger du Importer. Du kan bruke SmartCloud inotes mens importeringen pågår. Resultater Hvis importeringsprosessen tar mer enn noen få sekunder, blir det vist en statusmelding om at det blir importert kalenderhendelser. Importprosessen kan ta flere minutter. Copyright IBM Corp. 2010,

52 Feil under importeringsprosessen kan oppstå av følgende årsaker: v En hendelse du prøver å importere, inneholder informasjon som ikke støttes. v Hvis det oppstår for mange feil, blir importeringsprosessen stoppet. Hvis det oppstår feil under importeringsprosessen, må du kontrollere om.ics-filen inneholder ugyldige data eller data som ikke finnes i SmartCloud inotes-kalenderen din. Konfigurere en CalDAV-konto Hvis du konfigurerer en CalDAV-serverkonto, kan du også få tilgang til og dele kalenderinformasjon med andre kalenderapplikasjoner. Du kan deretter synkronisere kalenderinformasjonen din med andre brukere og mellom flere enheter. Før du begynner Ved å konfigurere en CalDAV-konto kan du synkronisere alle kalendere som blir vist på listen Mine kalendere. Det omfatter både primær- og sekundærkalendere. For delte kalendere bruker du siden Søk etter delte kalendere til å velge de delte kalenderne som skal inkluderes. ios-enheter er offisielt testet og er i øyeblikket de eneste CalDAV-enhetene som støttes for SmartCloud inotes. Andre enheter og annen PC-baserte CalDAV-programvareklienter virker kanskje, men har ikke blitt testet og støttes foreløpig ikke. Kontroller at du har e-postadressen din for IBM SmartCloud inotes, det vil si e-postadressen som er tildelt til kontoen din. Hvis du har flere e-postadressersmartcloud for Social Business, skyldes det en av følgende situasjoner: v Hvis du velger koblingen Bruk organisasjonens pålogging på påloggingssidensmartcloud for Social Business til å logge deg på, er e-postadressen du skriver på denne siden, kanskje en annen enn e-postadressen din for SmartCloud inotes. v Hvis firmaet ditt har flere SmartCloud for Social Businessabonnementer, har du kanskje en e-postadresse for hvert abonnement. Det kan for eksempel hende at firmaet ditt bruker både SmartCloud Engage og SmartCloud inotes. E-postadressen din for SmartCloud inotes er inkludert i oppstartveiledningen som ble sendt til deg da du logget deg på for første gang. Du kan også kontrollere e-postadressen din for SmartCloud inotes ved å velge Innstillinger > Grunnleggende og velge Kontonavn under Innstillinger for postserver. Kontroller at du kjører ios4 eller senere. Hvis du kjører tidligere versjon enn ios4, må du oppgradere til ios4 eller senere. Hvis du vil konfigurere en CalDAV-konto manuelt, følger du instruksjonene nedenfor. Hvis du har en ios-enhet og vil konfigurere en CalDAV-konto automatisk ved hjelp av SmartCloud inotes-profilen, bruker du instruksjonene i hjelpeemnet Konfigurere din mobile enhet på side Velg Innstillinger > Post, Kontakter, Kalendere > Legg til konto > Annen > Legg til CalDAV-konto på ios-enheten din. 48 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

53 2. Angi følgende informasjon: a. Server mail-usw.lotuslive.com b. Brukernavn E-postadressen din for SmartCloud inotes. For eksempel c. Passord Passordet ditt d. Beskrivelse En beskrivelse av kontoen din 3. Velg Neste. Det blir ikke vist noen melding hvis tilkoblingen er vellykket. 4. Når synkroniseringen er ferdig, starter du kalenderapplikasjonen på enheten din for å få se kalendere og hendelser. Neste oppgave Passordet dittsmartcloud for Social Business utløper i henhold til innstillingene som er definert av kontoadministratoren. Hvis du har problemer med å logge deg på på SmartCloud inotes, kan du prøve å logge deg på fra weben for å se om passordet har utløpt. Tillate andre å dele og redigere en kalender Deling av en kalender gjør det mulig for deg å dele tidsplanen din med hele firmaet eller en utvalgt gruppe med brukere. Hvis du vil gi tilgang til andre brukere eller ønsker å endre typen tillatelse som er gitt til en bruker som allerede deler kalenderen din, redigerer du kalenderen: 1. Naviger til Kalender. 2. I området Mine kalendere velger du ikonet ved siden av kalenderen du vil redigere, og velger deretter Rediger og del. 3. Angi brukerne du vil dele kalenderen med. a. Angi informasjon for Delt med. Velg en person, eller, hvis du er del av et firma, kan du dele kalenderen med hele firmaet. b. Tildel en tillatelse for enten personen eller firmaet. Leser-tillatelse gjør det mulig for en annen bruker å lese kalenderen. Forfatter-tillatelse gjør det mulig for en annen bruker å opprette og redigere kalenderoppføringer. v En bruker kan få tillatelse som både Forfatter og Leser for en kalender. Du kan for eksempel gi en bruker Forfatter-tillatelse til kalenderen din, men gi Leser-tillatelse til en gruppe der brukeren er med. Eller du kan gi en bruker Leser-tillatelse og gi Forfatter-tillatelse til en gruppe der brukeren er med. v Når det er gitt både Forfatter- ogleser-tillatelse, har brukeren alltid Forfatter-tillatelse. Leser-tillatelsen blir ignorert. c. Velg Legg til og gjenta dette trinnet for å legge til flere brukere. 4. Når du er ferdig med å legge til brukere, klikker du på Lagre. Fjerne en kalender fra kalenderlisten Hvis du fjerner en kalender fra listen over kalendere som blir vist for IBM SmartCloud inotes-kontoen din, sletter du ikke kalenderen. Kalenderen finnes fremdeles, men er skjult fra kalenderlisten. Du kan legge til en skjult kalender på listen over kalendere. Kapittel 7. Avanserte kalenderoppgaver 49

54 Slik fjerner du en kalender fra listen over kalendere: 1. Naviger til Kalender. 2. I området Mine kalendere velger du ikonet ved siden av kalenderen du vil fjerne, og velg Fjern fra Mine kalendere. Kalenderen blir fjernet fra kalenderlisten din. Neste oppgave Søke etter og dele kalendere Hvis du vil legge til kalenderen igjen i Mine kalendere, gjør du slik: 1. Velg ikonet ved siden av Mine kalendere. 2. Velg Søk etter kalendere. 3. Velg kalenderen fra listen som blir vist, og velg deretter Tilbake til Kalender. Du kan søke etter kalendere som du har tillatelse til å lese eller redigere. Dette søket omfatter sekundære kalendere du har opprettet. Slik søker du etter kalendere som er delt med deg eller av deg: 1. Naviger til Kalender. 2. Velg ikonet ved siden av Mine kalendere og velg deretter Søk etter kalendere. Det blir vist en liste over kalenderne du deler eller kan dele. 3. Velg Følg for hver kalender du vil vise på kalenderlisten. Det blir vist en hake ved siden av hver kalender du velger. 4. Klikk på koblingen Tilbake til kalender. Alle kalenderne du valgte, blir vist under Mine kalendere. Opprette en sekundær kalender Sekundære kalendere gir deg en mulighet til å dele hendelsesdata samtidig som du holder din personlige kalender privat. Om denne oppgaven Som standard har du en personlig kalender. Du kan opprette flere kalendere og dele dem med en utvalgt gruppe brukere eller med alle brukerne i firmaet ditt. Du kan gi andre brukere tilgang til å lese eller redigere en sekundær kalender. 1. Naviger til Kalender. 2. Velg ikonet ved siden av Mine kalendere og velg deretter Opprett kalender. 3. Lag en kalendertittel og beskrivelse. 4. Valgfritt: Du kan angi personene som du vil dele kalenderen med: a. Velg å dele med enten en person, eller, hvis du er del av et firma, kan du dele kalenderen med hele firmaet. 50 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

55 b. Tildel en tillatelse for enten personen eller firmaet du deler med. Leser-tillatelsen gjør det mulig for en person å lese kalenderen. Forfatter-tillatelsen gjør det mulig for en person å opprette, redigere og slette kalenderoppføringer. c. Velg Legg til. Gjenta det foregående trinnet etter behov. 5. Når du er ferdig å legge til dem du vil dele kalenderen med, velger du Lagre. Den nye kalenderen blir vist under Mine kalendere. Neste oppgave Slette en kalenderhendelse Etter at du har opprettet en sekundær kalender, kan du redigere kalenderinformasjonen og legge til eller fjerne brukere som har tilgang til den. Når du sletter en kalenderhendelse du har opprettet, blir alle brukerne på invitasjonslisten automatisk varslet om at en eller flere hendelser er annullert. 1. Naviger til Kalender. 2. Velg kalenderen som inneholder hendelsen du vil slette. 3. Når du finner hendelsen på kalenderen, er navnet på hendelsen en kobling. Velg navnekoblingen for å redigere hendelsen. 4. Velg Hendelsesdetaljer. 5. Hvis hendelsen du vil slette, er et gjentakende møte, gjør du slik: v Velg Rediger denne forekomsten for å slette bare den angitte forekomsten av møtet. v Velg Rediger denne forekomsten og påfølgende forekomster for å slette den angitte forekomsten og alle senere forekomster. 6. Velg Annuller møte. 7. Velg OK for å bekrefte slettingen. Endre tilgang til din sekundære kalender Slette en kalender Når du oppretter en sekundær kalender, angir du hvem du vil dele kalenderen med. Du kan redigere kalenderen senere for å legge til eller fjerne tilgang for andre brukere. 1. Naviger til Kalender. 2. I området Mine kalendere velger du kalenderen du vil redigere. Velg ikonet ved siden av kalenderoppføringen og velg Rediger og del. Alternativet Rediger og del er bare tilgjengelig for sekundære kalendere. 3. I feltene Leser og Forfatter velger du x ved siden av brukerne du vil fjerne. 4. Klikk på Lagre. Personlige kalendere og firmakalendere kan ikke slettes. Sekundære kalendere kan slettes av den som opprettet kalenderen. Når du sletter en kalender, kan den ikke gjenopprettes. Kapittel 7. Avanserte kalenderoppgaver 51

56 1. Naviger til Kalender. 2. I området Mine kalendere velger du ikonet ved siden av kalenderoppføringen du vil slette, og velger deretter Slett kalender. Alternativet Slett kalender er bare tilgjengelig for sekundære kalendere. 3. Bekreft at du vil slette den sekundære kalenderen, ved å velge OK. Resultater Den angitte sekundære kalenderen blir slettet. 52 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

57 Merknader Denne informasjonen er utviklet for produkter og tjenester som tilbys i USA. Det er ikke sikkert at IBM tilbyr produktene, tjenestene eller funksjonene som er beskrevet her, i andre land. Du får opplysninger om hvilke produkter, tjenester og funksjoner som er tilgjengelige i Norge, ved å kontakte din IBM-representant. Henvisninger til IBMs produkter, programmer eller tjenester betyr ikke at det bare er de som kan benyttes. Andre produkter, programmer eller tjenester som har tilsvarende funksjoner, kan brukes i stedet, forutsatt at de ikke gjør inngrep i noen av IBMs patent- eller opphavsrettigheter eller andre lovbeskyttede rettigheter. Det er brukerens ansvar å vurdere og kontrollere funksjonaliteten til produkter, programmer eller tjenester som ikke kommer fra IBM. IBM kan ha patent på eller patentsøknader til behandling for de produktene som er omtalt i denne publikasjonen. At du har mottatt denne publikasjonen, innebærer ikke at du får lisensrettighet til disse produktene. Du kan sende spørsmål angående lisenser til Director of Commercial Relations - Europe IBM Deutschland GmbH Schönaicher Str. 220 D-7030 Böblingen Tyskland Ved lisensforespørsler som gjelder informasjon med dobbeltbytetegnsett (DBCS), kontakter du IBMs patentavdeling gjennom IBMs advokat i ditt land eller sender en skriftlig forespørsel til: Intellectual Property Licensing Legal and Intellectual Property Law IBM Japan Ltd , Shimotsuruma, Yamato-shi Kanagawa Japan Følgende avsnitt gjelder ikke Storbritannia og andre land der slike bestemmelser er i strid med nasjonal lovgivning: INTERNATIONAL BUSINESS MACHINES CORPORATION LEVERER DENNE BOKEN SOM DEN ER ("AS IS") UTEN FORPLIKTELSER AV NOE SLAG, UTTRYKT ELLER UNDERFORSTÅTT, INKLUDERT GARANTIER VEDRØRENDE SALGBARHET ELLER ANVENDELSE FOR ET BESTEMT FORMÅL. Enkelte land tillater ikke begrensninger i lovbestemte rettigheter. I den grad dette er tilfellet, gjelder ikke ovenfornevnte begrensninger. Denne boken kan inneholde tekniske unøyaktigheter eller typografiske feil. Opplysninger i denne boken kan bli endret. Slike endringer blir tatt med i nye utgaver av boken. IBM kan uten varsel endre produktene og/eller programmene som er beskrevet i denne boken. Eventuelle henvisninger i denne boken til nettsteder som ikke tilhører IBM, er bare til orientering og fungerer ikke på noen måte som støtte for disse nettstedene. Innholdet på disse nettstedene er ikke en del av dette IBM-produktet, og bruk av disse nettstedene skjer på eget ansvar. Copyright IBM Corp. 2010,

58 IBM kan bruke og distribuere opplysninger du kommer med, på den måten selskapet anser som hensiktsmessig, uten noen forpliktelser overfor deg. Hvis du som lisensinnehaver av dette programmet ønsker informasjon om programmet for å kunne (i) utveksle informasjon mellom selvstendig utviklede programmer og andre programmer (inklusiv dette) og (ii) dra gjensidig nytte av informasjonen som er utvekslet, kan du kontakte IBM Software Marketing Postboks Kolbotn Slik informasjon kan være tilgjengelig under gjeldende betingelser, eventuelt mot betaling. Det lisensierte programmet som er beskrevet i dette dokumentet, og alt lisensiert materiale som er tilgjengelig for det, leveres av IBM i henhold til IBM Customer Agreement, IBM Program License Agreement eller tilsvarende avtaler mellom partene. Varemerker IBM, IBM-logoen, ibm.com, Lotus og Notes er varemerker eller registrerte varemerker for International Business Machines Corporation i USA og/eller andre land. Hvis disse og andre IBM-varemerkenavn er merket med et varemerkesymbol ( eller ) første gang de forekommer i denne informasjonen, angir disse symbolene at navnene er varemerker eller registrerte varemerker i USA eid av IBM da denne informasjonen ble publisert. Slike varemerker kan også være varemerker eller registrerte varemerker i andre land. En gjeldende liste over IBM-varemerker er tilgjengelig på nettet på adressen Java og alle Java-baserte varemerker og logoer er varemerker eller registrerte varemerker for Oracle og/eller deres tilknyttede selskaper. Linux er et registrert varemerke for Linus Torvalds i USA og andre land. Microsoft og Windows er varemerker for Microsoft Corporation i USA og andre land. UNIX er et registrert varemerke for The Open Group i USA og andre land. Andre navn kan være varemerker for andre selskaper. 54 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

59 Stikkordregister Andre tegn.csv-filer importere 6.ics-filer importere 47.vcf-filer importere 6 A aktivere Ikke til stede-melding 19 alternativ e-postadresse 14 opprette 19 Andre e-postklienter konfigurere IMAP, POP eller SMTP 30 Apple Mail 4.0 konfigurere IMAP, POP eller SMTP 23 B blokkere avsendere 36 domenenavn 36 C CalDAV installere inotes-profil 4 konfigurere 48 CardDAV installere inotes-profil 4 konfigurere 7 D deaktivere Ikke til stede-melding 19 dele kalendere 49, 50 sekundære kalendere 49 E e-post 16 administrere 13 alternativ e-postadresse 14, 19 blokkere avsendere 36 blokkere domenenavn 36 definere SmartCloud inotes som standard e-postprogram 20 filtrere 35 filtreringsregler 35 flagge 17 gjenopprette 17 håndtere søppelpost 14 e-post (fortsettelse) Ikke til stede-melding 14, 19 innstillinger 14 konfigurere IMAP ved hjelp av inotes-profil 4 kvotebruk 13 lagringsbegrensning 13 mapper 13 merke som trygg 37 opprette en mappe 15 regler 14 sende 19 signatur 14 slette 13 sortere 13 standard e-postprogram 20 størrelsesgrense 13 søke 31, 32 søkekriterier 31, 32 vedlegg 15 videresende 14 endre brukertilgang kalender 51 F filtrere e-post 35 regler 35 søppelpost 35 firmakontakter 5 fjerne kalender fra kalenderliste 50 flagge e-post 17 G gjenopprette e-post 17 gjentakende møte opprette 40 redigere 41, 44 slette 51 svare på møteinvitasjon 43 H hendelse gjentakende 44 opprette 40 redigere 44 slette 51 svare på møteinvitasjon 43 søke etter ledig tid 42 I Ikke til stede-melding aktivere 19 deaktivere 19 IMAP Andre e-postklienter 30 Apple Mail installere inotes-profil 4 ipad 22 iphone 22 Outlook Outlook Outlook Outlook Express 27 Thunderbird 29 importere.csv-filer 6.ics-filer 47.vcf-filer 6, 8 kalenderhendelser 47 kontakter 6, 8 innstillinger e-post 14 innstillinger for postserverkonfigurasjon 14 kalender 40 kontakter 5 inotes-profil 4 ios-enhet konfigurere IMAP, CalDAV og CardDAV ved hjelp av inotes-profil 4 ipad konfigurere IMAP, POP eller SMTP 22 iphone konfigurere IMAP, POP eller SMTP 22 K kalender.ics-filer 47 dele 49, 50 endre brukertilgang 51 firma 39 fjerne fra kalenderliste 50 gjentakende møte 41 hendelse 40, 43 hendelsesinvitasjon 43 hendelsesinvitasjon uten svar 43 importere hendelser 47 innstillinger 40 konfigurere CalDAV 48 konfigurere CalDAV ved hjelp av inotes-profil 4 opprette 50 opprette hendelse 40 personlig 39 redigere 44 Copyright IBM Corp. 2010,

60 kalender (fortsettelse) redigere brukertilgang 51 sekundær 39, 50 skjule 50 skrive ut 39 slette 52 slette brukertilgang 51 slette hendelse 51 sommertid 39 søke 50 søke etter ledig tid 42 typer 39 visninger 39 kontakter.csv-filer 6.vcf-filer 6, 8 administrere 5 firma 5 importere 6, 8 innstillinger 5 konfigurere CardDAV 7 konfigurere CardDAV ved hjelp av inotes-profil 4 konfigurere LDAP 10 maksimalt antall 5 opprette 5 personlig 5 personlige grupper 9 redigere 5 slette 5 søke 10 søkekriterier 10 kontoinnstillinger 3 kvotebruk e-post 13 L lagringsbegrensning e-post 13 LDAP konfigurere 10 ledig tid søke 42 M mapper e-post 13 opprette 15 slette 15 merke trygge avsendere 37 trygge distribusjonslister 37 trygge domenenavn 37 mobil enhet konfigurere IMAP, CalDAV og CardDAV ved hjelp av inotes-profil 4 møte opprette 40 redigere 41, 44 slette 51 O opprette alternativ e-postadresse 19 e-postmappe 15 kalender 50 kalenderhendelse 40 kontakter 5 personlige grupper 9 sekundær kalender 50 Outlook 2003 konfigurere IMAP, POP eller SMTP 24 Outlook 2007 konfigurere IMAP, POP eller SMTP 25 Outlook 2010 konfigurere IMAP, POP eller SMTP 28 Outlook Express konfigurere IMAP, POP eller SMTP 27 P Papirkurv-mappen tømme 13 passord 3 IBM SmartCloud for Social Business 22, 23, 24, 25, 27, 28, 29, 30 utløp 22, 23, 24, 25, 27, 28, 29, 30 personlige grupper opprette 9 redigere 9 slette 9 personlige kontakter 5 personvern og sikkerhet 3 POP Andre e-postklienter 30 Apple Mail ipad 22 iphone 22 Outlook Outlook Outlook Outlook Express 27 Thunderbird 29 R redigere e-postinnstillinger 14 gjentakende møte 41, 44 innstillinger for kontakter 5 kalenderhendelse 44 kalenderinnstillinger 40 kontakter 5 kontoinnstillinger 3 personlige grupper 9 språkinnstilling 3 språkmiljø 3 redigere brukertilgang kalender 51 regler e-post 35 S sekundær kalender dele 49 opprette 50 redigere brukertilgang 51 slette 52 slette brukertilgang 51 sende 16 e-post 19 Ikke til stede-melding 19 sette opp CalDAV 48 CardDAV 7 IMAP og POP 21 skjule kalender 50 skrive ut kalender 39 slette e-postmappe 15 gjentakende møte 51 kalender 52 kalenderhendelse 51 kontakter 5 personlige grupper 9 sekundær kalender 52 slå sammen.vcf-filer 8 SMTP Andre e-postklienter 30 Apple Mail ipad 22 iphone 22 Outlook Outlook Outlook Outlook Express 27 Thunderbird 29 sommertid 39 sortere e-post 14 språkinnstilling redigere 3 språkmiljø redigere 3 standard e-postprogram definere SmartCloud inotes 20 søke e-post 31, 32 fulltekst 31, 32 jokertegn 31, 32 kalendere 50 kontakter 10 ledig tid 42 tidsrom 31, 32 tilnærmingssøk 31, 32 søppelpost filtrere 35 håndtere 35 T Thunderbird konfigurere IMAP, POP eller SMTP IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

61 V vedlegg vise 15 videresende e-post 14 vise e-post 13 e-postvedlegg 15 gjentakende møte 43 hendelsesinvitasjon 43 kalendere 50 kalenderhendelse 43 kontakter 5 visninger kalender 39 Stikkordregister 57

62 58 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Brukerhåndbok

63

64 Trykt i Norge