Møteinnkalling Kontrollutvalget Askim

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Askim Møtested: Askim kommune, møterom Vamma Tidspunkt: kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon / , e-post Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Askim, Jan-Terje Kristiansen Leder (sign.)

2 Kontrollutvalget Askims møte Sakliste U.off. PS 14/22 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/23 PS 14/24 PS 14/25 PS 14/26 Plan for forvaltningsrevisjon Oppfølging av rapport om "Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen", Askim kommune Informasjon fra revisjonen Eventuelt

3 Saksnr.: 2014/16993 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /22 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte , legges frem til godkjenning

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Askim Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 19:00 Møtested: Askim kommune, møterom Annekset Fra til saksnr.: 14/15 14/21 Medlemmer Møtt Varamedlemmer Jan Terje Kristiansen, leder, X Knut Bakken innkalt og møtt meldt forfall Liv Andresen X Inger Jakobsen, meldt forfall X Samir Memic, X Alf K. Øie innkalt og møtt Øivind Juel X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra revisjonen: Svend-Harald Klavestad og Anita Rønningen... Jan Terje Kristiansen, Liv Andresen Inger Jakobsen Leder. Samir Memic. Øivind Juel Merknader Kontrollutvalget Askims møte Sakliste U.off. PS 14/15 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/16 PS 14/17 PS 14/18 PS 14/19 Overordnet analyse Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet IØKR IKS - Ressurser, oppgaver og planlagt tidsforbruk 2014 i Askim kommune Overordnet revisjonsstrategi 2014 Askim kommune PS 14/20 Møteplan for kontrollutvalget i Askim kommune, 2. halvår 2014 PS 14/21 Eventuelt

5 PS 14/15 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Askims behandling : Kontrollutvalget Askims vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes PS 14/16 Overordnet analyse Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Utvalget ønsker å få fremlagt, på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderinger for Askim kommune, forslag til prosjektbeskrivelser til forvaltningsrevisjonsprosjekt på følgende områder: 1. xx 2. xx Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Askims behandling : Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Utvalget drøftet saken. Lav svarprosent fra folkevalgte, noe utvalget syns er uheldig. Utvalget mener at spørreundersøkelsen burde ha blitt sendt til alle i bystyrerepresentanter. Kontrollutvalget Askims vedtak : Utvalget ønsker å få fremlagt, på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderinger for Askim kommune, forslag til prosjektbeskrivelser til forvaltningsrevisjonsprosjekt på følgende områder: 1. Internkontrollsystemer, generell opp mot kvalitetslosen 2. Overholdelse av lov om offentlige anskaffelser/rammeavtaler/kjøp av tjenester 3. Fosterhjem, økonomisk 4. Antikorrupsjonsplaner og tiltak

6 PS 14/17 Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Revisjonens oppdragsvurdering og notat om vurdering av revisors uavhengighet, tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Askims behandling : Kontrollutvalget Askims vedtak : Revisjonens oppdragsvurdering og notat om vurdering av revisors uavhengighet, tas til orientering PS 14/18 IØKR IKS - Ressurser, oppgaver og planlagt tidsforbruk 2014 i Askim kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Indre Østfold Kommunerevisjon IKS - Ressurser, oppgaver og planlagt tidsforbruk 2014 i Askim kommune, tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Askims behandling : Kontrollutvalget Askims vedtak : Indre Østfold Kommunerevisjon IKS - Ressurser, oppgaver og planlagt tidsforbruk 2014 i Askim kommune, tas til orientering

7 PS 14/19 Overordnet revisjonstrategi 2014 Askim kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Utarbeidet overordnet revisjonsstrategi for Askim kommune for året 2014 tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Askims behandling : Kontrollutvalget Askims vedtak : Utarbeidet overordnet revisjonsstrategi for Askim kommune for året 2014 tas til orientering. PS 14/20 Møteplan for kontrollutvalget i Askim kommune, 2. halvår 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 2. halvår 2014: Mandag 1. september 2014 kl. 17:30 Mandag 3. november 2014 kl. 17:30 Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Askims behandling : Utvalget drøftet tidspunktet til møtene kan det flyttes til kl 18:00, dette tas eventuelt opp på neste møte. Kontrollutvalget Askims vedtak/innstilling : Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 2. halvår 2014: Mandag 15. september 2014 kl. 17:30 Mandag 10. november 2014 kl. 17:30

8 PS 14/21 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Askims behandling : - Vedtak fattet i bystyret og oversikt/oppfølging. Kontrollutvalget Askims vedtak/innstilling : Utvalget ber om at «Oversikt over status» for de vedtak som er fattet i bystyret, sendes kontrollutvalget.

9 Saksnr.: 2014/16993 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /23 Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar plan for forvaltningsrevisjon. 2. Ut fra vedlagte prosjektbeskrivelser vedtar kontrollutvalget følgende 2 prosjekter i rekkefølge i planperioden: Prosjekt 1 Prosjekt 2 3. Plan for forvaltningsrevisjon oversendes bystyret for behandling innen utgangen av 2014, med følgende innstilling: - Plan for forvaltningsrevisjon, vedtas - Dersom det skulle være behov for å endre planen, delegeres denne beslutningen til kontrollutvalget. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Revisjonsplan forvaltningsrevisjon Prosjektbeskrivelse Antikorrupsjonsplaner og antikorrupsjonstiltak Prosjektbeskrivelse Fosterhjem økonomi og refusjoner Prosjektbeskrivelse Internkontroll Prosjektbeskrivelse Lov om offentlige anskaffelser rammeavtaler - kriterier Saksopplysninger Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av

10 1. juli 2004 kapittel 3 6 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget behandlet i møte sak 14/16 Overordnet analyse. Ut fra risikoog vesentlighetsvurderingen i den overordnede analysen, ble det fattet vedtak om å gå videre med områdene: - Internkontrollsystemer, generell og opp mot kvalitetslosen - Overholdelse av lov om offentlige anskaffelser/rammeavtaler/kjøp av tjenester - Fosterhjem, økonomisk - Antikorrupsjonsplaner og tiltak. Jamfør forskrift om kontrollutvalg 10 skal planen behandles i by/kommunestyret. By/kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å endre planen. Vurdering Indre Østfold Kommunerevisjon IKS fikk i oppdrag av kontrollutvalget å utarbeide overordnet analyse. Med bakgrunn i den overordnede analysen har revisjonen utarbeidet en plan for forvaltningsrevisjon.

11 Revisjonsplan forvaltningsrevisjon for Revisjonsplan Marker kommune Forvaltningsrevisjon Askim kommune

12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING Hjemmel for forvaltningsrevisjon Hva er forvaltningsrevisjon? Gjennomføring av forvaltningsrevisjon 4 2. ORGANISERING AV FORVALTNINGSREVISJON I IØKR IKS 6 3. PLANLEGGING AV FORVALTNINGSREVISJON 6 4. PLAN Identifisering og prioritering av prosjekter Endringer i plan Endelig plan for alle kommuner 8 Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til 2016

13 1. INNLEDNING 1.1. Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) Regelverket etterleves, d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav, f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering på forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. Ved gjennomføring av prosjekter benyttes standard RSK 001 utarbeidet av NKRF 1, Standard for forvaltningsrevisjon Hva er forvaltningsrevisjon? Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har etablert en egen standard (RSK001) og veileder for forvaltningsrevisjon. Denne definerer begrepet forvaltningsrevisjon i kommunal sammenheng. Hensikten med en forvaltningsrevisjon er blant annet å bidra til en bedre og mer effektiv kommunal forvaltning. Når det utføres forvaltningsrevisjon, kan det blant annet settet fokus på økonomi, måloppnåelse og oppfølging av lovverk. Behovet for forvaltningsrevisjon er stort. Kommunen står overfor betydelige utfordringer. Innbyggerne stiller større kvalitet til tjenestene, sentrale myndigheter stiller krav til økonomisk effektivitet, men også innhold i tjenester, markeder skaper økt konkurranse, og det er ofte manglende samsvar mellom mål og tilgjengelige ressurser. Det er også viktig at folkevalgte får nøytral styringsinformasjon. Dette medfører at kommunene som oftest må rette større fokus på ressursbruk, styring og ledelse. Det må styres etter flere variabler enn økonomiske data, med evaluering av måloppnåelsen, og det blir stilt større krav til ledelse. Ved utøvelse av forvaltningsrevisjon bidrar kontrollutvalget blant annet til: 1 NKRF - Norges Kommunerevisor Forening Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til 2016

14 Å påvise forbedringsområder som bidrar til økt produktivitet og måloppnåelse i forhold til politiske vedtak og forutsetninger Å bidra med informasjon til kommunens beslutningstakere som er til nytte for - å styrke kommunestyrets grunnlag for styring - kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen - ledelsens vurdering av muligheter for mer sparsom/ økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet og bedre måloppnåelse - rasjonell, målrettet og kostnadseffektiv drift 1.3 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon har sitt utspring i en overordnet analyse. Den overordnede analysen er basert på innsamlet skriftlig informasjon og statistikk, spørreundersøkelser og samtaler med rådmann/ ordfører, eventuelle andre folkevalgte og administrasjon. På bakgrunn av denne analysen legges det opp til en utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter basert på risikoog vesentlighetsvurderinger. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det skal være mulig for kontrollutvalget å legge plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger menes at det skal gjøres en vurdering av hvilke områder i kommunens virksomheter det er risiko for vesentlige avvik. Dette i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Ved utformingen av et prosjekt vil kontrollutvalget avgrense temaet slik at prosjektet blir konkret og gir kontrollutvalget de nødvendige opplysninger for deres kontroll med kommunen. Forvaltningsrevisjon skal organiseres som et prosjekt og består av fasene som figuren på neste side illustrerer: Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til 2016

15 Syklusen i forvaltningsrevisjon: 1.Overordnet analyse 2. Kontrollutvalget velger område(r) 3. Kontrollutvalget og kommunestyret vedtar prosjektbeskrivelser og forvaltningsrevisjonsplan 4. Prosjekt startes opp (Møte i kommunen) 5. Prosjekt gjennomføres 6. Rapport ferdigstilles, med verifisering av kontaktperson 7. Rådmann svarer skriftlig på anbefalinger 8. Kontrollutvalg behandler rapport med anbefalinger, inkl administrasjonens tilbakemelding 9. Rapport oversendes kommunestyret til behandling 10. Oppfølgingsrapport utarbeides av revisjon ca 1 år etter kommunestyrebehandling 11. Oppfølgingsrapport behandles i kontrollutvalg og kommunestyret Figur 1 Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til 2016

16 2. ORGANISERING AV FORVALTNINGSREVISJON I IØKR IKS Forvaltningsrevisjon er organisert som egen faggruppe i Indre Østfold Kommunerevisjon IKS. Gruppen består av: Forvaltningsrevisor Marianne Wesche Forvaltningsrevisor Anne Widnes Fagansvarlig forvaltningsrevisor Anita Rønningen I tillegg deltar distriktsrevisor Finn Skofsrud i gruppens møter. I figuren nedenfor fremkommer det hvor i organisasjonen gruppen er plassert. Distriktsrevisor Finn Skofsrud Regnskapsrevisjonsgruppen Forvaltningsrevisjonsgruppen Figur 2 For år 2014 er 2,5 årsverk satt av til forvaltningsrevisjon. 3. PLANLEGGING AV FORVALTNINGSREVISJON I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (FOR nr 905) 9 skal kontrollutvalget påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I 10 heter det at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. I Indre Østfold kommunerevisjon gjennomføres den overordnede analysen og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon hvert 2. år. Dette dokumentet er således et plandokument som viser hvordan forvaltningsrevisjon vil prioriteres og velges for kommende toårsperiode, Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å endre denne. Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til 2016

17 4. PLAN 4.1. Identifisering og prioritering av prosjekter I tabellen under vises en oversikt over hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som tidligere er blitt gjennomført i Askim kommune: Prosjekt: Årstall for gjennomført prosjekt: Overtidsbruk i kommunen 1997 Utnyttelse og forvaltning av driftsmidler 1997 MVA 1998 Forsikringsordningen i kommunen 1999 Innkjøpsordningen 1999 Egenbetaling for opphold på inst Ressursbruk i skolen og foreldrebetaling i 2001 SFO Tildeling av helsetjenester 2001 VARF-området 2002 Forskuddsfordeling skatt 2002 Anbudsrutiner og anbudspraksis 2004 Refusjons og tilskuddsordningen 2004 Gjennomgang av rutiner i forbindelse med 2004 aksjeselskap og interkommunale selskaper der kommunen har eierinteresser. Vedlikehold av kommunale bygninger 2005 Fellesprosjekt KOSTRA pleie og omsorg 2005 Byggesaksbehandling 2006 Økonomisk sosialhjelp 2006 Bruk av konsulenttjenester 2007 Ressursstyring pleie og omsorg 2008 Ressursstyring i grunnskolen 2008/2009 Tildeling av barnevernstjenester 2009/2010 Utbygging Korsegård skole 2011 Krise og beredskapsplaner 2011/2012 Spesialundervisning og tospråklig fag.oppl 2012 Tjenestetrapp pleie og omsorg 2013 Drift og ansvarsfordeling ved Eiendom og internservice Gjennomføres 2014 Kontrollutvalget behandlet i møte 2. juni 2014 sak om overordnet analyse. Ut fra risiko- og vesentlighetsvurderingen i den overordnede analysen, ble det fattet vedtak om å gå videre med følgende områder: lov om offentlig anskaffelser, innføring av internkontrollsystemet «Kvalitetslosen», økonomisk oppfølging - fosterhjem, samt planer og tiltak for antikorrupsjon. Det skal avholdes to/ (tre) prosjekter i kommende toårsperiode i Askim kommune. For kommende periode gjennomføres følgende prosjekter i Askim kommune: Blir satt inn etter vedtak i kontrollutvalget Blir satt inn etter vedtak i kontrollutvalget Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til 2016

18 I tillegg vil det bli avsatt ressurser til oppfølging av prosjekter gjennomført i siste planperiode. Det er avsatt 1502 timer til forvaltningsrevisjon i toårsperioden Endringer i plan Dersom det skulle være behov for å endre planen må dette tas opp i egen sak i kommunestyret. Kommunestyret kan imidlertid delegere denne beslutningen til kontrollutvalget Endelig plan for alle kommuner Endelig fremdriftsplan for alle kommuner i Indre Østfold Kommunerevisjon IKS sitt distrikt vil bli utarbeidet og lagt frem for kontrollutvalget til orientering etter at alle kommunestyrene/bystyrene har behandlet plan og prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Indre Østfold kommunerevisjon IKS August 2014 Anita Rønningen Fagansvarlig forvaltningsrevisor Finn Skofsrud Distriktsrevisor Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til 2016

19 Antikorrupsjonsplaner og antikorrupsjonstiltak PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLING: Har kommunen utarbeidet et system for antikorrupsjon? 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke 525 timer på gjennomføringen av prosjektet. Antikorrupsjon

20 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: «Den norske befolkningen skal være trygg på at kommuner/ fylkeskommuner ivaretar fellesskapets beste, basert på demokratiske prosesser og rettferdig utøvelse av lokal myndighet. Kommunesektoren leverer de fleste grunnleggende tjenestene til befolkningen. Politikere, ledere og medarbeidere kan komme i situasjoner som gir mulighet til å misbruke posisjon, tillit og makt. Personer utenfor kommunen kan også fremme særinteresser og utøve press som kan være vanskelig å håndtere og sette den enkeltes integritet på prøve. Ved å erkjenne risikoen for korrupsjon kan kommuner/ fylkeskommuner og kommunale bedrifter arbeide med å forebygge og forhindre at korrumperende atferd utvikler seg, og styrke muligheten til å avdekke saker. Gode rutiner for kontroll og oppfølging er også viktig for å forebygge og avdekke misligheter, eller korrupsjon. Ved å vise omverdenen at risikoen for korrupsjon tas alvorlig, signaliserer kommuner/ fylkeskommuner og kommunale bedrifter at de vil sikre en høy etisk standard og markere at det ikke vil lønne seg å misbruke posisjon og tillit for å tilgodese seg selv eller andre, eller å fremsette tilbud om det,» (Beskytt kommunen: Transparency International Norge 2013). Med system for antikorrupsjon menes her kommunens systematiske arbeid mot korrupsjon. I norsk straffelov er korrupsjon definert slik ( 276 a): - Å kreve, motta, eller akseptere et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv, eller oppdrag. Samt: -Å gi, eller tilby noen en utilbørlig fordel i anledning stilling, verv, eller oppdrag. Aktuell metodikk i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet kan være: intervjuer, spørreundersøkelser og dokumentanalyser. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: «Beskytt kommunen! Håndbok i antikorrupsjon» Utgitt av Transparency International Norge Etikkportalen.no KS «Rådmannens internkontroll Hvordan få orden i eget hus?» KS 2013 Eksempler på utledede revisjonskriterier kan være: Kommunen bør ha et system for å forebygge at korrupsjon oppstår. Kommunen bør ha et system som øker muligheten for å avdekke eventuell korrupsjon. Kommunen bør ha en beredskap for å håndtere en eventuell korrupsjon. Kommunen bør sørge for at antikorrupsjonsplaner inngår i de kommunale kjerneprosessene, herunder politiske beslutningsprosesser, myndighetsutøvelse og saksbehandling, samt tjenesteproduksjon. Kommunen bør sørge for at antikorrupsjonsplaner bør omfatte de sentrale støtteprosessene. Herunder økonomiforvaltning, anskaffelser, personalforvaltning og IKT-drift. Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. Antikorrupsjon

21 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Askim kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Askim kommune Organisasjonsledd som omfattes av Generelt prosjektarbeidet Antikorrupsjon

22 Fosterhjem økonomi og refusjoner PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLINGER: Har kommunen benyttet seg av KS sine veiledende satser for fosterhjem, når det gjelder fosterhjemsgodtgjøring? Er det klare rutiner for styrkingstiltak og refusjon av merutgifter ved forsterkning av fosterhjem når utgiftene overstiger beløpet som er kommunens andel. Herunder har kommunen utarbeidet retningslinjer for vurderinger av forsterkningstiltak, og satser for hvordan særskilte tiltak skal kompenseres? Fosterhjem økonomi og refusjoner

23 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke ca 525 timer på gjennomføringen av prosjektet. 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: Fosterhjemsgodtgjøringen som fosterforeldrene mottar består av en arbeidsgodtgjøring og en utgiftsgodtgjøring til dekning av barnets oppholdsutgifter, herunder kost, losji, klær mv. Arbeidsgodtgjøringen skattelegges som lønn, mens utgiftsgodtgjøring er skattefri. Slektsfosterhjem skal likestilles med andre fosterhjem med hensyn til både arbeidsgodtgjøring og utgiftsgodtgjøring. Kommunen er ansvarlig for å dekke løpende utgifter ved plassering i fosterhjem, herunder utgifter til lønn og opplæring av tilsynsfører. Kommunens oppholdsutgifter omfatter ved ordinære fosterhjemsplasseringer følgende: Fosterhjemsgodtgjøring (arbeidsgodtgjøring og utgiftsdekning). Departementet tilrår at de veiledende satsene fra KS (Kommunenes sentralforbund 1 ) legges til grunn. Sosiale utgifter. Når barnet/ungdommen har særlige behov som stiller store krav til omsorgspersonene, kan det settes inn forsterkningstiltak for at fosterhjemmet skal kunne ivareta oppgaven. En vanlig måte å forsterke fosterhjemmet på er å godtgjøre en av fosterforeldrene for å være hjemme med fosterbarnet i en periode. I slike tilfeller utbetales vanligvis en forhøyet arbeidsgodtgjøring som tilsvarer tapt arbeidsfortjeneste. Fosterhjemsgodtgjøringen og eventuelle forsterkningstiltak skal fastsettes i avtale mellom barneverntjenesten og fosterforeldrene. Fosterhjemsgodtgjøringen fastsettes i avtale mellom barneverntjenesten og fosterhjemmet i det enkelte tilfelle. Statlig regional barnevernmyndighet refunderer kommunenes oppholdsutgifter til fosterhjemsplassering i den utstrekning de overstiger det beløp staten har fastsatt i det årlige rundskrivet om betalingssatsene. Statens og kommunens økonomiske ansvar er knyttet til hvert enkelt barn. Det er ingen søskenmoderasjon. Det forutsettes at eventuelle forsterkningstiltak er avtalt med statlig regional myndighet på forhånd dersom forsterkningen vil påføre staten utgifter, alternativt at forsterkningstiltakene er vedtatt av fylkesnemnda (ved omsorgsoverdragelse). Barneverntjenesten skal sende sitt refusjonskrav til statlig regional barnevernmyndighet. Kravene skal spesifisere de faktiske utgifter og kommunens og statens andel. Revisor vil kontrollere om Askim kommune benytter seg av KS sine veiledende satser for fosterhjemsgodtgjøring, og hvorvidt Askim kommune eventuelt har utarbeidet retningslinjer og satser for hvordan særskilte tiltak skal kompenseres. Slik sett kontrollhandlinger sett opp 1 Ved omsorgsovertakelse fastsetter Kommunenes Sentralforbund (KS) veiledende satser for fosterhjemsgodtgjøringen som revideres hvert år. Fosterhjem økonomi og refusjoner

24 mot budsjett og regnskap, da fortrinnsvis opp mot refusjoner for styrkingstiltak, og hvorvidt det blir søkt om refusjoner fra staten når egenandelsummen overstiger den fastsatte sum. Det vil også gjøres kontroller om kommunen benytter seg av KS-normer for fosterhjemsgodtgjøring. Dette sett opp mot konterings/ transaksjonslister lønn (lønn og trekkoppgaver), for fosterhjem. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: Lover LOV nr. 100: Lov om barneverntjenester (barnevernsloven) LOV nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) LOV nr. 126: Lov om arkiv (arkivlova) Forskrift FOR nr 904: Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. FOR nr 1659: Forskrift om fosterhjem. FOR nr. 1193: Forskrift om offentlege arkiv FOR nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven FOR nr. 1584: Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester. Rundskriv og rutinehåndbøker Rundskriv Q-06/2007 «Oppgave og ansvarfordeling mellom kommuner og statlige barnevernmyndigheter, herunder om betalingsordninger i barnevernet», utgitt av Det kongelige barne- og likestillingsdepartementet. Rundskriv Q-1072 B «Retningslinjer for fosterhjem», utgitt av Barne- likestillings- og inkluderingsdepartementet. «Rutinehåndbok for kommunenes arbeid med fosterhjem», utgitt av Barne- og likestillingsdepartementet Følgende utledede revisjonskriterier kan således være: Kommunen bør benytte seg av KS sine veiledende satser for fosterhjem, når det gjelder fosterhjemsgodtgjøring. Det bør være klare rutiner for styrkingstiltak og refusjon av merutgifter ved forsterkning av fosterhjem når utgiftene overstiger beløpet som er kommunens andel. Herunder bør kommunen ha utarbeidet retningslinjer for vurderinger av forsterkningstiltak, og satser for hvordan særskilte tiltak skal kompenseres. Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. Fosterhjem økonomi og refusjoner

25 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstillinger. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Askim kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Askim kommune Organisasjonsledd som omfattes av Barneverntjenesten prosjektarbeidet Fosterhjem økonomi og refusjoner

26 Internkontroll PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLING: Har kommunen en helhetlig struktur for internkontroll? Sett opp mot innføringen av «Kvalitetslosen». 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke 525 timer på gjennomføringen av prosjektet. Internkontrollsystemer

27 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: I henhold til lovverk skal administrasjonssjefen sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll, (kommunelovens 23). Systematiske tiltak skal sikre at de ulike virksomheter planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldene lovverk. Det vil med andre ord si systemer som bidrar til at organisasjonen når de mål som er satt, og at formuesforvaltningen er ordnet på forsvarlig måte. Med internkontroll menes om det er utarbeidet generelle prosesser, systemer og rutiner, og om disse også blir gjennomført i praksis. Kommunene er underlagt mange ulike krav i forbindelse med interkontroll. Dette prosjektet skal i utgangspunktet være en evaluering av Askim kommunes helhetlige struktur for å binde sammen de ulike kravene til internkontroll. Den overordnede strukturen for internkontroll i Askim kommune er «Kvalitetslosen», som ble innført i Dette prosjektet skal derfor også være en evaluering av dette systemets virkninger i Askim kommune. Aktuelle spørsmålsformuleringer i prosjektet kan være: Har kommunen kartlagt risiko? Har kommunen iverksatt forebyggende tiltak? Har kommunen tiltak for å avdekke risiko/ avvik? Har kommunen tiltak for å rette opp avvik? Har kommunen fokus på miljøhensyn i sine internkontrollsystemer? Aktuell metode i prosjektet kan være intervjuer og dokumentanalyser. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: «Kvalitetslosen» Kommuneloven Særlover 85 tilrådinger for styrkt eigenkontroll i kommunane. KS Rådmannens internkontroll Orden i eget hus Kontrollutvalgsboken Ot.prp. nr 70 ( ) Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Askim kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Askim kommune Organisasjonsledd som omfattes av Generelt prosjektarbeidet Internkontrollsystemer

28 Internkontrollsystemer

29 Lov om offentlige anskaffelser rammeavtaler - kriterier PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLING: Blir lov om offentlige anskaffelser overholdt, ved bruk av rammeavtaler? Herunder hvilke kriterier ligger til grunn ved anbudsprosessen? 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke 525 timer på gjennomføringen av prosjektet. Lov om offentlige anskaffelser rammeavtaler - kriterier

30 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: Forvaltningsrevisjonsprosjektets metodikk vil i hovedsak baseres på tall fra Askim kommunes regnskapssystem, verifisert intervjumateriale, og dokumentanalyser av anbud, kontrakter etc, samt kunngjøringer i DOFFIN. Det vil også bli gjort en vurdering av hvorvidt de ansatte er kjent med og bruker kommunens innkjøpsreglement og eventuelt prosjekthåndbok. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: Lov om offentlige anskaffelser. Forskrift om offentlige anskaffelser Kommuneloven Stortingsmelding 36 «Det gode innkjøp» Direktoratet for IKT og forvaltnings hjemmeside: DIFI.no Veiledning i kjøp av konsulenttjenester, Statskonsult, (2. opplag 1996). (Daværende Statskonsult er nå DIFI, revisors kommentar). Askim kommunes innkjøpsreglement og prosjekthåndbok Regelverket om offentlige anskaffelser er omfattende. Revisjonen vil derfor blant annet utlede kriterier på grunnlag av følgende paragrafer i lov og forskrift om offentlige anskaffelser: Grunnleggende prinsipp i Lov om offentlig anskaffelser 5 og i Forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) 2-1, 3-1, 3-2, 3-4, Kapittel 6. Rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger, samt 9-1 og Utledede revisjonskriterier kan slik sett være: Det bør foreligge en anskaffelsesstrategi som sørger for at lov om offentlige anskaffelser blir overholdt. Alle anskaffelser skal så vidt mulig bygge på konkurranse og alle leverandører skal likebehandles. (FOA 3-1) Anskaffelser over kr skal settes ut på anbud. Utlysningen skal skje i Norsk Lysningsblad database DOFFIN, (FOA 9-1 og 18-1). Anskaffelser over EØS/ WTO- terskelverdiene 1 skal i tillegg lyses ut i EUs TED-database. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. De valg som er gjort skal begrunnes, og det skal føres protokoll fra konkurransen som beskriver hele anskaffelsesprosessen (FOA 3-2). Kommunen bør benytte seg av rammeavtaler som fastsetter vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder (FOA kap. 6). Det bør så langt som mulig stilles miljøkrav i offentlige anskaffelser. Kommunens bør vektlegge livsykluskostnader i alle sine anskaffelser. Kommunen bør ha rutiner som sikrer at det tas hensyn til miljømessige konsekvenser under planleggingen av anskaffelsen. Kommunens innkjøpsreglement bør overholdes. Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. 1 Terskelverdiene for bygg- og anleggsarbeider 40, 5 millioner ekskl mva. Lov om offentlige anskaffelser rammeavtaler - kriterier

31 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Det vil i hovedsak være rammeavtaler i forhold til kjøp av tjenester som vil bli omfattet av prosjektet. Det kan være behov for ytterligere avgrensninger ved prosjektoppstart, dette vil bli beskrevet i selve forvaltningsrevisjonsrapporten. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Askim kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Askim kommune Organisasjonsledd som omfattes av Samtlige virksomheter Askim kommune prosjektarbeidet Lov om offentlige anskaffelser rammeavtaler - kriterier

32 Saksnr.: 2014/16993 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /24 Oppfølging av rapport om "Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen", Askim kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for bystyret: Vedlagte rapport om oppfølging av rapport om «Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen", Askim kommune, utarbeidet av IØKR IKS, tas til etterretning Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Oppfølging av rapport om «Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen", Askim kommune, utarbeidet av IØKR IKS Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Forvaltningsrevisjonsrapport «Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen", Askim kommune Saksopplysninger I kontrollutvalgsmøtet sak 12/25, ble rapport om «Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen", Askim kommune behandlet, og følgende vedtak ble fattet: 1. Kontrollutvalget slutter seg til de anbefalinger som fremkommer av rapporten. 2. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding til orientering, og rapporten oversendes bystyret til videre behandling. 3. Revisjonen følger opp bystyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i bystyret.

33 Saken ble behandlet i Askim bystyret under sak 8/13, og følgende vedtak ble fattet: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen», samt kontrollutvalgets vedtak til etterretning. Vurdering Det vises til revisjonens konklusjon i vedlagte oppfølgingsrapport datert : «Revisor vurderer at kommunen har vurdert anbefalingene, og at den har gjort ulike tiltak for å innarbeide anbefalingene i sitt daglige virke. Dette vurderer revisor som positivt. Revisor vil allikevel påpeke at spesialundervisning er et viktig arbeidsfelt for kommunen, og at et kontinuerlig arbeid er viktig for å opprettholde en god tjeneste. Revisjonen vurderer at samtlige 6 anbefalinger er fulgt opp.»

34 OPPFØLGING AV RAPPORT OM Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen Askim kommune

35 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 BAKGRUNN Innledning Hjemmel for oppfølging Formål og problemstilling OPPFØLGINGSKRITERIER OPPFØLGING Vedtakets punkt 1 (Vedtatt anbefaling nr. 1) Vedtakets punkt 2 (Vedtatt anbefaling nr. 2) KONKLUSJON VEDLEGG... 9 Oppfølging av rapport om Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen 1

36 1 BAKGRUNN 1.1 Innledning Oppfølging av rapport om Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen i Askim kommune kommer som følge av vedtak 12/25 i kontrollutvalget og vedtak 8/13 i bystyret. I vedtak 12/25 fra kontrollutvalget heter det: 1. Kontrollutvalget slutter seg til de anbefalinger som fremkommer av rapporten. 2. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding til orientering, og rapporten oversendes bystyret til videre behandling. 3. Revisjonen følger opp bystyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i bystyret.» I vedtak 8/13 fra bystyret heter det: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen», samt kontrollutvalgets vedtak til etterretning. Revisjonen takker kommunens ansatte for godt samarbeid i prosjektgjennomføringen. 1.2 Hjemmel for oppfølging Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (FOR nr. 905) 12 om Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter sier følgende: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandling av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 1.3 Formål og problemstilling Formålet med undersøkelsen er å følge opp forvaltningsrevisjonsprosjektet Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen. Problemstilling: Er alle tiltak som ble vedtatt av bystyret ved behandlingen av rapporten iverksatt? Oppfølging av rapport om Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen 2

37 2 OPPFØLGINGSKRITERIER Oppfølgingskriteriene vi måler opp mot er bystyrets vedtak i sak 8/13. Det vil være anbefalingene som er gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten som danner utgangspunktet for oppfølgingen. I tillegg foreligger også administrasjonens bemerkninger til revisjonens anbefalinger forut for kommunestyrets vedtak, (vedlegg 1). Revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten var følgende: Anbefaling nr. 1: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner i forhold til vedtaksmyndighet. Anbefaling nr. 2: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner i forhold til utfylling av IOP. Anbefaling 3: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine arbeidsrutiner og ressurssituasjon i forhold til utarbeidelsen av halvårsvurderinger. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler kommunen om å fortsette sitt arbeid og fokus på tidlig innsats. Anbefaling 5: Revisjonen anbefaler kommunen om å ha fokus på pedagogisk utdanning av tospråklige lærere. Anbefaling 6: Revisjonen anbefaler at rapporten følges opp ett år etter kommunestyrebehandling. På bakgrunn av revisjonens anbefalinger og administrasjonens bemerkninger fattet kommunestyret sitt vedtak. Oppfølging av rapport om Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen 3

38 3 OPPFØLGING Revisor har mottatt svarbrev fra administrasjonen, ved virksomhetsleder ved Askimskolen, Jon Stanley Fredriksen, datert , brevet ligger med som vedlegg 2. Administrasjonen har således besvart revisjonens oppfølging av vedtatte anbefalinger. 3.1 Vedtatt anbefaling nr. 1 «Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner i forhold til vedtaksmyndighet». Ved mappegjennomgang av tilfeldig utvalgte mapper i 2012 fant revisor at det i 3 mapper var vedtak som var fattet av undervisningsinspektør etter fullmakt fra rektor. Opplæringsloven 5-3 sier at det er skoleeier, det vil si Askim kommune, som er ansvarlig for at det treffes enkeltvedtak i forbindelse med spesialundervisning. Videre står det i Veiledningen at skoleeier kan delegere adgangen til å treffe enkeltvedtak til rektor ved den enkelte skole. Men rektor kan ikke delegere denne adgangen videre, og det vil foreligge saksbehandlingsfeil dersom andre enn rektor ved skolene treffer enkeltvedtak. I 2012 svarer rådmannen: «Det er en klar oppfatning etter å ha gjennomgått forvaltningsrapporten av spesialundervisningen og den tospråklige fagopplæringen, er at Askimskolen i hovedsak har en god praksis på feltet selv om det er forbedringsområder. Askimskolen er allerede i gang med å gjøre endringer i tråd med de anbefalingene som er gitt». I 2014 svarer rådmannen følgende: «Askimskolen gjennomførte høsten 2012 en revisjon om kvalitetssikring av sine delegasjonsfullmakter- fra virksomhetsleder (VL) til rektor og videre fra rektor til inspektør, SFO-leder og merkantil. Vedtaksmyndighet fremkommer i delegasjonsfullmakten fra VL til rektor. Forholdet som revisjonen påpeker er fulgt opp og presisert i denne sammenheng.» Siden dette er en oppfølgingsrapport har revisjonen ikke gjennomført nye kontroller i elevmapper. Revisjonen tar derfor utgangspunkt i det virksomhetsleder skriver i sin tilbakemelding. Revisor ser at kommunen har gjennomført en revisjon av sine rutiner i forhold til kvalitetssikring av sine delegasjonsfullmakter. Revisjonen vurderer dette som positivt, og vurderer at anbefalingen er fulgt opp. 3.2 Vedtatt anbefaling nr. 2 «Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner i forhold til utfylling av IOP». I Opplæringsloven ledd står det at det skal utarbeides en individuell opplæringsplan, IOP, for alle elever som mottar spesialundervisning. I Veilederen står det at hensikten med IOP skal være å utvikle kortfattede og praktiske planer til hjelp i planlegging, gjennomføring og evaluering opplæringen, og at det skal være et arbeidsverktøy for å sikre at elevens opplæringstilbud blir i samsvar med det eleven har rett til etter enkeltvedtaket. I 2012 svarer rådmannen: «Det er en klar oppfatning etter å ha gjennomgått forvaltningsrapporten av spesialundervisningen og den tospråklige fagopplæringen, er at Askimskolen i hovedsak har en god praksis på feltet selv om det er forbedringsområder. Askimskolen er allerede i gang med å gjøre endringer i tråd med de anbefalingene som er gitt». I 2014 svarer rådmannen «Askimskolens rutiner om oppfølging av spesialundervisning og utarbeidelse av IOP sikres gjennom Askimskolens kvalitetssystem. Kvalitetssystemet ble Oppfølging av rapport om Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen 4

39 revidert høsten Saksbehandlingsårshjul for PP-tjenesten rulleres våren 2014 som en følge av rundskriv F » Siden dette er en oppfølgingsrapport har revisjonen ikke gjennomført nye kontroller i elevmapper. Revisjonen tar derfor utgangspunkt i det virksomhetsleder skriver i sin tilbakemelding. Revisor ser at kommunen har gått gjennom og revidert sitt kvalitetssystem i forhold til utarbeidelse av IOP. Dette finner revisjonen positivt, og vurderer anbefalingen som fulgt opp. 3.3 Vedtatt anbefaling nr. 3 «Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine arbeidsrutiner og ressurssituasjon i forhold til utarbeidelse av halvårsvurderinger». Det er viktig at skolen legger en helhetsvurdering til grunn når den planlegger både elevens læring og kvaliteten på opplæringen. Opplæringsloven ledd sier at eleven har krav på en skriftlig vurdering. Veilederen, samt de interne rutinene utdyper dette nærmere, og angir at det skal utarbeides halvårsvurderinger. Revisor fant at det manglet halvårsvurderinger i 7 av 25 kontrollerte mapper på elever som mottok spesialundervisning. Revisor så videre at mappene til dels var preget av hastverk og var lite uoversiktlige, og revisor vurderte at dette kunne være utslag av manglende ressurser. I 2012 svarer rådmannen: «Det er en klar oppfatning etter å ha gjennomgått forvaltningsrapporten av spesialundervisningen og den tospråklige fagopplæringen, er at Askimskolen i hovedsak har en god praksis på feltet selv om det er forbedringsområder. Askimskolen er allerede i gang med å gjøre endringer i tråd med de anbefalingene som er gitt». I 2014 svarer rådmannen følgende: «Det vises til svar på anbefaling 2. Halvårsvurdering er tatt ut av ny forskrift. Vi sikrer årsvurdering på samme måte som beskrevet i punktet over». Rundskriv F sier i punkt 2 at halvårsrapporter om spesialundervisning erstattes med en årlig rapport. Dette begrunnes med at et sentralt hensyn bak lovendringen er å minske rapporteringsbyrden i skolen. Siden dette er en oppfølgingsrapport har revisor ikke foretatt ny gjennomgang av interne dokumenter slik som årshjulet, men tar utgangpunkt i det virksomhetsleder skriver i sin tilbakemelding. Revisor ser at kommunen har revidert årshjulet slik at det er oppdatert i forhold til lovendringene. Dette vurderer revisor som positivt. Det at man nå skal utarbeide en årsvurdering i forhold til tidligere hvor det var pålagt halvårsvurderinger, bør være med på å lette noe av arbeidsbyrden til virksomheten. Man vet at skolesektoren generelt i Norge bærer preg av manglende ressurser, og revisor påpekte i rapporten at dette kunne være en av grunnene til at mappene bar preg av hastverk og at de fremsto som lite oversiktlige. Revisor vurderer som positivt at virksomheten har innarbeidet lovendringen, og vurderer anbefalingen som fulgt. Oppfølging av rapport om Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen 5