Møteinnkalling Kontrollutvalget Askim

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Askim Møtested: Askim kommune, møterom Vamma Tidspunkt: kl. 16:30 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon / , e-post Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Askim, Jan Terje Kristiansen Leder (sign.)

2 Kontrollutvalget Askims møte Sakliste U.off. PS 12/24 PS 12/25 PS 12/26 PS 12/27 Plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjonsrapport "Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen" i Askim kommune Vurdering av revisors uavhengighet Indre Østfold Kommunerevisjon IKS - Ressurser, oppgaver og planlagt tidsforbruk 2012 i Askim kommune PS 12/28 Overordnet revisjonsstrategi Askim kommune x PS 12/29 Budsjett for kontroll og tilsyn 2013 PS 12/30 PS 12/31 Møteplan for kontrollutvalget i Askim kommune Eventuelt

3 Saksnr.: 2012/18649 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: /2012 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /24 Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar plan for forvaltningsrevisjon. 2. Ut fra vedlagte prosjektbeskrivelser vedtar kontrollutvalget følgende 2 prosjekter i rekkefølge i planperioden: Prosjekt 1 Prosjekt 2 3. Plan for forvaltningsrevisjon oversendes bystyret for behandling innen utgangen av Dersom det skulle være behov for å endre planen, delegeres denne beslutningen til kontrollutvalget. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Revisjonsplan forvaltningsrevisjon Prosjektbeskrivelse Pleie og omsorg Prosjektbeskrivelse NAV Prosjektbeskrivelse Anskaffelsesstrategi og miljøhensyn Prosjektbeskrivelse «Drift og ansvarsfordeling ved Eiendom og intern Service» Saksopplysninger Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger.

4 Kontrollutvalget behandlet i møte sak 12/21 Overordnet analyse. Ut fra risiko- og vesentlighetsvurderingen i den overordnede analysen, ble det fattet vedtak om å gå videre med områdene Miljø og offentlige anskaffelser rutiner og strategier for offentlige anskaffelser og Pleie og omsorg hvilke tilbud får brukerne som får avslag, blir politiske vedtak fulgt opp (TRAPP). I tillegg ønsket utvalget å få fremlagt prosjektbeskrivelsene på NAV og «Drift og ansvarsfordeling ved Eiendom og intern Service» Jamfør forskrift om kontrollutvalg 10 skal planen behandles i kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å endre planen. Vurdering Indre Østfold Kommunerevisjon IKS fikk i oppdrag av kontrollutvalget å utarbeide overordnet analyse. Med bakgrunn i den overordnede analysen har revisjonen utarbeidet en plan for forvaltningsrevisjon. Dette er en rullering av overordnet analyse som ble gjort i 2010 og blir slikt sett en rullering av revisjonsplan for

5 Revisjonsplan forvaltningsrevisjon for Revisjonsplan Marker kommune Forvaltningsrevisjon Askim kommune

6 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING Hjemmel for forvaltningsrevisjon Hva er forvaltningsrevisjon? Gjennomføring av forvaltningsrevisjon 4 2. ORGANISERING AV FORVALTNINGSREVISJON I IØKR IKS 6 3. PLANLEGGING AV FORVALTNINGSREVISJON 6 4. PLAN Identifisering og prioritering av prosjekter Endringer i plan Endelig plan for alle kommuner 8 Plan for forvaltningsrevisjon 2013 til 2014

7 1. INNLEDNING 1.1. Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) Regelverket etterleves, d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav, f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering på forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. Ved gjennomføring av prosjekter benyttes standard RSK 001 utarbeidet av NKRF 1, Standard for forvaltningsrevisjon Hva er forvaltningsrevisjon? Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har etablert en egen standard (RSK001) og veileder for forvaltningsrevisjon. Denne definerer begrepet forvaltningsrevisjon i kommunal sammenheng. Hensikten med en forvaltningsrevisjon er blant annet å bidra til en bedre og mer effektiv kommunal forvaltning. Når det utføres forvaltningsrevisjon, kan det blant annet settet fokus på økonomi, måloppnåelse og oppfølging av lovverk. Behovet for forvaltningsrevisjon er stort. Kommunen står overfor betydelige utfordringer. Innbyggerne stiller større kvalitet til tjenestene, sentrale myndigheter stiller krav til økonomisk effektivitet, men også innhold i tjenester, markeder skaper økt konkurranse, og det er ofte manglende samsvar mellom mål og tilgjengelige ressurser. Det er også viktig at folkevalgte får nøytral styringsinformasjon. Dette medfører at kommunene som oftest må rette større fokus på ressursbruk, styring og ledelse. Det må styres etter flere variabler enn økonomiske data, med evaluering av måloppnåelsen, og det blir stilt større krav til ledelse. Ved utøvelse av forvaltningsrevisjon bidrar kontrollutvalget blant annet til: 1 NKRF - Norges Kommunerevisor Forening Plan for forvaltningsrevisjon 2013 til 2014

8 Å påvise forbedringsområder som bidrar til økt produktivitet og måloppnåelse i forhold til politiske vedtak og forutsetninger Å bidra med informasjon til kommunens beslutningstakere som er til nytte for - å styrke kommunestyrets grunnlag for styring - kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen - ledelsens vurdering av muligheter for mer sparsom/ økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet og bedre måloppnåelse - rasjonell, målrettet og kostnadseffektiv drift 1.3 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon har sitt utspring i en overordnet analyse. Den overordnede analysen er basert på innsamlet skriftlig informasjon og statistikk, spørreundersøkelser og samtaler med rådmann/ ordfører, eventuelle andre folkevalgte og administrasjon. På bakgrunn av denne analysen legges det opp til en utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter basert på risikoog vesentlighetsvurderinger. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det skal være mulig for kontrollutvalget å legge plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger menes at det skal gjøres en vurdering av hvilke områder i kommunens virksomheter det er risiko for vesentlige avvik. Dette i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Ved utformingen av et prosjekt vil kontrollutvalget avgrense temaet slik at prosjektet blir konkret og gir kontrollutvalget de nødvendige opplysninger for deres kontroll med kommunen. Forvaltningsrevisjon skal organiseres som et prosjekt og består av fasene som figuren på neste side illustrerer: Plan for forvaltningsrevisjon 2013 til 2014

9 Syklusen i forvaltningsrevisjon: 1.Overordnet analyse 2. Kontrollutvalget velger område(r) 3. Kontrollutvalget og kommunestyret vedtar prosjektbeskrivelser og forvaltningsrevisjonsplan 4. a) Prosjekt startes opp (Møte i kommunen) 4. b) Tilleggsprosjekt som bestilles særskilt 5. Prosjekt gjennomføres 6. Rapport ferdigstilles, med verifisering av kontaktperson 7. Rådmann svarer skriftlig på anbefalinger 8. Kontrollutvalg behandler rapport med anbefalinger, inkl administrasjonens tilbakemelding 9. Rapport oversendes kommunestyret til behandling 10. Oppfølgingsrapport utarbeides av revisjon ca 1 år etter kommunestyrebehandling 11. Oppfølgingsrapport behandles i kontrollutvalg og kommunestyret Figur 1 Plan for forvaltningsrevisjon 2013 til 2014

10 2. ORGANISERING AV FORVALTNINGSREVISJON I IØKR IKS Forvaltningsrevisjon er organisert som egen faggruppe i Indre Østfold Kommunerevisjon IKS. Gruppen består av: Forvaltningsrevisor Anne Widnes Fagansvarlig forvaltningsrevisor Anita Rønningen I tillegg deltar distriktsrevisor Finn Skofsrud i gruppens møter. I figuren nedenfor fremkommer det hvor i organisasjonen gruppen er plassert. Distriktsrevisor Finn Skofsrud Kommunegruppen Forvaltningsrevisjonsgruppen Figur 2 For år 2012 er 2,5 årsverk satt av til forvaltningsrevisjon. 3. PLANLEGGING AV FORVALTNINGSREVISJON I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (FOR nr 905) 9 skal kontrollutvalget påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I 10 heter det at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden. Planen skal revideres etter fire år. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Det skal være en rullering av den overordnede analyse hvert 2. år, og eventuelt medfølgende endringer i revisjonsplanen. Dette dokumentet er således et resultat av rulleringen av den overordnede analysen i 2012, og er et plandokument som viser hvordan forvaltningsrevisjon vil prioriteres og velges for kommende toårsperiode, Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å endre denne. Plan for forvaltningsrevisjon 2013 til 2014

11 4. PLAN 4.1. Identifisering og prioritering av prosjekter I tabellen under vises en oversikt over hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som tidligere er blitt gjennomført i Askim kommune: Prosjekt: Årstall for gjennomført prosjekt: Overtidsbruk i kommunen 1997 Utnyttelse og forvaltning av driftsmidler 1997 MVA 1998 Forsikringsordningen i kommunen 1999 Innkjøpsordningen 1999 Egenbetaling for opphold på inst Ressursbruk i skolen og foreldrebetaling i 2001 SFO Tildeling av helsetjenester 2001 VARF-området 2002 Forskuddsfordeling skatt 2002 Anbudsrutiner og anbudspraksis 2004 Refusjons og tilskuddsordningen 2004 Gjennomgang av rutiner i forbindelse med 2004 aksjeselskap og interkommunale selskaper der kommunen har eierinteresser. Vedlikehold av kommunale bygninger 2005 Fellesprosjekt KOSTRA pleie og omsorg 2005 Byggesaksbehandling 2006 Økonomisk sosialhjelp 2006 Bruk av konsulenttjenester 2007 Ressursstyring pleie og omsorg 2008 Ressursstyring i grunnskolen 2008/2009 Tildeling av barnevernstjenester 2009/2010 Utbygging Korsegård skole 2011 Krise og beredskapsplaner 2011/2012 Spesialundervisning og tospråklig fag.oppl 2012 Kontrollutvalget behandlet i møte sak om rullering av overordnet analyse. Ut fra risiko- og vesentlighetsvurderingen i den overordnede analysen, ble det fattet vedtak om å gå videre med områdene Anskaffelsesstrategier og miljøhensyn, pleie og omsorg følges tjenestetrappen, drift og ansvarsfordeling ved Eiendom og Internservice, og NAV. Det skal avholdes to prosjekter i kommende toårsperiode i Askim kommune. For kommende periode gjennomføres følgende prosjekter i Askim kommune: Blir satt inn etter vedtak i kontrollutvalget den 5. november Blir satt inn etter vedtak i kontrollutvalget den 5. november I tillegg vil det bli avsatt ressurser til oppfølging av prosjekter gjennomført i siste planperiode. Det er avsatt 1280 timer til forvaltningsrevisjon i toårsperioden. Plan for forvaltningsrevisjon 2013 til 2014

12 4.2. Endringer i plan Dersom det skulle være behov for å endre planen må dette tas opp i egen sak i kommunestyret. Kommunestyret kan imidlertid delegere denne beslutningen til kontrollutvalget Endelig plan for alle kommuner Endelig fremdriftsplan for alle kommuner i Indre Østfold Kommunerevisjon IKS sitt distrikt vil bli utarbeidet og lagt frem for kontrollutvalget til orientering etter at alle kommunestyrene/bystyrene har behandlet plan og prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Indre Østfold kommunerevisjon IKS Rakkestad 2012 Anita Rønningen Fagansvarlig forvaltningsrevisor Finn Skofsrud Distriktsrevisor Plan for forvaltningsrevisjon 2013 til 2014

13 Pleie og omsorg PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLING: Hvilke tilbud gis til de brukerne som ikke får tilbud om institusjonsplass? Herunder, følges prinsippene om tjenestetrapp vedtatt av de folkevalgte? 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke 448 timer på gjennomføringen av prosjektet. Pleie og omsorg

14 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: Prosjektet tar for seg hvorvidt de interne prinsippene om tjenestetrapp vedtatt av de folkevalgte blir fulgt. Ved gjennomføring av prosjektet kan følgende spørsmålsformuleringer bli vurdert: Hvilke tilbud får brukere som ikke blir tildelt institusjonsplass? Følges tjenestetrappen som er vedtatt av bystyret? Blir det utarbeidet ventelister? Følges eventuelt andre prinsipper folkevalgte har lagt til grunn? Aktuell metodebruk ved gjennomføringen av prosjektet kan være intervju, dokumentanalyse, mappegjennomgang og spørreundersøkelse. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: Prinsipper vedtatt av folkevalgte i Askim kommune (tjenestetrapp) LOV nr 30: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m (helseog omsorgtjenesteloven) virksom fra LOV nr 81: Lov om sosiale tjenester m.v (sosialtjenesteloven) opphevet LOV nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) opphevet LOV nr 42: Lov om forbud mot diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne (diskriminerings- og tilgjengelighetsloven). LOV nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). LOV nr 63: Lov om pasient- og brukerrettigheter (pasientrettighetsloven). LOV nr 61: Lov om spesialisthelsetjenesten m.m (spesialisthelsetjenesteloven) opphevet LOV nr 24: Lov om helseregistre og behandling av helseopplysninger (helseregisterloven). FOR nr 1256: Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator. FOR nr 204: Forskrift om pseudonymt register for individbasert pleie- og omsorgsstatistikk. Proposisjon 91 ( ) Lov om kommunale helse- og omsorgtjenester m.m (helse- og omsorgtjenesteloven). Rundskriv 1-15/2005 om brukerstyrt personlig assistanse (BPA). Askim kommunens interne mål og rutiner, samt politiske vedtak IPLOS sammenlignet med andre kommuner Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. Pleie og omsorg

15 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Askim kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Askim kommune Organisasjonsledd som omfattes av Virksomheten pleie og omsorg prosjektarbeidet Pleie og omsorg

16 NAV PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLINGER: Fungerer organiseringen og den økonomiske rapporteringen til NAV tilfredsstillende? Herunder, fungerer ansettelsesforholdet kommune/stat tilfredsstillende og hvordan oppfatter de ansatte dette? Etterleves lov og forskrift om kvalifiseringsprogrammet? 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. NAV

17 Det er forventet at revisjonen vil bruke 448 timer på gjennomføringen av prosjektet. 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: Formålet med prosjektet er å kontrollere hvordan organiseringen og den økonomiske rapporteringen til NAV i Askim kommune fungerer. I tillegg kontrolleres om lover og forskrifter knyttet opp mot kvalifiseringsprogrammet etterleves. Aktuell metodebruk ved gjennomføring av prosjektet kan være intervju, dokumentanalyse, mappegjennomgang og spørreundersøkelse. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: LOV nr 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. LOV nr 20: Lov om arbeids og velferdsforvaltningen (NAV-loven) Rundskriv I-34/2001 Utvalgte KOSTRA tall Interne rutiner Budsjett- og regnskapstall Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Askim kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Askim kommune Organisasjonsledd som omfattes av NAV prosjektarbeidet NAV

18 Anskaffelsesstrategi og miljøhensyn PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLING: Har kommunen en dokumentert og implementert anskaffelsesstrategi som sikrer styring og kontroll med virksomhetenes anskaffelser? 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke ca 450 timer på gjennomføringen av prosjektet. Anskaffelsesstrategi og miljøhensyn

19 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: Offentlige virksomheter må stadfeste en strategi som inneholder overordnede målsettinger for anskaffelsesområdet i de ulike virksomheter. Dette er blant annet fastslått gjennom det grunnleggende styringsprinsippet nedfelt i kommuneloven og i økonomireglement for staten. I tillegg er dette konkretisert flere steder, blant annet i Stortingsmelding nr 36, Det gode innkjøp. Denne sier: Det må utarbeides mål og strategiar for innkjøpsarbeidet. Anskaffelser vil sørge for en langt sterkere strategisk styring og forankring av innkjøpene i kommunens virksomheter. Det vil gi virksomheten en retning for anskaffelsesarbeidet som vil effektivisere dette. Anskaffelsesstrategi er et viktig verktøy for ledelsen i styringen av anskaffelsesarbeidet og er betydningsfullt for effektive, gode, miljøvennlige anskaffelser. Dette forvaltningsrevisjonsprosjektets metodikk vil basere seg på dokumentanalyser, intervju, og eventuelt spørreundersøkelser. Det vil også bli foretatt et utplukk av kommunens innkjøp for å kontrollere overholdelse av lov om offentlige anskaffelser. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. Forslag til REVISJONSKRITERIER: Kommunen bør ha en anskaffelsesstrategi som er dokumentert, implementert og strategisk forankret i virksomhetene. Strategien bør være skilt fra anskaffelsesreglement/ innkjøpsreglement eller lignende. Strategien bør omhandle: Overordnede føringer (anskaffelsespolicy/politikk) Målsetninger/ planer Temaer knyttet til ansvar, oppgaver, ressurser og kompetanse Temaer knyttet til internkontroll, avviksbehandling og forbedring Temaer knyttet til organisering og bruk av verktøy Miljøhensyn og samfunnsansvar Strategien bør etterleves og brukes av organisasjonen Kommunen skal følge lov om offentlige anskaffelser, herunder kravet om miljøhensyn og bruk av livssykluskostnader, ved kjøp av varer og tjenester. Revisjonskriteriene er forankret i: Kommuneloven 23 nr. 2. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Stortingsmelding nummer 36: Det gode innkjøp Veiledning: DIFI har utviklet en strategiveileder som finnes på anskaffelser.no. Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Askim kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Askim kommune Organisasjonsledd som omfattes av Ledelse og innkjøpere i Askim kommune prosjektarbeidet Anskaffelsesstrategi og miljøhensyn

20 Drift og ansvarsfordeling ved Eiendom og intern Service PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLING: Hvordan etterleves og tydeliggjøres ansvarsforholdene mellom virksomhetene Eiendom og intern Service og Teknisk Drift? Herunder, overholdes budsjettrammen på området? 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke 448 antall timer på gjennomføringen av prosjektet. Drift og ansvarsfordeling

21 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: Prosjektet tar for seg ansvarsforholdet mellom Teknisk drift og Eiendom og intern Service, og ser på de interne kriteriene på området. Ved gjennomføring av prosjektet kan følgende spørsmålsformuleringer være aktuelle: Eksisterer det et avklart ansvarsforhold mellom de to virksomhetene? Hvilke interne prosedyrer og reglement finnes på området? Oppfatter den enkelte virksomhet sitt budsjett som realistisk i forhold til pålagte oppgaver? Aktuell metodebruk ved gjennomføring av prosjektet kan være intervju, dokumentanalyse og spørreundersøkelse. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: LOV : Kommuneloven FOR : Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) Budsjett Regnskap Kommunens interne dokumenter vedrørende ansvar og avgrensning av tjenestens virksomhet Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Askim kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Askim kommune Organisasjonsledd som omfattes av Eiendom og intern service, og teknisk prosjektarbeidet Drift og ansvarsfordeling

22 Saksnr.: 2012/18649 Dokumentnr.: 8 Løpenr.: /2012 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /25 Forvaltningsrevisjonsrapport "Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen" i Askim kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til de anbefalinger som fremkommer av rapporten. 2. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding til orientering og rapporten oversendes bystyret til videre behandling. 3. Revisjonen følger opp bystyrets vedtak i saken et år etter at rapporten er ferdigbehandlet i bystyret. Kontrollutvalget fremmer følgende innstilling til bystyret: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen" i Askim kommune, samt kontrollutvalgets vedtak i saken til etterretning. Rakkestad, Anita Rovedal Daglig leder Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen» inkl. rådmannens tilbakemelding inntatt i pkt. 5 i rapporten Rådmannens bemerkninger Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I forvaltningsrapporten blir det gitt følgende anbefalinger:

23 Anbefaling 1: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner i forhold til vedtaksmyndighet. Anbefaling 2: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner i forhold til utfylling av IOP. Anbefaling 3: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine arbeidsrutiner og ressurssituasjon i forhold til utarbeidelse av halvårsvurderinger. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler kommunen om å fortsette sitt arbeid og fokus på tidlig innsats. Anbefaling 5: Revisjonen anbefaler kommunen om å ha fokus på pedagogisk utdanning av tospråklige lærere. Anbefaling 6: Revisjonen anbefaler at rapporten følges opp ett år etter kommunestyrebehandling. Revisjonen vil være til stedet på møtet og kan om ønskelig redegjøre for rapporten og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget.

24 RAPPORT OM Forvaltningsrevisjonsrapport xxxxxxxxxxxxxxxxx Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen X xxxxxxxx KOMMUNE Askim kommune (Rapportens innhold og fakta er ikke verifisert) Dette skal stå på forsiden ved oversendelse av foreløpig rapport

25 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. FORORD OG PROSJEKTMANDAT SAMMENDRAG INNLEDNING Problemstillinger Avgrensning av prosjektet Revisjonskriterier Revisjonsmetoder Introduksjon PROBLEMSTILLING 1: Innledning Revisjonskriterier Revisors undersøkelse og innhentede data Revisors vurderinger og konklusjoner Anbefalinger RÅDMANNENS BEMERKNINGER KILDEHENVISNINGER VEDLEGG Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen.

26 1. FORORD OG PROSJEKTMANDAT Revisjonen skal i henhold til kommuneloven og forskrift om revisjon 1 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriften innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. God kommunal revisjonsskikk er å følge RSK 001; Standard for forvaltningsrevisjon, utarbeidet av Norges kommunerevisorforbund NKRF. Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet, Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring, er gjennomført i forhold til RSK 001. Prosjektet er gjennomført etter plan for forvaltningsrevisjon vedtatt i kontrollutvalget og kommunestyret i Askim kommune, jamfør følgende vedtak: PS 11/ Endring av prosjektbeskrivelse Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen : Vedlagte prosjektbeskrivelse Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen utarbeidet av Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, vedtas. Etter kommuneloven skal revisor rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Prosjektet er gjennomført etter vedtatt prosjektbeskrivelse i tidsrommet mai- august Rapporten er oversendt kommunen for verifisering. Prosjektansvarlige revisors habilitet og uavhengighet sett opp mot kommunen og den undersøkte virksomheten er vurdert, og revisjonen finner ansvarlig revisor habil til å utføre prosjektet. Prosjektet er gjennomført av forvaltningsrevisor Anne Widnes. I tillegg har stedlig revisor Rolf Arild Grønberg deltatt i informasjonsinnsamlingen. Rapporten oversendes kommunen etter behandling i kontrollutvalget og kommunestyret. Revisor vil takke kontaktperson og andre som har deltatt i prosjektet, for hyggelig samarbeid i forbindelse med prosjektarbeidet. Indre Østfold Kommunerevisjon IKS Rakkestad Finn Skofsrud Distriktsrevisor Anne Widnes Forvaltningsrevisor 1 Kommunelovens kapittel og forskrift om revisjon av 1.juli 2004 kapittel 3 6. Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen. 1

27 2. SAMMENDRAG Formålet med prosjektet har vært å kontrollere om det blir tilrettelagt for spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen i Askim kommune i henhold til gjeldende lovverk og statlige føringer. Som et ledd i arbeidet er det foretatt intervju med virksomhetsleder i Askimskolen. Videre er det gjennomført mappegjennomgang av utvalgte mapper på elever som mottar spesialundervisning og/ eller tospråklig fagopplæring/morsmålsopplæring ved skolene i Askim kommune. I tillegg til dokumentanalyse danner dette grunnlag for innholdet i rapporten. Utgangspunktet for denne rapporten er å kontrollere følgende problemstilling: Blir det tilrettelagt for spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen i Askim kommune i henhold til gjeldende lovverk og statlige føringer? Grunnskoleloven slår fast at barn og unge som oppholder seg i Norge i mer enn 3 måneder har en rett og plikt til grunnskoleopplæring. Opplæringen skal tilpasses eleven og dennes forutsetninger. Askim kommune har 7 barne- og ungdomsskoler som er organisert under virksomheten Askimskolen. Før et enkeltvedtak om spesialundervisning foreligger skal det utarbeides en sakkyndig vurdering, og i samtlige av de 25 kontrollerte mappene forelå det en sakkyndig vurdering. En sakkyndig vurdering skal være konkret i sin vurdering av eleven, både i sin beskrivelse av hvilke vansker eleven har, og hvordan disse er kartlagt. Rapportene skal videre gi en spesifikk angivelse av hvilke opplæringstilbud som vil gi eleven et godt læringstilbud, og dette skal angis i hele klokketimer. De sakkyndige vurderingene var alle i tråd med regelverket på dette området, og det legger grunnlag for at skolene kan tilrettelegge mer nøyaktig i forhold til elevens opplæringstilbud. Avviker skoleeiers vedtak fra den sakkyndige vurderingen skal dette grunngis. Alle vedtakene i de kontrollerte mappene var i tråd med de sakkyndige vurderingene, og dette betyr at skoleeier legger vekt på vurderingene og handler slik de anbefaler. Alle vedtak om spesialundervisning og morsmålsopplæring/tospråklig fagopplæring skal fattes av skoleeier, det vil si kommunen. Men denne myndigheten kan delegeres til den enkelte rektor ved de respektive skolene. Ved kontroll av mapper var det 3 vedtak om særskilt norskopplæring som var fattet av undervisningsinspektøren ved skolen. Utforming av vedtak er tydelig regulert i forvaltningsloven, og ved mappegjennomgang så revisor at skolenes vedtak oppfyller lovens krav. Alle elever som tilstås vedtak om spesialundervisning skal få utarbeidet en individuell opplæringsplan, IOP. Dette er en plan som skal beskrive innhold og målet for opplæringen og hvordan den skal drives. Ved mappegjennomgang fant revisor at mappene inneholdt IOP for hvert skoleår. Revisor fant ved mappegjennomgang at det manglet IOP i 2 av mappene. Sentralt i den daglige bruk av IOP står utarbeidelsen av halvårsvurderinger. Dette er viktig når skolen planlegger både elevens læring og kvaliteten på opplæringen. Man ser på denne måten hvilket utbytte eleven har hatt av den tilrettelagte undervisningen. Revisor fant at det i 7 mapper manglet en eller flere halvårsvurderinger. Revisor gjorde ingen vurdering opp grunnskolepoeng i KOSTRA fordi det manglet innrapporterte tall fra kommunegruppe 08. Revisor har heller ikke gjort vurderinger opp mot nasjonale prøver fordi de fleste av elevene som tilstås spesialundervisning og /eller særskilt norskopplæring har vedtak om fritak for nasjonale prøver. Det er førende nasjonale målsetninger om at skolene skal vektlegge tidlig innsats i forhold til elevene slik at det på sikt kan redusere PPT s fokus og tid på ungdomstrinnet. Revisor ser ut i fra innrapporterte tall til KOSTRA at Askim kommune har færre elever med vedtak om spesialundervisning på lavere trinn og flere elever med spesialundervisning på ungdomstrinnet enn sammenlignbare kommuner. Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen. 2

28 Skolene i Askim har en høy andel minoritetsspråklige elever. Det er 5 tospråklige lærere med pedagogisk utdanning mens det er 17 tospråklige lærere uten godkjent utdanning. Det foreligger en del utfordringer i forhold til det å utdanne nye tospråklige lærere. Velkomstklassen i Askim kommune tar imot nyankomne elever, og unntaksvis skjer det at denne klassen er full, og de nye elevene må rett ut i ordinære klasser. Dette medfører noen utfordringer, og virksomheten Askimskolen er i gang med et prosjekt med forsterket voksentetthet innenfor faget norsk. På grunn av gode resultater er dette prosjektet videreført i 2 nye år. Det er viktig at elever lærer å ferdes i vann. Lærerplanen i kroppsøving setter visse kriterier som skal oppfylles på de ulike klassetrinn, og ut i fra tilbudet virksomheten Askimskolen gir sine elever er revisor av den oppfatning at lærerplanens mål blir oppfylt. Revisor vurderer at barn og unge i Askim kommune i hovedsak får et tilfredsstillende tilbud i forhold til spesialundervisning og tospråklig fagopplæring/særskilt norskopplæring. Det foreligger dog utfordringer i forhold til rammevilkår og bruk av ressurser. Revisor har gjort noen funn som kan forbedres, og gir følgende anbefalinger: Anbefaling 1: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner i forhold til vedtaksmyndighet. Anbefaling 2: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner i forhold til utfylling av IOP. Anbefaling 3: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine arbeidsrutiner og ressurssituasjon i forhold til utarbeidelse av halvårsvurderinger. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler kommunen om å fortsette sitt arbeid og fokus på tidlig innsats. Anbefaling 5: Revisjonen anbefaler kommunen om å ha fokus på pedagogisk utdanning av tospråklige lærere. Anbefaling 6: Revisjonen anbefaler at rapporten følges opp ett år etter kommunestyrebehandling. Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen. 3

29 3. INNLEDNING 3.1 Problemstillinger Formålet med prosjektet er å vurdere hvorvidt Askim kommune tilrettelegger for spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen, og om de følger det gjeldende lovverk og sine interne rutiner på området. For å belyse dette vil følgende problemstilling bli vurdert: Blir det tilrettelagt for spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen i Askim kommune i henhold til gjeldende lovverk og statlige føringer? 3.2 Avgrensning av prosjektet Prosjektet omhandler kommunens tildeling av spesialundervisning og tospråklig fagopplæring til elever i grunnskolen. 3.3 Revisjonskriterier I henhold til standard for forvaltningsrevisjon må revisor fastsette revisjonskriterier for forvaltningsrevisjonen. Revisjonskriterier, ofte kalt foretrukket praksis, er uttrykk for krav eller forventninger til en funksjon, aktivitet, prosedyre, resultat eller lignende. Revisjonskriterier fastsettes vanligvis med basis i en eller flere av følgende kilder: lovverk, politiske vedtak og føringer, kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater. Revisjonskriterier for dette prosjektet er blitt utledet fra: Eksterne kriterier: LOV nr 61: Lov om grunnskolen og den videregåande opplæringa (opplæringslova). LOV nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Udir: 2009: Veileder til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning. Udir 2009: Veiledning: Språkkompetanse i grunnleggende norsk. FOR nr 724: Forskrift til opplæringslova. St.meld nr : Læring og fellesskap. NOU : Rett til læring. NOU 2010: Mangfold og mestring. KOSTRA Interne kriterier: Budsjett 2012, økonomiplan En nærmere utledning av revisjonskriterier fremkommer i rapporten. Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen. 4

30 3.4 Revisjonsmetoder For å besvare prosjektets problemstilling har revisor hatt oppstartsintervju med virksomhetsleder for Askimskolen. Her ble revisor orientert om kommunens interne retningslinjer og prosedyrer for vurdering og tildeling av spesialundervisning og tospråklig fagopplæring/særskilt norskopplæring. Intervjuet er verifisert av den intervjuede. Revisor har foretatt dokumentanalyse av kommunens interne regler og retningslinjer, og tolket dette opp mot lovverket. I tillegg har revisor foretatt en mappegjennomgang hvor det har vært et utvalg på til sammen 38 tilfeldige mapper på hver av de 7 skolene som sorterer under virksomheten Askimskolen. Herav var det 21 mapper på spesialundervisning, 13 mapper på særskilt norsk og 4 mapper som inneholdt både vedtak på spesialundervisning og særskilt norsk. 3.5 Introduksjon Spesialundervisning er mye omtalt i media, og undervisningsdepartementet har laget føringer for en tidlig intervensjon fra skolens side. Dette innebærer at skolen skal gjøre en vurdering på om eleven trenger en nærmere utredning av sakkyndig instans som er pedagogiskpsykologisk tjeneste, PPT. Hvis det foreligger forhold som krever utredning skal PPT foreta en sakkyndig vurdering. Denne saksgangen må alle landets kommuner gjennomføre for å oppfylle Opplæringslovas krav. Intensjonen er å hindre at elever faller fra gjennom det obligatoriske skoleforløpet på 10 år. Samtidig er trykket på økonomi og budsjett stort i kommunen, og det er innsparing på flere ledd. De ulike skolene får tildelt rammer som de budsjetterer ut i fra. For eksempel er kutt i lærerstillinger et resultat av at den enkeltes skole må innpasse seg etter den tildelte rammen den har fått. Dette kan gjøre at presset på den enkelte lærer blir større. Skoleeier, det vil si kommunen, må hele tiden balansere mellom det å gi elever et fullgodt læretilbud og det å få de tildelte økonomiske rammene gjennom budsjett til å strekke til. 4. PROBLEMSTILLING 1: Blir det tilrettelagt for spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen i Askim i henhold til gjeldende lovverk og statlige føringer? 4.1 Innledning Skolene i Askim kommune er underlagt virksomheten Askimskolene. Skolene som sorterer under virksomheten er 1-6 trinns skolen Eid, 1-7 trinns skolene Rom, Askimbyen, Korsgård, Moen og ungdomsskolene Løken og Grøtvedt (Grøtvedt har også 7.trinn). Per mai 2012 er det 1797 elever som går på grunnskole i Askim kommune. Per er det 230 minoritetsspråklige elever i Askimskolene, og det var 153 elever som hadde fått vedtak om spesialundervisning. Det er jevnt over en økende tendens i landet til at flere elever får vedtak om spesialundervisning. Også i Askim kommune ser man dette. I tillegg har Askim kommune en stor andel minoritetsspråklige elever. Dette kommer frem av KOSTRA - rapporteringer. Et økende krav til skolene om rapporteringsplikt til nasjonalt nivå er også tendenser som er blitt tydelige de senere år. Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen. 5

31 Askimskolene har per mai ansatte lærere som utgjør 140,32 årsverk. Av disse har 28 utdanning innen spesialpedagogikk. Det er 22 fremmedspråklige lærere hvorav 5 har pedagogisk utdanning. Askimskolene har som mål å øke den tidlige innsatsen slik at man kan fange opp og hjelpe barn med lærings- og atferdsvansker på et tidlig stadium. Et konkret tiltak er nå at innmeldingen i 1. klasse skjer på høsten slik at man har ¾ år til å eventuelt kunne tilrettelegge for spesialundervisning eller andre spesielle tiltak for barnet. I forhold til minoritetsspråklige elever har Askimskolene som mål at de skal snakke, lese, skrive og forstå norsk såpass tilfredsstillende at de klarer seg i en vanlig klasse både faglig og sosialt. For å oppnå dette legger man til rette for gode overgangsrutiner mellom barnehage og skole, Velkomstklasse og det prioriteres økt kompetanse hos lærere i form av språk og tverrkulturell forståelse. Dette, samt spesiell oppfølging fra lærere for elever med minoritetsbakgrunn, håper man skal bidra til å nå målene som er satt p på området.. For å kunne vurdere hvorvidt det blir tilrettelagt for spesialundervisning og særskilt språkopplæring har revisor sett på hvordan det kommunale tilbudet for undervisning har utviklet seg i kommunen de siste år. Revisor fikk utdelt materiale fra virksomhetsleder som viser noe av utviklingen. De ulike tabellene under viser materialet: Tabell 1: Hvordan det kommunale tilbudet i forhold til skolesektoren har utviklet seg i årene 2008, 2009 og 2010: Tabell 1: Indikator Driftsutg. per elev Lønnsutg. per elev Prosentandel lønn av 83,5 % 85,3 % 84,7 % tot.utg. Driftsutg Inventar/utstyr Drifts.utg undervisn.mat.pr.elev Kilde: Utdelt fra Askim kommune Tabellen viser at driftsutgiftene og lønnsutgifter per elev øker. Samtidig går utgifter på inventar og utstyr til bruk i undervisningen ned. Virksomhetsleder sier at utviklingen går slik at lønnsutgifter tar en større og større del av rammen. I 2012 går 93,5 % av skolens budsjettramme til lønn. Det har vært foretatt kutt i inventar, utstyr og undervisningsmateriell per elev for å kunne skjerme lærerstillinger. Dette for å opprettholde høyest mulig lærertetthet for å kunne gi best mulig tilpasset opplæring. Virksomhetsleder sier at ytterligere kutt i i rammene til Askimskolen vil nå gå på lærerstillinger. Virksomheten må organisere effektivt for å kunne drive innenfor lovverket. Videre sier virksomhetsleder at utviklingen er bekymringsfull når det i 2012 kuttes ytterligere 7,5 lærerstilling, og det i tillegg er varslet flere kutt i stillinger på sikt. Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen. 6

32 Tabell 2 viser virksomheten Askimskolens rammer pluss budsjettet for 2012: Tabell 2: Indikator Budsjett (revidert) (i hele 1000) Regnskap (i hele 1000) Avvik (i hele 1000) Andel elever som får spesialundervisning (KOSTRA) Andel elever som får særskilt norskopplæring (KOSTRA) Kilde: Utdelt fra Askim kommune ,9 % 9,7% 8,7% 13,5 % 14,6 % 14,2 % Virksomhetsleder sier at det generelt i virksomheten foreligger en svært utfordrende ressurssituasjon. Virksomheten har søkt om tildeling av midler sentralt fra UDIR og Fylkesmannen, og virksomheten driver mye av sin utvikling på bakgrunn av dette. All etterutdanning og videreutdanning gjennomføres med bakgrunn i tildelte midler. Kommunens egeninnsats er i form av vikarbruk. I praksis innebærer dette redusert voksentetthet i de tilfellene mange skal gå etterutdanning/videreutdanning. Virksomhetsleder sier at Askimskolen har i stor grad alltid lagt opp til en marginal overbemanning for på best mulig måte kunne gjøre seg nytte av vikarressursene. Det er vanskelig å få tak i kvalifiserte vikarer ved sykdom, så det mest effektive tiltaket har vært og heller benytte midlene inn i driften kontinuerlig. Midler til vikarressurser er imidlertid nå så begrenset at skolene ikke lenger har noen overbemanning. Lærertettheten synker ved sykdom og kurs, og dette er urovekkende ifølge virksomhetsleder. Virksomheten videreutdanner 5 lærere hvert år, og dette er få i forhold til det behov som foreligger. Tabell 3 viser en oversikt over andel timer i prosent som spesialundervisning utgjør av det totale antall lærertimer: Tabell 3: Indikator Andel av totale antall lærertimer Kilde: Utdelt fra Askim kommune 12,3 13,2 15,8 Tabellen over viser at tiden som blir brukt på spesialundervisning øker. Dette er med på å speile en nasjonal trend hvor flere elever enn tidligere får tildelt spesialundervisning. Virksomhetsleder sier at det økende antall elever med spesialundervisning er utfordrende for virksomheten Askimskolene. Det er begrensede lærerressurser, og det tilkommer nasjonale føringer med økte krav om rapporteringer og økte krav om tiltak som krever ressurser som enten ikke kompenseres for eller som det delvis kompenseres for. Eksempler på dette Ny Giv, valgfag og fysisk aktivitet. Virksomhetsleder sier det er en bekymringsfull utvikling, og at det er begrenset hvor mye av budsjettet som kan kuttes. Askimskolen har gjennom de to siste Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen. 7

33 årene effektivisert driften på alle områder for å avstemme nasjonale krav og øke kvaliteten på opplæringen samtidig som virksomheten har fått reduksjon i tildelte rammer Alle kommuner i Norge rapporterer inn tall ved sine ulike virksomheter til en statistikkbank ved Statistisk sentralbyrå. Disse tallene utgjør det som kalles KOSTRA. KOSTRA er en obligatorisk Kommune- Stat - Rapportering, det vil si at alle kommuner og fylkeskommuner i landet har plikt til å rapportere inn informasjon om sin bruk av ressurser. Kommunene blir delt inn kommunegrupper etter hvilken folkemengde og hvilke rammebetingelser de har. De har således en noenlunde lik sammensetning sett ut i fra demografi. Askim kommune sorterer under kommunegruppegruppe 08 i KOSTRA. Revisor har kontrollert Askim kommunes innrapporterte KOSTRA -tall i forhold til spesialundervisning og minoritetsspråklig opplæring, i tillegg til hvilke ressurser som brukes på grunnskolesektoren, og sett dette i forhold til kommunegruppe 08. Tabellen under viser tallene: Tabell 4: Indikator Askim Kommunegruppe 08 Netto driftsutgifter grunnskole Andel elever med særskilt norskopplæring Andel elever med morsmålsopplæring Andel elever med spesialundervisning 1-4 trinn Andel elever med spesialundervisning 5-7 trinn Andel elever med spesialundervisning 8-9 trinn Kilde: Prosentvis avvik mellom Askim og kommunegruppe 08 25,1 27,7 90,61 % 14,2 4,4 322,73 % 7,8 1,5 520 % 3,3 5,8 56,90 % 10,6 10,5 100,95 % 13,1 11,5 113,91 % KOSTRA -tallene viser at Askim kommune har en betydelig andel elever med minoritetsspråklig bakgrunn. Disse elevene krever tiltak i form av tilpasset undervisning. Videre ser man at det er færre yngre barn som tilstås spesialundervisning, noe som igjen kan være årsak til at andel elever på ungdomstrinnet som får spesialundervisning er høyere i Askim enn i de andre kommunene i samme kommunegruppe. I tillegg viser tabellen at Askim bruker noe mindre ressurser på grunnskole enn det gjennomsnittet i de andre 08-kommunene gjør. Revisor ser at Askim jevnt over ligger noe under i sin ressursbruk på skolesektoren enn de andre kommunene i kommunegruppe 08. Spesialundervisning og tospråklig fagopplæring i grunnskolen. 8