Innkalling til styremøte i Sykehusbygg HF

Transkript

1 Innkalling til styremøte i Sykehusbygg HF Sted: Møtetidspunkt: Styremedlemmer: Fra administrasjonen: Raddison Blue Hotel, Trondheim Airport Værnes Torsdag 29. september 2016 kl. 10:15 16:00 Steinar Frydenlund, leder Jan Eirik Thoresen Ivar Eriksen Hilde Rolandsen Rigmor Helene Hansen Kristin Gustavsen Kari Solem Aune Ann Elisabeth Wedø, administrerende direktør Bjørn Remen, viseadministrerende direktør Jørn Rørmark, leder økonomi Sigmund Stikbakke, leder fellesoppgaver Kari Myhre, administrasjoen/møtesekretær Styremøtet er åpent for publikum og presse. Sak 46/16 og Ref.sak: Unntatt offentlighet ihht. Hfl. 26a pkt. 2. Møtet lukkes under behandling. SAKSLISTE: Med forbehold om endringer i rekkefølgen på dagsorden. Saksnr Vedtak/ Orientering / Ref.sak Sak Side SB 37/16 V Godkjenning av innkalling og saksliste utsendt Godkjenning av protokoll fra SB 38/16 O Status oppdragsbrevet/fellesoppgaver implementering av 7 42 strategisk plan SB 39/16 O Økonomisk rapport pr. 2 tertial SB 40/16 V Økonomisk langtidsplan , svar på bestilling av Budsjettinnspill Saken ettersendes SB 41/16 V Møteplan for styremøter Sykehusbygg HF for SB 42/16 O Finansieringsmodell SB 43/16 V Center of excellence/kpi Saken ettersendes SB 44/16 O Teknologinotatet SB 45/16 O Nasjonal database og driftsmodell for klassifisering av sykehusbygg SB 46/16 O Rapport Sammenligning av byggekostnader for Norge og Danmark Unntatt offentlighet ihht. Hfl. 26a pkt. 2 SB 47/16 O Standardromskatalog status Muntlig orientering i møtet Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 1 av 2

2 SB 48/16 O Avhending, bygg og eiendom status SB 49/16 O Status i prosjektet SNR lenk opp konseprapport Muntlig orientering i møtet SB 50/16 O Status prosessen med Helse Nord Saken ettersendes SB 51/16 O Utvikling av modell for erfaringsoverføring status SB 52/16 O Adm.dir.'s orienteringer til styret SB 53/16 O Eventuelt R Brev fra ansatte til AD. Møtereferat. Unntatt offentlighet ihht. Hfl. 26a pkt Trondheim 22. september 2016 Steinar Frydenlund styreleder Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 2 av 2

3 Org.nr Foreløpig Protokoll styremøte Sykehusbygg HF (møte 05/2016) Sted: Sykehusbygg HF, Klæbuveien 118, Trondheim Møtetidspunkt: Onsdag 1. juni 2016 kl. 13:00-16:00 Saksnr.: SB 23/16 SB 36/16 Arkivsaksnr.: 16/00314 Møtende styremedlemmer: Forfall: Fra administrasjonen: Steinar Frydenlund, leder Jan Eirik Thoresen, nestleder Ivar Eriksen Hilde Rolandsen Kristin Gustavsen Rigmor Helene Hansen Kari Solem Aune Ingen Ann Elisabeth Wedø, adm.dir Jørn Rørmark, leder økonomi Kari Myhre, administrasjonen/møtesekretær Innleder sak 26/2016: Sigmund Stikbakke, leder fellesoppgaver Innleder sak 27/2016: Tore Indreråk, Sykehusbygg HF Innleder sak 28/2016: Edel Stokholm, Sykehusbygg HF Innleder sak 29/2016: Jens Eirik Ramstad, Sykehusbygg HF Innleder sak 30/2016: Jens Eirik Ramstad, Sykehusbygg HF Innleder sak 31/2016: Edel Stokholm, Sykehusbygg HF Innleder sak 34/2016: Arild Mathisen, Sykehusbygg HF Merknader: Sakspapirer ble sendt per epost Offentlige sakspapirer blir publisert på Sykehusbyggs nettside Ingen dokumenter ble omdelt i møtet. VEDTAK: Godkjenning av innkalling med sakliste til møtet utsendt Godkjenning av protokoll fra styremøte Innkalling til styremøte utsendt godkjennes. Protokoll fra styremøte godkjennes. Arkiv.: 011 Arkivsaksnr.: 16/00314 Side 1 av 4

4 Org.nr Sak SB 23/2016 Handlingsplan kommunikasjon VEDTAK: Styret vedtar handlingsplan for kommunikasjon slik den foreligger i vedlegg 1. Styret ber om at Administrasjonen kommer tilbake med en oversikt over prioriteringer etter budsjett for 2017 er avklart. SB-SAK 24/2016 Center of Excellence VEDTAK: «Strategi 2021 legges til grunn for hvordan Sykehusbygg HF skal utvikles til nasjonalt «Center of Excellence» innenfor sitt virksomhetsområde.» SB-SAK 25/2016 Økonomisk rapport pr. 1. tertial VEDTAK: Styret tar saken til orientering. Orienteringssaker: SB-SAK 26/2016 BIM-strategi - mandat og milepælsplan Styret tar saken til orientering. SB-SAK 27/2016 Teknologi Styret tar saken til orientering. Arkiv.: 011 Arkivsaksnr.: 16/00314 Side 2 av 4

5 Org.nr SB-SAK 28/2016 Gjennomføringsmodell og entrepriseform Styret tar saken til orientering. SB-SAK 29/2016 Beredskap og krisehåndtering Styret tar saken til orientering. SB-SAK 30/2016 Risikostryring Styret tar saken til orientering. SB-SAK 31/2016 Styringssystemet Styret tar saken til orientering. SB-SAK 32/2016 Gevinstrealisering Styret tar saken til orientering. SB-SAK 33/2016 Adm.dir's orienteringer til styret Styret tar saken til orientering. SB-SAK 34/2016 Presentasjon av prosjekter Styret tar saken til orientering. SB-SAK 35/2016 Møtereferat fra foretaksmøte Styret tar saken til orientering. Arkiv.: 011 Arkivsaksnr.: 16/00314 Side 3 av 4

6 Org.nr SB-SAK 36/2016 Eventuelt En gjennomgang av eierstruktur og beskrivelse av beslutningslinjer i Sykehusbygg HF ble etterspurt. Styret ber Administrasjonen utarbeide et saksdokument i forhold til eierstruktur og beslutningslinjer til neste møte. Protokollsignatur: Styremøte Sykehusbygg HF, Trondheim Steinar Frydenlund styreleder Jan Eirik Thoresen Hilde Rolandsen Ivar Eriksen Rigmor Helene Hansen Kari Solem Aune Kristin Gustavsen Arkiv.: 011 Arkivsaksnr.: 16/00314 Side 4 av 4

7 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG SB SAK 38/2016 Status oppdragsbrevet/fellesoppgaver implementering av strategisk plan FORSLAG TIL VEDTAK Styret tar saken til orientering TRYKTE VEDLEGG: 1. Oppdragsbrevet 2016 Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 1 av 14

8 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG BAKGRUNN/UTREDNING: 1 Oppdragsbrevet 2016 Status I Oppdragsbrevet for 2016 er følgende bestillinger gitt, jf vedlegg 1: 1.1 Pkt 3 Overordnet styringsbudskap j) Overordnet krav til utviklingen av Sykehusbygg HF: Sykehusbygg HF skal legge følgende til grunn for sin virksomhet: 1. De regionale helseforetakene trapper opp virksomheten i Sykehusbygg HF. Sykehusbygg HF skal benyttes i alle byggeprosjekter over 500 mill. kroner. Dette gjelder også for prosjekter som allerede er under gjennomføring. Sykehusbygg HF skal sikre større Status i oppfølging av Oppdragsbrevet 2016 samt status for implementering av strategien for Sykehusbygg 2 Oppdragsbrevet 2016 Status I Oppdragsbrevet for 2016 er følgende bestillinger gitt, jf vedlegg 1: 2.1 Pkt 3 Overordnet styringsbudskap j) Overordnet krav til utviklingen av Sykehusbygg HF: Sykehusbygg HF skal legge følgende til grunn for sin virksomhet: 2. De regionale helseforetakene trapper opp virksomheten i Sykehusbygg HF. Sykehusbygg HF skal benyttes i alle byggeprosjekter over 500 mill. kroner. Dette gjelder også for prosjekter som allerede er under gjennomføring. 3. Sykehusbygg HF skal sikre større grad av standardisering av nye sykehusbygg ved erfaringsoverføring og gjenbruk av planleggingsgrunnlag fra tidligere prosjekter. 4. Sykehusbygg HF skal ivareta nasjonal database for sykehusarealer og utarbeide en samlet oversikt over klassifiserte sykehusarealer i løpet Sykehusbygg HF skal videreutvikle og vedlikeholde metodikk for framskrivninger, veiledere og evaluering av sykehusprosjekter og etablere nødvendig verktøy som viser tilstandsgrad ved norske sykehus. 6. Sykehusbygg skal videreføre det arbeidet med åpen BIM som til nå er utført i de fire regionale helseforetakene og deres helseforetak, herunder stå for utvikling og kontrahering av BIM server for bruk i datasamling fra nye prosjekt og eksisterende drift for bruk i FDV sammenheng (forvaltning, drift og vedlikehold) samt tiltre Joint Statement for bruk av åpen BIM og følger opp implementeringen av dette. 7. Sykehusbygg er gitt i oppgave å samle erfaringsdata og bidra til kunnskapsoverføring fra drift til planlegging av nye sykehus. Sykehusbygg må sørge for at det er kontakt Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 2 av 14

9 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG med fagmiljøene og driftsorganisasjonene av helseforetakene. Det må opprettes kontakt med de eksisterende fagnettverkene i de fire regionale helseforetakene, og det må sees på muligheter for felles arenaer for læring og erfaringsoverføring. 8. Sykehusbygg HF skal innen 1. oktober 2016 legge frem en strategi til AD møtet om hvordan foretaket skal utvikles til nasjonalt «Center of Excellence» innenfor sitt virksomhetsområde Ad pkt j 1) De regionale helseforetakene trapper opp virksomheten i Sykehusbygg HF. Sykehusbygg HF skal benyttes i alle byggeprosjekter over 500 mill. kroner. Dette gjelder også for prosjekter som allerede er under gjennomføring. Sykehusbygg opplever at kompetansen i selskapet er etterspurt hos de regionale helseforetakene og helseforetakene inkludert Sykehusapotekene. Per dags dato ser prosjektlisten slik ut: Helse Nord Helseforetak/lokasjo n Utv. plan Idéfase Konseptfase For prosjekt Bygging Rolle Finnmarkssykehuset, Idefase Hammerfest P ledelse Finnmarkssykehuset, Alta nærsykehus P ledelse UNN PET Rådgivning UNN arealutviklingsplan P ledelse UNN idefase psykisk helsevern Rådgivning Nordlandssykehuset framskriving Rådgivning Helse Nord RHF, framskriving Rådgivning Nordlandssykehuset, etablering av PCI Rådgivning Nordlandssykehuset, tilbud for rehab.pasienter Rådgivning Helgelandssykehuset Idefase P ledelse Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 3 av 14

10 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG Helgelandssykehuset, ombygging Mosjøen P ledelse Helgelandssykehuset, Ombygging operasjon, Sandnessjøen P ledelse Helse Midt Norge Helseforetak Idéfase Utviklingsplan Konseptfase Forprosjekt Bygging Rolle Helse Nord Trøndelag, Namsos, kombinasjonsbygget P ledelse Helse Nord Trøndelag, Framskriving Rådgivning Helse Nord Tr.lag, Levanger, psykisk helsevern P ledelse St. Olavs Hospital, PET P ledelse St. Olavs Hospital, Østmarka psykisk helsevern P ledelse Nordmøre og Romsdal, SNR P ledelse Helse Nord Trøndelag, ombygging fødestuer Levanger Rådgivning Helse Nord Trøndelag, Nukleærmedisin Levanger Rådgivning Helse Nord Trøndelag, Sykehusapoteket Levanger P ledelse Helse Nord Trøndelag, P ledelse Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 4 av 14

11 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG Sykehusapoteket Namsos St. Olavs Hospital, Kunnskapssenteret, lukking av avvik Rådgivning St. Olavs Hospital, Transformator UPS P ledelse Helse Vest Helseforetak Idéfase Utviklingsplan Konseptfase Forprosjekt Bygging Rolle Stavanger universitetssykehus P ledelse Helse Fonna Rådgivning Helse Førde Rådgivning Helse Sør Øst Helseforetak Idéfase Utviklingsplan Konseptfase For prosjekt Bygging Rolle Sykehuset Innlandet Rådgivning Sykehuset Telemark Levert Rådgivning Sørlandet sykehus, nybygg psykisk helsevern Sørlandet sykehus, framskriving Sunnaas sykehus Sykehuset i Vestfold, Tønsbergprosjektet Nytt Drammen Sykehus NDS OUS utbedringer Forberedelse Forberedelse P ledelse Rådgivning Rådgivning Rådgivning P ledelse Rådgivning Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 5 av 14

12 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG OUS RAD Radiumhospitalet OUS RSA sikkerhetspsykiatri OUS Utbygging Gaustad Forberedelse Forberedelse Forberedelse P ledelse P ledelse P ledelse OUS Aker LS+PHA Forberedelse P ledelse Idéfase Nasjonale prosjekter Helseforetak Utviklingsplan Konseptfase Forprosjekt Bygging Rolle NAWSAHR Helikopterlandingsplasser P ledelse Protonsenter Levert P ledelse Ad pkt j 2) Sykehusbygg HF skal sikre større grad av standardisering av nye sykehusbygg ved erfaringsoverføring og gjenbruk av planleggingsgrunnlag fra tidligere prosjekter. Følgende tiltak er iverksatt for å følge opp dette: Erfaringsoverføring: Det er gjennomført 3 erfaringsseminar, generelt for sykehusplanleggere i helseforetakene innen områdene psykisk helse, rus og sengeområder. I tillegg er det utarbeidet en rapport om nyfødt intensiv med erfaring fra St Olavs Hospital og sykehuset i Ålesund. Det er i tillegg gjennomført prosjekt i regi av Prosjekt Norge med tema kunnskapsoverføring. Det er også gjennomført interne fagdager, etablert et prosjektdirektørforum som er en arena for prosjektdirektører og prosjektledere for store og komplekse prosjekter uavhengig av hvor prosjektledelsen ligger, samt personalsamlinger og fag frokoster. Det er gjennomført en sammenligning mellom byggekostnader i Danmark og Norge. Gjenbruk av planleggingsgrunnlag: En første versjon av standardsromskatalogen er under utarbeidelse og ferdigstilles høsten Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 6 av 14

13 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG Styringssystemet for bruk i alle prosjekter som Sykehusbygg har prosjektledelse av er under utarbeidelse. Styringsdokumenter fra tidligere prosjekter er hentet inn og bearbeides videre inn i styringssystemet Ad pkt j 3) Sykehusbygg HF skal ivareta nasjonal database for sykehusarealer og utarbeide en samlet oversikt over klassifiserte sykehusarealer i løpet 2016 I Oppdragsbrevet er det fastsatt at «Sykehusbygg HF skal ivareta nasjonal database for sykehusarealer og utarbeide en samlet oversikt over klassifiserte sykehusarealer i løpet 2015». Det er i denne forbindelse utarbeidet to rapporter: 1. Statusrapport 2015 for registrering av sykehusareal i henhold til Klassifikasjonssystemet i NASJONAL DATABASE 2. Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Implementering av ny driftsmodell er lagt inn i forslag til budsjett for Ad pkt j 4) Sykehusbygg HF skal videreutvikle og vedlikeholde metodikk for framskrivninger, veiledere og evaluering av sykehusprosjekter og etablere nødvendig verktøy som viser tilstandsgrad ved norske sykehus. Metodikk for framskrivinger: Arbeidet med å videreutvikle og vedlikeholde metodikk for framskrivinger er i gang, og vil fortsette i Det er stor pågang etter bistand til aktivitets og kapasitetsanalyser, og det har derfor vært kapasitetsutfordringer i dette utviklingsarbeidet. Ressurssituasjonen bedres i høst gjennom rekruttering av nye medarbeidere innen feltet. Veiledere: Revisjon av tidligfaseveilederen gjennomførte et forprosjekt, som resulterte i et hovedprosjekt som avsluttes før årsskiftet Målsettingen med revisjonen er å redusere tid og kostnader med 25%. Evaluering av sykehusprosjekter: Det er etablert prosjekt for evaluering av sykehusbygg. Prosjektet startet i 2015, men pga prioritering av eksterne prosjekter har det ikke hatt fremdrift som planlagt. Høsten 2016 er det restartet med nytt mandat og ny prosjektledelse. Utdrag fra mandatet Effektmål: Sykehusbygg HF bidrar til framtidsrettet utvikling av sykehusutbygging Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 7 av 14

14 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG Det er etablert systematisk evaluering av nye sykehusbygninger Det er utviklet og samlet kunnskap om framtidig planlegging og bygging av sykehus Gode løsninger gjenbrukes/tilpasses nye sykehusbygninger/prosjekter Resultatmål Identifisere minimumskrav til evaluering av sykehusbygninger, herunder: Hva skal evalueres Metode(r) Datainnsamling (kvantitative og kvalitative data) Identifisere hvem som er ansvarlig for innsamling av data og evaluering Utarbeide veileder for evaluering av sykehusbygninger Etablere nødvendig verktøy som viser tilstandsgrad ved norske sykehus: Helseforetakene har i noen år hatt tilgang(abonnementsavtale) på verktøyet Multimap. Det er i 2016 gjennomført forbedringer i verktøyet i samarbeid/på bestilling fra Sykehusbygg. De viktigste endringer er: Nye rapporter Sammenlikning av tilstandsgrad over tid på ulike nivåer Tilstandsgrad pr komponent på ulike nivåer Utfyllende veiledning gjør det mulig å gjennomføre kartleggingene på egen hånd Utbedring av vedlikeholdsplanmodul Tilpasninger og rapportmulighet Arbeid med å utvikle modul for risikovurdering av kritisk infrastruktur I budsjettforslag for 2017 er det lagt inn forslag til at Sykehusbygg etablerer spisskompetanse på verktøyet og tilstandsvurderinger for å kunne levere dette som en tjeneste til helseforetakene. Modul for kritisk infrastruktur er «ny» og benyttes til en systematisk og ensartet risikovurdering av infrastruktur ved sykehusene Ad pkt j 5) Sykehusbygg skal videreføre det arbeidet med åpen BIM som til nå er utført i de fire regionale helseforetakene og deres helseforetak, herunder stå for utvikling og kontrahering av BIM server for bruk i datasamling fra nye prosjekt og eksisterende drift for bruk i FDV sammenheng (forvaltning, drift og vedlikehold) samt tiltre Joint Statement for bruk av åpen BIM og følger opp implementeringen av dette. BIM: Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 8 av 14

15 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG BIM server er anskaffet og tatt i bruk. En nasjonal strategi for digitalisering og BIM er under utarbeidelse med utgangspunkt i hele livsløpet til et bygg. Arbeidet ferdigstilles i Sykehusbygg tiltrer Joint Statement sammen med Statsbygg og Forsvarsbygg 26. september Implementeringen ivaretas gjennom BIM strategien og oppfølgingen av denne Ad pkt j 6) Sykehusbygg er gitt i oppgave å samle erfaringsdata og bidra til kunnskapsoverføring fra drift til planlegging av nye sykehus. Sykehusbygg må sørge for at det er kontakt med fagmiljøene og driftsorganisasjonene av helseforetakene. Det må opprettes kontakt med de eksisterende fagnettverkene i de fire regionale helseforetakene, og det må sees på muligheter for felles arenaer for læring og erfaringsoverføring. Saken har vært diskutert i Kundeforum i to omganger, etterfulgt av et brev til de fire regionale helseforetakene om kontakt med fagmiljøene og felles arenaer for læring og erfaringsoverføring. Det er ikke meldt tilbake fagpersoner fra helseforetakene. I kundeforum ble saken drøftet på nytt. Kundeforum og sykehusbygg anser det som viktig at kunnskap fra drift overføres til prosjektering av nye bygg. Kundeforum anbefaler derfor at Sykehusbygg innkaller til fagsamlinger i de ulike fag Ad pkt j 7) Sykehusbygg HF skal innen 1. oktober 2016 legge frem en strategi til AD møtet om hvordan foretaket skal utvikles til nasjonalt «Center of Excellence» innenfor sitt virksomhetsområde. Saken ble lagt fram for styret i Sykehusbygg i juni med forslag til videre prosess. Dette fikk styrets tilslutning, og saken legges fram for styret i møtet 29. september K) Konseptfase protonsenter Arbeidet er gjennomført og rapporten ble levert innen fristen. Denne har fått sin tilslutning i de fire RHF ene, og saken er sendt videre derifra til HOD. Det ble bevilget 12, 85 mnok kr til prosjektet, fordelt med en lik andel til de regionale helseforetakene. Prognosen ved utgangen av august viser at det ligger an til et mindreforbruk på om lag 4,9 mnok kr. Vedtatt budsjett ,00 Prognose ferdigstillelse ,00 Mindreforbruk , l) Veileder for utviklingsplanarbeidet Arbeidet er gjennomført og utkast til veileder ble levert innen fristen. Denne har fått som tilslutning av de fire RHF ene og er tatt i bruk. Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 9 av 14

16 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG 3 Status i implementering av strategien for Sykehusbygg som er utarbeidet innenfor rammen av vedtektene for selskapet samt Oppdragsbrevene 3.1 Kundeperspektivet Sykehusbygg HF skal oppleves som en verdiskapende partner og skal være kundenes naturlige valg ved planlegging, bygging og rehabilitering av sykehus. Denne strategiske målsettingen nås gjennom å: 1. Være i forkant av utviklingen innen ehelse, IKT og medisinsk teknisk utstyr 2. Være i tett dialog med kundene for å forstå deres behov og ha innsikt i driftssituasjonen med fokus på risiko i gjennomføring av prosjektene 3. Tilby kunnskapsbaserte og standardiserte prosesser og løsninger samt velprøvde metoder og verktøy i alle fasene av et byggeprosjekt 4. Sikre at det blir stilt relevante miljøkrav i alle prosjekter 5. Ha kunnskap om og fokus på sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på byggeplass og hindre sosial dumping Tiltak for å realisere strategien: Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 10 av 14

17 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG Nr Tiltak Prio Status 1a 1b 1c 1d 1e Utarbeide et strateginotat for området ehelse, IKT og medisinsk teknisk utstyr Beskrive og tydeliggjøre sentrale roller gjennom alle faser i et prosjekt, og hvordan SB skaper merverdi for kunden Sette opp sammenligning for gjennomførte prosjekter før og etter SB, og synliggjøre merverdien for kundene Utarbeide metode og oppfølgingsplan for evalueringsworkshop er i de eksterne prosjektene Digitalisere veilederne og tilgjengeliggjøre disse eksternt 2016 Gjennomført 2016 Under arbeid 2016 Ikke påbegynt 2016 Under arbeid 2016 Ikke påbegynt 1f Gjennomføre evalueringsprosjekt for psykiatribygg 2016/17 Under planlegging 1g Gjennomføre sykehusbyggkonferansen i regi av Sykehusbyggskolen 2016 Under arbeid 1h Følge opp interessentanalysen 2016 Under arbeid 3.2 Det økonomiske perspektivet Sykehusbygg HF skal skape merverdi for kunden ved å utvikle, planlegge og gjennomføre byggeprosjekter til avtalt kvalitet og innenfor budsjett og tidsrammer. Prosesser og løsninger må være kostnadseffektive. Denne strategiske målsettingen nås gjennom å: 1. Ha god kunnskap om kostnadsdrivere og risiko og anvende dette i prosjektene for å høste gevinster både i planlegging, bygging og drift 2. Etablere arbeidsmetodikk og systemer som muliggjør produktive og kostnadseffektive prosesser på tvers av prosjekter 3. Overholde prosjektenes økonomiske rammer også når det er høye forventninger til kvalitet og fleksibilitet fra kundene 4. Legge hele livsløpet i et bygg til grunn i planlegging og bygging av sykehus Tiltak for å realisere strategien: Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 11 av 14

18 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG Nr Tiltak Prio Status 2a 2b Etablere styringssystem for prosjektgjennomføring Etablere forslag til mandater og matriser vedrørende ansvar og økonomiske fullmakter i et prosjekt 2016 Under arbeid 2016 Under arbeid 2c 2d 2e 2f 2g Etablere standard mal for styringsdokument for de ulike fasene i et prosjekt Etablere økonomiske metoder som sikrer entydig forståelse av kostnader fra prosjekt til prosjekt Kartlegge kostnadsdrivere, og innhente og systematisere erfaringsdata basert på disse Etablere monitoreringsplan for sykehusbygg for å sikre etterlevelse av krav innenfor HMS og sosial dumping Etablere risikoregister for gjennomføring av prosjekter 2016 Under arbeid 2016 Ikke påbegynt 2016 Under arbeid 2016 Under arbeid 2016 Under arbeid 2h Etablere gode erfaringstall og drive benchmarking 2017 Under arbeid 3.3 Perspektivet for interne prosesser Sykehusbygg skal bruke kunnskapsbaserte metoder og verktøy i sitt arbeid. Gjennom standardisering og bruk av innovative løsninger skal det bidra til en framtidsrettet utvikling av sykehusbyggingen. Denne strategiske målsettingen nås gjennom å: 1. Utvikle innovative løsninger i samarbeid med kompetansemiljø nasjonalt og internasjonalt 2. Utvikle veiledere, standarder, metoder og kunnskapsgrunnlag som gjøres digitalt tilgengelige 3. Videreutvikle klassifikasjonssystemet 4. Bruke åpen BIM Nr Tiltak Prio Status Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 12 av 14

19 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG 3a 3b 3c 3d 3e 3f Etablere en prosjektprioriteringsprosess med tydelig rollefordeling Etablere en kundeoppfølgingsprosess med tydelig rollefordeling samt definere behov for ulike møtepunkter Etablere en prosess og verktøy for styring av interne ressurser Etablere systemer og metoder for å etablere beste praksis Utarbeide standarder for kliniske areal og støtteareal for utvikling av nye sykehus Utarbeide standarder for konsepter/løsninger som brukes i sykehusprosjektene 2016 Ikke påbegynt 2016 Under arbeid 2016 Under arbeid 2016 Under arbeid 2016 Under arbeid 2016 Under arbeid 3g Utarbeide en handlingsplan for kommunikasjon 2016 Gjennomført 3h Utarbeide en handlingsplan for FoU 2016 Under arbeid 3i Lage en verktøykasse for programmering 2017 Ikke påbegynt 3j Utføre trendanalyser 2017 Ikke påbegynt 3.4 Perspektivet for læring og vekst Sykehusbygg HF skal være det ledende fagmiljøet i landet for utvikling og gjennomføring av byggeprosjekter. Det skal kjennetegnes av et sterkt faglig engasjement og ha en kultur for læring og deling. Denne strategiske målsettingen nås gjennom å: 1. Legge til rette for kunnskapsdeling og læring på tvers av fag, avdelinger og lokasjoner 2. Ha et sterkt fagmiljø med komplementær kunnskap og kompetanse 3. Utvikle felles organisasjonskultur og være en attraktiv arbeidsplass 4. Ha IKT løsninger som understøtter arbeidsprosessene 5. Ha kapasitet og kompetanse til å håndtere mange prosjekter samtidig 6. Ha en god balanse mellom eksterne prosjekter og interne utviklingsprosjekter Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 13 av 14

20 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG Nr Tiltak Prio Status 4a 4b Definere grad av vertikal integrasjon i verdikjeden (hva skal vi gjøre selv og hva kjøpes i markedet) Utarbeide en kompetanseplan Definere behov for framtidig kompetanse ut i fra prosjektporteføljen, kartlegge dagens kompetanse, gjennomføre gapanalyse og iverksette tiltak 2016 Under arbeid 2016 Under arbeid 4c Utarbeide tydelige roller i organisasjonen 2016 Under arbeid 4d Etablere faglunsjer og andre møteplasser internt som stimulerer til deling og læring på tvers og et attraktivt arbeidsmiljø 2016 Under arbeid 4e Utarbeide en handlingsplan for IKT 2016 Ikke påbegynt Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 14 av 14

21 OPPDRAGSDOKUMENT 2016 TIL SYKEHUSBYGG HF Foretaksmøte 8. februar 2016

22 INNHOLD 1. INNLEDNING OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR KRAV TIL AKTIVITET I FINANSIERING EIERNES BEVILGNING FOR RAPPORTERING TIL EIERNE

23 1. INNLEDNING Sykehusbygg HF skal være en internleverandør for de regionale helseforetakene og landets helseforetak, og skal legge til rette for og bidra til standardisering, erfaringsoverføring, god ressursutnyttelse og ressurstilgang innen prosjektering og bygging av sykehus, og sørge for at erfaring fra forvaltning og drift av sykehuseiendom tas hensyn til i nye prosjekter og kommer foretakenes eiendomsforvaltning til nytte. Byggeoppdrag eller bidrag til byggeoppdrag skal bare kunne leveres til de 4 RHFene og deres underliggende HF samt parter som inngår i et sameie med disse. Sykehusbygg HF er organisert som en del av spesialisthelsetjenesten, og de overordnede politiske mål for helsetjenesten skal gjelde for virksomheten. Sykehusbygg HF skal utføre sine oppgaver og gjennomføre styringskravene innenfor de rammer og mål som er gitt og de ressurser som blir stilt til rådighet. Det avholdes ordinært to foretaksmøter årlig i Sykehusbygg HF. Eiernes oppdragsdokument behandles i foretaksmøte i februar. Foretakets årsberetning, regnskap og årlig melding behandles i foretaksmøte innen utgangen av juni. 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP Dette dokumentet sammenstiller de regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til Sykehusbygg HF for 2016 med utgangspunkt i overordnede rammer samt økonomiske og faglige prioriteringer. Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og omsorgsplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. I oppdragsdokumentet for 2016 framgår det at de regionale helseforetakene i 2016 skal innrette sin virksomhet med sikte på å nå følgende overordnede mål: 1. Redusere unødvendig venting og variasjon i kapasitetsutnyttelsen 2. Prioritere psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling 3. Bedre kvalitet og pasientsikkerhet Dette danner også grunnlaget for virksomheten i Sykehusbygg HF. Det forutsettes at Sykehusbygg HF setter seg inn i kravene Helse- og omsorgsdepartementet har gitt til de fire regionale helseforetakene i oppdragsdokumenter for 2016 og i foretaksmøte 12. januar 2016 og innretter seg etter disse så langt mulig. Helseforetaket skal ha en desentralisert organisasjonsmodell med hovedkontor i Trondheim. Grunnlaget for helseforetakets virksomhet er konkretisert i helseforetakets stiftelsesdokumenter, herunder vedtekter og foretaksavtale. 3

24 I henhold til vedtektene skal Sykehusbygg HF bidra til fremtidsrettet utvikling av sykehusbyggingen i Norge gjennom læring, innovasjon, erfarings- og kompetanseoverføring, og skal være en ressursleverandør for sykehuseiere og sektoren forøvrig. Sykehusbygg HF skal utføre tjenester knyttet til utvikling, planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter, og tjenester innen eiendomsområdet som det er gevinster ved å utføre felles for sektoren, herunder; utvikling og forvaltning av kunnskap, metoder og verktøy for bygg- og eiendomsrelatert sykehusplanlegging, samt gi tilgang på personell med spisskompetanse vedrørende alle faser i livsløpet til en sykehuseiendom, prosjektledelse og rådgivning til byggeprosjekter prosjekt og prosessledelse vedrørende tidligfaseplanlegging øvrige tjenester som naturlig hører inn under Sykehusbygg HFs formål Sykehusbygg HF skal ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Styret må være bevisst sitt ansvar for å sikre bærekraftig utvikling og godt omdømme. Styret har ansvar for at en bredt anlagt forståelse av samfunnsansvar blir ivaretatt. 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2016 Dette kapitlet omhandler overordnede styringsbudskap fra de regionale helseforetakene som ikke omfattes av tjenesteavtaler inngått mellom Sykehusbygg HF og de regionale helseforetakene eller et regionalt helseforetak eller helseforetak eid av dette. a) Internkontroll og risikostryring Styret for Sykehusbygg HFs ansvar og oppgaver er forankret i Helseforetaksloven kapittel 7. Styret har det overordnede ansvar for helseforetakets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølging av helseforetakets økonomiske utvikling. Det legges til grunn at styret skal: Sikre at driften skjer innenfor rammen av vedtektene, foretaksavtalen, helseforetaksloven og annen lovgivning Føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne Styrets kompetanse kan delegeres med de begrensninger som følger av helseforetaksloven 37, 3. ledd. Styret skal sikre at Sykehusbygg HF har god internkontroll og systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesforankring i organisasjonen. 4

25 Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for kunder og brukere i helseforetakene. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det forutsettes at Sykehusbygg HF har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn. Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Det vises for øvrig til Helse- og omsorgsdepartementets veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene 1. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. Den inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. Det legges til grunn at styret for Sykehusbygg HF følger opp denne veilederen. b) Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakene kan ved behov foreta internrevisjon av virksomheten i Sykehusbygg HF. Sykehusbygg HF skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig. I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner, regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Internrevisjonen/konsernrevisjonen i de regionale helseforetakene kan, etter nærmere avtale, bistå styret og ledelsen med å utøve god virksomhetsstyring gjennom vurdering av risikohåndtering og intern kontroll. Dette kan også bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring av helseforetakets interne styrings- og kontrollsystemer. Sykehusbygg HF skal styrebehandle alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker, og fremdrift og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. c) De regionale helseforetakenes styring av felles eide selskaper Det vises til sak om styring av de regionale helseforetakenes felles eide selskaper, fremmet for de fire RHFstyrene i november/desember Saken stadfester dagens styringsmodell der eierstyring og oppfølging av virksomheten i de felles eide selskapene ivaretas av de regionale helseforetakenes administrerende direktører. Videre avklarer saken prinsipper for styresammensetning, oppnevning av observatører i selskapenes styrer, utarbeidelse og behandling av selskapenes strategier, samt samordning og oppfølging av selskapene. Det legges til grunn at rapportering og planer for 1 5

26 virksomheten i de felles eide selskapene innarbeides i økonomisk langtidsplan og behandles av RHFstyrene. De regionale helseforetakene vil i 2016 videreutvikle og konkretisere prosesser for strategiarbeid og oppfølging av selskapene. Sykehusbygg HF skal delta i dette arbeidet etter nærmere anvisning. d) Regjeringens eierskapspolitikk Sykehusbygg HF skal forholde seg til krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk (jf. Meld. St. 27 ( ) Et mangfoldig og verdiskapende eierskap). Sykehusbygg HF skal føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk som også bidrar til å sikre tilgang på helsepersonell i framtiden og forsikre seg om at ansatte hos leverandører, også i andre land, har forsvarlige vilkår. Videre skal Sykehusbygg HF være i fremste rekke når det gjelder arbeidet med klima- og miljøtiltak. e) Nasjonal helse- og sykehusplan Forslagene som er lagt fram i Meld. St. 11 ( ) Nasjonal helse- og sykehusplan ( ) vil få stor innvirkning på virksomheten i de regionale helseforetakene og underliggende virksomheter. Stortinget skal behandle meldingen våren Styrene i de felles eide selskapene må gjøre seg kjent med innholdet i meldingen. f) Deltakelse i utviklingsarbeid De regionale helseforetakene skal bidra i utviklingsarbeid i spesialisthelsetjenesten som er gitt i oppdrag til Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse og Folkehelseinstituttet. Det forutsettes at Sykehusbygg HF deltar i denne typen arbeider etter nærmere anvisning fra de regionale helseforetakene. g) Pasientsikkerhet Pasientsikkerhet og kvalitet er et ansvar for ledere på alle nivåer. Styrene skal ha en aktiv rolle for å sikre at foretakenes samlede virksomhetsstyring omfatter bedre etterlevelse av faglige retningslinjer, standardisering på flere områder og erfaringsoverføring basert på beste praksis. h) Lærings- og forbedringstiltak Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid er viktig både av hensyn til pasienter og ansatte. De regionale helseforetakene vil understreke betydningen av å arbeide med lærings- og forbedringstiltak og tiltak på systemnivå for å bedre pasientsikkerheten, og se dette i sammenheng med helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. i) Rekruttering og utvikling av kvinnelige ledere Spesialisthelsetjenesten er en sektor med høy kvinneandel. Virksomheter innen spesialisthelsetjenesten bør ha et særlig ansvar for å bidra til å rekruttere og utvikle kvinnelige ledere, spesielt på toppledernivå. 6

27 j) Overordnede krav til utviklingen av Sykehusbygg HF Sykehusbygg HF skal legge følgende til grunn for sin virksomhet: De regionale helseforetakene trapper opp virksomheten i Sykehusbygg HF. Sykehusbygg HF skal benyttes i alle byggeprosjekter over 500 mill. kroner. Dette gjelder også for prosjekter som allerede er under gjennomføring. Sykehusbygg HF skal sikre større grad av standardisering av nye sykehusbygg ved erfaringsoverføring og gjenbruk av planleggingsgrunnlag fra tidligere prosjekter. Sykehusbygg HF skal ivareta nasjonal database for sykehusarealer og utarbeide en samlet oversikt over klassifiserte sykehusarealer i løpet 2016 Sykehusbygg HF skal videreutvikle og vedlikeholde metodikk for framskrivninger, veiledere og evaluering av sykehusprosjekter og etablere nødvendig verktøy som viser tilstandsgrad ved norske sykehus. Sykehusbygg skal videreføre det arbeidet med åpen BIM som til nå er utført i de fire regionale helseforetakene og deres helseforetak, herunder stå for utvikling og kontrahering av BIM-server for bruk i datasamling fra nye prosjekt og eksisterende drift for bruk i FDV-sammenheng (forvaltnig, drift og vedlikehold) samt tiltre Joint Statement for bruk av åpen BIM og følger opp implementeringen av dette. Sykehusbygg er gitt i oppgave å samle erfaringsdata og bidra til kunnskapsoverføring fra drift til planlegging av nye sykehus. Sykehusbygg må sørge for at det er kontakt med fagmiljøene og driftsorganisasjonene av helseforetakene. Det må opprettes kontakt med de eksisterende fagnettverkene i de fire regionale helseforetakene, og det må sees på muligheter for felles arenaer for læring og erfaringsoverføring. Sykehusbygg HF skal innen 1. oktober 2016 legge frem en strategi til AD-møtet om hvordan foretaket skal utvikles til nasjonalt «Center of Excellence» innenfor sitt virksomhetsområde. k) Konseptfaseplanlegging protonsenter Det vises til protokoll fra foretaksmøte i de regionale helseforetakene 10. desember 2015, sak 3 Etablering av partikkelterapi og protonbehandling mandat for konseptfase. Det er i foretaksmøteprotokollen forutsatt at prosjekteier (de fire regionale helseforetakene) skal benytte Sykehusbygg HF til prosjektledelse. De fire regionale helseforetakene vil konkretiseringen bestillingen nærmer i et eget brev basert på behandlingen i AD-møtet 25. januar l) Veileder for utviklingsplanarbeidet Det er forutsatt 2 at de regionale helseforetakene i fellesskap, og i regi av Sykehusbygg HF, skal utarbeide en veileder for utviklingsplanarbeidet innen 1. mai Helse- og omsorgsdepartementet vil delta som observatør i arbeidet. Hovedelementet i utviklingsplanen skal være virksomhetsdelen og skal beskrive status for helseforetakets aktivitet og virksomhet. Denne skal gi grunnlag for å beskrive endringer i virksomheten og tallfeste det framtidige aktivitetsnivået og kapasitetsbehovet. Virksomhetsdelen av utviklingsplanen skal vise mulige endringer i oppgavefordeling og sykehusstruktur, aktivitet, kapasitetsbehov, organisering og driftsøkonomi, samt konsekvenser av 2 Protokoll fra foretaksmøter i de regionale helseforetakene 12. januar

28 endringer og alternative løsninger. Veilederen skal sikre forsvarlig utredning og gode lokale prosesser i utviklingsplanarbeidet. Vesentlige endringer skal ikke skje uten forsvarlig utredning av konsekvensene. Det vil også bli satt krav om at utviklingsplanene skal kvalitetssikres av eksterne fagmiljøer. Sykehusbygg HF må starte arbeidet med dette og fremme sak for AD-møtet med forslag til hvordan arbeidet skal gjennomføres slik at de fire regionale helseforetakene involveres og står som prosjekteier for arbeidet. m) Instruks for lån til felles eide nasjonale selskaper Investeringer i felles eide selskaper skal bidra til netto verdiskaping i helsesektoren. Investeringer som ikke har positiv nåverdi skal ikke gjennomføres, med mindre det kan sannsynliggjøres andre positive effekter for helsesektoren som kan rettferdiggjøre ressursbruken. Det stilles derfor konkrete krav til utredning av alle investeringer som ønskes gjennomfør før de behandles i selskapets styre. Utredningen skal beskrive formålet med investeringen, og hva den skal resultere i. Alternative måter å løse oppgaven på skal være belyst. Større prosjekter (over 50 mill) skal ha gjennomgått konsept- og forstudie. Utredningen skal inneholde økonomiske analyser, herunder, total investering, og fremdrift i tid, finansiering av den samlede investering, lønnsomhet, (nåverdi og konsekvens for resultat) samt tiltak og ansvar for gevinstrealisering. Denne instruksen gjøres gjeldende for lån gitt fra de regionale helseforetakene til felles eide nasjonale selskaper, heleid av de fire regionale helseforetakene. Følgende prosedyre skal følges: 1. Alle investeringer som søkes lånefinansiert, skal være utredet i henhold til generelle krav til utredning og oppfølging av investeringer. 2. De regionale helseforetakene kan primært 2 ganger årlig, normalt i forbindelse med behandling av budsjett eller økonomisk langtidsplan, innvilge lån til et felleseid foretak. Lån kan innvilges basert på søknad fra foretak, til prosjekter (som skal aktiveres), utstyr eller IKT. 3. De regionale helseforetakene yter lån i henhold til sin eierandel under forutsetning av at de øvrige RHF yter tilsvarende lån til samme investering. 4. Den tildelte lånerammen gjøres tilgjengelig for utbetalinger til foretakets driftskonto etter anmodning fra det enkelte foretak og når det foreligger en signert låneavtale. 5. For store prosjekter med låneuttak over ett år, kan det opprettes særskilte lån hvor det ikke belastes avdrag i perioden frem til hele lånet er utbetalt. 6. Det ytes kun lån med flytende rente. Rentesatsen settes lik den RHF til enhver tid betaler til HOD. n) Innføring av nøytral merverdiavgift Regjeringen tar sikte på å innføre en ordning med nøytral merverdiavgift i helseforetakene fra 1. januar Det legges til grunn at Sykehusbygg HF ikke gjør tilpasninger som vil være i strid med intensjonene med innføring av nøytral merverdiavgift. 8

29 o) Økonomisk langtidsplan Sykehusbygg HF skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Selskapet skal utarbeide innspill til økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes arbeid med økonomisk langtidsplan og budsjett. I 2016 er det nødvendig at innspill til vesentlige endringer i selskapets virksomhet, investeringer og drift, må leveres i løpet av februar. Ordinært innspill til økonomisk langtidsplan skal leveres 14. april Selskapet skal benytte tilsendt malverk og innspillet leveres til de regionale helseforetakene. Det vil bli stilt krav om, og selskapet skal påvise, forbedret produktivitet og effektivitet på samme måte som ordinære helseforetak. p) Utarbeidelse av regnskap Sykehusbygg HF skal levere foreløpig regnskap for 2016 innen 20. januar Endelig regnskap skal foreligge 24. februar Det bes om at selskapet benytter regnskapshåndbok for regionale helseforetak KRAV TIL AKTIVITET I 2016 Aktivitetskrav for 2016 er fastsatt i helseforetakets budsjett og i tjenesteavtaler mellom Sykehusbygg HF og de regionale helseforetakene og underliggende helseforetak. 5. FINANSIERING EIERNES BEVILGNING FOR 2016 Inntektene til felles eide selskaper skal i hovedsak være basert på priser for tjenester levert til de enkelte regionale helseforetak eller helseforetak. Det vil også gis bevilgninger til enkelte formål som representerer fellesaktiviteter som det er uhensiktsmessig å tjenesteprise. Sykehusbygg HFs virksomhet vil omfatte to hovedkategorier av oppgaver; fellesoppgaver og prosjektoppgaver. Fellesoppgaver er oppgaver som det nye helseforetaket løpende skal ivareta for de fire helseregionene, mens prosjektoppgaver leveres etter bestilling fra ett eller flere RHF/HF. Fellesoppgavene vil bestå av faglige fellesoppgaver og administrative fellesoppgaver. Helseforetaket vil ha løpende driftskostnader basert på oppgavene det skal ivareta. De mest vesentlige kostnadene vil være lønn m.v. til helseforetakets ansatte samt kostnader forbundet med innleie av ressurser

30 Kostnader for fellesoppgaver og administrasjon dekkes etter gjeldende retningslinjer i felleseide selskaper. I budsjett for 2016 forutsettes følgende fordeling på eierne: RHF mnok kroner Helse Nord RHF 8,8 Helse Midt-Norge RHF 9,1 Helse Vest RHF 10,9 Helse Sør-Øst RHF 23,1 Sykehusbygg HF sine tjenester er ikke omfattet av unntak i merverdiavgiftsloven 3-2 første ledd bokstav a, og omsetningen er følgelig merverdiavgiftsplikt ved fakturering av kunder. Det forutsettes at virksomheten gir et resultat i balanse. Ved positivt resultat vil eierne kunne vurdere rammetilskuddets størrelse. Negativt resultat innebærer en ekstraordinær situasjon og forutsettes forelagt eierne til beslutning. Det forutsettes at vesentlige endringer i kostnadsnivå (drift, investering, finansiering) forelegges foretaksmøtet på forhånd. 6. RAPPORTERING TIL EIERNE Sykehusbygg HF skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2016 i årlig melding innen 1. februar Avvik fra gitte oppgaver og styringsparametere skal meldes til eierne når slike avvik blir kjent. 10

31 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG SB SAK 39/2016 Økonomisk rapport pr. 2. tertial 2016 FORSLAG TIL VEDTAK Styret tar saken til orientering OPPSUMMERING Samlet resultat per 2. tertial er positivt med 1,4 MNOK. Resultatet skyldes i hovedsak høyere aktivitet i prosjektaktiviteten enn budsjettert. For fellesoppgavene er de samlede kostnadene 5,7 MNOK lavere enn budsjettert, noe som først og fremst skyldes lavere eksterne kostnader knyttet til fellesoppgavene sammenlignet med budsjett. Kostnadene til ledelse og administrasjon er 1,7 MNOK lavere enn budsjetter. Dette skyldes i hovedsak lavere pensjonskostnader og at det er arbeidet flere timer i prosjektaktiviteten enn budsjettert. Fellesoppgavene og ledelse/administrasjon går i resultatmessig balanse ved at det er inntektsført tilskudd tilsvarende kostnadene. TRYKTE VEDLEGG: 1. Resultatrapport pr. 2. tertial Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 1 av 5

32 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG BAKGRUNN/UTREDNING: Vedlagte resultatrapport viser et samlet resultat på pluss 1,4 MNOK sammenlignet med budsjett. Budsjett tallene er i hovedsak fordelt jevnt over året. Det viktigste unntaket fra dette er lønnskostnader som fordeles på 11 måneder (i juni utbetales feriepenger for foregående år). Personalkostnader fordeles ut på de enkelte virksomhetsområder basert på timeføring. En andel av administrasjonskostnadene fordeles ut på prosjektaktiviteten basert på andelen timer som er brukt på prosjektene. Det fordeles ikke administrasjonskostnader på fellesoppgavene. 29 nyansatte har tiltrådt i løpet årets to første tertial, inkludert virksomhetsoverdragelsen fra Helse Sør Øst pr 1. januar. Dette vil si at 90 % av nyansettelsene som lå til grunn for budsjettet allerede er gjennomført, og vi vil i løpet av året ansette flere nye medarbeidere enn hva vi så for oss ved starten av året. De nyansatte er først og fremst knyttet til prosjektaktiviteten. Ansatte har i snitt arbeidet mer enn normal arbeidstid slik at samlet opparbeidet mertid tilsvarer tre fulltidsansatte i så langt i år. Når denne mertiden senere tas ut i avspasering vil dette medføre tapt omsetning. Det er foretatt kostnadsavsetning i regnskapet knyttet til opparbeidet mertid. Prosjektaktiviteten viser positive resultat, særlig for gjennomføring/bygging. Omsetningen er noe større enn budsjettert. Belastning av administrative kostnader på prosjektene er noe lavere enn budsjettert. I første tertial var faktureringsgraden lavere enn planlagt grunnet høy interntid som følge av mange nyansatte. Dette er nå rettet opp slik at interntid og faktureringsgrad er i henhold til budsjettforutsetningene. På grunn av tidligere ansettelse av nye medarbeidere enn budsjettert og at ansatte har arbeidet mye mertid er omsetningen i prosjektene større enn budsjettert. Inntektene fra eksterne prosjekter fordeler seg slik (x 1 000): Region Andel Fakturert Sør Øst 39 % Vest 1 % 417 Midt Norge 38 % Nord 13 % Andre 9 % Totalt Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 2 av 5

33 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG Timeforbruket på Fellesoppgavene er nå oppe på tilsvarende nivå som budsjettert, og personalkostnadene samsvarer med budsjett. Direkte prosjektkostnader er lavere enn budsjettert. Dette skyldes først og fremst at kostnader knyttet til IKT/ databaser og tjenestekjøp er lavere enn budsjett. Som følge av lavere kostnader er også inntektsførte tilskudd lavere enn budsjettert. Det er brukt flere timer på administrasjon enn budsjettert, men dette avviket har avtatt i 2. tertial. Når personalkostnadene allikevel kommer ut noe under budsjett skyldes dette i hovedsak lavere kostnader til pensjon og lavere kostnader til deltakelse på kurs og konferanser enn budsjettert. Administrasjonskostnadene spesifiseres slik (x 1 000): Regnskap Budsjett Avvik Avskrivninger Leie og drift kontorlokaler Datakostnader Tjenestekjøp Kontorkostnader Reisekostnader Andre adm.kostnader Sum adm.kostnader Merforbuket knyttet til administrasjonskostnadene er redusert fra 1,0 MNOK pr 1. tertial til 0,1 MNOK pr 2. tertial, og vi vurder det slik at vi nå har kontroll på disse kostnadene. For å oppnå dette har det vært nødvendig med en tilnærmet innkjøpsstopp i administrasjonen noe som har stoppet det meste av aktivitet knyttet til utvikling av administrative rutiner og systemer. Merforbruket er særlig knyttet til administrative datakostnader. Datakostnadene preges av at selskapet er under oppbygging. Det er anskaffet datamaskiner og telefoner til alle de nyansatte, og det er foretatt anskaffelser av administrative systemer (arkivsystem og intranett). Dette er kostnader som har påløpt tidlig på året. Datakostnadene påvirkes også av at avtalen med Hemit knyttet til drift av våre datasystemer har vært dyrere enn budsjettert. Samtidig er det et mindreforbruk knyttet til kontorlokaler og tjenestekjøp. Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 3 av 5

34 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG Administrative tjenestekjøp spesifiseres slik (x 1 000): Regnskap Budsjett Avvik 6700 Revisjonshonorar Regnskapshonorar Juridisk rådgivning Honorar kommunikasjonstjenester Rekrutteringskostnader Andre honorar Fremmede tjenester Det er merforbruk på jus og kommunikasjon. Juridiske tjenester har i hovedsak vært knyttet til kvalitetssikring av personalhåndbok, arbeidsavtaler og andre forhold knyttet til personalområdet samt avklaring av merverdiavgift på tilskuddene. Dette er et arbeid som i hovedsak er ferdigstilt. Bruken av kommunikasjonstjenestene har vært høy. Det har vært oppstart av ny avtale med Dinamo, og det har vært arbeidet med kommunikasjonsstrategi. I tillegg ble Dinamo i 1. tertial også benyttet for å bøte på manglende intern kapasitet. I andre tertial har bruken kostnaden til kommunikasjonstjenester ligget innenfor budsjettet for perioden. Arbeidede timer har følgende fordeling hittil i år: Virkelig Budsjett Eksterne prosjekter 51,6 % 56 % Fellesoppgaver 18,5 % 19 % Ledelse og administrasjon 13,7 % 10 % Kompetanseutvikling 0,9 % Sum arbeidstid 84,8 % 85 % Interntid eks. sykefravær 9,9 % Sykefravær 5,4 % Sum interntid 15,2 % 15 % Total 100 % 100 % Andelen tid brukt på eksterne (fakturerbare) prosjekter og fellesoppgaver er noe lavere enn budsjettert mens tid brukt på ledelse/adm. inkl. kompetanseutvikling er høyere enn budsjettert. Den samlede interntiden er i henhold til budsjett. Det er ikke satt noe budsjettmål for kompetanseutvikling isolert, men det er brukt mindre tid enn ønskelig på dette i perioden. Dette gjenspeiler seg også på kostnadene til deltakeravgifter for kurs og konferanser. En av årsakene til dette er Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 4 av 5

35 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG høy aktivitet i prosjektene slik at det ikke har vært særlig rom for å gjennomføre kompetanseutvikling. Iverksatte tiltak for å korrigere resultatavvikene etter 1. tertial har virket. Et av tiltakene har vært å øke fakturerbar tid i prosjektene, og større bevissthet om at utviklingsoppgaver må tas innenfor rammene for fellesoppgavene dersom de skal gjennomføres. Innen administrasjonen har det vært tilnærmet innkjøpsstopp. Årsprognosen per august viser at vi nå har kontroll på kostnadene både totalt sett og innenfor administrasjonen. Prognosen hensyntar at vi kommer til å få en større økning i pensjonsforpliktelse ved utløpet av året enn tidligere antatt, dette basert på aktuarberegning fra KLP. Det vil derfor være rom for å gjennomføre enkelte av de planlagte aktivitetene knyttet til administrative systemer og rutiner i løpet av årets siste tertial. Vi ba i mars Skatt Midt Norge om en veiledende uttalelse for å endelig avklare hva som er riktig status for merverdiavgift på vår tilskuddsfinansierte aktivitet. Vi har enda ikke mottatt noe svar fra Skatt Midt Norge, selv etter gjentatte purringer. I henhold til forsiktighetsprinsippet har vi behandlet tilskuddene som mva pliktig omsetning. Dette medfører at deler av tilskuddene vi mottar går tilbake til staten i form av mva, og at vi dermed har mindre disponible tilskudd enn forutsatt. Som følge av økende omsetning i prosjektene øker kapitalbindingen i og med 30 dager kreditt tid. Dette gir seg utslag i strammere likviditet. I henhold til styrevedtak den 11. april er det sendt henvendelse til våre eiere om tilførsel av 15 MNOK i ny arbeidskapital i Vi har ikke mottatt noe svar på denne henvendelsen. Vi har passet på å være tidlig ute med fakturering av tilskudd til RHF ene og dermed skaffet oss noe likviditet, men denne løsningen vil etter hvert bli utilstrekkelig for å sikre oss den likviditeten som er nødvendig. Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 5 av 5

36 Resultatrapport 2. tertial 2016 Total Ledelse og administrasjon Fellesoppgaver Planlegging Gjennomføring Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Fakturerbare timeinntekter Tilskudd Viderefakturerte kostnader Sum inntekter Direkte prosjektkostnader Bruttofortjenteste Personalkostnad Generelle driftskostnader Fordeling adm.kostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Resultat

37 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG SB SAK 41/2016 Møteplan for styret i Sykehusbygg HF for 2017 FORSLAG TIL VEDTAK Styret vedtar forslaget til møteplanen for OPPSUMMERING Forslag til styremøter for 2017: Torsdag 9. februar Torsdag 27. april Torsdag 8. juni Torsdag 28. september Torsdag 30. november Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 1 av 1

38 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG SB SAK 42/2016 Finansieringsmodeller FORSLAG TIL VEDTAK Styret tar saken til orientering OPPSUMMERING Fra tid til annen opplever vi at det stilles spørsmål med måten Sykehusbygg er finansiert på og om at det finnes andre finansieringsmodeller som kan være mer hensiktsmessig. I styresaken presenteres det enkelte mulige alternativer til dagens finansieringsmodell. TRYKTE VEDLEGG: 1. Presentasjon av alternative finansieringsmodeller Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 1 av 3

39 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG BAKGRUNN/UTREDNING: Fra tid til annen opplever vi at det stilles spørsmål med måten Sykehusbygg er finansiert på og om at det finnes andre finansieringsmodeller som kan være mer hensiktsmessig. Dagens finansieringsmodell: Sykehusbygg HF har siden etableringen hatt en todelt finansiering: 1. De overordnede oppgavene som Sykehusbygg ivaretar på vegne av alle regionene og helseforetakene finansieres med rammetilskudd fra RHF ene. Dette er oppgaver knyttet til kunnskapsutvikling og formidling, standardisering samt utvikling av verktøy og metoder for bygg og eiendomsrelatert sykehusplanlegging. 2. Prosjektoppdrag for landets helseforetak faktureres etter medgått tid. Timeprisen dekker direkte personalkostnader inkl. sosiale kostnader samt relativ andel av Sykehusbyggs kontorkostnader og administrative tjenestekjøp. Andre likeartede virksomheter finansiering Vi har undersøkt hvordan Statsbygg, Forsvarsbygg, Undervisningsbygg og Omsorgsbygg er finansiert. Statsbygg og Forsvarsbygg er statlige enheter som står for utbygging og drift av eiendom som benyttes av statlige virksomheter (departementer og direktorater, høyskoler, kulturinstitusjoner osv.) og forsvaret. Undervisningsbygg og Omsorgsbygg er Oslos kommunes enheter for skolebygg og øvrige kommunale formålsbygg. Alle disse virksomhetene har det til felles at de er byggherre og byggeier, og selv rår over investeringsmidler til nye bygg og at de mottar husleie for utleie av bygningsmassen. Disse virksomhetene mottar ikke administrasjons eller utviklingstilskudd, men har dekning for sine kostnader gjennom investeringsramme og husleieinntekter. Dette gjør at de ikke er avhengig av tilskuddsbevilgninger for å finansiere administrasjon og utviklingsoppgaver. Etter det vi har kunnet bringe på det rene er det vanlig for disse virksomhetene å belaste fag og metodeutvikling samt andel av stabskostnadene på investeringene. Alternative finansieringsmodeller Vedlagte presentasjon viser et utvalg av mulige finansieringsmodeller. Alle viste modellene har som utgangspunkt at Sykehusbygg skal ha full kostnadsdekning, men at det ikke skal være noe krav om avkastning. Dette vil si at Sykehusbygg skal gå i resultatmessig balanse mens gevinstene av Sykehusbyggs arbeid vil komme øvrige helseforetak til gode. Det kan også tenkes modeller der Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 2 av 3

40 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG Sykehusbygg selv høster de økonomiske resultatene av eget arbeid og opparbeider et overskudd som kan gi grunnlag for utbytte til eierne. Denne typen finansieringsmodeller er ikke behandlet i denne saken. Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 3 av 3

41 Finansieringsmodeller Styremøte 29. sept 2016

42 Dagens finansiering Prosjektoppdrag faktureres oppdragsgiver Tilskudd til fellesoppgaver Administrasjon delvis finansiert med tilskudd Forslag til langtidsbudsjett (ØLP): Resultatbudsjett (1 000 kroner) B Fakturerbare timeinntekter Tilskudd Fellesoppgaver belastet prosjekter Viderefakturerbare kostnader Sum inntekter B Tilskudd ledelse/administrasjon Tilskudd fellesoppgaver Sum tilskudd

43 Økonomisk handlingsrom Fra oppdragsbrev: «Sykehusbygg skal utføre sine oppgaver og gjennomføre styringskravene innenfor de rammer og mål som er gitt og de ressurser som blir stilt til rådighet» «Det forutsettes at virksomheten gir et resultat i balanse. Ved positivt resultat vil eierne kunne vurdere rammetilskuddets størrelse. Negativt resultat innebærer en ekstraordinær situasjon og forutsettes forelagt eierne til beslutning» Ledelse/adm. Bidrag fra prosjektene For øvrig tilskuddsfinansiert Fellesoppg. Definert i oppdragsbrev Tilskuddsfinansiert Prosjektene Faktureres oppdragsgiverne Selvfinansierende = 0 = 0 = 0

44 Statsbygg Kilde: Økonomi og adminstrasjonsdirektør Marianne Nordby Fålun Statsbygg er fullt ut selvfinansiert (i tillegg til å gi avkastning til staten + bidrag til refinansiering) gjennom: husleieinntekter (som skal dekke inn tomt & byggekostnadene, forventede utgifter til slitasje og drift, samt kapitalkostnader) inntekter fra utført utrednings /rådgiverarbeid (lønn & sos utg + lite påslag) de som jobber direkte i investeringsprosjektene fakturerer/belastes med timerater basert på kost med et påslag (flat timesats basert på gj sn lønn, sos, utg + andel felleskostnader) Får bygge opp et «reguleringsfond» som skal brukes til å «kompensere eventuelle avvik i driftsinntekter og driftsutgifter» (= fri egenkapital)

45 Forsvarsbygg Kilde: «Virksomheten dekker sine utgifter gjennom husleie fra brukerne, betaling for utførte oppdrag og bevilgninger».

46 Undervisningsbygg Kilde: Økonomidirektør Ewa Solhaug Driften finansieres i all hovedsak via husleie (+ litt adm påslag på oppdrag + litt fra rentedifferanse). Dette inkluderer administrasjon, kontorkostnader og utviklingsarbeid/ prosjekter som ikke kan føres som investering. Byggeprosjekter (investeringer): Investeringsmidler kommer via beslutninger i Oslo bystyre (låneopptak og bevilgninger). Direkte kostnader (lønn & sosiale utg) knyttet til ansatte prosjektledere i Undervisningssbygg belastes respektive prosjekt med lønn & sosiale utgifter. Kostnader knyttet til innleide prosjektledere belastes investeringsprosjekter direkte. Kostnader for fagansvarlige/fagteam fordeles i hovedsak på investeringsprosjekter etter en nøkkel. Den andel av kostnader for stabsavdelinger inkl kontorkostnader og utviklingsarbeid, som er henførbar til utbygging/investering, belastes investeringsprosjektene (normalt % av stabskostnader belastes investeringer) Oppdragsarbeid faktureres bestiller fortløpende med lønn & sos.utg + lite påslag

47 Omsorgsbygg Kilde: Økonomidirektør Ulf Brage Moe Driften finansieres i all hovedsak via husleie. Utredningsarbeid inkl KVU er faktureres bestiller fortløpende med lønn & sos.utg + lite påslag Utbyggingsprosjekter (investeringer): Investeringsmidler kommer via beslutninger i Oslo bystyre. Direkte kostnader (lønn & sosiale utg) knyttet til ansatte prosjektledere i Omsorgsbygg belastes respektive prosjekt. Kostnader knyttet til innleide prosjektledere belastes investeringsprosjekter direkte. Øvrige kostnader i «prosjektavdeling» fordeles i hovedsak fordelt på investeringsprosjekter etter en nøkkel. Den andel av driftskostnader fra støtte og stabsavdelinger, som er henførbar til utbygging/investering, belastes investeringsprosjektene (i 2015 : 35 % av stab og støtte) Fagutvikling belastes enkeltprosjekter (evt flere) når det kan henføres.

48 Mulige finansieringsmodeller Alt. 0: Som i dag Langtidsbudsjettstyring Utvikling av org. i takt med økende prosjektmengde Utfordring mht. fleksibilitet Alt. 1: Prosjektene bidrar fullt til ledelse/adm. Krever økning i timepris på ca. 150 kr/time for å opprettholde nivå på ledelse/adm. ihht. ØLP Tilskudd til ledelse/adm kun for FOs andel Utfordring mht. fleksibilitet

49 Mulige finansieringsmodeller (2) Alt. 2: Prosjektene finansierer også FO Overhead til dekning av utvikling og ledelse/adm. Krever økning i timepris på ca. 600 kr/time for å opprettholde nivå på FO og ledelse/adm. ihht. ØLP Gjør oss uavhengig av tilskudd Aksept hos oppdragsgiver? Alt. 3: Finansiering med en andel av investeringsbudsjett FO og ledelse/adm. utgjør ca. 1 % av årlige investeringer Vil kreve konkret eierstyring overfor de enkelte sykehusforetakene

50 Mulige finansieringsmodeller (3) Eksempel på andre mulige finansieringsmodeller fremkommet i ulike diskusjoner Tilskudd til fellesoppgavene differensieres mellom RHF ene etter hvem som har mest nytte av det enkelte tiltaket

51

52 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG SB SAK 44/2016 Strategisk teknologinotat Teknologiutviklingens konsekvenser for langtidsplanlegging av sykehusprosjekter FORSLAG TIL VEDTAK Styret tar teknologinotatet til orientering og ber om at det legges fram for forankring i RHF og HF OPPSUMMERING Sykehusbygg HF har utarbeidet et teknologinotat som har som målsetting å beskrive områder der ny teknologi vil påvirke spesialisthelsetjenesten og framtidige sykehusbygg. Notatet er inndelt i tre hovedområder: 1. Teknologisk trender innad i sykehus/klinikk 2. Teknologiske trender mellom sykehus og LMS/DMS/DPS, kommunale helsetjenester og prehospitale tjenester 3. Teknologiske trender mellom sykehus og primærhelsetjeneste/pasient/pårørende For hver av de tre hovedområdene er det beskrevet konsekvenser av teknologien for Sentralisering desentralisering Behandlingstid Kapasitetsbehov senger, poliklinikk, dagplasser Arealbehov Notatet gir en systematisk oversikt over hovedtrendene som har betydning for dimensjonering, oppgavedeling/arbeidsflyt, pasientforløp og løsninger i sykehusene. Gevinsten for helseforetakene er at dette er et notat som alle kan benytte i utviklings og utbyggingsprosjekter i stedet for å lage egne og nesten like dokumenter. Da kan man i stedet fokusere på konsekvensene for det enkelte foretak relatert til status på implementering av ny teknologi. Notatet er et arbeidsverktøy som kan benyttes i framskriving og i drøfting av framtidige scenarier for utvikling av sykehusene. Notatet er spesielt relevant i de tidlige fasene av et utbyggingsprosjekt, men vil også være relevant for utvikling av sykehus uavhengig av byggeprosjekter. Fagansvarlig Tore Indreråk i Sykehusbygg har vært prosjektleder for utarbeidelsen av teknologinotatet. Notatet er utarbeidet av ressurspersoner fra Sykehusbygg HF med bistand fra Frode Finne ved Sykehuset Innlandet og kommunikasjonsrådgiver Arve Paulsen (Arve Paulsen kommunikasjon). Det vil i prosessen videre være behov for en forankring av notatet hos fagavdelinger og ressurspersoner innenfor IKT i HF ene. Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 1 av 2

53 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG Dette er drøftet i Kundeforum, og workshop med en ekspertgruppe kan være en god arbeidsmåte. Teknologi er naturlig nok i utvikling, og et teknologinotat vil derfor også være dynamisk og bli revidert hyppig når ny kunnskap foreligger. IKKE TRYKTE VEDLEGG: 1. Strategisk teknologinotat Teknologiutviklingens konsekvenser for langtidsutvikling av sykehusprosjekter Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 2 av 2

54 STRATEGISK TEKNOLOGINOTAT TEKNOLOGIUTVIKLINGENS KONSEKVENSER FOR LANGTIDSPLANLEGGING AV SYKEHUSPROSJEKTER AUGUST 2016

55 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG SB SAK 45/2016 Nasjonal database og driftsmodell for klassifisering av sykehusbygg Forslag til vedtak: Styret tar rapportene til etterretning. Styret anbefaler at begge rapporter oversendes de fire regionale helseforetak og alle helseforetakene. Oppsummering: Det legges frem to rapporter 1. Statusrapport 2015 for registrering av sykehusareal i henhold til Klassifikasjonssystemet i NASJONAL DATABASE 2. Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Saksutredning/bakgrunn: Saken er tidligere behandlet i styret under sak 39 og 47/15. Rapporter er lagt frem for styringsgruppen sak 119/16 den I mandatet for prosjektet står følgende: Bakgrunn: I foretaksprotokollen av januar 2011 mellom Helse og omsorgsdepartementet og de regionale helseforetakene, er det tatt inn en forutsetning om at Klassifikasjonssystemet skal innføres og tas i bruk i alle helseforetak. I Oppdragsbrevet er det fastsatt at «Sykehusbygg HF skal ivareta nasjonal database for sykehusarealer og utarbeide en samlet oversikt over klassifiserte sykehusarealer i løpet 2015» Målsetting: 1) Legge til rette for at alle HF er ferdig klassifisert og registrert første gang i nasjonal database og legge frem en samlet oversikt over klassifisert areal i løpet av ) Utarbeide forslag til driftsmodell for klassifikasjonssystemet, herunder Avklare videre drift av database Lage en modell for drift og oppdatering av innhold som forankres hos den kliniske virksomheten og som bidrar til riktig informasjon om reell kapasitet og bruk av arealer og rom. Nasjonal database (ND) ble etablert for å gjøre styringsinformasjon fra klassifiserte data lett tilgjengelig på HF, RHF og nasjonalt nivå, og for å sikre en entydig registrering mellom helseforetak. ND ble etablert i felleskap av de regionale helseforetakene i september Originaldata er registrert i helseforetakene i ulike systemer, de fleste i FDV systemer (forvaltning, drift, vedlikehold) og andre i excel. Organisering. Prosjektgruppen for Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal har vært sammensatt med representanter fra alle regioner: Styremøte - Saksfremlegg - Arkivsak.: 16//00454 Side 1 av 3

56 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG Gunn Håberget, Sykehusbygg HF, prosjektleder Marte Lauvsnes, Sykehusbygg HF Sigmund Stikbakke, Sykehusbygg HF Anne Kathrine Larssen, Multiconsult Helge Havåg, Sørlandet sykehus HF Gro Jofrid Aarli, Helse Bergen HF Per Martin Jakobsen, Nordlandssykehuset HF Solvår Nor Øien, Sykehuset Innlandet HF Tor Åsmund Evjen og Brit Eli Pukstad, fra St.Olav har møtt i ett møte hver. Prosjektgruppen har engasjert en arbeidsgruppe for database og IT tekniske spørsmål, bestående av: Eirik Rogne, innleid av Multiconsult gruppeleder Gunnar Kjestveit, Plania Thio Siebert, Lydia Jacky Chi Ho Lau, Sykehuspartner Anne Kathrine Larssen, Multiconsult Gunn Håberget, Sykehusbygg Vurderinger Vedlagt følger rapport fra innlagte data i databasen pr Det er helseforetakene som har ansvar for registrering av data og opplasting til Nasjonal database. Tilbakemeldingene viser en positiv utvikling med hensyn til klassifisering av areal, men at det fortsatt gjenstår mye registrering i Nasjonal database. Dels skyldes dette en avventende holdning hos helsefortakene pga. versjonsendringer og omorganiseringer, og merarbeid forbundet med omregistrering, dels at en har hatt problemer med inkorporering i FDVU systemene. Arbeidet med registrering og oppdatering av data er meget tidkrevende. Databasen har under etablering og test vært driftet av rådgivingsselskapet Multiconsult(MC). Etter ferdigstillelse har databasen fortsatt vært driftet av MC. I 2016 er dette formalisert med en drift og supportavtale med Sykehusbygg. Sykehusbygg innehar spisskompetanse på Klassifikasjonssystemet og bistår helseforetakene i faglige spørsmål (i tillegg til support fra MC)så langt det er ressurser til dette. Prosjektet Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal har kartlagt behov til forbedringer av klassifikasjonssystemet og databasen. Det er i rapporten gitt anbefalinger til forbedringer og det var forberedt for at dette skulle gjennomføres høsten På grunn av den økonomiske situasjonen i Sykehusbygg er dette arbeidet utsatt og foreslås gjennomført i 2017(se budsjettforslag). Det er viktig at de kartlagte data er korrekt ift reell bruk i lokalene. Det er en stor jobb som er lagt til eiendomsforvalterne som registrer arealbruk. Det er derfor viktig at helseforetakene etablerer god kontakt og forankrer data hos den kliniske virksomheten og som slik vil bidra til riktig informasjon om reell kapasitet og bruk av Styremøte - Saksfremlegg - Arkivsak.: 16//00454 Side 2 av 3

57 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG arealer og rom. Med slik forankring vil klassifikasjonssystemet bli bedre kjent og utnyttet. Saksbehandler: Gunn Håberget/Sigmund Stikbakke Sykehusbygg HF, Ann Elisabeth Wedø administrerende direktør Elektronisk godkjent uten signatur Vedlegg: 1. Statusrapport 2015 for registrering av sykehusareal i henhold til Klassifikasjonssystemet i NASJONAL DATABASE 2. Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Styremøte - Saksfremlegg - Arkivsak.: 16//00454 Side 3 av 3

58 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal RAPPORT Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Side 1 av 17

59 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal DOKUMENTNUMMER: Prosjekt Hovedfunksjon Disiplin Prosess Dokumenttype Løpenr. Revisjon Side Rapport UTARBEIDET AV Gunn Håberget Anne Kathrine Larssen Sykehusbygg HF Multiconsult ASA DOKUMENTSTATUS Utkast 1 til rapport Utkast 2 til rapport Utkast 3 til rapport Versjon Versjon 1.0 BEHANDLINGSPROSEDYRE Oversendt for behandling Forventet dato for behandling Instans Dato for behandling Ledergruppen Sykehusbygg Kundeforum Sykehusbygg Side 2 av 17

60 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Innhold Sammendrag Bakgrunn og gjennomføring Målsetting og nytteverdi av klassifikasjon Mandat Organisering Nåsituasjonen Nasjonal Database og Klassifikasjonssystemet Implementering av Klassifikasjonssystemet i helseforetakene Driftsmodell Erfaringer og innspill til prosjektet Prosjektgruppens vurderinger og anbefalinger Plan for videre arbeid Vedlegg Side 3 av 17

61 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Sammendrag Sykehusbygg er gjennom oppdragsdokumentet 1 fra de regionale helseforetakene (2015) tildelt ansvaret for Nasjonal Database (ND) for Klassifikasjonssystemet. Klassifikasjonssystemet ble utviklet av Kompetansenettverket i helsedirektoratet i Formålet med Klassifikasjonssystemet er å etablere en felles standard for å benevne funksjoner, rom og kapasiteter i sykehus, i den hensikt å oppnå bedre planlegging av funksjoner og arealer i sykehus samt mer effektiv arealbruk. Sykehusbygg har som ett av sine satsningsområder definert utviklingsprosjektet «Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet» som er inndelt i 3 faser. Denne rapporten omhandler Fase 2 av prosjektet: Planlegging av ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet. Arealer, rom og utstyr er en viktig ressurs for helseforetakene. De har betydning for i hvilken grad helsetjenestene kan leveres effektivt, med tilstrekkelig kvalitet og akseptable forhold for de som benytter lokalene. Arealer representerer en betydelig verdi og kostnad, og effektiv utnyttelse av rom og kapasiteter blir viktig. Prosjektgruppen anbefaler å videreutvikle rapporteringsmulighetene gjennom å legge til rette for å kunne registrere flere data i Nasjonal Database. Slike tiltak vil gi økt nytteverdi når Klassifikasjonssystemet skal benyttes. Videre anbefaler prosjektgruppen følgende: Videreutvikling av Nasjonal Database (ND) - Rapporttyper og -format vurderes nærmere ifm. utvikling av ND høsten ND beholder dagens formater, og ND kobles ikke opp til IFC. Denne utviklingen må følge utviklingen innenfor FDV verktøy. - Det legges opp til automatisk eksport av data fra forvaltning, drift og vedlikehold (FDVUsystemer) til ND. - ND tilrettelegges for å ta imot data fra eksterne systemer ved hjelp av webservices i løpet av 1.kvartal Forbedring av brukergrensesnittet i ND gjennomgås som del av utviklingen av ND høsten Det må ses i sammenheng med utvikling av rapporter. - Det vurderes nærmere hvordan data fra Norsk Pasientregister (NPR) på HF-nivå kan kobles mot ND data. - Sykehusbygg utvikler en kravspesifikasjon for import av data til ND via webservices. Helseforetakene oppfordres til å benytte en slik kravspesifikasjon i sin kommunikasjon mot FDV-systemleverandørene. Videreutvikling av veiledere og Klassifikasjonssystemet (KS) - Veilederne til både Klassifikasjonssystemet og Nasjonal Database forbedres og gjøres mer brukervennlige. - Veilederen for ND suppleres med tydeligere beskrivelse av mål med ND og av hvordan data vil bli benyttet / ikke benyttet, dette for å skape forutsigbarhet for helseforetakene og sikre mest mulig lik og omforent praksis ved registrering. - Revisjon av KS startes etter at videreutviklingen av ND er klar, dvs. i Rutiner for å sikre nytteverdi registrering og rapportering - Det tas ut nasjonal rapport årlig basert på oppdaterte data fra HFene på en gitt dato. 1 Sak 17/2015 Styremøte Sykehusbygg Side 4 av 17

62 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Rapporten skal være tilgjengelig for alle og skal være en del av Sykehusbygg sin rapportering til RHFene i Årlig melding. I tillegg skal det være mulig å ta ut informasjon fra databasen ved behov til enhver tid for helseforetakene, regionene og departement. - ND «fryses» årlig den 15. desember for at man skal kunne ta ut trendanalyser fra år til år. - Sykehusbygg etablerer en koblingstabell mellom ny norsk standard for klassifisering av rom NS og KS, som gjøres tilgjengelig via nettsiden til KS. 1. Bakgrunn og gjennomføring Helsedirektoratets Kompetansenettverk 2 for sykehusplanlegging utviklet et klassifikasjonssystem og nomenklatur for funksjoner og arealer i sykehusbygg på bakgrunn av Nasjonal Helseplan, jfr. St. prp.nr.1 ( ). Sykehusbygg er gjennom oppdragsdokumentet fra de regionale helseforetakene (2015) tildelt ansvaret for Klassifikasjonssystemet for helsebygg (KS) og for Nasjonal Database (ND) for registrerte, klassifiserte sykehusareal. Helseforetakene er gjennom styringsdokumentene fra RHFene pålagt å kartlegge sine bygninger iht. Klassifikasjonssystemet. Inntil 2015 hadde SINTEF 3 ansvar for det faglige innholdet i KS på oppdrag fra Kompetansenettverket, og Multiconsult har vært engasjert for å utvikle ND. Fra 1. januar 2015 overtok Sykehusbygg Kompetansenettverket sine oppgaver, herunder forvaltningen av KS, da Kompetansenettverket ble avviklet. Nasjonal Database ble lansert 1. september Formålet har vært todelt: 1. Registrere data på en entydig måte. Original data skal ligge hos helseforetakene, fortrinnsvis i FDV-systemer. Data i ND skal kunne kobles opp mot data fra andre datakilder, som for eksempel Norsk Pasientregister (NPR), drofus eller FDV systemer. 2. Det skal være enkelt å hente ut areal- og kapasitetsdata på helseforetaksnivå, regionalt og nasjonalt nivå for å få oversikt og sammenligningsgrunnlag. Det er identifisert en rekke forbedrings- og utviklingsbehov basert på erfaringer fra registrering og bruk av ND så langt, samt gjennom brukerforum som ble arrangert i januar Prosjektgruppen har basert sitt arbeid på dette underlaget. 1.2 Målsetting og nytteverdi av klassifikasjon Arealer, rom og utstyr er en viktig ressurs for helseforetakene. De har betydning for i hvilken grad helsetjenestene kan leveres effektivt, med tilstrekkelig kvalitet og akseptable forhold for de som benytter lokalene. Arealer representerer en betydelig verdi og kostnad, og effektiv utnyttelse av rom og kapasiteter blir viktig. Målsettingen 4 med KS er å bidra til en god og aktiv forvaltning. God forvaltning gir grunnlag for å analysere hvordan ressursene benyttes og kan videreutvikles. Informasjonen fra KS vil dermed være viktig både for daglig styring og drift, men også som beslutningsgrunnlag for dimensjonering av 2 Helsedirektoratets Kompetansenettverk ble avviklet i Sintef var sekretariat for Kompetansenettverk for sykehusplanlegging 4 Ref. Veilederen for Klassifikasjonssystemet for helsebygg, versjon mars 2015 Side 5 av 17

63 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal prosjekter, strategisk planlegging, forskning og innovativ utvikling, samt nasjonale oversikter. Noen eksempler på nytte av Klassifikasjonssystemet kan være: Gir samme begrepsapparat mellom ulike fagfelt både internt i helseforetaket og med eksterne aktører Oversikt over antall og type rom og hva rommet benyttes til gir grunnlag for sammenligning og behov for endring Bedre tilpassede lokaler til den driften klinikken har Grunnlag for planlegging og endring av bygg riktig logistikk og riktig dimensjonering Grunnlag for analyser ved bruk av rom Grunnlag for analyser av pasientforløp og personalforløp Grunnlag for beslutning av endring i bruk av rom og areal (ompakking) Grunnlag for kostnadseffektivisering Forklarer virksomheten i rommet Forklarer forholdet mellom bruk av rommet og teknisk utrustning Lik begrepsbruk gir samme beregningsgrunnlag for f eks husleie Kostnadsstyring utnytte areal og kapasitet best mulig 1.3 Mandat Sykehusbygg har som ett av sine satsningsområder definert utviklingsprosjektet «Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet». Målet er å: - sikre at Klassifikasjonssystemet implementeres og tas i bruk på en slik måte at det blir et grunnlag for styring og planlegging i helseforetakene - at Klassifikasjonssystemet blir et effektivt verktøy for gjennomføring av tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter. - få etablert en driftsmodell som sørger for kontinuerlig oppdatering og videreutvikling. Leveransen er delt i tre faser hvor dette prosjektet omfatter leveranse i de to første - Fase 1 ferdigstillelse av implementering august 2015 til desember Fase 2 planlegging av ny driftsmodell, august 2015 til juni Fase 3 planlegging av implementering og daglig drift august 2016 Denne rapporten tar for seg utviklingsprosjektets Fase 2. Som et ledd i dette arbeidet er det også vurdert utviklings- og forbedringsbehov av Nasjonal Database og Klassifikasjonssystemet. Prosjektets mål I prosjektets mandat er følgende mål konkretisert: Fase 1) Legge til rette for at alle HF er ferdig klassifisert og registrert første gang i Nasjonal Database og legge frem en samlet oversikt 5 over klassifisert areal i løpet av Fase 2) Utarbeide forslag til driftsmodell for Klassifikasjonssystemet, herunder - Avklare videre drift av database 5 Statusrapport for registrert sykehusareal i Nasjonal Database 2015 Side 6 av 17

64 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal - Lage en modell for drift og oppdatering av innhold som forankres hos den kliniske virksomheten og som bidrar til riktig informasjon om reell kapasitet og bruk av arealer og rom. Avgrensning av prosjektoppgave Prosjektet avgrenses til å utarbeide forslag til driftsmodell. Planlegging av implementering og videre drift av ND vil være en løpende oppgave for Sykehusbygg etter at prosjektet avsluttes. Fremdrift Leveransen deles i 3 faser hvor dette prosjektet omfatter leveranse i de to første. Det er levert statusrapport 6 på Fase 1. Fase 3 ligger under drift og er Sykehusbygg sitt ansvar. Fase 1 ferdigstillelse av implementering august 2015 til desember 2015 Fase 2 planlegging av ny driftsmodell, august 2015 til juni 2016, ferdig rapport 1. september 2016 Fase 3 planlegging av implementering og daglig drift august Organisering Prosjektleder fra Sykehusbygg er Gunn Håberget. Det er etablert en prosjektgruppe sammensatt med representanter fra helseforetakene: - Gunn Håberget, Sykehusbygg HF, prosjektleder - Marte Lauvsnes, Sykehusbygg HF - Sigmund Stikbakke, Sykehusbygg HF - Anne Kathrine Larssen, Multiconsult - Helge Havåg, Sørlandet sykehus HF - Gro Jofrid Aarli, Helse Bergen HF - Per Martin Jakobsen, Nordlandssykehuset HF - Solvår Nor Øien, Sykehuset Innlandet HF Representanter fra St. Olav, Tor Åsmund Evjen og Brit Eli Pukstad, deltok i ett møte hver, men måtte fratre grunnet tidspress. Prosjektgruppen har engasjert en arbeidsgruppe for database og IT-tekniske spørsmål, bestående av: - Eirik Rogne, innleid av Multiconsult - gruppeleder - Gunnar Kjestveit, Plania - Thio Siebert, Lydia - Jacky Chi Ho Lau, Sykehuspartner - Anne Kathrine Larssen, Multiconsult - Gunn Håberget, Sykehusbygg Arbeidsgruppens mandat var å gi råd til prosjektgruppen om utvikling av databasen på teknisk nivå. Prosjektgruppen ble etablert i desember Det er gjennomført 6 møter i prosjektgruppen og 2 i arbeidsgruppen. Møter med arbeidsgruppen har vært gjennomført i forkant av Prosjektgruppemøter, og leder for arbeidsgruppen har rapportert i PG møte. Det er utarbeidet referat fra møtene i arbeidsgruppen, men ikke en selvstendig rapport. 6 Statusrapport for registrert sykehusareal i Nasjonal Database 2015 Side 7 av 17

65 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal 2. Nåsituasjonen Nasjonal Database og Klassifikasjonssystemet 2.1 Implementering av Klassifikasjonssystemet i helseforetakene Prosjektets fase 1 var å «fullføre implementeringen i alle HF (des. 2015)». Status pr. desember 2015 ble rapportert i egen rapport «Statusrapport for registrert sykehusareal i Nasjonal Database». Status pr. desember 2015 viste at 11 av 20 foretak helt eller delvis hadde registrert klassifisert areal i ND. Av de resterende 9 hadde de fleste klassifisert mye av sitt areal, men ikke overført til ND. Bakgrunnen for manglende overføring var blant annet mangelfull importfil fra FDV-systemleverandør og skifte av FDV systemleverandør. Ett annet eksempel er at ND ikke kan ta imot rom som deles av flere. Det har pågått et arbeid våren 2016 mellom Sykehusbygg og FDV-systemleverandører for å tilrettelegge for enklere import fra FDV-systemet til ND. 2.2 Driftsmodell Prosjektets fase 2 er å utarbeide forslag til ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet, ref. mandatet beskrevet i kapittel 1. Som et ledd i dette arbeidet er det også vurdert utviklings- og forbedringsbehov av ND og KS. Inntil ny driftsmodell er på plass, er Multiconsult engasjert for drift av ND, samt support. KS har vært under revisjon og videreutvikling i Det er gjort en ny versjonsendring (3.1.4) av KS i mars 2015, og siste publiserte veileder er versjon fra mars Se for mer informasjon om Klassifikasjonssystemet. Nasjonal Database ble lansert i september Fram til 1. juni 2015 bisto SINTEF med faglig bistand gjennom sin sekretariatsfunksjon, dette er nå overtatt av Sykehusbygg HF. For helseforetakene som brukere av systemet er det lagt opp til en driftsmodell der all kommunikasjon og dataoverføring foregår via ett og samme web-grensesnitt ( Side 8 av 17

66 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Figur 1 Nettsiden til Nasjonal Database for klassifikasjonssystemet Her ligger tilgjengelig informasjon om Klassifikasjonssystemet, veiledningsmateriell, infoskriv m.m. Faglig og teknisk support gis via en support-mail funksjon. Import og eksport av data gjøres via en importfil som lastes opp pr bygning. Tilsvarende kan det hentes ut rapporter, noen standardrapporter samt en interaktiv rapportgenerator der man selv kan definere egne rapporter. Alt kan hentes ut i excelformat for videre bearbeiding i forhold til behov. Figur 2 Nåværende driftsmodell for Nasjonal Database for klassifikasjonssystemet Erfaringene fra bruk av databasen så langt har identifisert flere områder der det er behov for forbedring og utvikling. Side 9 av 17

67 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal 2.3 Erfaringer og innspill til prosjektet Brukerforum ble arrangert 26. januar 2016, der representanter fra en rekke helseforetak, FDVsystemleverandører m.fl., deltok. Formålet med arrangementet var å informere om status og pågående utviklingsarbeid, samt å få innspill fra brukerne av KS og ND til utviklingsarbeidet. Innspill fra gruppearbeidet som ble gjennomført i brukerforumet er oppsummert i et eget notat, og er distribuert deltakerne pr epost 10. februar Noen av momentene som framkom, var: - Behov for å få frem nytteverdi. Det må jobbes aktivt med å motivere representanter fra det kliniske miljø til å stille i neste Brukerforum. - Behov for å stille konkrete og felles koordinerte krav til FDV-leverandører - En rekke innspill til forbedringer og konkretisering, bl.a.: o Tydeliggjøring av målsetning med ND og forutsigbarhet mht. hvordan data vil bli brukt. o Forbedring av veilederen o Flere og bedre rapporter fra ND o Flere innspill til utvikling av ND - Brukerforum er nyttig og bør gjentas jevnlig. Multiconsults erfaringer med KS og ND, inklusive utviklingsbehov, er tidligere beskrevet i en erfaringsrapport 7 (mars 2015) og er også lagt til grunn for prosjektgruppens arbeid. Multiconsults erfaringsrapport (2015) har spesielt pekt på behov for utvikling innen følgende områder på kort sikt: - Tilrettelegge for rapporter med historiske data (for å kunne spore utvikling over tid) - Tilrettelegge for overføring av data fra FDV-systemer til ND (web-services) - Forbedre og utvikle rapporter fra ND, samt kunne koble disse mot aggregerte aktivitetsdata (behandlingsaktivitet, eksempelvis fra Norsk Pasientregister NPR) - Neste revisjon av KS må ses i sammenheng med ny Norsk Standard for klassifisering av rom som er utgitt våren Forankring hos kliniske miljøer og ledelsen i helseforetakene - Synliggjøre nytteverdi av data - Sikre aktiv bruk og jevnlig oppdatering 3. Prosjektgruppens vurderinger og anbefalinger I det følgende beskrives prosjektgruppens vurderinger og grunnlag for anbefalinger i forhold til behovet for videreutvikling på kort og lengre sikt, og i forhold til ny driftsmodell. Behovet for rapporter fra ND I denne sammenhengen benyttes begrepet rapporter om informasjon i form av sammenstilte data som man kan få ut fra ND. De ulike interessentenes behov for informasjon vil definere hvilke data som skal registreres og hvilke sammenstillinger av dataene, dvs. rapporter, som er nødvendig. 7 Rapport fra Multiconult med oppsummering av erfaringer fra Helse Sør-Øst prosjektet og andre registreringsprosjekt. Side 10 av 17

68 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Generelt om rapporter Rapporter må kunne gi sammenlignbare data for kapasitet og areal, og på kapasitetsutnyttelse. Det skal være mulig å filtrere på RHF nivå, HF nivå og enkeltsykehus innenfor HFet. Filtrering på enkeltsykehus er ønskelig for å kunne sammenligne sykehus på samme nivå og størrelse. Dette er en nyttig funksjon for å analysere f.eks. lokalsykehusstruktur. Dagens rapporter består av tabeller og kan eksporteres til excel. Det er ønskelig med grafisk framstilling av noen rapporter. Hvilke rapporter som skal framstilles grafisk må vurderes og spesifiseres nærmere høsten Prosjektgruppen anbefaler at: ND skal rapportere på - Hovedfunksjon - Delfunksjon - Romtype - Romspesifikasjon - Eie og leie- - kapasiteter - på RHF nivå, HF nivå og enkeltsykehus innenfor HF et Rapporttyper og -format vurderes nærmere ifm. utvikling av ND høsten Dette innebærer også en spesifisering av hvilken informasjon som skal framstilles grafisk. Historiske data Behov for å kunne registrere opprinnelig «bygd som» - romnavn/kapasitet: Gruppen har diskutert nødvendighet av «bygd som» informasjon. Kunnskap om rommets opprinnelige infrastruktur kan ha betydning for senere endringer, omfang av endringer og beregning av kostnader. En slik kunnskap vil også kunne ha betydning for utnyttelse og fleksibel bruk av rommet. Kunnskap om hvordan rommet ble bygget og med opprinnelig teknisk infrastruktur, kan ha betydning for driften, ikke minst i fht. Endringer i behandlingsmetoder og innføring av ny behandlingsteknologi. Endringer i bruk av ulike rom over tid speiler endring i drift og omstilling, og vil være interessant som trendanalyse. Prosjektgruppen vurderer at å registrere «bygd som» kan bli en utfordring, da det krever at arealforvalter har informasjon om opprinnelig bygd som og sørger for å registrere det i ND. Det anses ikke som realistisk gjennomførbart. Informasjon om «bygd som» på enkeltromnivå er først og fremst informasjon som er nyttig lokalt i helseforetaket ifm. arealdisponering. Fra Nasjonal Database vil endringer i arealbruk over tid speiles gjennom utviklingen i aggregerte arealdata for hovedfunksjon, delfunksjon og romtyper, samt kapasiteter, som rapporteres i årlig nasjonal rapport. Data om opprinnelig «bygd som» vurderes derfor ikke nødvendig for formålet med ND. Registrering av «bygd som» bør derfor i framtiden håndteres av FDV systemer da kunnskapen er mer viktig lokalt enn nasjonalt. På det nåværende tidspunkt er det ikke mulig å få ut historiske data ut av FDV systemene. Side 11 av 17

69 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Prosjektgruppen anbefaler at: Registrering av data «bygd som» ikke gjøres i ND. Logging av endringer i registreringer i ND I dag er det ikke mulig å få ut historiske data i rapporter fra ND. Behovet for å kunne logge historikk blir svært viktig å avklare nærmere, og kan først gjøres når de konkrete rapportene som ønskes ut av ND er definert høsten Dersom «alt» skal logges vil databasen fort kunne bli svært omfattende. Det er derfor viktig å legge seg på et riktig og «godt nok» nivå. På det nåværende tidspunkt er det ikke mulig å få ut historiske data på areal ut av FDV systemene. Kravspesifikasjon på trendanalyser vil bli bedre beskrevet høsten 2016 i fbm. videreutvikling av ND. Prosjektgruppen anbefaler at: Det skal være mulig å ta ut Trendrapporter, dvs. rapporter for å vise utvikling over tid. Innhold i trendrapportene kan f.eks. være kapasiteter, hovedfunksjon, delfunksjon. Nasjonal rapport tas ut (og fryses) en gang i året. Det gir mulighet for overordnet trendrapport, men ikke på romnivå (lokalt behov). Organisasjonsnivå i ND Organisasjonsstruktur i helseforetakene er ikke ensartet, og det benyttes heller ikke felles nomenklatur på tvers av helseforetak. Det vil derfor ikke være mulig å hente ut sammenliknbare rapporter basert på organisasjonsinformasjon. Organisasjonsdata er data som vil være gjenstand for hyppige endringer og er ressurskrevende å holde oppdatert. I ND er det tilrettelagt for å registrere på 3 nivåer, men i praksis har mange valgt å begrense det til ett nivå. Prosjektgruppen anbefaler at: Det stilles krav til obligatorisk registrering kun på øverste organisasjonsnivå helseforetak. Bruk av flere nivåer er frivillig. Flerbruk av rom I dag er det kun mulig å registrere én organisasjon/enhet som benytter hvert rom, og ett rom kan kun tilknyttes én kombinasjon av hovedfunksjon/delfunksjon/romnavn/romspesifikasjon. I praksis er flerbruk utbredt, og vil antagelig øke som ledd i fokuset på arealeffektivisering og effektivisering av driften. ND må derfor kunne vise flerbruk, både mht. flere brukere pr rom og mht. at rom kan huse ulike funksjoner/typer bruk. Det kan også forekomme at rom benyttes av flere funksjoner (hoved-delfunksjoner), men dette er ikke like vanlig. Prosjektgruppen anbefaler at: Rom som benyttes av flere brukere skal avmerkes som flerbruksrom. Det vurderes videre muligheten for at rom kan registreres med flere funksjoner og bruk. Side 12 av 17

70 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Kobling mot NPR (Norsk Pasientregister) data Ett av formålene med Klassifikasjonssystemet er å kunne koble data om aktivitet med kapasiteter og arealer. Alle helseforetak rapporterer jevnlig inn aktivitetsdata til NPR. Det vil derfor være hensiktsmessig å kunne hente ut data fra NPR og koble disse til data fra ND. Noen eksempler på bruksområder: - Effekt mht. sammenheng aktivitet og kapasitet, dvs. produksjon - Sammenligne mellom sykehus/enheter kan benyttes som underlag i forbindelse med vurdering og beregninger av fremtidig dimensjonering. - Følge opp med måling av utnyttelse av kapasitet over tid. Prosjektgruppen har diskutert hva koblingspunktet for data fra NPR og ND kan være. Hva som er tilgjengelig av data fra NPR vil være styrende. Pr i dag er det ikke mulig å gå ned på lokalisasjon i tallgrunnlaget for aktivitet fra NPR. Det betyr at HF-nivå vil være minste felles multiplum for data fra henholdsvis NPR og ND, og dermed koblingspunktet. På HF-nivå vil man få indikasjoner og kan følge utvikling over tid som i seg selv er interessant. For mer detaljerte analyser må man gå ned i materialet lokalt. Dersom man skal presentere slike data på HF nivå, må det presiseres at dette er overordnede data, og at man må gå bak tallene for å utvikle kunnskap om tendensen man ser. I følge Veileder for innlevering av data til NPR er det tertialvis rapportering som er gjeldende nå. Det jobbes imidlertid med daglig oppdatering av NPR. Gjestepasienter og ventelistedata rapporteres månedlig. Prosjektgruppen anbefaler at: Det vurderes nærmere hvordan NPR data på HF-nivå kan kobles mot ND data i praksis. Det må vurderes om NPR datasett skal legges inn i ND, eller om rapportene skal lages på siden av ND og i hvilket format de skal gjøres tilgjengelig. Disse vurderingene gjøres ifm. utvikling av ND høsten Krav til format, IFC Sykehusbygg, RHFene og helseforetakene vil i fremtiden stille krav til IFC-format på det meste av data. Det er derfor vurdert hvorvidt ND skal tilrettelegges med IFC. ND er ikke originalkilde til data. Originaldata skal ligge i HF enes egne systemer (som FDV-system). ND har som hensikt å samle data ett sted for at det skal kunne rapporteres på tvers av helseforetakene. Data skal derfor primært lastes inn i ND fra HF enes systemer med originaldata (FDV-system, drofus, BIM-modell), ikke motsatt. IFC format i ND vil derfor ikke ha nytteverdi for HF ene. Hovedfokus i videre utvikling må derfor være å forenkle overføring av data fra dagens systemer til ND dvs. webservices, se neste punkt. Prosjektgruppen anbefaler at: ND opprettholdes med dagens formater, det legges ikke opp til IFC. Denne utviklingen må følge utviklingen innenfor FDV verktøy. Tas opp til revurdering ved behov. Side 13 av 17

71 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Webservices automatisk eksport av data fra FDV-systemene til ND Det er et presserende behov for å få etablert en enkel løsning for import av data fra FDV-systemene til ND. Siden oppstarten av utviklingen av ND har det vært en forutsetning at originaldata skal ligge i HF enes egne systemer (FDV-systemene) og at import må kunne skje automatisk. Webservices er en slik løsning, og som vil lette arbeidsbyrden til HFene betydelig med import av data til ND. ND må samtidig kunne håndtere at excel vil være det formatet enkelte HF (få) vil ha og fortsette med. I dag er ND tilrettelagt med manuell import av excelfil pr bygg via web-løsningen. Dette er tungvint når det er snakk om mange bygninger, og løsning for å laste opp samlede datasett for en bygningsportefølje inn bakveien av ND må påregnes. I dag gjøres dette med bistand fra Multiconsult m/underleverandør (Sima). Sykehusbygg skal utvikle en kravspesifikasjon for import av data til ND via webservices. Helseforetakene oppfordres til å benytte en slik kravspesifikasjon i sin kommunikasjon mot FDVsystemleverandørene. Ved dette tilbys HFene et bedre verktøy for overføring av data til ND. Alternativet for HFene vil være manuell overføring. Automatisert løsning vil være en arbeidsbesparelse for foretakene, og derved kostnadsbesparende. Prosjektgruppen anbefaler at: ND tilrettelegges for å ta imot data fra eksterne systemer ved hjelp av webservices høsten FDV-systemleverandørene må få krav om å tilrettelegge for å eksportere data til ND via webservices i henhold til kravspesifikasjon. Kravspesifikasjon formuleres og framsettes som et grunnleggende krav overfor FDV leverandører. HFene oppfordres til å benytte denne kravspesifikasjonen overfor FDV-systemleverandørene for å få dem til å utvikle sitt FDV system slik at det kan avlevere arealdata til ND. Kravspesifikasjon utarbeides i forbindelse med videreutvikling av ND høsten Det er det enkelte helseforetak som inngår avtale med sin FDV leverandør, og som derved må gå i dialog med sin FDV-leverandør. Sykehusbygg sørger for at kravspesifikasjon blir tilgjengelig for helseforetakene. Forbedring veiledere Det er behov for å gjennomgå veilederen til KS slik at registreringen blir entydig på hvilke rom som er kapasitetsbærende innenfor delfunksjonene. Oversikten over kapasitetsbærende rom må kvalitetssikres med hensyn på om det er rett rom som er beskrevet som kapasitetsbærende, og om det er andre rom som burde være kapasitetsbærende. KS bør ligge mest mulig opp til ny Nasjonal Standard for klassifisering av rom NS der det er hensiktsmessig. Brukergrensesnittet for web-løsningen til ND kan være krevende å forstå umiddelbart. Det er behov for å se på forbedringer. Forbedring av veilederen for web-sidene bør også gjennomgås. Sykehusbygg har det redaksjonelle ansvar for veiledere. Prosjektgruppen anbefaler at det oppnevnes en arbeidsgruppe som settes sammen med kompetanse fra de som registrerer og bruker areal i HFene. Dette vil også være starten på videreutvikling og revisjon av Klassifikasjonssystemet på sikt. Brukerforum skal rapportere inn forslag til forbedringer og endringer på KS, ND og veiledere til Sykehusbygg. Side 14 av 17

72 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Prosjektgruppen anbefaler at: Veileder til Klassifikasjonssystemet og Nasjonal Database må forbedres og gjøres mer brukervennlig. Det oppnevnes en arbeidsgruppe som settes sammen med kompetanse fra de som registrerer og bruker areal i HFene. Forbedring av brukergrensesnittet i ND gjennomgås som del av utviklingen av ND høsten Det må ses i sammenheng med utvikling av rapporter. Revisjon av Klassifikasjonssystemet Norsk Standard for klassifisering av rom Det er våren 2016 vedtatt en ny Nasjonal Standard for klassifisering av rom NS NS bygger på det danske systemet. Det er under utarbeidelse en internasjonal standard for klassifisering av rom. Foreløpig ser det ut til at den blir nesten identisk med den danske. Den norske versjonen vil derved være innenfor internasjonale standarder. Prosjektgruppen har vurdert hvilken evt. konsekvens den nye norske standarden vil kunne ha for KS. NS dekker ikke det detaljnivået som sykehus har. KS er en mer spesifikk standard for sykehusareal. Foreløpig vurdering tilsier at ny Norsk Standard ikke er i vesentlig konflikt med KS, og at KS derfor kan opprettholdes uten revisjon. Ved en senere revisjon av KS bør en evt. harmonisering mot NS NS vurderes nærmere. Denne standarden gjelder for alle typer bygninger, og vil implementeres i den norske BAE næringen. Eksterne aktører vil ha kjennskap til og benytte denne, og sykehusprosjekter da vil være et «unntak». Det bør etableres en koblingstabell mellom NS og Klassifikasjonssystemet i Nasjonal Database. Erfaringer med bruk av klassifiseringssystemet viser at det bør tilstrebes å kutte ned på antall rom, detaljeringsnivået oppleves av mange som for høyt. Dette bør vurderes ved en framtidig revisjon av KS. Se avsnitt om Hierarkisk struktur. Prosjektgruppen anbefaler at: Det etableres en koblingstabell mellom NS og Klassifikasjonssystemet i Nasjonal Database. Hierarkisk struktur: Erfaringene med registreringsarbeidet i helseforetakene viser at den hierarkiske strukturen i KS oppleves rigid og gjør registreringsarbeidet ressurskrevende. Det forekommer at helseforetaket har romtyper som ikke er tillatt innen den delfunksjonen rommet er lokalisert i. Flere av versjonsendringene som er gjennomført de senere årene er også knyttet til stedvis oppmykning av hierarkiet (som å tillate flere rom i en delfunksjon). Noe av bakgrunnen for hierarkiet var å styre hva innholdet i delfunksjoner skal kunne være for å kunne sammenlikne arealer etc. Erfaringer fra tidligere var at det ofte ble sammenliknet epler og pærer. Neste revisjon av KS kan ikke skje før etter at databasen er klar, dvs. i Da skal behovet for hierarkisk struktur og reduksjon av detaljeringsnivå behandles. Prosjektgruppen anbefaler at: Hierarkisk struktur hovedfunksjon-delfunksjon-romnavn-romspesifikasjon opprettholdes inntil videre, og vurderes etter at databasen er klar i Side 15 av 17

73 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet og Nasjonal Database Utvikle regler og rutiner Behov for tydeliggjøring av målsetning med ND og forutsigbarhet om hvordan data vil bli brukt ble påpekt av flere i Brukerforum januar Tydelighet på formål med dataene og hvordan de vil bli brukt og ikke brukt, vil kunne påvirke hvordan data registreres, særlig mht. kapasiteter som eksempelvis sengeantall. Videre er det behov for å synliggjøre nytteverdi av data, både for å motivere til løpende og riktig registrering og bruk av data, og for å sikre god forankring i ledelsen og de kliniske miljøene i helseforetakene. Det er behov for å utvikle regler og rutiner i helseforetakene for innhenting og lagring av nødvendig informasjon om virksomheten (klinisk aktivitet) som kan knyttes til organisasjon og bygg, og gi grunnlag for å beregne endringer i kapasitetsbehov og lokalisering. Nasjonal helse- og sykehusplan i stiller krav til foretakene: «Den bygningsmessige delen av utviklingsplanen skal bygge på virksomhetsdelen av planen, og være underordnet denne. Den bør dokumentere status for dagen bygg med hensyn til teknisk tilstand, egnethet og muligheter for begrensinger for framtidig bruk. Planen bør vise hvordan bygningsmassen kan utvikles for å kunne bidra til effektiv drift, slik dette er beskrevet. Planen bør vise krav til dimensjonering og beskrive kapasitetsbehov for viktige funksjonsområder. HFene har svært ulik praksis på når og hvor ofte man registrerer i ND. Dette indikerer at data ikke er fersk vare, og at sammenligningsgrunnlaget blir kvalitativt dårlig. Endringer skjer kontinuerlig i FDVsystemet. Så snart webservices er tilrettelagt for i ND og FDV systemene, kan data eksporteres fortløpende til ND for de som har FDV-systemer. Inntil dette er på plass, og for de som opererer i excel, bør det stilles krav til overføring til ND innen et fast tidspunkt hvert år, 1. desember. Når fristen er utløpt produseres en årlig rapport med data på nasjonalt nivå. Prosjektgruppen anbefaler at: Veilederen suppleres med tydeligere beskrivelse av mål med ND og av hvordan data vil bli benyttet / ikke benyttet, dette for å skape forutsigbarhet for helseforetakene og sikre mest mulig lik og omforent praksis ved registrering. Det tas ut en nasjonal rapport en gang årlig på slutten av året, som gjøres tilgjengelig for alle. Det stilles krav til foretakene om oppdatering av data innen en fast dato, 1. desember. I tillegg skal det være mulig å ta ut informasjon av databasen ved behov til enhver tid for helseforetakene, regionene og departement. Datasett fryses i ND en gang årlig, den 15. desember med tanke på å lage trendrapporter fra år til år, dvs. utvikling over tid. Brukerforum arrangeres jevnlig, 2 ganger pr år. Brukerforum arrangeres på høsten før frist for oppdatert registrering, og på nyåret der resultater fra nasjonal rapport kan presenteres og diskuteres. Side 16 av 17

74 Ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet for sykehusareal Brukere av systemet må motiveres til å være ambassadører inn mot den kliniske virksomheten gjennom økt forståelse av nytteverdi. 4. Plan for videre arbeid Rapport behandles i Ledergruppen for Sykehusbygg 24. august 2016 og legges fram for Kundeforum 29. september 2016 til orientering. Når vedtak er fattet, utarbeides det en plan for gjennomføring av ordinær driftsfase. Rapporttyper og -format vurderes nærmere ifm. utvikling av ND høsten Databasen videreutvikles jfr framdriftsplan. Det skal iverksettes arbeid med forbedring veiledere. Gruppen anbefaler at det oppnevnes representanter fra de regionale helseforetakene som bistår Sykehusbygg i arbeidet med videreutvikling av ND. 5. Vedlegg 1. Statusrapport for registrert sykehusareal i Nasjonal Database 2015 (utarbeidet av Sykehusbygg) 2. Rapport MC_125467_TVF-NOT-001 Oppsummering av overordnede erfaringer og innspill til veien videre Side 17 av 17

75 Side 1 av 18 STATUSRAPPORT FOR REGISTRERING AV SYKEHUSAREAL i henhold til Klassifikasjonssystemet i NASJONAL DATABASE

76 Side 2 av 18 Statusrapport 2015 for registrering av sykehusareal i hht. Klassifikasjonssystemet i NASJONAL DATABASE DOKUMENTNUMMER: Prosjekt Hovedfunksjon Disiplin Prosess Dokumenttype Løpenr. Revisjon Side Rapport UTARBEIDET AV Gunn Håberget Sykehusbygg HF DOKUMENTSTATUS Endelig rapport GH GH Utkast rapport til sidekommentar GH BEHANDLINGSPROSEDYRE Oversendt for behandling Forventet dato for behandling Instans Ledergruppen i Sykehusbygg De regionale helseforetakene Kundeforum Dato for behandling

77 Side 3 av 18 Innhold Sammendrag Om Klassifikasjonssystemet og Nasjonal database Innledning Klassifikasjonssystemet (KS) Nasjonal database (ND) Interessenter Helse og omsorgsdepartementet Sykehusbygg HF Multiconsult AS RHF og HF FDV systemleverandører De regionale IT-foretakene Status registrering av sykehusareal i hht klassifikasjonssystemet i Nasjonal database Registreringsarbeidet i HF ene Metode og omfang registrering Resultat per RHF og HF Helse Nord RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Vest RHF Helse Sør-Øst RHF... 15

78 Side 4 av 18 Sammendrag Helsedirektoratets Kompetansenettverk 1 for sykehusplanlegging utviklet et klassifikasjonssystem og nomenklatur for funksjoner og arealer i sykehusbygg på bakgrunn av Nasjonal Helseplan, jfr St. prp.nr.1 ( ). Kompetansenettverkets oppgaver ble fra 2015 overført til Sykehusbygg HF, slik at både klassifikasjonssystemet og nasjonal database nå ligger under Sykehusbyggs ansvarsområde. Sykehusbygg HF er bedt om å gi en statusrapport på klassifiserte sykehusareal registrert i Nasjonal database. Oppdraget er gitt av de regionale foretakene i oppdragsdokumentet for Sykehusbygg for 2015, under kapittel 3. Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for 2015 pkt. c) Overordnede krav til utviklingen av Sykehusbygg HF: Sykehusbygg HF skal ivareta nasjonal database for sykehusarealer og utarbeide en samlet oversikt over klassifiserte sykehusarealer i løpet 2015 Formålet 2 med Klassifikasjonssystemet er å etablere en felles standard for å benevne funksjoner, rom og kapasiteter i sykehus, i den hensikt å oppnå bedre planlegging av funksjoner og arealer i sykehus samt mer effektiv arealbruk. Bruksområdene er mange. Eksempelvis er det innenfor et helseforetak (HF) behov for å kartlegge og beskrive kapasitet og arealer og hvordan dette fordeler seg på funksjoner og avdelinger. Regionale helseforetak (RHF) vil i sin vurdering av sykehusstruktur og eventuelle endringer ha behov for opplysninger om kapasitet, arealbruk og arealeffektivitet. I tillegg er det flere andre områder der klassifisert areal kan danne et grunnlag for analyser og beslutninger. Nasjonal database (ND) ble etablert for å gjøre styringsinformasjon fra klassifiserte data lett tilgjengelig på HF, RHF og nasjonalt nivå, og for å sikre en entydig registrering mellom helseforetak. ND ble etablert i felleskap av de regionale helseforetakene i september Originaldata er registrert i helseforetakene i ulike systemer, de fleste i FDV-systemer (forvaltning, drift, vedlikehold) og andre i excel. Status klassifisering i helseforetakene og i den nasjonale databasen Det er kun klassifisert areal som registreres i ND. Totalareal i et HF registreres ikke, og en har derved ikke oversikt over hvor stor andel av HFenes areal som faktisk er klassifisert og registrert. Oversikten per RHF på registrert areal ved utgangen av 2015 viser at det fortsatt gjenstår areal som er klassifisert, men ikke overført til Nasjonal database. Dels skyldes dette en avventende holdning hos HFene pga. versjonsendringer og omorganiseringer, og merarbeid forbundet med omregistrering. Dels at en har hatt problemer med inkorporering i FDVU-systemene. Arbeidet med registrering og oppdatering av data er meget tidkrevende. Det må derfor være en opplevd nytteverdi for forvalterne i HFene for at arbeidet skal bli prioritert. Totalt 20 HF: - 11 HF har registrert i ND helt eller delvis - 9 HF har ikke registrert noe i ND Noen har registrert i egne FDV-systemer og ikke overført til ND. Tabellen viser hvilke områder det er dokumentert på. 1 Helsedirektoratets Kompetansenettverk ble avviklet Ref. Veilederen for klassifikasjonssystemet for helsebygg, versjon mars 2015

79 Side 5 av 18 Videre arbeid Basert på den første driftsperioden av nasjonal database og et omfattende registreringsprosjekt gjennomført i HSØ i 2014 er det identifisert behov for forbedringer og videreutvikling, både av klassifikasjonssystemet og nasjonal database, bl.a. oppsummert i rapport Rapport MC_125467_TVF- NOT-001 Oppsummering av overordnede erfaringer og innspill til veien videre (vedlagt). Like viktig er imidlertid også utvikling av roller, rutiner og praksis i helseforetakene både for eiendomsforvaltning og klinikk slik at de kan oppnå en reell nytteverdi gjennom aktiv bruk av data. Mulige bruksområder for Klassifikasjonssystemet er mange, og systemet har potensial til å bli et svært nyttig og viktig verktøy for helseforetakene i en rekke sammenhenger. Mange av bruksmulighetene er på et strategisk/taktisk nivå som grunnlag for forbedring, effektivisering og strategisk planlegging (f.eks. benchmarking, arealplanlegging/-disponering, kapasitets- og arealutnyttelse etc.) og noen bruksområder krever kobling mot andre data, der særlig aktivitetsdata er sentralt (HFets egne data, evt. uttrekk fra NPR). Per i dag synes det å være få helseforetak som benytter dataene til disse formålene, og rapportering av denne typen informasjon synes også i liten grad å være etterspurt fra helseforetakenes ledelse. Sykehusbygg har etablert et prosjekt med målsetting at det skal utarbeides forslag til ny driftsmodell for klassifikasjonssystemet, herunder Avklare videre drift av database Lage en modell for drift og oppdatering av innhold som forankres hos den kliniske virksomheten og som bidrar til riktig informasjon om reell kapasitet og bruk av arealer og rom, og som forankres hos den kliniske virksomheten og eiendomsforvaltere.. Prosjektet avgrenses til å utarbeide forslag til driftsmodell. Planlegging av implementering og videre drift som vil være løpende oppgave etter at prosjektet avsluttes i Om Klassifikasjonssystemet og Nasjonal database 1.1 Innledning Med bakgrunn i Nasjonal Helseplan, jfr. St. prp.nr.1 ( ), utviklet Helsedirektoratets Kompetansenettverk for sykehusplanlegging et klassifikasjonssystem og en nomenklatur for funksjoner og arealer i sykehusbygg. Kompetansenettverkets oppgaver er fra 2015 overført til Sykehusbygg HF og administrerende direktør har igangsatt arbeidet med utvikling av en ny driftsmodell for klassifikasjonssystemet. I foretaksprotokollen av januar 2010 mellom Helse- og omsorgsdepartementet og de regionale helseforetakene, er det tatt inn en forutsetning om at Klassifikasjonssystemet skal innføres og tas i bruk av alle helseforetak. De regionale foretakene har inngått avtale med Multiconsult AS om bistand til HF-ene ifm. implementering av Klassifikasjonssystemet, opplæring i bruken av systemet, samt etablering av en felles nasjonal database for alle data om kapasitet, rom og arealer i sykehus. Den nasjonale databasen er etablert for å strukturere og samle all basisinformasjon ihht. Klassifikasjonssystemets parametere fra alle Helseforetakene (HF ene). Det enkelte HF avgjør om, og i hvor stort omfang, de ønsker å benytte tjenesten fra Multiconsult. Nytteverdien av Klassifikasjonssystemet er bl.a. knyttet til muligheten til å koble

80 Side 6 av 18 virksomhet/produksjon og organisasjon til lokalisering i bygg og byggets kapasitet og kvalitet. Det er et sentralt verktøy for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter fra utviklingsplan til forprosjekt, og gir bl.a. et grunnlag for å tallfeste sammenhenger mellom virksomhet/aktivitet og kapasitet/krav til bygget. Det er også et viktig styringsverktøy for HF, RHF og opp til et politisk nivå/beslutningstakere. Dessverre er forståelsen for nytteverdien i mindre grad forankret i de kliniske funksjoner og lederne i HFene, og det er nødvendig med ytterligere informasjon om mulige bruksområder. 1.2 Klassifikasjonssystemet (KS) Klassifikasjonssystemet er omtalt i foretaksprotokollen for alle de regionale helseforetakene (RHF) i 2010 pkt. 4.3 investeringer og kapitalforvaltning: Foretaksmøtet ba Helse NN registrere sine sykehusbygg i tråd med klassifikasjonssystemet. Målsettingen med klassifikasjonssystemet er å bidra til en god og aktiv forvaltning av sykehusbygg ved at informasjon kan innhentes om arealbruk og kapasitetsutnyttelse for de ulike funksjoner og rom. Dette gir grunnlag for å analysere hvordan ressursene kan videreutvikles. Klassifikasjonssystemet for helsebygg er et verktøy for systematisk kartlegging og benevning av funksjoner, rom og arealer i helsebygg (somatikk, psykisk helsevern og rusbehandling). Klassifikasjonssystemet gir mulighet for å knytte funksjoner, rom og areal til helseforetakets virksomhet, organisasjon og bygg. Klassifikasjonssystemet består av to deler: Et nomenklatur som er en felles benevning av funksjoner og rom i sykehus. Det skal bidra til å skape sammenlignbarhet mellom sykehus, institusjoner og enheter En hierarkisk struktur som knytter sammen rom og funksjoner Oppbygging av Klassifikasjonssystemet 4 nivå: o 12 hovedfunksjoner o Delfunksjoner o Romnavn o Romspesifikasjon Hovedfunksjon, delfunksjon og rom er unike begreper (generelle) som det kan søkes på Rom-spesifikasjon gir en nærmere beskrivelse. Det er mulig å legge til nye spesifikasjoner der romlisten ikke dekker behovet For kapasitets-bærende rom benyttes romspesifikasjon til å angi kapasitet (Rom: Sengerom, romspesifikasjon: 1-sengs) Kapasitetsbærende rom spesielt viktig ifht. vurdering av kapasitets- og arealutnyttelse: entydig benevnelse og bruk av romspesifikasjon.

81 Side 7 av 18 Se for mer utfyllende informasjon. Bruksområder Både helseforetakene og de regionale helseforetakene (RHF) har behov for opplysninger om kapasitet, arealbruk og arealeffektivitet. Klassifisert areal kan danne grunnlag for analyser og beslutninger i en rekke sammenhenger: Vurdering av sykehusstruktur og eventuelt behov for endringer Sammenlikninger mellom sykehus og HF Effektivisering av virksomheten Strategisk utvikling av bygg og eiendom Prising av arealer og innkreving av husleie Vurdering av arealbehov og arealeffektivitet Vurdering og godkjenning av sykehusprosjekter Utvikling av erfaringsbaserte standarder Forskning og utvikling Klassifiserte arealdata, både alene og koblet mot andre datakilder, kan altså gi viktig styrings- og planleggingsinformasjon innenfor en rekke viktige områder. Det er gjort en ny versjonsendring (3.1.4) av Klassifikasjonssystemet i mars 2015, og siste publiserte veileder er versjon mars 2015.

82 Side 8 av Nasjonal database (ND) Nasjonal database (ND) ble etablert i 2013 av de Regionale Helseforetakene (RHF-ene). Den nasjonale databasen er etablert for å strukturere og samle all basisinformasjon ihht. Klassifikasjonssystemets parametere fra alle helseforetakene (HFene). Målsettingen er at registreringer gjøres i lokale databaser som for eksempel Forvaltning-, Drift- og Vedlikeholdssystemet (FDV-systemet) og at data overføres til Nasjonal database via et web-grensesnitt ihht. definert struktur og format. Nasjonal database speiler den til enhver tid gjeldende revisjon og versjon av Klassifikasjonssystemet (KS). Målgruppen for bruk av Nasjonal database er klinisk og administrativ ledelse i RHF/HF/sykehus og planleggere (programmering, prosjektering), samt eiendomsavdelingene som forvalter informasjonen. ND skal gi mulighet for å sammenligne og kvalitetssikre areal mot andre HF. Databasen skal gi kunnskap om organisering av bygg og romløsninger. En åpen database med oppdatert informasjon ville kunne være av interesse for FoU-miljøer, og i noen tilfeller også av allmenn interesse, men må vurderes i sammenheng med eierskap til data. Per dags dato er Nasjonal database rettighetsstyrt med hensyn til hvem som eier dataene. Dette innebærer at HFene ikke automatisk har innsyn i hverandres data. Hvert HF har sine kontaktpersoner tilknyttet ND. Leser- og registreringsrettigheter til ND besluttes av disse kontaktpersonene. Supportfunksjonen gir ut personlig brukernavn og passord. Det er i 2015 registrert 51 brukere fordelt på 19 av 20 sykehusforetak, og i tillegg 11 nasjonale brukere (eks. Sykehusbygg, Multiconsult AS). Det finnes to typer rapporter, egendefinerte og standardrapporter. Alle rapporter kan skrives ut i Excel. Dagens versjon av ND har hverken logg på hvor mange som henter ut rapporter, eller type rapporter som hentes ut. Det er kun klassifisert areal som registreres i ND. Totalareal i et HF registreres ikke, og en har derved ikke oversikt over hvor stor andel av HFenes areal som faktisk er klassifisert og registrert. Det foreligger en Brukerveiledning for Nasjonal database, revisjon 02, fra mai Figur: Drift og vedlikehold av Nasjonal database per desember Interessenter Helse og omsorgsdepartementet Klassifikasjonssystemet eies av Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) med nomenklatur og veileder, mens implementering, ibruktaking og drift er HF-enes ansvar. Klassifikasjonssystemet ble fram til forvaltet av Kompetansenettverket for sykehusplanlegging der SINTEF gjennom flere

83 Side 9 av 18 år hadde rollen som faglig rådgiver og sekretariat. Fra overtok Sykehusbygg HF Kompetansenettverkets oppgaver Sykehusbygg HF Sykehusbygg HF (SB) har fra ansvar for forvaltning, drift og vedlikehold av Klassifikasjonssystemet og Nasjonal database. Sykehusbygg har avtale om bistand fra Multiconsult til ivaretakelse av disse oppgavene i en overgangsperiode til Sykehusbygg har etter overtakelsen av Kompetansenettverkets oppgaver igangsatt et prosjekt som skal skissere ny driftsmodell for Klassifikasjonssystemet. Prosjektgruppen består av representanter fra alle regioner, samt Multiconsult. Prosjektet skal levere rapport med forslag til ny driftsmodell medio Multiconsult AS Multiconsult AS (MC) har gjennom rammeavtaler med de fire regionale helseforetakene hatt oppdraget med å utvikle en Nasjonal database (ND) basert på Klassifikasjonssystemet. Multiconsult har gjennom de samme rammeavtalene også hatt oppdraget med drift og forvaltning av Nasjonal database, samt å bistå de ulike helseforetakene med implementering av Klassifikasjonssystemet. Det enkelte HF avgjør om, og i hvor stort omfang, de ønsker å benytte tjenesten fra Multiconsult RHF og HF Helseforetakene er via de regionale helseforetakene pålagt av Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) å klassifisere sine arealer ihht. Klassifikasjonssystemet (ref. foretaksprotokoll 2010). Helseforetakene er hjemmelshaver til bygningene og har ansvar for å registrere, samt holde sine data oppdatert. De fleste HFene har FDV-systemer til å håndtere denne informasjonen. De regionale rammeavtalene med Multiconsult om bistand i implementering av KS, legger til rette for at HFene kan ha noenlunde lik praksis i klassifiserings- og registreringsarbeidet. Bistandsbehov kan bl.a. være Opplæring i bruk av klassifikasjonssystemet Veiledning, tilrettelegging eller gjennomføring av registreringsarbeidet Tilrettelegging mot 3. parts systemer (FDV system etc.) Opplæring i bruk av Nasjonal database Avrop gjøres av hvert HF direkte med Multiconsult, og HFene dekker selv kostnadene knyttet til avrop på rammeavtalen FDV systemleverandører Helseforetakene benytter ulike FDV-systemer eksempelvis Lydia, Plania, Arcibus, Norconsult ISY Eiendom, Jonathan og Portico. Optimalt bør registrering foregå i FDV systemet der øvrige arealdata er lagret. Ved oppstart av arbeidet med ND ble FDV leverandører invitert/oppfordret til å tilpasse egne systemer slik at dette var mulig. Ingen av leverandørene med unntak av en gjorde dette, slik at registreringer har i hovedsak blitt utført på regneark og derfra importert til databasen. I ettertid har to av leverandørene tilpasset sine systemer. Hvert helseforetak har egen kontrakt med sine respektive FDV-systemleverandører. Det innebærer at tilrettelegging for Klassifikasjonssystemet formelt må håndteres via hvert enkelt HF sin respektive avtale. Det har vært kontakt mellom RHF-ene og FDV-systemleverandørene i forbindelse med revisjon av Klassifikasjonssystemet og utvikling av Nasjonal database for å få deres innspill til

84 revisjonsarbeidet, samt sikre at Nasjonal database har en struktur som kan tilrettelegges i FDVsystemene. Følgende FDV leverandører med avtaler med HF har tilrettelagt sine for registrering iht. Klassifikasjonssystemet: Plania, Lydia, Norconsult ISY. Side 10 av De regionale IT-foretakene De regionale IT-foretakene bistår i integrering av de ulike FDV-systemene med HF-enes systemer.

85 3. Status registrering av sykehusareal i hht klassifikasjonssystemet i Nasjonal database Side 11 av Registreringsarbeidet i HF ene Sykehusbygg HF er bedt om å gi en samlet statusrapport på helseforetakenes registrerte areal i hht klassifikasjonssystemet i Nasjonal database i I den forbindelse ble det sendt ut et brev til alle RHF-ene høsten 2015 med forespørsel om status registrering av klassifisert sykehusareal i Nasjonal database. I tillegg ble det tatt kontakt med kontaktpersoner i eiendomsavdelingene i de fleste HFene, telefonisk og/eller per epost. Det er også innhentet status fra de to største FDV leverandørene, Plania og Lydia, samt status integrering IKT fra kontaktpersoner ved to av de regionale IT-foretakene. 3.2 Metode og omfang registrering Ved opprettelsen av Nasjonal database i 2013, ble alle eksisterende bygg i alle HF lagt inn i databasen av Multiconsult, som et grunnlag for videre registrering. Alle HF registrerer sykehusareal i sine FDV systemer. Det finnes to ulike måter for registrering av rom i den nasjonale databasen. 1. Romdata kan importeres samlet per bygning via en importfil 2. Romdata kan legges til manuelt / direkte i databasen, rom for rom, og man kan også slette eller endre rom direkte i databasen (Rom) Foretaket må selv hente data fra sin database (FDV, DAK, BIM etc.) og overføre dette i importmalen i ND. Når filen er klar for import, lastes den opp og valideres, dvs. det gjøres en kontroll mot ND og Klassifikasjonssystemet. Helse Sør-Øst prosjektet Det er gjennomført et eget klassifiseringsprosjekt i Helse Sør-Øst RHF i samarbeid med Multiconsult i Multiconsult laget én «registreringsmal» (i Excel-format) pr. bygning, der både tidligere klassifisert data (evt. konvertert) og manglende klassifisering framkommer. Flere HF hadde klassifisert sine arealer etter tidligere versjoner av Klassifikasjonssystemet, og hadde behov for oppdatering, både pga. endret bruk av arealer siden forrige kartlegging og for å tilpasse til siste revisjon av klassifikasjonssystemet. HF-ene fikk tilsendt sine registreringsmaler (én for hver bygning) for å supplere med manglende opplysninger direkte i Excel-ark. For de som ikke tidligere hadde klassifisert ble det foretatt en komplett registrering i denne registreringsmalen. HF-ene sendte utfylte registreringsmaler i retur til Multiconsult for kontroll og evt. komplettering, før Multiconsult deretter importerte klassifiserte data til Nasjonal Database. I noen tilfeller var det behov for flere runder med arkene frem og tilbake mellom Multiconsult og HF før de var ferdige. Nasjonal database ble klargjort med oppdatert bygningsregister og organisasjonsstruktur for hvert HF før registrerte data ble importert. Systemleverandørene Plania og Lydia uttalte tidlig i prosjektet at de hadde tro på at koblingen mellom Nasjonal database og systemene for overføring/tilbakeføring av data skal være uproblematisk. Plania har gjort tilretteleggingen, og er i samarbeid med Sykehuset Innlandet HF i gang med tilbakeføring av data. Plania kjører et testprogram og forventes ferdigstilt tidlig 2016.

86 Side 12 av 18 Erfaringene fra prosjektet er oppsummert i en rapport 3 utarbeidet av Multiconsult og benyttes som grunnlag til videreutvikling av systemet og nasjonal database. 3.3 Resultat per RHF og HF Tilbakemeldingene viser en positiv utvikling mht klassifisering av areal, men at det fortsatt gjenstår mye registrering i Nasjonal database. Dels skyldes dette en avventende holdning hos HFene pga. versjonsendringer og omorganiseringer, og merarbeid forbundet med omregistrering, dels at en har hatt problemer med inkorporering i FDVU-systemene. Arbeidet med registrering og oppdatering av data er meget tidkrevende. Det må derfor være en opplevd nytteverdi for forvalterne i HFene for at arbeidet skal bli prioritert Helse Nord RHF Helse Nord RHF opplyser at etter plan skal alle sykehusareal være registrert innen utgangen av De angir at det har det tatt lengre tid enn antatt å få tatt i bruk Klassifikasjonssystemet. Dette skyldes to forhold: Endelig versjon av klassifikasjonssystemet var ikke ferdig før i mars i 2015, og de har ventet med registrering for å slippe å legge inn flere ganger etter hvert som systemet har blitt korrigert. I tillegg oppgir de at registrering er meget arbeidskrevende samtidig som de bygger og bygger om i alle HF, og de har derved ikke hatt intern kapasitet til registrering. De har derved ennå ikke tatt ut gevinster ved bruk av systemet, men det kommer i fbm. forslag til husleiemodell. De planlegger å benytte klassifikasjonssystemet i den nye mulighetsstudien for effektiviseringstiltak innenfor eiendomsdrift og service som er under arbeid. Oversikt per HF Helse Nord RHF kilde Nasjonal database jan Finnmarkssykehuset HF Finnmarkssykehuset HF rapporterer at de er i sluttfasen med Hammerfest, men regner med å være i mål ved 1. kvartal Noe usikker på status for psykiatrien. Det nye sykehuset i Kirkenes leveres i Plania Universitetssykehuset i Nord-Norge HF (UNN) Drifts- og eiendomssjef ved UNN melder at de ligger etter skjema mht registreringer, både i sitt FDVU system (Plania) og derfor også den nasjonale databasen. Bakgrunnen er at de har mange pågående prosjekter med nybygg og ombygginger. De har som mål å være ferdig i løpet av 1. kvartal Rapport MC_125467_TVF-NOT-001 Oppsummering av overordnede erfaringer og innspill til veien videre

87 Side 13 av Nordlandssykehuset HF Eiendomsavdelingen ved Nordlandssykehuset HF angir at ca 90 % vil være registrert i ND i Det pågår mange ombygginger og nybygg, samt at flere bygg er revet. Det er tidkrevende å oppdatere denne informasjonen. Planlagt ferdig med registrering i 1. kvartal Helgelandssykehuset HF Helgelandssykehuset oppgir at de ikke har registrert noe i Nasjonal database. De har heller ikke gjennomført klassifisering av arealer. Planen har vært å gjøre dette i forbindelse med innlegging av tegninger og arealer i Lydia, men de har så langt ikke greid å sette av ressurser til dette Helse Midt-Norge RHF Helse Midt-Norge RHF (HMN) svarer at: Sitat «Helse Nord-Trøndelag HF; om lag 50% av arealet er klassifisert og alt forventes å være ferdig i februar Helse Møre og Romsdal HF er ett foretak omfatter både Helse Sunnmøre HF, Helse Nordmøre og Romsdal HF og (alle byggene fra) Rusbehandling Midt-Norge HF. For øvrig ingen endring i status fra det som tidligere er rapportert. St. Olavs Hospital gjennomførte en klassifisering av alle bygg i perioden I ettertid er det tilkommen to nye bygg som ikke er klassifisert: Kunnskapssenteret og 1930 bygget. Disse byggene vil bli klassifisert i løpet av våren 2016.» Oversikt per HF Helse Midt-Norge RHF kilde Nasjonal database jan St. Olavs Hospital HF St. Olavs Hospital HF (St. Olav) oppgir forventet ferdig registrering i løpet av våren St. Olav gjennomførte en klassifisering av alle bygg i perioden I ettertid er det tilkommet to nye bygg som ikke er klassifisert: Kunnskapssenteret og 1930 bygget. Disse byggene vil bli klassifisert i løpet av våren All registering ligger på Excel-ark, og registreringsarbeidet er både tid- og ressurskrevende. Klassifiseringen av rom er ikke integrert i St. Olav sitt FDV-system p.t. Ny versjon av FDV-systemet (Lydia) forventes installert i løpet av januar/februar Deretter følger en testperiode før ibruktakelse. St. Olav Eiendom er i ferd med å utvikle et nytt system for administrasjon av areal som er basert på BIM. I dette systemet er klassifisering integrert. Forventes ferdigstilt og implementert i St. Olav ser nytteverdi av ND på sikt i som et verktøy for kostnads- og økonomistyring, synliggjøring av arealbruk, og effektivisering av areal.

88 Side 14 av Helse Nord-Trøndelag HF I Helse Nord-Trøndelag (HNT) er ca 50 % av arealet klassifisert. HNT forventer at alt areal er klassifisert og registrert i februar HNT har registrert alt areal (hovedfunksjon og delfunksjon) i henhold til nomenklaturet. Dette er gjort i forbindelse med «Ompakkingsprosjektet» i 2011 og senere revidert i forbindelse med utarbeidelse av utviklingsplan i HNT sin FDV leverandør Plania vil bistå med overføring av data til ND Helse Møre og Romsdal HF Helse Møre og Romsdal HF (HMR) har ikke areal, kun bygg, registrert i ND, og bruker ikke ND. For området Ålesund og Volda er alle bygg lagt inn og klassifisert ihht. tabeller i Lydia versjon , installert i Daværende Helse Nordmøre og Romsdal, ved Kristiansund sykehus, ble kjørt som pilotprosjekt på klassifisering av sykehusareal i i regi av Kompetansenettverket. Sykehusene i Molde og Kristiansund N er kun registrert i Lydia, ikke i Nasjonal database ennå. Registreringsarbeid for areal i Nordmøre og Romsdal pågår, men pga. mangel på kapasitet blir de ikke ferdig til frist Helse Vest RHF Helse Vest RHF melder at to foretak har klassifisert alt areal. De to andre er usikre på framdrift, men regner med å være ferdig i Bruk av Klassifikasjonssystemet i arbeidet med vedlikeholdsplanlegging er meget begrenset. Da er bruk av Multimap mer utbredt. Helse Bergen HF har p.t. avtale med FDVU leverandør Norconsult YIS,, men vil fase dette ut i løpet av 2016/2017. Helse Vest RHF har inngått avtale om felles FDV leverandør Xpand fra april 2016 og med planlagt implementering fram til Oversikt per HF Helse Vest RHF kilde Nasjonal database jan. 2016

89 Side 15 av Helse Bergen HF Helse Bergen HF har klassifisert alt areal i sitt FDV system, men ikke registret noe i ND. Årsaken er utfordringer med ulike formater i forbindelse med registrering av flere brukere av samme rom. Helse Bergen HF bruker KS aktivt i forbindelse med internhusleie Helse Fonna HF Helse Fonna har klassifisert alt areal, men ikke registrert alt i ND. Forventet ferdig medio Helse Førde HF Helse Førde har startet klassifiseringen og har lagd ferdig FSS, eksl. prehospitalt bygg og UPH. De har ikke startet registrering på andre plasser ennå, og vil ikke bli ferdige innenfor tidsfrist Dette er likevel grunnopplysningar som skal registreres i nytt FDV-system Xpand, og arbeidet er planlagt ferdigstilt senest når HF går live med Xpand. HF ber derfor om å få utsatt frist til medio 2016 med å ferdigstille hele eiendomsmassen Helse Stavanger HF Helse Stavanger HF har klassifisert og registrert det meste av eid areal, men leid areal gjenstår. Dette er et omfattende arbeid som krever tid og ressurser, og har derved ikke fått prioritet Helse Sør-Øst RHF I Helse Sør-Øst RHF (HSØ) er ca 2/3 av arealet (BTA) i bygningsmassen klassifisert. Det er vesentlig ett HF som ikke har registrert og et annet som har en noe forenklet kartlegging. HSØ gjennomførte prosjekt «Registering Helse Sør-Øst» RHF høsten 2013 våren Prosjektet hadde som mål å hjelpe helseforetakene i gang med registrering iht. Klassifikasjonssystemet, slik at kapasitetsdata for helseforetakene kunne leveres via Nasjonal Database som underlag til prosjektet Aktivitets- og kapasitetsanalyse Helse Sør-Øst Resultatet ble levert våren SINTEF var faglig rådgiver for HSØ i dette prosjektet, med ansvar for å levere oversikt over aktivitets- og kapasitetsanalysen. En sterk anbefaling fra prosjektet var at det snarest ble tilrettelagt for at alle klassifiserte data i Nasjonal database (fra 2014, ifm. registreringsprosjektet Helse Sør-Øst 2030) ble tilbakeført til FDV-systemene i det enkelte HF. Årsaken var at man ville unngå at klassifisert data skulle bli utdatert, og at HFene skulle kunne jobbe videre med å holde dataene oppdatert i sine FDVsystemer. Dette er liten grad gjennomført. Det påpekes at dette er HFenes eget ansvar. Kapasitetsdata for psykiatrien er foreløpig i liten grad kartlagt og klassifisert i henhold til klassifikasjonssystemet, og nasjonal database kan så langt ikke benyttes. Dette gjør også at eiendomsavdelingene ikke sitter på gode data for kapasiteter her. Ved prioritering av vedlikehold og investeringsbehov vil bruk av arealene vektlegges som en av flere kriterier. Dette kan gjøres gjennom klassifikasjonssystemet.

90 Side 16 av 18 Oversikt per HF Helse Sør-Øst RHF kilde Nasjonal database jan Sykehuset Innlandet HF Sykehuset Innlandet HF rapporterer at det er registrert m2 NTA i Nasjonal database. I Plania har de klassifisert m2 NTA av totalt m2. Arbeider pågår med avklaringer og for Aurdal venter de på tilbakeføring (Plania arbeider med saken). De har ikke digitale tegninger for alle ambulansestasjonene. Manglende registrering gjelder spesielt Psykiatrien. Her har det vært mye ombygging og omorganisering, og det gjenstår oppdatering av data spesielt på kolonne Organisering. En annen

91 Side 17 av 18 årsak til at de ikke er helt i mål, er at de har ventet på ny versjon av Plania, som egentlig var lovet på nyåret Helseforetaket har den i test nå. Ny versjon av Plania vil ikke være på plass før i januar/februar Vestre Viken HF Status pr er som innmeldt tidligere i 2014: All klinisk virksomhet er registrert samt noe av DPS. Det gjenstår registrering av m2 eide og leide psykiatribygg, det vil si 27 % av eiendomsmassen. I forbindelse med vedlikehold og oppgraderingsprosjekt på Bærum, Ringerike og Kongsberg sykehus blir alle overnevnte tall kvalitetssikret, og eventuelle endringer vil bli meldt inn for oppdatering i Nasjonal database. Nytteverdi ses i fbm planlegging av nytt sykehusbygg Akershus Universitetssykehus HF For AHus er ca 55 % av alt areal registrering i Nasjonal database. Arbeidet er krevende og må utføres innenfor eksisterende ressurser. Byggeprosjekter har for tiden høyere prioritet Oslo Universitetssykehus HF OUS har klassifisert det meste av sitt areal, men ingen areal er overført til ND. Klassifikasjonssystemet ble en del av deres FDV-system (Lydia) etter hoved oppdateringen etter nyttår i Oppdateringen av KS i mai 2015 førte til at OUS «mistet» ca 20% av sitt registreringsarbeid. De har blant annet ventet på endringslogg. I tillegg kommer en stor omorganiseringsprosess ved OUS fra hvor klinikker splittes. Dette vil åvirke OrgNivå1 Navn, men også klassifiseringen på alle rommene. OUS vil få assistanse fra Multiconsult i samarbeid med Lydia for å få overført sine data til ND i løpet av første kvartal Sunnaas Sykehus HF Det meste av areal er registrert i ND. De har ikke lagt inn de endringer som gjelder nylig ferdigstilt nytt bygg og rivning av eksisterende bygg. De jobber også med oppdatering av tegninger for endringer i eksisterende bygg Sykehuset i Vestfold HF SiV oppgir at det gjenstår 4,65%. De er forsinket pga. endringer i ny versjon , da mye måtte gjøres om igjen. Det som gjenstår er i hovedsak leide areal og bygg som skal rives. Nytteverdi: Brukes i planlegging i utbyggings- og ombyggingsprosjekter Sykehuset Telemark HF Status oppgitt for klassifiseringen i databasen er at 100% av arealene er dekket, men den er meget lite oppdatert i forhold til både bruk og organisasjon. FDV-systemet Lydia har nå en oppdatert versjon som ønskes importert til databasen. De bemerket at det er meget tidkrevende å importere bygg for bygg, når en har over 100 bygg å arbeide med. Ved import av rom kreves det for alle klassifikasjonstyper at en har registrert en bruker. Dette er ikke naturlig for fellesarealer, tekniske arealer og ledige arealer. Dette kompliserer importen ytterligere da Lydia ikke har slik kobling i sin forvaltningsdatabase. I tillegg må organisasjonshierarkiet oppdateres manuelt. SiT har hatt en vesentlig omorganisering der 95% av enhetene har fått nytt navn, og det er en tidkrevende oppgave å oppdatere. Med bakgrunn i det overnevnte kan de ikke garantere at data er eksportert til den nasjonale databasen innen fristen.

92 Side 18 av Sørlandet Sykehus HF SSHF har klassifisert det meste av sitt areal i hht siste versjon av KS, men har hatt problemer med overføring til ND. Det må utføres en betydelig manuell behandling av filer og redigering av celleinformasjon i hver enkelt av cellene for å oppdatere/tilpasse data på romnivå slik at data er ND kompatible. Dette medfører manuelt arbeid (arbeidskrevende) og fare for feilregistrering (datatap/feilregistrereringer). SSHF har fått tilbud om bistand av Multiconsult (i samarbeid med Plania) for å få fortgang i overføringen til ND. Planlagt ferdig registrert areal i ND 1.kvartal Nytteverdi: Oversikt, datafangst på areal, brukes aktivt Sykehuset Østfold HF Alt areal for Kalnes (nybygg det nye Østfoldsykehuset) er klassifisert og registrert i Nasjonal database. Andre lokasjoner gjenstår da Kalnes har vært prioritert.

93 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG SB SAK 48/2016 EIENDOMSAVHENDINGER I SYKEHUSBYGG STATUS OG OPPFØLGING Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Oppsummering: Avhendingsprosjektet bygg og eiendom er utredet og presentert for alle regionenes eiendomsforum. Det arbeides med en plattform der prosjektet blir tilgjengelig for de regionale helseforetak(rhf) og helseforetakene(hf). Innholdet oppdateres løpende. I én region er det utarbeidet oversikt over eiendommer som er solgt, planlegges avhendet og potensialet ved avhending. Dette gir en god oversikt. Sykehusbygg anbefaler at det samme gjøres i alle regioner. Saksutredning: 1. Bakgrunn. Et regionalt kompetansesenter ble etablert i Helse Sør Øst etter styrevedtak 79/2011 og er videreført med tilbud til alle regionene gjennom virksomhetsoverdragelse av avhendingsfunksjonen til Sykehusbygg 1. juni Avhendingsstrategi er utarbeidet, rapport 0.1 datert , og er lagt til grunn for implementering i RHF/HF. Spesialrådgiver og fagansvarlig avhending er Bo Vegard Bording Grøtvedt, og er eneste ansatt i avhendingsområdet. Øvrig kompetanse og ressurser engasjeres i hovedsak internt i HF/RHF, supplert med tjenester anskaffet eksternt der det er behov for det. 2. Hensikt Avhendingsområdet bygg og eiendom inngår i fellesoppgaver i Sykehusbygg og ivaretar eiers interesser, offentligheten og markedet i hele prosessen. For å forenkle avhendingsprosessene i RHF/HF er det utarbeidet et avhendingsdokument med planer, rutiner, standarder og henvisninger. 3. Implementering/gjennomføring Avhendingsprosjektet ble presenterte for eiendomsforum i Helse Nord 20. januar, Helse Midt Norge 21. januar, Helse Vest 8. februar og HSØ v/birger Stamsø 11. februar. En gjennomgang er også gjennomført med Stavanger universitetssykehus 8. oktober Styremøte - Saksfremlegg - Arkivsak.: 16//00454 Side 1 av 3

94 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG HF/RHF har gjennom avhendingsområdet tilgang til tjenester innen alle deler og faser av avhendingen som vil sikre enhetlige og rasjonelle prosesser. Hovedpunkter i avhendingsprosjektet: rutiner før, under og etter avhending, samt lover og forskrifter. avtaleverk ved kjøp, salg, feste, inn og utleie av fast eiendom. malverk og rutiner for styreframlegg i avhendingssaker som etter Helseforetaksloven 31 og 32 krever behandling i RHF og foretaksmøte. plan for implementering og oppdatering av felles avhendingsstrategi i RHF/HF. bistand til RHF/HF innenfor alle elementer og faser i avhendingsprosessen. mal og rutine for registrering og oppdatering av oversikt over større avhendingsobjekter i RHF/HF. 4. Avhendinger i regi av Sykehusbygg I perioden fra opprettelsen av avhendingsprosjektet i Sykehusbygg 1. juni 2015 har Sykehusbygg ledet avhendingsprosessen for Kragerø, Drøbak og Stensby sykehus. Pågående avhendingsprosesser som ledes av SB er Furutun habiliteringshjem, St. Josephs hospital, Ths. W. Schwartsgt. 22 (boliger) for Sykehuset Østfold, eiendommene ved Molde sykehus og Kristiansund sykehus for Helse Møre og Romsdal, og Rjukan sykehus for Sykehuset Telemark. Registrerte fremtidige større avhendinger er eiendommene ved Drammen sykehus (Vestre Viken), ved Ullevål og Dikemark(Oslo universitetssykehus) og Stavanger universitetssykehus. Det arbeides med å få oversikt over fremtidige og potensielle avhendingsobjekter i alle regioner. 5. Målsetting. Avhendingsprosjektet skal gi HF/RHF løpende oppdaterte rutiner og verktøy til å gjennomføre avhendinger i egen regi innenfor de føringer, lover og regler som gjelder for avhending av offentlig eiendom. Dersom det er behov for bistand skal tjenester innenfor alle deler av avhendingsprosessen være tilgjengelig. 6. Videre fremdrift Synergien av en interregional enhet for eiendomsavhending vil være avhengig av implementering av avhendingsprosjektet i alle RHF og HF. Dette arbeidet fortsetter. I Helse Sør Øst er det etablert oversikt og rutine for registrering av avhendinger som er gjennomført, eiendommer som er under avhending, kommende avhendinger og potensielle avhendinger. Dersom det er ønskelig vil Sykehusbygg prioritere å etablere tilsvarende oversikt for alle RHF. Styremøte - Saksfremlegg - Arkivsak.: 16//00454 Side 2 av 3

95 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG Vurderinger: I prosessen med avhending av sykehusbygg er det mange hensyn som må tas og det er ofte mange heftelser ved eiendommene. Det er gitt mange gode tilbakemeldinger fra de helseforetak som har benyttet seg av denne tjenesten og tilhørende rutiner. Vi anbefaler derfor at rutiner og kompetanse benyttes når sykehusbygg/eiendommer skal avhendes. Saksbehandler: Bo Vegard Bording Grøtvedt/Sigmund Stikbakke Sykehusbygg HF, Ann Elisabeth Wedø administrerende direktør Elektronisk godkjent uten signatur Vedlegg: Vedlegg 1: Avhendingsstrategi, rapport Styremøte - Saksfremlegg - Arkivsak.: 16//00454 Side 3 av 3

96 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. SYKEHUSBYGG

97 Avhendingsstrategi innen bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. Prosjektinformasjon Innsatsområde Prosjekt Avhending, Bygg og eiendom Interregional avhendingsstrategi Prosjekteier Prosjektleder Del-prosjektleder Sigmund Stikbakke Bo Vegard Bording Grøtvedt Tina Elisabeth Ravn Dokumentinformasjon Versjon Versjon Dato Utarbeidet av Kommentarer Prosjektgruppa 0.2 Godkjenning Versjon Dato Godkjent av Kommentarer 1.0 Sigmund Stikbakke Avhendingsstrategi rapport BVG Side 3 av 17

98 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. 1 Sammendrag og hovedkonklusjoner Rapporten Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt er en oppfølging av styresak i Sykehusbygg HF, Fellesoppgaver, prioriteringer og ressursbruk, prosjekt 19 Avhending bygg og eiendom. Dette er et forankringsprosjekt som startes i Rutiner som er etablert i Helse Sør-Øst revideres administrativt og implementeres nasjonalt. Videre er rapporten basert på føringene i oppdragsdokumentet 2015 og på prosjektmandat gitt av Fellestjenester i Sykehusbygg HF Avhendingsområdet bygg og eiendom skal ivareta eiers interesser, offentligheten og markedet i hele prosessen. For å forenkle avhendingsprosessene i RHF/HF er det behov for en samordning og implementering av felles strategi med planer og rutiner. Et interregionalt kompetansesenter med tilbud av tjenester innen alle deler av avhendingen vil sikre enhetlige og rasjonelle prosesser. Det vurderes og beskrives hvordan avhendingskompetansen i Sykehusbygg HF best organiseres for å bidra til størst mulige arealgevinster, og å bidra til styrking av foretakenes omstillingsprosesser. Prosjektgruppen har valgt å utforme rapporten med en høy grad av operativitet og brukervennlighet. På en slik måte kan produktet fungere som en håndbok for avhending av fast eiendom. I forlengelsen av rapporten (håndboken) har prosjektgruppen også valgt å komplementere denne ved utarbeidelse av følgende planer, rutiner og vedlegg: - Rutiner før, under og etter avhending, samt lover og forskrifter. - Avtaleverk ved kjøp og salg. - Avtaleverk ved inn- og utleie, herunder feste. - Maler og rutiner for styreframlegg i avhendingssaker som etter Helseforetaksloven 31 krever behandling i RHF og foretaksmøte. - Plan for implementering og oppdatering av felles avhendingsstrategi i RHF/HF. - Plan for bistand til RHF/HF innenfor alle elementer og faser i avhendingsprosessen. Oppdragsavtale mal. - Mal og rutine for registrering og oppdatering av oversikt over avhendingsobjekter i RHF/HF. - Maler for utarbeidelse av avhendingsplan og -mandat. Disse rutinene bygger i stor grad på etablerte rutiner fra Helse Sør-Øst RHF, tilpasset og korrigert for erfaringer fra avhendingsprosesser som er gjennomført i Helse Sør-Øst RHF siste 5-års periode. Rapporten beskriver selve avhendingsprosessen, med fullmakter og føringer, utfyllende rutiner, dokumentasjonskrav og rapportering, og vil fungere som oppslagsverk. Rutinene er utarbeidet med det formål å gi en oppskrift/veiledning for fremgangsmåten i prosesser i planleggings- og forberedelsesfasen, i selve salgsprosessen, og etter at salg er gjennomført. Disse komplementeres Avhendingsstrategi rapport BVG Side 4 av 17

99 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. ved at det gis en kortfattet oversikt over relevant lovverk som kan berøre en avhendingsprosess. En av målsetningene har vært å behandle hele avhendingsprosessen, fra de aller første innledende arbeider starter, og frem til prosessen er avsluttet. Oppgavefordelingen mellom RHF/HF og Sykehusbygg HF baseres på vurdering av avhendingens kompleksitet og omfang. I hovedsak bør avhendinger med en antatt verdi som krever godkjennelse i foretaksmøtet legges til Sykehusbygg HF, siden avhendingen normalt krever kompetanse og erfaring som ikke bygges opp eller vedlikeholdes lokalt. Utarbeidelse og forvalting av veiledere, rutiner, dokumenter og sjekklister, samt støtte og veiledning i bruk av dem, er også en oppgave som best ivaretas som en felles oppgave. I tilknytning til systemforvaltning av et sentralt kvalitetssystem, vil det også kreve en felles ressurs (Sykehusbygg HF) for å holde oversikt / database over innmeldte, pågående og gjennomførte avhendingssaker. Det legges til grunn at eksterne meglere skal benyttes ved salg av i det åpne markedet. Ved direkte salg til f. eks. kommuner til samhandlingsformål kan avhendingen gjennomføres i egen regi. Prosjektgruppen mener at bruk av den permanente avhendingsenheten i Sykehusbygg HF sikrer en formelt riktig, effektiv og rasjonell avhendingsprosess. Samtidig videreutvikles systemer og kunnskap som sikrer overføring av erfaringer og kunnskap til nye avhendinger. Avhendingsenheten i Sykehusbygg HF legger vekt på fleksibilitet ved bruk av RHF/HF sine egne ressurser i den grad de er tilgjengelige, samt anskaffelse/innleie av spesiell kompetanse der dette er nødvendig, så som takserings- og meglertjenester. Avhendingsstrategi rapport BVG Side 5 av 17

100 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag og hovedkonklusjoner 4 2 Innledning Rapportens form og innhold Mandat Prosjektets medlemmer 9 3 Beslutningsprosess og krav til dokumentasjon Innledning Avhending av foretakenes faste eiendommer Krav til dokumentasjon Salg av sykehusvirksomhet Forhåndsinnmelding av planlagte avhendinger 10 4 Føringer for salg av fast eiendom Regjeringens eierpolitikk Føringer gitt i foretaks- og styremøter Generelt Hensynet til de ansatte Opprettholdelse av barnehageplasser Salg til høystbydende Samhandlingsreformen Informasjon til kommuner og fylkeskommuner Forholdet til Landsverneplanen for helsesektoren, LVPH Disponering av eventuell salgsgevinst Føringer i tilknytning til det enkelte salg 12 5 Fullmakter Styrevedtak 12 6 Grunnlag for avhending Virksomhetsstrategi / Utviklingsplan Den regionale eiendomsstrategien Tilstand/ egnethet/ tilpasningsdyktighet Krav til arealeffektivisering 13 7 Optimalisering av salgsobjektene As is avhending Utviklingssalg Direkte salg versus åpent salg 13 Avhendingsstrategi rapport BVG Side 6 av 17

101 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. 7.4 Salg med tilbakeleie Salgstidspunkt 14 8 Verdifastsettelse Taksering Verdivurdering 14 9 Rutiner ved avhending av fast eiendom Før salg (innledende arbeider) Salg Etterarbeider Oppgaver Oppgavefordeling Registrering Hvor ligger/legges opplysninger/dokumenter Presentasjon/tilgjengelighet/lagring/oppdatering Kompetanse Avhendingsprosjektet Grensesnitt mot andre prosesser Permanent organisasjon Måloppnåelse Kriterier Langsiktige gevinster Kortsiktige gevinster Vedlegg: 18 Avhendingsstrategi rapport BVG Side 7 av 17

102 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. 2 Innledning 2.1 Rapportens form og innhold Prosjektgruppen har valgt å gi rapporten en form og et innhold som gjør at den, sammen med vedleggene, kan brukes som en håndbok for avhending. Anbefalingene framgår i kapitlene 7, 8 og Mandat Rapporten er en oppfølging av styresak i Sykehusbygg HF, Fellesoppgaver, prioriteringer og ressursbruk, prosjekt 19 Avhending bygg og eiendom. Dette er forankringsprosjekt som startes i Rutiner som er etablert i Helse Sør-Øst revideres administrativt og implementeres nasjonalt. Videre er rapporten basert på føringene i oppdragsdokumentet og på prosjektmandat gitt av Fellestjenester i Sykehusbygg HF Avhendingsområdet bygg og eiendom skal ivareta eiers interesser, offentligheten og markedet i hele prosessen. For å forenkle avhendingsprosessene i RHF/HF er det behov for en samordning og implementering av felles strategi med planer og rutiner. Et interregionalt kompetansesenter med tilbud av tjenester innen alle deler av avhendingen vil sikre enhetlige og rasjonelle prosesser. Det skal vurderes og beskrives hvordan avhendingskompetansen i Sykehusbygg HF kan organiseres for å bidra til størst mulige arealgevinster, og å bidra til styrking av foretakenes omstillingsprosesser. Avgrensning, omfang og leveranse er beskrevet slik i mandatet: Avgrensing. Avhendingsprosessene skal tilpasses, og forholde seg til utviklingsplaner og byggeprosjekter i foretakene, men også ivareta avhendinger som besluttes av andre årsaker. Den samlede aktiviteten innenfor eiendomsområdet er av et så stort omfang, og er så komplekst, at både drift og prosjektgjennomføring er kritiske og utfordrende suksesskriterier. Dette gjelder både på strategisk nivå i forbindelse med utviklingsplaner, i program og porteføljestyring, i gjennomføring av alle faser i enkeltprosjekter, i den daglige drift, og ved avhending av eiendommer. Bygg som er utrangert eller ikke oppfyller minimumskravene som kjernevirksomheten setter til funksjonalitet skal avhendes raskest mulig. Beskrivelse av prosjektet. - Definere oppgaver og ansvarsområder for avhending av bygg og eiendom. - Utarbeide en felles interregional strategi for avhending av fast eiendom, omfattende: Rutiner før, under og etter salg, samt lover og forskrifter. Avtaleverk ved kjøp og salg av fast eiendom. Avtaleverk ved inn- og utleie, herunder feste. Maler og rutiner for styreframlegg i avhendingssaker som etter Helseforetaksloven 31 krever behandling i RHF og foretaksmøte. Plan for implementering og oppdatering av felles avhendingsstrateg i RHF/HF. Bistand til RHF/HF innenfor alle elementer og faser i avhendingsprosessen. Mal og rutine for registrering og oppdatering av oversikt over større avhendingsobjekter i RHF/HF. Leveranse. Avhendingvirksomheten har hatt fast organisasjon i HSØ RHF siden 2012, basert på godkjent mandat fra styremøte, sak og senere i sak , pkt. 3. og er i ordinær drift. Prosjektet skal bygge på Avhendingsstrategi rapport BVG Side 8 av 17

103 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. tidligere erfaring og dokumentasjon fra avhending i HSØ for utarbeidelse av en felles interregional avhendingsstrategi. 2.3 Prosjektets medlemmer Person Funksjon HF/Selskap Bo Vegard Bording Grøtvedt Prosjektleder Sykehusbygg HF Tina Elisabeth Ravn Juridisk rådgiver/advokat Juridisk avdeling Helse Sør- Øst RHF 3 Beslutningsprosess og krav til dokumentasjon 3.1 Innledning Virksomheten til RHF/HF er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasientrettighetsloven. Rammene for virksomheten er nærmere definert i vedtekter og avtaler. Føringer blir gitt i årlige oppdrags- og bestillerdokument, og i foretaksprotokoller. 3.2 Avhending av foretakenes faste eiendommer Avhending av Helseforetakenes faste eiendommer reguleres av helseforetaksloven 31 og vedtektene til RHF og det enkelte HF. Avhending av eiendom med anslått verdi NOK 10 mill. eller mindre HF styre Styret i helseforetakene har fullmakt til å beslutte salg av fast eiendom med anslått verdi NOK 10 mill. eller mindre, forutsatt at ikke andre lover, bestemmelser eller rettigheter er til hinder for dette. Verdien for hele eiendommen, eller det som skal avhendes og som hører naturlig sammen, så som flere objekter innen samme lokasjon, er grunnlag for beløpsgrensen. Avhending av eiendom med anslått verdi over NOK 10 mill. HF styre RHF styre RHF Foretaksmøte HF Foretaksmøte Vedtak om salg av eiendommer med anslått verdi over kr 10 mill. treffes av foretaksmøtet i Helse Sør-Øst RHF etter forslag fra styret. Når foretaksmøtet i det aktuelle Helseforetak skal fatte vedtak etter denne bestemmelsen, skal saken først behandles i styret i HF og RHF, før det behandles i foretaksmøtet til RHF, og til slutt i det aktuelle HF sitt foretaksmøte. Til grunn for verdsettelsen legges anslått markedsverdi fastsatt i samsvar med punkt 7 nedenfor. 3.3 Krav til dokumentasjon - Alle opplysninger som skal registreres i henhold til pkt Avklaringer i forhold til interessenter, ansatte og ansattes organisasjoner. - Avklaringer i forhold til eventuelle heftelser og øvrige rettighetshavere, jf. pkt Krav i styrende dokumenter (foretaksprotokoller, styrevedtak i regionale foretak, etc.), jf. pkt Avhendingsstrategi rapport BVG Side 9 av 17

104 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. 3.4 Salg av sykehusvirksomhet Det følger av vedtektenes 9 (RHF) at vedtak om salg av sykehusvirksomhet skal treffes av foretaksmøtet, jf. Helseforetaksloven 32. Sykehusvirksomhet kan ikke selges uten Stortingets samtykke, jf. Helseforetaksloven 32. Styret skal oversende eventuelle saker med forslag om salg av hele eller deler av et helseforetaks virksomhet innenfor spesialhelsetjenesten, eller tjenester som står i naturlig sammenheng med spesialhelsetjenesten, til departementet, - slik at saken kan forelegges for Stortinget, jf. Helseforetaksloven 32. (RHF vedtekter 10) Med sykehusvirksomhet menes sykehus i drift. Sykehus er virksomheter som er godkjent i henhold til spesialisthelsetjenesteloven 4-1. Bestemmelsen regulerer salg av den delen av sykehuset som har kliniske funksjoner samt medisinske og andre helsefaglige servicefunksjoner. Dersom saken vurderes å være slik at; - den er av vesentlig betydning for foretakets virksomhet, - den er av vesentlig betydning for løsning av fastsatte målsetninger og oppgaver, - saken antas å ha prinsipielle sider av betydning, eller - saken antas å ha vesentlige samfunnsmessige virkninger, jf. Helseforetaksloven 30, skal saken behandles i styret i HF og RHF, før det behandles i foretaksmøtet til RHF. Til slutt stadfestes saken i det aktuelle Helseforetaks foretaksmøte. Saken følger de samme beslutningslinjer som for avhending av fast eiendom verdsatt til over NOK 10 mill.. Hvilke saker foretaksmøtet i RHF skal fatte vedtak i etter denne bestemmelse, kan det også fastsettes nærmere bestemmelser om i vedtektene. Saker av vesentlig betydning og saker som antas å ha prinsipielle sider eller vesentlige samfunnsmessige virkninger (som nevnt i punktene ovenfor) følger således denne beslutningsprosessen: HF styre RHF styre RHF Foretaksmøte HF Foretaksmøte Øvrige saker følger denne beslutningsprosessen: HF styre 3.5 Forhåndsinnmelding av planlagte avhendinger Planlagte salg i et budsjettår skal behandles i den ordinære budsjettprosessen, og meldes særskilt til Sykehusbygg HF. Følgende opplysninger må registreres: Navn på virksomheten/institusjonen Adresse Tomteareal Bebyggelsens bruttoareal (BTA), ved boligsalg: Antall leiligheter/enheter Vernestatus Anslått salgspris Avhendingsstrategi rapport BVG Side 10 av 17

105 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. 4 Føringer for salg av fast eiendom 4.1 Regjeringens eierpolitikk Regjeringens eierpolitikk er forankret i Meld. St. 27 ( ), Et mangfoldig og verdiskapende eierskap. Det legges til grunn at styret og ledelsen i Helseforetakene er kjent med forventninger og krav som følger av regjeringens eierskapspolitikk. Dette må ivaretas pdf. 4.2 Føringer gitt i foretaks- og styremøter Alle overordnede føringer og styringsbudskap gitt til RHF i oppdrags- og bestillerdokumenter og i foretaksprotokoller gjelder også for HF. Dette følger av oppdrags- og bestillerdokumentet til det enkelte HF. I tillegg gjelder også krav gitt i, eller som følge av, styrevedtak i RHF. Oversikt over de til enhver tid gjeldende føringer kan finnes i: (søkbar database som vi anbefaler at man oppretter) Oversikt over hvilke føringer som er gitt p.t: Protokoller fra foretaksmøter finnes på Protokoller fra styremøter finnes for øvrig på hjemmesiden til RHF. For at disse hensyn og føringer som det pekes på i det følgende skal kunne ivaretas i tilstrekkelig grad, må det gjøres på et tidlig stadium i avhendingsprosessen. Det vises til rutine for innledende arbeider (forut for avhending). 4.3 Generelt Det skal foretas en aktiv forvaltning av bygg- og eiendomsmassen. Ved vurdering av resultatoppnåelse skal det ses bort fra engangseffekter, herunder gevinst og tap ved salg av fast eiendom. Salgsinntekter vil inngå i departementets samlede vurdering av RHF sitt framtidige behov for langsiktige lån. 4.4 Hensynet til de ansatte Salg av personalboliger skal gjøres på en måte som ivaretar hensynet til de ansatte på en tilfredsstillende måte. 4.5 Opprettholdelse av barnehageplasser HF skal søke å finne løsninger som gjør at de ikke bidrar til at antall barnehageplasser reduseres i kommuner der det er bruk for dem for å nå målet om barnehagedekning. 4.6 Salg til høystbydende Eiendommen skal selges til høystbydende, dvs. til markedsverdi. 4.7 Samhandlingsreformen Der det er aktuelt skal det, i nær dialog med aktuelle kommuner, gjøres særskilte vurderinger av om eiendommen kan være egnet til bruk i forhold til intensjonene i samhandlingsreformen. Dette må skje på et tidlig nok tidspunkt til å muliggjøre dialog omkring prosessen og bruk av eiendommen. Slikt direkte salg skal skje til markedspris. Avhendingsstrategi rapport BVG Side 11 av 17

106 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. 4.8 Informasjon til kommuner og fylkeskommuner Berørte kommuner og fylkeskommuner skal informeres om alle salg av eiendom, uavhengig av vurderinger i forhold til samhandlingstiltak. Dette må skje på et tidlig nok tidspunkt til å muliggjøre dialog omkring prosessen og bruk av eiendommen, jf. rutine Før avhending. 4.9 Forholdet til Landsverneplanen for helsesektoren, LVPH Ved avhending av eiendom som er omfattet av landsverneplanen, skal det sikres formelt vem gjennom forskrift eller lokal reguleringsplan før eiendommen går ut av spesialisthelsetjenestens eie. All avhending av eiendom som er omfattet av landsverneplanen, skal rapporteres til felles database Disponering av eventuell salgsgevinst Frigjorte midler ved salg skal benyttes til nedbetaling av gjeld eller investeringer i varige verdier. Utdrag fra styresak 15/2014 i Helse Sør-Øst RHF: Frigjort likviditet kan benyttes til nedbetaling av gjeld, til investeringer i varige driftsmidler eller til rehabilitering og verdibevarende vedlikehold av bygninger som er nødvendig for klinisk drift Føringer i tilknytning til det enkelte salg I det enkelte tilfelle skal det vurderes konkret om en eiendom skal selges med forbehold om at dersom denne omreguleres innen en viss tidsfrist slik at verdien øker, skal hele eller deler av verdiøkningen tilfalle de aktuelle HF. Øvrige krav kan også knyttes til det enkelte salg. 5 Fullmakter 5.1 Styrevedtak Administrerende direktør i det respektive helseforetak bør ha egne fullmakter delegert gjennom eget styrevedtak, - for hvordan avhendingsprosessen skal gjennomføres. Fullmaktene for gjennomføring kan være generelle eller særskilt fastsatt i tilknytning til den konkrete sak. Det presiseres i denne forbindelse at det ikke kan gis generelle fullmakter til å selge fast eiendom. 6 Grunnlag for avhending Vurderingstemaer som gjennomgås forut for salg. Se rutine for innledende arbeider (forut for salg). 6.1 Virksomhetsstrategi / Utviklingsplan Avhending av fast eiendom er ett av flere virkemidler for gjennomføring av virksomhetsstrategier og eiendomsstrategier. Dette må ses i forhold til den regionale eiendomsstrategien. 6.2 Den regionale eiendomsstrategien Systematisk arbeidsmetodikk og prioriteringer med utgangspunkt i utviklingsplaner. Den samlede aktiviteten innenfor eiendomsområdet er av et så stort omfang, og er så komplekst, at både drift og prosjektgjennomføring er kritiske og utfordrende suksesskriterier. Dette gjelder både på strategisk nivå i forbindelse med utviklingsplaner, i program og porteføljestyring, i gjennomføring av alle faser i enkeltprosjekter, i den daglige drift, og ved avhending av eiendommer. Hovedmål: Det skal arbeides systematisk med utviklingsplaner, herunder program- og porteføljestyring. Summen og rekkefølgen av prosjektprogrammer og enkeltprosjekter skal være slik at planen er gjennomførbar innenfor forventede fremtidige økonomiske rammer. Foretakenes utviklings- og økonomiplaner legges til grunn for foretakets arealplanlegging. a. I utviklingsplanene for foretakene skal det legges vekt på å utnytte, tilpasse og optimalisere eksisterende bygningsmasse så langt dette er hensiktsmessig. Avhendingsstrategi rapport BVG Side 12 av 17

107 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. b. Innen 2017 skal enkeltprosjekter over NOK 10 mill. gjennomføres i samsvar med kvalitetshåndboken for bygg og eiendom. c. Innen 2018 skal kvalitetshåndboken for bygg og eiendom være utvidet til også å omfatte felles prinsipper for driften. d. Bygg som er utrangert eller ikke oppfyller minimumskravene som kjernevirksomheten setter til funksjonalitet skal avhendes raskest mulig. 6.3 Tilstand/ egnethet/ tilpasningsdyktighet Tilstandsvurderinger er utført for den vesentligste del av bygningsmassen i foretaksgruppen. Gjennomførte kartlegginger av tilstandsgrader, bygningenes tilpasningsdyktighet, funksjon og egnethet vil også kunne identifisere potensielle avhendingsobjekter. I dette inngår også planer for hvilke bygg som ikke lengre skal inngå i helseforetakenes eiendomsportefølje. Disse, sammen med en strategisk vurdering og prioritering av bruken vil ev. konkludere med objekter for avvikling og /eller avhending. 6.4 Krav til arealeffektivisering Areal effektiviseringens viktigste oppgave er å legge til rette for optimal produksjon i kjernevirksomheten, dvs. best og mest effektiv pasientbehandling, forskning og undervisning. Det skal arbeides med kontinuerlig forbedring for å effektivisere eiendomsvirksomheten og oppnå en effektiv arealbruk. 7 Optimalisering av salgsobjektene 7.1 As is avhending Dette er den vanligste salgsformen. Fordelen er blant annet rask realisasjon, reduserte driftsutgifter og lav risiko for ansvar for selger for mangler som oppdages i ettertid, men lavere salgsverdi. 7.2 Utviklingssalg Det bør gjennomføres en kost-/nyttevurdering av iverksetting av eventuelle tiltak, før eiendommen selges (så som omregulering, bruksendring eller mulighetsstudie). Alternativt kan potensialet synliggjøres gjennom markedsføringen og innarbeides i salgsprospektet. 7.3 Direkte salg versus åpent salg ESAs retningslinjer for statsstøtte, kapitel 18B Salg av offentlig eiendom og bygninger, skisserer to alternative salgsprosedyrer som skal sikre at salg skjer på kommersielle vilkår og følgelig ikke innebærer elementer av statsstøtte. Ved usikkerhet rundt statsstøtteproblematikk må juridisk kompetanse konsulteres. Med åpent salg menes salg som har skjedd til markedspris, og som er gjennomført på bakgrunn av en åpen og tilstrekkelig utlyst budrunde som det ikke er knyttet vilkår til, og at det høyeste eller eneste tilbud blir valgt. Ved åpent salg må eiendommer som selges til næringsformål, eller kan tenkes brukt til næring, ha vært kunngjort flere ganger i markedet i minimum 2 måneder, før bud under takst kan godtas. Aksept av bud under takst for slike eiendommer må vurderes juridisk. Med direkte salg menes salg direkte til en kjøper etter nærmere avtale, hvor salgsobjektet ikke har vært kunngjort på det åpne markedet og det ikke har funnet sted noen forutgående budrunde. Direkte salg kan kun skje: A. til fylkeskommune eller kommune når disse har meldt interesse og/eller har behov for eiendommen til samhandlingsformål, B. eller unntaksvis til andre når særskilte hensyn tilsier det. Fremgangsmåten som er beskrevet i rutinene må da følges. Avhendingsstrategi rapport BVG Side 13 av 17

108 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. Hovedregelen for salg av eiendom i RHF/HF skal være åpent salg. 7.4 Salg med tilbakeleie Salg med langvarig tilbakeleie kan komme i konflikt med forbudet mot finansiell leasing, jf. RHF vedtektenes 12 Låneopptak: RHF kan kun ta opp lån gjennom statlige lånebevilgninger. RHF gis anledning til å inngå finansielle leieavtaler med en kontraktsverdi på inntil NOK 100 mill. pr. avtale. Finansielle leieavtaler utover dette beløpet må forelegges foretaksmøtet. HF vedtektenes 11 Låneopptak: HF gis anledning til å inngå finansielle leieavtaler i tråd med den til enhver tid gjeldende Finansstrategi fastsatt av styret for RHF. Finansielle leieavtaler skal godkjennes av RHF. Finansielle leieavtaler med kontraktsverdi NOK 100 millioner eller mer må i tillegg godkjennes av foretaksmøtet for RHF. I slike tilfeller anbefales det at juridisk kompetanse konsulteres. 7.5 Salgstidspunkt Før en eiendom legges ut i markedet bør en markedsvurdering gjennomføres, der tidspunkt for realisering skal inngå som ett av flere punkter. Dog skal føringer og vedtak fra eier være overordnet. 8 Verdifastsettelse Tidlig i avhendingsprosessen skal det utarbeides en verdivurdering eller takst. 8.1 Taksering Ved direkte salg, skal en eiendom takseres av offentlig godkjent, uavhengig takstmann. Taksen skal være basert på ordinære markedsindikatorer og verdsettingsstandarder og gjenspeile markedsverdi. Der det foreligger flere godkjente takster skal normalt gjennomsnittet legges til grunn, såfremt dette vurderes å være markedsverdien. Ved store avvik i takstene må det vurderes konkret i det enkelte tilfelle hvordan verdifastsettelsen skal gjennomføres. Ved direkte salg er det begrenset adgang til å selge til annen pris enn takst (forutsatt at denne avspeiler markedsprisen). Bare unntaksvis og dersom man ikke lykkes med å selge til takst kan man innrømme kjøper en rabatt på inntil 5 %. Dette følger av ESAs retningslinjer for statsstøtte. Juridisk kompetanse må konsulteres dersom det er usikkerhet mht. statsstøtteproblematikk. 8.2 Verdivurdering Ved åpent salg kan verdivurdering utført av kompetent enhet benyttes der dette er tjenlig. Eksempel på slike enheter er eiendomsmegler, eiendomsrådgiver, takstmann. Verdivurderingen kan benyttes for fastsettelse av prisantydning ved annonsering og markedsføring. Den kan ved enkelte anledninger også anvendes som grunnlag for intern behandling i avhendingssaker. 9 Rutiner ved avhending av fast eiendom 9.1 Før salg (innledende arbeider) Avhendingsrutinene skal sikre at RHF/HF handler i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Som en ekstra støtte er denne veiledningen utarbeidet med sikte på så langt som mulig å samle alle relevante lover og forskrifter på ett sted. Veiledningen kan imidlertid ikke erstatte juridisk kompetanse i et prosjekt, og gir bare en oversikt over aktuelle lover og forskrifter. Avhendingsstrategi rapport BVG Side 14 av 17

109 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. For opplysninger om hjemmelsforhold, rettighetsspørsmål heftelser mv. må grunnboken sjekkes. Dette skal gjøres i den innledende fasen i avhendingsprosessen og gjelder for enhver avhending av fast eiendom. Etter omstendighetene kan det også være grunn til å undersøke om det foreligger heftelser som ikke er tinglyste, rettigheter og lignende, som derved ikke vil fremgå av grunnboken. For eksempel kontraktsrettslige bindinger som kan tenkes å følge eiendommen fra tidligere overdragelser. Rutine som går igjennom tiltak forut for en salgsprosess. Salg er virkemiddel for gjennomføring av virksomhetsstrategi og innstilling gjøres av helseforetakets administrerende direktør som velger hvilke eiendommer som skal selges. Det sikres forankring i eget styre og RHF dersom verdien anslås til å være NOK 10 mill. eller mer. 9.2 Salg Direkte salg: Hjemmelsoverføring eller overføring av andre rettigheter ved salg, gave, makeskifte m.v. uten at eiendommen har vært lagt ut til budrunde og kunngjort i det åpne markedet. Direkte salg kan skje til fylkeskommune eller kommune dersom disse har meldt interesse/behov til samhandlingsformål gjennom avklaringsprosessen, når kun et mindre antall kjøpere er aktuelle, eller når eiendommen har liten verdi., ref. pkt Det er viktig å være oppmerksom på spesielle forhold knyttet til statsstøtteproblematikk som gjør seg gjeldende ved direkte salg, og som fremgår av rutinene samt denne rapportens punkt 7.3 og 8.1. Åpent salg: Salg som skjer i det åpne markedet etter forutgående kunngjøring og budrunde, uten begrensninger på hvem som kan melde seg som interessenter. Salget skal videre normalt gjøres via eiendomsmegler. Eiendommer som selges til næringsformål, eller kan tenkes brukt til næring, skal normalt kunngjøres/ annonseres flere ganger over en periode på minimum 2 mnd. forut for salg. Eventuelle unntak fra denne tidsfristen må avklares med juridisk i forhold til ESAs retningslinjer i det enkelte tilfelle. 9.3 Etterarbeider Rutine som går igjennom tiltak i etterkant av en salgs- eller riveprosess. Etter at salget er avsluttet, overtagelsesprotokoll er ferdigstilt og skjøtet tinglyst, kan man vurdere å innkalle til evalueringsmøte med prosjektdeltakerne, inkludert megler, dersom salget skjedde gjennom denne. Ved salg gjennomført av HF, bør RHF være med på evalueringsmøtet. Formålet med møtet er å ta vare på/videreføre erfaringer fra den konkrete avhendingsprosessen. Etter salg av formålsbygg skal megler overlevere liste over interessentene som vister interessen for eiendommen. 10 Oppgaver 10.1 Oppgavefordeling Lokalt (HF) De forberedende vurderinger knyttet til behov for arealer er en del av foretakenes strategiske ansvar, og må derfor ligge på foretaksnivå, evt. med støtte fra Sykehusbygg HF. Det er foretakene som fremmer forslag om hvorvidt avhending av eiendom skal gjennomføres som en del av deres eiendomsstrategi eller ikke. Beslutning og gjennomføring av salg av eiendommer med anslått verdi på NOK 10 mill. eller lavere ligger på helseforetaksnivå. Sykehusbygg HF, RHF/HF Avhendingsstrategi rapport BVG Side 15 av 17

110 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. Større avhendinger, med komplekse prosesser, krever normalt kompetanse og erfaring som det ikke er hensiktsmessig å bygge opp eller vedlikeholde lokalt. Slike avhendinger skal derfor i hovedsak legges til Sykehusbygg HF. Selv om det er mulig å kjøpe inn kompetanse av et HF for større og/eller kompliserte enkeltsalg, gir dette lite kompetanseoppbygging og gjenbruksverdi i foretaksgruppen, og det er derfor viktig at slike avhendinger gjennomføres i regi av Sykehusbygg HF også der mye av kompetansen kjøpes inn for å opprettholde nødvendig innkjøps- og styringskompetanse. Avhendingskompetanse knyttet til strategiske vurderinger (økonomiske, markedsmessige, juridiske, planmessige etc.) ligger i Sykehusbygg HF og tilbys RHF/HF for deres saksforberedelse. For alle avhendinger over NOK 10 mill. skal det normalt foretas en konkret vurdering om avhendingen skal gjennomføres i regi av Sykehusbygg HF. Sykehusbygg HF tilbyr RHF/HF ledelse av, og/eller bistand i alle deler og faser i avhendingsprosessen, uavhengig av størrelse og omfang. Ekstern bistand Åpent salg i markedet skal i hovedsak skje via eiendomsmegler. Øvrige forhold ivaretas av HF eller Sykehusbygg HF. Direkte salg, normalt til kommuner, skal også skje via megler, men gjennomføring i egen regi kan vurderes, eventuelt med meglers oppgjørsavdeling. Dette kan skje i regi av Sykehusbygg HF, alternativt lokalt med bistand fra Sykehusbygg HF for sikre at alle krav til formell fremgangsmåte og øvrige juridiske forhold ivaretas. Ved utviklingssalg kan det være behov for ekstern fagbistand til bl.a. til mulighetsstudier og utarbeidelse av reguleringsplaner. Ut over dette kan det også være behov for ekstern bistand til juridiske avklaringer, og til spesialistoppgaver som ikke trengs i vanlig drift. Forut for eventuell innhenting av ekstern juridisk bistand, skal alltid juridisk avdeling i RHF konsulteres, da denne primært forutsettes å inneha slik kompetanse Registrering Hvilke oppgaver som skal registreres All avhending av fast eiendom uansett størrelse skal registreres, med følgende opplysninger: Navn på virksomheten/institusjonen Type eiendom, etter Norsk Standard NS 3457 Virksomheten i eiendommen. Matrikkelnr. (Gnr/bnr.) og GAB-nr. Evt. bedriftsnr. Adresse Tomteareal Bebyggelsens bruttoareal (BTA) Ved boligsalg: Antall leiligheter/enheter Takst, med energimerking og tilstandsrapport. Vernestatus Reguleringsstatus Heftelser og andre eventuelle rettighetsforhold Oppnådd salgspris Avhendingsstrategi rapport BVG Side 16 av 17

111 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. Alle opplysninger som listet over skal kunne aggregeres til et sentralt eiendomsregister på regionalt nivå. Ut over dette skal det i beslutningsunderlaget/styresaken bl.a. framgå: Strategiske forhold knyttet til salget. Føringer gitt i foretaksprotokoller. Andre føringer. Dokumentasjon av informasjon til tillitsvalgte. Alle opplysninger, med unntak av oppnådd salgspris, bør foreligge før salget fremmes for beslutning i eget styre Hvor ligger/legges opplysninger/dokumenter Alle eiendomsopplysninger som nevnt over skal være tilgjengelige både på foretaks- og regionalt nivå. Alle opplysningene skal være offentlig tilgjengelige, og må ligge i, eller knyttes opp mot, de respektive arkivsystemene på foretaks- og regionalt nivå Presentasjon/tilgjengelighet/lagring/oppdatering Tilgjengeligheten skal i utgangspunktet være gjennom sak-/arkivsystemene, men kan også ligge i databaser knyttet til FDV-systemene. All dokumentasjon i avhendingssaker skal være lett tilgjengelig og sporbare. 11 Kompetanse Forskjellige hensyn vil være aktuelle ved vurdering av kompetansebehov - og fordeling mellom RHF/HF og Sykehusbygg HF. Alt som kan gjøres likt samles, systematiseres og videreutvikles i Sykehusbygg HF. Dette gjelder rutiner, og kompetanse til å etablere og støtte til RHF/HF i avhendingsprosesser. Kompetanse for å utarbeide prosessrutiner opparbeides og vedlikeholdes/oppdateres i Sykehusbygg HF i samarbeid med RHF/HF. Sykehusbygg HF fokuserer kompetansen mot å støtte RHF/HF i avhendingsoppdrag. Sykehusbygg HF skal ha kompetanse og kapasitet til å lede avhendingsprosessen innen alle deler og faser i avhendinger. 12 Avhendingsprosjektet 12.1 Grensesnitt mot andre prosesser Avhendinger inngår ofte i større strukturelle prosesser, med utgangspunkt i virksomhetsendringer. Eksempler på dette på overordnet nivå er endringene i sykehusområder, samhandlingsreformen, etc. På neste nivå vil strukturelle prosesser omfatte konkrete endringer i måten tjenestene blir utført. Salgsprosesser har dermed også avhengigheter mot organisasjonsprosesser, investeringsprosesser og byggeprosesser Permanent organisasjon Mange salgsprosesser, og særlig de større, vil være tidsavgrensede, og knyttet til større organisasjonsendringer og virksomhetsendringer, og/eller til større investeringsprosjekter. Slike tidsavgrensede avhendingsprosesser krever dermed en kompetanse som ikke finnes i den normale forvaltningen, men er etablert i Sykehusbygg HF og kan kjøpes inn, og avvikles etter gjennomført prosess. Kapasitet skal ikke være så stor at den ikke kan utnyttes effektivt over tid. Det forutsettes at spesielle topper kan bemannes opp gjennom prosjektorganisering. Avhendingsstrategi rapport BVG Side 17 av 17

112 Avhendingsstrategi bygg og eiendom: Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt. 13 Måloppnåelse 13.1 Kriterier Profesjonalisering - Opprettholde og videreutvikle strukturell og personlig kompetanse. - Saksbehandling og prosesser. - Forholdet til våre samarbeidspartnere (kommuner etc.) service overfor, og mellom, foretakene. Arealeffektivisering Arealeffektivisering er summen av netto endring i samlet arealbruk og endring i produksjon. Endringen i produksjon skal måles etter omforente metoder og parametere som benyttes i foretaksgruppens øvrige rapportering og styring på produksjon. Avhending er blant virkemidlene for arealeffektivisering Langsiktige gevinster Det langsiktige målet ved avhending er å bidra til en hensiktsmessig struktur på eiendomsporteføljen, som understøtter virksomhetenes strategiske og operative mål. Eiendommer som ikke kan vedlikeholdes på en regningssvarende måte, og som ikke inngår i foretaksgruppens langsiktige planer, skal søkes avhendes. Det er ikke foretaksgruppens oppgave å eie og drifte bygninger som ikke er formålsbygg, og som andre kan eie og drive mer hensiktsmessig og på en mer regningsvarende måte (for eksempel boliger, barnehager, generelle kontorer, etc.). Gjennom Sykehusbygg HF sin kompetanse knyttet til avhending oppnås også bedre kunnskap omkring eiendomsporteføljen, herunder status om juridiske forhold knyttet til eiendomsmassen Kortsiktige gevinster - Bidra til målsetningen med arealeffektivisering innen RHF/HF. - Oppnå økt kompetanse og profesjonalisering rundt avhending i RHF/HF. - Økt fokus på strukturen i eiendomsporteføljen i RHF/HF. 14 Vedlegg: Rutine for innledende arbeider (forut for salg) Rutine for salg Rutine for etterarbeid Oversikt over lover og forskrifter Maler for styringsdokumenter Kontraktsmaler for kjøp, salg, Maler, rutiner og retningslinjer for inn- og utleie, herunder feste Maler og rutiner for styreframlegg Plan for bistand til RHF/HF, oppdragsavtale mal Mal og rutine for registrering av avhendingsobjekter Maler og rutiner for avhendingsplan og -mandat Avhendingsstrategi rapport BVG Side 18 av 17

113 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG SB SAK 51/2016 Utvikling av modell for erfaringsoverføring status Forslag til vedtak Styret tar saken til orientering. Oppsummering Oppsummert status gis i møtet. Se også vedlegg. Saksutredning/bakgrunn Saken er tidligere behandlet i styret under sak 39 og 47/15. Statusrapport er lagt frem for styringsgruppen sak 119/16 og for kundeforum sak 42/16. I mandatet for prosjektet står følgende: «Når et nytt ut- eller ombyggingsprosjekt settes i gang gjenbrukes ofte planforutsetninger fra tidligere prosjekter uten at det finnes en systematisert innhenting av resultater. Nye sykehusprosjekter «arver» ofte planforutsetningene og konseptuelle løsninger fra hverandre uten at disse er etterprøvd gjennom evaluering av måloppnåelse. Det er et behov for å utvikle verktøy som er enkelt å bruke for å kartlegge og evaluere effekt, måloppnåelse og prosesser. I oppdraget til Sykehusbygg står det: «Sykehusbygg HF skal sikre større grad av standardisering av nye sykehusbygg ved erfaringsoverføring og gjenbruk av planleggingsgrunnlag fra tidligere prosjekter» Videre står det beskrevet «utvikling og forvaltning av kunnskap, metoder og verktøy for bygg- og eiendomsrelatert sykehusplanlegging..» Målet for denne fellesoppgaven er å utarbeide metoder og verktøy for evaluering av sykehusbygg og system for formidling av kunnskap fra evaluering av sykehusprosjekter.» Vurderinger Det er i prosjektet gjennomført flere tematiske workshops. Tilbakemeldinger fra deltagere har vært meget positive. I det videre arbeid vil også andre metoder bli evaluert og testet, og modell for erfaringsoverføring utarbeidet Det er tatt høyde for tre tematiske workshops samt å utvikle modell for erfaringsoverføring i budsjettforslaget for Saksbehandler: Hilde Tradin/Sigmund Stikbakke Sykehusbygg HF, Ann Elisabeth Wedø administrerende direktør Elektronisk godkjent uten signatur Vedlegg: 51 A,B,C,D,E,F og G Styremøte - Saksfremlegg - Arkivsak.: 16//00454 Side 1 av 1

114 Møte kundeforum

115 Agenda kundeforum Tid Sak Tekst Vedlegg Godkjenning av referat møte X Sammenligning av byggekostnader Norge-Danmark. Presentasjon ved Jan Drabløs Klassifikasjonssystemet. Presentasjon av to rapporter ved Gunn Håberget Utvikling av modell for erfaringsoverføring - delrapport ved Hilde Tradin X X X Teknologinotat X Pause Nasjonale rammeavtaler innenfor rådgivingstjenester bygg og eiendom. Presentasjon av Hinas og pågående anskaffelser. Drøfting av anskaffelsesbehov. Ole-Magne Kleven, Hinas Budsjett 2017 Finansieringsmodell ved Jørn Rørmark I møtet Rapport pr. 2 tertial (styresak) Ettersendes Fellesprosjekter status framdrift, økonomi, avsluttede og nye prosjekter ved Sigmund S. Presentasjon i møte Styresaker ved Ann Elisabeth Wedø Ettersendes Eventuelt Innmelding kontaktpersoner erfaringsutveksling-oppfølgingssak Beredskapsplan Avhending

116 Status fellesoppgaver Orientering gis i møte

117 Eventuelt

118

119 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG SB SAK 52/2016 Adm.dir s orienteringer til styret FORSLAG TIL VEDTAK Styret tar saken til orientering TRYKTE VEDLEGG: 1. Adm.dir s orienteringer til styret Arkiv.: 012 Saksnr.: 16/00454 Side 1 av 1

120 Adm dir s orienteringer Status per

121 HMS, Kvalitet og Risikostyring

122 Uønsket hendelse: PET radiofarmaka på St. Olavs Hospital Tirsdag 23. august oppsto det en uønsket hendelse utenfor eksisterende PET senter En ansatt ved St. Olav opplevde at gangbroen ved den provisoriske hovedinngangen sviktet under han, da massene under inngangspartiet gled ut i forbindelse med gravearbeid, og deler av konstruksjonen ble ustabil. Til alt hell kom den ansatte seg uskadd inn og fikk varslet om forholdet. Inngangen ble avstengt, området sikret, og gangveien utbedret og kontrollert. Sykehusbygg behandler dette som en alvorlig hendelse, som under andre omstendigheter kunne ført til personskade. Den foreløpige konklusjonen er at gulvet ikke var godt nok innfestet, og at situasjonen oppsto når gravemaskinen fjernet grunnen under inngangen. Sykehusbygg vil iverksette en intern granskning for å finne rotårsakene, slik at vi kan forhindre at tilsvarende situasjoner skjer igjen. Onsdag 24. august på morgenen ble det gjennomført en ekstraordinær HMS runde på byggeplass med representanter fra prosjektledelse og entreprenørens ledelse. Dette som et ledd i etterarbeidet etter hendelsen, og for å sikre en trygg og god byggeplass både for byggearbeidene og for sykehusets pasienter og ansatte.

123 Beredskap og krisehåndtering Beredskapsplan for SBHF rev. 0 er utarbeidet Krisehåndteringsverktøet CIM er konfigurert og tatt i bruk Første opplæring/øvelse er gjennomført (25/8 16) Plan for øvelser og forbedring/utvikling av beredskapsfunksjonen er utarbeidet

124 Etablering av prosess for risikostyring Hovedprinsipper for risikostyring på prosjektnivå og for Sykehusbyggs ledelse er etablert. Vil bli beskrevet i egen prosedyre og lagt inn i Styringssystemet. ROS arbeidsprosess for å forebygge ulemper for berørte sykehusavdelinger fra byggeprosessen er utarbeidet og testet i et byggeprosjekt med godt resultat Sykehusbygg tester nå ut risikostyringsverktøyet «UX Risk», og jobber med å tilpasse funksjonalitet og rapporter til Sykehusbyggs risikostyringsprinsipper. Viktig funksjonalitet i risikostyringsverktøyet vil være: Top 10 risiko (pr. prosjekt/avdeling/toppledelse) Tiltakslister «Overdue» tiltakslister HMS/Risikostyring er en del av F 16 Prosjektverktøy anskaffelsen

125

126 Status styringssystem (1) Fremgangsmåte: Fase 2 Strøm 1 Produksjon av rutiner, maler, sjekklister, etc. Strøm 0 Dokument hierarki Utvikle styringssystem OD Overordnede krav og føringer SD Styrende og definerende dokumenter PP Prosessbeskrivelser og prosedyrer M Malverk, sjekklister etc. Strøm 2 Kartlegge arbeidsprosesser (gjennomføringsmodell) WS 1 HMS, kvalite t og risiko Prosje ktstyrin g WS 2 Verifiser WS 3 Kartlegg Arbeidsgruppe Referans e gruppe Arbeidsgruppe Prosjektstyring Kvalitet, HMS og risiko Referans e gruppe Godkjenn Alle

127 Status styringssystem(2) Utvikling av Styringssystem; Status pr Fase 2: Arbeidsprosesskartlegging + utarbeidelse av kvalitetsdokumenter Timer/Kostnad Ansvarlig Aktiviteter September Oktober November Desember Januar Februar Ekstern Intern 0. Dokumenthierarki (Strøm 0) Jens Eirik 16 kr kr Kartlegge overordnet styrende dok (Strøm 0 Jens Eirik 0 kr 0 20 kr Prosedyre for KS og godkjenning av dok Jens Eirik kr kr Etablere dokumentmaler Knut Ola kr kr Få kontroll over pågående dok.prod/behov Christopher kr kr Christopher 5. Forenklet arbeidsflyt kartlegging (strøm2) Kenth 455 kr kr Forprosjekt 65 kr kr Detaljprosjektfase 65 kr kr Byggefase 65 kr kr Driftsfase 65 kr kr Konsept og programfase 65 kr kr Skisseprosjekt 65 kr kr Forprosjekt 65 kr kr *estimat ink buffer 30% 6. Produksjon av dokumenter (Strøm 1)) Christopher kr 1 190,00 0 kr 0 **Gjenstående budsjett ekstern konsulent er ca. 260 timer Jens Eirik 7. Prosjektledelse/Adm Ingrid kr 1 190,00 60 kr Edel/Styrings 8. Kvalitetsikring/Intern verifikasjon gruppen X X X X X X kr 1 190,00 40 kr kr 582 TOTAL 471 kr

128 RESSURSSTYRING I SYKEHUSBYGG

129 Prosjekter region nord eksempel fra porteføljeoversikten

130 Ressursbehov roller på et prosjekt

131 Oversikt personer og belastning på et prosjekt

132 Oversikt prosjektledere

133 Oversikt over en belastning på ulike prosjekt for en faggruppe/disiplin

134 Ressursplanlegging Fellesark i excel lagret på fellesområdet som alle går inn å oppdaterer månedlig Eks Kari Informasjon om nye prosjekt og et estimat på ressursbehov ut fra størrelse på prosjektet må vi få inn i Safran for å kunne se ressursbehovet for de ulike rollene frem i tid

135 Forutsetninger for å lykkes Forutsigbarhet og tett dialog med HR/RHF Sammensetning av portefølje som gir mulighet til ressursutjevning Sykehusbygg HF har ansvar for bemanning der vi har prosjektledelsen Rammeavtaler som gir oss mulighet til å «ta toppene»

136 STATUS I UTVALGTE PROSJEKTER

137 Nye Hammerfest Sykehus Fase: Idéfase Prosjektkostnad: 1,2 MRD NOK Rolle Sykehusbygg HF: Prosjektledelse Budsjett Sykehusbygg HF: 1,9 MNOK ekskl mva for Idéfasen Andel i % av totalbudsjett for idéfasen: 39% Plan: Ferdigstilling fase: Des 2016 Ferdigstilling prosjekt: Antatt 2022 SHA (alvorlige hendelser): Ingen Spesielle forhold: Bygge om/på eksisterende eller nybygg skal utredes Alternative tomter hvis nybygg skal utredes foreligger Samarbeid om utbygging med andre, eksterne funksjoner er aktuelt, forutsatt nybygg Risiko: Fremdrift i fasen Ressurser/kapasitet internt Anskaffelser prosjekteringsgruppe, prisnivå

138 Alta nærsykehus Fase: Detaljprosjekt inkl rev av forprosjekt Prosjektkostnad: 330 MNOK Rolle Sykehusbygg HF: Prosjektledelse, i samarbeid med FIN Budsjett Sykehusbygg HF: Ikke avklart kontrakt med budsjett er under utarbeidelse. Kontrakt kommer til å omfatt alle faser frem til ferdigstillelse. Plan: Ferdigstilling fase: Q Ferdigstilling prosjekt: 2019 SHA (alvorlige hendelser): Ingen Risiko: Fremdrift i fasen Ressurser/kapasitet internt Anskaffelser prosjekteringsgruppe, prisnivå Spesielle forhold: Nytt tilbygg (ca kvm), noe ombygging eksisterende (ca kvm). Det planlegges totalentreprise med samhandling. Dialogkonferanse med entreprenørmarkedet er avholdt. Det samarbeides med kommunen vedrørende energiforsyning og vedrørende teknisk sentral

139 Helgelandssykehuset 2025 Fase: Idèfase Rolle Sykehusbygg HF: Prosjektledelse Budsjett Sykehusbygg HF: 12 MNOK, inkl rådgivergruppe Plan: Ferdigstilling fase: Febr.2018 Ferdigstilling prosjekt: 2025 Risiko: Politisk prosess versus faglighet Spesielle forhold: Styremøtet i Helgelandssykehuset overprøvde innstillingen til administrasjonen vedrørende lokaliseringsalternativer og modeller som skal utredes i det videre. Vedtakene har bakgrunn i politisk lokaliseringsdebatt.

140 SNR, Sjukehuset i Nordmøre og Romsdal Konseptrapport er ferdig iht. plan. Dvs. til Høring fra til Beslutning i des Ca m2, og kostnad ca. 4,3 mrd. Dvs innenfor styringsmål P50. Oppstart forprosjekt 3. jan 2017 ( forutsatt vedtak i des. ). Skisseprosjekt for akuttsykehuset på Hjelset er ferdig. Tilsvarende for DMS i Kristiansund er igang. Dette er faseforskjøvet pga uavklart situasjon i Kristiansund. ( kommunen har vedtatt å anke rettssaken.). Samarbeidet med kommunene pågår. Dvs hvordan og hvilke kommunale tilbud er aktuelle inn i et felles DMS? Tilleggsoppgaver høsten 2016 : Utredning flytting av DPS/BUP. Utrede eierskap og drift vedr. et DMS i Kristiansund. Avhending av eksisterende sykehus.

141 PET senter St. Olav Fase: Gjennomføring/detaljprosjektering Størrelse: 1100 m2 Prosjektkostnad (P50): 146,5 MNOK, inkl utstyr og mva, hvorav byggekostnad 89,7 MNOK. På bakgrunn av priser fra anbudsåpningene vil det bli fremmet forslag til St Olav om ny budsjettramme for byggekostnadene på 102,5 MNOK Rolle Sykehusbygg HF: Byggherrens representant. Herunder følger prosjektledelse, prosjekteringsledelse, byggeledelse og relevante støttefunksjoner Budsjett Sykehusbygg HF (estimert): 5,2 MNOK. Andel i % av total prosjektkostnad: 3,5% av totalbudsjettet, 5,8% av byggekostnad Plan: Ferdigstilling fase: (prøveproduksjon) Ferdigstilling prosjekt: SHA: Ingen røde hendelser. En gul hendelse i perioden, se egen slide. Spesielle forhold: Legemiddelverkets krav til validering må integreres i alle prosjektets faser. Risiko: Tilslutning til revidert økonomisk ramme i St Olav styre. Varigheter på betong og innredningsarbeider. Kvalitetssikres gjennom felles planlegging med alle entreprenørene.

142 Akuttpsykiatri Østmarka Fase: Byggefase råbygg Størrelse: Prosjektkostnad (P50): 4700 m2 239 MNOK Rolle Sykehusbygg HF: Byggherrens representant, prosjektledelse Budsjett Sykehusbygg HF: 13,5 MNOK kr Andel i % av totalbudsjett: 5,6% Plan: Utført 29,5% av timeverk på byggeplass Ferdigstilling prosjekt: nov 2017 SHA: (alvorlige hendelser): Ingen Risiko: Ingen vesentlige StO Psykisk helsevern på byggeplassbesøk før sommer ferien Spesielle forhold: Terapeutisk lys med kontroll av det blå lyset blir innført på prosjektet. Forskning viser at løsningen bl.a. har stor betydning for å få bipolare fortere friske

143 Psykiatriløftet Levanger Fase: Størrelse: Prosjektkostnad (P50): Anbudsfase 2700 m2 160,4 MNOK Rolle Sykehusbygg HF: Byggherrens representant Budsjett Sykehusbygg HF: 8,4 MNOK Andel i % av totalbudsjett: 5,2 % Plan: Ferdigstilling fase: sept 2016 Ferdigstilling prosjekt: sept 2018 Spesielle forhold: Totalentreprisekonkurranse ble avlyst pga høyt prisnivå. Det pågår direkteforhandling med tilbyderne for å redusere kostnader. SHA (alvorlige hendelser): Ingen Risiko: Økonomi og finansieringsevne. Usikkerhet ved kostnadsreduserende tiltak funnet i forhandling.

144 Nytt sykehus i Drammen Styret i Helse Sør Øst RHF godkjente konseptrapport for nytt sykehus i Drammen, under forutsetning av at det iverksettes tiltak for å tilpasse prosjektet til planforutsetningen på 8,2 mrd. kroner (prisnivå oktober 2015). Det er anbefalt at utbyggingen skal skje på Brakerøya med basis i skisseprosjekt fra CURA. Det skal iverksettes tiltak med målsetting om å redusere kostnadsnivået i prosjektet fra 8,8 til 8,2 mrd. kroner gjennom blant annet følgende forhold: Generell optimalisering av foreliggende skisseprosjekt Revurdering av helseforetakets interne fordeling av funksjoner og kapasiteter Vurdering av etappevis utbygging og fremdriftsmessige forutsetninger Større grad av egenfinansiering Vedtaket er stadfestet i foretaksmøte med HOD

145 Nytt sykehus i Drammen Helse Sør Øst RHF har overtatt ansvaret for videre gjennomføring av prosjektet. Sykehusbygg er engasjert til å ivareta prosjektledelsen. Eget mandat for arbeidet er etablert, som er forankret i foretaksmøte VVHF. Arbeidet er igangsatt og følger planlagt fremdrift. Koordineres i en Oppfølgingsgruppe med deltakelse fra VVHF og HSØ, i tillegg til prosjektorganisasjonen. Arbeidet skal oppsummeres i egen rapport i november. Styret i Vestre Viken HF vil uttale seg til rapporten før den behandles i styret i HSØ i februar 2017.

146 OUS Styret i Helse Sør Øst RHF (HSØ) behandlet i møtet (sak ) sak om videreføring av planer for utviklingen av Oslo universitetssykehus HF. I vedtaket er det lagt til grunn følgende hovedgrep for videre utvikling: 1. Etablering av et komplett regionsykehus inkludert lokalsykehusfunksjoner på Gaustad. Som et første ledd i utviklingen overføres regionsfunksjoner inkludert multitraume og nødvendige lokalsykehusfunksjoner innen medisin og kirurgi fra Ullevål til Gaustad. 2. Aker sykehus utvikles til et lokalsykehus inkludert psykisk helsevern. Lokaler for psykisk helsevern og avhengighet planlegges i første trinn av utviklingen av lokalsykehuset på Aker. 3. Nytt klinikkbygg på Radiumhospitalet videreføres fra idéfase til konseptfase. 4. Ny regional sikkerhetsavdeling videreføres fra idéfase til konseptfase.

147 OUS Helse Sør Øst RHF har overtatt ansvaret for prosjektgjennomføringen og Sykehusbygg er engasjert til å ivareta prosjektledelsen. Mandat utarbeidet avventer endelig godkjenning av HSØ Konkurranse om rådgivertjenester til konseptfase RSA er iverksatt. Planlagt oppstart i desember Avklaring av virksomhetsinnhold for Radiumhospitalet pågår. Del av grunnlag for å starte konseptfase. For Aker og Gaustad skal det gjennomføres nærmere avklaring av virksomhetsinnhold, mulighetsstudier av tomt/utbyggingsalternativer og reguleringsmessige avklaringer før konsepetfase starter. Aktiviteter iverksatt for alle områder.

148 Lukking av tilsynsavvik OUS Fase: Gjennomføring Prosjektkostnad: MNOK Rolle Sykehusbygg HF: Bistand/rådgivning til prosjektadministrasjon Sykehusbygg stiller med prosjektcontroller, planlegger, porteføljestyrer og prosjektledelse på enkeltprosjekter (fra sept). Budsjett Sykehusbygg HF: Konsulentavtale uten budsjett Plan: Fase 1: Oppstartfase: tom Juni 2016 (ferdigstilt) Fase 2: Gjennomføring: Juli Spesielle forhold: Levende portefølje pga gammel bygningsmasse Prinsipp for prosjektprioritering er løftet til styringsgruppe og akseptert Foreslått at person fra Nytt Oslo sykehus, idefase deltar i styringsgruppen for prosjektet Lukking av tilsynsavvik Forslag til budsjett/prosjektplan for 2017 ferdigstilles sept 2016 Utvikler Multimap for styring/ kartlegging av bygningsmassen. Forslag til rutiner for porteføljestyring utarbeides

149 Nybygg psykisk helse SSK Fase: Konseptfase Størrelse: m2 Prosjektkostnad (P50): 765 MNOK Rolle Sykehusbygg HF: Prosjektledelse Budsjett Sykehusbygg HF: 37 MNOK Andel i % av totalbudsjett: 5% Plan: Ferdigstilling fase: Ferdigstilling prosjekt: Spesielle forhold: Prosjektet er på hold for Sykehusbygg HF i påvente av videreføring i regi av Helse Sør Øst. SHA (alvorlige hendelser): Ingen Risiko: Ingen vesentlige risikoer i nåværende fase

150 SUS2023: Nytt sykehus i Stavanger SUS2023 er midt i forprosjektfasen, forventet beslutning B4 den 31 mars 2017 Optimalisering av konseptet pågår Brukergruppemøter uke 37, siste serie før forprosjektet skal utarbeides i endelig utkasts form og kostestimatet oppdateres Områderegulering: SUS2023 har fått utsettelse til 23. september med å gi tilbakemelding/innspill til forslag til områderegulering universitetsområdet som ble sendt på høring 16. juni Rekkefølgetiltak stort sett akseptable Parkeringsdekning ansatte ikke akseptabelt (0,5 p plasser pr 100 m 2 BRA)

151 SUS2023: Nytt sykehus i Stavanger Utfordring hva gjelder støtte finansiering ny landingsplass helikopter, lite hensiktsmessig å bruke midler på Våland, bør kanaliseres til Ullandhaug Landingsplass nytt redningshelikopter: utfordringer som enda ikke er løst hva gjelder down wash (turbulens) og støy, avventer tilbakemelding Luftsfartsverket Prosjektstyret: første møte 30 september Ansettelsesprosess PLP og PS leder, SB deltar sammen med Habberstad Work shop i regi av NHO og BA bransjen for å diskutere gjennomføringsstrategi 29 sept.

152 Førde Fase: Forprosjekt Prosjektkostnad: ca 2,1 MRD Rolle Sykehusbygg HF: Prosjektledelse, i samarbeid med Helse Førde Budsjett Sykehusbygg HF: Ikke avklart kontrakt med budsjett er under utarbeidelse. Plan: Ferdigstilling fase: 2017 Ferdigstilling prosjekt: 2022 SHA (alvorlige hendelser): Ingen Risiko: Fremdrift i fasen Ressurser/kapasitet internt Anskaffelser prosjekteringsgruppe, prisnivå Budsjett/finansiering Spesielle forhold: Nybygg psykiatri Ombygging eksisterende somatikk Ny (påbygg) operasjonsavdeling Ombygging eksisterende psykiatri til pasienthotell og kontorer Dialogkonferanse med rådgivermarkedet skal avholdes Budsjett/finansiering avklares i statsbudsjettet, Q Gjennomføringsmodell og entrepriseform er under diskusjon.