STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen Møteinnkalling DATO: TIRSDAG 15. NOVEMBER 2011 TID: KL. 14:30 STED: MØTEROM VÆRNES STJØRDAL RÅDHUS NB! MERK TIDSPUNKT Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 034/11 Referatsaker 035/11 Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon Stjørdal kommune som arbeidsgiver - Forebygging av sykefravær og oppfølging av sykmeldte 036/11 Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon Bygging av Stokkan ungdomsskole -Følgerevisjon i byggeperioden 037/11 Revisors notat vedrørende Fosslibekken barnehage 038/11 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart 039/11 Plan for selskapskontroll - oppstart 040/11 Kontrollkomiteens årsplan / møteplan for 2012 Stjørdal/Steinkjer, Alf Kaspersen leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 034/11 REFERATSAKER Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 034/ Referat 1 Norges kommunerevisorforbund (NKRF) 2 Forum for kontroll og tilsyn (FKT) Konferanse februar 2012 på Gardermoen Konferanse juni 2012 i Trondheim Ikke vedlagt Ikke vedlagt Referatene tas til orientering. SAK 035/10 RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON STJØRDAL KOMMUNE SOM ARBEIDSGIVER - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR OG OPPFØLGING AV SYKMELDTE Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 035/ Kommunestyret 1. Kontrollkomiteen slutter seg til revisors rapport - Stjørdal kommune som arbeidsgiver - Forebygging av sykefravær og oppfølging av sykmeldte. 2. Rapporten oversendes kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret viser til sak 85/11 og ber rådmannen om å foreta en gjennomgang av ledernes rammebetingelser og oppgaveporteføljer sett opp mot bruk av fagkoordinatorer mv. på enhetene. Vedlegg Stjørdal kommune som arbeidsgiver - Forebygging av sykefravær og oppfølging av sykmeldte Forvaltningsrevisjon nr /2011

3 Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 85/11 Strategidebatt for økonomiplan Kontrollkomiteens sak 28/10 Bestilling av forvaltningsrevisjon 3. Kontrollkomiteens sak 24/10 Bestilling av forvaltningsrevisjon avklaring av problemstilling 4. Kontrollkomiteens sak 6/10 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon - vurdering av eventuelle nye opplysninger 5. Kommunestyrets sak 51/09 Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Stjørdal kommune 6. Kontrollkomiteens sak 28/09 7. Kontrollkomiteens sak 3/09 8. Kontrollkomiteens sak 019/08 9. Kommunestyrets sak 53/ Kontrollkomiteens sak 26/07, 3/08 og 16/ Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 12. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollkomiteen behandlet sak 24/10 Bestilling av forvaltningsrevisjon avklaring av problemstilling og sak 28/10 Bestilling av forvaltningsrevisjon henholdsvis i møtene den og Sakene omhandlet avklaringer og bestilling av forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i prosjekt nr. 4 og nr. 6 på prioriteringslisten - hhv. Stjørdal kommune som arbeidsgiver og etiske retningslinjer. Revisor har sluttført prosjektet og har levert sin rapport Stjørdal kommune som arbeidsgiver - Forebygging av sykefravær og oppfølging av sykmeldte (Forvaltningsrevisjon nr /2011). Sykefravær har generelt sett blitt viet relativt stor oppmerksomhet i media den senere tid. Og i revisors rapport kan en på side 9 bl.a. lese at: Stjørdal kommune fikk i forbindelse med arbeidet til sykefraværsutvalget i 2009 (se kapittel 4.3.1) presentert en oversikt over kommunens utgifter til sykelønn fra NAV Arbeidslivssenter i Nord-Trøndelag. Oversikten viser at kommunen har faktiske utgifter i forbindelse med sykefravær, ut over det som påløper i arbeidsgiverperioden. En beregning med utgangspunkt i et eksempel der den sykmeldte har en årslønn på kroner, viser at ett års sykefravær koster kommunen over kroner som ikke refunderes. Sykefraværsutvalget konkluderer med at en reduksjon av sykefraværet med 1 prosentpoeng, sparer kommunen for mer enn 1,7 millioner kroner. Revisors gjennomgang viser at kommunen er godt i gang med systematisk arbeid og konkrete tiltak når det gjelder å forebygge sykefravær - og da spesielt fra rådmanns- og etatsnivå. Revisor gir i sine konklusjoner bl.a. uttrykk for at: Kommunen har fortsatt en utfordring med å få til like bevisst og systematisk jobbing med IAavtalen på enhetsnivå, noe som illustreres av at ikke enhetene har HMS-teamene på plass og fortsatt har potensial til å utnytte mulighetene i NAV Arbeidslivssenter i enda større grad. Revisors inntrykk er at det jobbes godt forebyggende på med enkelttilfeller, mens det fortsatt gjenstår en del når det gjelder jobbing med sykefraværsproblematikken på gruppenivå på enhetene.

4 Ledelse er en nøkkelfaktor i sykefraværsarbeidet, og det varierer mellom enhetene i hvilken grad forebyggende arbeid er prioritert og hvordan man lykkes med det. Slik revisor ser det bør enhetene i Stjørdal kommune i enda større grad kunne ta lærdom av hverandre når det gjelder hvilke forebyggende tiltak som fungerer og ikke, og etaten og enhet økonomi og personal må ha en sentral rolle som koordinator her (side 25) Revisors gjennomgang viser at rutiner og maler for sykefraværsoppfølging er kjent og brukes aktivt. Ledernes utfordring er i større grad knyttet til det planmessige og tidkrevende arbeidet med blant annet HMS. Det er en reell fare for at fokus blir på reparasjon og oppfølging av ansatte som allerede er sykmeldt, framfor det helhetlige arbeidet med forebygging og tilrettelegging før sykmelding oppstår. (side 31) Revisor rapporterer for øvrig at det er et svært stort spenn i arbeidsoppgavene til lederne i kommunen, og at leder økonomi og personal opplever at mange ledere oppgir at de ikke har god nok tid til ledelse. Det vises for øvrig til rapporten i sin helhet. Vurdering Prosjektet ble bestilt av kontrollkomiteen høsten 2010 og revisor har nedlagt ressurser i arbeidet med prosjektet. I henhold til den innarbeidede rapporteringsrutine blir forvaltningsrevisjonsrapporter oversendt til kommunestyret fortløpende. Revisors gjennomgang viser at en reduksjon i sykefravær umiddelbart vil medføre kostnadsbesparelser. Revisor konkluderer i sin rapport med at kommunen er godt i gang med systematisk arbeid og konkrete tiltak når det gjelder å forebygge sykefravær, og da spesielt fra rådmanns- og etatsnivå. Kommunen har fortsatt en utfordring med å få til like bevisst og systematisk jobbing med IA-avtalen på enhetsnivå Revisor konkluderer videre med at ledelse er en nøkkelfaktor i sykefraværsarbeidet, og det rapporteres at det varierer i hvilken grad det forebyggende arbeid er prioritert i enhetene og hvor godt man lykkes med det. Revisor gir videre uttrykk for at enhetene i Stjørdal kommune i enda større grad bør kunne ta lærdom av hverandre når det gjelder hvilke forebyggende tiltak som fungerer og hvilke som ikke fungerer. Enhet økonomi og personal bør kunne ha en sentral rolle som koordinator her. Grunnlaget for god ledelse legges bl.a. gjennom de muligheter som gis og de krav som stilles til den enkelte leder. Disse kravene må imidlertid være realistiske innenfor de gitte muligheter, og må ikke være i innbyrdes konflikt med hverandre. Da det er stor variasjon i ledernes oppgaver, vil det etter revisor syn kunne være nyttig for kommunen å ta en gjennomgang av oppgavene sett opp mot merkantil ressurs og bruken av fagkoordinatorene på enhetene.

5 SAK 036/11 RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON Bygging av Stokkan ungdomsskole -Følgerevisjon i byggeperioden Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 036/ Kontrollkomiteen slutter seg til revisors rapport Bygging av Stokkan ungdomsskole - Følgerevisjon i byggeperioden 2. Rapporten oversendes kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar revisors rapport Bygging av Stokkan ungdomsskole - Følgerevisjon i byggeperioden til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp revisors anbefalinger. Vedlegg Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert med rapporten Bygging av Stokkan ungdomsskole - Følgerevisjon i byggeperioden vedlagt. Ikke trykte vedlegg 14. Kontrollkomiteens sak 025/ Kontrollkomiteens sak 020/ Kontrollkomiteens sak 003/ Kontrollkomiteens sak 018/ Kontrollkomiteens sak 013/ Kontrollkomiteens sak 003/ Kontrollkomiteens sak 016/ Kontrollkomiteens sak 019/ Kommunestyrets sak 053/ Kontrollkomiteens sak 026/07, 003/08 og 016/ Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 25. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 26. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollkomiteen behandlet i prosjektplan vedrørende forvaltningsrevisjonsprosjektet "følge bygging av Stokkan ungdomsskole" i sak 016/09, og sluttet seg til denne. Revisor og prosjektlederen for utbygningsprosjektet har gitt orienteringer underveis slik at Kontrollkomiteen er blir holdt løpende orientert. Kontrollkomiteen var også på besøk ved skolen den , jf. sak 18/10. Revisor har sluttført prosjektet og har levert sin prosjektrapport, se vedlegg. Skolen ble innviet og tatt i bruk ved skolestart i august Vedrørende garantiperiode og sluttregnskap mv. fremgår følgende i revisors rapport på side 9: Garantiperioden for bygget og utearealet vest for skolen er 3 år fra overtakelse, til Deler av utearealet (øst og nord for skolen) overtas høsten 2011, og garantiperioden for disse arealene løper i 3 år til høst 2014.

6 Sluttrapport og regnskap blir ferdigstilt når garantiperiodene er utløpt. Prosjektleder for byggingen sier en naturlig endelig regnskapsavslutning vil skje ikke senere enn sommer/høst 2013, sannsynligvis før. Revisor finner at når det gjelder reglene for organisering, økonomistyring og rapportering har kommunen ved bygging av Stokkan ungdomsskole i all hovedsak har fulgt egne retningslinjer for oppfølging og rapportering. Det er oppnevnt prosjektleder/byggeleder som har hatt ansvar i byggeperioden. Det er ført eget prosjektregnskap, og det er gitt rapportering til formannskapet tertialvis. Attestasjoner og anvisninger har fulgt gitte fullmakter. Krav om skriftlig rapportering fra entreprenør er ikke fulgt opp, men når det gjelder kontakt mellom kommunen og entreprenør vises det til jevnlige møter med referater og kontinuerlig dialog. Når det gjelder håndtering av endringsforslag og avvik i byggeperioden er dette gjort slik det er beskrevet i retningslinjene. Det er benyttet fastlagt skjema, kommunens prosjektleder har behandlet og godkjent endringsforslagene; til dels etter en vurdering fra annen kompetanse i teknisk enhet og innleid kompetanse. (side 5 og 6) Iflg. revisor har prosjektleder hatt god oversikt og styring på økonomiske konsekvenser av endringer. Det har også vært nøye oppfølging av framdriften i hele byggeperioden. Revisor gir videre på side 16 uttrykk for at: Når det gjelder skriftlig informasjonsutveksling som er beskrevet i Bok 0 med korrespondanse og månedlige rapporter har dette ikke blitt gjennomført som beskrevet. Prosjektlederen mener at jevnlig kontakt gjennom møter har vært tilstrekkelig, og at entreprenørens system har ivaretatt intensjonene om rapportering som er beskrevet i Bok 0. Dette vil vi ikke bestride, men vi mener likevel at det er viktig å følge skrevne rutinebeskrivelser som en forsikring i de tilfellene samarbeidet mellom partene ikke fungerer så godt som i dette tilfellet. Revisors anbefaling (Side 19): Stjørdal kommune bør gjennomgå, oppdatere og samordne sine reglement og retningslinjer som berører investeringsprosjekter. Ved eventuell innføring av nytt rapporteringsregime fra entreprenører, bør rapporteringsform vurderes. Vi mener skriftlig rapportering er viktig når større uforutsette hendelser inntreffer, og samarbeidet med entreprenør ikke er like godt som i dette prosjektet. Det vises for øvrig til revisors rapport i sin helhet. Vurdering En slutter seg til revisors vurderinger og anbefalinger.

7 SAK 037/11 REVISORS NOTAT VEDRØRENDE FOSSLIBEKKEN BARNEHAGE Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 037/ Kontrollkomiteen tar revisors notat til orientering. 2. Kontrollkomiteen registrerer at vedtaket i Komite plan plansak, sak 82/11 er påklaget. 3. Kontrollkomiteen forventer imidlertid at rådmannen, uavhengig av den pågående klagebehandling, allerede har iverksatt tiltak for å kvalitetssikre sine rutiner. 4. Kontrollkomiteen ber om å bli holdt orientert om den videre oppfølging av saken. Vedlegg Notat datert vedrørende Fosslibekken barnehage, KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 27. Komite plan plansak, sak 82/ Foreløpig brev fra kontrollkomiteen til naboene 29. Kontrollkomiteen sak 29/ Foreløpig brev fra kontrollkomiteen til naboene 31. Brev datert fra naboene til Fosslibekken barnehage 32. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 33. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 34. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollkomiteen behandlet henvendelsen fra naboene til Fosslibekken barnehage den , sak 29/11. Kontrollkomiteen gjorde slikt vedtak i saken: Kontrollkomiteen ber revisor utarbeide et notat med en gjennomgang og vurdering av saken. Revisor har foretatt en gjennomgang av saken og har utarbeidet sitt notat, se vedlegg. Notatet har for øvrig vært på høring hos administrasjonen. Høringssvaret følger vedlagt revisors notat. Vurdering I merknadene til forskriften om kontrollutvalg har departementet presisert at kontrollutvalgene ikke skal vurdere den politiske hensiktmessigheten ved de fattede vedtak. Kontrollkomiteen er heller ikke et klageorgan, og har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet.

8 Kontrollkomiteen har imidlertid vide rammer for sitt arbeid, og kontrollkomiteens tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. I følge kommunelovproposisjonen skal kontrollutvalgene påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn både overfor kommunens innbyggere og alle andre som måtte bli berørt av vedtakene. Revisor har i sin rapport konkludert med at både utbygger og kommunen har begått feil i forbindelse med søknadsprosessen. Saken har for øvrig fått mye oppmerksomhet, både i media og på annen måte. På denne bakgrunn kan en forvente at rådmannen allerede har iverksatt tiltak for å kvalitetssikre sine rutiner. Hvilke konsekvenser disse feilene skal medføre utover dette, hører imidlertid ikke inn under kontrollkomiteens mandat og oppgaver. SAK 036/11 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OPPSTART Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 036/ Kontrollkomiteen ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse og i første omgang utarbeide et diskusjonsgrunnlag til det første møte i Kontrollkomiteen inviterer ordføreren og rådmannen til en dialog om forvaltningsrevisjon i det første møte i Kontrollkomiteen ber sekretær rette en henvendelse til de øvrige kontrollutvalgene i Værnesregionen, slik at det legges til rette for mulige innspill. 4. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollkomiteen til behandling i løpet av 1. halvår Vedlegg Eksempler på mulige temaer og spørsmål Ikke trykte vedlegg - Plan for forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner - Kommuneloven. Saksopplysninger Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon.

9 Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Forvaltningsrevisjon er iht. forannevnte en lovpålagt oppgave, og det er kontrollkomiteens ansvar å sørge for at det blir utarbeide en plan for gjennomføring. For inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet og godkjent av kommunestyret innen Forvaltningsrevisjon vil kunne være et godt verktøy for å sikre at brukerperspektivet og rettsikkerhet blir tilfredsstillende ivaretatt. Forvaltningsrevisjon vil også kunne være et godt verktøy for å sikre at kommunen etterlever lov, forskrift og egne vedtak. Forvaltningsrevisjon ses som et element i den lærende organisasjon, og med gode forvaltningsrevisjonsprosjekter vil det kunne oppnås en enda mer effektiv og målrettet virksomhet. Kommunen deltar i interkommunalt samarbeid i Værnesregionen. Dette samarbeidet har etter hvert utviklet seg til å bli en relativt omfattende interkommunal samarbeidsordning. De deltakende kommuner har for øvrig valgt å organisere samarbeidet i samsvar med vertskommune med nemd modellen. Departementet gir i Ot. Prp om endringer i kommuneloven bl.a. uttrykk for følgende under kapittel 5.8 kontroll og revisjon: Kontrollutvalet i vertskommunen vil ha ansvar for å føre det løpande tilsynet med måten vertskommunen utfører dei oppgåvene på som kommunen har fått frå andre kommunar. Kontrollutvala i dei andre kommunane vil ikkje ha ansvar for å føre tilsyn med den interne drifta i vertskommunen. Men ettersom eit vertskommunesamarbeid kan innebere overføring av oppgåver og avgjerdsmakt til ein annan kommune, kan det reisast spørsmål om ikkje kontrollutvala i dei kommunane som deltek i samarbeidet, bør få eit ansvar for å føre tilsyn med måten vertskommunen handterer slike saker på. Særleg gjeld dette der det er tale om avgjerder i vertskommunen som får direkte verknad for innbyggjarane i ein annan kommune. Rett nok vil avgjerdene og den faktiske verksemda skje i vertskommunen, men det vil vere kvar enkelt kommune som til slutt er ansvarleg for at innbyggjarane der også i slike saker mellom anna får dei ytingane dei har krav på etter lova. Departementet kom på denne bakgrunnen til at kontrollutvala i dei ulike kommunane bør ha krav på informasjon om avgjerder og verksemd i vertskommunen som rettar seg mot innbyggjarane i den aktuelle samarbeidskommunen eller mot sjølve kommunen. På grunnlag av ein slik informasjonsrett vil kvar enkelt kommune mellom anna på grunnlag av vurderingane i kontrollutvalet for det første kunne vurdere om vertskommunesamarbeidet skjer innanfor ramma av det som er avtalt. Dernest vil det også gi høve til å vurdere løpande om vertskommunesamarbeidet er eigna til å realisere dei målsetjingane kommunestyret har. Dette kan gi grunnlag for å vurdere endringar i avtalen eller i rutinar som er knytte til vertskommunesamarbeidet, med sikte på forbetringar.

10 Departementet fant det ikke hensiktsmessig å lovfestet en generell rett for kontrollutvalgene i samarbeidskommunene til å føre tilsyn med den interne driften i vertskommunen, og departementet ga videre uttrykk for at: Kontrollutvalet i vertskommunen vil ha ansvar for å føre løpande tilsyn med verksemda i (verts)kommunen etter dei vanlege reglane. At delar av verksemda dreier seg om saker der myndigheita er delegert frå andre kommunar, bør ikkje endre på dette. Listen i Vedlegg 1 er først og fremst ment som et utgangspunkt for en diskusjon knyttet til hvilke temaer og spørsmål kontrollkomiteen innledningsvis kan stille seg. Andre temaer og spørsmål vil selvfølgelig også kunne være aktuelle. I tillegg til temaer vil en også måtte velge ut aktuelle områder. Det fremgår imidlertid klart av kontrollutvalgsforskriften at virksomheten skal vurderes på et overordnet nivå, og at temaer og problemstillinger skal vurderes mot hverandre ut fra vesentlighet og risiko for avvik. Vurdering Forvaltningsrevisjon (og selskapskontroll) skal begge ha elementer av både kontroll og læring. Kommunen har valgt selskapsformen for deler av sin virksomhet og tjenesteproduksjon. Planverkene for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll bør derfor sees i sammenheng. Kontrollaspektet ivaretas ved å påse at virksomheten styres og utøves i samsvar med de gitte regler og normer. Tilfredsstiller tjenestene gitte krav til omfang og kvalitet? Det kan også vurderes i hvilken grad tjenestene treffer målgruppen, hvordan brukerne opplever tjenestene og en kan en måle omfanget av produksjonen mot medgåtte ressurser. I tillegg kan en vurdere hvilke muligheter og begrensninger som ligger innen kommunens nåværende organisasjon og organisasjonskultur. Det vil være nødvendig med en klar forståelse for kommunens begrensninger og muligheter. Det kan derfor med fordel vurderes hvorvidt en kan bygge videre på rådmannens egne overordnede analyser og vurderinger. Videre bør en ha en klar forståelse i forhold til hvor skoen trykker mest (vesentlighet og risiko), og om hva som eventuelt vil kunne være et hensiktsmessig utviklingsprogram. Rådmannens eget kvalitets- og/eller utviklingsprogram bør derfor tas i betraktning i forbindelse med utarbeidelsen av planverket for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planarbeidet vil være en lang prosess, og kontrollkomiteen vil få saken opp til behandling ytterligere to ganger. Plan for forvaltningsrevisjon skal utarbeides ut fra en overordnet analyse av kommunens virksomhet og skal være basert på vesentlighet og risikovurderinger. Det foreslås derfor at revisor blir anmodet om å utarbeide et nærmere diskusjonsgrunnlag til dette møte. For å legge til rette for at plan for forvaltningsrevisjon også kan utvikles i forståelse med ordføreren og rådmannen, foreslås det at disse blir invitert til en dialog med kontrollkomiteen i neste møte. Det understrekes imidlertid at forvaltningsrevisjon ikke kan sees som en del av rådmannens egen oppfølging, eller komme til erstatning for denne. Det vil være kontrollutvalget/kontrollkomiteen i vertskommunen som har ansvaret for å føre tilsyn med hvordan oppgavene det samarbeides om blir ivaretatt. Dette omfatter ikke bare hvordan oppgavene blir ivaretatt for egen kommune, men også hvordan oppgavene blir ivaretatt for de øvrige deltakende kommuner. Ut fra dette kan det synes hensiktsmessig at det blir etablert et noe tettere samarbeid mellom kontrollutvalgene i Værnesregionen.

11 Saken legges med dette fram for kontrollkomiteen til diskusjon i møte. For at det skal være mulig for revisor å belyse de ønskede temaer og problemstillinger i tillegg til andre temaer revisor måtte avdekke i sitt arbeid, anbefales kontrollkomiteen å gi så klare avgrensninger av egne vurderinger som mulig. SAK 039/11 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - OPPSTART Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 039/ Kontrollkomiteen ber revisor igangsette arbeidet med å utarbeide plan for selskapskontroll for perioden , og i første omgang utarbeide et diskusjonsgrunnlag til det første møte i Forslaget til plan skal legges fram for behandling i kontrollkomiteen i løpet av 1. halvår Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Plan for selskapskontroll Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Kommuneloven. Saksopplysninger Kontrollutvalgsforskriftens 13 inneholder følgende bestemmelser om selskapskontroll: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. For inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet innen 31. desember 2012.

12 Vurdering Selskapskontroll er en lovpålagt oppgave, og det er kontrollkomiteens ansvar å utarbeide en plan for gjennomføring av slik kontroll. Det er viktig at dette arbeidet kommer i gang så snart som mulig. Forvaltningsrevisjon (og selskapskontroll) skal begge ha elementer av både kontroll og læring. Kommunen har valgt selskapsformen for deler av sin virksomhet og tjenesteproduksjon. Planverkene for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll bør derfor sees i sammenheng. Saken legges fram for kontrollkomiteen med forslag om å be revisor om å starte arbeidet med og utarbeidelse av ny plan. SAK 40/11 KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2012 Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 040/ Kontrollkomiteen vedtar det fremlagte forslag til Kontrollkomiteens møteplan / årsplan for 2012 for sin virksomhet i Kontrollkomiteen ber rådmannen merke seg kontrollkomiteens møtedatoer og ønskede orienteringer fra administrasjonen. 3. Kontrollkomiteens årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg Forslag til Kontrollkomiteens årsplan/møteplan for Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Forslag til kontrollkomiteens møteplan / årsplan for 2012 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2012 samler kontrollkomiteens planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollkomiteens virksomhet. Det legges opp til 5 møter i Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollkomiteen vil ta for seg i løpet av året. Det foreslås at kontrollkomiteen inviterer ordføreren og rådmannen til en gjensidig orientering og dialog i forbindelse med arbeidet med nytt planverk for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i februarmøte. Se også egne saker vedrørende oppstart av arbeidet med nytt planverk. For at kontrollkomiteen skal kunne holde seg informert om viktige sider ved kommunens virksomhet legges det opp til faste orienteringer fra administrasjonen, se også vedlegg til årsplanen. Det vil her være naturlig at administrasjonen gir en presentasjon av etaten/enheten.

13 Videre vil det være naturlig at det blir orientert om fastsatte mål, måloppnåelse og utfordringer, samt om iverksatte og planlagte tiltak mv. Kontrollkomiteen bør alltid innenfor planen ha rom til å foreta eventuelle nødvendige omprioriteringer. Vurdering Det skal utarbeides nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Arbeidet med disse vil derfor ha prioritet ved oppstarten av perioden. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men bør sendes kommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem for diskusjon i møte. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær